Jediný vstup obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů v platnost od 25. Mai 2018 s sebou přinesl některé změny. Vivien Beischau ze společnosti Newsletter2Go (nyní součást Brevo) pro vás připravila 6 tipů, abyste věděli, jaké požadavky musíte od té doby pro svůj e-mailový marketing dodržovat.
Prohlášení
Implementace požadavků GDPR v 6 krocích
1. zasílání pouze s dvojitým přihlášením
Pokud chcete shromažďovat osobní údaje, vždy potřebujete souhlas dotčených osob nebo zákonné povolení. Tento souhlas musí být zaznamenán a musí obsahovat upozornění, že jej lze kdykoli odvolat. V případě e-mailového marketingu to znamená, že k zasílání zásilek potřebujete předem souhlas. Pokud souhlas neexistuje, nesmíte jim newsletter zasílat.
Je důležité, abyste v e-mailu se souhlasem a v registračním formuláři uvedli odkaz na zásady ochrany osobních údajů. Ujistěte se, že je možné si je kdykoli prohlédnout.
Double opt-in: Postup double opt-in je právně bezpečný způsob registrace k odběru newsletteru. V registračním formuláři zadáte svou e-mailovou adresu a tím umožníte, abyste byli zařazeni do distribučního seznamu. Poté obdržíte potvrzovací e-mail, a tím i možnost potvrdit registraci právně bezpečným způsobem. Proces DOI je ukončen po potvrzení tohoto e-mailu.
2. používejte software pro přepravu, který je v souladu s právními předpisy
Existují určité požadavky na legálně bezpečný poštovní software, které byste měli zvážit. Legálně bezpečný mailingový software se vyznačuje mimo jiné tím, že servery pro odesílání zásilek jsou umístěny v Německu. Poskytovatelé služeb jsou auditováni a vybaveni příslušnými certifikáty na ochranu osobních údajů.
Vždy musí být uzavřena smlouva o zpracování objednávky.
3. Záruka bezpečnosti dat
Měli byste si uvědomit, že musíte zajistit, aby k citlivým údajům vašich zákazníků neměly přístup žádné neoprávněné osoby. Při zpracování údajů je třeba přijmout vhodná technická a organizační opatření (hesla, šifrování atd.), aby bylo zajištěno jejich zabezpečení.
4. Věnujte pozornost ekonomice založené na datech
V rámci sběru dat byste měli věnovat pozornost ekonomice dat. To znamená, že údaje jsou shromažďovány pouze pro konkrétní účel a mohou být použity pouze pro tento účel. Ukažte subjektům údajů přesně to, k čemu své údaje poskytují. Kromě toho nesmíte shromažďovat údaje, které nejsou vhodné pro daný účel.
Příklad: Pro registraci k odběru newsletteru je nutná pouze e-mailová adresa. Samozřejmě si můžete vyžádat i další údaje, ale tyto informace jsou dobrovolné a musí být takto označeny.
5. Dokončete proces registrace
Transparentnost je důležitá a vytváří důvěru. V e-mailovém marketingu se to týká například registračního formuláře pro zasílání newsletteru. Jasně sdělte, co příjemci obdrží a k čemu budou údaje použity. A nezapomeňte, že e-mailovou adresu můžete označit pouze jako povinné pole. Všechny ostatní údaje nesmí být povinné, aby byla registrace k odběru newsletteru účinná.
Další tip pro registrační formulář: Upozorněte na možnost kdykoli se z odběru newsletteru odhlásit. Doporučujeme také uvést odkaz na zásady ochrany osobních údajů, které je třeba zaškrtnutím odsouhlasit.
6. Dobroty nejsou zdarma
Své zákazníky můžete stále motivovat k odběru newsletteru pomocí poukázek nebo propagačních akcí. Pouze v případě dobrot nebo bezplatných nabídek, jako jsou whitepapery, infografiky, e-knihy atd., které jsou kombinovány s odběrem newsletteru, musíte svým zákazníkům přesně vysvětlit, co je to výměnný obchod. Vzhledem k tomu, že údaje slouží k placení, nesmíte obchod popisovat jako "zdarma" a musíte dát jasně najevo, že se jedná o předplatné newsletteru.
Zbývá říci ...
... že se vstupem GDPR v platnost má ochrana osobních údajů nejvyšší prioritu. Pokud tyto požadavky zavedete, jste na dobré cestě k tomu, aby váš e-mailový marketing GDPR byl v souladu s předpisy a abyste se vyhnuli hrozivým pokutám.