Die perfekte Agenda für deinen nächsten Online Workshop

Oliver Wüntsch Zuletzt aktualisiert am 16.08.2021
8 Min.
The Perfect Workshop Agenda
Zuletzt aktualisiert am 16.08.2021

Du möchtest Online Workshops gestalten, die nicht nur informativ, sondern kreativ und mitreißend sind? Dein Remote Meeting soll einen Mehrwert bieten und zugleich Spaß machen? Hier erfährst du, wie du sowohl Besprechungen im kleinen Kreis als auch Events mit großen Gruppen so durchführst, dass alle Teilnehmer:innen begeistert sind.

Nichts ist schlimmer als ein schlecht geplanter Online Workshop. Um die Motivation der Teilnehmenden hochzuhalten, bedarf es einer durchdachten, dynamischen Workshop Agenda. Dabei sind die Methoden für einen Remote Workshop mit einem Workshop vor Ort vergleichbar. Allein die Durchführung muss auf die digitalen Tools angepasst werden. Gleichzeitig unterscheiden sich Online Workshops in mehrerer Hinsicht stark von klassischen Veranstaltungen vor Ort. Nimm dir daher genügend Zeit, um dich sowohl in die Inhalte als auch die Techniken, mit denen du sie vermitteln willst, einzudenken.

Damit dein nächstes Online Meeting ein voller Erfolg wird, gebe ich dir Strategien und Instrumente für die Planung der perfekten Online Agenda an die Hand. Denn es gibt verschiedenste Methoden, um digitale Workshops kreativ zu gestalten und durchzuführen.

Was du in diesem Beitrag lernst:

  1. Die richtigen Elemente für deinen Online Workshop
  2. Festlegen und Kommunizieren von Working Agreements
  3. Gestaltung des Warm-ups sowie Vernetzung der Teilnehmer:innen
  4. Die richtige Einführung ins Thema
  5. Kurzweilige Präsentation deines Vortrags
  6. Die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmer:innen fördern 
  7. Tipps für mehr Energie und Interaktion
  8. Abschlussmoderation

Eine dynamische Agenda – das A und O deines Online Workshops

Online ist eine dynamische Agenda noch wichtiger als offline. Die Online Agenda muss ganz besonderen Anforderungen gerecht werden – gerade weil die Aufmerksamkeit der Teilnehmer:innen im digitalen Raum schwerer aufrechtzuerhalten ist. 

Wie gelingt also ein erfolgreiches Online Meeting, das produktiv sowie unterhaltsam ist und außerdem die Kollaboration der Teilnehmer:innen anregt? Die Antwort ist Methodenvielfalt. Die Agenda für deinen Online Workshop profitiert von einer Mischung aus Vorträgen, Diskussionen, Fragerunden und Übungsaufgaben.

Halte die Input Phasen kurz. Egal, ob dein Online Workshop zwei Stunden oder zwei Tage dauert, die reine Vortragszeit sollte maximal 15 Minuten am Stück betragen. Anschließend folgt eine Aufgabe oder Gruppenarbeit, die die Teilnehmer:innen auffordert aktiv zu werden. 

Die Wahrscheinlichkeit, dass dein Meeting gut ankommt, steigt, je mehr Gruppenphasen du einplanst. Diese lassen sich sehr gut mit Breakouts organisieren. Während dieser Sessions haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, in kleinen Gruppen miteinander ins Gespräch zu kommen – und das nicht nur fachlich, sondern eventuell sogar auf persönlicher Ebene. Du kannst dir sicher sein: Damit steigt das individuelle Engagement mit hoher Wahrscheinlichkeit. 

Mit der Länge des Online Workshops erhöht sich übrigens auch die Notwendigkeit von abwechslungsreichen Übungen, Gruppenphasen und spannenden Diskussionsrunden. Bereite also entsprechend viele Aufgaben vor, die die Teilnehmer:innen entweder in Einzel- oder Gruppenarbeit zur aktiven Mitarbeit auffordern.

