Herramientas de gestión de proyectos para agencias: Asana, Trello, Slack, Zapier & Cía.

Marcel Kurrek Última actualización 22.12.2021
11 min.
Herramientas de gestión de proyectos
Última actualización 22.12.2021

Con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas, mejorarás la comunicación en tu equipo, podrás crear una buena documentación del proyecto, evitar la duplicación del trabajo, controlar el calendario y, sobre todo, ahorrar mucho tiempo. Te presentamos en este artículo las herramientas más importantes.

Las herramientas para la gestión de tus proyectos minimizan las tareas manuales redundantes. Con estas no te perderás en interminables conversaciones por correo electrónico, la mitad de las cuales se quedan por hacer. No obstante, con tantas herramientas de gestión de proyectos entre las que elegir, deberías tener en cuenta cuidadosamente cuál es la que mejor se adecúa a tus necesidades.

Serie de artículos y libro electrónico sobre gestión de proyectos con WordPress

Esta es la tercera parte de nuestra serie sobre gestión de proyectos. También puede descargar la serie completa como libro electrónico aquí. En las dos primeras partes puede leer más sobre WordPress Planificación de proyectos a propósito y sobre los flujos de trabajo adecuados para una mayor eficiencia.

Asana

Asana es muy popular como herramienta de gestión de proyectos, tiene toda una lista de funciones útiles. En RAIDBOXES, ahora también trabajamos con Asana (antes con Zoho). Es fácil de aprender y utilizar. La interfaz se concentra en los puntos esenciales, los hitos y las características centrales de tus proyectos están siempre a la vista.

La aplicación permite organizar los objetivos a largo plazo en una línea de tiempo o cambiar a una vista de lista para los miembros del equipo que muestra las tareas de cada uno. También hay un diseño de panel para que puedas tener una vista general de todos los proyectos. Por lo tanto, es ideal para las agencias con equipos medianos o grandes y trabajo paralelo con clientes.

Asana no solo te muestra exactamente en qué tareas estás trabajando cada miembro del equipo, sino que también te permite ver gráficamente la carga de trabajo de cada individuo. También puedes asignar una carga de trabajo a cada tarea para priorizar lo que necesitas rápidamente y lo que puedes esperar.

Gestión de proyectos de Asana
RAIDBOXES también planifica sus contenidos con Asana

Asana no tiene facturación ni informes detallados, pero tiene la capacidad de integrar aplicaciones de terceros para añadir estas funciones. La herramienta se presenta en las siguientes variantes:

  • Basic: puedes introducir tareas a través de la vista de lista, tablero y calendario, asignar miembros del equipo y fechas de vencimiento. Incluye el uso de aplicaciones móviles y la extensión de Chrome para hasta 15 miembros del equipo.
  • Premium: esta variante ofrece campos personalizados, una vista de línea de tiempo, búsqueda e informes avanzados y la posibilidad de añadir invitados. También de crear reglas, añadir formularios e hitos, una consola de gestión y áreas para proyectos y equipos privados.
  • Business: aporta el seguimiento de la carga de trabajo, portfolios, reglas personalizadas, aprobaciones avanzadas y la posibilidad de integrar software adicional.
  • Enterprise: viene, según el proveedor, con marca individual, soporte técnico y copias de seguridad ampliadas, exportación y eliminación de datos, así como un tiempo de funcionamiento garantizado, entre otras cosas.

Dado que los planes individuales cambian de vez en cuando, comprueba el alcance de los servicios respectivos. También puedes probar gratuitamente durante un tiempo algunas de las herramientas de gestión de proyectos aquí descritas. No cabe duda de que hay que aprovecharlo, porque no todos los equipos se llevan igual de bien con todos los programas informáticos.

Trello

Si estás buscando un software de gestión de proyectos que sea fácil de usar y tenga la curva de aprendizaje más sencilla en comparación, entonces deberías probar Trello. La interfaz de usuario de Trello, basada en tarjetas, suele ser inmediatamente familiar para quienes están acostumbrados/as a "organizar" su espacio de trabajo con notas adhesivas. La diferencia más significativa entre el sistema de tarjetas Kanban de Trello y tu lugar de trabajo, probablemente poco claro, es que la aplicación lo mantiene todo organizado por ti. Y que nada puede perderse.

