Con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas, puedes mejorar la comunicación en tu equipo, crear documentación del proyecto, evitar la duplicación del trabajo, controlar el calendario y, sobre todo, ahorrar mucho tiempo. Te presentamos las herramientas más importantes.

Las herramientas de gestión de proyectos de minimizan las tareas manuales redundantes. Con estas no te pierdes en interminables conversaciones por correo electrónico, la mitad de las cuales se quedan sin hacer. Pero con tantas herramientas de gestión de proyectos entre las que elegir, debes considerar cuidadosamente cuál es la mejor para tus necesidades.

Asana

Asana es muy popular como herramienta de gestión de proyectos, tiene toda una lista de funciones útiles. En Raidboxes ahora también trabajamos con Asana (antes con Zoho). Es fácil de aprender y utilizar. La interfaz se concentra en los puntos esenciales, especialmente tus hitos y propiedades centrales de proyectos están siempre a la vista.

La aplicación permite organizar los objetivos a largo plazo en una línea de tiempo o cambiar a una vista de lista para los miembros del equipo que muestra las tareas de cada uno. También hay una vista de panel para que puedas ver la vista general de todos los proyectos. Por lo tanto, es ideal para las agencias con equipos medianos o grandes y trabajo paralelo con clientes/as.

Asana no solo te muestra exactamente en qué tareas está trabajando cada miembro del equipo, sino que también te permite ver gráficamente la carga de trabajo de cada individuo. También puedes asignar una carga de trabajo a cada tarea para priorizar lo que necesitas rápidamente y lo que puedes esperar.

Asana no posee ni facturación ni informes granulares, pero tiene la capacidad de integrar aplicaciones de terceros para añadir estas funciones. La herramienta se presenta en las siguientes variantes:

• Basic: puedes introducir tareas a través de la vista de lista, panel y calendario, asignar miembros del equipo y fechas de vencimiento. Incluye el uso de aplicaciones móviles y la extensión de Chrome para hasta 15 miembros del equipo.
• Premium: esta variante te ofrece campos personalizados, una vista de línea de tiempo, búsqueda e informes avanzados y la posibilidad de añadir invitados/as. También la posibilidad de crear reglas, añadir formularios e hitos, una consola de gestión y áreas para proyectos y equipos privados.
• Business: aporta el seguimiento de la carga de trabajo, las carteras, reglas personalizadas, aprobaciones avanzadas y la posibilidad de integrar software adicional.
• Enterprise: viene, según el proveedor, con marca individual, soporte y copias de seguridad ampliadas, exportación y eliminación de datos, así como un tiempo de funcionamiento garantizado, entre otras cosas.

Dado que los planes individuales cambian de vez en cuando, comprueba el alcance de los servicios respectivos. También puedes probar gratuitamente durante un tiempo algunas de las herramientas de gestión de proyectos aquí descritas. No cabe duda de que hay que aprovecharlo, porque no todos los equipos se llevan igual de bien con todos los programas informáticos.

Trello

Si buscas un software de gestión de proyectos que sea fácil de usar y que tenga la curva de aprendizaje más sencilla en comparación, entonces deberías probar Trello. La interfaz de usuario de Trello, basada en tarjetas, suele ser inmediatamente familiar para quienes están acostumbrados a "organizar" su espacio de trabajo con notas adhesivas. La diferencia más significativa entre el sistema de tarjetas Kanban de Trello y tu lugar de trabajo, probablemente poco claro, es que la aplicación lo mantiene todo organizado por ti. Y que nada se pierda.

También puedes añadir archivos adjuntos y utilizar un espacio casi ilimitado para los comentarios dentro de cada tarjeta. La vista de Trello está dispuesta verticalmente para visualizar los proyectos, las listas de tareas dentro de un proyecto, las subtareas, etc. Esto facilita la orientación. De este modo, será más fácil orientarse.

El acceso a Trello (y a todas las demás herramientas que tienen una estructura similar) es especialmente intuitivo a través de este enfoque. La columna de la izquierda representa el trabajo que se va a asignar, luego se arrastran las tarjetas de tareas individuales a la siguiente columna de la derecha para distribuir e iniciar las tareas en curso, luego se arrastran otra columna más cuando se revisan o completan, y así sucesivamente. Por cierto, Asana funciona de forma muy similar.

La simplicidad de Trello es también su mayor defecto porque la planificación del proyecto Kanban es la función central. Sin las opciones de cambiar a otros marcos, como una vista de calendario ampliada o un diagrama de Gantt extenso. Sin embargo, su sencillo funcionamiento y su bajo precio hacen de Trello una herramienta útil para muchas empresas.

