Gestión de proyectos para agencias: El flujo de trabajo adecuado y más eficiencia

Trabajar con proyectos de múltiples clientes/as significa que hay que ser adaptable y comunicativo/a en todo momento. ¿Cómo te ayudan los flujos de trabajo a mantener una visión general? ¿Y cómo se puede flexibilizar tu gestión de proyectos? Nuestros mejores consejos para agencias y freelancers.

En el mercado global actual, un servicio de atención al cliente que realmente esté a la altura de los atributos "flexible" y "comunicativo" es una prioridad absoluta. Porque conseguir nuevos clientes y luego mantenerlos es un reto. Sobre todo si tienes en cuenta la cantidad de agencias que crean sitios web con WordPress y WooCommerce cada día.

Más difícil aún es conseguir que estos/as clientes/as queden satisfechos/as con los proyectos realizados con éxito. Sin embargo, esta satisfacción aumenta directamente tu volumen de ventas, como han demostrado numerosos estudios. La conexión puede no ser tan clara como en el caso de un negocio minorista o una tienda online. Sin embargo, las agencias y freelancers que dan especial importancia a la finalización limpia de los proyectos informan una y otra vez de cómo esto aumenta los ingresos a medio y largo plazo. Por ejemplo, a partir de referencias, el marketing de afiliación, pero también de la venta ascendente y cruzada (up selling y cross selling).

Para algunas personas que trabajan en el ámbito creativo puede suponer un cambio centrarse principalmente en las necesidades de un/a cliente/a, en lugar de dedicarse directamente al desarrollo o al diseño. ¿Te reconoces en esto? Tal vez pidas a tus clientes/as cercanos/as que te den su opinión detallada y sincera con regularidad para centrarte poco a poco. También te puedes preguntar de forma estructurada, por ejemplo en forma de pequeñas encuestas.

La importancia de los flujos de trabajo

Agencias y desarrolladores/as WordPress tienen algo en común con otros sectores: al final del día, son tus clientes/as quienes pagan tu salario. Mejorar tus flujos de trabajo para incorporar más las necesidades de los/as clientes/as es especialmente eficaz. La comunicación constructiva desempeña un papel fundamental en este sentido. No hay nada peor que firmar un contrato con un contratista entusiasta y exuberante para luego experimentar silencio.

Claro, te pones en contacto con tus clientes/as. Pero, con la mano en el corazón: ¿lo haces con el mismo cuidado y la misma intensidad que con la propia adquisición? Si es así, entonces estás haciendo muchas cosas bien, porque entonces también escucharás con más atención la planificación del proyecto y harás promesas realistas (!). Realista en cuanto a lo que es técnicamente posible con el presupuesto disponible, pero también en cuanto a la duración del proyecto.

Así que el primer paso para hacer felices a tus clientes/as es sencillo: escucha atentamente; al fin y al cabo, es su proyecto. Organiza reuniones online periódicas o en persona, como parte de tu plan general. Asegúate de que se responden todas las preguntas. Mantente en contacto y la otra persona estará feliz. Esto es especialmente cierto cuando surgen dificultades y retrasos. Tus clientes/as suelen manejar estas malas noticias mejor de lo que piensas, pero solo si las explica con detalle y coherencia y si además muestras cómo se puede resolver el problema.

Otro punto importante es tu adaptabilidad a las diferentes necesidades y gustos de los/as distintos/as clientes/as. Por supuesto, a la hora de elegir los proyectos, debes asegurarte de que se corresponden con tus valores. Y no tienes que aceptar un trabajo con el que sea extremadamente difícil comunicarse desde el principio, pero hay que tener un cierto grado de flexibilidad si se quiere sobrevivir en el mercado a largo plazo. Al fin y al cabo, esta flexibilidad también es necesaria en la planificación de cualquier proyecto. Especialmente si no trabajas como luchador/a solitario/a, sino como parte de un equipo.

Hacer preguntas incómodas

Hasta ahora, solo hemos hablado de la comunicación que se produce fácilmente, pero cuando se trata de un proyecto de trabajo, también harás preguntas a tus clientes/as que son incómodas para ambas partes.

