Retrospektiva pro agentury a firmy: Větší efektivita a spokojenost

9 min.
Scrum Retro for Agencies & Companies

Co ve vašem týmu nebo u vašeho projektu funguje dobře? A co ne? Jaká opatření z toho lze odvodit? Retrospektiva je dokonalým způsobem, jak dodat motivaci a dynamiku vaší společnosti nebo agentuře. Ukážeme vám, jak retrospektivu nastavit a co dělat a nedělat.

Retrospektiva (zkráceně retro) je jakýmsi zpětným pohledem, kterým lze společně ve skupině, týmu nebo celé organizaci zjistit, jakých úspěchů bylo ve stanoveném časovém období dosaženo. To vám umožní otestovat projektové řízení nebo agilní vývoj softwaru, stejně jako jakoukoli jinou oblast ve vaší společnosti. Retro meetingy zároveň objasňují otázku, zda týmová práce skutečně bez problémů funguje – a jak jsou vaši zaměstnanci spokojeni.

Základní pravidla

Retrospektiva je velmi efektivní. Každá jednotka nabízí dostatek prostoru pro návrhy na zlepšení, které jsou okamžitě převedeny do konkrétních projektů. Díky tomu je retrospektiva tak cenná a udržitelná. Retrospektiva - pokud se provádí správným způsobem - se uskuteční tak, aby

  1. Každý ze skupiny nebo týmu měl šanci mluvit.
  2. Poskytoval prostor pro širokou škálu zpětné vazby, aniž by byla okamžitě vyhodnocena
  3. Byla konstruktivní, orientovaná na budoucnost, uctivá a transparentní

Retrospektiva je vhodná nejen pro společnosti nebo agentury, ale také pro nevládní organizace, sdružení, dobrovolné skupiny, open source iniciativy nebo sociální a politické projekty. Zejména prostředí open source nebo WordPress si váží feedbacku založenému na retrospektivách. Nakonec je u toho celý vývojový tým a jsou zveřejňovány rozhodovací procesy.

Retrospektiva se hodí pro technické projekty i pro zlepšení firemní kultury. Zde je stručný přehled obou variant:

Scrum retrospektiva

Retrospektiva je klasicky známá z metody řízení projektu Scrum. Zejména týmy z vývoje softwaru nebo webového designu spoléhají na scrum, protože nabízí kontrapunkt ke klasicky hierarchicky organizovaným projektům druhu "Já rozhoduju o tom, co vy musíte udělat a kdy". Do jisté míry se vývojáři a vývojářky u Scrumu organizují sam. Existují však pevné konstrukce (jako je Scrum Board) a pevné doby ("Sprint"). Dílčí úkoly (“Tasks”) dělají celou věc obzvláště flexibilní, a proto agilní. Samotná retrospektiva běží v pěti fázích:

  1. Úvod: Zde je tým naladěn na retrospektivu, definuje cíle schůzky, v případě potřeby znovu vysvětluje organizační proces nebo představuje nové účastníky a účastnice.
  2. Shromažďování údajů: Tento krok je určen ke shromažďování témat, o kterých se během retrospektivy bude jednat. Takže body, které fungovaly dobře. Ale také ty, kde je potřeba optimalizace nebo které způsobují konflikty. V první řadě je zde povoleno vše, co input dovolí – společné stanovení priorit probíhá až poté.
  3. Získejte náhled: Zahrnuté položky budou projednány společně. Jaké jsou důvody pro pozitivní, ale také optimalizovaný vývoj? Co z toho lze odvodit pro další projekty nebo pro spolupráci v týmu?
  4. Odvoďte opatření: Účastníci společně rozhodují o tom, která opatření pro zlepšení by měly být zahrnuty do dalších sprintů. Tato opatření by měla být formulována co nejkonkrétněji ("kdo kdy dělá co") a písemně zaznamenána.
  5. Ukončení retrospektivy: Zde můžete znovu shrnout výsledky, objasnit poslední otevřené otázky, obrátit se na všechny účastníky a udělat krátkou "retrospektivu retrospektivy".

