Agilní reklamní a digitální agentury se dokáží rychle a flexibilně přizpůsobit novým věcem. Proaktivita je také klíčové slovo, které se často objevuje v definici agility. Nicméně každý proces změny směrem k agilní organizaci vyvolává důležité otázky. Oliver Wüntsch v následujícím článku vysvětluje, které to jsou a co je nezbytné pro úspěšnou agilní transformaci.

Jaké jsou současné problémy reklamních a digitálních agentur?

Bez ohledu na příslušné odvětví hledají angažovaní zaměstnanci společnosti, ve kterých se mohou realizovat a přispět svými dovednostmi k vzrušujícím projektům. Moderní pracovníci například očekávají jasné odpovědi na otázky jako "Proč chodím každý den do práce?" a "Jaká je naše vize?"

Pro firmy a manažery je tedy na jedné straně otázkou, jak splnit rostoucí očekávání svých zaměstnanců. Na druhou stranu musí stále rychleji nacházet kreativní řešení pro rychle se měnící potřeby svých zákazníků. Ty od agentury totiž očekávají, že zná nejnovější technické možnosti a přání spotřebitelů a spotřebitelek v daném oboru, že jim rozumí a dokáže pro ně vytvořit nápady a koncepty.

Očekávání zákazníků na kvalitu produktů a služeb se neustále zvyšují. Proto jsou žádané chytré nápady na nové technologie a inovativní scénáře použití, například v oblasti augmented reality nebo 3D tisku. Kromě toho musí být agentury schopny včas realizovat příslušné projekty. 

Výzvou pro agentury je tedy přizpůsobit se stále rychlejším inovačním cyklům. Ti, kteří nebudou schopni držet krok s novými nápady a obchodními modely, rychle ztratí kontakt – a s ním i cenné zákazníky a zákaznice. 

Více informací o měnícím se světě práce v době digitalizace najdete zde. 

Proč je agilní transformace slibnou cestou k řešení těchto problémů?

Aby agentury zůstaly konkurenceschopné a stavěly na svém úspěchu, jsou vyzývány, aby se neustále přetvářely a neustále pokrývaly nové oblasti znalostí. Agilní struktura a nezávislé pracovní metody mohou být velmi užitečné. Přestože pojem "agilní" ztratil význam kvůli jeho téměř inflačnímu použití, manažeři v digitálních a reklamních agenturách by se stále měli zabývat možnostmi agility pro své podnikání. 

Agilní pracovní metody tak umožňují mimořádně přizpůsobivý přístup k plánování a realizaci projektů. Vzhledem k tomu, že zákazníci a zákaznice jsou, pokud chtějí, neustále zapojeni do procesu vývoje svého produktu, je orientace na výsledek a tím i spokojenost zákazníků mnohem vyšší než u konvenčních projektových struktur. Výsledkem je kvalitativně lepší konečný produkt a méně zmeškaných termínů dodání, a tím i spokojenější zákazníci a zákaznice. 

Díky rozsáhlé samosprávě zaměstnanců a projektových týmů lze v agenturách ušetřit cenný čas a kapacity, které mohou projektoví manažeři využít pro paralelní projekty. Kromě toho se zvyšuje spokojenost zaměstnanců. Díky principu osobní zodpovědnosti a s ním spojené rozhodovací pravomoci se s agenturou silněji identifikují a více se zapojují. 

V digitalizovaném světě představuje schopnost měnit se pro organizace významnou konkurenční výhodu. Společnosti se musí rychle přizpůsobit měnícím se požadavkům, zapojit zaměstnance a integrovat inovace.

Často již klasický change management nestačí. Agilní transformace může společnostem pomoci neustále přizpůsobovat a zlepšovat jejich strategie. 

Co je agile change management a jaké agilní metody existují?

