Herramientas para la oficina en casa: Cómo funciona Raidboxes a pesar de Corona

En Raidboxes , llevamos mucho tiempo utilizando nuestra oficina en casa, de forma parcial o incluso completa. Las fases difíciles como la COVID-19 son mucho más fáciles de afrontar de esta manera. ¿Trabajas en una agencia o como autónomo y sigues buscando la infraestructura adecuada? Tenemos mucha experiencia con las herramientas de la oficina en casa. Y estamos encantados de transmitírtelo.

En este artículo encontrarás las herramientas más importantes para el trabajo distribuido. Al mismo tiempo, te decimos cómo utilizarlos con la mayor eficacia posible. tu ¿Tu equipo apenas tiene experiencia en trabajar desde distintos lugares? Entonces lee nuestros artículos sobre las ventajas e inconvenientes del trabajo a distancia y Liderazgo a distancia: agencias independientes de la ubicación.

Antes de empezar, un pequeño consejo: Raidboxes te ayudará a superar la crisis actual: ¿Estás planeando una plataforma para la región de tu en la que los comerciantes, restauradores y proveedores de servicios locales puedan presentarse digitalmente? Entonces echa un vistazo a nuestra iniciativa #SupportYourLocals. ¿Utilizas nuestro programa FREE DEV para alojar gratuitamente los proyectos de tu durante la fase de desarrollo? Luego ampliaremos esta fase si es necesario, sin complicaciones y sin burocracia.

Slack: Organizar equipos distribuidos

Slack es una especie de servicio de chat para empresas, agencias y equipos. Muchas empresas del entorno técnico y de la escena de WordPress se organizan completamente a través de Slack. Especialmente cuando algunos de los empleados trabajan desde casa, como en Raidboxes. Cada vez hay más empresas que incluso trabajan completamente a distancia, sin una oficina central. Entonces herramientas como Slack son indispensables.

Aquí tienes un poco de información sobre cómo usamos Slack:

• Comunicación directa: ¿hacer una pregunta rápida sin abandonar tu mesa? Puedes chatear directamente con alguien, o reunir a cualquier persona de la empresa/equipo para un chat de grupo. También se pueden cargar e intercambiar archivos.
• Canales: Los debates o resultados que sólo interesan a los equipos individuales se comunican y organizan en canales especiales.
• Notificaciones: Define para qué mensajes y canales quieres recibir qué tipo de notificaciones para estar informado inmediatamente. O silencia canales individuales para que sólo puedas leerlos de vez en cuando.
• Ping: ¿Un mensaje es especialmente importante? ¿Quieres que la otra persona o el equipo sean informados inmediatamente? Para ello puedes utilizar los llamados pings.
• Estado: En un canal de estado comunicamos si estamos trabajando en ese momento y se nos puede localizar. O si nos tomamos un descanso o no queremos que nos molesten ("túnel"). Slack también ofrece su propia función y etiquetado para esto.

Para ciertas tareas, utilizamos canales especiales que se han establecido para este fin. Por ejemplo, los canales que no se utilizan para debatir, sino exclusivamente para compartir resultados y protocolos de trabajo.

Los canales de carácter más privado canalizan todo lo que es divertido pero no está directamente relacionado con el trabajo. Las ventajas de Slack y servicios similares:

• Trabaja de forma productiva: Si te pones delante de la mesa de tus compañeros en tus cada vez que hacen una pregunta o un comentario, inevitablemente interrumpirás su trabajo. Slack te permite controlar quién lee qué y cuándo. Esto aumenta la eficiencia, si se utiliza correctamente.
• Evita las distracciones: Slack también puede hacer que la comunicación sea caótica. Por eso es importante utilizar sistemáticamente funciones como unirse/seguir, silenciar, mensajes de estado, ping, hilos, etc.
• Información autónoma: Tú decides dónde quieres leer. O puedes abandonar un canal si ya no es relevante para ti.
• Archivo: Puedes buscar entradas anteriores. De este modo, toda la comunicación en la empresa -así como sus resultados- queda documentada. Esto es importante para evitar la duplicación de discusiones.
• Conexión a distancia: Con el uso constante de Slack, los empleados de la oficina en casa están tan informados como los equipos in situ.

También puedes utilizar Slack para hacer llamadas telefónicas o celebrar reuniones online, con o sin cámara. Ya no utilizamos esta función, la calidad y el rendimiento eran demasiado pobres para nosotros. Más adelante se hablará de ello. ¿Tienes preguntas sobre el uso de Slack o de las otras aplicaciones que aparecen aquí? Los comentarios están abiertos.

