5 Pasos para iniciar la Holacracia

Holocracia en acción: 5 pasos hacia un equipo de alto rendimiento

En mi último post sobre la holacracia, describí las razones por las que nosotros, como fundadores, decidimos centrarnos en un concepto de gestión completamente diferente. Hoy te mostraré los primeros pasos sobre cómo puedes introducir fácilmente la holacracia en tu organización. Para empezar, explicaré brevemente qué es la holacracia y qué ventajas puede aportar este tipo de gestión a tu organización.

Holocracia - ¿Qué es?

La holocracia es un sistema de gestión que distribuye la responsabilidad de forma transparente dentro de la organización y da a todos los miembros la oportunidad de tomar sus propias decisiones en su área. Suprime la autoridad directa de arriba abajo.

Holocracia - ¿Qué sentido tiene?

En el último artículo, hablé en detalle de los beneficios. Muy brevemente, la holocracia aporta

  •       Un mayor nivel de satisfacción en la empresa
  •       Más libertad para los trabajadores
  •       Más libertad para el jefe
  •       Mejor escalabilidad de la empresa
  •       Mayor agilidad en la empresa
  •       Una mayor productividad.

El núcleo de la holocracia: ¡haz tu trabajo y ajústate!

En términos algo simplificados, la holocracia consta de dos elementos centrales. Roles y reuniones mensuales en las que se ajustan los roles.

¡Haz tu trabajo! - Funciones como descripción del trabajo

Probablemente todo el mundo los ha visto alguna vez: Una descripción del trabajo. Muchos probablemente lo vean por primera y última vez en su anuncio de trabajo. En la holocracia, cobra vida. Se convierte en parte del trabajo diario como un rol y un punto de anclaje para la distribución de tareas y la responsabilidad. Cada persona suele tener varias funciones. Los papeles constan de los siguientes elementos:

Finalidad: Cada función cumple una finalidad muy concreta.

Responsabilidades: Son las obligaciones de cada función. También reflejan las expectativas de los demás miembros del equipo. Por supuesto, también las de un "antiguo" jefe. Las responsabilidades pueden comprender entre 15 y 20 puntos.

Área de responsabilidad: Son los derechos de cada rol. Aquí el rol es el que manda y los demás tienen que pedirle permiso para realizar acciones en el área de responsabilidad del rol.

Ejemplo de representación de un rol en forma abreviada

Función Finanzas

Tarea / finalidad: Garantizar la liquidez de la empresa

Responsabilidad / resultados esperados de los demás: Completar los estados financieros anuales a finales de marzo

Autoridad / ámbito de responsabilidad: Presupuestos financieros. Para gastos fuera de los presupuestos establecidos, se debe preguntar a la función de Finanzas.

Las funciones, a su vez, pueden agruparse en departamentos. En la holocracia, éstos se denominan círculos. El círculo más grande es la propia empresa. Por supuesto, la propia empresa también persigue un propósito general, que también debe registrarse en términos concretos. En Raidboxes , el propósito es dar más libertad a las personas creativas.

¡Ajustar! - Reuniones mensuales de gobernanza

Dado que las descripciones de funciones recopiladas no son más que una constitución corporativa, las reuniones para ajustar las funciones se denominan "reuniones de gobernanza". Estas reuniones sirven para resolver los conflictos (tensiones) menores y mayores e incorporarlos a las descripciones de funciones. 

¡Pero no te preocupes por la reunión extra! Nuestras reuniones duran actualmente entre 30 y 45 minutos. Las reuniones están estrechamente moderadas. En cualquier caso, el moderador debe asegurarse de que se sigue el procedimiento establecido.

Cada función puede adaptarse siempre que no perjudique a la empresa.

Eso lo dice casi todo. Por supuesto, se podrían escribir libros enteros sobre la holacracia. Afortunadamente, otros ya lo han hecho, como Brian J. Robertson, fundador del movimiento de la holacracia. Personalmente, creo que el libro de Robertson"Holacracia" es, por desgracia, un poco árido y no hace justicia al sistema. No obstante, es una lectura obligada para la persona que introduzca el sistema en la empresa.

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¡Hazlo! - El camino hacia una mayor libertad

Mucho más emocionante que entrar en todos los detalles de la holocracia es empezar y probarla.