U některých týmů, agentur a společností tato otevřená forma výměny trvá, než si na ní všichni zvyknou. Pak se může stát, že tým zpočátku poskytne jen málo zpětné vazby nebo že dochází ke konfliktům a vzájemným výčitkám. Tomu se lze vyhnout a proto za chvíli ještě několik rad.

echometer scrum retro
Softwarem podporovaná retrospektiva, zde s Echometer

V krátkodobém nebo dlouhodobém horizontu by však retrospektiva měla vést k následujícím zlepšením:

  • Plány vývoje softwaru nebo projektu lze lépe naplánovat, omezující překážky se odstraní
  • Společnost vytváří potřebné zdroje technického, strukturálního nebo lidského druhu, aby mohla rozumně fungovat
  • Zaměstnanci mluví o konfliktech otevřeněji a řeší je společně
  • Tým neřeší jen to, co zrovna dobře nefunguje, ale i pozitivní body a optimalizaci procesu
  • Nejen technické výzvy jsou v popředí, ale také soužití a nálady v týmu

Pokud není dosaženo jednoho nebo více z těchto bodů, můžete spolupracovat na formátu, nástrojích, rozhodovacích procesech, zapojení všech účastníků a účastnic nebo na moderování. Nebo tým zjistí, že musí být nejprve vytvořeny určité předpoklady. Mohou to být například jednotné vývojové procesy nebo lepší komunikace nebo motivace ve společnosti.

Tým retro

A tím se dostaneme k druhé funkci, kterou retrospektiva může mít. Mimo čistě projektové procesy nebo jako doplněk k technologickým retrospektivám mohou být použity k posílení soudržnosti v agentuře nebo ve společnosti. Žádný tým bez konfliktů nevyjde. Rozhodujícím faktorem je zacházet s nimi otevřeně a orientovaně na řešení, aby se organizace nezabývala jen sama sebou nebo nesetrvala v "práci podle předpisů".

Nezávislé retro týmy, které nejsou zapojeny do Scrumu nebo jiné metody, kladou hlavně následující tři otázky:

  • Co fungovalo dobře? V jakých případech jsme spolu dobře spolupracovali a proč?
  • Co nefungovalo dobře? Kde lze na spolupráci něco zlepšit?
  • Od čeho si slibujeme zlepšení a vyzkoušíme to? Kdo se stará o realizaci a do kdy?

V tomto případě je retrospektiva méně přísně organizovaná než ve Scrumu. V zásadě může tým svobodně určit, ve kterém formátu jsou právě uvedené otázky objasněny. Užitečný je však pravidelný formát (například kontrola každé dva měsíce), reprezentativní výběr účastníků, podrobná dokumentace a písemné výsledky. Také osoba, která převezme pozvání, moderování a zpracování.

Témata k retrospektivě by měla pocházet od zaměstnanců, k tomu za chvíli více. Pro zahájení tohoto procesu má smysl shromažďovat pravidelnou zpětnou vazbu i předem. A poskytnout jak pomoc, tak motivaci. Například v kontextu (v případě potřeby anonymních) průzkumů nebo prostřednictvím zvláštní role ve společnosti. Jak by to mohlo vypadat, si můžete přečíst v našem článku o duševním zdraví v podniku.

Protože právě zaměstnanci, kteří dříve pracovali ve velmi hierarchicky strukturované společnosti, nejsou zvyklí, přispívat otevřeně a odvážně firemní kultuře. Ve vaší společnosti se něco změní pouze v případě, že existují základy, ve kterých může každý svobodně vyjádřit svůj názor.

Dos of a retro

Bez ohledu na technickou nebo spíše kulturní retrospektivu existují určité předpoklady a také nástroje, které přispívají k úspěchu meetingů:

  • Moderování: U Sprint retrospektivy přebírá tuto roli Scrum Master. U neformální retrospektivy lze tento úkol určit svobodně, možná i v rámci rotace.
  • Ploché hierarchie: Je důležité, aby moderátoři a moderátorky vedli setkání jako rovnocenní účastníci, nikoli "shora". Totéž platí pro osoby z vedení nebo jiné vedoucí pracovníky.
  • Definování pravidel: Pokud dojde k nedorozumění nebo sporům při provádění retrospektivy, pak pomůže si připomenout společné hodnoty agentury nebo podniku. Není to seznam zákazů, ale příkladů, které představují pozitivní komunikaci. Viz například Code of Conduct u RAIDBOXES.
  • Závazné dohody: To zahrnuje zapsat výsledky meetingu do protokolu. Ale také nerozhodovat o věcech, když nesou všichni přítomní. V případě pochybností musí být přítomno více účastníků. Nebo pozvete - v závislosti na tématech - hosty z jiných oddělení a týmů.
  • Měření úspěchu: Vedou dosud přijatá opatření ke zlepšení? Pokud ne, jak může vypadat konkrétnější závěr retrospektivy? Lze úspěchy prokázat nebo změřit? Sníží se znatelně pracovní zátěž, nebo se zlepší nálada v týmu?

Především poslední bod je důležitý: Pouze v případě pozitivních výsledků budete retrospektivu praktikovat i nadále a všichni budou tyto meetingy akceptovat. Protože ne každý ve vašem týmu pochopí význam retrospektivy hned na začátku. Záminka "To stejně nepomůže" může být vyvrácena pouze tehdy, pokud se úspěchy stanou viditelnými. A pokud pravidelně zapojíte všechny role v podniku.

Don'ts of a retro

Co nedělat, lze částečně odvodit z výše uvedených bodů. Ale existují další rizika, když retrospektiva není dobře promyšlená nebo není vedena jasným způsobem:

Neproduktivní kruh účastníků

Zde je vyžadována otevřenost a někdy i jemný instinkt. Není dobré, když se někdo necítí jako součást kolektivu. Ale příliš mnoho účastníků – nebo příliš témat – vede rychle ke špatné produktivitě. Pokud nelze jednotlivá témata probrat se všemi zaměstnanci, lze je v případě potřeby řešit v menších týmech retrospektivy.

Nedostatek transparentnosti

Když mají ostatní z jiných oddělení pocit, že se k nim nedostanou výsledky retrospektivy, vzniká rychle neklid nebo frustrace. Zde pomohou veřejně dostupné protokoly nebo pravidelná prezentace výsledků pro všechny. To platí i pro měření úspěšnosti přijatých bodů.

Chráněný rámec

Zároveň by samotná retrospektiva měla být chráněným místem, takže je možné, vyjádřit kritiku. Někteří lidé otevřeně hovoří o tom, co je třeba zlepšit, pouze když jsou poskytnuty takovéto základy. Například v rámci vlastního týmu nebo bez firemního vedení. V případě potřeby lze retrospektivu rozdělit, aby byla zajištěna správná rovnováha mezi transparentností a potřebou ochrany.

Příliš přísné pokyny

Jedná se vždy o stejné účastníky, kteří během retrospektivy mluví? Jsou návrhy rychle odmítnuty? Nebo už je dokonce jasné, k jakým výsledkům meeting vede? V tom případě to nebude fungovat. Retrospektivy jsou vhodné pouze pro agentury a společnosti, kde existuje otevřená kultura.

Úkoly jsou nepřesně definovány nebo nejsou sledovány a dokumentovány

Otázka "kdo kdy dělá co" je nesmírně důležitá. Retrospektiva vyžaduje, aby kruh definoval odpovědnosti a lhůty pro každou myšlenku, která má být realizována.

Pokud jde o udržitelnost opatření: Stojí za to používat nástroj pro řízení projektů, do kterého zadáte jednotlivé úkoly. Pak můžete vždy na první pohled vidět, v jakých oblastech má retrospektiva pozitivní účinky a kde je třeba něco zlepšit. Existuje ve vašem podniku několik retrospektiv? Pak je lze navzájem měřit nebo vyměňovat nápady.

Pouze technologie, žádná kultura

Ať už se jedná o Sprint Retro nebo jinou variantu, není to jen o tom, vypsat a řešit technické problémy. Stejně tak by mělo být osvětleno sociální a kulturní soužití v týmu. Protože to jedno (efektivní práce) nefunguje bez toho druhého (týmového ducha). Pro vývojová oddělení je někdy těžké, tyto dvě věci propojit. Pak pomáhají vhodná školení, viz například náš blogový příspěvek o nenásilné komunikaci.