Agilní organizace a agilní týmy jsou ty, které jednají rychle a flexibilně v neustále se měnícím a nejistém prostředí a vytvářejí přidanou hodnotu pro své zákazníky. Myšlení agilní práce je zaznamenáno ve formě čtyř požadavků v takzvaném "Agilním manifestu":

• Lidé a jejich interakce jsou důležitější než procesy a nástroje
• Funční software je důležitější než dokumentace
• Spolupráce se zákazníky a zákaznicemi je důležitější než jednání o smlouvách
• Reakce na změnu je důležitější než držet se plánu

Agilní přístupy, principy a metody lze v procesech změn v agenturách využít mnoha způsoby. Vhodně kvalifikovaný kouč vám může pomoci změnit všechny struktury vaší společnosti tak, aby byly agilní. Následují příklady tří metod, které jsou založeny na agilních principech a mohou být v agenturách výhodně použity.

Kanban

Agilní metoda Kanban se vyznačuje vysokou transparentností spolupráce. Na společném kanban boardu jsou viditelné všechny balíčky úkolů týmu, ať už se jedná o manažery nebo zbytek týmu, stejně jako jejich status. Cílem je konzistentní pracovní postup, v němž jsou úkoly priorizovány a zpracovány.

Scrum

Scrum je vhodný zejména pro uzavřené pracovní týmy, které pracují na jednom projektu. Tým Scrum zde pracuje v časově omezených fázích, takzvaných sprintech. Po každém sprintu je k dispozici plně funkční verze produktu, která je s každým sprintem vylepšována a rozšiřována. 

Lean Thinking

Principy a metody lean managementu mají za cíl organizovat procesy efektivněji, tj. s co nejmenším úsilím a plýtváním. Cílem je snížení nákladů a zkrácení procesů – například odstraněním zbytečné byrokracie nebo chyb v procesech. Zároveň je cílem dosáhnout co nejlepší kvality. Tento proces neustálého zlepšování je vždy zaměřen na zákazníky. Jejich potřeby tedy určují, co je třeba zlepšit. Cílem je vždy optimalizovat kvalitu produktů a služeb a zvýšit spokojenost zákazníků.

Jak může agilní řízení změn přispět k úspěšné agilní transformaci?

V misi učinit agenturu agilnější a tím agilnější, flexibilnější a zákaznicky orientovanou lze aplikovat jak klasické, tak agilní řízení změn. Samozřejmě má smysl dávat přednost agilním přístupům – metody "klasické změny" však nelze vynechat. 

Protože je každá firma jedinečná, neexistuje jediná cesta k agilnímu úspěchu. Místo toho se vyplatí učit se od jiných organizací a přizpůsobit jejich přístup své vlastní situaci. Tímto způsobem může každá agentura úspěšně podporovat postupné změny i kulturu neustálého zlepšování.

Je také důležité nechápat změnu jako na něco, co je po určité době dokončeno. Ke změnám dochází průběžně a agilní metody jsou spojeny s požadavkem na jejich zkoušení a průběžné přizpůsobování. 

Abychom nepracovali naslepo, ale rozpoznali úspěchy a vyřadili chyby, je důležité provádět kvantitativní měření vlastní práce. Manažeři mohou například pomocí stupnice předem určit úspěch nebo neúspěch jednotlivých milníků. Na jejich základě lze zpětně posoudit, zda jednotlivé pracovní balíčky a jejich výsledky splnily nebo nesplnily očekávání. Úspěch a neúspěch v marketingu lze měřit například podle dosahu kampaní nebo počtem odpovědí na mailovou kampaň. Takto shromážděné údaje poskytují agenturám cenné poznatky o tom, kde je třeba zavést opatření ke zlepšení.

Agilní řízení změn s cílem agilní transformace společnosti uspěje, pokud se všichni zaměstnanci odváží adresovat potenciál změn svým manažerům. Zaměstnanci, kteří neustále nosí "agilní klobouk" a vyjadřují myšlenky o tom, které procesy by mohly být efektivně zlepšeny, přispívají k úspěchu společnosti. 

