Virtuální společnosti: Jak se váš tým úspěšně obejde bez kanceláře

Jan Tissler
9 min.
Virtuální společnosti

Někteří hlásají po mnoho let, že Vzdálená práce není jen nouzovým řešením pro výjimečné případy. Například Matt Mullenweg, spoluzakladatel WordPress . Vzdát se kanceláří může být příležitostí k produktivní a úspěšné práci. Co stojí za klíčovými slovy jako "virtuální společnosti" nebo "distribuované společnosti"? A co musíš zvážit?

Rok 2020 oznámil nové zkratky jako "WFH" alias Work From Home. Mnoho společností bylo náhle konfrontováno s problémem, který byl do té doby ignorován: musel jít bez kanceláří. Ti, kdo na to nebyli připraveni, se nepřekvapivě propadli do hlubokého údolí produktivity.

Méně mikromanagementu

To se stalo jednoduše proto, že základy nebyly ani k dispozici: Potřebné nástroje zcela chybí nebo se ukázalo jako nedostatečné. Ale není to jen o správných nástrojích. Způsob, jakým virtuální společnosti pracují, se zásadně mění. Způsob plánování a distribuce úkolů mezi zaměstnance funguje odlišně. Tzv. Vzdálené vedení agentury a společnosti potřebují více svobody a důvěry – a podstatně méně mikromanagementů.

Některé z těchto společností (a jejich manažeři) jistě touží po dni, kdy se mohou vrátit k "business as usual". Možná, že zůstává (příležitostné!) Home Office pak obdrží jako bonus, s nímž se můžete pochlubit v inzerátech. V praxi však budou tyto organizace i nadále fixovány a optimalizovány pro kancelářskou a fyzickou přítomnost.

Práce z aistance není v současné době uznávanou alternativou nebo dokonce udržitelnějším modelem, ale výjimkou a je považována za napůl uvařenou kopii "skutečné práce" na místě. Zároveň předstírá, že "skutečná práce" a spolupráce jsou možné pouze tehdy, jsou-li všechny osoby ve stejné místnosti nebo alespoň ve stejné budově v pevně stanovených časech.

Neexistuje žádná představa, že vzdálená práce své vlastní výhody mohl mít. Nebo že model je lepší volbou pro některé úkoly a profesní skupiny. Pak se zdá absurdní, že společnosti by mohly mít prospěch z toho, že jsou "distribuovanou společností".

Příklad automatiky: Vzdálená od odsouzení

O to více je to udivující, když úspěšné společnosti nikdy nebyly organizovány jiným způsobem. Někdy to bylo kvůli nutnosti, protože zpočátku nebyl žádný rozpočet na kancelář. Nicméně, to pak přilepená na model, protože se osvědčil svou hodnotu.

Nejlepším příkladem, mimo jiné, je společnost, která stojí za WordPress .com A WooCommerce: Automaticky. Zakladatel Matt Mullenweg rád mluví o tom, jak "odborníci" chtěl, aby mu bylo jasné, že tento model by nikdy pracovat s více než jeden nebo dva tucty zaměstnanců. Dnes má Automattic téměř 1 300 zaměstnanců – a žádné stálé kanceláře.

WordPress Automattický tým
Tým Automattic - distribuován po celém světě

Ve skutečnosti, až do nedávné doby, společnost dokonce měla něco jako in-house coworking prostor v San Franciscu: můžete jít tam dělat svou práci a setkat se se svými kolegy. Ale to bylo používáno méně a méně. Takže Automattic uloženo tyto pokoje jsou.

Matt Mullenweg by se mohl cítit potvrzený v letošním roce v tom, co byl kázání tak dlouho: budoucnost mnoha společností je decentralizovaná struktura bez kanceláří. "Iluze, že kanceláře jsou o práci, je navždy zničena," řekl. napsal v blogu. Nakonec je to spíše o kontrole než o vytvoření užitečného a podpůrného pracovního prostředí.

