Zpětná vazba je vlastně stará bota. Přesto se používá příliš často nesprávně. Každý, kdo někdy pracoval ve správné kultuře zpětné vazby, ví o transformačním efektu. V následujícím článku vám dám deset tipů, jak zlepšit kulturu zpětné vazby.

Nějak každý slyšel zpětnou vazbu dříve a možná ji již dal nebo obdržel. Poprvé ve studentské organizaci AIESEC jsem přišel do kontaktu se skutečnou kulturou zpětné vazby. Pro mě to bylo osvícení. Otevřená a upřímná zpětná vazba mi přinesla nejvíce ze všech osobních a profesionálních školení.

U Raidboxes Zpětná vazba se stala nedílnou součástí firemní kultury. V následujícím příspěvku vám dám deset tipů, jak ještě více zlepšit kulturu zpětné vazby.

Proč zpětná vazba?

Zpětná vazba je v mnoha společnostech nutností. Jednou ročně přichází hodnotící pohovor, alespoň pokud manažer nemá nic důležitějšího na práci. Při správném použití přináší kultura zpětné vazby následující výhody:

• Osobní konflikty lze řešit rychleji a efektivněji
• Agresivita je snížena dárcem zpětné vazby, než eskaluje
• Příjemce zpětné vazby lépe poznají své silné a slabé stránky
• Zájemce o zpětnou vazbu dostane své "slepé místo" zobrazeno(okno Johari)

Tip na #1: Pořizování poznámek předem

To je často zanedbáváno nebo považováno za zbytečné. Samozřejmě můžete spontánně dát člověku několik bodů zpětné vazby. Obzvlášť, když se chceš zbavit své kritiky.

Pro vhodnou a vyváženou zpětnou vazbu byste však měli trvat nejméně deset minut a poznamenat si pozitivní i zlepšení. Budete ohromeni tím, co vás ještě nashromáždí.

Tip na #2: Power Burger

Nejdůležitějším aspektem poskytování zpětné vazby je struktura a způsob, jakým je dána. Slavný je tady power burger.

Pro hamburger jsou burgerové buchty, které obklopují maso (kritika). Na začátku byste měli adresátovi slokatovat zpětnou vazbu, čeho si na ní ceníte a jaké pozitivní aspekty by měl zdůraznit. Tento první úvod slouží k otevření druhé osoby a získání následující zpětné vazby s lepším pocitem.

Zvláště pokud jste z nějakého důvodu rozrušeni a hodně se zaměřujete na negativní aspekty, pamatujte: V osobě jsou vždy pozitivní aspekty. Pokud spontánně nepřemýšlíte o žádných bodech, měli byste si sednout a přemýšlet o tom.

Nyní přichází kritika, tj. maso v burgeru zpětné vazby. Následující dva tipy vám poskytují podrobnější tipy, jak je nejlépe tvarovat.

V neposlední řadě byste měli skončit s něčím pozitivním. Tohle je poslední burgerová buchta a završuje konverzaci. Obě strany odejdou z rozhovoru s lepším smyslem.  Například:

"Jsem však velmi rád, že jste členem týmu, a jsem si velmi jistý, že se zde můžete opět výrazně zlepšit."

Tip na #3: Kritika vždy z pohledu první osoby

Pokud jde o zpětnou vazbu, sdílíte s někým pouze svůj vlastní subjektivní pohled. Neexistuje žádná objektivní pravda jako taková, ale nanejme se intersubjektivita (několik lidí má stejnou situaci).

Je proto velmi důležité, aby kritika byla formulována z pohledu první osoby. Zvláště pokud jste nedali častou zpětnou vazbu, není to vůbec dané. V našem každodenním životě obvykle komunikujeme ve formě Tebe.

"Jsi líný." (Vy perspektiva)

"Zdá se mi, že můžete zvýšit své pracovní vytížení." (I-Perspektiva)

Fráze z pohledu první osoby často obsahují následující fráze:

"Beru to takhle... to je pravda."
"Z mého pohledu..."
"Zdá se mi, že...!"
"Cítím..."
"Zdá se mi, že..."

