Gestión de proyectos para agencias: el workflow adecuado y más eficiencia

Marcel Kurrek Última actualización 22.12.2021
11 min.
Project Management Workflow
Última actualización 22.12.2021

Trabajar con proyectos de múltiples clientes significa ser adaptable y comunicativo/a en todo momento. ¿Cómo te ayudan los workflows a mantener una visión general? ¿Y cómo se puede flexibilizar tu gestión de proyectos? Nuestros mejores consejos para agencias y freelancers.

En el mercado global actual, un servicio de atención al cliente que realmente esté a la altura de los atributos "flexible" y "comunicativo" es una prioridad absoluta. Conseguir nuevos/as clientes/as y mantenerlos/as es un reto. Sobre todo si tenemos en cuenta la cantidad de agencias que crean páginas web cada día con WordPress y WooCommerce.

Serie de artículos y libro electrónico sobre gestión de proyectos con WordPress

Esta es la segunda parte de nuestra serie sobre gestión de proyectos. También puede descargar la serie completa como libro electrónico aquí. En la primera parte, puedes leer más sobre lo básico: WordPress Planificar los proyectos de forma decidida. Todas las demás partes se enlazarán aquí tras su publicación.

Más difícil aún es conseguir que estos/as clientes/as queden satisfechos/as con los proyectos realizados con éxito. Sin embargo, esta satisfacción aumenta directamente su volumen de negocio, como han demostrado numerosos estudios. La conexión puede no ser tan clara como en el caso de un negocio minorista o una tienda online. Sin embargo, las agencias y freelancers que dan especial importancia a la finalización limpia de los proyectos informan una y otra vez de cómo esto aumenta sus ingresos a medio y largo plazo. Por ejemplo, a partir de las referencias, el marketing de afiliación, pero también del up-selling y cross-selling.

Para algunas personas que trabajan en el ámbito creativo, puede suponer un cambio centrarse principalmente en las necesidades del/a cliente/a, en lugar de dedicarse directamente al desarrollo o al diseño. ¿Te reconoces en esto? Tal vez pidas a tus clientes/as cercanos/as que te den su opinión detallada y sincera con regularidad para centrarte poco a poco en el/la cliente/a. También se puede preguntar de forma estructurada, por ejemplo en forma de pequeñas encuestas.

La importancia de los workflows

Una cosa que las agencias y los desarrolladores de WordPress tienen en común con otras industrias: al final, son tus clientes/as los que pagan tu salario. Mejorar tus procesos de trabajo para incorporar más los deseos de los/as clientes/as es especialmente eficaz. La comunicación constructiva desempeña un papel fundamental en este sentido. No hay nada peor que firmar un contrato con un contratista entusiasta y exuberante para luego experimentar el silencio de la radio.

Claro, tú te pones en contacto con tus clientes/as. Pero, sinceramente, ¿lo haces con el mismo cuidado y la misma intensidad que con el propio proceso de captación de clientes? Si es así, entonces está haciendo muchas cosas bien, porque entonces también escucharás con más atención la planificación del proyecto y harás promesas realistas (!). Realista en cuanto a lo que es técnicamente posible con el presupuesto disponible, pero también en cuanto a la duración del proyecto.

RAIDBOXES Staging
RAIDBOXES también te ayuda con los workflows, por ejemplo, con el staging

Así que el primer paso para hacer felices a tus clientes/as es sencillo: escucharlos/as atentamente; al fin y al cabo, es su proyecto. Organiza reuniones periódicas en línea o en persona, como parte de tu plan general. Asegúrate de que se responden todas las preguntas. Cuida el contacto y la otra persona será feliz. Esto es especialmente cierto cuando surgen dificultades y retrasos. Tus clientes/as suelen manejar estas malas noticias mejor de lo que se piensa, pero solo si las explica con detalle y coherencia, y si además muestras cómo se puede resolver el problema.

Otro punto importante es tu adaptabilidad a las diferentes necesidades y gustos de distintos/as clientes/as. Por supuesto, a la hora de elegir los proyectos, debes asegurarte de que se corresponden con tus valores y no tienes que aceptar un trabajo con el que sea extremadamente difícil comunicarse desde el principio. No obstante hay que tener un cierto grado de flexibilidad si se quiere sobrevivir en el mercado a largo plazo. Al fin y al cabo, esta flexibilidad también es necesaria en la planificación de cualquier proyecto. Especialmente si no trabajas como un/a luchador/a solitario/a, sino como parte de un equipo.

Captación de clientes para proyectos WordPress

Solo los/as que actúan con profesionalidad (y eso es exactamente lo que representa la disciplina de la gestión de proyectos) serán recomendados/as a los/as demás. ¿Quieres convertir los proyectos existentes en nuevos pedidos? Nuestro libro electrónico sobre captación de clientes para agencias y freelancers WordPress te explica exactamente cómo funciona.

Hacer preguntas incómodas

Hasta ahora, solo hemos hablado de la comunicación que se produce fácilmente. Pero cuando se trata de un proyecto de trabajo, también harás preguntas a tus clientes/as que son incómodas para ambas partes.