Ganz wichtig ist das Einhalten von Pausen. Hierin unterscheiden sich Online Workshops grundlegend von Präsenzveranstaltungen. Alle 60 Minuten solltest du eine mindestens zehnminütige Pause einlegen, damit alle Beteiligten kurz durchschnaufen können und Zeit für grundlegende Bedürfnisse haben. Erstreckt sich der Online Workshop über einen ganzen Tag oder dauert sogar noch länger, sind entsprechend mehr Pausen einzuplanen. 

Die richtigen Elemente für deinen Online Workshop

Die Methoden für einen Remote Workshop unterscheiden sich kaum von den Methoden für einen Online Workshop, der vor Ort stattfindet. Grundsätzlich gibt es für alle Arten von Veranstaltungen fünf Elemente, die du einsetzen kannst. Im Falle eines Online Workshops muss lediglich die Umsetzung an die zur Verfügung stehenden digitalen Tools angepasst werden. 

Grundsätzlich gilt: Je mehr Abwechslung, desto interessanter (und wirksamer) der Online Workshop. Im Rahmen einer Online Veranstaltung sollte deshalb jedes der hier aufgeführten Elemente nicht länger als 15 Minuten dauern:

  • Vorträge zur Wissensvermittlung (idealerweise am Anfang oder als Kernelement des Online Workshops) 
  • Diskussionen in Kleingruppen: Austausch zu einem bestimmten Thema oder einer Fragestellung 
  • Übungsaufgaben: Erarbeiten und Präsentieren konkreter Inhalte durch die Teilnehmer:innen
  • Beurteilungen: Diskussion eines Szenarios oder einer Case Study durch die Teilnehmer:innen
  • Fragen und Antworten (in der großen Gruppen, in Kleingruppen oder in Einzelarbeit)

Festlegen und Kommunizieren von Working Agreements

Deine Teilnehmer:innen kennen den von dir genutzten Video Call Service noch nicht? Dann solltest du sie zu Beginn deines Meetings mit den wichtigsten technischen Funktionen vertraut machen. Außerdem sind die Spiel- beziehungsweise Verhaltensregeln zu kommunizieren, die während des Meetings einzuhalten sind.

Dazu gehören wichtige Infos wie die Meetingzeiten und die Pausenregelung oder deine Erwartungen bezüglich der aktiven Teilnahme. Sinnvoll ist es auch zu erläutern, welche Erwartungen du selbst an den Online Workshop hast und welches Learning Outcome du dir für die Teilnehmer:innen erhoffst. Zudem solltest du deinem Publikum mitteilen, ob und wo du die Inhalte deiner Präsentationen allgemein verfügbar machst. 

Checkliste für Videocalls

Eine äußerst hilfreiche Checkliste für Videocalls findest du hier. Du kannst die witzig gestaltete Anleitung vor dem Call an deine Teilnehmer:innen weiterleiten – oder sie nutzen, um dein eigenes Setup zu überprüfen.

Gestaltung des Warm-ups sowie Vernetzung der Teilnehmer:innen

Um das sprichwörtliche Eis zu brechen, kommen Teilnehmer:innen von Präsenz Veranstaltungen häufig vorab zusammen, um sich bei einem gemeinsamen Kaffee auszutauschen oder ein persönliches Gespräch zu beginnen. Oder die moderierende Person startet das Meeting mit einer Teambuilding Aktivität. In einem Remote Workshop dagegen ist nicht nur das Ankommen in der Gruppe, sondern auch um das Zurechtfinden im Tool sehr wichtig. Damit die Stimmung nicht gleich zu Anfang kippt, erfordern diese Umstände ein wenig Planung. 

In der Regel entscheidet bereits der Anfang des Online Workshops darüber, ob die Teilnehmer:innen bereit sind, dir ihre Aufmerksamkeit zu schenken oder nicht. Wichtig ist hierbei, niemanden zu überfordern – und zur gleichen Zeit jeden Einzelnen mit einzubinden. Wie bei Offline Workshops geht es im Grunde darum, Teamgeist zu entwickeln und die Teilnehmer:innen miteinander zu vernetzen.

