Holocracia en acción: 5 pasos para un equipo de alto rendimiento

Johannes Benz Última actualización 24.01.2020
6 min.
La holocracia en acción
Última actualización 24.01.2020

En mi último post sobre la holocracia Describí las razones por las que, como fundadores, decidimos centrarnos en un concepto de gestión completamente diferente. Hoy te mostraré los primeros pasos sobre cómo puedes introducir fácilmente la Holacracia en tu organización. Para los promotores de la holocracia, consulte nuestro kit de inicio.

Para empezar, explicaré brevemente qué es la holocracia y qué beneficios puede aportar a su organización.

Holocracia - ¿Qué es?

La holocracia es un sistema de gestión que distribuye la responsabilidad de forma transparente dentro de la organización y da a todos la oportunidad de tomar sus propias decisiones en su propia área. Suprime la autoridad directa de arriba abajo.

Holocracia - ¿Qué sentido tiene?

En el último artículo hablé en detalle de los beneficios. Muy brevemente, la holocracia aporta

  •       un mayor nivel de satisfacción en la empresa
  •       más libertad para el empleado individual
  •       más libertad para el jefe
  •       mejor escalabilidad de la empresa
  •       mayor agilidad en la empresa
  •       mayor productividad.
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El núcleo de la holocracia: ¡haz tu trabajo y ajústate!

En términos algo simplificados, la holocracia consta de dos elementos centrales. Roles y reuniones mensuales en las que se ajustan los roles.

¡Haz tu trabajo! - Funciones como descripción del trabajo

Seguramente todo el mundo los ha visto alguna vez: Una descripción del trabajo. Muchos probablemente lo vean por primera y última vez en su anuncio de empleo. Con la holocracia, cobra vida. Se convierte en parte del trabajo diario como un rol y un punto de anclaje para la distribución de tareas y la responsabilidad. Cada persona suele tener varias funciones. Los papeles constan de los siguientes elementos:

Objetivo: Cada función tiene un propósito muy específico.

Responsabilidades: Estas son las funciones de cada rol. Al mismo tiempo, reflejan las expectativas de los demás miembros del equipo. Por supuesto, también las de un "antiguo" jefe. Las responsabilidades pueden incluir entre 15 y 20 puntos.

Área de responsabilidad: Estos son los derechos de cada rol. Aquí el rol está a cargo y otros tienen que pedir su permiso para acciones en el área de responsabilidad del rol.

Función Finanzas RAIDBOXES 1
Ejemplo de representación de un papel en forma abreviada

Las funciones, a su vez, pueden agruparse en departamentos. En la holocracia, se llaman círculos. El círculo más grande es la propia empresa. Por supuesto, la propia empresa también persigue un fin primordial, que también debe indicarse específicamente. En RAIDBOXES , el propósito es dar más libertad a los creativos.

Ajustar. - Reuniones mensuales de gobernanza

Dado que las descripciones de funciones recogidas no son más que una constitución corporativa, las reuniones para ajustar las funciones se denominan "reuniones de gobernanza". Las reuniones sirven para procesar los conflictos menores y mayores (tensiones) e incorporarlos a las descripciones de las funciones. 

Pero no te preocupes por la reunión extra. En nuestra empresa, estas reuniones duran actualmente entre 30 y 45 minutos. Las reuniones están muy moderadas. En cualquier caso, el moderador debe asegurarse de que se sigue el procedimiento establecido. Esto se ilustra en nuestro kit de inicio en la diapositiva 12 de la presentación inicial.

Se puede adaptar cualquier papel siempre que no perjudique a la empresa.

Con eso, casi todo está dicho. Por supuesto, se podrían escribir libros enteros sobre la holocracia. Afortunadamente, otros ya lo han hecho, como Brian J. Robertson, el fundador del movimiento Holacracy. Personalmente, creo que el libro de Robertson "Holacracia" es desgraciadamente un poco seco y no hace justicia al sistema. Sin embargo, es una lectura obligada para la persona que implanta el sistema en la empresa.

Hazlo y ya está. - El camino hacia una mayor libertad

Mucho más emocionante que entrar en todos los detalles de la holocracia es empezar y probarla.

Probar y empezar en lugar de planificar y esperar

Esta es una recomendación básica de gestión del cambio que nos ha funcionado absolutamente. El procedimiento es el siguiente: Primero decida una fase de prueba en lugar de una introducción final. Es importante no insistir en todos los detalles durante la introducción. El concepto general debe adaptarse a la organización correspondiente. Sin embargo, los dos puntos superiores "documento de funciones" y "reunión de gobierno" son inevitables e indispensables.