Para gestionar o hacer avanzar un proyecto, hay que conocer al máximo los procesos, la organización, las políticas de la empresa, los presupuestos, los valores, las relaciones de poder y los/as actores/actrices del lado del/a cliente/a. Tiene sentido plantear algunas de estas preguntas delicadas desde el principio. Así se despejan los frentes y se puede empezar más desahogado/a. He aquí algunos ejemplos de preguntas para tu sesión informativa:

  • ¿Cuál es exactamente el alcance del proyecto? Los ajustes y cambios menores son, por supuesto, inevitables en un proyecto tan amplio como la creación de un sitio web WordPress completamente nuevo, o la revisión de uno ya existente. Sin embargo, si los/as clientes/as añaden nuevos componentes en el transcurso del proyecto que aumentan significativamente tu carga de trabajo, debes poder remitirte al acuerdo original. En caso de duda, esto significa decir un "no" amable, pero claro. O al menos renegociar el precio.
  • ¿Cuáles son los plazos del proyecto? Este punto puede parecer evidente, pero es absolutamente importante que todos los plazos y las fechas límite se confirmen por escrito. Especialmente los que dependen de la actuación por parte del/a cliente/a. Si algunos miembros de tu equipo no pueden realizar la entrega, esto no debería suponerte una desventaja.
  • ¿Cuáles son las dependencias? Otra pregunta que debe ser respondida: ¿hay factores externos que influyan en los distintos hitos o en la duración del desarrollo del proyecto? Por ejemplo, las próximas conferencias importantes, las decisiones de la junta directiva, el lanzamiento de una campaña publicitaria central, etc.
  • ¿Quién se encarga de la aprobación final? ¿Quién es el "dueño/a" del proyecto? ¿Cómo se regula la responsabilidad en caso de daños? También es importante saber exactamente quién es responsable de cada área de contenido por parte del/a cliente/a. Trabajar en equipo es genial., pero trabajar con un equipo en el que todos/as se creen la figura clave central es una pesadilla.
  • ¿Hay partes interesadas desconocidas? ¿Aquellos que no están presentes en la sesión informativa pero que debería conocer? Estamos hablando de la temida dirección ausente que irrumpe en el último momento con una serie de "propuestas" a las que nadie en su sitio es capaz de decir "no". Si ya ha experimentado estas situaciones, se preparará aún mejor y con más preguntas en el futuro.

He aquí algunos consejos más para que tu briefing sea lo más detallado posible, porque de ello dependerá la calidad del plan de tu proyecto final:

  • Borrador para el diseño: la primera fase de la presentación de una propuesta de diseño consiste en hacer el mayor número de preguntas y recopilar toda la información posible. Una vez se tenga una idea sólida del tipo de negocio y del tipo de sitio web que se necesita, se elabora un borrador o una propuesta de diseño. Asegúrate de que también se incluyan los siguientes puntos.
  • Proponer un mapa del sitio: antes de empezar, es importante crear un proyecto de mapa del sitio web basado en las necesidades de tus clientes/as. Asegúrate de que entiendes todas las jerarquías de páginas deseadas y colócalas en el lugar que lógicamente corresponde. Para los sitios existentes, Yoast y Google tienen herramientas que permiten crear un mapa del sitio XML. Esto puede servir de punto de partida para la futura estructura.
  • Comprueba la estrategia de SEO por parte del/a cliente/a: trabaja junto con tu cliente/a en una estrategia de palabras clave. Investiga el volumen respectivo de palabras clave, así como su grado de dificultad. Consulta nuestra guía de palabras clave SEO y auditoría SEO. Crea una tabla correspondiente con la lista de estos términos. A continuación, revisa el contenido existente de tu cliente/a para el SEO y anota dónde necesitas ponerte al día. ¿No sabes nada de SEO? Entonces sé sincero/a y busca expertos/as o freelancers adicionales.
  • Probar los contenidos existentes y desarrollar nuevos contenidos: revisa todo el contenido existente de la web y crea un plan para desarrollar nuevos contenidos que se ajusten al público objetivo y a las metas del sitio web. Consulta nuestro tutorial de marketing de contenidos para agencias.
  • Crear una maqueta del sitio web: se trata de un boceto de cómo podría ser el sitio web propuesto en términos de interfaz de usuario, colores, diseño, etc. Es un modelo más bien estático. La creación de una maqueta de este tipo es una gran manera de convencer al cliente de sus propuestas porque permite hacerse una idea tangible de cómo podría ser y funcionar el producto final. Al mismo tiempo, el esfuerzo para crear una maqueta del sitio web es manejable. Al menos, si tienes a alguien en tu equipo que tiene un don para el diseño y la creatividad.
  • No te olvides de hacer pruebas: utilizando la hoja de ruta desarrollada anteriormente, puedes añadir las páginas que necesites a una copia inicial de WordPress instalada en un host local o en un servidor de pruebas. Consulta también el staging de RAIDBOXES.