Microsoft Teams es una alternativa a Slack. También puede utilizarse para combinar chats, reuniones, notas y archivos adjuntos. Gracias a la conexión con Office 365, es probable que el servicio sea especialmente útil para las empresas que ya cuentan con una sólida infraestructura de Microsoft.

Google Meet: Videoconferencia para empresas

Google proporciona una variedad de herramientas para las empresas. La mayoría son fáciles de usar y están orientados a la colaboración virtual. Esto también se aplica a Google Meet. La herramienta sigue siendo conocida por la mayoría como Google Hangouts. Hay aplicaciones para Android e iOS para participar en reuniones online. Pero también puedes marcar puramente a través del navegador, siendo Chrome el mejor conectado.

Por lo demás, Firefox, Edge y Apple Safari son compatibles. Los invitados externos pueden integrarse a través de un enlace de invitación o un ID de reunión. Meet está integrado en la Suite de Google. Esto es especialmente práctico si utilizas otras herramientas de Google, como el calendario. A continuación, se genera un enlace adecuado para la reunión para cada entrada de la misma, si es necesario.

En Raidboxes también hemos creado varias salas de reuniones virtuales fijas. El enlace siempre es el mismo. Entonces nos reunimos en "Münster", "Friburgo", "Hamburgo" o "Magdeburgo" - las tres últimas son las ubicaciones de nuestros empleados a distancia. De este modo, podemos organizar encuentros rápidos y sencillos, incluso para reuniones espontáneas.

Por lo demás, utilizamos las reuniones en línea para una gran variedad de fines. A veces para las reuniones in situ con un "cambio" a los mandos (arriba a la derecha, la foto se tomó antes de Corona), o para una cerveza o agua virtual después del trabajo en los tiempos de la oficina en casa:

Las videoconferencias son difíciles de manejar a partir de cierto tamaño. También lo notamos cuando, como ahora -en los tiempos de Corona-, casi todos los empleados se conectan desde casa. Si una reunión online tiene más de diez participantes, tienes que organizarlos claramente. Por ejemplo, con las siguientes reglas y opciones:

• Facilitación: Alguien debe presidir la reunión, solicitar las aportaciones, desplazar las discusiones dispersas y controlar el tiempo.
• Agenda: ¿Tienes problemas para mantener la estructura? Un documento compartido de antemano y en el que trabajen todos te ayudará. En ella, determináis juntos los puntos que se van a discutir.
• Silencio: ¿Quieres mejorar la calidad del audio? Entonces todo el mundo debería silenciarse mientras sólo escuche.
• Chat de acompañamiento: La mayoría de los sistemas admiten una función de chat junto a la pista de audio o vídeo. Puedes utilizarlo, por ejemplo, si quieres que el moderador te tenga en cuenta.
• Pantalla dividida: tu ¿El equipo quiere trabajar de forma centralizada en un documento? ¿O alguien quiere presentar algo a los demás? Eso también es posible con la función "Pantalla dividida".

Solíamos utilizar Slack Calls para la videotelefonía en Raidboxes\. Pero a medida que el equipo crecía, los problemas aumentaban: Abortos en las conferencias, así como mala calidad de sonido y vídeo. Google Meet ha sido más estable hasta ahora, incluso con poco ancho de banda. Por ejemplo, en la oficina de casa o en la carretera. Comprueba por ti mismo qué servicio es el más adecuado. Otras alternativas son Skype de Microsoft o Zoom.

Aircall: Teléfono flexible

No todos los clientes o socios de tu pueden ser localizados a través del chat, Slack, Skype y demás. Y no todos los empleados tienen o quieren un smartphone de empresa. Entonces necesitas el buen y viejo teléfono, en su versión moderna. Con proveedores de servicios como Aircall, puedes hacer llamadas desde el ordenador de tu empresa. No importa si utilizas el mundo de Microsoft o de Apple.

La calidad de las llamadas ya no es un problema en la era de la telefonía IP. Gracias a tu propio número de "teléfono fijo", nadie se da cuenta de dónde estás llamando: puedes establecer tú mismo el código de área si es necesario. Y se te puede localizar en cualquier momento. Los asistentes, como el contestador automático virtual, proporcionan una ayuda adicional. La mayoría de los proveedores también te permiten crear números compartidos para equipos individuales.

O puedes conectar el teléfono virtual a tu CRM o tu Helpdesk. Aircall ofrece integración para, entre otros:

• Salesforce
• Zoho (más sobre esto en un momento)
• Slack
• Hubspot
• Zendesk
• Interfono
• Microsoft Dynamics y Microsoft Teams

A través de proveedores de terceros, incluso una interfaz con WordPress (en parte a través de Gravity Forms) y con WooCommerce es posible. La cuestión que se plantea es si esto tiene sentido - normalmente tu CRM será el primer puerto de escala en este caso.

