Retros for agenturer og virksomheder: Mere effektivitet og tilfredshed

9 Min.
Scrum Retro for agenturer og virksomheder

Hvad går godt i teamet og i projektet? Og hvad ikke? Hvilke foranstaltninger kan der udledes heraf? Retrospektive er en perfekt måde at bringe motivation og momentum til din virksomhed eller agentur. Vi viser dig, hvordan du opretter en retro, og hvad Dos and Don'ts er.

En retrospektiv (kort: Retro) er en slags retrospektiv at bestemme sammen i en gruppe, et team eller for en komplet organisation, hvilke succeser der er opnået i en bestemt periode. Dette giver dig mulighed for at sætte din projektledelse eller agile softwareudvikling på prøve samt ethvert andet område i din virksomhed. Samtidig afklarer retromøder spørgsmålet om, hvorvidt teamwork rent faktisk fungerer så gnidningsløst – og hvor tilfredse dine medarbejdere er.

De grundlæggende regler

Retros er særligt effektive. Hver enhed giver plads nok til forslag til forbedringer, som straks omsættes til konkrete projekter. Det er det, der gør retrospektive så værdifulde og bæredygtige. Retros udføres korrekt på en måde, der

  1. Lad alle fra gruppen eller holdet komme til orde
  2. giver plads til en bred vifte af feedback uden at evaluere det med det samme
  3. Konstruktiv, fremadrettet, respektfuld og gennemsigtig

Retrospektive aktiviteter er ikke kun velegnede til virksomheder eller agenturer, men også til no go'er, foreninger, frivillige grupper, open source-initiativer eller sociale og politiske projekter. Især miljøet af open source eller WordPress esønes feedback-sløjfer baseret på retrospektive. Endelig inddrages hele udviklingsteamet, og beslutningsprocesserne afsløres.

Retros er lige så gode til tekniske projekter, som de er til at forbedre virksomhedskulturen. Her er en kort oversigt over de to varianter:

Scrum Retrospektiv

Retrospektive er klassisk kendt fra projektledelsesmetoden Scrum. Især teams fra softwareudvikling eller webdesign er afhængige af scrum, fordi det giver et modpunkt til klassisk hierarkisk organiserede projekter af den slags "Jeg foregiver, hvad du skal gøre og hvornår". Til en vis grad organiserer udviklerne sig: hos Scrum selv. Ikke desto mindre er der faste strukturer (såsom scrum bord) og faste perioder ("sprint"). Underopgaver gør det hele særligt fleksibelt og derfor agilt. Selve retroen kører i fem faser:

  1. Intro: Her er teamet indstillet til retroen, definerer målene for mødet, forklarer organisationsprocessen igen, hvis det er nødvendigt eller introducerer nye deltagere.
  2. Indsamling af data: Dette trin er beregnet til at indsamle temaer, der vil blive belyst i retro. Så punkter, der gik godt. Men også dem, med hvem man ønsker en optimering, eller som forårsager konflikter. Først og fremmest er alt i input tilladt her - den fælles prioritering finder sted først efter det.
  3. Få indsigt: De punkter, der er medtaget, vil blive drøftet under ét. Hvad er årsagerne til positiv, men også til at blive optimeret udvikling? Hvad kan udledes heraf for de videre projekter eller for samarbejdet i teamet?
  4. Gennemførelse af foranstaltninger: Omgangen bestemmer sammen, hvilke forbedringsforanstaltninger der skal gælde for de videre sprints. Disse foranstaltninger bør formuleres så konkret som muligt ("hvem gør hvad, hvornår") og registrere dem skriftligt.
  5. Afslutning af den retrospektive: Her kan du opsummere resultaterne igen, afklare de sidste åbne spørgsmål, afhente alle deltagere og lave en kort "Retro of Retro".