Kroky nenásilné komunikace
Čtyři kroky nenásilné komunikace

Nejasná struktura

Retrospektiva je určena k vytvoření prostoru, aby se dalo mluvit i o tématech, které mohou vést ke konfliktům. Potřebují však jasný rámec a pevnou strukturu. Patří mezi ně klíčové body, jako je pravidelnost, role moderátora, samostatná role dokumentace nebo protokolu, správa času a v případě potřeby použití speciálních retro tools. K tomu se za chvíli vrátím. Pět fází retrospektivy (viz výše) vám pomůže udržet strukturu.

Pokud nemáte ve své agentuře nebo společnosti dostatečné znalosti, můžete si u všech výše uvedených bodech nechat pomoct. Například prostřednictvím školení nebo prostřednictvím externích trenérů a trenérek.

Retro @ RAIDBOXES

My u RAIDBOXES používáme hned několik forem retrospektivy, abychom se organizovali. Na jedné straně klasickou scrum retrospektivu vývoje našeho produktu, díky které nyní můžeme jednat mnohem rychleji. Kromě toho používá naše zákaznická podpora – a brzy i my v marketingu – týmovou retrospektivu k neustálému zlepšování kvality.

Kromě toho v současné době vytváříme formát, který všechny kolegy a kolegyně u RAIDBOXES zahrnuje. Jsme stále ve fázi objevování. Protože kvůli našemu současnému růstu už není tak snadné všechny sblížit. Zrovna zkoušíme proces, kdy každý tým posílá do retrospektivy celého podniku dva zástupce, pokaždé jiné, aby měl každý šanci se zapojit.

Retrospektiva a holokracie

To vše se dobře hodí k holokracii, kterou RAIDBOXES implementoval. Jedná se o formu organizace, která všem umožňuje sebezodpovědně pracovat. Další informace naleznete v našem blogovém příspěvku New Leadership s holokracií.

Témata pro retrospektivu

Pozitivní body i výzvy, které do tohoto formátu pro celou společnost implementujeme, pocházejí částečně od našich zaměstnanců. Průzkum provádíme každých šest měsíců. Upřednostňování problémů je poměrně jednoduché: Mimo jiné se řídíme podle toho, jak často byl bod v průzkumu zmíněn, nebo jak je naléhavý.

Dalším přístupem může být sbírat témata pro retrospektivu v týmu předem. Pokud se jedná o příliš mnoho bodů pro jedno sezení, pak se hlasuje o tom, o kterých tématech se chce diskutovat. Všechny ostatní položky se pak automaticky posouvají na další retrospektivu.

Retro software: Echometer

Existuje již několik nástrojů k podpoře retrospektivy softwarem. Sami pracujeme s Echometer, společnost také sídlí v Münsteru. Echometer je nástroj, který pomáhá systematicky provádět týmovou retrospektivu. Lze tak zachytit potenciál a nálady vašich zaměstnanců.

Můžete si vybrat ze skupiny přednastavených otázek vybraných podle psychologických přístupů, na které účastníci odpovídají. Případně můžete zadat své vlastní otázky. Z těchto odpovědí pak Echometer provede váš tým retrospektivou krok za krokem. Zvláštní výhoda: Výsledky jsou automaticky zdokumentovány a lze je vzájemně porovnávat. Po několika retrospektivách zjistíte, kde dochází ke zlepšení a kde je ještě potenciál.

Zdroje a odkazy

Chcete zavést retrospektivu nebo scrum ve vaší agentuře nebo podniku? Zde je několik dalších zdrojů:

Retrospektiva a týmová práce: vaše otázky

Jaké máte otázky týkající se retrospektivy nebo příspěvku? Jak zlepšíte interakci ve vašem týmu? Vážíme si vašich komentářů. Chcete více tipů na firemní a společenskou zodpovědnost? Pak nás sledujte na Twitteru, Facebooku nebo přes náš newsletter.

Podobné články

Komentáře k tomuto článku

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinná pole jsou označena *.