Když s vámi váš protějšek začne diskutovat, je to dobrá známka toho, že jste sklouzli do perspektivy. Zvláště du-formulace jsou často považovány za útok.

Tip na #4: Podejte konstruktivní návrhy

Říct tomu druhému, co se ti nelíbí, je první krok. Po tom by však měl následovat konkrétní náznak toho, co chcete jako zlepšení. To je jediný způsob, jak může příjemce zpětné vazby v budoucnu skutečně změnit vaše očekávání.

Příklad: "Chtěl bych, abyste byli v kanceláři alespoň od 9:.m do 18:.m."

Tip na #5: Zeptejte se na jinou perspektivu

Vaše zpětná vazba by se měla vyhnout diskusím. V konverzaci se zpětnou vazbou není co hledat, protože dárce zpětné vazby sdílí pouze své subjektivní vnímání.

Na konci rozhovoru však dává smysl následující otázka:

"Jak to vidíte?"

To dává vašemu protějšku příležitost podělit se o svůj pohled na věc. V nejlepším případě – a to se stává poměrně často – to vidí stejně. Pokud příjemce zpětné vazby nesouhlasí, je to v pořádku. Je na vás, abyste respektovali jeho vnímání.

Příjemce zpětné vazby má tři možnosti, jak se vypořádat se zpětnou vazbou:

1. Přizpůsobení komunikace

Z jeho pohledu se zpětná vazba může zmýlit. Pro něj to může znamenat, že musí zlepšit určité aspekty své komunikace, aby vytvořil jiné vnímání druhé osoby.

Například příjemce zpětné vazby přichází do kanceláře každé ráno v sedm hodin, ale jde mezi 16:30 a 17:00. Dárce zpětné vazby vždy přijde do kanceláře až v devět hodin. Aby se zabránilo nedorozuměním, mohl by se nyní respondent zpětné vazby postarat o to, aby jasně řekl, že je často v kanceláři velmi brzy. Příklad vhodné odpovědi:

"Chápu, že tento dojem byl vytvořen, a ujistím se, že jasněji sdělím, že ve skutečnosti již pracuji mnohem více."

2. Vezmětea zahajte zlepšení

Příjemce zpětné vazby může sdílet kritiku. Podle toho upravuje své chování, aby v budoucnu zlepšil svůj výkon.

"Chápu, že je zde zapotřebí vyšší pracovní zátěž a v blízké budoucnosti se budu více angažovat."

3. Neuzpůsobovat vnímání a chování

Příjemce zpětné vazby sdílí kritiku a nechce dále upravovat své chování. I to je legitimní, ale v dlouhodobějším horizontu to může mít negativní důsledky.

"Z mého pohledu dosahujem v krátké době velmi dobrých výsledků, a proto považuji své pracovní vytížení za přiměřené."

Tip na zpětnou #6: O zpětnou vazbu požádejte sami

Jak ve společnosti vytvoříte řádnou kulturu zpětné vazby? Kultura, kde si kolegové také navzájem poskytují zpětnou vazbu a není to vždy šéf, kdo kritizuje své zaměstnance.  

Vzhledem k tomu, že jsme na Raidboxes Pomocí holokracie byla zřejmá myšlenka udržet volný slot pro diskuse o zpětné vazbě na měsíčních schůzkách o správě. To však nevedlo k větší zpětné vazbě.

Cílem by mělo být, aby každý dostal zpětnou vazbu i zpětnou vazbu. Nejlepší je tak učinit několikrát a z vlastní iniciativy.