Zásadní je také vizualizace práce. To souží k tomu, aby všichni účastníci měli přehled o stavu činností. Je také užitečné dokumentovat procesy v kontrolním seznamu, který se postupně rozšiřuje. V tomto kontrolním záznamu jsou uvedeny podpůrné poznámky, jak přistupovat k určitým situacím, jako je uvádění nových zaměstanců do práce, rozdělení práce v období špičky nebo plánování kontinuity. Tímto způsobem se hodnota těchto informací pro organizaci neztrácí. 

Další informace o tom, jak agile change management ve vaší společnosti úspěšně implementovat, naleznete v tomto článku na blogu. Pokud se nechcete spokojit pouze s informováním, můžete si také najmout agilního kouče, který váší transformační cestu na agilní organizaci podpoří.

Čím se agilní společnosti vyznačují?

Samotné použití Scrumu nebo Kanbanu nedělá agenturu agilní. Naopak vyžadují všechny agilní přístupy kritický přistup a postupnou implementaci. Cesta k agilitě navíc nezačíná přístupy a metodami, ale u základu agilní práce: kulturou práce a myšlení. Koneckonců je agilita komplexní kultura a způsob myšlení a její implementace vyžaduje jednotné pochopení agilního přístupu všemi zúčastněnými stranami.

Agentury, které agilně sladí své řízení, mají schopnost pružně a proaktivně i přizpůsobivě reagovat na změny nebo tímto způsobem postupovat s cílem zavést nezbytné změny. Agilní modely tak pomáhají firmám zorientovat se ve stále složitějším ekonomickém světě. V mnoha takových společnostech jsou běžné agilní pracovní metody, které jsou navrženy tak, aby rozbily "pokryté" struktury. To platí jak pro projektové řízení, tak i pro celé vedení firmy, tedy pro vedoucí pracovníky. Místo toho, abyste změnu odmítali, vítáte ji a vytváříte prostor pro rychlé a efektivní procesy. Změny nejsou iniciovány úrovní managementu, ale zaměstnanci. Na úrovni projektu se k tomu používá například Scrum nebo Kanban.

Agilní firmy se organizují dynamicky, nikoli staticky. Podléhají neustálým změnám a flexibilně se přizpůsobují interním i externím požadavkům. Podniková struktura se vyznačuje plochou hierarchií a samoorganizací, stejně jako zvláštní blízkostí k zákazníkům a interaktivními procesy. 

Jaké výhody má agile change management oproti klasickému change managementu? 

Aby se agentury dokázaly vyrovnat se stále rychlejšími požadavky na trhy a produkty i se zvyšujícími se požadavky zákazníků, musí se jim flexibilně přizpůsobovat. Změna je sice také cílem klasického change managementu, ale probíhá zde v kontextu stability a předvídatelnosti. Změny jsou chápány jako něco, co je třeba co nejrychleji překonat. Úkolem tohoto typu change managementu je co nejvíce zkrátit problémovou fázi mezi výchozím a cílovým stavem.

Agilní přístup na druhé straně nezná trvalou stabilitu. Ta je nahrazena stavem neustálého testování a kontroly. Nová normalita je trvalý proces přizpůsobování se nejistému prostředí.

Ideální agilní proces změny

Krok 1: Komunikace se zaměstnanci

Jakmile jsou základní kameny pro změnu položeny, je důležité je komunikovat se zaměstnanci agentury. Za tímto účelem byste měli nejprve pečlivě promyslet způsob, jakým by měla být tato informace sdělena. Je například důležité zvážit, zda postačí, aby zprávu představili manažeři, nebo zda by měl větší smysl společný úvodní seminář. V každém případě by měli být zaměstnanci hned na začátek ohromeni a mít pocit, že se společně vydávají na vzrušující cestu. 

