Sådan gør agil transformation dit bureau fleksibelt og egnet til fremtiden

Oliver Wüntsch Senest opdateret den 1. marts 2021
9 Min.
Gør dit bureau til en agil organisation
Senest opdateret den 1. marts 2021

Agile reklame- og digitale bureauer kan hurtigt og fleksibelt tilpasse sig nye ting. Proaktivitet er også et søgeord, der ofte falder, når man definerer smidighed. Ikke desto mindre rejser enhver forandringsproces mod en agil organisation vigtige spørgsmål. Oliver Wüntsch forklarer dig i den følgende artikel, som disse er, og hvad en vellykket agil transformation er nødvendig.

Hvad er de aktuelle udfordringer for reklame- og digitale bureauer?

Uanset den respektive branche leder engagerede medarbejdere efter virksomheder, hvor de kan realisere sig selv og bidrage med deres færdigheder til spændende projekter. Moderne arbejdere: For eksempel forventer vi klare svar på spørgsmål som "Hvorfor går jeg på arbejde hver dag?" og "Hvad er vores vision?".

For virksomheder og ledere er det derfor på den ene side et spørgsmål om at opfylde de stigende forventninger hos deres medarbejdere. På den anden side er det vigtigt at finde kreative løsninger på kundernes lige så hurtigt skiftende behov i et stadigt stigende tempo. Fordi de forventer, at et agentur kender de nyeste tekniske muligheder og forbrugernes ønsker: den respektive industri, forstår det og kan udvikle ideer og koncepter til dette.

Kundernes forventninger til produkt- og servicekvalitet stiger konstant. Kloge ideer om nye teknologier og innovative applikationsscenarier, for eksempel inden for augmented reality eller 3D-print, er derfor efterspurgte. Desuden skal agenturerne kunne gennemføre de relevante projekter rettidigt. 

Udfordringen for agenturerne er derfor at tilpasse sig de stadig hurtigere innovationscyklusser. De, der ikke er i stand til at følge med i de nye ideer og forretningsmodeller, mister hurtigt kontakten – og dermed værdifulde kunder: 

Læs mere om den skiftende arbejdsverden i digitaliseringens tidsalder. 

Hvorfor er agil transformation en lovende måde at møde disse udfordringer på?

For at forblive konkurrencedygtige og øge deres succes opfordres agenturerne til konstant at genopfinde sig selv og konstant dække nye videnområder. En agil struktur og selvansvarlige arbejdsmetoder kan være meget nyttige. Selvom udtrykket "agil" har mistet sin betydning på grund af dets næsten inflationære brug, bør ledere i digitale og reklamebureauer også overveje mulighederne for smidighed for deres virksomhed. 

Agile arbejdsmetoder muliggør en yderst tilpasningsbar tilgang til planlægning og implementering af projekter. Da kunderne løbende er involveret i udviklingsprocessen af deres produkt, hvis det ønskes, er resultatorientering og dermed kundetilfredshed meget højere end i konventionelle projektstrukturer. Resultaterne er et slutprodukt af bedre kvalitet samt færre ødelagte leveringstider og dermed mere tilfredse kunder: 

På grund af medarbejdernes omfattende selvstyre: interne og projektteams er det også muligt at spare værdifuld tid og kapacitet i agenturer, som projektlederne kan bruge til parallelle projekter. Hertil kommer medarbejdernes stigende tilfredshed: indeni. Takket være princippet om selvansvar og den dermed forbundne beslutningskompetence identificerer de sig tættere med agenturet og bliver mere involveret. 

I den digitaliserede verden er evnen til forandring en betydelig konkurrencefordel for organisationer. Virksomhederne er nødt til hurtigt at tilpasse sig skiftende krav, tage medarbejdere med sig og integrere innovationer.

Mange steder er klassisk forandringsledelse ikke længere tilstrækkelig til dette. Agile transformation giver virksomheder mulighed for løbende at tilpasse og forbedre deres strategier. 

Hvad er Agile Change Management, og hvad er de agile metoder?