For nogle teams, agenturer og virksomheder tager denne meget åbne form for udveksling tid at vænne sig til. Så kan det ske, at der er lidt feedback i starten, eller at konflikter og gensidige bebrejdelser endda forekomme. Dette kan undgås, og et par hints kan tilføjes.

ekkometer scrum retro
En software-understøttet retro, her med ekkometer

På kort eller lang sigt bør retrospektivet dog føre til følgende forbedringer:

  • Tidsplaner i softwareudvikling eller projekt kan planlægges bedre, indsnævre forhindringer fjernes
  • Virksomheden skaber de nødvendige ressourcer af teknisk, strukturel eller menneskelig art for at kunne operere fornuftigt
  • Medarbejderne: Medarbejderne håndterer konflikter mere åbent og løser dem sammen
  • Teamet husker ikke kun, hvad der ikke kører, men de positive punkter og procesoptimeringen
  • Ikke kun tekniske udfordringer er i forgrunden, men også sameksistens og stemninger i teamet

Hvis et eller flere af disse punkter ikke nås, kan du arbejde sammen om formatet, værktøjerne, beslutningsprocesserne, inddragelsen af alle deltagere: inden for eller på moderationen. Eller teamet bemærker, at visse forudsætninger først skal oprettes. Disse kan være ensartede udviklingsprocesser, for eksempel, eller bedre kommunikation eller motivation i virksomheden.

Team Retro

Og med det kommer vi til den anden funktion, som kan have retrospektive. Væk fra rent projektrelaterede processer eller som et supplement til teknologi retros, kan de bruges til at styrke samhørigheden i agenturet eller i virksomheden. Intet hold kan undvære konflikter. Den afgørende faktor er den åbne og løsningsorienterede håndtering af disse, så organisationen ikke kun er optaget af sig selv eller forbliver i "arbejde i henhold til reglerne".

Gratis Team Retros, som ikke er involveret i Scrum eller nogen anden metode, bruger hovedsageligt følgende tre spørgsmål:

  • Hvad fungerede godt? I hvilke tilfælde har vi arbejdet godt sammen og hvorfor?
  • Hvad fungerede ikke godt? Hvor kan noget forbedres i samarbejdet?
  • Hvad vi håber at forbedre, vil vi forsøge? Hvem tager sig af implementeringen og hvornår?

I dette tilfælde er en retrospektiv mindre stift organiseret end på Scrum. I princippet kan teamet frit afgøre, i hvilket format de stillede spørgsmål afklares. Men et regelmæssigt format (f.eks. en gennemgang hver anden måned), et repræsentativt udvalg af deltagere, detaljeret dokumentation og skriftlige resultater er nyttige. Også en person, der overtager invitationen, moderation og renovering.

Temaerne om retros skal komme fra medarbejderne selv og endnu mere. For at indlede denne proces giver det mening at indsamle regelmæssig feedback selv på forhånd. Og for at give både hjælp og motivation. For eksempel i forbindelse med (om nødvendigt anonyme) undersøgelser eller gennem en særlig rolle i virksomheden. Du kan læse, hvordan dette kan se ud i vores artikel om mental sundhed i erhvervslivet.

Medarbejdere, der tidligere har arbejdet i en meget hierarkisk struktureret virksomhed, er ikke vant til at yde åbne og modige bidrag til virksomhedskulturen. I din virksomhed vil noget kun ændre sig, hvis der er en ramme, inden for hvilken alle frit kan udtrykke deres mening.

Dos i en Retro

Uanset teknisk eller snarere kulturel retro er der nogle forudsætninger og også værktøjer, der bidrager til mødets succes:

