Virtuelle virksomheder: Sådan giver dit team med succes afkald på et kontor

Jan Tissler
9 Min.
Virtuelle regnskaber

Nogle har i mange år prædiket, at fjernarbejde ikke kun er en nødløsning i nødsituationer. For eksempel, Matt Mullenweg, medstifter af WordPress . At opgive kontorer kan være en mulighed for at arbejde produktivt og succesfuldt. Hvad ligger der bag søgeord som "virtuelle virksomheder" eller "distribuerede virksomheder"? Og hvad har du at overveje?

Året 2020 har annonceret nye forkortelser som "WFH" alias Work From Home. Mange virksomheder blev pludselig konfronteret med et problem, der var blevet ignoreret indtil da: det måtte gå uden kontorer. De, der var uforberedte på dette, faldt ikke overraskende ind i en dyb produktivitetsdal.

Mindre micromanagement

Dette skete simpelthen fordi det grundlæggende ikke engang var tilgængeligt: de nødvendige værktøjer manglede helt eller viste sig at være utilstrækkelige. Men det handler ikke kun om de rigtige værktøjer. Den måde, virtuelle virksomheder arbejder på, ændres fundamentalt. Hvordan opgaver planlægges og fordeles mellem medarbejdere, fungerer forskelligt. Den såkaldte fjernledelse for agenturer og virksomheder har brug for mere frihed og mere tillid – og betydeligt mindre mikrostyring.

Nogle af disse virksomheder (og deres ledere) helt sikkert længes efter den dag, hvor de kan vende tilbage til "business as usual." Måske er det tilbage (lejlighedsvis!) Home Office derefter modtage som en bonus, som du kan prale med i jobannoncer. I praksis vil disse organisationer dog fortsat være faste og optimeret til kontor og fysisk tilstedeværelse.

At arbejde ud fra adistance er ikke et anerkendt alternativ eller endda en mere bæredygtig model i øjeblikket, men undtagelsen og betragtes som en halvkogt kopi af "rigtigt arbejde" på stedet. Samtidig foregiver det, at "rigtigt arbejde" og samarbejde kun er muligt, hvis alle personer er i samme rum eller i det mindste i samme bygning på faste tidspunkter.

Der er ingen idé om, at Fjernarbejde kan have sine egne fordele. Eller at modellen er den bedste løsning for nogle opgaver og erhvervsgrupper. Så virker det absurd, at virksomhederne kunne drage fordel af at være en "distribueret virksomhed".

Eksempel Automattic: Fjernbetjening fra overbevisning

Det gør det så meget desto mere forbløffende, når succesrige virksomheder aldrig er blevet organiseret på en anden måde. Nogle gange skyldtes det en nødvendighed, fordi der ikke var noget budget til et kontor i starten. Men det holdt sig derefter til modellen, fordi den havde bevist sit værd.

Det bedste eksempel er blandt mange andre virksomheden bag WordPress .com Og WooCommerce : Automatisk. Grundlægger Matt Mullenweg kan lide at tale om, hvordan "eksperter" ønskede at gøre det klart for ham, at denne model aldrig ville arbejde med mere end et eller to dusin medarbejdere. I dag har Automattic næsten 1.300 medarbejdere – og ingen faste kontorer.

WordPress Automatik team
Det Automattiske team - distribueret over hele verden

Faktisk, indtil for ikke så længe siden, havde virksomheden endda noget som et internt coworking-rum i San Francisco: Du kunne gå der for at gøre dit job og møde dine kolleger. Men det blev brugt mindre og mindre. Så Automattic reddede disse værelser.

Matt Mullenweg kunne føle sig bekræftet i år i, hvad han har prædiket så længe: fremtiden for mange virksomheder er en decentraliseret struktur uden kontorer. "Illusionen om, at kontorer handler om arbejde, er for evigt ødelagt," skrev han i et blogindlæg. I sidste ende handler det mere om kontrol end om at skabe et nyttigt og støttende arbejdsmiljø.

