Vychytávky pro vyšší produktivitu: Dělejte více, stresujte se méně

Jan Tissler Aktualizováno 22.
7 min.
pracovat produktivněji
Naposledy aktualizováno 22.

Existují lidé, kteří dělají neúnavně a nezadržitelně jeden úkol za druhým. Zdá se, že jejich dny mají výrazně více než 24 hodin. Prodali své duše ďáblu? Nebo jen vědí něco, co já nevím? Moje nejlepší tipy, které vám pomohou pracovat produktivněji.

Něco takového si myslím, když vidím vysoce produktivní lidi. A co všechno zvládnou. Po čase jsem se naučil mnohem více o tom, co mě sámotného dělá více produktivním - a co ne. Něco z toho bych vám rád předal. Znáte další tipy a triky? Pak se těším dole v komentářích na diskuzi s vámi.

Produktivita vs. zaneprázdněnost

To vám jistě připadá povědomé: Celý den jste byli "zaneprázdnění", ale nakonec nemáte pocit, že jste bůhvíco zvládli. Sotva víte, na čem jste pracovali. Některé práce jsou prostě takové. Existuje i mnoho úkolů, které nikdy opravdu nemůžete dokončit. Nedocílíte tedy toho uspokojivého pocitu, že si něco můžete odškrtnout.

Nebo jste byli zaměstnaní, jen ne těmi důležitými věcmi. A to je rozdíl mezi produktivitou a zaneprázdněností: V jednom případě děláme věci a dokončujeme projekty. V druhém vidíme především, že máme co dělat - abychom se cítili lépe, nebo byli schopni něco prokázat.

Proto se ptejte v průběhu dne sami sebe, zda jste poslední půlhodinu využili produktivně, tedy zda jste pracovali na důležitých projektech a úkolech. Nebo jste se jenom postarali o to, aby měl váš mozek co dělat? Jedním z klíčů k vyšší produktivitě je poznání, že některé úkoly jsou důležité, ale ne naléhavé. Jiné jsou důležité a naléhavé. A zase jiné ani jedno z toho.

Projekty stanovení priorit
Priority si můžete snadno a rychle stanovit v kalendáři.

Proto byste měli svůj čas rozdělit. A pokud jste trochu roztržití, měli byste záměrně bojovat proti běžnému rozptýlení. Například nastavením smartphonu na "Nerušit". Podívejte se také na naše tipy pro práci na dálku.

Priorita: To nejdůležitější je na prvním místě

Někdy existují úkoly, které jsou důležité a naléhavé, ale opravdu se vám do nich nechce. Daňové přiznání patří pro některé v nás do této kategorie.

Našel jsem jednoduchý trik, který mi pomáhá: čím větší je můj odpor k úkolu, tím dříve ho v den musím udělat. Protože máme jen omezenou zásobu odolnosti a síly na den. Ráno jsme ještě čerství a plní energie. Odpoledne to může vypadat úplně jinak.

Pokud udělám nepříjemné úkoly okamžitě, má to dvě výhody:

  • Protože jsem stále "mentálně svěží", řeším tyto úkoly s maximální energií. V důsledku toho je udělám mnohem rychleji než odpoledne. Protože pak můj mozek neustále hledá výmluvy, aby se mohl zabývat s něčím jiným.
  • Mám v ten den okamžitě pocit úspěchu, protože jsem úspěšně překonal své vnitřní já. V ideálním případě mi to pomůže s ostatními úkoly dne.

Dlouhé projekty, krátké sprinty

Mnohé z mých úkolů jsou rozsahově přehledné. Měří se v hodinách nebo dnech, ale zřídkakdy v týdnech nebo dokonce měsících. Jakmile mám dlouhodobější projekt, plánuji pro něj jasně definované časové období každý pracovní den.

