Nástroje pro řízení projektů pro agentury: Asana, Trello, Slack , Zapier a spol.

Marcel Kurrek Poslední aktualizace 22.12.2021
11 min.
Nástroje pro řízení projektů
Poslední aktualizace 22.12.2021

Pomocí správných nástrojů pro řízení projektů můžete zlepšit komunikaci v týmu, vytvářet projektovou dokumentaci, zamezit duplicitě práce, sledovat harmonogram a především ušetřit spoustu času. Představíme vám nejdůležitější nástroje.

Nástroje pro řízení projektů minimalizují nadbytečné manuální úkony. Díky nim se neztratíte v nekonečných konverzacích prostřednictvím e-mailu, z nichž polovina zůstane nedokončena. Vzhledem k velkému množství nástrojů pro správu projektů byste však měli pečlivě zvážit, který z nich je pro vaše potřeby nejvhodnější.

Série článků a e-kniha o řízení projektů s WordPress

Toto je třetí díl našeho seriálu o řízení projektů. Celý seriál si můžete stáhnout také jako e-knihu zde. V prvních dvou částech se dočtete více o účelném plánování projektů naWordPress a o správných pracovních postupech pro vyšší efektivitu.

Asana

Asana je velmi oblíbený nástroj pro správu projektů, který má celou řadu užitečných funkcí. Na adrese RAIDBOXES nyní pracujeme také s aplikací Asana (dříve se Zoho). Snadno se učí a používá. Rozhraní se soustředí na podstatné body, zejména na milníky a hlavní prvky vašich projektů, které jsou vždy na očích.

Aplikace umožňuje uspořádat dlouhodobé cíle na časové ose nebo přepnout na zobrazení seznamu členů týmu, kde se zobrazují úkoly každého jednotlivce. K dispozici je také zobrazení nástěnky, takže můžete vidět celkový pohled na všechny projekty. Je tedy ideální pro agentury se středními až velkými týmy a souběžnou prací s klienty.

Asana vám nejen přesně ukáže, na kterých úkolech každý člen týmu pracuje, ale také vám umožní graficky zobrazit pracovní zátěž každého jednotlivce. Ke každému úkolu můžete také přiřadit pracovní zátěž a určit tak priority, co potřebujete rychle a co může počkat.

Management projektu Asana
RAIDBOXES také plánuje svůj obsah s Asanou

Asana nemá nativní fakturaci ani granulární reporting. Má však možnost integrovat aplikace třetích stran, které tyto funkce přidávají. Nástroj se dodává v následujících variantách:

  • Základní: Úkoly můžete zadávat prostřednictvím seznamu, nástěnky a kalendáře, přiřazovat členy týmu a termíny plnění. Zahrnuje používání mobilních aplikací a rozšíření Chrome až pro 15 členů týmu.
  • Premium: Tato varianta nabízí vlastní pole, zobrazení časové osy, pokročilé vyhledávání a přehledy a možnost přidávat hosty. Dále možnost vytvářet pravidla, přidávat formuláře a milníky, konzolu pro správu a oblasti pro soukromé projekty a týmy.
  • Business: Přináší sledování pracovní zátěže, portfolia, vlastní pravidla, pokročilé schvalování a možnost integrace dalšího softwaru.
  • Enterprise: podle poskytovatele zahrnuje mimo jiné individuální branding, rozšířenou podporu a zálohování, export a mazání dat a garantovanou dobu provozu.

Vzhledem k tomu, že se jednotlivé plány čas od času mění, zkontrolujte si prosím příslušný rozsah služeb. Některé zde popsané nástroje pro řízení projektů si můžete na chvíli vyzkoušet zdarma. Toho byste rozhodně měli využít, protože ne všechny týmy si rozumí se všemi softwary stejně dobře.

Trello

Pokud hledáte software pro správu projektů, který je uživatelsky přívětivý a má nejjednodušší křivku učení, pak byste měli vyzkoušet Trello. Uživatelské rozhraní Trello založené na kartách je obvykle okamžitě známé těm, kteří jsou zvyklí "organizovat" svůj pracovní prostor pomocí samolepicích poznámek. Nejvýznamnější rozdíl mezi systémem karet Kanban v aplikaci Trello a vaším pravděpodobně nepříliš přehledným pracovištěm spočívá v tom, že aplikace vše organizuje za vás. A že se nic nemůže ztratit.

