La agenda perfecta para tu próximo taller online

Oliver Wüntsch Última actualización 16.08.2021
8 min.
Taller online: la agenda perfecta
Última actualización 16.08.2021

¿Quieres diseñar talleres online que no solo sean informativos, sino también creativos y atractivos? ¿Quieres que tus reuniones o meetings a distancia tengan valor añadido y resulten divertidas? Aquí aprenderás a dirigir reuniones en grupos pequeños, así como eventos para grupos grandes, de manera que todos/as los/as participantes queden entusiasmados/as.

No hay nada peor que un taller online mal planificado. Para mantener la motivación de los participantes, es necesario un programa de taller bien pensado y dinámico. Los métodos de un taller a distancia son comparables a los de un taller presencial. Sólo hay que adaptar la ejecución a las herramientas digitales. Al mismo tiempo, los talleres online son muy diferentes de los eventos presenciales tradicionales en varios aspectos. Por lo tanto, tómate el tiempo suficiente para familiarizarte tanto con el contenido como con las técnicas que deseas utilizar para transmitirlo.

Para garantizar que tu próxima reunión online sea un éxito total, te proporcionaré estrategias y herramientas para planificar la agenda online perfecta. Hay muchos métodos diferentes para diseñar y realizar talleres digitales de forma creativa.

Lo que aprenderás en este post:

  1. Los elementos adecuados para tu taller online
  2. Establecer y comunicar acuerdos de trabajo
  3. Diseño del calentamiento y la creación de redes de los/as participantes
  4. La introducción adecuada hacia el tema
  5. Presentación amena de tu tema por exponer
  6. Promover la cooperación entre los/as participantes 
  7. Consejos para tener más energía e interacción
  8. Moderación final

Una agenda dinámica: el alfa y omega de tu taller online

Tener una agenda dinámica online es aún más importante que offline. La agenda online debe cumplir unos requisitos muy especiales, precisamente porque la atención de los/as participantes es más difícil de mantener en el espacio digital. 

Entonces, ¿cómo conseguir que una reunión online sea productiva y entretenida, y que además estimule la colaboración entre los/as participantes? La respuesta es una variedad de métodos. El programa o la agenda ideal para el taller online se beneficia de una mezcla de conferencias, debates, sesiones de preguntas y respuestas y ejercicios.

Mantén las fases de presentación cortas, tanto si tu taller online dura dos horas como dos días. El tiempo de presentación pura no debe superar los 15 minutos por sesión. A continuación, realizar una tarea o un trabajo en grupo en el que pidas a tus participantes que se involucren de forma activa. 

La probabilidad de que tu reunión sea bien recibida aumenta cuanto más fases de grupo se programen. Estas pueden organizarse muy bien por medio de «breakouts» o sesiones. Durante estas sesiones, los/as participantes tienen la oportunidad de conversar en pequeños grupos, no solo a nivel técnico, sino incluso a nivel personal. Puedes estar seguro/a: es muy probable que esto aumente el compromiso individual. 

Con la duración del taller online, también aumenta la necesidad de realizar ejercicios variados, fases de grupo y rondas de debate emocionantes. Prepara un número de tareas correspondiente que requiera que los/as participantes participen activamente, ya sea individualmente o en grupos.

Es muy importante hacer descansos. Aquí es donde los talleres online difieren fundamentalmente de los eventos presenciales. Cada 60 minutos, se debe hacer una pausa de al menos diez minutos, para que todos/as puedan recuperar el aliento y tener tiempo para sus necesidades básicas. Si el taller online se extiende a lo largo de todo un día o incluso más, deberías prever más descansos. 

Los elementos adecuados para tu taller online

Los métodos para un taller a distancia no son muy diferentes de los métodos para un taller online que tiene lugar in situ. Básicamente, hay cinco elementos que pueden aplicarse para todo tipo de eventos. En el caso de un taller online, solo hay que adaptar la implementación a las herramientas digitales o «tools» disponibles. 