Microsoft Project y Microsoft Teams

Microsoft Project es una de las plataformas de gestión de proyectos más completas que existen. Con MS Project, los gestores de proyectos, tanto de pequeñas como de grandes empresas, disponen de una amplia gama de opciones para planificar su trabajo y distribuir las tareas entre sus equipos. Esto incluye las diferentes representaciones visuales de proyectos.

Por ejemplo, la herramienta permite a los/as usuarios/as presentar proyectos mediante diagramas de Gantt personalizables. Algunos/as prefieren esta visualización para asignar recursos y planificar los flujos de trabajo en el tiempo.

Project va mucho más allá que muchos programas de la competencia en cuanto a funciones adicionales de planificación de proyectos. El kit de herramientas de presupuestación, por ejemplo, te permite calcular el valor ganado, que te muestra los costes e ingresos estimados de un proyecto concreto. Para algunos esto es una sobrecarga inútil, para otros es obligatorio. Todo depende del tamaño medio de los proyectos de tus . Pero también depende del nivel de profesionalidad que los clientes de tu esperan de ti.

Como compañero de Project, Microsoft Teams es una popular aplicación de mensajería. Es especialmente útil si tu entorno de trabajo está basado en productos Microsoft, ya que se pueden enlazar con bastante facilidad.

Slack

Al igual que su primo de videoconferencia Zoom, Slack creció enormemente en popularidad como resultado de la pandemia de Covid-19. De repente, todo tipo de equipos de oficina buscaban formas de coordinarse y comunicarse sin reunirse en persona, y eso es exactamente para lo que Slack es perfecto.

Tanto si tienes un equipo de dos personas como si diriges una gran agencia, Slack mejora la comunicación con múltiples conversaciones en canales separados, comunicación privada con mensajes directos e intercambio de archivos. Slack está disponible en versiones de escritorio y móvil.

El diseño de fácil navegación muestra a la izquierda todos los hilos de conversación, todos los canales, conversaciones de grupo a los que tienes acceso así como los/as usuarios/as que te han enviado un mensaje directamente. Slack tiene chats de voz y vídeo, pero no siempre son muy robustos. En Raidboxes nos encanta usar Slack, pero hemos cambiado a Google Meet para las videollamadas. 

Slack ofrece una versión gratuita limitada para probar primero la herramienta. Quienes están acostumbrados/as a Slack no suelen querer prescindir de esta herramienta. No obstante, los/as principiantes necesitan algún tiempo antes de darse cuenta de los grandes beneficios de esta.

Zapier

Zapier es quizás la más curiosa e innovadora de todas las herramientas de colaboración, porque en realidad no es una herramienta de colaboración. En cambio, conecta dos o más aplicaciones mediante "zaps" y les permite intercambiar información entre sí. Esto te permite automatizar muchos pasos que antes hacías manualmente en un equipo o en la interfaz con tus clientes.

Por ejemplo, si recibes un correo electrónico con un archivo adjunto, puedes configurar un zap de un solo paso para que copie automáticamente el archivo adjunto a Dropbox y te notifique a través de Slack. Tienes la opción de crear zaps basados en cualquier activador.

Otro ejemplo sería configurar Zapier para que escriba automáticamente un evento en las aplicaciones de calendario tus de los miembros del equipo cuando se asigne una tarjeta de Trello con una fecha de vencimiento. Se acabó el "¡Oh! ¿tenía que ser hoy? Me olvidé...". Estas son sólo dos ideas de posibilidades casi infinitas. Incluso si ya utilizas una herramienta de gestión de proyectos que carece de ciertos flujos de trabajo, vale la pena echar un vistazo a Zapier. Tal vez puedas ampliar con él el panorama de software existente en tu para que las diferentes herramientas y procesos de tu "hablen" entre sí.

Gestión y seguimiento del tiempo

También existen valiosas herramientas, más allá de las suites de gestión de proyectos, que te ayudan a hacer un seguimiento de todo y de todos/as. A veces se incluyen en las aplicaciones más grandes, a veces como una aplicación separada. Como gestor de proyectos en una agencia WordPress, estás metido/a hasta el cuello en todos los aspectos de trabajo de tu equipo.

Pero incluso como freelancer, hay que tener en cuenta el panorama general y quizás coordinar fuerzas y recursos externos. Al fin y al cabo, la gestión de proyectos consiste en hacer un seguimiento de los paquetes de tareas de otras personas. En cierto nivel es tu tarea organizar el trabajo de gestión y asegurar que se finaliza.

