Gestión de tareas internas, cuidado de las cuentas de redes sociales de clientes/as, organización a distancia o registro del tiempo del personal: las agencias tienen una amplia gama de tareas y obligaciones. Existen valiosas herramientas que te ayudarán en todas estas tareas. Una visión general del software para agencias.

En este artículo queremos presentar las herramientas más importantes que deberían tener en cuenta las agencias. Desde hace tiempo, las tareas mencionadas ya no tienen que ser procesadas de forma completamente manual. Las herramientas presentadas a continuación te serán de gran ayuda para tus proyectos profesionales.

Herramientas para la gestión de proyectos

Las aplicaciones en el ámbito de software de gestión de proyectos son especialmente útiles cuando se trata de gestionar proyectos y asignar tareas.

Asana

La herramienta popular de gestión de proyectos Asana puede ayudar a gestionar incluso los proyectos más complejos. Desde solicitudes de diseño hasta el desarrollo, pasando por planes de reuniones o de redacción y edición, puedes crear y hacer un seguimiento de cualquier tipo de proyecto con Asana.

La herramienta te permite actualizar rápida y fácilmente el estado de los proyectos de tus . Además, los objetivos pueden definirse con la ayuda de "Metas" y vincularse directamente a las tareas y proyectos. Asana facilita el seguimiento y la gestión del trabajo en la agencia tus .

monday

Otro software de gestión de proyectos de éxito para agencias es monday.Este ofrece a los equipos una gran asistencia en la planificación, comunicación y seguimiento de los proyectos. Desde la primera sesión informativa hasta la conclusión de un proyecto, todo puede acompañarse con la ayuda de este software.

monday te ofrece una serie de funciones útiles, como la planificación de proyectos y recursos, la gestión de clientes, la colaboración en equipo, el seguimiento del tiempo, los informes y la facturación. El trabajo se puede gestionar y programar completamente en un espacio de trabajo. Con este software, estarás listo/a para empezar en cuestión de minutos. Además, hay cientos de plantillas visuales y personalizables para ti.

Comunicación en la agencia

Con una buena comunicación en tu agencia y tu equipo, todos los problemas se pueden discutir y resolver gradualmente. Hay programas informáticos que facilitan esta comunicación y conectan mejor a todos los miembros del equipo.

Slack

El software de colaboración y comunicación Slack facilita y apoya el trabajo de los proyectos de tu . Slack es conocido principalmente por su función de mensajería instantánea y ofrece el intercambio de mensajes en forma de función de chat con individuos o grupos. "Slack" es un backronym y significa "Registro de búsqueda de todas las conversaciones y conocimientos".

Slack también ha construido un gran ecosistema de integraciones. Todas tus herramientas pueden integrarse bajo un mismo techo en Slack. Por ejemplo, si publicas un nuevo post en tu blog basado en WordPress, puedes enviar fácilmente a tu equipo una notificación en forma de mensaje automáticamente a través de Slack. Las posibilidades de automatizar las tareas basadas en las noticias son infinitas.

Microsoft Teams

El software Microsoft Teams es el lugar central ideal para la colaboración en equipo en línea. Es compatible con todo lo que se necesita para un trabajo en equipo sin problemas. De este modo, hay conversaciones por chat y por hilo, reuniones, videoconferencias y llamadas. Tu equipo puede colaborar con una amplia variedad de contenidos, aplicaciones y flujos de trabajo que pueden ser creados e integrados en tu empresa.

Registro del tiempo

Un seguimiento fiable del tiempo es importante para las nóminas y la facturación. El siguiente software le ayudará a garantizar que el seguimiento del tiempo de todos los empleados y proveedores de servicios sea fiable y sin errores. Véase también el artículo Trucos de productividad: realizar más tareas sin aumentar tu estrés.

clockodo

clockodo te ayuda a registrar de forma fiable las jornadas de trabajo de tu personal. Con clockodo estarás siempre al día en lo que se refiere al registro del tiempo laboral para tus proyectos. También pueden planificarse y gestionarse los períodos de vacaciones y ausencias.

