Nástroje projektového řízení pro agentury: Asana, Trello, Slack, Zapier aj.

Nástroje projektového řízení pro agentury: Asana, Trello, Slack, Zapier aj.

Pomocí správných nástrojů pro řízení projektů můžete zlepšit komunikaci v týmu, vytvářet projektovou dokumentaci, usnadnit si práci, sledovat harmonogram a především ušetřit spoustu času. Představíme vám ty nejdůležitější nástroje.

Nástroje pro řízení projektů minimalizují nadbytečné manuální úkony. Díky nim se neztratíte v nekonečných konverzacích prostřednictvím e-mailu, z nichž polovina zůstane stejně nedořešena. Vzhledem k velkému množství nástrojů pro správu projektů byste však měli pečlivě zvážit, který z nich je pro vaše potřeby ten nejvhodnější.

Série článků a e-kniha o projektovém řízení s WordPress

Toto je třetí díl našeho seriálu o řízení projektů. Všechny příspěvky si můžete také stáhnout zde jako e-knihu. V prvních dvou dílech se dočtete více o cíleném plánování WordPress projektů a o správných workflows pro vyšší efektivitu.

Asana

Asana je velmi žádaný nástroj pro řízení projektů, má celý seznam užitečných funkcí. I v Raidboxes v současnosti pracujeme s Asanou (dříve se Zoho). Snadno se s ní naučí pracovat a lehce se používá. Rozhraní se zaměřuje na základní body, zejména na vaše milníky a centrální vlastnosti vašich projektů, které máte vždy na očích.

Nástroj vám umožňuje uspořádat dlouhodobé cíle na časové ose nebo přepnout na zobrazení seznamu členů týmu, kde se zobrazují úkoly každého jednotlivce. K dispozici je také zobrazení nástěnky, takže můžete vidět celkový pohled na všechny projekty. Je tedy ideální pro agentury se středními až velkými týmy a pro souběžné projekty s klienty.

Asana vám nejen přesně ukáže, na kterých úkolech každý člen týmu pracuje, ale také vám umožní graficky zobrazit pracovní zátěž každého jednotlivce. Ke každému úkolu můžete také přiřadit pracovní zátěž a určit tak priority, co potřebujete rychle a co může počkat.

Management projektu Asana
Raidboxes také plánuje svůj obsah s Asana

Asana nemá nativní fakturaci ani granulární reporting. Má však možnost integrovat aplikace třetích stran, které tyto funkce přidávají. Nástroj se dodává v následujících variantách:

  • Základní: Úkoly můžete zadávat prostřednictvím seznamu, nástěnky a kalendáře, přiřazovat členy týmu a termíny plnění. Zahrnuje používání mobilních aplikací a rozšíření Chrome až pro 15 členů týmu.
  • Premium: Tato varianta nabízí vlastní pole, zobrazení časové osy, pokročilé vyhledávání a přehledy a možnost přidávat hosty. Dále možnost vytvářet pravidla, přidávat formuláře a milníky, konzolu pro správu a oblasti pro soukromé projekty a týmy.
  • Business: Přináší sledování pracovní zátěže, portfolia, vlastní pravidla, pokročilé schvalování a možnost integrace dalšího softwaru.
  • Enterprise: podle poskytovatele zahrnuje mimo jiné individuální branding, rozšířenou podporu a zálohování, export a mazání dat a garantovanou dobu provozu.

Vzhledem k tomu, že se jednotlivé tarify čas od času mění, zkontrolujte si prosím příslušný rozsah služeb. Některé zde popsané nástroje pro řízení projektů si můžete na chvíli vyzkoušet zdarma. Toho byste rozhodně měli využít, protože ne všechny týmy si rozumí se všemi softwary stejně dobře.

Trello

Pokud hledáte software pro správu projektů, který je uživatelsky přívětivý a má nejjednodušší křivku učení, pak byste měli vyzkoušet Trello. Uživatelské rozhraní Trello zakládající se na kartách je obvykle okamžitě známé těm, kteří jsou zvyklí "organizovat" svoje pracoviště pomocí samolepicích poznámek. Nejvýznamnější rozdíl mezi systémem karet Kanban v nástroji Trello a vaší pravděpodobně nepříliš přehlednou pracovní plochou spočívá v tom, že aplikace vše organizuje za vás. A že se tedy nic nemůže ztratit.