Můžete také přidávat přílohy a využívat téměř neomezený prostor pro komentáře v rámci každé karty. Zobrazení aplikace Trello je uspořádáno vertikálně a umožňuje vizualizovat projekty, seznamy úkolů v rámci projektu, dílčí úkoly atd. To vám usnadní orientaci. To vám usnadní orientaci.

Přístup k aplikaci Trello - a všem ostatním nástrojům s podobnou strukturou - je díky tomuto přístupu obzvláště intuitivní. V levém sloupci je označena práce, která má být přidělena, poté přetáhnete jednotlivé karty úkolů do dalšího sloupce vpravo, abyste rozdělili a zahájili probíhající úkoly, poté je přetáhnete o další sloupec dále, když jsou zkontrolovány nebo dokončeny, a tak dále. Asana mimochodem funguje podobně.

Jednoduchost aplikace Trello je zároveň jejím největším nedostatkem. Protože plánování projektů Kanban je ústřední funkcí. Bez možnosti přepnout na jiné rámce, jako je rozšířené zobrazení kalendáře nebo rozsáhlý Ganttův diagram. Nicméně díky jednoduchému ovládání a nízké ceně je Trello užitečným nástrojem pro mnoho firem.

Microsoft Project a Microsoft Teams

Microsoft Project je jednou z nejkomplexnějších platforem pro řízení projektů. Projektoví manažeři z malých i velkých firem mají díky MS Project širokou škálu možností, jak plánovat svou práci a rozdělovat úkoly mezi své týmy. To zahrnuje různé vizuální reprezentace vašich projektů.

Nástroj například umožňuje uživatelům prezentovat své projekty prostřednictvím přizpůsobitelných Ganttových diagramů. Někteří dávají přednost této vizualizaci pro přidělování zdrojů a plánování pracovních postupů v čase.

Project svými dalšími funkcemi pro plánování projektů dalece přesahuje řadu konkurenčních softwarů. Sada nástrojů pro tvorbu rozpočtu například umožňuje vypočítat dosaženou hodnotu, která ukazuje odhadované náklady a výnosy konkrétního projektu. Pro někoho je to zbytečné přetížení, pro jiného povinnost. Vše závisí na průměrné velikosti vašich projektů. Záleží však také na úrovni profesionality, kterou od vás klienti očekávají.

Microsoft Teams je jako pomocník aplikace Project oblíbenou aplikací pro zasílání zpráv. Je obzvláště užitečná, pokud je vaše pracovní prostředí již sladěno s produkty společnosti Microsoft. Ty lze totiž nyní snadno propojit.

Slack

Stejně jako jeho příbuzný videokonferenční systém Zoom má Slack v důsledku pandemie Covid-19 nesmírně vzrostla jeho popularita. Najednou začaly nejrůznější kancelářské týmy hledat způsoby, jak koordinovat a komunikovat, aniž by se musely osobně setkávat. A právě k tomu je Slack ideální.

Testovaný software agentury

Na adrese RAIDBOXES již dlouhou dobu využíváme částečně nebo úplně naši domácí kancelář. Jaké nástroje používáme? A které vám můžeme doporučit? Přečtěte si naše články o nástrojích pro domácí kancelář a přehled softwaru pro agentury.

Ať už máte dvoučlenný tým, nebo řídíte velkou agenturu, stránka Slack zlepšuje vaši komunikaci díky více konverzacím v samostatných kanálech, soukromé komunikaci pomocí přímých zpráv a sdílení souborů. Stránky Slack jsou k dispozici ve verzi pro stolní počítače a mobilní zařízení.