El software de proyectos es bien recibido porque permite registrar ordenadamente todos los datos temporales de proyectos y ofrece un uso intuitivo. Los tiempos de trabajo registrados también pueden utilizarse para la facturación. Además, tendrás a tu disposición una interfaz de socio para la contabilidad de nóminas. El software de clockodo también ofrece una exportación CSV fiable.

timr

timr ofrece un registro del tiempo de proyecto más preciso a través de un cronómetro. Sin embargo, estos periodos también pueden registrarse a posteriori. Su estructura de proyecto libremente definible te ofrece la flexibilidad necesaria. En la vista general en vivo podrás gestionar los periodos, empleados/as y tu presupuesto. Hay evaluaciones significativas e informes sólidos. 

También hay aplicaciones disponibles para registrar el tiempo con precisión desde fuera. Una característica práctica es que todos los registros de los tiempos registrados se almacenan de forma segura en una nube. Los datos del tiempo del proyecto actual pueden utilizarse siempre para tomar decisiones bien fundadas. Los gastos se pueden crear, mover, fusionar y desactivar.

Automatización del flujo de trabajo

Con la ayuda de la automatización del flujo de trabajo, ahorrarás mucho tiempo y dinero. La automatización facilita la ejecución de las fases de trabajo individuales en tu equipo.

Zapier

Zapier es una herramienta conocida de automatización en línea que puede conectar más de 1 000 aplicaciones. A través de esta te será posible automatizar tareas repetitivas. Con unos pocos clics, se pueden crear flujos de trabajo personalizados. No se requieren conocimientos de programación.

Miles de aplicaciones web pueden conectarse entre sí. Zapier puede automatizar muchos flujos de trabajo y contribuir al ahorro de tu tiempo importante. De este modo podrás centrarte en las tareas verdaderamente importantes.

Integromat

Con Integromat se pueden crear flujos de datos eficientes, lo que simplificará y optimizará los procesos de tu empresa o agencia. Afortunadamente, esto funciona con la ayuda de una interfaz gráfica que puede utilizarse sin conocimientos de programación.

Integromat es compatible con diferentes aplicaciones en la nube como Outlook, Asana, Plutio, WordPress, Dropbox, LinkedIn y Facebook. Por ejemplo, cuando se recibe un correo electrónico con un archivo adjunto importante, se puede automatizar el proceso de trabajo. Así, en lugar de abrir el correo electrónico manualmente, el cliente de correo electrónico está vinculado al sistema CRM. Las automatizaciones te ahorran un tiempo valioso cada día.

Gestión de clientes

La gestión ideal de tus clientes tiene en cuenta las necesidades especiales de cada individuo. Los deseos de tu grupo objetivo deben ser considerados para la oferta de tus productos y servicios. Las aplicaciones mostradas a continuación apoyan a agencias para proyectos de clientes de todo tipo.

Software de análisis y seguimiento

El software de análisis te ayuda a obtener una mejor imagen del rendimiento en línea de tus clientes para tomar decisiones basadas en datos.

Google Analytics

La herramienta de seguimiento Google Analytics permite analizar el tráfico en los sitios web. Por ejemplo, se examina el origen de los visitantes y el tiempo que pasan en las distintas subpáginas de un sitio web. La cantidad de datos recogida es casi inagotable y proporciona una buena base para realizar análisis en profundidad.

Si quieres saber qué páginas generan más clientes o qué artículos no se visitan nunca: con la configuración adecuada, puedes averiguar todo esto para tus clientes.

Hotjar

Hotjar es un sistema completo para el análisis simplificado del comportamiento en línea de los visitantes del sitio web. Permite, por ejemplo, obtener la opinión de los visitantes de una web. Además, podrás utilizar Hotjar para determinar lo que quieren o buscan los usuarios en tu sitio. Examina en detalle qué tipo de comportamiento de clics presentan y sobre qué opciones pulsan. Incluso se puede observar el comportamiento de desplazamiento. Estos datos pueden utilizarse para determinar la motivación y los deseos del grupo objetivo del sitio web.

Herramientas para la gestión de redes sociales

Si gestionas los perfiles o cuentas de redes sociales de tus clientes, necesitas sin excepción herramientas de gestión de redes sociales. Te ayudarán a gestionar diferentes cuentas en un solo software.

Hootsuite

Hootsuite te permite gestionar todas las cuentas de tus clientes desde un solo lugar. Con Hootsuite, puedes programar las publicaciones con antelación, supervisar el rendimiento de toda la actividad en las redes sociales desde una ubicación central e incluso obtener la aprobación de los clientes. Dependiendo del número de cuentas de clientes que gestiones, los precios variarán.