Můžete také přidávat přílohy a využívat téměř neomezený prostor pro komentáře v rámci každé karty. Zobrazení Trello je uspořádáno vertikálně a umožňuje vizualizovat projekty, seznamy úkolů v rámci projektu, dílčí úkoly atd. Což vám usnadní orientaci.

Přístup k nástroji Trello – a všem ostatním nástrojům s podobnou strukturou – je díky tomuto obzvláště intuitivní. V levém sloupci je označena práce, která má být přidělena, poté přetáhnete jednotlivé karty úkolů do dalšího sloupce vpravo, abyste rozdělili a zahájili probíhající úkoly, pak je přetáhnete o další sloupec dále, když jsou zkontrolovány nebo dokončeny, a tak dále. Asana mimochodem funguje podobně.

Jednoduchost nástroje Trello je zároveň jeho největším nedostatkem. Protože plánování projektů Kanban je ústřední funkcí. Bez možnosti přepnout na jiné rámce, jako je třeba rozšířený náhled kalendáře nebo rozsáhlý Ganttův diagram. Nicméně díky jednoduchému ovládání a nízké ceně je Trello užitečným nástrojem pro mnoho firem.

Microsoft Project a Microsoft Teams

Microsoft Project je jednou z nejkomplexnějších platforem pro řízení projektů. Projektoví manažeři z malých i velkých firem mají díky MS Project širokou škálu možností, jak plánovat svou práci a rozdělovat úkoly svým týmům. Což zahrnuje i různé vizuální prezentace vašich projektů.

Nástroj například umožňuje uživatelům prezentovat své projekty prostřednictvím přizpůsobitelných Ganttových diagramů. Někteří dávají přednost této vizualizaci pro přidělování zdrojů a plánování pracovních postupů v čase.

Project svými dalšími funkcemi pro plánování projektů dalece přesahuje řadu konkurenčních softwarů. Sada nástrojů pro tvorbu rozpočtu například umožňuje vypočítat dosaženou hodnotu, která ukazuje odhadované náklady a výnosy konkrétního projektu. Pro někoho je to zbytečná funkce, pro jiného nutnost. Vše závisí na průměrné velikosti vašich projektů. Záleží však také na úrovni profesionality, kterou od vás klienti očekávají.

Microsoft Teams je jako pomocník Microsoft Project oblíbenou aplikací pro zasílání zpráv. Je obzvláště užitečný, pokud je vaše pracovní prostředí již sladěno s produkty společnosti Microsoft. Ty lze totiž nyní snadno propojit.

Slack

Stejně jako jeho příbuznému videokonferenčnímu systému Zoom vzrostla i Slacku nesmírně popularita v důsledku pandemie Covid-19. Najednou začaly nejrůznější kancelářské týmy hledat způsoby, jak se domluvit a komunikovat spolu, aniž by se musely osobně setkávat. A právě k tomu je Slack ideální.

Otestovaný software pro agentury

V Raidboxes pracujeme už dlouhou dobu částečně nebo zcela z domova. Jaké nástroje používáme? A které z nich vám můžeme doporučit? Přečtěte si naše články o nástrojích pro homeoffice a také o přehledu agenturních softwarů.

Ať už máte dvoučlenný tým, nebo řídíte velkou agenturu, nástroj Slack zlepšuje vaši komunikaci díky více konverzacím v samostatných kanálech, soukromé komunikaci pomocí přímých zpráv a sdílení souborů. Slack je k dispozici ve verzi pro stolní počítače i mobilní zařízení.

