Chcete navrhovat online workshopy, které budou nejen informativní, ale také kreativní a poutavé? Chcete, aby vaše schůzka na dálku měla přidanou hodnotu a byla zábavná? Zde se dozvíte, jak vést setkání v malém kruhu i akce s velkými skupinami tak, aby všichni účastníci byli nadšeni.

Není nic horšího než špatně naplánovaný online seminář. Pro udržení vysoké motivace účastníků je třeba mít dobře promyšlený a dynamický program. Při tom jsou metody pro workshop na dálku srovnatelné s workshopy na živo. Organizace jen musí být přizpůsobena digitálním nástrojům. Online semináře se zároveň v několika ohledech velmi liší od tradičních akcí "na místě". Věnujte proto dostatek času tomu, abyste se seznámili jak s obsahem, tak s technikami, které chcete použít k jejich zprostředkování.

Aby byl váš příští online mítink úspěšný, dám vám z první ruky strategie a nástroje pro plánování dokonalého online programu. Oni totiž existují nejrůznější metody, jak kreativně navrhnout a vést digitální workshopy.

Co se dozvíte v tomto příspěvku:

1. Správné prvky vašeho online workshopu
2. Workshopová pravidla pro práci: jejich stanovení
3. Návrh zahřívacího kurzu a vytváření sítí účastníků
4. Správný úvod do tématu
5. Zábavná prezentace vaší přednášky
6. Podpora spolupráce mezi účastníky 
7. Tipy pro více energie a interakce
8. Závěrečné moderování

Dynamický program - alfa a omega vašeho online workshopu

Dynamický program je v online prostředí ještě důležitější než v off-line prostředí. Online agenda musí splňovat velmi zvláštní požadavky - právě proto, že v digitálním prostoru je mnohem obtížnější udržet pozornost účastníků. 

Jak tedy uspořádat úspěšnou online schůzku, která bude produktivní a zábavná a zároveň podnítí spolupráci mezi účastníky? Jako odpověď se naskytuje celá řada metod. Program vašeho online semináře profituje z přednášek, diskusí, otázek a cvičení.

Vstupní fáze musí být krátké. Nezáleží na tom, zda váš online seminář trvá dvě hodiny nebo dva dny, čistá doba prezentace by neměla přesáhnout 15 minut. Poté následuje úkol nebo skupinová práce, při níž jsou účastníci vyzváni k aktivitě. 

Pravděpodobnost, že vaše schůzka bude dobře přijata, se zvyšuje s počtem naplánovaných skupinových fází. Ty lze velmi dobře organizovat pomocí tzv. breakout sessions. Během těchto sezení mají účastníci možnost hovořit spolu v malých skupinách - nejen na technické úrovni, ale případně i na osobní úrovni. Můžete si být jisti, že breakouts s velkou pravděpodobností zvýší jejich individuální angažovanost. 

S délkou online workshopu se zvyšuje také potřeba rozmanitých cvičení, skupinové práce a zajímavých diskusních kol. Připravte odpovídající počet úkolů, které vyžadují aktivní účast účastníků, ať už individuální nebo skupinovou.

Je velmi důležité dělat přestávky. V tom se online semináře zásadně liší od osobních akcí. Každých 60 minut byste měli udělat alespoň desetiminutovou přestávku, aby se všichni účastníci mohli nadechnout a měli čas na základní potřeby. Pokud se online seminář protáhne na celý den nebo i déle, měli byste počítat s více přestávkami. 

1. správné prvky pro váš online workshop

Metody pro seminář na dálku se příliš neliší od metod pro online seminář, který se koná na místě. V zásadě existuje pět prvků, které můžete použít pro všechny typy událostí. V případě online workshopu je třeba pouze přizpůsobit realizaci dostupným digitálním nástrojům. 

V zásadě platí, že čím větší rozmanitost, tím zajímavější (a efektivnější) online workshop. V kontextu online akce by proto každý ze zde uvedených prvků neměl trvat déle než 15 minut:

• Přednášky pro předávání znalostí (ideálně na začátku nebo jako hlavní prvek online semináře) 
• Diskuse v malých skupinách: Výměna názorů na konkrétní téma nebo otázku 
• Cvičení: Vypracování a prezentace konkrétního obsahu účastníky
• Hodnocení: Diskuse účastníků o scénáři nebo případové studii
• Otázky a odpovědi (ve velkých skupinách, v malých skupinách nebo při individuální práci)

2. definovat a sdělovat pracovní dohody

Vaši účastníci ještě neznají službu videohovorů, kterou používáte? Na začátku schůzky byste je pak měli seznámit s nejdůležitějšími technickými funkcemi. Dále sdělte pravidla hry a chování, která je třeba během schůzky dodržovat.