La gestión, el registro y el seguimiento del tiempo son parte integrante de tu estrategia global. Por lo tanto, también deberías conocer las herramientas adecuadas en este caso.

¿Qué hace el software para tu gestión del tiempo?

Una de las tareas clave cuando se trabaja en equipos distribuidos es: ¿cómo registrar las horas reales trabajadas en un proyecto cuando se trabaja desde diferentes lugares? ¿O si involucra a otros/as freelancers o agencias que también quieren cobrar?

Ya no estamos en un mundo en el que se puede sacar el reloj del tiempo. En su lugar, es probable que tengas contratistas que realicen todo tipo de tareas diferentes y complicadas en todo el mundo, y tal vez incluso en diferentes zonas horarias. ¿Conoces íntimamente todos los aspectos del trabajo necesario para crear un sitio web WordPress? Incluso en ese caso, te resulta difícil seguir el rastro de todo.

Aquí es donde entra en juego la gestión y el seguimiento de las distintas tareas. Abordemos primero una verdad incómoda: a nadie le gusta tener al equipo directivo mirando por encima del hombro mientras se trabaja. Del mismo modo que este no quiere ser visto como quienes manejan el "látigo digital" y se pierden en la microgestión.

Lo primero que has pensado al leer el titular "Gestión y seguimiento del tiempo" puede ser algo así como: "No somos ese tipo de tienda. Confío en mi equipo". Pero el hecho es que el software de gestión del tiempo beneficia tanto a los desarrolladores y diseñadores como a la dirección.

El futuro es autónomo y autodeterminado

Vivimos en una nueva era en la que el trabajo autónomo va en aumento, mientras que los puestos de trabajo permanentes están en declive. Especialmente en el entorno de las agencias WordPress. E incluso en los casos en los que, afortunadamente, sigue prevaleciendo el trabajo asegurado por contrato, los/as empleados/as quieren más libertad. Por ejemplo, en forma de trabajo a distancia o de horarios de trabajo que realmente merecen el atributo de "flexible". Consulta nuestro artículo sobre las ventajas e inconvenientes para el personal y las empresas.

He aquí algunas formas concretas en las que la gestión y el seguimiento del tiempo benefician a todos/as, independientemente de cómo y desde dónde trabajen.

1. Paga a tu gente lo que se le debe

La mayoría de los/as empleados/as del sector creativo no quieren un trabajo de oficina clásico en el que anhelan el final de la jornada. Quieren un horario de trabajo más corto y flexible. En un trabajo en el que puedes asumir regularmente nuevos retos, y que viene acompañado de un mayor salario por hora a cambio.

Por otro lado, como freelancer, a menudo es un reto asegurarse de que la remuneración es la adecuada. Muchos/as creativos/as se venden mal y tienen miedo de pedir un salario por hora razonable. Después de todo, otros/as podrían hacerlo "por menos". A menudo se descuida el hecho de que es difícil sobrevivir. Lo mismo ocurre con el hecho de que es posible encontrar proyectos que se pagan bien, si la calidad es la adecuada al mismo tiempo, véase una gestión de proyectos coherente.

Con las herramientas de gestión del tiempo, los/as freelancers ya no tienen que preocuparse de si están recibiendo lo que les corresponde. Y los gestores de proyectos no tienen que preocuparse de si las horas que figuran en la factura se han trabajado realmente. Todo el mundo puede mirar el temporizador en la aplicación y ver lo que se debe hacer para una determinada tarea o para un determinado período de pago.

2. Facturación cómoda

Y no solo eso. Con cifras detalladas, también puedes asegurar a tus clientes/as que están pagando exactamente por lo que se hizo, ni más ni menos. Quién no conoce la desagradable situación de tener que explicar que realmente se ha tardado tanto en hacer tal o cual tarea. Es como decir: "No, no vamos a aumentar la factura".

En lugar de tener este tipo de conversación incómoda, la mayoría de nosotros/as probablemente preferiríamos simplemente redondear cuando se trata del número de horas, pero si una tarea concreta tarda 20 minutos más de lo estimado, y tu equipo hace esa tarea 10 veces a la semana, son 170 horas facturables que estás regalando cada año.

Con las herramientas de gestión de tiempo hay muchas menos disputas. Puedes consultar el informe y mostrar a tu cliente/a el tiempo exacto que ha tardado cada parte. Y no te guíes por su estimación o aproximación. Esto es especialmente útil si tienes varios freelancers externos/as trabajando para ti.

3. Todo el trabajo está contabilizado

Hablando de un equipo ágil que está en constante movimiento, hagamos una pregunta rápida: ¿quién de vosotros/as no ha hecho cosas relacionadas con el trabajo en el tren, en el gimnasio o durante el desayuno? ¿Tal vez incluso en tu smartphone?

