Virtuelle Unternehmen: Wie dein Team erfolgreich auf ein Büro verzichtet

Jan Tissler
9 Min.
Virtuelle Unternehmen

Manche predigen seit vielen Jahren, dass Remote Work nicht nur eine Notlösung für Ausnahmefälle ist. Etwa Matt Mullenweg, der Mitgründer von WordPress. Ganz auf Büros zu verzichten kann eine Chance sein, um produktiv und erfolgreich zu arbeiten. Was steckt hinter Schlagworten wie “virtual companies” oder “distributed companies”? Und was musst du dabei beachten?

Das Jahr 2020 hat neue Abkürzungen bekannt gemacht wie „WFH“ aka Work From Home. So manches Unternehmen war plötzlich mit einem Thema konfrontiert, das bis dahin ignoriert wurde: Es musste auch ohne Büros gehen. Wer darauf nicht vorbereitet war, fiel wenig überraschend in ein tiefes Produktivitätstal.

Weniger Micromanagement

Das passierte allein schon deshalb, weil nicht einmal die Grundlagen vorhanden waren: Die notwendigen Werkzeuge fehlten komplett oder stellten sich als unzureichend heraus. Aber es geht nicht alleine um die richtigen Tools. Die Arbeitsweise muss sich für virtuelle Unternehmen grundlegend ändern. Wie Aufgaben geplant und auf die Mitarbeitenden verteilt werden, funktioniert anders. Die sogenannte Remote Leadership für Agenturen und Unternehmen braucht mehr Freiheiten sowie mehr Vertrauen – und deutlich weniger Micromanagement.

Einige dieser Unternehmen (und ihre Manager) sehnen sicherlich den Tag herbei, an dem sie zu „business as usual“ zurückkehren können. Vielleicht bleibt das (gelegentliche!) Home Office dann als Bonus erhalten, mit dem man sich in Stellenanzeigen brüsten kann. In der Praxis aber werden diese Organisationen weiter aufs Büro und auf physische Anwesenheit fixiert und optimiert sein.

Das Arbeiten aus der Ferne ist in dem Moment nicht etwa eine anerkannte Alternative oder gar das zukunftsfähigere Modell, sondern die Ausnahme und wird als eine halbgare Kopie des „echten Arbeitens“ vor Ort angesehen. Zugleich tut man dabei so, als wäre „echte Arbeit“ und Zusammenarbeit nur möglich, wenn sich alle Personen zu festen Zeiten im selben Raum oder mindestens im selben Gebäude aufhalten.

Da kommt gar nicht erst der Gedanke auf, dass Remote Work seine eigenen Vorteile haben könnte. Oder dass das Modell für manche Aufgaben und Berufsgruppen die bessere Variante ist. Dann scheint es abwegig, dass Unternehmen davon profitieren könnten, eine „Distributed Company“ zu sein.

Beispiel Automattic: Remote aus Überzeugung

Umso größer dann das Erstaunen, wenn erfolgreiche Unternehmen noch nie anders organisiert waren. Manchmal entstand das aus einer Notwendigkeit heraus, weil es anfangs kein Budget für ein Büro gab. Es blieb dann aber bei dem Modell, weil es sich bewährt hatte.

Bestes Beispiel neben vielen anderen ist die Firma hinter WordPress.com und WooCommerce: Automattic. Gründer Matt Mullenweg spricht gern darüber, wie „Fachleute“ ihm klarmachen wollten, dass dieses Modell niemals mit mehr als ein, zwei Dutzend Angestellten funktionieren würde. Heute hat Automattic fast 1.300 Mitarbeitende – und weiterhin keine festen Büros.

WordPress Automattic Team
Das Team von Automattic – weltweit verteilt

Tatsächlich hatte das Unternehmen bis vor nicht allzu langer Zeit sogar so etwas wie einen firmeninternen Coworking Space in San Francisco: Dort konnte man hingehen, um seine Arbeit zu erledigen und seine Kolleginnen und Kollegen zu treffen. Aber es wurde weniger und weniger genutzt. Also sparte Automattic diese Räume ein.

