Od podnikatelů po zavedené agentury stále více lidí používá praktické manažerské nástroje. Pokud se však zaregistrujete k desítkám nástrojů s velkou motivací, nebudete automaticky produktivnější. Lea podle elsch&fink, jeden WordPress společnosti Münster, nabízí vhled do jejich každodenního života a odhaluje, které nástroje pomáhají udržet podnikání dokonale pod kontrolou.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack , Zenkit a spol.: Nejsou to undergroundové kapely nebo Pokémon, ale aplikace a nástroje pro správu navržené tak, aby nám usnadnily život.

Organizace a správa jsou důležité pro webové projekty jakékoli velikosti. Ale nástroje samy o sobě nemohou dělat zázraky. Pouze ti, kteří se rozsáhle zabývají novým nástrojem a integrují jej do přirozeného pracovního postupu, jej mohou používat ziskově, časově a produktivně.

To je důvod, proč dnes dávám nahlédnout do našeho každodenního agenturní života v elsch&fink a řeknu vám, jaké nástroje používáme k ...

• ... Inspirace a vstupy
• ... interní komunikace
• ... naše projektové řízení

... efektivní a rozumné řízení.

1. Shromažďování nových nápadů a identifikace trendů

Ti, kteří navrhují webové stránky, které vypadají jako v roce 1998, od nich houfně utíkají. Designéři a konceptuální designéři musí vytvářet své návrhy na špici času, rozpoznat trendy a zároveň vyniknout z davu. Zejména lidé v digitálním průmyslu žijí na neustálém vstupu, aby rozvíjeli neobvyklé a nové nápady.

Ale i když jste zodpovědní za technologii, programování nebo použitelnost, měli byste se podívat na aktuální aktualizace zabezpečení, nově odkryté útočné povrchy WordPress nebo nejnovější zjištění uživatelského výzkumu.

Feedly je jednoduchý a velmi praktický nástroj pro sběr zajímavých předmětů. Již ve volné verzi můžete sledovat až 100 publikací a blogů a vytvářet informační kanály specifické pro konkrétní témata. Takže veškerý obsah vašich oblíbených zdrojů vždy sbalíte a doručíte v reálném čase.

Sečteno a podtrženo, pokud budete dělat svou práci dobře a zůstanete na míči, budete každý den konfrontováni s tunami obsahu. Ale kam uložit to, co si myslíte, že je obzvláště užitečné?

Poznámky aplikace vás dostanou do vypořádat se s záplavou informací

Pro mnoho podnikatelů a webových profesionálů se osvědčily aplikace pro pořizování poznámek, jako je Evernote nebo OneNote. Pomocí těchto šikovných nástrojů můžete organizovat a přímo upravovat své nápady, poznámky a obsah, se kterými se setkáte v bulletinech, informačních kanálech a podobně. Synchronizací všech zařízení můžete také zaznamenávat spontánní nápady a kontakty na centrálním místě na cestách.

Abychom mohli sdílet zajímavý obsah ve velkém kole nebo s určitými kolegy, používáme náš interní komunikační nástroj v agentuře, o kterém si za chvíli přijdu promluvit.

V podstatě nezáleží na tom, zda zachytíte své nálezy a nápady v aplikaci, záložce prohlížeče nebo starém dobrém poznámkovém bloku.

Hlavní věc je, že nejen zachytíte nové poznatky, ale také je vypracujete a přenesete je do svého podnikání.

Koneckonců, pokud minete značku současných trendů a vývoje, můžete brzy pověsit své podnikání.

2. Ušetřete čas a nervy efektivní komunikací

Zejména v digitálním průmyslu je důležité být schopen rychle, flexibilně a spolehlivě komunikovat s vlastním týmem a zákazníky. V mnoha případech to e-mail již nemůže dělat.

Všichni jsme si vědomi problému úplného přetékání schránek, kde jsou beznadějně ztraceny důležité e-maily mezi spamem, zpravodaji a zpravodaji z interního mailing listu.