Přehledné rozvržení zobrazuje vlevo všechna vlákna konverzací, všechny kanály nebo skupinové konverzace, ke kterým máte přístup, a všechny uživatele, kteří vám přímo poslali zprávu. Na adrese Slack jsou k dispozici hlasové a videochaty, ale ne vždy jsou příliš robustní. Na adrese RAIDBOXES rádi používáme Slack , ale pro videohovory jsme přešli na službu Google Meet. 

slack collaboration software
Slack usnadňuje komunikaci v distribuovaných týmech

Slack nabízí omezenou bezplatnou verzi, ve které si můžete nástroj nejprve vyzkoušet. Ti, kteří jsou zvyklí na Slack , se bez něj obvykle nechtějí obejít. Začátečníci však potřebují nějaký čas, než si uvědomí velké výhody tohoto nástroje.

Zapier

Zapier je možná nejzajímavější a nejinovativnější ze všech nástrojů pro spolupráci, protože to vlastně není nástroj pro spolupráci. Místo toho propojuje dvě nebo více jiných aplikací pomocí "zaps" a umožňuje jim vzájemnou výměnu informací. To vám umožní automatizovat mnoho kroků, které jste dříve dělali ručně v týmu nebo při komunikaci s klienty.

Pokud například obdržíte e-mail s přílohou, můžete nastavit jednofázové zap, které automaticky zkopíruje přílohu do Dropboxu a upozorní vás na to prostřednictvím adresy Slack . Máte možnost vytvářet Zaps na základě libovolného spouštěče.

Dalším příkladem může být nastavení nástroje Zapier tak, aby při přiřazení karty Trello s datem splatnosti automaticky zapsal událost do kalendáře členů vašeho týmu. Už žádné "Aha! Mělo to být dnes? Zapomněl jsem...". To jsou jen dva nápady z téměř nekonečného množství možností. I když již používáte nástroj pro správu projektů, který postrádá určité pracovní postupy, stojí Zapier za pozornost. Možná s ním můžete rozšířit stávající softwarové prostředí tak, aby spolu různé nástroje a procesy "komunikovaly".

Automatizace Zapier
Zapier nabízí integraci s mnoha známými službami.

Správa času a sledování

Kromě balíčků pro správu projektů existují také cenné nástroje, které vám pomohou mít přehled o všem a o všech. Někdy jsou součástí větších aplikací, jindy jako samostatná aplikace. Jako projektový manažer:v agentuře WordPress jste až po krk v každém aspektu práce svého týmu.

Ale i jako freelancer musíte mít na paměti širší souvislosti a možná koordinovat vnější síly a zdroje. Nakonec je řízení projektů především o sledování balíčků úkolů jiných lidí. Na určité úrovni je vaším úkolem řídit ty, kteří tyto úkoly plní.

Řízení času, jeho zaznamenávání a monitorování jsou nedílnou součástí vaší celkové strategie. Proto byste měli znát i vhodné nástroje.

Jak software pomáhá při správě času?

Jedním z klíčových úkolů při práci v distribuovaných týmech je: Jak zaznamenat skutečně odpracované hodiny na projektu, když pracujete z různých míst? Nebo pokud zapojíte další pracovníky na volné noze nebo agentury, kteří také chtějí dostat zaplaceno?

Už nejsme ve světě, kde můžete vytáhnout hodiny. Místo toho budete mít pravděpodobně dodavatele, kteří budou provádět nejrůznější složité úkoly po celém světě a možná i v různých časových pásmech. Jste obeznámeni s každým aspektem práce, která je spojena s tvorbou webových stránek WordPress ? I tak je těžké mít o všem přehled.

Zde přichází na řadu správa a sledování různých úkolů. Nejdříve si řekněme nepříjemnou pravdu: Nikdo nemá rád, když se mu manažeři dívají v práci přes rameno. Stejně tak manažeři nechtějí být vnímáni jako ti, kteří používají digitální bič a ztrácejí se v mikromanagementu.

První, co vás napadlo, když jste si přečetli titulek "Time management a sledování času", bylo něco jako: "My nejsme takový obchod. Věřím svému týmu." Faktem však je, že software pro správu času je přínosný jak pro vývojáře a návrháře, tak pro management.

Budoucnost je na volné noze a určuje se sama.

Žijeme v nové době, kdy práce na volné noze roste, zatímco stálých pracovních míst ubývá. Zejména v prostředí agentur WordPress . A i tam, kde naštěstí stále převažuje smluvně zajištěná práce, chtějí zaměstnanci více svobody. Například v podobě práce na dálku nebo pracovní doby, která si skutečně zaslouží přívlastek "flexibilní". Viz náš článek o výhodách a nevýhodách pro zaměstnance a firmy.