Para gestionar o hacer avanzar un proyecto, hay que conocer al máximo los procesos, la organización, las políticas de la empresa, los presupuestos, los valores, las relaciones de poder y los actores del lado del cliente. Tiene sentido plantear algunas de estas preguntas delicadas desde el principio. Así se despejan los frentes y se puede empezar a trabajar más desahogadamente. He aquí algunos ejemplos de preguntas para tu sesión informativa:

• ¿Cuál es exactamente el alcance del proyecto? Los ajustes y cambios menores son, por supuesto, inevitables en un proyecto tan amplio como la creación de un sitio web WordPress completamente nuevo, o la revisión de uno existente. Sin embargo, si el/la cliente/a añade nuevos componentes en el transcurso del proyecto que aumentan significativamente tu carga de trabajo, debes poder remitirte al acuerdo original. En caso de duda, esto significa decir un "no" amable pero claro. O al menos renegociar el precio.
• ¿Cuáles son los plazos del proyecto? Este punto puede parecer evidente, pero es absolutamente importante que todos los plazos y las fechas límite se confirmen por escrito. Especialmente los que dependen del rendimiento del o la cliente/a. Si algunos miembros de tu equipo no cumplen con su cometido, esto no debería suponerte una desventaja.
• ¿Cuáles son las dependencias? Otra pregunta que debe ser respondida: ¿hay factores externos que influyan en los distintos hitos o en la duración del desarrollo del proyecto? Por ejemplo, las próximas conferencias importantes, las decisiones de la junta directiva, el lanzamiento de una campaña publicitaria central, etc.
• ¿Quién es el responsable de la liberación final? ¿Quién es el "propietario:in" del proyecto? ¿Cómo se regula la responsabilidad en caso de daños? También es importante saber exactamente quién es responsable de cada área de contenido en el lado del cliente. Trabajar en equipo es genial. Pero trabajar con un equipo en el que todos se creen la figura clave central es una pesadilla.
• ¿Hay partes interesadas desconocidas? ¿Los que no están presentes en la sesión informativa pero que deberías conocer? Estamos hablando de la temida dirección ausente que irrumpe en el último momento con una serie de "propuestas" a las que nadie en su sitio es capaz de decir "no". Si ya has experimentado estas situaciones, te prepararás mejor y con más preguntas en el futuro.

He aquí algunos consejos más para que tu briefing sea lo más detallado posible. Al fin y al cabo, de ello depende la calidad de tu plan de proyecto final:

• Borrador del diseño: la primera fase de la presentación de una propuesta de diseño consiste en hacer el mayor número de preguntas y recopilar toda la información posible. Una vez que se tiene una idea sólida del tipo de negocio y del tipo de sitio web que se necesita, se elabora un borrador o una propuesta de diseño. Asegúrate de que también se incluyan los siguientes puntos.
• Proponer un mapa del sitio: antes de empezar, es importante crear un proyecto de mapa del sitio web basado en las necesidades de tus clientes/as. Asegúrate de que entiendes todas las jerarquías de páginas que deseas y colócalas en el lugar que lógicamente les corresponde. Para los sitios existentes, Yoast y Google tienen herramientas que permiten crear un mapa del sitio XML. Esto puede servir de punto de partida para la futura estructura.
• Comprueba la estrategia de SEO por parte del cliente: trabaja junto con tu cliente/a en una estrategia de palabras clave. Investiga el volumen respectivo de palabras clave, así como su grado de dificultad. Consulta nuestra guía de palabras clave SEO y auditoría SEO. Crea una tabla correspondiente con la lista de estos términos. A continuación, revisa el contenido existente de tus clientes para el SEO y anota dónde necesitas ponerte al día. ¿No sabes nada de SEO? Entonces sé sincero/a y busca más expertos/as o freelancers.
• Prueba los contenidos existentes y desarrolla nuevos contenidos: revisa todo el contenido existente de la web y crea un plan para desarrollar nuevos contenidos que se ajusten al público objetivo y a los objetivos de la web. Consulta nuestro tutorial de marketing de contenidos para agencias.
• Crea una maqueta del sitio web: se trata de un boceto de cómo podría ser el sitio web propuesto en términos de interfaz de usuario, colores, diseño, etc. Es un modelo más bien estático, pero es un modelo bastante estático. La creación de un mockup de este tipo es una gran manera de convencer al cliente de tus propuestas. De este modo, puedes hacerte más fácilmente una idea tangible de cómo podría ser y funcionar el producto final. Al mismo tiempo, el esfuerzo para crear una maqueta del sitio web es manejable. Al menos, si tienes a alguien en tu equipo que tiene un don para el diseño y la creatividad.
• No te olvides de hacer pruebas: utilizando la hoja de ruta (roadmap) desarrollada anteriormente, puedes añadir las páginas que necesites a una copia inicial de WordPress instalada en un host local o en un servidor de prueba. Consulta también la puesta en escena, es decir, el staging especialmente conveniente de Raidboxes.

Si todo va como has imaginado, es el momento de organizar una reunión con el/la cliente/a. Allí podrás discutir los borradores por adelantado antes de comenzar con la aplicación real.

Aumentar la eficiencia

Los equipos de proyecto trabajan cada vez más de forma distribuida. Por ello, es esencial que utilices herramientas de colaboración online. En esta época, puedes compartir fácilmente información con personas de todos los continentes del mundo sin tener que salir de tu casa. Eso vale mucho. Sin embargo, la creciente velocidad con la que nos comunicamos sobre proyectos también crea expectativas y nuevas presiones.