Řešení: Chatovací nástroj pro interní komunikaci. Zejména u krátkých požadavků, spontánních změn nebo informací pro konkrétní týmy nabízí komunikační nástroj obrovskou přidanou hodnotu.

Krátké a rychlé komunikační kanály díky Slack

V agentuře používáme pouze nástroj pro zasílání zpráv pro interní komunikaci Slack . Také v WordPress -Společenství všechny dohody, schůzky a projekty jsou zcela Slack Regulované. Messenger se osvědčil i u velkých společností, agentur a nezávislých pracovníků.

Výhody Slack na první pohled:

• Doručená pošta zůstává zdarma pro důležité e-maily od zákazníků a partnerů spolupráce.
• Všechny zprávy jsou centrálně zdokumentovány. Zvykli jsme si například na setkání ve vhodných Slack kanálu pro post krátkého protokolu.
• Prostřednictvím chatovacích kanálů specifických pro konkrétní téma dostává každý v nejlepším případě pouze relevantní zprávy a je méně rozptýlen od práce.
• Alberne videa, GIF a spol. jsou spojeny na jednom místě: "volnočasový kanál".

Dokonce i chatovací nástroj má pasti produktivity

S poslem, jako je Slack tým může být pouze tak rychlý a flexibilní, jak to nejpomalejší člen týmu umožňuje. Z tohoto důvodu by zavedení nového nástroje mělo být dobře naplánováno a dohodnuto s celým týmem.

Optimální počet Slack hledání kanálů je další výzvou. U příliš mnoha kanálů existuje riziko, že se o tom bude diskutovat dvakrát a že komunikace není o moc efektivnější než u e-mailů. Příliš málo kanálů vás zase odvádí od mnoha zpráv, které pro vás vůbec nejsou relevantní.

Aby se zabránilo těmto chybám, měla by být celá komunikační struktura pravidelně vyhodnocována a upravována.

3. Jak zkrotit bestii řízení projektu pouze dvěma nástroji

Mohli bychom zaplnit celé knihy tím, že se budeme snažit získat kontrolu nad vlastním projektem jako start-up agentura. Projektové řízení je mimořádně rozsáhlé a samo o sobě je v kompetenci.

Účelem nástroje řízení projektů je vždy centralizovat plánování a organizaci úkolů.

Aby tým mohl efektivně pracovat, potřebuje každý člen přehled: Jak si stojí projekt? Co je třeba udělat a kdo je za to zodpovědný? Jsme stále v rozpočtu? Zejména pro projekty s více WordPress rychle dosáhnete svých limitů bez nástroje.

Nenajdete dokonalý nástroj přes noc

Kromě plnohodnotných a vysoce složitých nástrojů, jako je Redbooth a Basecamp, existují na trhu také štíhlejší alternativy, včetně Trello, Hygger a jeho manželek. Ty jsou zvláště vhodné, pokud se nechcete zabývat složitými funkcemi nebo obejít strmou křivku učení.

U velmi základních požadavků postačuje nástroj, který vám umožní definovat úkoly, nastavit termíny a přiřadit odpovědné osoby, například ve formě kontrolních seznamů. Kromě toho by všichni členové týmu měli mít přístup k němu lokálně a mobilní současně.

Začali jsme s analogovým papírovým systémem, ztratili jsme se v chaosu,testovali různé nástroje (Jira příliš komplikovaná, Ásana v té době příliš jednoduchá, Basecamp nějak ne naše věc, ActiveCollab dobrý, ale ne dost dobrý) a nakonec skončil s kombinací Trello a Moco.

Moco pomáhá s akvizicí, sledováním času a fakturací

Používáme Moco jako...

