En mi último post sobre la holocracia, describí las razones por las que los fundadores decidimos centrarnos en un concepto de gestión completamente diferente. Hoy te mostraré los primeros pasos sobre cómo puedes introducir fácilmente la holocracia en tu organización. Para empezar, explicaré brevemente qué es la holocracia y qué ventajas puede aportar este tipo de gestión a tu organización.
Holocracia - ¿Qué es?
La holocracia es un sistema de gestión que distribuye la responsabilidad de forma transparente dentro de la organización y da a todos los miembros la oportunidad de tomar sus propias decisiones en su área. Suprime la autoridad directa de arriba abajo.
Holocracia - ¿Qué sentido tiene?
En el último artículo, hablé en detalle de los beneficios. Muy brevemente, la holocracia aporta
- Un mayor nivel de satisfacción en la empresa
- más libertad para el trabajador individual
- Más libertad para el jefe
- mejor escalabilidad de la empresa
- mayor agilidad en la empresa
- mayor productividad.
El núcleo de la holocracia: ¡haz tu trabajo y ajústate!
En términos algo simplificados, la holocracia consta de dos elementos centrales. Roles y reuniones mensuales en las que se ajustan los roles.
¡Haz tu trabajo! - Funciones como descripción del trabajo
Probablemente todo el mundo los ha visto alguna vez: Una descripción del trabajo. Muchos probablemente lo vean por primera y última vez en su anuncio de trabajo. En la holocracia, cobra vida. Se convierte en parte del trabajo diario como un rol y un punto de anclaje para la distribución de tareas y la responsabilidad. Cada persona suele tener varias funciones. Los papeles constan de los siguientes elementos:
Finalidad: Cada función cumple una finalidad muy concreta.
Responsabilidades: Estas son las funciones de cada rol. También reflejan las expectativas de los demás miembros del equipo. Por supuesto, también las de un "antiguo" jefe. Las responsabilidades pueden incluir entre 15 y 20 puntos.
Área de responsabilidad: Son los derechos de cada función. Aquí el rol está a cargo y otros tienen que pedir su permiso para las acciones en el área de responsabilidad del rol.
Las funciones, a su vez, pueden agruparse en departamentos. En la holocracia, se llaman círculos. El círculo más grande es la propia empresa. Por supuesto, la propia empresa también persigue un propósito general, que también debe registrarse en términos concretos. En Raidboxes , el propósito es dar más libertad a los creativos.
¡Ajústate! - Reuniones mensuales de gobernanza
Dado que las descripciones de funciones recogidas no son más que una constitución corporativa, las reuniones para ajustar las funciones se denominan "reuniones de gobierno". Las reuniones sirven para procesar los conflictos menores y mayores (tensiones) e incorporarlos a las descripciones de las funciones.
¡Pero no te preocupes por la reunión extra! Nuestras reuniones duran actualmente entre 30 y 45 minutos. Las reuniones están estrechamente moderadas. En cualquier caso, el moderador debe asegurarse de que se sigue el procedimiento establecido.
Cada función puede adaptarse siempre que no perjudique a la empresa.
Eso lo dice casi todo. Por supuesto, se podrían escribir libros enteros sobre la holocracia. Afortunadamente, otros ya lo han hecho, como Brian J. Robertson, el fundador del movimiento de la holocracia. Personalmente, creo que el libro de Robertson"Holocracia" es desgraciadamente un poco seco y no hace justicia al sistema. Sin embargo, es una lectura obligada para la persona que introduce el sistema en la empresa.
¡Hazlo! - El camino hacia una mayor libertad
Mucho más emocionante que entrar en todos los detalles de la holocracia es empezar y probarla.
Probar y empezar en lugar de planificar y esperar
Se trata de una recomendación básica de gestión del cambio que nos ha resultado absolutamente exitosa. El procedimiento es el siguiente: Primero decide una fase de prueba en lugar de una introducción final. Es importante no insistir en todos los detalles durante la introducción. El concepto general debe adaptarse a la organización correspondiente. Sin embargo, los dos puntos superiores "documento de funciones" y "reunión de gobierno" son inevitables e indispensables.