De 5 niveauer af distribuerede virksomheder

Han har oprettet en model for distribuerede eller virtuelle virksomheder, som er baseret på etaperne for selvkørende køretøjer. Den affattes således:

Niveau 0: Fjernbetjening er ikke en mulighed

Fjernarbejde er ikke muligt, fordi du skal være personligt til stede for opgaven. Overvej håndværkere, sælgere eller endda brandmænd. Selvfølgelig kan der være situationer og fremtidige udviklinger, der i det mindste delvis ændrer det. Overvej fjernstyrede eller semi-autonome robotter, der hjælper med at bekæmpe brande. Men som det ser ud i dag, er det ikke muligt.

Niveau 1: Fjernbetjening er kun tilgængelig i nødsituationer

Mange virksomheder befandt sig på dette tidspunkt før coronaviruspandemien. Fjernarbejde ville være teoretisk muligt, men der er ingen støtte til det. I nødstilfælde kan medarbejderne også arbejde uden for kontoret i en eller to dage. Men det meste af tiden vil arbejdet for det meste blive ladt tilbage. Dette skyldes også, at selv grundlæggende værktøjer som din egen e-mail-konto eller kalender kun er akavet tilgængelige, når du ikke længere er i det interne kontornetværk.

Niveau 2: Fjernbetjening er mulig, men kun undtagelsesvis

Mange virksomheder var nødt til at gå til dette niveau på grund af pandemien: De blev tvunget til at acceptere, at mange eller alle medarbejdere ville arbejde eksternt i lange perioder. Til dette formål blev der skabt passende tekniske fundamenter, og nye værktøjer som Zoom eller Microsoft Teams blev introduceret.

Men processerne og tænkningsmodellerne har endnu ikke ændret sig. I stedet forsøger de at overføre de eksisterende måder at arbejde på i den digitale verden. Dette fungerer såvel som "e-papir" versionen af en daglig avis på en smartphone: det fungerer med vanskeligheder, men ikke rigtig godt.

I tilfælde af fjernarbejde på dette niveau betyder det, at alt fortsætter med at ske synkront, og du afbrydes konstant. Ledere er bekymrede over deres teams produktivitet, men ændrer ikke grænsebetingelserne. I stedet skal software sikre, at medarbejderne faktisk kun arbejder på deres projekter, eller du skal bevise via det konstant tændte webcam, at du faktisk er "til stede".

Niveau 3: Fjern som salgsmulighed

Fra nu af ses arbejde uden for et kontor ikke længere som en nødløsning med mange ulemper, men (også) som en mulighed. Du skaber et bedre arbejdsmiljø derhjemme eller i et kontorlokale, og virksomheden indser, hvor værdifuldt asynkront arbejde kan være. Kommunikation foregår mere skriftligt. Den personlige komponent spiller også en vigtig rolle (uden begrænsninger på grund af en pandemi): Hold mødes i en eller to uger om året.

Niveau 4: Fjernbetjening er den nye normale

Når du er her, bliver processerne konsekvent asynkrone. Arbejdsindsatsen vurderes på baggrund af resultaterne og ikke på, om og hvor længe medarbejderne er til stede på et sted. Tillid udvikler sig og bliver grundlaget for samarbejde. Ikke kun udadvendte "talere" høres med deres meninger, men alt sammen fordi der er mange måder at deltage i diskussioner på.

Virksomheder kan tiltrække talentfulde medarbejdere,der ikke tilfældigvis bor i nærheden af kontorerne eller er klar til at flytte. Medarbejdernes hjemmekontorer er normalt bedre rustet og meget mere skræddersyet til individuelle behov end et gennemsnitligt kontor. Møder i realtid er velforberedte. Mangfoldighed styrkes også, fordi hver person kan gøre deres job, som det passer dem eller ham.

Niveau 5: Fjernbetjening Nirvana

Matt Mullenweg ser dette som "Nirvana niveau", der kan ikke nås. Det er mere tænkt som et incitament. På dette niveau er distribuerede virksomheder altid bedre, mere succesrige og mere produktive end deres kontorkonkurrenter. Medarbejdernes tilfredshed er maksimal.

Dropbox bliver til "Virtual First"

Generelt har virksomheder som Automattic, Buffer eller Doist det lettere, fordi de har stolet på distribuerede teams fra starten. De var nødt til at sikre, at deres model stadig arbejdede med et voksende team. Men de grundlæggende måder at tænke og handle på var allerede på plads.