Porque hay que estar a la altura de otras agencias, por ejemplo cuando compran capacidades de desarrollo en el extranjero a bajo coste. No estamos diciendo que debas hacer lo mismo; después de todo, tus clientes/as de aprecian cuando tu equipo está basado en la localidad y conoce el negocio local. Pero incluso dentro de tu región o dentro de tu continente, trabajarás cada vez más con equipos externos y freelancers. Por no hablar de las oportunidades que se abren cuando se asumen los primeros proyectos internacionales.

El anticuado correo electrónico e incluso la (videollamada) siguen siendo, por supuesto, herramientas útiles de comunicación. Imagina que tus equipos son cada vez más grandes y están más distribuidos. Entonces necesitarás ayuda adicional para mantener a todos/as al tanto y no perder la visión de conjunto tú mismo/a.

Comunicación, colaboración y productividad

Puede que no sea una sorpresa: la mayor parte del tiempo que pasamos en el trabajo consiste en actividades ineficientes. Según un estudio de McKinsey sobre la eficiencia en el lugar de trabajo, dedicamos más del 60% de la jornada laboral a las tres tareas siguientes:

• responder a los correos electrónicos
• búsqueda y recopilación de información
• comunicación y cooperación internas

Según el estudio, la productividad del personal podría aumentar entre un 20% y un 25% simplemente optimizando la comunicación y la colaboración y con la ayuda de herramientas online de fácil acceso. Más sobre esto en un momento.

No se trata en absoluto de que las empresas y las agencias no tengan las herramientas o la tecnología adecuadas. Pero, ¿se están explotando también las posibilidades de estas herramientas de forma selectiva? En la mayoría de los casos no es así, al menos según los resultados del estudio.

¿Qué hacen las herramientas de colaboración online?

Las herramientas de colaboración en línea son aplicaciones que ayudan a coordinar los flujos de trabajo entre empleados/as individuales y equipos y lo hacen a través de diferentes zonas horarias, medios de comunicación y distancias. Estas aplicaciones permiten crear un flujo de trabajo más coordinado al proporcionar una plataforma unificada de colaboración y comunicación. En esta plataforma, toda la información y las tareas relacionadas con un proyecto específico se agrupan en un único lugar. Dependiendo de la herramienta, esto incluye, por ejemplo:

• toda la comunicación, ya sea por mensajería, discusiones de grupo o incluso vídeos y registros de reuniones
• archivos compartidos
• intercambio y archivo de documentos
• acceso a datos de fondo y WIKIs
• asignación y documentación de los pasos de trabajo
• seguimiento en tiempo real de las tareas y del estado de los proyectos
• colaboración en proyectos en tiempo real

Básicamente, las herramientas de colaboración online son una forma de reunir todos los datos de un proyecto concreto bajo un mismo techo. Así que todos tus correos electrónicos, los chats, las reuniones, las investigaciones, los datos y los resultados del trabajo. Práctico, ¿no? 

Mejora de la eficiencia y los flujos de trabajo

Las principales ventajas de utilizar este tipo de herramientas son un intercambio de información más claro entre los miembros del equipo y una reducción de los errores. Si alguna vez has enviado una versión anticuada del estado de un proyecto a tus clientes/as o te has olvidado de comunicar a un miembro del equipo una información importante que has recibido por teléfono, entonces entiendes el valor de las herramientas de colaboración online. Y es que estas aplicaciones ponen patas arriba la forma de gestionar los proyectos con múltiples contactos.

Empecemos por un viejo conocido de las herramientas online que probablemente todos/as conocemos y que sigue siendo muy útil hoy en día: Google Docs. La aplicación permite a los equipos distribuidos acceder, editar y actualizar documentos de forma colaborativa y en tiempo real en todo el mundo. La mayoría de nosotros utiliza Google Docs, y quizás Microsoft OneDrive. La mayoría de nosotros/as probablemente tenemos que lidiar con hilos de correo electrónico descoordinados y superpuestos que resultan de su uso.

Otras herramientas de colaboración online permiten combinar muchas de estas funciones bajo un mismo techo. Y todo ello con un flujo de trabajo lo más ágil posible, sin tener que acceder a diferentes aplicaciones o incluso soportes.

Funciones que importan

No obstante, como agencia o freelancer WordPress, no deberías desanimarte por la abundancia de herramientas online disponibles. A la hora de elegir la herramienta adecuada para ti y tu equipo, hay que tener paciencia y probar. Puedes hacerte las siguientes preguntas:

¿Se ajusta la herramienta a mis necesidades?