Hledání a udržení zaměstnanců

Při současném nedostatku odborníků s hlubokými znalostmi WordPress nebo online marketingu má vaše agentura co nabídnout. Ukážeme vám, jak je RAIDBOXES stále atraktivní jako zaměstnavatel. Například prostřednictvím modelu holokracie, naší firemní kultury nebo cílenou podporou týmové práce.

Zde je několik konkrétních způsobů, kterými řízení času a sledování času prospívají všem bez ohledu na to, jak a odkud pracují.

1. zaplaťte svým lidem, co jim náleží.

Většina zaměstnanců v kreativním sektoru nechce klasickou kancelářskou práci, kde by toužili po konci dne. Chtějí kratší a pružnější pracovní dobu. V zaměstnání, kde můžete pravidelně přijímat nové výzvy a za to dostávat vyšší hodinovou mzdu.

Na druhou stranu je pro pracovníka na volné noze často náročné zajistit, aby byla mzda odpovídající. Mnoho kreativců se prodává pod cenou a bojí se říct si o rozumnou hodinovou mzdu. Koneckonců, jiní by to mohli dělat "za méně". Skutečnost, že je obtížné přežít, je často opomíjena. Stejně tak je možné najít projekty, které jsou dobře placené - pokud je zároveň zajištěna odpovídající kvalita, viz důsledné řízení projektů.

Díky nástrojům pro správu času se již pracovníci na volné noze nemusí starat o to, zda dostanou to, na co mají nárok. A projektoví manažeři se nemusí starat o to, zda hodiny uvedené na faktuře byly skutečně odpracovány. Každý se může podívat na časovač v aplikaci a zjistit, co je splatné za určitý úkol nebo za určité platební období.

2. pohodlné účtování

A nejen to. Díky podrobným údajům můžete také ujistit své klienty, že platí přesně za to, co bylo provedeno - ne více a ne méně. Kdo by neznal nepříjemnou situaci, kdy musí vysvětlovat, že ten či onen úkol opravdu trval tak dlouho. Je to jako říct: "Ne, nebudeme přidávat na účet."

Většina z nás by místo takového trapného rozhovoru pravděpodobně raději počet hodin zaokrouhlila. Pokud však určitý úkol trvá o 20 minut déle, než jste předpokládali, a váš tým ho provádí 10krát týdně, znamená to, že ročně odpracujete 170 hodin.

S nástroji pro řízení času je sporů mnohem méně. Můžete se na zprávu odkázat a ukázat klientovi, jak dlouho přesně trvala která část. A vy se neřídíte jejich odhadem nebo přibližnou hodnotou. To je užitečné zejména v případě, že pro vás pracuje několik externích pracovníků na volné noze.

3. veškerá práce je zaúčtována

Když už mluvíme o agilním týmu, který je neustále v pohybu, položme si krátkou otázku: Kdo z vás někdy nedělal věci související s prací ve vlaku, v posilovně nebo během snídaně? Možná dokonce na svém chytrém telefonu?

Pracovníci na volné noze a mnozí zaměstnanci v kreativním průmyslu jsou zvyklí používat aplikace ve svých mobilních telefonech, tabletech a počítačích. Sledování času navíc umožňuje sledovat i práci, která jinak zůstává nepovšimnuta: Čtení a odpovídání na e-maily, zodpovídání dotazů zákazníků prostřednictvím Slack nebo videohovoru, údržba softwaru pro řízení projektů a tak dále a tak dále.

Díky softwaru pro sledování pracovní doby dostanete vy i vaši zaměstnanci zaplaceno za všechny minuty práce navíc, které tu a tam odpracují. Jsou to minuty, které se sčítají do hodin rychleji, než si myslíte.

4. sledujte rozpočet

Když začínáme výrobní fázi nového projektu, většina z nás má pravděpodobně tendenci v zápalu práce přibrat na palubu několik externistů. Nebo lidé z jiných týmů. Aby se projekt rozběhl a byl dokončen včas.

