Virtuální společnosti: Jak se váš tým úspěšně zřidí v kanceláři

Jan Tissler
9 min.
Virtuální společnosti

Někteří již mnoho let kážou, že práce na dálku není jen nouzovým řešením pro naléhavé případy. Například Matt Mullenweg, spoluzakladatel společnosti WordPress . Vzdát se kanceláří může být příležitostí pracovat produktivně a úspěšně. Co stojí za klíčovými slovy jako "virtuální společnosti" nebo "distribuované společnosti"? A co musíš zvážit?

Rok 2020 oznámil nové zkratky jako "WFH" aka Work From Home. Mnoho společností se náhle setkalo s problémem, který byl do té doby ignorován: musel se obečkat bez kanceláří. Ti, kteří na to nebyli připraveni, se nepřekvapivě propadli do hlubokého údolí produktivity.

Méně mikromanagementu

Stalo se tak jednoduše proto, že základy nebyly ani k dispozici: potřebné nástroje zcela chyběly nebo se ukázaly jako nedostatečné. Ale není to jen o správných nástrojích. Způsob, jakým virtuální společnosti fungují, se zásadně mění. Způsob, jakým jsou úkoly plánovány a distribuovány mezi zaměstnance, funguje odlišně. Takzvané vzdálené vedení agentur a firem potřebuje více svobody a větší důvěry – a výrazně méně mikromanagementu.

Některé z těchto společností (a jejich manažeři) jistě toudí po dni, kdy se mohou vrátit k "běžnému podnikání". Možná to zůstává (příležitostně!) Ministerstvo vnitra pak obdrží jako bonus, kterým se můžete pochlubit v pracovních inzerátech. V praxi však budou tyto organizace i nadále fixovány a optimalizovány pro kancelářskou a fyzickou přítomnost.

Práce z adistance není v současné době uznávanou alternativou nebo dokonce udržitelnějším modelem, ale výjimkou a je považována za napůl vařenou kopii "skutečné práce" na místě. Zároveň předstírá, že "skutečná práce" a spolupráce jsou možné pouze tehdy, jsou-li všechny osoby ve stejné místnosti nebo alespoň ve stejné budově v pevně stanovených časech.

Neexistuje žádná představa, že by vzdálená práce mohla mít své vlastní výhody. Nebo že model je lepší volbou pro některé úkoly a pracovní skupiny. Pak se zdá absurdní, že by společnosti mohly těžit z toho, že jsou "distribuovanou společností".

Příklad automatizace: Vzdálená od odsouzení

O to více je udivující, když úspěšné společnosti nikdy nebyly organizovány jiným způsobem. Někdy to bylo kvůli nutnosti, protože zpočátku nebyl žádný rozpočet na kancelář. Poté se však držela modelu, protože se osvědčila.

Nejlepším příkladem je mimo jiné společnost, která stojí za WordPress .com A WooCommerce : Automaticky. Zakladatel Matt Mullenweg rád mluví o tom, jak mu "odborníci" chtěli dát jasně najevo, že tento model by nikdy nefungoval s více než jedním nebo dvěma tucty zaměstnanců. Dnes má Automattic téměř 1300 zaměstnanců – a žádné stálé kanceláře.

WordPress Automatizovaný tým
Automatizovaný tým - distribuován po celém světě

Ve skutečnosti, ještě není to tak dávno, společnost měla dokonce něco jako vlastní coworkingový prostor v San Franciscu: mohli byste tam jít dělat svou práci a setkat se se svými kolegy. Ale používalo se to stále méně. Takže Automattic zachránil tyto místnosti.

Matt Mullenweg by se letos mohl cítit potvrzen v tom, co tak dlouho kázal: budoucnost mnoha společností je decentralizovaná struktura bez kanceláří. "Iluze, že kanceláře jsou o práci, je navždy zničena," napsal v příspěvku na blogu. Nakonec je to spíše o kontrole než o vytvoření užitečného a podpůrného pracovního prostředí.