Matt Mullenweg konnte sich dieses Jahr bestätigt fühlen in dem, was er schon so lange predigt: Die Zukunft vieler Unternehmen ist eine dezentrale Struktur ohne Büros. „Die Illusion, dass es bei Büros um Arbeit geht, ist für immer zerstört“, schrieb er in einem Blogpost. Am Ende geht es dort eben doch mehr um Kontrolle als darum, eine hilfreiche und unterstützende Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die 5 Stufen verteilter Unternehmen

Er hat ein Modell für verteilte bzw. virtuelle Unternehmen aufgestellt, das sich an den Stufen für autonome Fahrzeuge orientiert. Es lautet wie folgt:

Stufe 0: Remote ist keine Option

Remote Work ist nicht möglich, da man für die Aufgabe zwingend persönlich anwesend sein muss. Man denke hier an Handwerker, Verkäufer oder auch Feuerwehrleute. Natürlich kann es Situationen und zukünftige Entwicklungen geben, die daran zumindest teilweise etwas ändern. Man denke an ferngesteuerte oder halbautonome Roboter, die bei der Brandbekämpfung helfen. Aber zum Stand heute ist das nicht möglich.

Stufe 1: Remote ist nur für Notfälle

Viele Unternehmen fanden sich vor der Coronavirus-Pandemie auf dieser Stufe wieder. Remote Work wäre zwar theoretisch möglich, aber es gibt keinerlei Unterstützung dafür. Im Notfall können die Mitarbeitenden auch mal ein oder zwei Tage außerhalb des Büros arbeiten. Aber meistens wird die Arbeit dann größtenteils liegenbleiben. Das liegt auch daran, dass selbst grundlegende Tools wie der eigene E-Mail-Account oder Kalender nur umständlich erreichbar sind, sobald man sich nicht mehr im internen Büro-Netzwerk befindet.

Stufe 2: Remote ist möglich, aber nur ausnahmsweise

So manches Unternehmen musste sich wegen der Pandemie auf diese Stufe hiefen: Sie akzeptierten gezwungenermaßen, dass viele oder alle Angestellten für längere Zeit remote arbeiten würden. Dafür wurden entsprechende technische Grundlagen geschaffen und neue Werkzeuge wie Zoom oder Microsoft Teams eingeführt.

Die Abläufe und Denkmodelle aber haben sich noch nicht geändert. Man versucht stattdessen, die bisherigen Arbeitsweisen in die digitale Welt zu übertragen. Das funktioniert ungefähr so gut wie die „E-Paper“-Version einer Tageszeitung auf einem Smartphone: Es geht mit Mühe, aber nicht wirklich gut.

Im Fall Remote Work auf dieser Stufe heißt das: Alles passiert weiterhin synchron und man wird laufend unterbrochen. Die Vorgesetzten sorgen sich um die Produktitivität ihrer Teams, ändern deshalb aber nicht etwa die Randbedingungen. Stattdessen soll Software sicherstellen, dass die Mitarbeitenden tatsächlich nur an ihren Projekten arbeiten oder man muss via ständig eingeschalteter Webcam beweisen, dass man tatsächlich „anwesend“ ist.

Stufe 3: Remote als Chance

Ab hier wird das Arbeiten außerhalb eines Büros nicht mehr als Notlösung mit vielen Nachteilen angesehen, sondern (auch) als Chance. Man schafft sich eine bessere Arbeitsumgebung zu Hause oder in einem Coworking Space und das Unternehmen erkennt, wie wertvoll asynchrones Arbeiten sein kann. Kommunikation findet mehr schriftlich statt. Die persönliche Komponente spielt (ohne Einschränkungen durch eine Pandemie) auch eine wichtige Rolle: Teams treffen sich für ein oder zwei Wochen im Jahr.

Stufe 4: Remote ist das neue Normal

Hier angekommen, werden die Abläufe konsequent asynchron. Die Arbeitsleistung wird anhand der Ergebnisse bewertet und nicht, ob und wie lange die Mitarbeitenden an einem Ort anwesend sind. Vertrauen entwickelt sich und wird zur Grundlage der Zusammenarbeit. Nicht nur extrovertierte „Lautsprecher“ werden mit ihrer Meinung gehört, sondern alle, weil es viele Wege gibt, sich an Diskussionen zu beteiligen.

Unternehmen können talentierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen, die nicht zufällig in der Nähe der Büros wohnen oder zu einem Umzug bereit sind. Die Home Offices der Mitarbeitenden sind meist besser ausgestattet und viel mehr auf individuelle Bedürfnisse ausgerichtet als ein durchschnittliches Büro. Meetings in Echtzeit werden gut vorbereitet. Die Diversity wird ebenfalls gestärkt, weil jede Person ihre Arbeit so erledigen kann, wie es zu ihr oder ihm passt.

Stufe 5: Remote-Nirvana

Matt Mullenweg sieht dies als die „Nirvana-Stufe“ an, die eventuell nicht erreichbar ist. Sie ist eher als Ansporn gedacht. Auf diesem Level sind verteilte Unternehmen stets besser, erfolgreicher und produktiver als ihre Konkurrenten mit Büros. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist maximal.

