Kultura zpětné vazby

Rozvoj kultury zpětné vazby v týmu: 10 tipů

Zpětná vazba je vlastně stará bota. Přesto se příliš často používá nesprávně. Každý, kdo někdy pracoval ve správné kultuře zpětné vazby, ví o jejím transformačním účinku. V následujícím článku vám poskytnu deset tipů, jak můžete ve svém týmu rozvíjet pozitivní kulturu zpětné vazby.

Každý už nějak slyšel zpětnou vazbu. Většina z nás se také někdy ocitla v situaci, kdy zpětnou vazbu poskytovala nebo přijímala. Já sám jsem se s pořádnou kulturou zpětné vazby poprvé setkal ve studentské organizaci AIESEC. Bylo to pro mě zjevení. Otevřená a upřímná zpětná vazba mi pomohla ze všech programů osobního a profesního rozvoje nejvíce.

Ve společnosti Raidboxes se zpětná vazba stala nedílnou součástí firemní kultury. Než vám v deseti tipech prozradím, jak můžete svou kulturu zpětné vazby dále zlepšit, pojďme se krátce podívat na to, co dělá dobrou kulturu zpětné vazby dobrou a jaké má výhody.

Proč zpětná vazba? Přehled výhod

Zpětná vazba je v mnoha podnicích povinná. Zaměstnanci se musí jednou ročně zúčastnit hodnotící schůzky, alespoň pokud jejich přímý nadřízený nemá nic důležitějšího na práci. Pokud však se zpětnou vazbou nakládáte tímto způsobem, jedná se o promarněný potenciál.

Správně použitá kultura silné zpětné vazby má následující výhody:

  • Osobní konflikty lze řešit rychleji a efektivněji.
  • Nedorozumění v komunikaci lze rychleji vyjasnit.
  • Poskytovatel zpětné vazby snižuje agresivitu a frustraci dříve, než dojde k jejich eskalaci.
  • Příjemce zpětné vazby mnohem lépe pozná své silné a slabé stránky. To také odhaluje příležitosti k rozvoji.
  • Porovnává se vnější a vlastní vnímání. Příjemci zpětné vazby je ukázáno jeho "slepé místo" (Johariho okno).
  • Vzájemná očekávání jsou jasně sdělena. Každý ví, na čem je. To poskytuje orientaci a jistotu v každodenním pracovním životě.
  • Spolupráce probíhá hladčeji, pokud jsou v dialogu o zpětné vazbě eliminovány rušivé faktory.
Kultura zpětné vazby Johariho okno
Takzvaná "slepá skvrna" je oblast, která je známa ostatním, ale o které si člověk není vědom.

Celkově lze říci, že pozitivní kultura zpětné vazby v týmu vytváří základ pro dobrou a efektivní spolupráci. Podporuje otevřenou komunikaci a vytváří prostor pro nápady. V nejlepším případě se mezi poskytovatelem a příjemcem zpětné vazby vytváří vztah, který se vyznačuje uznáním.

Silná kultura zpětné vazby také zajistí, že se váš tým bude dále rozvíjet. Otevřený dialog odhalí slabiny nebo naopak ukáže, že jste vy i váš tým na správné cestě.

Co tvoří dobrou kulturu zpětné vazby?

Otevřenost a důvěra jsou dva nejdůležitější stavební kameny, pokud chcete v týmu vytvořit dobrou kulturu zpětné vazby. Obojí by mělo být pevně zakotveno ve firemní kultuře, stejně jako samotné poskytování zpětné vazby.

Nejde jen o důvěru v rámci týmů, ale také napříč hierarchií. Zpětná vazba by měla být možná jak horizontálně (tj. mezi kolegy), tak vertikálně mezi různými úrovněmi v organizaci.

Je také důležité, aby zpětná vazba byla poskytována průběžně - setkání jednou za rok kulturu zpětné vazby neudělá (viz také tip 8).