Tento přístup se však může rychle vymknout kontrole. Snaha o sladění pracovní doby "externistů" s pracovní dobou interních zaměstnanců může být noční můrou: Pak se vaše náklady rychle vymknou kontrole. A nakonec vyčerpáte rozpočet, který vám klienti stanovili.

Při správném řízení času máte všechna čísla přímo před sebou, ideálně na přehledném panelu. Takto můžete sundat nohu z plynu, pokud se vám počet účtovaných hodin vymkne z rukou. Nebo naopak můžete na projekt nasadit několik dalších lidí.

5. předložit přesnější nabídky

Znáte situaci, kdy váš tým neustále překračuje odhady úkolů, milníků nebo dokonce celých projektů? Pomohou vám nástroje pro řízení času. Jakmile si je zvyknete používat v rámci probíhajících projektů, začnete si vytvářet přesnější časové rámce. Jinými slovy, soubor pro provádění určitých typických úkolů a fází projektu.

Tyto údaje vám umožní poskytovat lepší odhady, což od vás všichni klienti chtějí. A nemusíte po svém týmu chtít, aby pracoval celou noc, protože jste příliš optimisticky odhadli čas. Co takhle nikdy neříkat: "Ještě jeden projekt, prosím. Pak už to bude lepší."

Nástroje pro správu času

Nástroje pro správu času vám zdaleka nepředstavují Velkého bratra, ale mohou vám pomoci soustředit se na práci. Motivujte svůj tým, aby o tom kdykoli promluvil, pokud se stále cítí sledován. Protože monitorování vám nebude k ničemu, pokud nebude rámec přijat. Někdy stačí upravit pravidla pro přestávky nebo zahrnout či vyloučit určité činnosti do sledování, aby se vaši kolegové cítili pohodlněji.

Hledáte podporu pro správu času nebo sledování času? Pak se můžete podívat mimo jiné na následující aplikace:

  • clockodo
  • clockin
  • askDANTE
  • todoist

K dispozici je také mnoho bezplatných nástrojů, pomůže vám jednoduché vyhledávání ve vyhledávačích "záznam pracovní doby" nebo "aplikace pro záznam pracovní doby".

Závěr: Řízení projektů pro WordPress

V této sérii článků jsme vám představili nejdůležitější koncepty a systémy moderního řízení pracovních postupů a projektů. V každém z těchto kroků je důležité sledovat, zda a jak můžete zohlednit potřeby svých klientů. A to v každé fázi projektu, od briefingu až po závěrečnou akceptaci.

Po nastavení rozumného systému řízení projektů se divíte, jak mohla práce předtím vůbec fungovat. Jako vyhledávaná agentura nebo pracovník na volné noze budete vždy procházet stresujícími fázemi. S výše uvedenými nástroji a strategiemi je však zvládnete lépe a bude jich méně. Další příjemný vedlejší efekt: díky plánování už nebudete přijímat některé úkoly, protože si okamžitě uvědomíte, že za to nestojí. Nebo je přijmete pouze tehdy, pokud zadavatel upraví podmínky a/nebo rozpočet.

Naše rada: Vyzkoušejte různé nástroje a způsoby řízení projektů. Promluvte si s ostatními agenturami a freelancery o tom, s čím mají dobré zkušenosti. Protože to, co se líbí jednomu člověku, není vhodné pro druhého a naopak. Všimli jsme si, že po změně nástroje probíhá řízení našich projektů mnohem hladčeji.

Vaše dotazy k nástrojům pro řízení projektů pro agentury

Jaké otázky máte k řízení projektů na WordPress ? Těšíme se na vaše připomínky. Zajímají vás aktuální témata o WordPress a WooCommerce? Pak sledujte stránky RAIDBOXES na Twitteru a Facebooku, LinkedIn nebo prostřednictvím našeho newsletteru.

Marcel je zodpovědný za prodejní aktivity u RAIDBOXES a zaměřuje se na spokojenost našich zákazníků a partnerů. Již více než 15 let se zajímá o prodej a se svým týmem se zaměřuje například na další rozvoj a rozšiřování RAIDBOXES komunity, zejména u WordPress agentur, kooperací a sólo profesionálů.

Podobné články

Komentáře k tomuto článku

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinná pole jsou označena *.