También puedes añadir archivos adjuntos y utilizar un espacio casi ilimitado para los comentarios dentro de cada tarjeta. La vista de Trello está dispuesta verticalmente para visualizar proyectos, listas de tareas dentro de un proyecto, subtareas, etc. Esto facilita la orientación. De este modo, te resultará más fácil orientarte.

El acceso a Trello y a todas las demás herramientas que tienen una estructura similar es especialmente intuitivo a través de este enfoque. La columna de la izquierda representa el trabajo que se va a asignar, luego se arrastran las tarjetas de tareas individuales a la siguiente columna de la derecha para distribuir e iniciar las tareas en curso, luego se arrastran otra columna más cuando se revisan o completan, y así sucesivamente. Por cierto, Asana funciona de forma muy similar.

La simplicidad de Trello es también su mayor defecto. Como la planificación del proyecto Kanban es la función central. Sin las opciones de cambiar a otros marcos, como una vista de calendario ampliada o un diagrama de Gantt extenso. Sin embargo, su sencillo funcionamiento y su bajo precio hacen de Trello una herramienta útil para muchas empresas.

Microsoft Project y Microsoft Teams

Microsoft Project es una de las plataformas de gestión de proyectos más completas que existen. Con MS Project, los/as gestores/as de proyectos, tanto de pequeñas como de grandes empresas, disponen de una amplia gama de opciones para planificar su trabajo y distribuir las tareas entre sus equipos. Esto incluye diferentes representaciones visuales de los proyectos.

Por ejemplo, la herramienta permite a tus usuarios/as presentar sus proyectos mediante diagramas de Gantt personalizables. Algunos/as prefieren esta visualización para asignar recursos y planificar workflows en el tiempo.

Project va mucho más allá que muchos programas de la competencia en cuanto a las funciones adicionales de planificación de proyectos. El kit de herramientas de presupuestación, por ejemplo, permite calcular el valor ganado, que muestra los costes e ingresos estimados de un proyecto concreto. Para algunos/as es una sobrecarga inútil, para otros/as es obligatorio. Todo depende del tamaño medio de tus proyectos, pero también depende del nivel de profesionalidad que tus clientes/as esperen de ti.

Microsoft Teams es una popular aplicación de mensajería. Es especialmente útil si tu entorno de trabajo se basa en productos de Microsoft, ya que ahora se pueden enlazar con bastante facilidad.

Slack

Al igual que su "primo" de videoconferencia Zoom, Slack creció enormemente en popularidad como resultado de la pandemia. De repente, todo tipo de equipos de oficina buscaban formas de coordinarse y comunicarse sin reunirse en persona, y eso es exactamente para lo que es perfecto Slack.

Software de agencia en pruebas

En RAIDBOXES, llevamos mucho tiempo utilizando nuestra oficina en casa, de forma parcial o incluso completa. ¿Qué herramientas utilizamos? ¿Y cuáles podemos recomendarte? Consulta nuestros artículos sobre las herramientas de oficina en casa (Homeoffice tools) y la visión general del software para agencias.

Tanto si tienes un equipo de dos personas como si diriges una gran agencia, Slack mejora tu comunicación con múltiples conversaciones en canales separados, comunicación privada con mensajes directos y uso compartido de archivos. Slack está disponible en versión de escritorio y móvil.

El diseño de fácil navegación muestra en la parte izquierda todos los hilos de tu conversación, todos los canales o conversaciones de grupo a los que tienes acceso y todos/as los/as usuarios/as que te han enviado un mensaje directamente. Slack tiene chats de voz y vídeo, pero no siempre son muy sólidos. En RAIDBOXES, nos gusta usar Slack, pero hemos cambiado a Google Meet para las videollamadas. 

Slack  software de colaboración
Slack facilita la comunicación en equipos distribuidos

Slack ofrece una versión gratuita limitada para probar primero la herramienta. Quienes están acostumbrados/as a Slack no suelen querer prescindir de esta herramienta, pero los principiantes necesitan algún tiempo antes de darse cuenta de los grandes beneficios de la herramienta.