Quienes trabajamos en el ámbito digital somos quizás especialmente susceptibles a la primera impresión de fantasía que suele causar un nuevo software. Sin preguntarnos si realmente necesitamos todas las campanas y silbatos. Si un programa no te ayuda realmente a hacer lo que esperas que te alivie, entonces te está estorbando. Esta fórmula puede parecer obvia, pero rara vez se tiene en cuenta a la hora de elegir. Así que, en primer lugar, hazte la siguiente pregunta banal: "¿Qué problema quieres que resuelva la herramienta?"

Si Slack y Google Docs funcionan bien para tu equipo pequeño que solo necesita gestionar uno o dos proyectos a la vez, entonces quédate con ellos. Cuando las cosas se vuelven más complejas, hay que buscar alternativas. Trello, por ejemplo, permite coordinar un gran equipo que trabaja en decenas de tareas diferentes. Otros/as confían en herramientas similares como Asana. Dentro de un momento veremos más de cerca estas y otras herramientas.

¿Es fácil de usar?

Cuando se involucra a personas de diferentes equipos con diferentes habilidades y antecedentes en tu proyecto, es importante pensar en la curva de aprendizaje al elegir una herramienta de colaboración online. ¿Necesitas crear tu propio proyecto a largo plazo solo para enseñar al personal a utilizar una herramienta que supuestamente ahorra tiempo? ¿Es fácil de usar? ¿Hay alguien en el equipo que esté familiarizado/a con la aplicación y pueda ayudar a los recién llegados a ponerse al día? Las respuestas a estas preguntas determinarán, entre otras cosas, si tu equipo acepta o no el nuevo software.

¿Qué significa el cambio?

Si no usas mucho las herramientas y acabas volviendo a los archivos almacenados localmente, no merecerá la pena la inversión. Por tanto, debes estar preparado/a para cambiar realmente los procesos en el equipo. Esto es inusual al principio e incluso puede suponer más trabajo al principio. Pero al final, no te imaginas volver a la antigua forma de trabajar. Sin embargo, asegúrate de que la voluntad de cambio está realmente presente, no sólo en ti sino también en tu equipo.

Cómo las herramientas mejoran la eficiencia y tu flujo de trabajo

Existen numerosos ámbitos en los que las aplicaciones de colaboración online optimizan los procesos:

• Estado uniforme de los documentos: probablemente la ventaja más obvia de las herramientas de colaboración online es el hecho de que todo el mundo está trabajando en la misma copia de un determinado documento o tarea. Ya no tendrás que preocuparte de qué versión debe adaptar o presentar. O cuál es el más actual. También se puede hacer un seguimiento de los cambios -y de quién los ha hecho- con facilidad.
• Comparte archivos: cuando se trabaja conjuntamente en un proyecto, puede resultar tedioso y lento compartir datos y documentos de referencia. Con una herramienta adecuada, se dispone de un repositorio de todos los datos relevantes al que todos/as los/as participantes pueden acceder cuando lo necesiten.
• Transparencia: con este tipo de aplicaciones, todos los miembros del equipo pueden ver fácilmente en qué punto se encuentran los demás con sus partes del proyecto. Los plazos y las dependencias pueden definirse claramente. Hay menos preguntas sobre lo que tiene que pasar antes de dar el siguiente paso.
• Seguimiento y estado del proyecto: se enumeran todas las tareas necesarias para la finalización del proyecto -o de un hito del mismo-. También se enumera quién es responsable. De este modo, siempre podrás ver exactamente el avance del proyecto y dónde debes intervenir.

Céntrate en tus clientes/as

Con toda esta información, podrás preparar más fácilmente las reuniones de estado con tus clientes/as. Ya no tienes que preguntar tediosamente a todas las personas del equipo hasta dónde han llegado con su trabajo. O si tienen todo lo que necesitan, siempre que el software de gestión de proyectos se mantenga adecuadamente. Además, puedes hacer que se envíen determinadas notificaciones directamente a tus clientes/as, por ejemplo, cuando se hayan completado tareas o hitos. Pero también cuando hay consultas, se necesita un comunicado o cuando hay que intercambiar documentos.

Algunas herramientas también permiten hacer un seguimiento de las horas dedicadas a cada parte del proyecto. Esto facilita la facturación. También puedes utilizar las herramientas para comunicarte a través del chat o de una reunión en línea, ya que algunas cosas pueden aclararse más rápidamente de forma directa que haciendo comentarios de ida y vuelta en las tareas individuales.

En general, las herramientas de colaboración online permiten agilizar considerablemente la administración de tus proyectos. A través de procesos limpios y una comunicación dirigida. Esto no solo hace que tu equipo esté más satisfecho, sino también tus clientes/as. En la siguiente parte de nuestra serie, te presentaremos varias herramientas para la gestión de proyectos. Pondremos un enlace al artículo aquí tan pronto como se publique.