Tip pro zpětnou vazbu č. 1: Udělejte si předem poznámky

To se často zanedbává nebo považuje za zbytečné. Samozřejmě můžete člověku spontánně udělit několik bodů zpětné vazby. Zejména pokud chcete pouze vyjádřit svou kritiku.

Pro vhodnou a vyváženou zpětnou vazbu byste však měli trvat nejméně deset minut a poznamenat si pozitivní i zlepšení. Budete ohromeni tím, co vás ještě nashromáždí.

Tip pro zpětnou vazbu č. 2: Power Burger

Nejdůležitějším aspektem poskytování zpětné vazby je její struktura a způsob, jakým je poskytována. Zde existuje řada metod. Známý je zejména Power Burger.

Kultura zpětné vazby Power Burger
Známou metodou zpětné vazby je "power burger", známý také jako "sendvičová strategie".

Pro hamburger jsou burgerové buchty, které obklopují maso (kritika). Na začátku byste měli adresátovi slokatovat zpětnou vazbu, čeho si na ní ceníte a jaké pozitivní aspekty by měl zdůraznit. Tento první úvod slouží k otevření druhé osoby a získání následující zpětné vazby s lepším pocitem.

Zvláště pokud jste sami z nějakého důvodu rozrušeni a hodně se zaměřujete na negativní aspekty, nezapomeňte: vždy existuje pozitivní zpětná vazba na člověka. Pokud vás z hlavy žádné body nenapadají, sedněte si a zamyslete se nad nimi.

Nyní přichází na řadu konstruktivní kritika, tj. maso v hamburgeru se zpětnou vazbou. Následující dva tipy vám poskytnou ještě přesnější rady, jak ji nejlépe formulovat.

V neposlední řadě byste měli skončit pozitivně. Jedná se o poslední hamburgerovou housku, která uzavírá konverzaci. Obě strany odcházejí z rozhovoru s lepším pocitem. Příklad: "Když se vám podaří udělat hamburger, můžete si ho nechat udělat:

"Přesto jsem velmi rád, že jste členem mého týmu, a jsem přesvědčen, že se v této oblasti můžete výrazně zlepšit."

Tip pro zpětnou vazbu č. 3: Kritizujte vždy z pohledu první osoby

Při zpětné vazbě sdílíte s někým jiným pouze svůj subjektivní pohled. Neexistuje zde objektivní pravda jako taková, ale nanejvýš intersubjektivita (několik lidí vnímá stejné skutečnosti).

Je proto velmi důležité, aby kritika byla formulována z pohledu první osoby. Zvláště pokud jste nedali častou zpětnou vazbu, není to vůbec dané. V našem každodenním životě obvykle komunikujeme ve formě Tebe.

"Pracuješ nedbale." (Vy-perspektiva)

"Zdá se mi, že bys mohl ještě zapracovat na tom, jak důkladně plníš úkoly." (pohled první osoby)

Fráze z pohledu první osoby často obsahují následující fráze:

"Vnímám to ..."
"Z mého pohledu ..."
"Zdá se mi, že ...!"
"Cítím, že ..."
"Zdá se mi, že ...".

Když s vámi váš protějšek začne diskutovat, je to dobrá známka toho, že jste sklouzli do perspektivy. Zvláště du-formulace jsou často považovány za útok.

"*" povinný údaj

Rád bych se přihlásil k odběru newsletteru, abych byl informován o nových článcích na blogu, e-knihách, funkcích a novinkách ve WordPressu. Svůj souhlas mohu kdykoli odvolat. Více informací v našich Zásadách ochrany osobních údajů.
Toto pole slouží k ověření a nemělo by se měnit.

Tip pro zpětnou vazbu č. 4: Dávejte konstruktivní návrhy

Prvním krokem je říci druhé osobě, co se vám nelíbí. Po něm by však mělo následovat konkrétní uvedení toho, co byste chtěli zlepšit. Jen tak může příjemce zpětné vazby skutečně něco změnit a v budoucnu naplnit vaše očekávání.

Příklad: "Byl bych rád, kdybyste mi umožnil několik příštích týdnů kontrolovat vaši práci, abych si ověřil její důkladnost."