5 úrovní distribuovaných společností

Vytvořil model pro distribuované nebo virtuální společnosti, který je založen na etapách pro autonomní vozidla. Zní takto:

Úroveň 0: Dálkové ovládání není možné

Práce na dálku není možná, protože pro úkol musíte být přítomni osobně. Vezměme si řemeslníky, prodejce nebo dokonce hasiče. Samozřejmě mohou nastat situace a budoucí vývoj, které to alespoň částečně změní. Zvažte dálkově ovládané nebo poloautonomní roboty, kteří pomáhají v boji s požáry. Ale za současné situace to není možné.

Úroveň 1: Dálkové ovládání je k dispozici pouze pro případ nouze

Mnoho společností se ocitlo v této fázi před pandemií koronaviru. Práce na dálku by byla teoreticky možná, ale není pro to žádná podpora. V případě nouze mohou zaměstnanci pracovat mimo kancelář po dobu jednoho nebo dvou dnů. Ale většinu času bude práce většinou ponechána pozadu. To je také způsobeno skutečností, že i základní nástroje, jako je váš vlastní e-mailový účet nebo kalendář, jsou nešikovně přístupné pouze tehdy, když již neníte v interní kancelářské síti.

Úroveň 2: Dálkové ovládání je možné, ale jen výjimečně

Mnoho společností se kvůli pandemii muselo dostat na tuto úroveň: byly nuceny akceptovat, že mnoho nebo všichni zaměstnanci budou pracovat na dálku po dlouhou dobu. Za tímto účelem byly vytvořeny příslušné technické základy a byly představeny nové nástroje, jako je Zoom nebo Microsoft Teams.

Procesy a modely myšlení se však dosud nezměnily. Místo toho se snaží přenést stávající způsoby práce do digitálního světa. To funguje stejně dobře jako "e-papírová" verze denního deníku na smartphonu: funguje s obtížemi, ale ne opravdu dobře.

V případě práce na dálku na této úrovni to znamená, že se vše děje synchronně a jste neustále přerušováni. Manažeři se obávají produktivity svých týmů, ale nemění hraniční podmínky. Místo toho se má software ujistit, že zaměstnanci skutečně pracují pouze na svých projektech, nebo musíte prostřednictvím neustále zapnuté webové kamery prokázat, že jste skutečně "přítomni".

Úroveň 3: Vzdálené jako příležitost

Od této doby již práce mimo kancelář není považována za nouzové řešení s mnoha nevýhodami, ale (také) jako příležitost. Vytvoříte lepší pracovní prostředí doma nebo v coworkingovém prostoru a společnost si uvědomí, jak cenná může být asynchronní práce. Komunikace probíhá více písemně. Důležitou roli hraje také osobní složka (bez jakýchkoli omezení v důsledku pandemie): týmy se schází jeden nebo dva týdny v roce.

Úroveň 4: Dálkové ovládání je nový normál

Jakmile se sem procesy stanou konzistentně asynchronními. Pracovní výsledky se posuzují na základě výsledků, nikoli na základě toho, zda a jak dlouho jsou zaměstnanci na místě přítomni. Důvěra se rozvíjí a stává se základem spolupráce. Nejen extrovertní "řečníci" jsou vyslyšeni svými názory, ale to vše proto, že existuje mnoho způsobů, jak se účastnit diskusí.

Firmy mohou přilákat talentovanézaměstnance, kteří náhodou nežijte v blízkosti kanceláří nebo jsou připraveni se přestěhovat. Domácí kanceláře zaměstnanců jsou obvykle lépe vybaveny a mnohem více přizpůsobeny individuálním potřebám než průměrná kancelář. Schůzky v reálném čase jsou dobře připraveny. Rozmanitost je také posílena, protože každý člověk může dělat svou práci tak, jak se jí nebo jí hodí.

Úroveň 5: Vzdálená Nirvana

Matt Mullenweg to vidí jako "úroveň Nirvany", která nemusí být dosažitelná. Je zamýšlen spíše jako pobídka. Na této úrovni jsou distribuované společnosti vždy lepší, úspěšnější a produktivnější než jejich kancelářští konkurenti. Spokojenost zaměstnanců je maximální.

Dropbox se stává "Virtuální první"

Obecně platí, že společnosti jako Automattic, Buffer nebo Doist to mají jednodušší, protože se od samého počátku spoléhaly na distribuované týmy. Museli se ujistit, že jejich model stále pracuje s rostoucím týmem. Ale základní způsoby myšlení a herectví již byly zavedeny.