Snadný layout zobrazuje vlevo všechna vlákna konverzací, všechny kanály nebo skupiny konverzací, ke kterým máte přístup, a všechny uživatele, kteří vám přímo poslali zprávu. Slack má hlasové a video chaty, ale ty neběží vždy stoprocentně. V Raidboxes rádi používáme Slack, ale pro videokonference využíváme Google Meet. 

slack collaboration software
Slack usnadňuje komunikaci v oddělených týmech

Slack nabízí omezenou bezplatnou verzi, ve které si můžete nástroj nejprve vyzkoušet. Ti, kteří jsou zvyklí na Slack, se už bez něj neobejdou. Začátečníci však potřebují nějaký čas, než si uvědomí velké výhody tohoto nástroje.

Zapier

Zapier je možná nejzajímavější a nejinovativnější ze všech nástrojů pro spolupráci, protože to vlastně ani není nástroj pro spolupráci. Místo toho propojuje dvě nebo více jiných aplikací pomocí "zaps" a umožňuje jim vzájemnou výměnu informací. Což vám pomůže automatizovat mnoho kroků, které jste dříve dělali ručně v týmu nebo při komunikaci s klienty.

Pokud například obdržíte e-mail s přílohou, můžete nastavit jednofázové zap, které automaticky zkopíruje přílohu do Dropboxu a upozorní vás na to prostřednictvím Slacku. Máte možnost vytvářet Zaps na základě libovolného spouštěče.

Dalším příkladem může být nastavení nástroje Zapier tak, aby při přiřazení karty Trello s datem splatnosti automaticky zapsal událost do kalendáře členů vašeho týmu. Už žádné "Aha! Mělo to být dnes? Zapomněl jsem...". To jsou jen dva bonusy z téměř nekonečného množství možností. I když již používáte nástroj pro správu projektů, který postrádá určité workflows, stojí Zapier určitě za pozornost. Možná s ním můžete rozšířit stávající softwarové prostředí tak, aby spolu různé nástroje a procesy "komunikovaly".

Automatizace Zapier
Zapier nabízí integraci s mnoha známými službami

Time management a sledování

Kromě balíčků pro projektový management existují také kvalitní nástroje, které vám pomohou mít přehled o všem a o všech. Někdy jsou součástí větších aplikací, jindy stojí jako samostatná aplikace. Jako projektový manažer ve WordPress agentuře vězíte až po krk v každém aspektu práce svého týmu.

Ale i jako freelancer musíte mít na paměti širší souvislosti a možná koordinovat externí síly a zdroje. Nakonec je řízení projektů především o sledování úkolů jiných lidí. Na určité úrovni je vaším úkolem řídit ty, kteří tyto úkoly plní.

Time management, zaznamenávání času a monitorování jsou nedílnou součástí vaší celkové strategie. Proto byste měli znát i vhodné nástroje.

Jak software pomáhá při time managementu?

Jedním z klíčových úkolů při práci v oddělených týmech je: Jak zaznamenat skutečně odpracované hodiny na projektu, když každý pracuje na jiném místě? Nebo zapojíte-li další pracovníky na volné noze nebo agentury, kteří také chtějí dostat zaplaceno?

Už nejsme ve světě, kde můžete vytáhnout docházkové hodiny. Místo toho budete mít pravděpodobně dodavatele, kteří budou provádět nejrůznější složité úkoly po celém světě a možná i v různých časových pásmech. Jste obeznámeni s každým aspektem práce spjatým s tvorbou WordPress webu? Tím spíš je těžké mít o všem přehled.

Tady přichází na řadu management a sledování různých úkolů. Nejdříve si řekněme nepříjemnou pravdu: Nikdo nemá rád, když se mu manažeři dívají v práci přes rameno. Stejně tak manažeři nechtějí být vnímáni jako ti, kteří používají digitální bič a ztrácejí se v mikromanagementu.

První, co vás napadlo, když jste si přečetli nadpis "Time management a sledování", bylo něco jako: "Takoví my nejsme. My svému týmu věříme." Faktem však je, že software pro time management je přínosný jak pro vývojáře a návrháře, tak pro vedoucí týmu.

Budoucnost je na volné noze a svobodnější

Žijeme v nové době, kdy pracujících na volné noze přibývá, zatímco stálých pracovních míst ubývá. Zejména v prostředí WordPress agentur. A i tam, kde naštěstí stále převažuje smluvně sjednaná práce, chtějí zaměstnanci více svobody. Například v podobě práce na dálku nebo pracovní doby, která si skutečně zaslouží přívlastek "flexibilní". Viz náš článek o výhodách a nevýhodách pro zaměstnance a firmy.