5 úrovní distribuovaných společností

Vytvořil model pro distribuované nebo virtuální společnosti, který je založen na stupních pro autonomní vozidla. Zní takto:

Úroveň 0: Dálkové ovládání není možné

Práce na dálku není možná, protože musíte být pro daný úkol přítomni osobně. Vezměme si řemeslníky, prodejce nebo dokonce hasiče. Samozřejmě, mohou existovat situace a budoucí vývoj, který to alespoň částečně změní. Vezměme si dálkově ovládané nebo poloautonomní roboty, kteří pomáhají bojovat s požáry. Ale jak se věci mají dnes, to není možné.

Úroveň 1: Dálkové ovládání je k dispozici pouze pro případ nouze

Mnoho společností se ocitlo v této fázi před pandemií coronaviru. Práce na dálku by byla teoreticky možná, ale není pro něj žádná podpora. V případě nouze mohou zaměstnanci také pracovat mimo kancelář po dobu jednoho nebo dvou dnů. Ale většinu času, práce bude většinou zůstat pozadu. To je také způsobeno tím, že i základní nástroje, jako je váš vlastní e-mailový účet nebo kalendář, jsou pouze nepříjemně přístupné, jakmile již nejste v interní kancelářské síti.

Úroveň 2: Dálkové ovládání je možné, ale pouze výjimečně

Mnoho společností muselo jít na tuto úroveň kvůli pandemii: byly nuceny akceptovat, že mnoho nebo všichni zaměstnanci budou pracovat na dálku po dlouhou dobu. Za tímto účelem byly vytvořeny vhodné technické základy a byly zavedeny nové nástroje, jako je Zoom nebo Microsoft Teams.

Procesy a modely myšlení se však dosud nezměnily. Místo toho se snaží přenést stávající způsoby práce do digitálního světa. To funguje asi stejně jako "e-papír" verze denního tisku na smartphone: to funguje s obtížemi, ale ne opravdu dobře.

V případě vzdálené práce na této úrovni to znamená, že vše se stále děje synchronně a vy jste neustále přerušováni. Manažeři jsou znepokojeni produktivitou svých týmů, ale nemění hranice podmínek. Místo toho, software má zajistit, aby zaměstnanci jsou vlastně jen pracuje na svých projektech, nebo budete muset prokázat prostřednictvím neustále zapnutý webovou kameru, že jste vlastně "přítomen".

Úroveň 3: Vzdálené jako příležitost

Od této doby, práce mimo kancelář již není vnímána jako nouzové řešení s mnoha nevýhodami, ale (také) jako příležitost. Vytváříte lepší pracovní prostředí doma nebo v coworkingovém prostoru a společnost si uvědomuje, jak cenná asynchronní práce může být. Komunikace probíhá více písemně. Důležitou roli hraje také osobní složka (bez jakýchkoli omezení způsobených pandemií): týmy se scházejí jeden nebo dva týdny v roce.

Úroveň 4: Dálkové ovládání je nový normální

Jakmile se zde, procesy se konzistentně asynchronní. Pracovní výkonnost je hodnocena na základě výsledků, a nikoli na základě toho, zda a jak dlouho jsou zaměstnanci přítomni na místě. Důvěra se rozvíjí a stává základem spolupráce. Nejen extrovertní "reproduktory" jsou slyšet se svými názory, ale to vše proto, že existuje mnoho způsobů, jak se zapojit do diskusí.

Společnosti mohou využívat talentované Vítězní zaměstnancikteří nebydlí v blízkosti kanceláří nebo jsou připraveni k pohybu. Domácí kanceláře zaměstnanců jsou obvykle lépe vybaveny a mnohem více přizpůsobeny individuálním potřebám než průměrná kancelář. Setkání v reálném čase jsou dobře připravena. Rozmanitost je také posílena, protože každý člověk může dělat svou práci tak, jak se jim to hodí.

Úroveň 5: Vzdálená Nirvana

Matt Mullenweg vidí to jako "nirvana úrovni", které nemusí být dosažitelné. Je určen spíše jako pobídka. Na této úrovni jsou distribuované společnosti vždy lepší, úspěšnější a produktivnější než jejich konkurenti v kancelářích. Spokojenost zaměstnanců je maximální.