To zahrnuje důležité informace, jako jsou časy společných schůzek a přestávek nebo vaše očekávání ohledně aktivní účasti. Je také užitečné vysvětlit, co od online semináře očekáváte a jaké výsledky výuky si od něj slibujete. Kromě toho byste měli posluchačům sdělit, zda a kde bude obsah vašich prezentací obecně dostupný. 

3. návrh zahřívacího kurzu a vytváření sítí účastníků

Aby se prolomily pověstné ledy, scházejí se účastníci prezenčních akcí často předem, aby si u kávy vyměnili názory nebo navázali osobní rozhovor. Nebo moderátor zahájí schůzku teambuildingovou aktivitou. V případě workshopu na dálku je naopak důležité nejen dostavit se do skupiny, ale také se zorientovat v nástroji. Tyto okolnosti vyžadují trochu plánování, aby se dobrá nálada nepokazila hned na začátku. 

Zpravidla již úvod online workshopu rozhoduje o tom, zda jsou účastníci ochotni věnovat vám svou pozornost, či nikoli. Důležité je nikoho nezahltit - a zároveň zapojit každého jednotlivce. Stejně jako u offline workshopů jde v podstatě o rozvoj týmového ducha a propojení účastníků mezi sebou.

Slibný způsob, jak stmelit účastníky do komunity hned od počátku: Naplánujte si "kontrolu". Jedná se o úvodní otázku, která probudí účastníky a povzbudí je k interakci. Ve skupinách, které spolu pracují již delší dobu, funguje tato otázka jako ranní úkol. 

Do jaké míry by měl být úvodní check-in osobní, závisí na sociální struktuře. Je to tým, jehož členové jsou na sobě vzájemně závislí? Nebo je to skupina, jejíž členové se už pravděpodobně nikdy neuvidí? V prvním případě je týmové pouto intenzivnější a kontrola může být klidně osobnější. V druhém případě jde často o to, abyste se nejprve vzájemně poznali - osobní nebo emocionální vstupy zde nebývají na místě. Tip: Pokud je málo času, může se check-in uskutečnit také v chatu. Položte otázku a nechte účastníky na ni současně odpovědět. Odpovědi si pak můžete společně přečíst. 

4. správný úvod do tématu

Aby se účastníci co nejrychleji nadchli pro nové téma, lze použít různé metody:

• Škálové otázky: V grafickém znázornění - například mohou účastníci znázornit na škále své předchozí znalosti od malých až po velké. 
• Cyberstorming: Tato virtuální metoda brainstormingu slouží ke kreativitě a hledání nápadů. Všichni účastníci volně sdružují velké množství nápadů na určité téma a vyměňují si je v chatu. Cílem je zachytit neobvyklé myšlenky a opustit zaběhnuté myšlenkové pochody.
• Myšlenková mapa: Pomocí myšlenkové mapy můžete zjistit, které pojmy nebo podtémata jsou již známé. Poté, co si účastníci zapíší své pojmy na digitální tabuli, okomentuje krátce každý z nich svou poznámku. Neznámá témata, která se budou řešit v průběhu akce, lze označit barevně.

5. zábavná prezentace vaší přednášky

Mnoho řečníků, kteří dosud nemají zkušenosti s online moderováním, se obává, že předávání znalostí prostřednictvím Zoomu a podobných zařízení je obtížnější než offline. Mohu vás uklidnit: V žádném případě tomu tak není. Důležité je pouze prezentovat obsah vhodnou formou a nezahlcovat posluchače přílišným množstvím vstupních informací. Použijte několik stručných obsahů a atraktivní design - obojí udrží pozornost publika. Mimochodem: Totéž platí i pro offline akce. 

Pro mnoho lidí je obtížné vybrat z přednášek nebo prezentací to nejpodstatnější. Usnadněte si tento důležitý krok a mějte na paměti, že účastníci online semináře uvidí především vaše prezentace. Vy jako řečník (alespoň v režimu přednášky) můžete být viděni jen ve velmi malé míře. Mohou se také vyskytnout lidé, kteří se vaší akce účastní pouze prostřednictvím chytrého telefonu nebo tabletu. Vaše prezentace by proto měly být dobře strukturované a měly by se týkat pouze nejdůležitějších bodů.

Velmi praktické je shromažďovat otázky, které vyvstanou během prezentace, přímo v chatu. Tento postup chrání vaše vstupy a zabraňuje dlouhým přerušením, během nichž někteří posluchači rychle vypnou. Důležité: Sdělte toto pravidlo předem, nejlépe spolu s ostatními dohodnutými pravidly pro práci. 

Další tip: Pokud je to možné, měli byste si během fáze prezentace stoupnout. To podporuje rezonanci vašeho hlasu, a tím i vaši přítomnost ve (virtuální) místnosti.