Tip pro zpětnou vazbu č. 5: Zeptejte se na pohled z druhé strany

Ve zpětné vazbě byste se měli za každou cenu vyhnout diskusím. V diskusi o zpětné vazbě nemají místo, protože osoba poskytující zpětnou vazbu pouze sdílí své subjektivní vnímání.

Na konci rozhovoru však dává smysl následující otázka:

"Co myslíš?"

Váš protějšek tak dostane příležitost podělit se o svůj pohled na věc. V lepším případě - a to se stává poměrně často - to vidí stejně. Pokud má osoba přijímající zpětnou vazbu jiný názor, je to naprosto v pořádku. Je na vás, abyste jeho vnímání respektovali.

Poskytnout zpětnou vazbu

Příjemce zpětné vazby má tři možnosti, jak se zpětnou vazbou naložit:

1. Přizpůsobení komunikace

Z jeho pohledu se zpětná vazba může zmýlit. Pro něj to může znamenat, že musí zlepšit určité aspekty své komunikace, aby vytvořil jiné vnímání druhé osoby.

Osoba, která dostává zpětnou vazbu, například po dokončení své práce přezkoumá, zda jí ostatní lidé rozumí. Osoba poskytující zpětnou vazbu může být jedinou osobou, které její práce připadá nejasná. Aby nedošlo k nedorozumění, mohl by nyní příjemce zpětné vazby dbát na to, aby jasně sdělil, že již provádí dodatečnou kontrolu a že ostatní lidé považují jeho práci za jasnou. Příklad vhodné reakce:

"Chápu, proč vznikl tento dojem, a budu se snažit strukturovat výsledky více ve vašem stylu, pokud jsou pro vás relevantní."

2. přijmouta iniciovat zlepšení

Za určitých okolností sdílí kritiku i příjemce zpětné vazby. Podle toho upraví své chování, aby v budoucnu zlepšil své výsledky.

"Chápu, proč je zde nutná jiná struktura, a podívám se, jak ji mohu změnit."

3. nepřizpůsobují vnímání a chování

Příjemce zpětné vazby nesdílí kritiku a nechce své chování dále upravovat. To je také legitimní, ale z dlouhodobého hlediska to může mít negativní důsledky.

"Z mého pohledu je to jasné a myslím si, že je to vhodné; i ostatní lidé by s tím měli umět pracovat. "

Tip pro zpětnou vazbu č. 6: Požádejte o zpětnou vazbu sami

Jak ve firmě vytvořit správnou kulturu zpětné vazby? Kulturu, ve které si kolegové dávají zpětnou vazbu i navzájem a není to vždy manažer, kdo kritizuje ostatní.  

Vzhledem k tomu, že na Raidboxes používámeholokracii, byl nápad vyčlenit na měsíčních schůzích vedení prostor pro diskuse o zpětné vazbě zřejmý. K většímu množství zpětné vazby to však nevedlo.

Cílem by mělo být, aby každý dostal zpětnou vazbu i zpětnou vazbu. Nejlepší je tak učinit několikrát a z vlastní iniciativy.

Aby se rozsoudí skutečná kultura zpětné vazby, doporučují se následující body:

  • I jako manažer se ptejte ostatních na jejich názor. Dialog o zpětné vazbě může být od počátku koncipován jako obousměrný.
  • Sami pravidelně poskytujte zpětnou vazbu. Pokud se někdo naučí, že zpětná vazba není špatná věc a je součástí otevřené kultury, je pravděpodobnější, že bude sám poskytovat zpětnou vazbu.
  • vždy otevřené diskuse. I když v podstatných diskusích není nic skryto, existuje také otevřená kultura komunikace v osobních vztazích.
  • Veřejně vystupujte proti rouhání. Rouhání nemá ve společnosti místo. Pokud má někdo s někým problémy, měl by co nejdříve požádat o zpětnou vazbu. Při prvních sklonech k rouhání je třeba to dát najevo přímo a veřejně.