Básicamente, cuanta más variedad, más interesante (y eficaz) es el taller online. Por lo tanto, en el contexto de un evento online, cada uno de los elementos enumerados aquí no debería durar más de 15 minutos:

  • Discursos sobre la transmisión de conocimiento (en el mejor de los casos al principio o como elemento central del taller online) 
  • Debates en pequeños grupos: intercambio de información sobre un tema o asunto específicos 
  • Ejercicios: desarrollo y presentación de contenidos concretos por parte de los/as participantes.
  • Evaluaciones: Discusión de un escenario o estudio de caso por parte de los/as participantes
  • Preguntas y respuestas (en grandes grupos, pequeños o en el trabajo individual)

Establecer y comunicar acuerdos de trabajo

Tus participantes aún no están familiarizados/as con el servicio de videollamada que utilizas. En ese caso, intenta explicarles las funciones técnicas más importantes al comienzo de tu reunión. Además, comunica las reglas del juego y las normas de conducta a respetar durante la reunión.

Esto incluye información importante, como horarios de reuniones y planificación de descansos, o tus expectativas con respecto a la participación activa. También es útil explicar lo que esperas del taller online y el resultado de aprendizaje que esperas para los/as participantes. Además, deberás indicar al público si vas a poner a disposición el contenido de tu presentación y dónde o en qué plataforma. 

Lista de control para videollamadas

Aquí encontrarás una lista de comprobación o «checklist» muy útil para videollamadas. Puedes reenviar tus ingeniosas instrucciones antes de la llamada, o utilizarlas para comprobar tu propia configuración.

Diseño del calentamiento y la creación de redes de los/as participantes

Para romper el hielo, los/as participantes en eventos presenciales suelen reunirse anteriormente para intercambiar ideas tomando un café o entablando una conversación personal. Otras veces, el facilitador comienza la reunión con una actividad de creación de equipos. En cambio, en un taller a distancia, no solo es importante «conectar» con el grupo, sino también orientarse con la herramienta. Estas circunstancias requieren un poco de planificación para que los ánimos no decaigan desde el principio. 

Por regla general, el comienzo del taller online ya decide si los/as participantes estarán dispuestos/as a prestarte o no atención. Es importante no abrumar a nadie y, al mismo tiempo, implicar a cada persona. Al igual que en los talleres offline, se trata básicamente de desarrollar el espíritu de equipo y crear un ambiente armónico entre los/as mismos/as.

Trabajando juntos en RAIDBOXES: Nuestro Código de Conducta

RAIDBOXES promueve el trabajo constructivo en equipo. Para garantizar éxito a pesar del creciente número de empleados/as, hemos elaborado conjuntamente un código de conducta: El código de conducta o «RAIDBOXES Code of Conduct». Puedes utilizarlo como plantilla para alentar a tu propio equipo.

Una forma prometedora de crear un sentimiento de comunidad para los/as implicados/as desde el principio: programa una especie de «check-in», es decir, una pregunta introductoria que suscite interés entre los/as participantes y les anime a interactuar. Para grupos que llevan mucho tiempo trabajando juntos, esta pregunta funciona como un elemento rutinario matutino. 

El grado de personalización del «check-in» depende del tejido social. ¿Es un equipo cuyos miembros son interdependientes? ¿O se trata de un grupo compuesto por desconocidos que probablemente no vuelvan a verse? En el primer caso, el vínculo del equipo es más intenso y el control puede ser un poco personal. En el otro caso, suele tratarse de conocerse primero, por lo que estos «check-ins» personales o emocionales suelen estar fuera de lugar. Un consejo: si el tiempo es escaso, intente realizar esta revisión a través de un chat. Haz una pregunta y deja que los/as participantes la respondan al mismo tiempo. Las respuestas pueden leerse después de forma conjunta. 

La introducción adecuada hacia el tema

Para conseguir que tus participantes se entusiasmen con un nuevo tema lo antes posible, se pueden utilizar varios métodos:

  • Preguntas de escala: en un gráfico, por ejemplo, sobre la base de una escala que va de poco conocimiento previo a mucho conocimiento previo, los/as participantes pueden hacer visibles sus conocimientos previos. 
  • Cyberstorming: este método virtual de brainstorming se utiliza para ser creativo y encontrar ideas. Todos los participantes asocian libremente un gran número de ideas sobre un tema concreto y las intercambian en el chat. El objetivo es recoger ideas inusuales y dejar atrás trenes de pensamiento trillados.
  • Mapas mentales: con un mapa mental se puede averiguar qué términos o subtemas ya se conocen. Después de que los/as participantes hayan anotado sus términos en la pizarra, cada uno comenta brevemente su nota. Los temas desconocidos que se van a tratar en el transcurso del evento se pueden marcar en color.