Das Miteinander bei RAIDBOXES: Unser Code of Conduct

RAIDBOXES fördert das konstruktive Miteinander im Team. Damit dies trotz wachsender Zahl unserer Mitarbeiter:innen gelingt, haben wir gemeinsam einen Verhaltenskodex erstellt: Den RAIDBOXES Code of Conduct. Du kannst ihn gerne als Vorlage nutzen, um dein eigenes Team zu stärken.

Ein erfolgversprechendes Mittel, um den Beteiligten gleich zu Beginn ein Gemeinschaftsgefühl zu vermitteln: Plane einen Check-in ein. Das ist eine einleitende Frage, die die Teilnehmer:innen aufweckt und zur Interaktion anregt. In Gruppen, die bereits länger zusammenarbeiten, funktioniert diese Frage wie ein morgendliches Abholen. 

Wie persönlich der Check-in sein sollte, hängt vom sozialen Gefüge ab. Handelt es sich um ein Team, dessen Mitglieder voneinander abhängig sind? Oder ist es eine Gruppe, deren Mitglieder sich wahrscheinlich nicht mehr wiedersehen werden? Im ersten Fall ist die Teambindung intensiver und der Check-in kann ruhig etwas persönlich werden. Im anderen Fall geht es häufig erst einmal um das gegenseitige Kennenlernen – persönliche oder emotionale Check-ins sind hier eher fehl am Platz. Ein Tipp: Ist die Zeit knapp, kann der Check-in auch im Chat erfolgen. Stelle dort eine Frage und lass die Teilnehmer:innen gleichzeitig darauf antworten. Die Antworten können dann gemeinsam durchgelesen werden. 

Die richtige Einführung ins Thema

Um die Teilnehmer:innen möglichst schnell für ein neues Thema zu begeistern, bieten sich verschiedene Methoden an:

  • Skalenfragen: In einer Grafik – beispielsweise anhand einer Skala von wenig Vorwissen bis viel Vorwissen – können die Teilnehmer:innen ihre Vorkenntnisse sichtbar machen. 
  • Cyberstorming: Diese virtuelle Methode des Brainstormings dient dem kreativen Einstieg und der Ideenfindung. Alle Beteiligten assoziieren frei eine große Anzahl von Ideen zu einem bestimmten Thema und tauschen diese im Chat aus. Das Ziel ist, ungewöhnliche Ideen aufzugreifen und eingefahrene Gedankengänge zu verlassen.
  • Mindmapping: Mit einer Mindmap kannst du herauszufinden, welche Begriffe oder Unterthemen bereits bekannt sind. Nachdem die Teilnehmenden ihre Begriffe im Whiteboard notiert haben, nehmen sie jeweils kurz zu ihrer Notiz Stellung. Unbekannte Themen, auf die im Verlauf der Veranstaltung noch eingegangen werden soll, können farbig markiert werden.

Kurzweilige Präsentation deines Vortrags

Viele mit Online Moderation noch unerfahrene Redner befürchten, dass die Vermittlung von Wissen über Zoom und Co. schwerer zu bewerkstelligen ist als offline. Ich kann dich beruhigen: Dem ist keinesfalls so. Es kommt lediglich darauf an, die Inhalte in geeigneter Form zu präsentieren und die Zuhörer:innen nicht mit zu viel Input zu überfordern. Nutze also wenige prägnante Inhalte und ein ansprechendes Design – beides bindet die Aufmerksamkeit. Übrigens: Dasselbe gilt für Präsenzveranstaltungen. 

Vielen Menschen fällt es schwer, Vorträge oder Präsentationen auf das Wesentliche herunterzubrechen. Mach dir diesen wichtigen Schritt leichter und führe dir vor Augen, dass die Teilnehmenden des Online Workshops online vor allem deine Folien sehen. Du als Redner bist (zumindest im Vortragsmodus) nur sehr klein zu sehen. Vielleicht gibt es auch Personen, die nur per Smartphone oder Tablett an deiner Veranstaltung teilnehmen. Deine Folien sollten deshalb gut strukturiert sein und nur die wichtigsten Punkte aufgreifen.