Zapier

Zapier es quizás la más curiosa e innovadora de todas las herramientas de colaboración porque en realidad no es una herramienta de colaboración. En cambio, conecta dos o más aplicaciones mediante "zaps" y les permite intercambiar información entre sí. De este modo se pueden automatizar muchos pasos que solías hacer manualmente en un equipo o en la interfaz con tus clientes/as.

Por ejemplo, si recibes un correo electrónico con un archivo adjunto, puedes configurar un "zap de un solo paso" para que copie automáticamente el archivo adjunto a Dropbox y te lo notifique a través de Slack. Tienes la opción de crear zaps basados en cualquier activador.

Otro ejemplo sería configurar Zapier para que escriba automáticamente un evento en las aplicaciones de calendario de tus miembros de equipo cuando se asigne una tarjeta de Trello con una fecha de vencimiento. Se acabó el "¡Oh! ¿Era para hoy? Me olvidé...". Estas son solo dos ideas de posibilidades casi infinitas. Incluso si ya utilizas una herramienta de gestión de proyectos que carece de ciertos flujos de trabajo, vale la pena echar un vistazo a Zapier. Tal vez puedas ampliar con este el panorama de tu software existente para que las diferentes herramientas y procesos "hablen" entre sí.

Automatización de Zapier
Zapier ofrece integración con muchos servicios conocidos

Gestión y seguimiento del tiempo

También existen valiosas herramientas, más allá de las suites de gestión de proyectos, que te ayuden a hacer un seguimiento de todo y de todos. A veces, se incluyen en las aplicaciones más grandes, a veces como una aplicación separada. Como gestor/a de proyectos en una agencia WordPress, estás metido/a hasta el cuello en todos los aspectos del equipo de trabajo.

Pero incluso como autónomo/a, hay que tener en cuenta el panorama general y quizás coordinar fuerzas y recursos externos. Al fin y al cabo, la gestión de proyectos consiste en hacer un seguimiento de los paquetes de tareas de otras personas. A cierto nivel, tu trabajo consiste en gestionar a quienes realizan estas tareas.

La gestión, el registro y el seguimiento del tiempo son parte integrante de la estrategia global. Por lo tanto, también debes conocer las herramientas adecuadas en este caso.

¿Cómo rinde el software para tu gestión del tiempo?

Una de las tareas clave cuando se trabaja en equipos distribuidos es cómo registrar las horas reales trabajadas en un proyecto cuando se trabaja desde diferentes lugares, o si involucra a otros freelancers o agencias que también quieren cobrar.

Ya no estamos en un mundo en el que se puede sacar el reloj del tiempo. En su lugar, es probable que tengas contratistas que realicen todo tipo de tareas diferentes y complicadas en todo el mundo, y tal vez incluso en diferentes zonas horarias. ¿Conoces todos los aspectos del trabajo que conlleva la creación de un sitio web WordPress? Incluso en ese caso, te resultará difícil seguir el rastro de todo.

Aquí es donde entra en juego la gestión y el seguimiento de las distintas tareas. Abordemos primero una verdad incómoda: a nadie le gusta tener al equipo directivo mirando por encima del hombro en el trabajo. Del mismo modo, los/as jefes/as no quieren ser vistos/as como quienes manejan el látigo digital y se pierden en la microgestión.

Lo primero que has pensado al leer "gestión y seguimiento del tiempo" puede ser algo así como: "no somos ese tipo de tienda. Confío en mi equipo", pero lo cierto es que el software de gestión del tiempo beneficia tanto a desarrolladores/as y diseñadores/as como a la dirección.

El futuro es autónomo y autodeterminado

Vivimos en una nueva era en la que el trabajo autónomo está en alza, mientras que los empleos fijos están en declive, especialmente en el entorno de las agencias WordPress. E incluso en los casos en los que, afortunadamente, sigue prevaleciendo el trabajo asegurado por contrato, los/as empleados/as quieren más libertad. Por ejemplo, en forma de trabajo a distancia o de horarios de trabajo que realmente merecen el atributo de "flexible". Consulta nuestro artículo sobre las ventajas e inconvenientes para trabajadores/as y empresas.