  • Mådehold: På Sprint Retrospective påtager Scrum Master sig denne rolle. Med en ikke-formel retro kan denne opgave bestemmes frit, måske endda som en del af en rotation.
  • Flade hierarkier: Det er vigtigt, at moderatorerne: leder mødet som ligeværdige deltagere, ikke "ovenfra". Det samme gælder personer fra ledelsen eller andre ledende medarbejdere.
  • Definition af regler: Hvis der er misforståelser eller tvister, når de udfører retros, så huske fælles værdier af agenturet eller virksomheden hjælper. Dette er ikke en liste over forbud, men i form af eksempler, der repræsenterer positiv kommunikation. Se f.eks. Adfærdskodeks af RAIDBOXES .
  • Bindende aftaler: Dette omfatter optagelse af resultater i en protokol. Men heller ikke at træffe beslutninger over hovedet på fraværende ejendomme. I tvivlstilfælde skal deltagerrunden forlænges. Eller afhængigt af de emner, der kan forventes, kan du invitere gæster fra andre afdelinger og teams.
  • Måling af succes: Fører de hidtil vedtagne foranstaltninger til forbedringer? Hvis ikke, hvordan kan en mere konkret konklusion af retro se ud? Kan succeserne bevises eller måles? Vil arbejdsbyrden blive reduceret bæredygtigt, eller vil stemningen i teamet blive bedre?

Frem for alt er det sidste punkt vigtigt: Kun gennem positive resultater bliver retroen permanent forankret og accepteret af alle. Fordi ikke alle på dit hold vil forstå betydningen af retrospektive fra begyndelsen. Påskud "Det hjælper ikke alligevel" kan kun tilbagevises, hvis succeser bliver synlige. Og hvis du regelmæssigt henter alle rollerne i virksomheden.

Don'ts en Retro

Don'ts er delvist afledt af ovenstående punkter. Men selv ud over det lurer risici, hvis retrospektivene ikke er gennemtænkte eller styres på en måde:

Uproduktiv cirkel af deltagere

Her er der brug for åbenhed og undertiden følsomhed. Det gør ondt, hvis personer fra holdet ikke føler sig involveret. På den anden side bliver for store runder – eller hvis tematisk blanding er for høj – hurtigt uproduktive. Hvis de enkelte emner ikke kan afklares i den store runde, så kan du sætte dem i de mindre hold retros hvis det er nødvendigt.

For lidt gennemsigtighed

Når andre afdelinger føler sig ude af stand til at få et indblik i resultaterne af en retro, uro eller frustration hurtigt opstår. Det er her offentligt tilgængelige protokoller eller den regelmæssige præsentation af resultaterne for al hjælp. Dette gælder også for målingen af de vedtagne punkters succes.

Beskyttet ramme

Samtidig bør selve retrospektivet være et beskyttet sted, så der er ingen forbehold for at kritisere det. Nogle taler åbent om, hvad der kun skal forbedres inden for sådanne rammer. For eksempel inden for dit eget team eller uden ledelsesniveau. Om nødvendigt kan retroerne opdeles for at finde den rette balance mellem gennemsigtighed og behov for beskyttelse.

For streng et mål

Det er altid de samme deltagere: dem, der taler med tilbagevirkende kraft? Forslag er hurtigt skrottet? Eller er individuelle resultater endda fast på forhånd? Det kan ikke fungere. Retros er kun egnet til agenturer og virksomheder, hvor der findes en åben kultur.

Opgaver defineres forkert eller opbevares ikke

Spørgsmålet om "hvem gør hvad hvornår" er yderst vigtigt. Retrospektive kræver, at cirklen definerer ansvar og frister for hver idé, der skal gennemføres.

Med hensyn til foranstaltningernes bæredygtighed: Det er værd at stole på et projektstyringsværktøj, hvor de enkelte opgaver indtastes. Så kan du altid se på et øjeblik, på hvilke områder en retro går godt, og hvor det skal forbedres. Der er flere retrospektive i din virksomhed? Derefter kan de måles i forhold til hinanden eller udveksle ideer til hinanden.

Ren teknologi, ikke kultur

Uanset om det er en Sprint Retro eller en anden variant, handler det ikke kun om at notere og løse rent tekniske udfordringer. På samme måde skal den sociale og kulturelle sameksistens i teamet belyses. Fordi den ene (effektivt arbejde) ikke virker uden den anden (holdånd). Udviklingsafdelinger kæmper undertiden for at forbinde de to. Så passende træninger hjælpe, se for eksempel vores blog-indlæg om ikke-voldelig kommunikation.