El procedimiento recomendado tiene la ventaja de que se pone en marcha realmente en lugar de limitarse a hablar de ello. Al mismo tiempo, casi siempre lleva a que el ensayo se convierta rápidamente en algo constante cuando se producen los primeros éxitos. Es más fácil complementar un sistema que funciona que introducirlo por completo.

Paso 1 - Establecer discípulos de la holocracia

Debe haber una persona que haya trabajado antes con las descripciones de los puestos de trabajo. Esta persona es también el moderador en las reuniones y la persona de contacto para las preguntas. Esta persona debe tener cierto "poder" o influencia en la organización. En caso de duda, debe defender el concepto ante los directivos existentes o tener autoridad para ponerse delante de otros empleados. También es imperativo que esta persona lea y revise"Holocracia" de Robertson. Se valorará la experiencia en facilitación.

Paso 2 - Tomar la decisión de la holocracia

Es imprescindible que el equipo directivo tome la decisión de probar la holocracia. Para ello, el discípulo de la holocracia debe preparar una sesión informativa y explicar las consecuencias. La consecuencia más importante es que, en determinadas situaciones, se renuncia a la autoridad para emitir directivas y se sustituye por otros elementos de liderazgo.

Paso 3 - Organizar un taller de lanzamiento de la holocracia

En el taller inicial, se explica el concepto y se presenta a los demás miembros del equipo. En una segunda parte, cada miembro del equipo debe empezar a escribir sus funciones. Para el taller de lanzamiento deben reservarse de 3 a 4 horas. No dude en descargar nuestro kit de inicio aquí. Como parte del Kit de inicio de la Holacracia, recibirá nuestras diapositivas de inicio como Powerpoint.

Paso 4 - Elaborar más y ajustar los roles

Las funciones deben completarse y elaborarse antes de la primera reunión de gobernanza. Las reuniones de gobernanza deben tener lugar cada dos semanas al principio. Los círculos (véase más arriba) deben elaborar sus funciones por sí mismos. Esta parte es la que más tiempo consume. Durante un periodo de dos meses, probablemente haya que planificar 20 horas por persona. Durante este tiempo, se eliminan, se añaden y se modifican los papeles hasta llegar a una versión final.

Para facilitarle al máximo el comienzo, hemos incluido un extracto de nuestro documento sobre el papel real en nuestro Kit de inicio de la Holacracia. Así que tienes un primer marco básico y una idea más clara de cómo debería ser algo así.

Extracto Holocracia Roles de Marketing RB
Un extracto de nuestro documento RAIDBOXES roll. Para la documentación utilizamos Google Docs.

Consejo de práctica:

Hay una herramienta de holocracia llamada GlassFrog. Por desgracia, no nos gustó mucho la interfaz de la herramienta.... Como utilizamos Google Docs en toda la empresa, simplemente creamos un documento de "Roles de Holocracia" en su lugar. En ella aparecen nuestros más de 50 papeles diferentes. Google Docs también tiene la ventaja de que todos los miembros del equipo pueden introducir cambios de funciones en modo de sugerencia, que luego se discuten y aprueban en la reunión mensual de gobernanza.

Puede descargar un extracto del documento aquí.

Paso 5 - Soportar y procesar las tensiones

Básicamente, la holocracia está ahora implementada. Si no fuera por la costumbre y la naturaleza humana. El hábito lleva a que los antiguos jefes quieran seguir siendo el jefe y dar instrucciones o bloquear las decisiones. A la inversa, los nuevos jefes (los empleados individuales) tienen que entender que ser jefe no sólo significa libertad de decisión, sino también responsabilidad y, sobre todo, ser un modelo para los demás. Aquí es importante que el discípulo de la holocracia reconozca tales desarrollos indeseables y los aborde y resuelva en consecuencia con cada individuo y en el grupo.

¡Hecho! - Equipos felices de alto rendimiento

Para comprender adecuadamente el efecto de la holocracia, es útil utilizar la modelo de fase de equipo de Tuckman modelo. Aquí, cada equipo pasa por las fases de Formación, Tormenta, Normalización y Actuación. La última fase de la holocracia es la fase de ejecución.

Como en el fútbol, al final de la temporada un 1º FC Kaiserslautern vence al gran FC Bayern y se convierte en campeón del fútbol alemán. El equipo funcionó a la perfección, todos sabían lo que tenían que hacer y al final hicieron historia.

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