Calendario de Google: Mantener el control

¿Quién trabaja cuándo, dónde y en qué? ¿Qué reuniones y citas externas tienen lugar? ¿Quién está de vacaciones o enfermo? ¿Qué empleados están actualmente en la oficina y cuáles en la oficina de casa? Debido a la "Corona" y otros retos similares, puedes perder rápidamente la pista de todo. Es entonces cuando tiene sentido un calendario virtual.

Pero incluso esto se vuelve rápidamente confuso. Por ejemplo, si hay varios equipos con diferentes estructuras de reunión. Esto se puede remediar con diferentes niveles en el calendario, que se pueden mostrar u ocultar según sea necesario. Por ejemplo, el calendario Raidboxes distingue entre las categorías:

• Reuniones internas
• Nombramientos de empresas externas
• Información como el estado de la oficina en casa
• Vacaciones
• Support
• Ocupación de las salas de reuniones "reales" en Münster

Además, en función de la función que se desempeñe en la empresa, podemos mostrar sólo la información que sea relevante para el trabajo respectivo. ¿Buscas una alternativa al calendario de Google? El Dr. Web ha creado una prueba de las aplicaciones de calendario más importantes. También presenta soluciones como Wunderlist (que pronto será sustituida por Microsoft To Do) o Todoist, que vinculan el calendario con las listas de tareas.

Zoho Sprints: Gestión de proyectos y tareas

Por supuesto, no sólo es importante para las organizaciones remotas con una alta proporción de oficinas en casa planificar bien sus proyectos. Pero en los equipos distribuidos es aún más importante porque falta la coordinación regular in situ. De lo contrario, las tareas individuales se quedan sin hacer o incluso se duplican. Cada agencia necesita un método y una herramienta adecuada en este caso. Incluso como autónomo, te ayudará a gestionarte en sprints.

Hemos probado varias herramientas para planificar nuestros proyectos de tecnología, marketing y soporte/ventas. Entre otros, Trello, Hygger y GitScrum. Otras opciones son Asana o Hive. Al final, nuestra elección recayó en Zoho con su módulo Sprints.

El funcionamiento de las herramientas es siempre similar:

• Gestión de tareas: Los miembros del personal y los equipos introducen sus tareas o proyectos como "tareas", ponderadas en parte según la urgencia. Ejemplo: "Escribir herramientas de contribución para la oficina en casa". También puedes utilizarlo para asignar tareas a otros miembros del equipo.
• Asignación correcta: Las tareas se asignan a diferentes "tableros". Suelen reflejar la estructura departamental de la empresa. De este modo, sólo verás las tareas que son relevantes para ti y tu colegas.
• Estructura del mapa: Las tareas individuales pueden agruparse en proyectos para mantener una visión general. Las subtareas del ejemplo que acabamos de mencionar serían "Crear imagen del puesto", por ejemplo, si quieres proceder de forma tan granular. La entrada del blog podría formar parte de un proyecto superior "libro electrónico para agencias".
• Horario automático: Cada tarea se clasifica regularmente. ¿Es una tarea o idea para el futuro ("backlog")? ¿Debe completarse en el sprint actual? ¿Está ya en marcha o se ha completado? ¿Dónde se han retrasado las tareas?
• Coordinación conjunta: El equipo de tu discute regularmente el estado actual en las reuniones. De esta manera, se ve rápidamente quién necesita apoyo o dónde hay capacidades para tareas adicionales.

Si se hace de forma sistemática, verás inmediatamente cuándo está en riesgo el calendario de un subproyecto. Entonces puedes reasignar los recursos de tu en consecuencia. La gestión de proyectos (PM) también disciplina a un equipo y a sus miembros a no acumular demasiadas tareas para un sprint. Si se aplica correctamente, la agencia tu acaba teniendo una gestión del tiempo realista.

¿Nunca has trabajado con una herramienta PM? Entonces la forma de trabajar te parecerá desconocida al principio. Tú o el equipo de tu también necesitaréis un tiempo hasta que la herramienta se utilice de forma constante y se llene de tareas. Sin embargo, por regla general, los primeros éxitos no tardan en manifestarse. Entonces ya no querrás prescindir de la gestión de proyectos de tu .