Det bliver sværere for virksomheder, der skal skifte – som det skete i kølvandet på coronaviruspandemien. På den ene side fandt de ofte, at fjernarbejde ikke er så slemt, som de altid troede. På den anden side glædede dette tvungne eksperiment også nogle medarbejdere meget.

Dropbox sagde f.eks. i en officiel erklæring, at 90 procent af de 2.800 medarbejdere følte sig produktive derhjemme og ikke ønskede at vende tilbage til en streng femdages uge på kontoret. De så også ulemper ved at arbejde langvejs fra. "Uafbrudt videokonference, konstante meddelelser og social isolation" nævnes som eksempler.

Dropbox-blog
Dropbox er også en pioner inden for emnet "Arbejdskultur" i bloggen

Matt Mullenweg vil dog påpege, at Dropbox ville have til at turde at flytte til det næste niveau. Disse "ulemper" er tegn på, at kontoret tankegang er blevet overført til den fjerne verden uændret.

Det synes Dropbox ønsker at arbejde på dette. For eksempel vil der være kontorer kaldet "Dropbox Studios" over hele verden. Dette omfatter tidligere steder som San Francisco, Seattle, Austin eller Dublin. Men der vil også være "on-call værelser til team møder" andre steder. I meddelelsen hedder det:

Som et resultat forventes Dropbox at øge den geografiske fordeling over tid, hvilket giver teams mere frihed til at vælge, hvor de bor, arbejder og finder nye medarbejdere

Hvor disse "studios" er tilgængelige, ønsker virksomheden dynamisk at tilpasse sig efter behov.

Men som trinmodellen forklarer ovenfor, er organisatoriske ændringer også en del af den nye, lokationsuafhængige arbejdsverden. Dropbox taler om "ikke-lineære arbejdsdage". I fremtiden vil virksomheden kun bestemme "kernetider for samarbejde", hvor tidszoner overlapper hinanden. Det opfordrer sine medarbejdere til at designe deres egne tidsplaner bortset fra det. "Dropbox ønsker at prioritere effekt og resultater i stedet for timer, der er fuldført." Lyder næsten som om nogen på Matt Mullenweg havde været smart der ...

Dropbox er også blot det seneste eksempel fra tech-branchen. Twitter og Square havde allerede annonceret, at de ville tillade, at de midlertidige hjemmekontorer var ubegrænsede som et alternativ. Og Facebooks Mark Zuckerberg forudsagde, at 50 procent af sine medarbejdere vil arbejde eksternt inden for det næste årti.

8 tips til virtuelle virksomheder

Men hvordan finder du rundt i den nye verden af distribueret arbejde? Virksomheden bag Todo-appen Todoist har sammensat otte nyttige tipi et blogindlæg for at hjælpe Fjernarbejde med at fungere bedre:

1. Find dine egne løsninger

Bare fordi en anden virksomhed lykkes med et bestemt værktøj eller måde at arbejde på, behøver den ikke at passe til dig og din virksomhed. Se altid på, hvad det grundlæggende problem er, og kig derefter efter en løsning, der passer. Eksempel i indlægget: Virksomheden testede Slack som en kommunikationskanal, fordi så mange bruger det. Doist bemærkede dog, at det ikke er velegnet til hans globale team.

2. Stol på Remote First

I organisationer, der er afhængige af en hybridmodel, falder fjernarbejdere hurtigt gennem revnerne. De er glemt i kommunikation såvel som i kampagner. I stedet for blot at gøre det muligt at arbejde eksternt, bør det aktivt fremmes. Det bør blive den nye normale.

3. Brug asynkron kommunikation

Hendes eksempel handler primært om internationale hold. Men selv folk, der ikke bor over hele kloden har deres egne personlige "tidszoner". Nogle mennesker starter tidligt på dagen, andre foretrækker at arbejde om aftenen. Nogle tager flere timers uafbrudt koncentration, nogle arbejder i korte byger.