Dropbox se stane "Virtual First"

Obecně platí, že společnosti jako Automattic, Buffer nebo Doist to mají jednodušší, protože se od samého začátku spoléhaly na distribuované týmy. Museli se ujistit, že jejich model stále pracuje s rostoucím týmem. Ale základní způsoby myšlení a jednání byly již na místě.

Pro společnosti, které musí změnit své zaměstnání, bude obtížnější, jak tomu bylo v průběhu Pandemie koronaviru Stalo. Na jedné straně často zjistili, že vzdálená práce není tak špatná, jak si vždy mysleli. Na druhou stranu tento nucený experiment velmi potěšil i některé zaměstnance.

Například Dropbox v oficiálním oznámení 90 procent z 2800 zaměstnanců se doma cítilo produktivní a nechtělo se vrátit do přísného pětidenního týdne v kanceláři. Oni také viděli nevýhody v práci z dálky. Jako příklad jsou uvedeny "Nepřetržité videokonference, neustálé oznámení a sociální izolace".

Dropbox Blog
Dropbox je také průkopníkem na téma "Pracovní kultura" v blogu

Matt Mullenweg, nicméně, by poukázat na to, že Dropbox by se odvážil přejít na další úroveň. Tyto "nevýhody" jsou známkou toho, že kancelář myšlení byla převedena do vzdáleného světa beze změny.

Zdá se, že Dropbox na tom chce zapracovat. Například, tam bude kanceláře s názvem "Dropbox Studios" po celém světě. To zahrnuje předchozí lokality, jako je San Francisco, Seattle, Austin nebo Dublin. Ale tam bude také "on-call místnosti pro týmová setkání" jinde. V sdělení se uvádí:

V důsledku toho se očekává, že Dropbox v průběhu času zvýší geografické rozložení, což dává týmům větší svobodu při výběru místa, kde žijí, pracují a hledají nové zaměstnance

Tam, kde jsou tato "studia" k dispozici, se chce společnost dynamicky přizpůsobit podle potřeby.

Ale jak krok model vysvětluje výše, organizační změny jsou také součástí nového, umístění-nezávislý svět práce. Dropbox mluví o "nelineárních pracovních dnech.". V budoucnu bude společnost určovat pouze "základní časy spolupráce", ve kterých se časová pásma překrývají. Povzbuzuje své zaměstnance, aby si kromě toho navrhovali vlastní rozvrhy. "Dropbox chce upřednostnit dopad a výsledky namísto dokončených hodin." Zní to skoro, jako by někdo na Matt Mullenweg byl chytrý tam ...

Dropbox je také jen nejnovějším příkladem z technologického průmyslu. Twitter a Square již oznámily, že umožní, aby dočasné domácí kanceláře byly jako alternativa neomezené. A Mark Zuckerberg z Facebooku předpověděl, že 50 procent jeho zaměstnanců bude v příštím desetiletí pracovat na dálku.

8 tipů pro virtuální podniky

Ale jak se vám cesta kolem nového světa distribuované práce? Společnost za todo app Todoist byl vyslán v blogu osm užitečných tipů dohromadyaby práce na dálku fungovala lépe:

1. Najděte si vlastní řešení

Jen proto, že jiná společnost uspěje s konkrétním nástrojem nebo způsobem práce nemusí vyhovovat vám a vašemu podnikání. Vždy se podívejte na to, co je základní problém, a pak se podívejte na řešení, které se hodí. Příklad v příspěvku: Testovaná společnost Slack jako komunikační kanál, protože tolik používat. Doist však poznamenal, že se mu to nehodí do jeho globálního týmu.

2. Nejprve se spolehněte na dálkové ovládání

V organizacích, které spoléhají na hybridní model, vzdálení pracovníci rychle propadnou trhlinami. Jsou zapomenuty v komunikaci i v propagačních akcích. Místo toho, aby bylo možné pracovat na dálku, mělo by být aktivně podporováno. Mělo by se stát novým normálem.

3. Použití asynchronní komunikace

Její příklad je především o mezinárodních týmech. Ale i lidé, kteří nežijí po celém světě, mají své vlastní osobní "časové pásmo". Někteří lidé začínají brzy v den, jiní dávají přednost práci večer. Některé trvat několik hodin nepřetržité koncentrace, některé práce v krátkých dávkách.