Hledání a udržení zaměstnanců

Se současným nedostatkem profesionálů, kteří se dokonale vyznají ve WordPress nebo online marketingu, musí vaše agentura nabídnout hodně. Ukážeme vám, jak to, že zůstává Raidboxes nadále atraktivním zaměstnavatelem. Například díky modelu holokracie, naší firemní kultuře nebo cílené podpoře spolupráce v týmu.

Zde je několik konkrétních způsobů, kterými time management a sledování prospívají všem bez ohledu na to, jak a odkud pracují.

1. Zaplaťte svým lidem, co jim náleží

Většina zaměstnanců v kreativním sektoru nechce klasickou kancelářskou práci, kde by čekali na konec dne. Chtějí kratší a pružnější pracovní dobu v zaměstnání, v němž můžete pravidelně přijímat nové výzvy a dostávat za ně vyšší hodinovou mzdu.

Na druhou stranu je pro pracovníka na volné noze často náročné zajistit, aby byla mzda odpovídající. Mnoho kreativců se prodává pod cenou a bojí se říct si o rozumnou hodinovou mzdu. Koneckonců, jiní by to mohli dělat "za méně". Skutečnost, že je obtížné přežít, je často opomíjena. Stejně tak je možné najít projekty, které jsou dobře placené – pokud je zároveň zajištěna odpovídající kvalita, viz důsledné projektové řízení.

Díky nástrojům pro správu času se již pracovníci na volné noze nemusí strachovat, zda dostanou to, na co mají nárok. A projektoví manažeři se nemusí starat o to, zda hodiny uvedené na faktuře byly skutečně odpracovány. Každý se může podívat na časovač v aplikaci a zjistit, co je třeba učinit za určitý úkol nebo za určité platební období.

2. Pohodlné vyúčtování

A nejen to. Díky podrobným informacím můžete také ujistit své klienty, že platí přesně za to, co bylo skutečněně provedeno – ne více a ne méně. Kdo by neznal nepříjemnou situaci, kdy se musí vysvětlovat, že ten či onen úkol opravdu trvá tak dlouho. Něco jako ve stylu: "Ne, my nebudeme fakturu přikrašlovat."

Většina z nás by místo takového trapného rozhovoru pravděpodobně raději počet hodin zaokrouhlila. Pokud však určitý úkol trvá o 20 minut déle, než jste předpokládali, a váš tým ho provádí 10krát týdně, znamená to, že ročně odpracujete 170 hodin.

S nástroji pro řízení času je sporů mnohem méně. Můžete se na zprávu odkázat a ukázat klientovi, jak dlouho přesně trvala která část. A že se neřídíte jen odhadem času nebo přibližnou dobou. To je užitečné zejména v případě, že pro vás pracuje několik externích pracovníků na volné noze.

3. Veškerá práce je zaúčtována

Když už mluvíme o agilním týmu, který je neustále v pohybu, položme si krátkou otázku: Kdo z vás někdy nedělal věci související s prací ve vlaku, v posilovně nebo během snídaně? Možná dokonce na svém chytrém telefonu?

Pracovníci na volné noze a mnozí zaměstnanci v kreativním průmyslu jsou zvyklí používat aplikace ve svých mobilních telefonech, tabletech a počítačích. Sledování času navíc umožňuje sledovat i práci, která jinak zůstává nepovšimnuta: Čtení a odpovídání na e-maily, zodpovídání dotazů zákazníkům přes Slack nebo videohovor, údržba softwaru pro projektové řízení projektů a tak dále.

Díky softwaru pro sledování pracovní doby dostanete vy i vaši zaměstnanci zaplaceno za všechny minuty práce navíc, které tu a tam odpracujete. Jsou to minuty, které dají dohromady hodiny rychleji, než si myslíte.