Krok 2: Vytvoření základního porozumění pro agilní transformaci

Každý ve firmě by měl mít základní znalosti o tom, jaké agilní principy a metody existují, proč jsou důležité a jak agilita funguje. K šíření těchto znalostí a pocitu, o čem každodenní implementace je, lze využít například blended-learning koncepty.

Krok 3: Šíření agilního myšlení

Předpokladem úspěchu agilních metod je agilní myšlení ve firmě. Koneckonců by již v práci měla převládat dobrá kultura chyb a zpětné vazby. Toho lze dosáhnout i paralelně: Během agilní práce se postupně rozvíjí agilní myšlení.

Krok 4: Přechod jednotlivých projektů na agilní metody

Pro implementaci agilních metod na úrovni projektu je důležité předem zvážit, které úkoly jsou vhodné pro práci s agilními metodami. Patří sem i méně rutinní činnosti než úkoly projektového charakteru, jejichž požadavky jsou zatím nejasné a u nichž je třeba ještě vyjasnit metodiku, kterou je třeba použít. 

Krok 5: Používání agilních nástrojů a metod ve všech týmech

V tomto kroku nejde o to, aby se veškeré projekty převedly stoprocentně na agilní. Místo toho byste se měli snažit uplatnit alespoň jednotlivé agilní prvky všude. Cílem je, aby všichni zaměstnanci ve všech oblastech agentury získali pocit, že se způsob práce dlouhodobě mění.

Krok 6: Zavedení agilních struktur

Agilní struktury se vyznačují orientací na projekt a zákazníka. Zaměstnanci a pracovní týmy již nejsou řízeny shora dolů, ale jsou vzájemně propojeny jako síť. Týmy jsou interdisciplinární, a tak na projektu nebo u zákazníka spolupracují zaměstnanci s různými kompetencemi, i když mají různé zodpovědnosti. 

Krok 7: Vytvoření sítí

Aby se agilní způsob myšlení mohl dále prosazovat, je důležité propojit lidi v organizaci. Pozitivní efekt: Zlepšuje se tok informací a práce na stejné úrovni a zaměstnanci přebírají větší osobní zodpovědnost. Může mít například smysl spojit lidi z různých oddělení, kteří vidí určitou potřebu akce (například potřebu nového procesu), do samoorganizované pracovní skupiny.

Krok 8: Vypracování správné personální strategie

Zejména pokud se firma dosud řídila jasnou hierarchií a pravidly, je důležité, aby i personální oddělení uznalo potřeby agilních změn. Jde o aktivní hledání nových zaměstnanců, kteří již myslí agilně a mají zkušenosti se sebeorganizací. 

Krok 9: Zviditelnit úspěchy a slavit je

Abyste zaměstnance informovali, měli byste si položit otázku, jak a kde je nejlépe oslovit. Kde může tým a zákazníci vidět, že ve společnosti dochází ke změnám směrem k agilní práci a že se věci daří? Ať už prostřednictvím LinkedIn, Facebooku, content hubu nebo vlastního intranetu společnosti – možností je mnoho.

Jaké požadavky (readiness) by měly být splněny?

Pro agilní procesy změn je nezbytná vnitřní senzibilizace pro dané téma a také vůle ke změně. I když to první vyžaduje druhé, oboje je nezbytné pro zapojení všech zaměstnanců. Nezbytná je také kultura vzájemné důvěry, v níž je prostor pro kreativitu a iniciativu jednotlivce, stejně jako pro chyby. 

Rozhodujícími faktory agilního úspěchu jsou proto manažeři, kteří chtějí změny a důvěřují svým zaměstnancům, kteří umožňují experimentovat se změnami a kteří poskytují svému týmu podporu v kritických okamžicích. Druhý krok závisí na zaměstnancích. Měli by být zvědaví a ochotní experimentovat, myslet jinak než v běžných situacích a také mít výdrž a určitou toleranci vůči frustraci. Ideální jsou lidé, kteří chtějí své nápady dále rozvíjet a jsou schopni je v pracném procesu pokusů a omylů proměnit ve skutečnost.