Agile organisationer og agile teams er dem, der handler hurtigt og fleksibelt i et stadigt skiftende, usikkert miljø og skaber merværdi for deres kunder. Tankegangen i agilt arbejde registreres i form af fire krav i det såkaldte AgileManifesto:

  • Mennesker og deres interaktion er vigtigere end processer og værktøjer
  • Arbejdssoftware er vigtigere end dokumentation
  • Samarbejde med kunderne: Det er vigtigere end kontraktforhandlinger
  • At reagere på forandringer er vigtigere end at holde sig til planen

Agile tilgange, principper og metoder kan bruges på forskellige måder i agenturændringsprocesser. En passende kvalificeret coach kan hjælpe dig med at ændre alle strukturer i din virksomhed til agile. Følgende er eksempler på tre metoder, der er baseret på agile principper og kan bruges rentabelt i agenturer.

Kanban

Den agile metode Kanban er kendetegnet ved sin høje gennemsigtighed i samarbejdet. På en fælles Kanban Board, alle opgavepakker af holdet, uanset om de er dem af ledere eller resten af holdet, samt deres status er synlig. Målet er en jævn arbejdsgang, hvor opgaver prioriteres og behandles.

Scrum

Scrum er især velegnet til lukkede arbejdsteams, der arbejder på et projekt. Scrum-teamet arbejder i tidsbegrænsede faser, de såkaldte sprints. Efter hver sprint er der en fuldt funktionel version af produktet, som forbedres og udvides med hver sprint. 

Lean Tænkning

Principperne og metoderne for lean management har til formål at organisere processer mere effektivt, dvs. med så lidt indsats og affald som muligt. Det er derfor et spørgsmål om at reducere omkostningerne og afkorte processerne - f.eks. Samtidig er målet at opnå den bedst mulige kvalitet. Denne kontinuerlige forbedringsproces er altid fokuseret på kunderne. Med andre ord bestemmer deres behov, hvad der skal forbedres. Målet er altid at optimere produkt- og servicekvaliteten samt øge kundetilfredsheden.

Hvordan kan Agile Change Management være med til at gøre agil transformation vellykket?

I missionen om at gøre et bureau mere agilt og dermed mere agilt, fleksibelt og kundeorienteret kan der anvendes metoder til både klassisk og agil forandringsledelse. Det giver selvfølgelig mening at foretrække agile tilgange – men metoder til "klassisk forandring" behøver ikke at blive udeladt. 

Fordi hver virksomhed er unik, er der ikke en eneste vej til agil succes. I stedet er det værd at lære af andre organisationer og tilpasse deres tilgang til deres egen situation. På denne måde kan hvert agentur lykkes med at fremme gradvis forandring og en kultur med løbende forbedringer.

Det er også vigtigt ikke at se forandring som noget, der er afsluttet efter en vis periode. Ændringer sker kontinuerligt, og agile metoder er forbundet med efterspørgslen efter at prøve dem og tilpasse dem kontinuerligt. 

For ikke at arbejde blindt, men for at anerkende succeser og begå fejl, er det vigtigt at udføre kvantitative målinger af ens eget arbejde. Ledere kan f.eks. forudbestemme succesen og fiaskoen for individuelle milepæle på en skala. På grundlag af disse er det i bakspejlet muligt at vurdere, om de enkelte arbejdspakker og deres resultat har levet op til forventningerne eller ikke har levet op til forventningerne. Succes og fiasko inden for marketing kan f.eks. måles ved kampagnernes rækkevidde eller antallet af svar på en mailkampagne. De således indsamlede data giver agenturerne værdifuld indsigt i, hvor der skal træffes forbedringsforanstaltninger.

Agil forandringsledelse med det mål, at den agile transformation af virksomheden lykkes, når alle medarbejdere: inden for tør adressere potentiale for forandring over for deres ledere. Medarbejdere, der konstant bærer den "agile hat" og udtrykker tanker om, hvilke processer der kan forbedres, bidrager effektivt til virksomhedens succes. 

Visualiseringen af værket er også afgørende. Formålet med dette er at give alle interessenter et overblik over aktiviteternes status. Det er også nyttigt at dokumentere processer på en tjekliste, som gradvist udvides. Den bruger understøttende noter til at registrere, hvordan man håndterer bestemte situationer, f.eks. Værdien af disse oplysninger for organisationen går således ikke tabt. 