Agorapulse

Agorapulse es una plataforma de gestión de redes sociales que permite configurar una bandeja de entrada social para todas las cuentas de tus clientes. Estas cajas capturan todas las conversaciones en las redes sociales. Las funciones manejables de filtrado y búsqueda te permiten acceder rápidamente a interacciones de todo tipo. Las menciones, los anuncios y los mensajes importantes están siempre disponibles. Por supuesto, también puedes programar publicaciones para tus clientes y obtener su aprobación y sus comentarios.

Herramientas SEO

¿Ayudas a tus clientes con la optimización de los motores de búsqueda? Debes conocer las siguientes herramientas. Para plugins de SEO WordPress no te pierdes esta comparación Yoast vs Rank Math: plugins de SEO para WordPress en comparación.

SEMrush

SEMrush es una plataforma popular de SEO que permite la optimización de motores de búsqueda y el marketing de contenidos. Con SEMrush puedes realizar una investigación de palabras clave y analizar en profundidad a los competidores para inspirarte en sus estrategias. Además, SEMrush proporciona un práctico rastreador de rango para las palabras clave importantes de tus clientes. Esta herramienta te ayuda a crear auditorías en la página para los sitios web de tus clientes.

Ahrefs

El software de SEO popular Ahrefs es especialmente conocido por su amplia y actualizada base de datos de palabras clave y tráfico. Ahrefs propone amplias herramientas para buscar palabras clave y analizar a los competidores. Ahrefs también tiene una función de rastreo de rangos y puede realizar auditorías básicas SEO.

Hosting WordPress

El hosting debe cumplir las expectativas de tu clientela y ofrecer un rendimiento suficiente. Hay muchas ofertas baratas, pero ¿qué es lo importante? Yo mismo utilizo Raidboxes como anfitrión. Ofrece un hosting WordPress gestionado seguro, fiable y rápido como un rayo.

Con las prestaciones correspondientes que se ofrecen en Raidboxes, ahorro dinero y tiempo. El soporte técnico top me ayuda con todas mis preguntas.

Software de gestión de PPC

Si ejecutas anuncios para tus clientes, puedes hacerlo manualmente en las interfaces de las respectivas plataformas (Google, Facebook, etc.). También puedes utilizar un software de PPC (pago por clic) para simplificar este proceso o para agrupar varias cuentas de clientes en un solo lugar.

Optmyzr

Optmyzr te ayuda a optimizar tus campañas PPC fácilmente. La función "One Click Optimization" permite mejorar tus anuncios con un solo clic y proporciona, por ejemplo, nuevas sugerencias de palabras clave u optimiza tus ofertas de palabras clave. Además, la herramienta te da la posibilidad de formular tus propios anuncios y luego también colocarlos.

WordStream

WordStream es una caja práctica de herramientas de PPC y que ofrece, entre otras cosas, un informe gratuito sobre el rendimiento de todos tus anuncios de Google (Google Ads). Especialmente para las agencias, WordStream también proporciona informes basados en la IA para tus clientes y asistencia en la gestión de múltiples cuentas publicitarias.

Software para seminarios web

Los seminarios web, también conocidos como webinarios, son cada vez más populares. Muchas agencias apoyan a sus clientes en el uso de esta forma relativamente nueva de marketing de contenido. Las herramientas prácticas de seminarios web pueden ayudar a optimizar los procesos subyacentes.

ClickMeeting

Con ClickMeeting montarás tu primer webinario en pocos minutos. El software tiene todas las características esenciales con las que podrás programar seminarios web de cualquier tipo y tamaño para tus clientes. Desde la página de aterrizaje (landingpage) hasta las notificaciones por correo electrónico, podrás personalizarlo todo aquí.

WebinarJam

WebinarJam es una plataforma de webinarios todo en uno adecuada para un gran número de participantes. Con esta herramienta llegarás a miles de oyentes y podrás ofrecer contenidos multimedia de alta calidad. El software ofrece todas las funciones importantes para poder organizar un seminario web de principio a fin en una sola plataforma.

Conclusión sobre el tema del software para agencias

En este artículo hemos presentado una serie de herramientas diferentes. Por supuesto, esto no significa que debas utilizarlas todas. Antes de empezar a pensar en el software, asegúrate de que tu proceso subyacente sea claro y esté optimizado. Solo cuando sepas cómo es el flujo de trabajo deberás buscar el software adecuado para digitalizarlo. Ahí es donde la lista anterior te resultará útil. ¡Buena suerte!