Presentación amena de tu tema por exponer

Muchos oradores que aún no tienen experiencia en la moderación en línea temen que impartir conocimientos a través de Zoom y similares sea más difícil que hacerlo fuera de línea. Puedo tranquilizarte: Este no es el caso en absoluto. Sólo es importante presentar el contenido de forma adecuada y no abrumar a la audiencia con demasiada información. Utilice unos contenidos concisos y un diseño atractivo: ambos mantendrán la atención de su público. Por cierto: lo mismo se aplica a los eventos presenciales. 

A muchas personas les resulta difícil reducir las conferencias o presentaciones a lo esencial. Facilita este importante paso y recuerda que los/as participantes del taller online ven principalmente tus diapositivas en línea. Tú, como orador/a, (al menos en el modo de conferencia) solo puedes ser visto/a en un formato pequeño. Tal vez también haya personas que solo asistan a tu evento a través de un smartphone o una tablet. Tus diapositivas, por tanto, deben estar bien estructuradas y abarcar solo los puntos más importantes.

Es muy práctico recoger en el chat las preguntas que surjan durante la presentación. Este procedimiento protege su entrada y evita largas interrupciones durante las cuales algunos oyentes se desconectan rápidamente. Importante: Comunicar esta norma con antelación, idealmente con los otros acuerdos de trabajo. 

Otro consejo: si es posible, debería ponerse de pie durante la fase de presentación. Esto favorece la resonancia tus de su voz y, por tanto, la presencia tu en la sala (virtual).

Promover la cooperación entre los/as participantes 

Dado que las fases de intercambio frecuentes e intensas entre los/as participantes aumentan enormemente la atención, el fomento de la interacción es probablemente el elemento más importante de todo taller online de éxito. Si no aprovechas esta oportunidad, tus oyentes podrían simplemente escuchar la grabación en lugar de un taller presencial. Al fin y al cabo, quieres ofrecer un valor añadido con tu seminario online. 

Las siguientes herramientas te serán útiles para estimular la interacción según fases en grupo:

  • Las sesiones «breakout» promueven el debate y el intercambio en pequeños grupos
  • Las encuestas permiten formular preguntas sobre un tema concreto y obtener una opinión (por ejemplo, sobre Mentimeter o Echometer)
  • Chat Waterfall y Round Robin se utilizan para recoger rápidamente los comentarios y permiten rondas de «brainstorming».
  • Las pizarras digitales o «whiteboards» (por ejemplo, FigJam, Concept Board, Miro o Mural) y otras herramientas colaborativas (como Google Suite) permiten la creación conjunta de bocetos y textos, así como la anotación de documentos.
  • Aquí encontrarás cientos de herramientas para colaborar en equipos repartidos.
Herramientas para el «home office» y el trabajo remoto

¿Trabajas en una agencia o como freelancer en «home office» o de forma remota? ¿Y sigues buscando la infraestructura adecuada? Entonces no te pierdas nuestros consejos sobre Homeoffice Tools (herramientas para la oficina en casa) como Slack,Online-Meetings, Aircall, Zoho, Google Cloud, etc.

Consejos para tener más energía e interacción

Todo el mundo lo sabe: estar sentado/a frente a la pantalla durante horas y horas conduce inevitablemente a un lapso de atención. No te preocupes, es completamente normal. Para que la energía no desaparezca por completo de la sala virtual, puedes incluir pequeños juegos de movimiento en la agenda de tu taller. Estos no solo aligeran el estado de ánimo, sino que también mejoran la condición física de los/as participantes. Aflojan los músculos tensos y se activan para la siguiente ronda. 

Aquí encontrarás una gran colección de juegos de taller para aumentar la creatividad en tu equipo. Puedes mostrar cierta valentía durante la elección, porque la experiencia demuestra que los/as participantes suelen aceptar una oferta de este tipo. Si ya tienes experiencia en la facilitación de talleres a distancia, puedes utilizar los métodos de forma espontánea. 