Google Cloud: Acceso compartido a los documentos

Naturalmente, las aplicaciones como Google Cloud hacen mucho más que gestionar documentos. El espectro abarca desde el desarrollo de proyectos conjuntos hasta el aprendizaje automático y la analítica web completa. Sin embargo, en tiempos de Corona, son sobre todo las cosas sencillas las que hacen más cómodo el trabajo diario:

• Nivel de información común: Todos los miembros de la empresa tienen acceso a los mismos documentos en todo momento.
• Gestión rigurosa de los datos: Esto significa que ya no hay un archivo distribuido por varios ordenadores de la empresa ni diferentes estados de los archivos y datos. El acceso se mantiene cuando una persona está ausente.
• Menos recursos: El equipo ahorra al mismo tiempo espacio de almacenamiento, una importante contribución a la sostenibilidad. Las copias de seguridad también son más fáciles y se pueden gestionar de forma centralizada.
• Más seguridad: ¿Trabajas en tu oficina en casa con un portátil o un ordenador privado? Entonces puedes o no guardar la mayoría de los archivos localmente, por razones de protección de datos y seguridad.

Al mismo tiempo, puedes hacer el trabajo de tu más rápidamente. Hasta ahora has estado enviando archivos de un lado a otro en Slack & Co. En el futuro, sólo tendrás que enviar el enlace al documento. Es más rápido y eficaz.

Ese archivo en la nube debe estar bien organizado para que realmente te ayude. Presta especial atención a los siguientes puntos:

• Enfoque estructurado: Incluso en la nube, puedes perder rápidamente la visión general si hay demasiados o pocos niveles de carpetas. Comprueba regularmente la estructura de tu . Si es necesario, sólo una persona debe poder crear o eliminar nuevas carpetas.
• Datos antiguos y redundantes: Establece reglas sobre quién debe guardar qué archivos, cuándo y dónde. Esto incluye un papel por equipo que limpia de vez en cuando.
• Los directores de proyecto: Especialmente para los proyectos individuales, necesitas personas que se encarguen de archivar los protocolos, las ofertas, las facturas, etc. De lo contrario, todos los datos acabarán almacenándose localmente. De lo contrario, todos los datos acabarán siendo almacenados localmente. Este procedimiento también da sus frutos cuando otra persona se hace cargo del proyecto.
• Ubicación central de almacenamiento: especialmente los documentos que son editados regularmente por varios empleados necesitan una versión centralizada, almacenada en una ubicación concisa. De lo contrario, rápidamente habrá varias versiones y diferentes instrucciones de trabajo.

tu ¿La empresa no puede o no quiere trabajar con software de Google? Entonces echa un vistazo a servicios como Dropbox o Microsoft OneDrive. En cada caso, presta mucha atención a las condiciones de protección de datos.

Google Docs, hojas de cálculo y más

Es fácil de ver: La dependencia de Google es bastante elevada en muchas empresas y agencias de nueva creación. Esto se debe, entre otras cosas, a que la empresa de Mountain View combina hábilmente los factores de compatibilidad, fácil acceso, conocimiento y bajos precios de entrada. Por las mismas razones, hemos optado por Google Docs & Co. Los utilizamos en toda la empresa, por ejemplo, para documentar conjuntamente proyectos y procesos.

Especialmente en el ámbito del marketing, los documentos virtuales nos facilitan el trabajo conjunto. Internamente, pero también en la interacción con nuestros autores externos o con socios de contenido. Esto da sus frutos ahora que trabajamos completamente distribuidos, y nuestros autores invitados tienen a veces más tiempo para crear nuevas contribuciones:

• Editores: Si el texto viene en forma de Google Doc, podemos hacer anotaciones directamente en él, editar el contenido y que los cambios sean aprobados por los autores. Eso ahorra mucho tiempo.
• Lluvia de ideas: Constantemente surgen nuevas ideas de contribución, más de las que se pueden poner en práctica. Los recogemos en una hoja de Google. Luego podemos ponderarlas y aplicarlas paso a paso en función de nuestra estrategia de palabras clave.
• Plan editorial: Nuestro plan editorial es también una hoja de cálculo de Google con varias pestañas. Entre otras cosas, podemos ver el estado de las contribuciones previstas actualmente, la planificación anticipada para las próximas semanas, qué categorías se sirven con qué frecuencia, qué contribuciones de invitados están pendientes, quiénes las han solicitado y cuál es el coste de los contenidos externos.
• Estrategia de contenidos: Nuestra estrategia de contenidos está recogida en un documento detallado de varios niveles. A través de Google Docs, podemos ampliar y adaptar constantemente la estrategia juntos e incluir nuevos proyectos. Al mismo tiempo, discutimos nuevos puntos en modo de propuesta. Los cambios están documentados.