Probar y empezar en lugar de planificar y esperar

Se trata de una recomendación básica de gestión del cambio que nos ha resultado absolutamente satisfactoria. El procedimiento es el siguiente: Primero decide una fase de prueba en lugar de una introducción final. Es importante no insistir estrictamente en cada detalle durante la introducción. El concepto general debe adaptarse a la organización correspondiente. Sin embargo, los dos puntos superiores "documento de funciones" y "reunión de gobierno" son inevitables e indispensables.

El procedimiento recomendado tiene la ventaja de que realmente se pone en marcha en lugar de limitarse a hablar de él. Al mismo tiempo, casi siempre conduce a que el ensayo se convierta rápidamente en algo constante cuando se consiguen los primeros éxitos. Es más fácil añadir algo a un sistema que funciona que introducir un sistema por completo.

Paso 1 - Determinar los Discípulos de la Holocracia

Debe haber una persona que haya trabajado antes con descripciones de puestos. Esta persona es también un moderador en las reuniones y una persona de contacto para las preguntas. Esta persona debe tener cierto "poder" o influencia en la organización. En caso de duda, debe defender el concepto ante los directivos existentes o tener autoridad para ponerse al frente del resto del personal. También es imprescindible que esta persona lea y trabaje la"Holacracia" de Robertson. Se valorará la experiencia en facilitación.

Paso 2 - Tomar una decisión para la holocracia

Es imprescindible que el equipo directivo tome la decisión de hacer la prueba de holocracia. Para ello, el discípulo de la holocracia debe preparar una sesión informativa y explicar las consecuencias. La consecuencia más importante es que, en determinadas situaciones, se renuncia a la autoridad para emitir directrices y se sustituye por otros elementos de liderazgo.

Paso 3 - Organizar el Taller de Lanzamiento de la Holacracia

En el taller inicial, se explica el concepto y se presenta a los demás miembros del equipo. En una segunda parte, cada miembro del equipo debe empezar a escribir sus funciones. Deben reservarse de 3 a 4 horas para el taller de inicio.

Paso 4 - Elaborar más y adaptar los roles

Las funciones deben completarse y elaborarse antes de la primera reunión de gobernanza. Al principio, las reuniones de gobernanza deben celebrarse cada quince días. Los círculos deben elaborar sus funciones por sí mismos. En realidad, esta parte es la que requiere más tiempo. Durante un periodo de dos meses, probablemente haya que planificar 20 horas por persona. Durante este tiempo, se eliminan, añaden y cambian funciones hasta que surge una versión final.

Consejo práctico

Existe una herramienta de holocracia llamada GlassFrog. Por desgracia, no nos gustó mucho la interfaz de usuario de la herramienta. Como utilizamos Google Docs en toda la empresa, simplemente creamos en su lugar un documento de "Funciones de la Holocracia". En él figuran nuestros aproximadamente 50 roles diferentes. Google Docs también tiene la ventaja de que todos los miembros del equipo pueden introducir cambios de funciones en el modo de sugerencias, que luego se debaten y aprueban en la reunión mensual de gobernanza.

Paso 5 - Soportar y procesar las tensiones

En principio, la holocracia ya está implantada. Si no fuera por la costumbre y la naturaleza humana. El hábito hace que los antiguos líderes quieran seguir siendo líderes y dando instrucciones o bloqueando las decisiones. Por el contrario, los nuevos líderes (los empleados individuales) tienen que entender que ser líder no sólo significa libertad de decisión, sino también responsabilidad y, sobre todo, ser un modelo para los demás. Aquí es importante que el discípulo de la holocracia reconozca estos desarrollos indeseables y los aborde y resuelva en consecuencia con cada individuo y en el grupo.

Para comprender adecuadamente el efecto de la holocracia, es útil remitirse al modelo de fases de equipo de Tuckman. En él, cada equipo pasa por las fases Forming, Storming, Norming y Performing. La última fase de la holocracia es la fase de Actuación.

Hecho: equipos felices de alto rendimiento

Al igual que en el fútbol, al final de la temporada un 1º FC Kaiserslautern vence al gran FC Bayern y se convierte en campeón del fútbol alemán. El equipo funcionó a la perfección, todos sabían lo que tenían que hacer y al final hicieron historia.

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