Pro společnosti, které se musí změnit, to bude obtížnější – jak se stalo po pandemii koronaviru. Na jedné straně často zjistili, že vzdálená práce není tak špatná, jak si vždy mysleli. Na druhou stranu tento vynucený experiment také velmi potěšil některé zaměstnance.

Dropbox například v oficiálním prohlášení uvedl, že 90 procent z 2800 zaměstnanců se doma cítí produktivní a nechce se vrátit k přísnému pětidennímu týdnu v kanceláři. Viděli také nevýhody v práci z dálky. Jako příklady jsou uvedeny "nepřerušované videokonference, neustálá oznámení a sociální izolace".

Blog Dropboxu
Dropbox je také průkopníkem na téma "Pracovní kultura" v blogu

Matt Mullenweg by však chtěl poukázat na to, že Dropbox by se musel odvážit posunout se na další úroveň. Tyto "nevýhody" jsou známkou toho, že kancelářské myšlení bylo přeneseno do vzdáleného světa beze změny.

Vypadá to, že Dropbox na tom chce zapracovat. Například po celém světě budou kanceláře s názvem "Dropbox Studios". To zahrnuje předchozí místa, jako je San Francisco, Seattle, Austin nebo Dublin. Jinde však budou také "místnosti na zavolání pro týmová setkání". Sdělení uvádí:

V důsledku toho se očekává, že Dropbox časem zvýší geografické rozložení, což týmům dává větší svobodu při výběru, kde žijí, pracují a najdou nové zaměstnance.

Tam, kde jsou tato "studia" k dispozici, chce společnost dynamicky přizpůsobit podle potřeby.

Jak ale vysvětluje výše uvedený krokový model, organizační změny jsou také součástí nového světa práce nezávislého na poloze. Dropbox mluví o "nelineárních pracovních dnech". V budoucnu bude společnost určovat pouze "klíčové časy spolupráce", ve kterých se časová pásma překrývají. Povzbuzuje své zaměstnance, aby si kromě toho navrhli vlastní rozvrhy. "Dropbox chce upřednostnit dopad a výsledky namísto dokončených hodin." Zní to skoro, jako by tam byl někdo z Matta Mullenwega chytrý...

Dropbox je také jen nejnovějším příkladem z technologického průmyslu. Twitter a Square již oznámily, že umožní, aby dočasné domácí kanceláře byly jako alternativa neomezené. A Mark Zuckerberg z Facebooku předpověděl, že 50 procent jeho zaměstnanců bude během příštího desetiletí pracovat na dálku.

8 tipů pro virtuální podniky

Ale jak se prosíte novým světem distribuované práce? Společnost, která stojí za aplikací Todoist, dala dohromady osm užitečných tipů vblogovém příspěvku, aby pomohla vzdálené práci lépe pracovat:

1. Najděte si vlastní řešení

Jen proto, že jiná společnost uspěje s konkrétním nástrojem nebo způsobem práce, nemusí vyhovovat vám a vašemu podnikání. Vždy se podívejte na to, co je základní problém, a pak hledejte řešení, které se hodí. Příklad v příspěvku: Společnost testovala Slack jako komunikační kanál, protože ho používá tolik lidí. Doist však poznamenal, že není vhodný pro jeho globální tým.

2. Nejprve se spolehněte na dálkové ovládání

V organizacích, které spoléhají na hybridní model, vzdálení pracovníci rychle propadnou trhlinami. Jsou zapomenuty v komunikaci i v propagačních akcích. Namísto toho, aby bylo možné pracovat na dálku, by měla být aktivně podporována. Mělo by se to stát novým normálem.

3. Používejte asynchronní komunikaci

Její příklad je hlavně o mezinárodních týmech. Ale i lidé, kteří nežijte po celém světě, mají svá vlastní "časová pásma". Někteří lidé začínají brzy ráno, jiní dávají přednost práci večer. Některé zaujmou několik hodin nepřetržité koncentrace, některé pracují v krátkých výbuchech.