Lo bueno de estas herramientas es que funcionan más allá de los límites del hardware. Todo lo que necesitas es un recurso compartido para el documento, y luego puedes editarlo desde un navegador. La mayoría del personal de Raidboxes trabaja con Apple, pero algunos también con Microsoft. Nuestros autores y socios son igualmente diversos.

Con las herramientas virtuales, esto ya no importa. Si es necesario, puedes seguir exportando tu Google Docs y hojas de cálculo. Entre otros, en los formatos:

• Microsoft Word o Excel
• OpenDocument
• RTF, PDF, .txt
• CSV
• HTML
• EPUB (para libros electrónicos)

O puedes crear una copia en tus Cloud con un solo clic para crear diferentes versiones. ¿Trabajas con proveedores de contenidos externos o agencias? Entonces, presta atención a los documentos que liberas. Puedes distinguir entre derechos de sólo lectura y de sólo escritura.

TeamViewer: Acceso remoto y mantenimiento

tu ¿Los empleados trabajan cada vez más en sus despachos? Incluso así, los ordenadores deben ser mantenidos. Las actualizaciones urgentes, las lagunas de seguridad o la eliminación de problemas técnicos no toleran ningún retraso hasta que se superen adversidades como la de Corona. La solución son programas como TeamViewer o AnyDesk. Con ellos puedes:

• Conectarte a una estación de trabajo externa
• Resuelve los problemas junto con el miembro del personal correspondiente o guía a la otra persona.
• Poner en marcha las actualizaciones en el otro ordenador
• Supervisa su seguridad, etc.

En Raidboxes , hasta ahora sólo hemos utilizado este tipo de soluciones de forma esporádica, ya que la mayoría de nuestro personal trabaja regularmente en la oficina. Pero el número de nuestros compañeros a distancia está creciendo. También estamos contentos de que la infraestructura para el trabajo distribuido ya esté en marcha.

Registro de tiempo: HeavenHR

Hasta ahora, la documentación de las horas de trabajo con ayuda de la herramienta en Raidboxes era voluntaria. Los que querían podían seguir sus tiempos a través de Clockify. Porque algunos aman el registro sistemático del tiempo, otros lo rechazan. Los requisitos legales nos obligaron a introducir una solución uniforme. Ahora utilizamos HeavenHR para ello. Es una suite completa para la gestión de recursos humanos, la documentación es sólo uno de sus componentes.

Y así es como funciona la gestión del tiempo de trabajo en nuestro caso:

• Seguimiento: En el navegador o a través de una app, cada uno de nosotros se conecta y desconecta cuando empieza o termina una jornada laboral. Las pausas se registran de la misma manera.
• Transparencia: Los empleados tienen una visión general en tiempo real de la duración de su jornada laboral y de su semana. En otras palabras, qué horas extras se han trabajado en el pasado.
• Cuenta de tiempo: Podemos convertir estas horas extras en tiempo libre compensatorio (días libres) directamente en la herramienta. También tomamos y gestionamos nuestras vacaciones a través de HeavenHR.
• Gestión de derechos: Raidboxes nos da libertad de autogestión a la hora de solicitar permisos, etc. Consulta nuestra contribución sobre el modelo de holocracia, que utilizamos con éxito.

Yo mismo nunca he sido amigo del seguimiento sistemático del tiempo. Con demasiada frecuencia me sentía presionado por las herramientas. Pero en una empresa justa, esas dudas se desvanecen en el fondo. Además, los programas están diseñados de forma tan sencilla que su funcionamiento se hace rápidamente evidente.

Oficina en casa: mucho más fácil con las herramientas adecuadas

Ahora empiezo HeavenHR cada mañana, seguido inmediatamente por Slack. También publico mi estado en el canal correspondiente. ¿Tengo que dejar el ordenador en casa porque suena el cartero? Es muy sencillo:

1. Un breve "afk" (por "lejos del teclado") en el canal de estado
2. Luego un "re" ("volver")
3. Listo.

Entre tanto, gestiono mis tareas en Zoho, en Google Docs o en el plan editorial virtual. Llevo nueve años trabajando completamente desde casa. Pero incluso en una empresa local, ya no querría prescindir de las aplicaciones aquí indicadas.

Veo a mis colegas con regularidad; por el momento, lamentablemente, sólo de forma virtual mediante videoconferencia. Con las herramientas adecuadas, te acostumbras a trabajar en una oficina en casa más rápidamente. Y gradualmente se vuelve más eficiente. No obstante, estoy deseando volver a Münster lo antes posible. Para mí, personalmente, ninguna herramienta del mundo puede sustituir el contacto con mis colegas.