Dropbox wird „Virtual First“

Generell haben es Unternehmen wie Automattic, Buffer oder Doist leichter, weil sie von Beginn an auf verteilte Teams gesetzt haben. Sie mussten zwar dafür sorgen, dass ihr Modell auch mit einem wachsenden Team noch funktioniert. Aber die grundlegenden Denk- und Handlungsweisen waren bereits vorhanden.

Schwieriger wird es für Firmen, die sich umstellen müssen – so wie es im Zuge der Coronavirus-Pandemie passiert ist. Sie stellten zum einen oftmals fest, dass Remote Work gar nicht so schlimm ist, wie sie immer dachten. Zum anderen gefiel dieses erzwungene Experiment auch so manchen Angestellten sehr gut.

So gab beispielsweise Dropbox in einer offiziellen Mitteilung zu Protokoll, dass sich 90 Prozent der 2.800 Mitarbeitenden zu Hause produktiv fühlten und nicht mehr zu einer strikten Fünftagewoche im Büro zurückkehren wollten. Zwar sahen sie auch Nachteile in der Arbeit aus der Ferne. „Pausenlose Videokonferenzen, ständige Benachrichtigungen und soziale Isolation“ werden dort als Beispiele genannt.

Dropbox Blog
Auch im Blog ist Dropbox Vorreiter zum Thema “Work Culture”

Matt Mullenweg würde allerdings darauf verweisen, dass Dropbox es eben wagen müsste, auf die nächste Stufe zu wechseln. Diese „Nachteile“ sind Anzeichen dafür, dass die Büro-Denkweise unverändert auf die Remote-Welt übertragen wurde.

Wie es scheint, will Dropbox genau daran arbeiten. So soll es „Dropbox Studios“ genannte Büros in aller Welt geben. Dazu gehören bisherige Standorte wie San Francisco, Seattle, Austin oder Dublin. Aber auch andernorts soll es „Räumlichkeiten auf Abruf für Teamzusammenkünfte“ geben. In der Mitteilung heißt es:

Als Ergebnis wird erwartet, dass Dropbox im Lauf der Zeit eine größere geografische Verteilung verzeichnen wird, und die Teams mehr Freiheit bei der Wahl des Ortes haben, an dem sie leben, arbeiten und neue Mitarbeitende finden können

Wo diese „Studios“ zur Verfügung stehen will das Unternehmen dynamisch je nach Bedarf anpassen.

Aber wie das Stufenmodell oben schon erklärt, gehören auch organisatorische Änderungen zur neuen, ortsunabhängigen Arbeitswelt. Dropbox spricht hier von „nichtlinearen Arbeitstagen“. Das Unternehmen bestimmt künftig nur noch „Kernzeiten der Zusammenarbeit“, bei denen sich Zeitzonen überlappen. Es ermutigt seine Angestellten, abseits davon ihre eigenen Zeitpläne zu entwerfen. „Dropbox möchte so Wirkung und Ergebnisse priorisieren statt abgeleisteter Stunden.“ Klingt fast so, als hätte sich dort jemand bei Matt Mullenweg schlaugemacht …

Dropbox ist zudem nur das jüngste Beispiel aus der Techbranche. Twitter und Square hatten bereits verkündet, die vorübergehend eingerichteten Home Offices unbegrenzt als Alternative zuzulassen. Und Facebooks Mark Zuckerberg sagte voraus, dass 50 Prozent seiner Angestellten innerhalb der nächsten zehn Jahre aus der Ferne arbeiten werden.

8 Tipps für virtuelle Unternehmen

Aber wie findet man sich in der neuen Welt des verteilten Arbeitens zurecht? Das Unternehmen hinter der Todo-App Todoist hat in einem Blogpost acht nützliche Tipps zusammengestellt, damit Remote Work besser funktioniert:

1. Finde deine eigenen Lösungen

Nur weil ein anderes Unternehmen mit einem bestimmten Tool oder einer bestimmten Arbeitsweise erfolgreich ist, muss das nicht zu dir und deinem Unternehmen passen. Schaue immer, was das grundlegende Problem ist und suche dann nach einer Lösung, die dazu passt. Beispiel im Post: Das Unternehmen testete Slack als Kommunikationskanal, weil so viele es nutzen. Doist stellte allerdings fest, dass es für sein globales Team nicht gut geeignet ist.