Tip pro zpětnou vazbu č. 7: Zapojte mediátory

Někdy se může stát, že v týmu dojde k obzvláště závažným konfliktům. Pro tyto případy by ve firmě měla existovat role mediátora, který pak moderuje proces zpětné vazby a dbá na výše uvedené body.  

Tato osoba by měla mít pokud možno zkušenosti s moderováním a zpětnou vazbou a neměla by být součástí vedení. Tímto způsobem může také zajistit rovnováhu sil v kritických otázkách.

"*" povinný údaj

Rád bych se přihlásil k odběru newsletteru, abych byl informován o nových článcích na blogu, e-knihách, funkcích a novinkách ve WordPressu. Svůj souhlas mohu kdykoli odvolat. Více informací v našich Zásadách ochrany osobních údajů.
Toto pole slouží k ověření a nemělo by se měnit.

Tip pro zpětnou vazbu č. 8: Poskytněte zpětnou vazbu také spontánně

Velkou chybou je, když se kultura zpětné vazby zvrhne ve formální akci. V nejhorším případě si lidé jednou za rok sednou a zpracují kontrolní seznam, aniž by spolu otevřeně a upřímně hovořili. Mnoho bodů v průběhu roku je již zapomenuto a chybí konkrétní příklady pro návrhy na zlepšení. Určité názory na ostatní lidi se již zakořenily, protože neměli možnost své chování korigovat.

Proto je na stránkách Raidboxes zcela běžné, že člověk dostává zpětnou vazbu několikrát za čtvrtletí nebo o ni aktivně žádá.

Tip pro zpětnou vazbu č. 9: Zpětná vazba může být také pouze pozitivní

Často panuje přesvědčení, že zpětná vazba musí být sama o sobě špatná nebo musí vždy obsahovat kritiku. Podle mého názoru tomu tak není. Zvláště dobří zaměstnanci často dělají všechno správně a inspirují lidi tím, že překonávají očekávání a vůbec nemusí moc mluvit.

Přesto byste si s ostatními měli alespoň jednou za půl roku sednout a dát jim najevo, jak si jejich práce vážíte. Zejména pokud se v minulosti vyskytly body kritiky, je obzvláště příjemné získat zpětnou vazbu, že už je tak nevnímáte a že si vážíte vlastního dalšího rozvoje.

Tip pro zpětnou vazbu č. 10: Poskytněte cílenou zpětnou vazbu

Zvláště když už proběhlo mnoho setkání se zpětnou vazbou, mohou nastat situace, kdy si už nemáte co nového říct. Proto je důležité zahrnout zpětnou vazbu do personálního rozvoje.

Nakonec není dobré neustále někomu vyčítat jeho silné a slabé stránky. Cílem by mělo být, aby každý pracoval podle své individuální osobnosti v oblastech, které odpovídají jeho silným stránkám. Zpětnovazební schůzky by proto měly být také příležitostí ke změně popisu práce.

Zpětná vazba je nejlépe založena na profilu silných stránek, kterého v nejlepším případě dosáhne každý. Ten lze rozdělit na odborné, sociální, strategické, metodické a osobní kompetence. S dosažením kompetencí lze spojit povýšení. Tímto způsobem je ve firmě široká transparentnost toho, co se očekává. Prostřednictvím schůzek se zpětnou vazbou pak každý ví, jak na tom momentálně je, aniž by byl neustále upozorňován na nedostatky.

Závěr - Zpětná vazba chce být procvičována

Doufám, že byste si mohli vzít jeden nebo dva body s sebou, abyste dále zlepšili svou kulturu zpětné vazby (nebo kulturu vašeho týmu). Poskytování a přijímání konstruktivní zpětné vazby může zpočátku znít jednoduše, ale ve skutečnosti vyžaduje citlivost a praxi, zejména v případě negativní kritiky.

Jak jste viděli, pokud jde o zpětnou vazbu, je zde několik věcí, které je je dobré mít na paměti. V tomto smyslu: Pobavte se cvičením!

Líbil se vám tento článek?

Svou recenzí nám pomůžete zlepšit náš obsah.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinná pole jsou označena *.