Skridt i ikke-voldelig kommunikation
De fire trin i ikke-voldelig kommunikation

Uklar struktur

Retros er beregnet til at skabe plads til at tale frit om konfliktfyldte emner. Ikke desto mindre har de brug for klare rammer og en solid struktur. Disse omfatter nøglepunkter såsom regelmæssig udførelse, moderationsrollen, en separat rolle for dokumentation eller protokol, tidsstyring og om ønsket brug af specielle retroværktøjer. Endnu et vink. De fem faser af en retro (se ovenfor) vil hjælpe dig med at opretholde strukturen.

Du kan få hjælp til alle de nævnte punkter, hvis du ikke har nok viden i dit bureau eller din virksomhed. F.eks. gennem uddannelseskurser eller gennem eksterne undervisere:

Retros @ RAIDBOXES

Vi ved RAIDBOXES bruge flere former for retros til at organisere os. På den ene side de klassiske scrum retrospektive af vores produktudvikling, hvorigennem vi nu kan handle meget hurtigere. Desuden bruger vores support – og snart vi i marketing – team-interne retros til løbende at forbedre kvaliteten.

Derudover er vi i øjeblikket ved at etablere et format, som alle kolleger RAIDBOXES Omfatter. Her er vi stadig i opdagelsesfasen. Fordi vores nuværende vækst betyder, at det ikke længere er så let at bringe alle sammen. En idé, som vi er ved at undersøge: Hvert hold sender to deputerede til hele virksomheden retrospektiv: inde i en roterende proces. Dette ville give alle mulighed for at blive involveret.

Retros og Holocracy

Alt dette passer godt til holocracy's tilgang, RAIDBOXES Gennemført. Dette er en form for organisation, der giver mulighed for et meget selvbestemt arbejde. For mere information, se vores blog-indlæg New Leadership med Holocracy.

Emner for Retro

De positive punkter såvel som de udfordringer, vi bringer til dette virksomhedsdækkende format, kommer til dels fra vores medarbejdere: intern undersøgelse. Vi udfører dette hvert halve år. Prioritering af spørgsmålene er ret simpelt: Vi vægter blandt andet, hvor ofte eller hurtigt et punkt er blevet klassificeret i denne undersøgelse.

En anden tilgang kan være at indsamle temaer til retro på forhånd i teamet. Hvis der er for mange punkter til et retro, er afstemningen: Hvilke ønsker vi at drøfte? Alle andre poster derefter automatisk migrere til en efterslæb for den næste retro.

Retro-software: Ekkometer

Der er nu nogle værktøjer til at udføre en retrospektiv software-understøttet. Vi arbejder selv med ekkometre, virksomheden er også baseret i Münster. Echometer er et værktøj, der hjælper med systematisk at udføre et team retro. For at fange dine medarbejderes potentialer og stemninger: indeni.

Du kan vælge mellem en pulje af præfabrikerede spørgsmål udvalgt efter psykologiske tilgange, som deltagerne besvarer. Alternativt kan du indsende dine egne spørgsmål. Fra denne pulje af svar vil Echometer derefter guide dit team trin for trin gennem det retrospektive. En særlig fordel: Resultaterne dokumenteres automatisk og kan sammenlignes med hinanden. Efter et par retros kan du til enhver tid finde ud af, hvor der sker forbedringer, eller hvor du stadig kan læse.

Kilder og links

Vil du introducere retros eller scrums i dit bureau eller firma? Her er nogle mere avancerede kilder:

Retros og team-by-teamwork: dine spørgsmål

Hvilke spørgsmål har du om retrospektive eller bidrag? Hvordan forbedrer du interaktionen i dit team? Vi sætter pris på din kommentar. Vil du have flere tips om virksomhed og socialt ansvar? Følg os derefter på Twitter, Facebook eller via vores nyhedsbrev.

Lignende artikler

Kommentarer til denne artikel

Skriv svar på en

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Obligatoriske felter er markeret med *.