Sehr praktisch ist es, Fragen, die während des Vortrags aufkommen, im Chat zu sammeln. Dieses Vorgehen schützt deinen Input und vermeidet langwierige Unterbrechungen, während derer manche Zuhörer schnell abschalten. Wichtig: Kommuniziere diese Regel vorab, idealerweise mit den übrigen Working Agreements. 

Ein weiterer Tipp: Wenn möglich solltest du während der Vortragsphase aufstehen. Das fördert die Resonanz deiner Stimme und damit deine Präsenz im (virtuellen) Raum.

Die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmer:innen fördern 

Weil häufige und intensive Austauschphasen zwischen den Teilnehmenden die Aufmerksamkeit enorm erhöhen, ist die Förderung der Interaktion das wohl wichtige Element jedes erfolgreichen Online Workshops. Nutzt du diese Möglichkeit nicht aus, könnten sich die Beteiligten auch einfach eine Aufnahme deines Vortrags anhören statt eines Live Workshops. Schließlich möchtest du mit deinem Online Seminar einen Mehrwert bieten. 

Folgende Tools sind hilfreich, um in Form von Gruppenphasen die Interaktion anzuregen:

  • Breakout Sessions fördern die Diskussion und den Austausch in kleinen Gruppen
  • Umfragen zur Meinungsbildung ermöglichen es, Fragen zu einem bestimmten Thema zu stellen und ein Meinungsbild einzuholen (beispielsweise über Mentimeter oder Echometer)
  • Chat Waterfall und Round Robin dienen dem schnellen Einholen von Feedback und ermöglichen Brainstorming Runden
  • Digitale Whiteboards (zum Beispiel FigJam, Concept Board, Miro oder Mural) und andere kollaborative Tools (zum Beispiel Google Suite) unterstützen das kollaborative Erstellen von Skizzen und Texten sowie das Notieren von Anmerkungen in Dokumenten
  • Hier findest du in englischer Sprache hunderte Werkzeuge für das Kollaborieren in verteilten Teams.
Tools für das Homeoffice und Remote Work

Du arbeitest in einer Agentur oder als Freelancer im Homeoffice bzw. Remote? Und suchst noch die richtige Infrastruktur? Dann lies dir unsere Tipps zu Homeoffice Tools wie Slack, Online-Meetings, Aircall, Zoho, Google Cloud etc. durch.

Tipps für mehr Energie und Interaktion

Jeder kennt es: Stundenlanges Sitzen vor dem Bildschirm führt unweigerlich zu einem Nachlassen der Aufmerksamkeit. Keine Sorge – das ist völlig normal. Damit die Energie nicht völlig aus dem virtuellen Raum verschwindet, kannst du kleine Bewegungsspiele in deine Workshop Agenda einplanen. Diese lockern nicht nur die Stimmung, sondern verbessern auch die körperliche Verfassung der Teilnehmer:innen. Sie lockern die angespannte Muskulatur und aktivieren für die nächste Runde. 

Hier findest du eine tolle Workshop Spielesammlung für mehr Kreativität für dein Team. Bei der Auswahl darfst du ruhig etwas Mut beweisen, denn die Erfahrung zeigt, dass Teilnehmer:innen in der Regel ein solches Angebot annehmen. Solltest du bereits Erfahrung in der Moderation von Remote Workshops mitbringen, kannst die Methoden natürlich auch spontan einsetzen. 

Exkurs: Remote Work & Remote Leadership

Remote Leadership – also das ortsunabhängige Führen: Wie kann man dabei trotzdem eng an seinen MitarbeiterInnen bleiben? Und Stimmungen im Unternehmen bzw. der Agentur wahrnehmen?

Abschlussmoderation

Am Ende jeder Online Schulung steht die Rekapitulation des Gelernten. Gib den Teilnehmer:innen einen kurzen Überblick über die verwendeten Inhalte, Methoden und Aktivitäten und vergewissere dich, dass es keine offenen Fragen mehr gibt.