2. Setze auf Remote First

In Organisationen, die auf ein hybrides Modell setzen, fallen die Remote Worker schnell durchs Raster. Sie werden bei der Kommunikation ebenso vergessen wie bei Beförderungen. Anstatt die Arbeit aus der Ferne nur zu ermöglichen, sollte man sie aktiv fördern. Sie sollte zum neuen Normal werden.

3. Nutze asynchrone Kommunikation

Ihr Beispiel dreht sich vor allem um internationale Teams. Aber auch Menschen, die nicht über den Globus verteilt leben, haben ihre ganz persönlichen „Zeitzonen“. Manche Person startet früh in den Tag, eine andere arbeitet am liebsten abends. Manche braucht mehrere Stunden ununterbrochene Konzentration, manche arbeitet in kurzen Schüben.

4. Nutze synchrone Kommunikation sehr gezielt

Niemand behauptet, dass sich jede Frage, jedes Problem, jede Herausforderung via Chat lösen lässt. Aber anstatt synchrone Kommunikation wie Meetings als Standard anzusehen, sollten sie ein gut geplantes und vorbereitetes Werkzeug für besondere Momente sein. Das gilt beispielsweise für komplexe Fragestellungen, Notsituationen oder auch damit sich Teammitglieder besser kennen lernen.

5. Dokumentiere Arbeitsabläufe und Regeln

Je besser du für alle nachvollziehbar festhältst, wie etwas erledigt werden soll, desto weniger Rückfragen gibt es. Eine gute Dokumentation sorgt zudem für weniger Missverständnisse und Konflikte in der Agentur oder im Unternehmen.

6. Sei bedacht bei Neueinstellungen

Nicht jede Person ist für eine Remote-Work-Umgebung gut geeignet. Man muss damit umgehen können, seine Arbeit selbst zu planen und mehr Verantwortung zu tragen. Auch Kommunikations-Fähigkeiten müssen ausgeprägt sein (vor allem schriftliche). Matt Mullenweg beispielsweise hat erklärt, dass sie bei Automattic keine Bewerbungsgespräche führen, sondern Bewerbungs-Chats.

7. Vertrauen ist die Grundlage von allem

Das ist ein besonders schwieriger Punkt für so manche Führungsperson. Produktivität ist nicht, wenn jemand beschäftigt aussieht (und zum Beispiel im Büro am Schreibtisch sitzt), sondern wenn Ergebnisse erzielt werden. Es muss das Vertrauen da sein, dass die Mitarbeitenden nach besten Möglichkeiten an ihren Aufgaben arbeiten.

8. Ignoriere nicht die negativen Seiten von Remote Work

Denn es ist ebenso klar, dass solche Experimente in der Vergangenheit gescheitert sind. Man denke an prominente Beispiele wie Yahoo und IBM. Du solltest also keinesfalls davon ausgehen, dass dieses Thema ein Selbstläufer ist. Vielmehr musst du dir anschauen, was in solchen Fällen schiefgelaufen ist und wie du dem begegnen kannst. Wichtig ist auch, dass alle Beteiligten über die Vor- und Nachteile für sie persönlich im Klaren sind.

Mein Fazit für Agenturen und Unternehmen

Was viele noch nicht verstehen: Mit mehr Gestaltungsfreiheiten verringert sich nicht etwa die Produktivität, sondern sie wird erhöht. Wie diverse Untersuchungen gezeigt haben, funktioniert „mehr Geld“ als Belohnung nur bei sehr simplen Aufgaben. Sobald die Menschen auch nur ein bisschen geistige und kreative Leistung einbringen müssen, kehrt sich dieses Lockmittel ins Gegenteil um: Je größer die Belohnung, desto schlechter das Ergebnis. Siehe dazu diese animierte Version eines Vortrags von Dan Pink:

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Generell gesprochen: Menschen wollen gute Arbeit leisten, sie wollen sich weiterentwickeln und sie möchten selbstbestimmt leben. Wird Remote Work richtig umgesetzt, kann es der Produktivität, Zufriedenheit und Gesundheit der Mitarbeitenden einen positiven Schub geben. Und wie oben schon erwähnt: Solche flexiblen Arbeitsmodelle öffnen Unternehmen für Kandidatinnen und Kandidaten, die früher nicht in Betracht gekommen wären.

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Beitragsbild: Olia Danilevich

Jan ist Online-Journalist und Digital-Publishing-Spezialist mit über 20 Jahren Berufserfahrung. Unternehmen buchen ihn als Autor, Berater oder Redaktionsleiter. Ganz nebenbei ist er der Gründer und einer der Herausgeber des UPLOAD Magazins. Fotograf Autorenbild: Patrick Lux.

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