Aby se rozsoudí skutečná kultura zpětné vazby, doporučují se následující body:

• Dokonce i jako šéf, zaměstnanci po jejich zpětné vazbě otázky. Konverzace se zpětnou vazbou může být od začátku navržena pro obě strany.
• Podejte pravidelnou zpětnou vazbu. Když si někdo všimne, že zpětná vazba je nuply a je součástí otevřené kultury, je pravděpodobnější, že zpětnou vazbu poskytne sám.
• vždy otevřené diskuse. I když v podstatných diskusích není nic skryto, existuje také otevřená kultura komunikace v osobních vztazích.
• Vyjádřete se veřejně proti rouhání. Rouhání nemá se společností nic společného. Pokud má někdo problémy s osobou, měla by být konverzace se zpětnou vazbou vyhledána co nejdříve. To by mělo být jasně jasné přímo veřejnosti v prvních tendencích rouhání.

Tip #7: Zapnutí mediátorů

Někdy mohou na dojít k obzvláště závažným konfliktům. V těchto případech by měla být ve společnosti role mediátora, která pak moderuje proces zpětné vazby a věnuje pozornost výše uvedeným bodům.  

Pokud je to možné, měl by mediátor přinést zkušenosti s moderací a zpětnou vazbou a neměl by být součástí vedení. Tímto způsobem může zajistit rovnováhu sil i v kritických otázkách.

Tip na zpětnou #8: Podejte zpětnou vazbu spontánně

Je velkou chybou, když kultura zpětné vazby degeneruje do formální akce. V nejhorším případě sedíte spolu jednou za rok a vypracováte kontrolní seznam, aniž byste spolu mluvili otevřeně a upřímně. Mnoho bodů v průběhu roku již bylo zapomenuto a neexistují žádné konkrétní příklady návrhů na zlepšení. Některé názory na kolegy se již zakořeněly, protože neměli šanci své chování napravit.

Proto jde o Raidboxes také to, že člověk obdrží zpětnou vazbu několikrát za čtvrtletí nebo ji aktivně vyžaduje.

Tip na zpětnou vazbu #9: Zpětná vazba může být pouze pozitivní

Často existuje obecné přesvědčení, že zpětná vazba musí být špatná jako první nebo vždy zahrnovat kritiku. Podle mého názoru tomu tak není. Zvláště dobří zaměstnanci často dělají vše správně a inspirují se tím, že předčí očekávání a není velká potřeba řeči.

Nicméně byste si měli alespoň jednou za šest měsíců krátce sednout se svými kolegy a říct jim, jak moc si ceníte jejich práce. Zvláště když se v minulosti objevily kritiky, je obzvláště příjemné se dozvědět, že již nejsou vnímány jako takové a že je oceňován vlastní další vývoj.

Tip na #10: Cíleně poskytněte zpětnou vazbu

Zvláště když došlo k mnoha konverzacím se zpětnou vazbou, mohou nastat situace, kdy si nebudete mít co říct. Proto je důležité zahrnout zpětnou vazbu do rozvoje personálu.

Nakonec nemá smysl neustále před sebou držet silné a slabé stránky kolegy. Cílem by mělo být, aby každý pracoval podle své individuální osobnosti v oblastech, které odpovídají jeho silných silnou stránkoum. Diskuse o zpětné vazbě by proto měly být také příležitostí ke změně popisu práce.

Zpětná vazba je nejlépe založena na silovém profilu, kterého v nejlepším případě dosáhne každý kolega. To lze rozdělit podle odborné, sociální, strategické, metodické a osobní způsobilosti. Příslušná povýšení mohou být spojena s dosažením kompetencí. Ve společnosti je například široká transparentnost ohledně toho, co se očekává. Prostřednictvím zpětnovazební konverzace každý jednotlivec ví, kde se v té době nachází, aniž by byl neustále informován o nedostatcích.

Závěr - Zpětná vazba chce být procvičována

Doufám, že byste si mohli vzít jeden nebo dva body s sebou, abyste dále zlepšili svou kulturu zpětné vazby (nebo kulturu vašeho týmu). Poskytování a přijímání konstruktivní zpětné vazby může zpočátku znít jednoduše, ale ve skutečnosti vyžaduje citlivost a praxi, zejména v případě negativní kritiky.

Jak jste viděli, pokud jde o zpětnou vazbu, je zde několik věcí, které je je dobré mít na paměti. V tomto smyslu: Pobavte se cvičením!