4. Brug synkron kommunikation meget specifikt

Ingen hævder, at ethvert spørgsmål, hvert problem, enhver udfordring kan løses via chat. Men i stedet for at bruge synkron kommunikation såsom møder som standard, bør de være et velplanlagt og forberedt værktøj til særlige øjeblikke. Dette gælder for eksempel komplekse problemer, nødsituationer eller for at hjælpe teammedlemmer med at lære hinanden bedre at kende.

5. Dokumentarbejdsgange og -regler

Jo bedre du fortæller alle, hvordan man gør noget, jo mindre forespørgsler er der. God dokumentation fører også til færre misforståelser og konflikter i bureauet eller i virksomheden.

6. Vær forsigtig, når du ansætter nye

Ikke alle er velegnede til et fjernarbejdsmiljø. Du skal være i stand til at håndtere planlægning af dit eget arbejde og tage mere ansvar. Kommunikationsevner skal også være stærke (især skriftlige). Matt Mullenweg, for eksempel, har forklaret, at de ikke gennemfører jobsamtaler på Automattic, men ansøgning chats.

7. Tillid er grundlaget for alle

Dette er et særligt vanskeligt punkt for mange ledere. Produktivitet er ikke, når nogen ser travlt (og sidder ved skrivebordet på kontoret, for eksempel), men når resultaterne er opnået. Der skal være tillid til, at medarbejderne arbejder på deres opgaver efter bedste evne.

8. Ignorer ikke de negative sidder i Remote Work

For det er lige så klart, at sådanne eksperimenter tidligere har slået fejl. Overvej fremtrædende eksempler som Yahoo og IBM. Så du bør ikke antage, at dette problem er en selvstarter. Snarere, du er nødt til at se på, hvad der gik galt i sådanne tilfælde, og hvordan du kan håndtere det. Det er også vigtigt, at alle involverede parter er opmærksomme på fordelene og ulemperne for dem personligt.

Min konklusion for bureauer og virksomheder

Hvad mange endnu ikke forstår: Mere frihed til design reducerer ikke produktiviteten, men øger den. Som forskellige undersøgelser har vist, "flere penge" som en belønning virker kun for meget enkle opgaver. Så snart folk er nødt til at bringe i selv en lille mental og kreativ præstation, denne lokke vender: jo større belønning, jo værre resultat. Se denne animerede version af en tale af Dan Pink:

Youtube

Når du indlæser videoen, accepterer du YouTubes politik om beskyttelse af personlige oplysninger.
Få mere at vide

Hent video

PGlmcmFtZSB3aWR0aD0iNTYwIiBoZWlnaHQ9IjMxNSIgc3JjPSJodHRwczovL3d3dy55b3V0dWJlLW5 1984, s. 1333, præmis 13, og af 13.12.1990, kom(93) 100 100 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 00 GWVyb21ldGVyOyBhdXRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJkLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWVkaWE7IGd5cm9z 1984, s. 1777, præmis 13, og af 12.12.1989, stk. 133, og af 13.12.1989, s. 13333, præmis 23, og af 13.12.1989,

Generelt: Folk ønsker at gøre et godt stykke arbejde, de ønsker at udvikle sig yderligere, og de ønsker at leve selvstændigt. Hvis Fjernarbejde implementeres korrekt, kan det give et positivt løft til medarbejdernes produktivitet, tilfredshed og sundhed. Og som nævnt ovenfor åbner sådanne fleksible arbejdsmodeller virksomheder for kandidater, der ikke tidligere ville have været overvejet.

Virtuelle virksomheder: Hvilke spørgsmål har du om Jan?

Brug kommentarfunktionen. Du ønsker at blive informeret om nye bidrag til agenturer og freelancere? Følg os derefter på Twitter, Facebook eller via vores nyhedsbrev.

Post billede: Olia Danilevich

Jan er online journalist og digital publiceringsspecialist med mere end 20 års erhvervserfaring. Virksomheder booker ham som forfatter, konsulent eller redaktionschef. Af den måde, er han grundlægger og en af redaktørerne af UPLOAD magasin. Fotograf forfatter billede: Patrick Lux.

Kommentarer til denne artikel

Skriv svar på en

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Obligatoriske felter er markeret med *.