Pokud to vyžaduje všechnu mou pozornost a kreativitu, pak ráno. Pokud je to spíše tvrdá práce, která nevyžaduje tvůrčí výkon, dělám to odpoledne. Ale důležité v obou případech: Čas a délku se snažím udržet konstantní. Je to znovu a znovu neuvěřitelné, kolik toho zvládnu, když pracuji důsledně jednu hodinu každý den.

Práce zabere tolik času, kolik jí dáte

Obecně platí, že je dobré přemýšlet o tom, kolik času chcete věnovat úkolu, než s ním začnete. Určitě jste to zažili: úkol vás obvykle stojí hodinu, ale pokud na něj máte jen půl hodiny, zvládnete to také.

Tip: Pracujete jako freelancer? Pak existuje řada stresových faktorů, které nemusí být. Jak se vyhnout typickým chybám jako freelancer, vám prozradím v tomto článku.

Je zde samozřejmě důležité, správně stanovit priority: je to otázka jasného omezení právě těch úkolů, které naší produktivitě přinášejí jen málo. Nebo nejsou doopravdy důležité.

Skvělý svět záznamu času

To také zahrnuje dozvědět se, s čím doopravdy trávíte svůj čas. Téma záznamu času je také něco, čemu se někteří lidé brání rukama a nohama. Existují na to nástroje, ale někdy stačí jednoduchý seznam.

Díky záznamu času se můžete rychle a jednoznačně dozvědět, do kterých černých děr vaše produktivita mizí. Koneckonců jsme obklopeni řadou rozptýlení. A mnoho digitálních zařízení a služeb vědomě pracuje se stejnými triky jako kasina. Už se díváme do naší e-mailové schránky nebo "jen rychle" na Twitter. Často o tom ani nevíme.

Žádné napětí bez relaxace

Zároveň platí: Nestanete se produktivnějšími tím, že se bez přestávky a rozptýlení soustředíte pouze na práci. Váš mozek také potřebuje okamžiky odpočinku. Někdy musíme dobít baterie. Nuda je cenná!

Důležité je, že všechno má svůj čas. Za vykonanou práci byste se taky měli vědomě odměnit pauzou.

Naprosto magický "flow"

Někdy zažijete, že pracujete produktivně a čas letí. Blížíte se svému cíli neskutečnou rychlostí. Tento pocit vzniká, když se můžeme nerušeně věnovat úkolu, který nás zajímá a vyzývá.

Čas od času potřebujeme malé popostrčení, aby to takhle fungovalo. Tip, který funguje dobře u mě: Dejte těmto úkolům jen omezený čas, například 30 minut. S trochou štěstí už to stačí, aby vám šla práce od ruky. A pak možná zvládnu za hodinu, čemu se vyhýbám celé dny. A pokud ne, pracoval jsem na tom 30 minut - to je lepší než nic!

Dobře naplánováno je napůl hotovo

Často se doporučuje plánovat další pracovní den předem, a to buď na konci aktuálního pracovního dne, nebo večer. Argument: Ráno okamžitě víte, co musíte udělat. A svou čerstvou energii okamžitě využijete k produktivní práci.

Kanban rada
Plánování na projektové tabuli

Další bod: Nikdy neplánujte celý pracovní den. Vždycky je něco mezi tím. Nebo vaše úkoly trvají déle, než jste si původně mysleli. Pokud se vám každý den podaří zvládnout mnohem méně, než jste si naplánovali, pak vás to bude frustrovat. Pravidlem je: můžete plánovat dvě třetiny svého času, ne víc.

Bonus: "technika Pomodoro"

Jak jste si všimli, v tomto článku se nazabývám systémy produktivity, jako je Getting Things Done (GTD). Pro někoho to funguje. Pro mě moc ne: Mám pocit, že se spíš zabývám správou a tříděním svých úkolů, než je prostě udělat. Samozřejmě, že to může být u vás úplně jinak.

Ať tak či onak se nabízí, vzít si dobré prvky ze systémů, které u vás fungují. Klíčovou myšlenkou GTD je například vytvořit trvalé místo pro úkoly a nápady, než si je muset všechny pamatovat. Výhoda: Mozek používá méně výpočetního výkonu, aby nezapomněl na úkoly. Místo toho se může zaměřit na důležité úkoly nebo si odpočinout. Můj úložný prostor je Todoist. Existují desítky alternativ.