Excursus: Trabajo remoto y liderazgo a distancia

Liderazgo remoto, es decir, estar a la cabeza independientemente de tu ubicación geográfica: ¿cómo hacerlo para seguir estando cerca de los/as empleados/as? ¿Y percibir los estados de ánimo en la empresa o agencia?

Moderación final

Al final de cada formación en línea, recapitula lo que has aprendido. Presenta a los/as participantes un breve resumen del contenido, los métodos y las actividades utilizadas y asegúrate de que no quedan preguntas sin responder.

Un buen «check-out» da al grupo espacio y tiempo para reflexionar sobre lo que ha aprendido. Para ello, puedes utilizar el chat una última vez y preguntar a los/as participantes qué es lo más importante, qué han aprendido y qué preguntas, si las hay, siguen rondando por su cabeza. Indica también a estos/as que envíen sus respuestas al mismo tiempo, para que todos los mensajes puedan ser leídos al mismo tiempo.

El «check-out» también puede adoptar la forma de ronda final en la que cada persona, por turnos, dé su opinión. Para no perder la noción del tiempo, es útil (sobre todo con grupos grandes) limitar cada intervención, por ejemplo, a un máximo de tres palabras.

Ejemplo de programa para un taller online

Probablemente la regla más importante para cualquier programa online es alternar regularmente entre las fases de lectura y de interacción. 

TareaLugar
Bienvenida, introducción técnica, «check-in»Pleno (sala plenaria)
Presentación de participantes y del tema / calentamiento Salas de trabajo o «breakout», posteriormente resumen en el pleno o a través de Chat Waterfall
Introducción al tema Sala plenaria, complementada con alguna pregunta de escala o un mapa mental
Charla / Input (transmisión de conocimientos)Sala plenaria, compartir selectivamente la pantalla si es necesario
Fase(s) de debate/trabajoSalas «breakout» y pizarras digitales
Presentación de los resultados del trabajo Sala plenaria, compartir pantalla si es necesario
Recopilar retroalimentación o «feedback»Herramientas de encuesta y/o Chat Waterfall
Conclusión, «check-out», fin del tallerDespedida en el pleno

quäntchen + glück ha elaborado una guía útil (en alemán) para talleres online. Aquí encontrarás valiosos consejos e ideas para la preparación y el seguimiento de talleres y reuniones online.

Conclusión sobre talleres online

Un punto muy importante para el éxito de los eventos online es conocer si los/as participantes tienen experiencia con la tecnología correspondiente y en qué medida. Aquellos/as con suficientes conocimientos previos tendrán más facilidad para concentrarse en el contenido. Si, por el contrario, el grupo no ha trabajado nunca antes con la herramienta utilizada, el taller no debería estar sobrecargado con funciones especiales. De este modo tus participantes no se agobiarán.

No importa si los/as participantes están sentados delante de sus portátiles en casa o de sus ordenadores en la oficina: no olvidas mantenerlos/as activos/as una y otra vez. Las herramientas apropiadas para esto son las rondas de votaciones o las sesiones de trabajo («breakout»), un breve intercambio (verbal o por chat) o ejercicios creativos en la pizarra. Como moderador/a y facilitador/a, podrás ver en las reacciones de tus participantes cómo está su atención y, si es necesario, contrarrestarla con una activación específica.

Tus dudas acerca del programa del taller online

¿Qué preguntas tiene sobre el programa del taller en línea? Puedes recomendar otros métodos y herramientas? Háznoslo saber en los comentarios. ¿Te interesa el mundo WordPress y del marketing online? Entonces sigue a RAIDBOXES en Twitter y Facebook, LinkedIn o a través de nuestra newsletter.

Oliver Wüntsch es experto en gestión ágil del cambio. Desde 2008 ejerce activamente como coach empresarial y consultor de procesos, ha apoyado con éxito a agencias de publicidad y digitales, ejecutivos creativos y fundadores de startups en procesos de cambio desafiantes y situaciones de toma de decisiones complejas. El pensamiento ágil y los principios de trabajo ajustado son para él las respuestas más eficaces a la creciente digitalización de los mercados.

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