Mere information om, hvordan agil forandringsledelse kan implementeres med succes i din egen virksomhed, kan findes i denne blogartikel. Hvis du ikke ønsker at være tilfreds med ren selvinformation, kan du også hyre en Agile Coach til at hjælpe dig med at omdanne den til en agil organisation.

Hvad adskiller agile virksomheder?

Brugen af Scrum eller Kanban alene gør ikke et agilt agentur. I stedet kræver alle agile tilgange kritisk engagement og trinvis implementering. Derudover begynder vejen til smidighed ikke med tilgange og metoder, men med grundlaget for agilt arbejde: arbejds- og tankekulturen. Endelig er smidighed en omfattende kultur og tankegang, hvis gennemførelse kræver en ensartet forståelse af smidighed mellem alle involverede parter.

Agenturer, der er agile i deres ledelse, har evnen til at reagere fleksibelt, proaktivt og tilpasningsløst til forandring eller til at handle på denne måde for at indføre nødvendige ændringer. Agile modeller hjælper således virksomheder med at finde rundt i den stadig mere komplekse økonomiske verden og bevise deres værd. Mange sådanne virksomheder har en fælles praksis med agile arbejdsmetoder designet til at bryde op "encrusted" strukturer. Det gælder projektledelsen, men også hele ledelsen af virksomheden, dvs. I stedet for at afvise forandringer bliver de hilst velkommen og skabt plads til hurtige og effektive processer. Ændringer initieres ikke af ledelsesniveauet, men af medarbejderne: interne. På projektniveau bruges scrum eller kanban til dette formål.

Agile organisationer er dynamiske, ikke statiske, i deres virksomhedsorganisation. De er underlagt konstante forandringsprocesser og tilpasser sig fleksibelt til interne og eksterne krav. Virksomhedsstrukturen er kendetegnet ved flade hierarkier og selvorganisering samt en særlig kunde nærhed og iterative processer. 

Hvad er fordelene ved Agile Change Management i forhold til traditionel forandringsledelse? 

For at kunne klare de stadig hurtigere krav til markeder og produkter samt de stigende kundekrav har bureauerne brug for evnen til at tilpasse sig fleksibelt til dem. Selv om forandring også er målet for traditionel forandringsledelse, sker den i en kontekst med stabilitet og forudsigelighed. Ændringer forstås som noget, der skal overvindes så hurtigt som muligt. Opgaven med denne type ændringsstyring er at gøre den urolige fase mellem den oprindelige tilstand og måltilstanden så kort som muligt.

Den agile tilgang kender på den anden side ingen varig stabilitet. Dette erstattes af en tilstand af konstant kontrol og test. Den nye normale er en permanent proces med at tilpasse sig det usikre miljø.

Den ideelle agile forandringsproces

Trin 1: Kommunikation til medarbejdere:inde

Når hjørnestenene i en forandringshistorie er blevet udviklet, er det vigtigt at henvende sig til agenturets personale. For at gøre dette skal du tænke nøje over den måde, hvorpå dette skal kommunikeres. For eksempel er det nødvendigt at overveje, om det er tilstrækkeligt for ledere at præsentere budskabet, eller om en fælles kick-off workshop giver mere mening. Der bør dog under alle omstændigheder være en klar start med en wow-effekt. Medarbejderne skal have en fornemmelse af, at de skal på en spændende rejse sammen. 

Trin 2: Skab en grundlæggende forståelse af agil transformation

Alle i virksomheden skal have en grundlæggende viden om, hvilke agile principper og metoder der findes, hvorfor de er vigtige, og hvordan smidighed fungerer. Blandede læringskoncepter kan for eksempel bruges til at sprede denne viden og en fornemmelse af, hvad daglig implementering handler om.

Trin 3: Spred agile tankegang

En forudsætning for succes for agile metoder er et agilt mindset i virksomheden. Når alt kommer til alt, bør der allerede være en god kultur af fejl og feedback, når det kommer til at arbejde med prototyper. Dette kan også gøres parallelt: Under agilt arbejde udvikler en agil tankegang sig gradvist.