4. Používejte synchronní komunikaci velmi specificky

Nikdo tvrdí, že každá otázka, každý problém, každá výzva může být vyřešena prostřednictvím chatu. Ale místo toho, aby synchronní komunikace, jako je standard, měly by být dobře naplánovaný a připravený nástroj pro zvláštní okamžiky. To se týká například složitých problémů, mimořádných situací nebo pomoci členům týmu lépe se poznat.

5. Dokumentovat pracovní postupy a pravidla

Čím lépe řeknete všem, jak něco udělat, tím méně dotazů existuje. Dobrá dokumentace také vede k menšímu počtu nedorozumění a konfliktů v agentuře nebo ve společnosti.

6. Buďte opatrní při najímání nových

Ne každý se dobře hodí pro vzdálené pracovní prostředí. Musíte být schopni vypořádat se s plánováním vlastní práce a převzetím větší odpovědnosti. Komunikační dovednosti musí být také silné (zejména ty písemné). Matt Mullenweg například vysvětlil, že v Automattic nevede pracovní pohovory, ale chaty s žádostmi.

7.

To je pro mnoho lídrů obzvláště obtížný bod. Produktivita není, když někdo vypadá zaneprázdněný (a sedí například u stolu v kanceláři), ale když jsou dosaženy výsledky. Musí existovat důvěra, že zaměstnanci pracují na svých úkolech podle svých nejlepších schopností.

8. Neignorujte negativní sedět na dálku

Stejně tak je to ale jasné, že takové experimenty v minulosti selhaly. Vezměme si významné příklady, jako jsou Yahoo a IBM. Takže byste neměli předpokládat, že tento problém je self-startér. Spíše se musíte podívat na to, co se v takových případech pokazilo a jak se s tím můžete vypořádat. Je rovněž důležité, aby si všechny zúčastněné strany byly vědomy výhod a nevýhod, které pro ně jsou si osobně vědomi.

Můj závěr pro agentury a společnosti

Co mnozí ještě nechápou: Větší svoboda designu nesnižuje produktivitu, ale zvyšuje ji. Jak ukázaly různé studie, "více peněz" jako odměna funguje pouze pro velmi jednoduché úkoly. Jakmile lidé musí přinést i trochu duševní a tvůrčí výkon, tato návnada se obrátí: čím větší odměna, tím horší výsledek. Podívejte se na tuto animovanou verzi diskuse Dan Pink:

Youtube

Načtením videa souhlasíte se zásadami ochrany osobních údajů YouTube.
Více informací

Stáhnout video

PGlmcmFtZSB3aWR0aD0iNTYwIiBoZWlnaHQ9IjMxNSIgc3JjPSJodHRwczovL3d3dy5b3V0dWJlLW5 vVY29va2llLmNvbS9lbWJlZCC91NlhBUG51RmpKYYIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93PSJJhY2NlbGVyb21ldGVyOyBhdSVRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJkLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWkaWE7IGd5cm9zY29wZTsgcGljdHVyZS1pbi1waWN0dXJlIiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW49IiI+PC9pZnJhbWU+

Obecně řečeno: lidé chtějí dělat dobrou práci, chtějí se dále rozvíjet a chtějí žít nezávisle. Je-li vzdálená práce implementována správně, může pozitivně zvýšit produktivitu, spokojenost a zdraví zaměstnanců. A jak bylo uvedeno výše, tyto flexibilní pracovní modely otevírají společnosti kandidátům, kteří by v minulosti nebyli zvaženi.

Virtuální společnosti: Jaké otázky máte o Jan?

Použijte funkci komentáře. Chcete být informováni o nových příspěvcích pro agentury a nezávislé pracovníky? Pak nás následujte na TwitterFacebook nebo přes náš Bulletin.

Obrázek příspěvku: Olia Danilevich

Jan je online novinář a specialista na digitální publikování s více než 20 letou odbornou praxí. Firmy ho najímají jako autora, konzultanta nebo redakčního ředitele. Mimochodem je zakladatel a jeden z redaktorů časopisu UPLOAD. Obrázek autora fotografa: Patrick Lux.

Komentáře k tomuto článku

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinná pole jsou označena * .