Pomůcka, díky které čerpám hodně i já, je "technika Pomodoro". Sahá až po Francesca Cirilla, který rozdělil svou práci do jasných časových období pomocí kuchyňského budíku. Základní myšlenka: Pracujete v 25-minutových sekcích, následuje 5 minut přestávka. Pokud máte za sebou čtyři takové úseky, budete mít delší přestávku, například 20 minut. Samozřejmě můžete tyto hodnoty upravit. Nicméně by to měly zůstat zvládnutelné úseky s pravidelnými přestávkami - protože v tom leží skutečný smysl.

Důležité je také: Každá sekce je věnována přesně jednomu předdefinovanému úkolu. Interní nebo externí rozptýlení si zapíšete a přesunete ho na přestávku nebo vložíte do plánování na pozdější dobu.

Na začátku dne (nebo jak je uvedeno výše den předtím) plánujete své úkoly. Současně definujete, kolik času (kolik sekcí / pomodori) plánujete pro každou z nich. Po každé části zaškrtnete svůj úkol a uvidíte, jak dlouho jste na něm pracovali.

Více struktury pro vaše úkoly

Tento přístup kombinuje mnoho tipů, o kterých jsem zde psal:

  • Velké úkoly jsou rozděleny do zvládnutelných menších částí, což je činí přístupnějšími.
  • Je snazší soustředit se na jeden úkol po dobu 25 minut, i když se necháte rychle rozptýlit.
  • Současně se dozvíte, jak dlouho určité aktivity trvají. Pak je můžete buď optimalizovat, nebo je alespoň lépe odhadnout. Takové počítání času je obzvláště důležité pro osoby samostatně výdělečně činné, kde je čas doslova peníze.
  • Plánováním dopředu, včetně managementu času, se postraráte o to, že si toho nenakladete víc, než můžete zvládnout.
  • Systém zajišťuje v neposlední řadě, že si dáte krátkou přestávku. Přiznám se, že jí někdy ignoruji, když mi jde práce od ruky.

Obecně tuto techniku nepoužívám tak doslova, protože mi osobně nevyhovuje. Na druhou stranu jsem si však mnoho prvků osvojil. Nyní například automaticky vím, jak dlouho chci na daném úkolu pracovat.

Můj závěr

Jedna věc, kterou jsem sotva zmínil v tomto článku je nástroje. Samozřejmě existují desítky, stovky aplikací a služeb kolem produktivity. Podívejte se na náš příspěvek Nástroje pro WordPress profesionály.

Nástroje mohou být velmi užitečné. Zároveň jsou však vynikajícím způsobem, jak odvádět pozornost od důležitých a naléhavých záležitostí. Ano, používám Todoist, jak je uvedeno výše. Jiní mají textový soubor na svém počítači pro stejný účel. Některé používají položky kalendáře. Ještě jiní spoléhají na papír a tužku. Nebo na whiteboard.

Tohle všechno je druhořadé. Důležité je, že si nejprve ujasníte, co pomáhá vaší produktivitě a co jí naopak stojí v cestě. Jakmile to budete vědět, najdete vhodné nástroje a pomůcky úplně sami.

Jaké tipy k produktivitě znáte vy? Máte otázky? Použijte funkci komentáře. Chtěli byste dostávat další tipy pro freelancery a agentury? Tak nás sledujte na Twitter, Facebook nebo přes náš Bulletin.

Obrázky: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan je online novinář a specialista na digitální publikování s více než 20 letou odbornou praxí. Firmy ho najímají jako autora, konzultanta nebo redakčního ředitele. Mimochodem je zakladatel a jeden z redaktorů časopisu UPLOAD. Obrázek autora fotografa: Patrick Lux.

Podobné články

Komentáře k tomuto článku

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinná pole jsou označena * .