Freelancers y muchos empleadas/as en plantilla del sector creativo están acostumbrados/as a utilizar aplicaciones en sus teléfonos móviles, tabletas y ordenadores. Además, el seguimiento del tiempo también controla el trabajo que, de otro modo, tiende a pasar desapercibido: leer y contestar correos electrónicos, responder a una pregunta de una/ a través de Slack o de una videollamada, mantener el software de gestión de proyectos, etcétera, etcétera.

Con el software de seguimiento del tiempo, tú y tus empleados/as cobran por todos los minutos extra que trabajan aquí y allá. Son minutos que se convierten en horas más rápido de lo que crees.

4. Vigilar el presupuesto

Cuando empezamos la fase de producción de un nuevo proyecto, la mayoría probablemente tiende a incorporar a varios/as freelancers en nuestra exuberancia. O gente de otros equipos. Para poner en marcha el proyecto y terminarlo a tiempo.

Sin embargo, este enfoque puede irse rápidamente de las manos. Intentar equilibrar las horas de "externos/as" con las del personal interno puede ser una pesadilla. Entonces, tus costes se verán rápidamente descontrolados. Y, al final, te cargas el presupuesto que fijan tus clientes/as.

Con una gestión adecuada del tiempo, tienes todos los números delante de ti, idealmente en un sitio fácil de leer como en un dashboard. De este modo, levantarás el pie del acelerador si las horas facturables se van de las manos. O, a la inversa, puedes poner unas cuantas personas más en el proyecto.

5. Presentar ofertas más precisas

¿Conoces la situación de que tu equipo esté constantemente por encima de las estimaciones de tareas, hitos o incluso proyectos completos? Las herramientas de gestión del tiempo pueden ayudar. A medida que te acostumbres a utilizarlas en tus proyectos en curso, empezarás a desarrollar un conjunto de plazos más precisos. Es decir, un conjunto para llevar a cabo determinadas tareas y fases típicas del proyecto.

Estos datos permitirán dar mejores presupuestos, lo que todos los/as clientes/as quieren de ti. Y no tienes que pedirle a tu equipo que pase la noche en vela porque fuiste demasiado optimista con las estimaciones de tiempo. ¿Qué tal no tener que decir nunca: "solo un proyecto más, por favor"? Después mejorará".

Herramientas de gestión del tiempo

Lejos de ser Gran Hermano, las herramientas de gestión del tiempo pueden ayudar a centrarte en tu trabajo. Motivar al equipo para que hable de ello en cualquier momento si todavía se siente vigilado. Porque la supervisión no te servirá de nada si el marco no es aceptado. A veces basta con ajustar las normas de los descansos o incluir o excluir determinadas actividades en el seguimiento para que tus compañeros/as se sientan más cómodos/as.

¿Buscas ayuda para la gestión del tiempo o el seguimiento del tiempo? Entonces puedes echar un vistazo a las siguientes aplicaciones y apps, entre otras:

• clockodo
• clockin
• askDANTE
• todoist

También hay muchas herramientas gratuitas, una simple búsqueda en los motores de búsqueda de "registrar el tiempo de trabajo" o "aplicación para registrar el tiempo" te ayudará.

Conclusión: Gestión de proyectos WordPress

En esta serie de artículos hemos mostrado los conceptos y sistemas más importantes del flujo de trabajo y la gestión de proyectos modernos. En cada uno de estos pasos, es importante observar si se pueden tener en cuenta las necesidades de tus clientes/as y cómo hacerlo, en todas las fases del proyecto, desde el briefing hasta la aceptación final.

Una vez establecido un sistema de gestión de proyectos sensato, uno/a se pregunta cómo ha podido funcionar el trabajo antes. Como agencia o freelancer solicitado/a, siempre tendrás fases estresantes, pero con las herramientas y estrategias mencionadas anteriormente, podrás superarlas mejor y serán menos. Otro bonito efecto secundario: mediante la planificación, dejarás de aceptar ciertos encargos porque te darás cuenta enseguida de que no merecen la pena. O solo los aceptarás si la agencia encargada ajusta las condiciones y/o el presupuesto.

Nuestro consejo: prueba diferentes herramientas de gestión de proyectos y formas de trabajar. Habla con otras agencias y freelancers para saber con qué han tenido buenas experiencias. Porque lo que le gusta a una persona no le conviene a otra y viceversa. Hemos notado que la gestión de nuestros proyectos es mucho más fluida desde que cambiamos de herramienta.