Encontrar y retener a los/as empleados/as

Con la actual escasez de profesionales con conocimientos profundos de WordPress o de marketing online, tu agencia tiene mucho que ofrecer. Aquí te mostramos cómo RAIDBOXES sigue siendo atractivo como empleador. Por ejemplo, a través del modelo de holocracia, nuestra cultura corporativa o mediante el fomento selectivo de la unión en el equipo.

He aquí algunas formas concretas en las que la gestión y el seguimiento del tiempo benefician a todos/as, independientemente de cómo y desde dónde trabajen.

1. Paga como merece

La mayoría de los/as empleados/as del sector creativo no quieren un trabajo de oficina clásico en el que anhelan el final de la jornada. Quieren un horario de trabajo más corto y flexible. En un trabajo en el que puedes asumir regularmente nuevos retos, y que a cambio tiene un mayor salario por hora.

Por otro lado, como freelancer, a menudo es un reto asegurarse de que la remuneración es la adecuada. Muchos/as se venden mal y tienen miedo a pedir un salario por hora razonable. Después de todo, otros/as podrían hacerlo "por menos". A menudo se descuida el hecho de que es difícil sobrevivir. Lo mismo ocurre con el hecho de que es posible encontrar proyectos que se pagan bien, si la calidad es la adecuada al mismo tiempo (una gestión de proyectos coherente).

Con las herramientas de gestión del tiempo, los freelancers ya no tienen que preocuparse de si están recibiendo lo que les corresponde y los gestores de proyectos no tienen que preocuparse de si las horas que figuran en la factura se han trabajado realmente. Todo el mundo puede mirar el temporizador en la aplicación y ver lo que se debe hacer para una determinada tarea o para un determinado período de pago.

2. Facturación cómoda

Y no solo eso. Con cifras detalladas, también puedes asegurarles a tus clientes que están pagando exactamente por lo que se hizo, ni más ni menos. Quién no conoce la desagradable situación de tener que explicar que realmente se ha tardado tanto en hacer tal o cual tarea. Es como decir: "no, no vamos a cambiar la factura".

En lugar de tener este tipo de conversación incómoda, la mayoría de nosotros/as probablemente preferiría simplemente redondear cuando se trata del número de horas, pero si una tarea concreta tarda 20 minutos más de lo estimado, y tu equipo hace esa tarea 10 veces a la semana, son 170 horas facturables que estás regalando cada año.

Con las herramientas de gestión del tiempo hay muchas menos disputas. Puedes consultar el informe y mostrar al/la cliente/a el tiempo exacto que se necesitó para cada parte y no te guíes por su estimación o aproximación. Esto es especialmente útil si tienes varios freelancers externos/as trabajando para ti.

3. Todo el trabajo está contabilizado

Hablando de un equipo "agile" en constante movimiento, hagamos una pregunta rápida: ¿quién de vosotros/as no ha hecho cosas relacionadas con el trabajo en el tren, en el gimnasio o durante el desayuno? ¿Tal vez incluso en tu smartphone?

Los/as autónomos/as y muchos/as empleados/as del sector creativo están acostumbrados/as a utilizar aplicaciones en sus teléfonos móviles, tabletas y ordenadores. Además, el seguimiento del tiempo también controla el trabajo que, de otro modo, tiende a pasar desapercibido: leer y responder a los correos electrónicos, responder a las preguntas de los/as clientes/as a través de Slack o de una videollamada, mantener el software de gestión de proyectos, etc.

Con el software de seguimiento del tiempo, tú y tus empleados/as cobran por todos los minutos extra que trabajan aquí y allá. Son minutos que se convierten en horas más rápido de lo que crees.

4. Vigilar el presupuesto

Cuando empezamos la fase de producción de un nuevo proyecto, la mayoría de nosotros/as probablemente tiende a incorporar a varios freelancers en nuestra exuberancia. O gente de otros equipos para poner en marcha el proyecto y terminarlo a tiempo.