Trin 4: Skift individuelle projekter til agile metoder

For at implementere agile metoder på projektniveau er det vigtigt på forhånd at tænke over, hvilke opgaver der egner sig til at arbejde med agile metoder. Dette omfatter færre rutineaktiviteter end projektspecifikke opgaver, hvis krav stadig er uklare, og for hvilke det stadig er nødvendigt at præcisere, hvilken metode der skal anvendes. 

Trin 5: Brug agile værktøjer og metoder på tværs af alle teams

Dette trin handler ikke om at konvertere alle projekter 100 procent til agile. I stedet bør man forsøge at anvende mindst individuelle agile elementer overalt. Målet er at sikre, at alle medarbejdere inden for alle områder af agenturet udvikler følelsen af, at den måde, de arbejder på, ændrer sig på lang sigt.

Trin 6: Introducer agile strukturer

Agile strukturer er kendetegnet ved deres projekt- og kundeorientering. Medarbejderne: Interne og arbejdsteams styres ikke længere nedefra og ned, men er netværkslignende forbundet. Holdene er tværfaglige, og derfor arbejder medarbejdere med forskellige kompetencer sammen om et projekt eller kunder – også selvom de kommer fra forskellige ansvarsområder. 

Trin 7: Oprette netværk

For at den agile tankegang kan etablere sig yderligere, er det vigtigt at forbinde folk i organisationen. Den positive effekt: Informationsstrømmen og arbejdet på lige fod forbedres, og medarbejderne: de påtager sig et mere personligt ansvar. F.eks. kan det være nyttigt at samle folk fra en lang række afdelinger, der ser et vist behov for handling (f.eks. behovet for en ny proces) i en selvorganiseret arbejdsgruppe.

Trin 8: Udvikle den rigtige personalestrategi

Især hvis virksomheden har fulgt klare hierarkier og regler indtil videre, er det vigtigt, at HR-afdelingen også anerkender behovene for agil forandring. Det handler om aktivt at lede efter nye medarbejdere, der allerede tænker agilt og har erfaring med selvorganiseringen. 

Trin 9: Gør resultater synlige og fejr

For at holde medarbejderne informeret bør man spørge en anden, hvordan og hvor man kan nå dem bedst. Hvor kan teamet og kunderne se, at der sker ændringer i virksomheden i retning af agilt arbejde, og at det går godt? Uanset om det er LinkedIn, Facebook, via et indholdshub eller virksomhedens eget intranet – mulighederne er mangfoldige.

Hvilke krav (parathed) skal være opfyldt?

Uundværlig for agile forandringsprocesser er den interne bevidsthed om emnet såvel som viljen til at ændre sig. Selv om førstnævnte kræver sidstnævnte, er begge nødvendige for at tage alle medarbejdere med sig. Det er også vigtigt at have en kultur med gensidig tillid, hvor der er plads til den enkeltes kreativitet og initiativ samt til fejl. 

Nøglen til agil succes er derfor ledere, der ønsker forandring, og som stoler på deres medarbejdere: interne, der giver plads til forandringseksperimenter og giver deres team support på kritiske tidspunkter. I andet trin afhænger det af medarbejderne: inde. De skal være nysgerrige og ivrige efter at eksperimentere, også tænke på tværs af tænkning og også bringe udholdenhed og en vis tolerance over for frustration. Ideelt set er folk, der ønsker at udvikle ideer yderligere og er i stand til at gøre dem til virkelighed i en besværlig proces med test og vanvid, ideelle. 

Dine spørgsmål om bidraget

Hvis du har yderligere spørgsmål om agil transformation eller gerne vil dele dine egne erfaringer, skal du bruge kommentarkolonnen. Du er interesseret i nye indlæg omkring WordPress , Webdesign og meget mere? Følg derefter RAIDBOXES på Twitter, Facebook, LinkedIn eller via vores nyhedsbrev.

Oliver Wüntsch er ekspert i agil forandringsledelse. Siden 2008 har han med succes støttet reklame- og digitale bureauer, kreative ledere og nystartede grundlæggere som business coaches og proceskonsulenter: i udfordrende forandringsprocesser og i komplekse beslutningssituationer. Agile tænkning og lean arbejdsprincipper er for ham de mest effektive svar på den stigende digitalisering af markederne.

Lignende artikler

Kommentarer til denne artikel

Skriv svar på en

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Obligatoriske felter er markeret med *.