• ... velmi jednoduchý systém pro CRM pro ukládání adres a jejich propojení s projekty.
• ... Nástroj pro pořízení pro vytváření a správu nabídek. Tímto způsobem sledujeme průběh našich akvizičních procesů.
• ... Sledovací nástroj pro naše projekty: To znamená, že vždy sledujeme rozpočet jednotlivých projektů.

Použití Moco je relativně samozřejmé a vyžaduje málo času na trénink. U Trella je to ale trochu jiné.

Trello pomáhá spravovat úkoly

Trello je v podstatě nástroj pro seznamy úkolů, jehož strukturu si musíte představit jako sbírku velkých pinboardů: každá stěna (nazývaná "Deska" v Trello) je projekt. Visí na tom seznamy jednotlivých karet. Každá karta má úkol, který můžete nastavit konečný termín a přiřadit členovi týmu.

Tajemství Trella: Kanbanový princip

Stejně jako Hygger je Trello založeno na kanbanové soustavě, která vznikla v Japonsku. "Kanban" znamená "štít, karta". Účelem celé věci je udržet procesy co nejšlechtilejší, agilní a rychlé.

Myšlenka, která za tím stojí, je poměrně jednoduchá:

1. Mapy: Projekt je rozdělen na úkoly. Pro každý úkol je vytvořena mapa.
2. Seznamy: Seznamy jsou vytvořeny na projektové tabuli, které se obvykle nazývají "Dělat", "Probíhá" a "Hotovo". Systém lze samozřejmě doplnit, např.B. seznamem "Čekání na zpětnou vazbu".
3. Zpracování: Týmy a zaměstnanci nyní nezávisle kreslí mapy z "To Do", přesuňte je do "Probíhá" a po dokončení pracovního balíčku na "Hotovo".

Tento způsob práce vždy poskytuje každému jasný přehled o aktuálním stavu projektu. Vysoký stupeň sebeodsvěcení také drží motivaci členů týmu na uzdě.

Chcete-li zajistit, aby v procesu nebyla žádná dopravní zácpa, mohou všichni pracovat pouze na omezeném počtu úkolů. Tam, kde se projeví úzká místa, je nutná pružná restrukturalizace. Pravidelné schůzky o stavu podporují komunikaci v rámci týmu.

Trello je také vhodné bez Kanbanu

Kanbanový systém je vhodný zejména pro menší projekty. Když máme velké a složité WordPress webových stránek, jedna deska nám nestačí. Bylo by zde zapotřebí tolik různých map, že jednotlivé týmy by již neměly přehled. A kdybychom měli samostatnou tabuli na tým, nikdo by nemohl dohlížet na celkový projekt.

Ve skutečnosti nepoužíváme Trello podle kanbanového principu, ale vytváříme seznamy podle pracovní oblasti, například designu, informační architektury, textu, technologií a řízení projektů. Vyměňujeme si to, co je v současné době upravováno na pravidelných schůzkách.

Bez ohledu na to, jak používáte Trello, někteří z vás a váš tým jej budou používat konzistentně. Když kolega v projektu vytvoří seznamy podle kanbanového systému a dalších křížových tematických úkolů, nikdo není pomoci. Trello má přidanou hodnotu pouze v případě, že všichni používají stejný systém.

Závěr: Správná aplikace je zásadní

Co bys teď neměl dělat, je utéct a utéct s Mocem, Trellem, Slack Jen proto, že jsi to četl tady. Takové nástroje jsou užitečné pouze tehdy, pokud je používáte moudře. To znamená, že nástroj vám musí buď pomoci ušetřit čas, nebo výrazně zlepšit proces, aby se vyplatil.

Některé věci, například použití interního chatu, fungují relativně jasně. Jiné nástroje vyžadují, aby si uživatel byl vědom příslušných procesů a metod na pozadí. Vždy byste měli zvážit toto úsilí proti výhodám. Máte nějaké tipy pro používání nástrojů pro správu, jako jsou Trello a Co.? Jsem potěšen vašimi komentáři!