Ein guter Check-out gibt der Gruppe Raum und Zeit für die Reflektion des Gelernten. Dafür kannst du ein letztes Mal den Chat nutzen und den Teilnehmer:innen Fragen dazu stellen, was das Wichtigste ist, was sie gelernt haben und welche Fragen ihnen gegebenenfalls noch durch den Kopf gehen. Instruiere die Teilnehmer:innen, ihre Antworten gleichzeitig abzusenden, so dass alle Nachrichten gleichzeitig zu lesen sind.

Der Check-out kann auch die Form einer Abschlussrunde annehmen, in der jede:r nacheinander zu Wort kommt. Um die Zeit nicht aus den Augen zu verlieren, ist es (besondes bei größeren Gruppen) hilfreich, jeden Beitrag – beispielsweise auf eine maximale Anzahl von drei Wörtern – zu beschränken.

Beispielagenda für einen Online Workshop

Die wohl wichtigste Regel für jede Online Agenda ist das regelmäßige Abwechseln zwischen Vortrags- und Interaktionsphasen. 

AufgabeOrt
Begrüßung, technischer Einstieg, Check-inPlenum
Kennenlernen/Warm-up (Vorstellung der Teilnehmenden und erstes Statement zum Thema)Breakout Räume, danach Zusammenfassung im Plenum oder Chat Waterfall
Einstieg in das Thema Plenum, ergänzt mit Skalenfrage oder Mindmap
Vortrag/Input (Wissen vermitteln)Plenum, ggf. Bildschirm selektiv teilen
Diskussion/Arbeitsphase(n)Breakout Räume und digitale Whiteboards
Arbeitsergebnisse präsentierenPlenum, ggf. Bildschirm teilen
Feedback einholenUmfragetool und/oder Chat Waterfall
Abschluss, Check-out, EndeVerabschiedung im Plenum

Eine hilfreiche Anleitung für Remote Workshops hat quäntchen + glück entwickelt. Hier erhältst du wertvolle Tipps und Ideen für die Vor- und Nachbereitung von Online Workshops und Meetings.

Fazit zu Online Workshops

Ein sehr wichtiger Punkt für das Gelingen von Online Veranstaltungen ist, ob und wieviel Erfahrungen die Teilnehmenden mit der entsprechenden Technik haben. Teilnehmer:innen mit ausreichendem Vorwissen haben es einfacher, sich auf die Inhalte zu konzentrieren. Hat die Gruppe dagegen noch nie mit dem verwendeten Tool gearbeitet, sollte das Seminar die Beteiligten nicht mit spezielleren Funktionen überfordern.

Egal, ob die Teilnehmenden vor dem heimischen Laptop oder ihrem PC im Büro sitzen: Denke daran, sie immer wieder neu zu aktivieren. Die entsprechenden Tools sind Abstimmungsrunden oder Breakout Sessions, ein kurzer Austausch (mündlich oder im Chat) oder Kreativübungen im Whiteboard. Als Moderator:in kannst du an den Reaktionen der Teilnehmer:innen ablesen, wie es um ihre Aufmerksamkeit bestellt ist – und gegebenfalls mit einer gezielten Aktivierung gegensteuern.

Deine Fragen zur Online Workshop Agenda

Welche Fragen zum Thema Online Workshop Agenda hast du? Oder kannst du weitere Methoden und Tools empfehlen? Wir freuen uns über deinen Kommentar. Du interessierst dich für WordPress und das Online Marketing? Dann folge RAIDBOXES auf TwitterFacebookLinkedIn oder über unseren Newsletter.

Oliver Wüntsch ist Experte für Agile Change Management. Seit 2008 unterstützt er als Business Coach und Prozessberater erfolgreich Werbe- und Digitalagenturen, kreative Führungskräfte und Startup-Gründer:innen bei herausfordernden Veränderungsprozessen und in komplexen Entscheidungssituationen. Agiles Denken und schlanke Arbeitsprinzipien sind für ihn die wirkungsvollste Antworten auf die zunehmende Digitalisierung der Märkte.

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