4. Používejte synchronní komunikaci velmi specificky

Nikdo tvrdí, že každou otázku, každý problém, každou výzvu lze vyřešit prostřednictvím chatu. Ale místo toho, aby používali synchronní komunikaci, jako jsou schůzky jako standard, měli by být dobře naplánovaným a připraveným nástrojem pro zvláštní okamžiky. To se týká například složitých problémů, mimořádných situací nebo pomoci členům týmu lépe se poznat.

5. Dokumentovat pracovní postupy a pravidla

Čím lépe všem řeknete, jak něco udělat, tím méně dotazů existuje. Dobrá dokumentace také vede k menšímu počtu nedorozumění a konfliktů v agentuře nebo ve společnosti.

6. Buďte opatrní při náboru nových

Ne každý je vhodný pro vzdálené pracovní prostředí. Musíte být schopni vypořádat se s plánováním vlastní práce a převzetím větší zodpovědnosti. Komunikační dovednosti musí být také silné (zejména písemné). Matt Mullenweg například vysvětlil, že v Automatticu neuvádí pracovní pohovory, ale aplikační chaty.

7. Důvěra je základem všech

To je pro mnoho vedoucích představitelů obzvláště obtížný bod. Produktivita není, když někdo vypadá zaneprázdněně (a sedí například za stolem v kanceláři), ale když jsou dosaženy výsledky. Musí existovat důvěra, že zaměstnanci pracují na svých úkolech podle svých nejlepších schopností.

8. Neignorujte negativní sedaky vzdálené práce

Stejně tak je však jasné, že takové experimenty v minulosti selhaly. Zvažte významné příklady, jako jsou Yahoo a IBM. Takže byste neměli předpokládat, že tento problém je samostartující. Spíše se musíte podívat na to, co se v takových případech pokazilo a jak se s tím můžete vypořádat. Je také důležité, aby si všechny zúčastněné strany byly vědomy výhod a nevýhod, které pro ně osobně mají.

Můj závěr pro agentury a společnosti

Co mnozí ještě nechápou: Větší svoboda designu nesnížuje produktivitu, ale zvyšuje ji. Jak ukázaly různé studie, "více peněz" jako odměna funguje pouze pro velmi jednoduché úkoly. Jakmile lidé musí přinést i trochu duševního a kreativního výkonu, toto lákadlo se obrátí: čím větší odměna, tím horší výsledek. Podívejte se na tuto animovanou verzi rozhovoru Dana Pinka:

Youtube

Načtením videa souhlasíte se zásadou ochrany osobních údajů YouTube.
Zjistěte více

Stáhnout video

PGlmcmFtZSB3aWR0aD0iNTYwIiBoZWlnaHQ9IjMxNSIgc3JjPSJodHRwczovL3d3dy55b3V0dWJlLW5vY29va2llLmNvbS9lbWJlZCC91NlhBUG51RmpKYYIgZnjhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93PSJhY2NlbGVyb21ldGVyOyBhdXRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJkLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWVkaWE7IGd5cm9zY29wZTsgcGljdHVyZS1pbi1waWN0dXJlIiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW49IiI+PC9pZnJhbWU+

Obecně řečeno: lidé chtějí od dělat dobrou práci, chtějí se dále rozvíjet a chtějí žít nezávisle. Pokud je vzdálená práce implementována správně, může pozitivně zvýšit produktivitu, spokojenost a zdraví zaměstnanců. A jak bylo uvedeno výše, tyto flexibilní pracovní modely otevírají společnosti kandidátům, kteří by v minulosti nebyli zvažováni.

Virtuální společnosti: Jaké máte otázky ohledně Jana?

Použijte funkci komentáře. Chcete být informováni o nových příspěvcích pro agentury a freelancery? Pak nás sledujte na Twitteru, Facebooku nebo prostřednictvím našeho zpravodaje.

Obrázek příspěvku: Olia Danilevich

Jan je online novinář a specialista na digitální publikování s více než 20 letou odbornou praxí. Firmy ho najímají jako autora, konzultanta nebo redakčního ředitele. Mimochodem je zakladatel a jeden z redaktorů časopisu UPLOAD. Obrázek autora fotografa: Patrick Lux.

Komentáře k tomuto článku

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinná pole jsou označena *.