4. Sledujte rozpočet

Když začínáme výrobní fázi nového projektu, většina z nás má pravděpodobně tendenci v zápalu práce přibrat na palubu několik externistů. Nebo lidé z jiných týmů. Aby se projekt rozběhl a byl dokončen včas.

Tento přístup se však může rychle vymknout kontrole. Snaha o sladění pracovní doby "externistů" s pracovní dobou interních zaměstnanců může být noční můrou: Pak se vaše náklady rychle vymknou kontrole. A nakonec vyčerpáte rozpočet, který vám klienti stanovili.

Při správném time managementu máte všechna čísla přímo před očima, ideálně na přehledném Dashboardu. Takto můžete sundat nohu z plynu, pokud se vám počet účtovaných hodin vymkne z rukou. Nebo naopak můžete na projekt nasadit několik dalších lidí.

5. Předložte přesnější nabídky

Znáte situaci, kdy váš tým neustále překračuje odhady úkolů, milníků nebo dokonce celých projektů? Pomohou vám nástroje pro time management. Jakmile si je zvyknete používat v rámci probíhajících projektů, začnete si vytvářet přesnější časové rámce. Jinými slovy jakýsi set pro provádění určitých typických úkolů a fází projektu.

Tyto údaje vám umožní dosáhnout lepších odhadů, což od vás všichni klienti očekávají. A nemusíte po svém týmu chtít, aby pracoval celou noc, protože jste příliš optimisticky odhadli čas. Jaké by to bylo, kdybyste už nikdy nemuseli říkat: "Vyzkoušíme ještě jeden projekt. Pak už to bude lepší."

Nástroje pro time management

Nástroje pro správu času nelze ani zdaleka považovat za Velkého bratra, ale mohou vám pomoci soustředit se na práci. Podpořte svůj tým, aby se k tomu vyjádřil, má-li snad pocit, že je neustále sledován. Protože monitorování vám bude k ničemu, nebudou-li rámcové podmínky přijaty. Někdy stačí upravit pravidla pro přestávky nebo zahrnout či vyloučit určité činnosti do/ze sledování, aby se vaši kolegové cítili pohodlněji.

Hledáte podporu pro time management nebo sledování času? Pak se můžete podívat mimo jiné na následující aplikace:

  • clockodo
  • clockin
  • askDANTE
  • todoist

K dispozici je také mnoho bezplatných nástrojů, pomůže vám jednoduché vyhledávání ve vyhledávačích "záznam pracovní doby" nebo "aplikace pro záznam pracovní doby".

Závěr: Projektové řízení pro WordPress

V této sérii článků jsme vám představili nejdůležitější koncepty a systémy moderního řízení pracovních postupů a projektů. V každém z těchto kroků je důležité sledovat, zda a jak můžete zohlednit potřeby svých klientů. A to v každé fázi projektu, od briefingu až po finální předání.

Po nastavení rozumného projektového řízení se budete divit, jak vám práce vůbec mohla předtím fungovat. Jako vyhledávaná agentura nebo odborník na volné noze budete vždy zažívat období stresu. S výše uvedenými nástroji a strategiemi je však zvládnete lépe a bude jich méně. Další příjemný vedlejší efekt: díky plánování už nebudete přijímat některé úkoly, protože si okamžitě uvědomíte, že to za to nestojí. Nebo je přijmete pouze tehdy, pokud zadavatel upraví podmínky anebo rozpočet.

Naše rada: Vyzkoušejte různé nástroje a způsoby řízení projektů. Promluvte si s ostatními agenturami a freelancery o tom, s čím mají dobré zkušenosti. Protože to, co se líbí jednomu člověku, není vhodné pro druhého a naopak. Všimli jsme si, že po změně nástroje probíhá řízení našich projektů mnohem hladčeji.

Vaše dotazy k nástrojům projektového managementu pro agentury

Jaké máte otázky týkající se řízení WordPress projektů? Těšíme se na váš komentář. Zajímají vás aktuální témata kolem WordPress a WooCommerce? Pak sledujte Raidboxes na Twitteru, FacebookuLinkedIn nebo prostřednictvím našeho newsletteru.

Líbil se vám tento článek?

Svou recenzí nám pomůžete zlepšit náš obsah.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.