Sin embargo, este enfoque puede irse rápidamente de las manos. Intentar equilibrar las horas de los "externos" con las de tu personal interno puede ser una pesadilla: tus costes se descontrolan rápidamente. Y al final, te cargas el presupuesto que tus clientes/as han establecido.

Con la gestión adecuada del tiempo, tienes todos los números delante de ti, en el mejor de los casos en un panel de control de fácil lectura. De este modo, podrás levantar el pie del acelerador si las horas facturables se van de las manos o, a la inversa, puedes poner unas cuantas personas más en el proyecto.

5. Presentar ofertas más precisas

¿Conoces la situación de tu equipo sobrepasando constantemente las estimaciones de tareas, hitos o incluso proyectos completos? Las herramientas de gestión del tiempo pueden ayudar. A medida que te acostumbres a utilizarlas en tus proyectos en curso, empezarás a desarrollar un conjunto de plazos más precisos. Es decir, un conjunto para llevar a cabo determinadas tareas y fases típicas del proyecto.

Estos datos te permiten dar mejores presupuestos, lo que todos/as los/as clientes/as quieren de ti. Además, no tienes que pedirle a tu equipo que pase la noche en vela porque fuiste demasiado optimista con la estimación de tiempo. ¿Qué tal no tener que decir nunca: "solo un proyecto más, por favor. Después mejorará".

Herramientas de gestión del tiempo

Lejos de ser Gran Hermano, las herramientas de gestión del tiempo pueden ayudarle a centrarse en su trabajo. Motivar al equipo de tu para que hable de ello en cualquier momento si todavía se siente vigilado. Porque la supervisión no le servirá de nada si el marco no es aceptado. A veces basta con ajustar las normas de los descansos o incluir o excluir determinadas actividades en el seguimiento para que los compañeros de tu se sientan más cómodos.

¿Buscas ayuda para tu gestión o seguimiento del tiempo? Entonces puedes echarle un vistazo a las siguientes aplicaciones y apps, entre otras:

  • clockodo
  • clockin
  • askDANTE
  • todoist

También hay muchas herramientas gratuitas, una simple búsqueda en los motores de búsqueda tipo "registrar el tiempo de trabajo" o "aplicación para el registro del tiempo" te ayudará.

Conclusión: gestión de proyectos para WordPress

En esta serie de artículos hemos mostrado los conceptos y sistemas más importantes del flujo de trabajo (o workflow) y la gestión de proyectos modernos. En cada uno de estos pasos, es importante observar si se pueden tener en cuenta las necesidades de tus clientes/as y cómo hacerlo, y eso en todas las fases del proyecto, desde el briefing hasta la aceptación final.

Una vez se haya establecido un sistema de gestión de proyectos sensato, uno/a se pregunta cómo ha podido funcionar el trabajo antes. Como agencia o freelancer solicitado/a, siempre tendrás fases estresantes, pero con las herramientas y estrategias mencionadas anteriormente, podrás superarlas mejor y serán menos. Otro bonito efecto secundario: mediante la planificación, dejarás de aceptar ciertos encargos porque te darás cuenta enseguida de que no merecen la pena. O solo los aceptarás si el sitio encargado se ajusta a las condiciones y/o el presupuesto.

Nuestro consejo: prueba diferentes herramientas de gestión de proyectos y formas de trabajar. Habla con otras agencias y freelancers para saber con qué han tenido buenas experiencias, porque lo que le gusta a una persona no le conviene a otra y viceversa. Hemos notado que la gestión de nuestros proyectos es mucho más fluida desde que cambiamos de herramienta.

Tus preguntas sobre herramientas de gestión de proyectos para agencias

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Marcel es responsable de las actividades de ventas en RAIDBOXES y se centra en la satisfacción de nuestros clientes y socios. Ha estado involucrado apasionadamente en las ventas durante más de 15 años y, junto con su equipo, está impulsando el desarrollo y la expansión de la comunidad de RAIDBOXES, en particular en el panorama de agencias WordPress, con cooperaciones y profesionales en solitario.

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