El enfoque recomendado tiene la ventaja de que se pone en marcha realmente, en lugar de limitarse a hablar de ello. Al mismo tiempo, casi siempre lleva a que la prueba se convierta rápidamente en algo constante cuando se consiguen los primeros éxitos. Es más fácil añadir algo a un sistema que funciona que introducir un sistema por completo.
Paso 1 - Determinar los discípulos de la Holocracia
Debe haber una persona que, por ejemplo, ya haya trabajado con las descripciones de los puestos de trabajo. Esta persona es también el moderador en las reuniones y la persona de contacto para las preguntas. Esta persona debe tener algún "poder" o influencia en la organización. En caso de duda, debe defender el concepto ante los directivos existentes o tener autoridad para ponerse delante de otros empleados. También es imprescindible que esta persona lea y trabaje con la"Holocracia" de Robertson. La experiencia en facilitación es una ventaja.
Paso 2 - Tomar una decisión para la holocracia
Es imprescindible que el equipo directivo superior tome la decisión de probar la holocracia. Para ello, el discípulo de la holocracia debe preparar un informe y explicar las consecuencias. La consecuencia más importante es que, en determinadas situaciones, se renuncia a la autoridad para emitir directivas y se sustituye por otros elementos de liderazgo.
Paso 3 - Celebración de un taller de inicio de la holocracia
En el taller inicial, se explica el concepto y se presenta a los demás miembros del equipo. En una segunda parte, cada miembro del equipo debe empezar a escribir sus funciones. Deben reservarse de 3 a 4 horas para el taller inicial.
Paso 4 - Elaborar más y adaptar los roles
En el momento de la primera reunión de gobernanza, las funciones deben estar completadas y elaboradas. Las reuniones de gobernanza deben tener lugar cada quince días al principio. Los círculos (véase más arriba) deben elaborar sus funciones por sí mismos. Esta parte es en realidad la que más tiempo consume. Durante un periodo de dos meses, probablemente haya que planificar 20 horas por persona. Durante este tiempo, se eliminan, se añaden y se cambian papeles hasta que surge una versión final.
Consejo de práctica:
Existe una herramienta de holocracia llamada GlassFrog. Por desgracia, no nos gustó mucho la interfaz de usuario de la herramienta.... Como utilizamos Google Docs en toda la empresa, simplemente creamos un documento de "Roles de Holocracia" en su lugar. En ella aparecen nuestros más de 50 papeles diferentes. Google Docs también tiene la ventaja de que todos los miembros del equipo pueden introducir cambios de rol en modo de sugerencia, que luego se discuten y aprueban en la reunión mensual de gobierno.
Paso 5 - Soportar y procesar las tensiones
Básicamente, la holocracia ya está implementada. Si no fuera por la costumbre y la naturaleza humana. El hábito hace que los antiguos jefes quieran seguir siendo jefes y dar instrucciones o bloquear decisiones. Por el contrario, los nuevos jefes (los empleados individuales) tienen que entender que ser jefe no sólo significa libertad de decisión, sino también responsabilidad y, sobre todo, ser un modelo para los demás. Aquí es importante que el discípulo de la holocracia reconozca estos desarrollos indeseables y los aborde y resuelva en consecuencia con cada individuo y en el grupo.
Para comprender adecuadamente el efecto de la holocracia, es útil referirse al modelo de fase de equipo de Tuckman. Aquí, todos los equipos pasan por las fases de Formación, Tormenta, Normalización y Actuación. La última fase de la holocracia es la fase de ejecución.
Ready: Equipos felices de alto rendimiento
Al igual que en el fútbol, al final de la temporada un 1º FC Kaiserslautern vence al gran FC Bayern y se convierte en campeón del fútbol alemán. El equipo funcionó a la perfección, todos sabían lo que tenían que hacer y al final hicieron historia.