6. podporovat spolupráci mezi účastníky 

Vzhledem k tomu, že časté a intenzivní fáze výměny mezi účastníky nesmírně zvyšují pozornost, je podpora interakce pravděpodobně nejdůležitějším prvkem každého úspěšného online semináře. Pokud tuto možnost nevyužijete, mohou účastníci místo živého semináře jednoduše poslouchat záznam vaší prezentace. Koneckonců chcete na svém online semináři nabídnout přidanou hodnotu. 

Následující nástroje jsou užitečné při stimulování interakce ve skupinách:

• Breakout sessions podporují diskusi a výměnu názorů v malých skupinách
• Průzkumy veřejného mínění umožňují klást otázky na určité téma a zjišťovat názory (např. na Mentimetr nebo Echometr)
• Chat Waterfall a Round Robin se používají k rychlému shromáždění zpětné vazby a umožňují opakující se brainstorming
• Digitální tabule (např. FigJam, Concept Board, Miro nebo Mural) a další nástroje pro spolupráci (např. Google Suite) podporují společnou tvorbu náčrtů a textů i anotování dokumentů
• Najdete zde stovky nástrojů pro týmovou práci

7. tipy pro více energie a interakce

Každý to zná: několikahodinové sezení před obrazovkou nevyhnutelně vede k poklesu pozornosti. Nebojte se - je to zcela normální. Aby se energie z virtuální místnosti úplně nevytratila, můžete do programu workshopu zařadit drobné pohybové hry. Ty nejen zlepšují náladu, ale také fyzickou kondici účastníků. Uvolňují napjaté svaly a aktivují je pro další kolo. 

Zde najdete skvělou sbírku workshopových her na zvýšení kreativity v týmu. Buďte při výběru klidně odvážnější, protože zkušenosti ukazují, že účastníci takovou nabídku obvykle přijmou. Pokud již máte zkušenosti s vedením seminářů na dálku, můžete různé metody zařadit pochopitelně spontánně. 

8. závěrečná moderace

Na konci každého online školení si zrekapitulujte, co jste se naučili. Poskytněte účastníkům stručný přehled o obsahu, použitých metodách a činnostech a ujistěte se, že nezůstaly žádné otázky nezodpovězeny.

Dobrý chcek-out dává skupině prostor a čas k zamyšlení nad tím, co se naučila. K tomu můžete naposledy využít chat a zeptat se účastníků na to, co je pro ně nejdůležitější, co se dozvěděli a jaké otázky jim případně ještě vrtají hlavou. Dejte pokyn účastníkům, aby své odpovědi posílali současně, pak je možné číst všechny zprávy naráz.

Check-out může mít také podobu závěrečného kola, ve kterém se každý postupně vyjádří. Abyste neztratili přehled o čase, je vhodné (zejména u větších skupin) omezit každý příspěvek - například na maximálně tři slova.

Vzorový program online semináře

Pravděpodobně nejdůležitějším pravidlem pro každou online agendu je pravidelné střídání přednáškové a interakční fáze. 

Úkol	Místo
Přivítání, technické uspořádání, registrace	Plénum
Vzájemné seznámení/zahřívací kolo (představení účastníků a první vyjádření k tématu)	Místnosti s přestávkami, poté shrnutí v plénu nebo chat Watefall
Úvod do tématu	Plénum, doplněné o škálové otázky nebo myšlenkovou mapu
Přednáška / vstup (předávání znalostí)	Plénum, v případě potřeby sdílejte selektivně obrazovku
Diskuze/pracovní fáze	Místnosti pro odpočinek a digitální tabule
Prezentace výsledků práce	Plénum, v případě potřeby sdílená obrazovka
Získání zpětné vazby	Nástroj pro průzkum a/nebo Chat Waterfall
Závěr, odhlášení, konec	Rozloučení v plénu

quäntchen + glück vytvořila užitečného průvodce pro workshopy na dálku. Zde naleznete cenné tipy a nápady pro přípravu a sledování online seminářů a setkání.

Závěr k online seminářům

Pro úspěch online akcí je velmi důležité, zda a jaké zkušenosti mají účastníci s příslušnou technologií. Účastníci s dostatečnými předchozími znalostmi se snáze soustředí na obsah. Na druhou stranu, pokud skupina s použitým nástrojem nikdy nepracovala, neměly by být speciální funkce pro účastníky semináře žádným hendikepem.

Nezáleží na tom, zda účastníci sedí u svých notebooků doma nebo u počítačů v kanceláři: Nezapomeňte je znovu a znovu zapojovat. Vhodnými nástroji jsou hlasovací kola nebo breakout sessions, krátká výměna názorů (ústně nebo přes chat) či tvůrčí cvičení na digitální tabuli. Jako moderátor můžete odčítat reakce účastníků z jejich chování a zjistit, jak vysoká je jejich pozornost - a v případě potřeby cíleně zakročit.