Si todo va como has imaginado, es el momento de organizar una reunión con el/la cliente/a. Allí se pueden discutir los borradores por adelantado antes de la aplicación real.

Gestión sencilla WordPress

¿Quieres que la implementación técnica en WordPress sea lo más sencilla posible? ¿Sin tener que realizar los mismos pasos manuales una y otra vez? Te diremos cómo ahorrar mucho tiempo. Utiliza los conocimientos de nuestro libro electrónico WordPress para establecer y gestionar proyectos de forma eficiente.

Aumentar la eficiencia

Los equipos de proyecto trabajan cada vez más de forma distribuida. Por ello, es esencial que utilices herramientas de colaboración en línea. En esta época, puedes compartir fácilmente información con personas de todos los continentes del mundo sin tener que salir de tu casa. Eso vale mucho. Sin embargo, la creciente velocidad con la que nos comunicamos sobre los proyectos también crea expectativas y nuevas presiones.

Hay que estar a la altura de otras agencias, por ejemplo, cuando compran capacidades de desarrollo en el extranjero a bajo coste. No estamos diciendo que debas hacer lo mismo; después de todo, tus clientes/as aprecian que tu equipo esté basado en la localidad y conozca el negocio local. Incluso dentro de tu país o dentro de tu continente, trabajarás cada vez más con equipos externos y freelancers. Por no hablar de las oportunidades que se abren cuando se asumen los primeros proyectos internacionales. 

El anticuado correo electrónico e incluso las (video-)llamadas siguen siendo, por supuesto, herramientas útiles de comunicación, pero imagina que tus equipos son cada vez más grandes y están más distribuidos. Entonces necesitarás ayuda adicional para mantenerlos/as a todos/as en el mismo nivel y no perder la visión de conjunto.

Comunicación, colaboración y productividad

Puede que no sea una sorpresa: la mayor parte del tiempo que pasamos en el trabajo consiste en actividades ineficientes. Según un estudio de McKinsey sobre la eficiencia en el lugar de trabajo, dedicamos más del 60% de la jornada laboral a las tres tareas siguientes:

  • responder correos electrónicos
  • buscar y recopilar información
  • comunicarnos y cooperar internamente

Según un estudio, la productividad de los/as empleados/as podría aumentar entre un 20% y un 25% simplemente optimizando la comunicación y la colaboración además de la ayuda de herramientas online de fácil acceso. Más al respecto en un momento.

No se trata en absoluto de que las empresas y agencias no dispongan de las herramientas o la tecnología adecuadas. Pero, ¿se aprovechan también las posibilidades de estas herramientas de forma selectiva? En la mayoría de los casos no es así, al menos según los resultados del estudio.

¿Qué hacen las herramientas de colaboración en línea?

Las herramientas de colaboración en línea son aplicaciones que ayudan a coordinar los flujos de trabajo, "workflows", entre empleados/as individuales y equipos, y lo hacen a través de diferentes zonas horarias, medios de comunicación y distancias. Estas aplicaciones permiten crear un workflow más coordinado al proporcionar una plataforma unificada de colaboración y comunicación. En esta plataforma, toda la información y las tareas relacionadas con un proyecto específico se agrupan en un único lugar. Dependiendo de la herramienta, esto incluye, por ejemplo:

  • toda la comunicación, ya sea por mensajería, discusiones de grupo o incluso vídeos y registros de reuniones
  • archivos compartidos
  • intercambio y archivo de documentos
  • acceso a datos de fondo y WIKIs
  • asignación y documentación de los pasos de trabajo
  • seguimiento en tiempo real de las tareas y del estado de los proyectos
  • colaboración de proyectos en tiempo real

Básicamente, las herramientas de colaboración en línea son una forma de reunir todos los datos de un proyecto concreto bajo un mismo techo. Así que todos tus correos electrónicos, chats, reuniones, investigaciones, datos y resultados del trabajo. Práctico, ¿no? 

Mejora de la eficiencia y los flujos de trabajo

Las principales ventajas de utilizar este tipo de herramientas son un intercambio de información más claro entre los miembros del equipo y una reducción de los errores. Si alguna vez has enviado una versión anticuada del estado de un proyecto a tus clientes/as o te has olvidado de comunicar a un miembro del equipo una información importante que has recibido por teléfono, entonces entiendes el valor de las herramientas de colaboración en línea, y es que estas aplicaciones ponen patas arriba la forma de gestionar los proyectos con múltiples contactos.

Empecemos por un viejo conocido de las herramientas online que probablemente todos conocemos y que sigue siendo muy útil hoy en día: Google Docs. La aplicación permite a los equipos distribuidos acceder, editar y actualizar documentos de forma colaborativa y en tiempo real en todo el mundo. La mayoría de nosotros/as utilizamos Google Docs, y quizás Microsoft OneDrive. Probablemente tenemos que lidiar con hilos de correo electrónico descoordinados y superpuestos que resultan de su uso.

Otras herramientas de colaboración en línea permiten combinar muchas de estas funciones bajo un mismo techo. Todo ello con un workflow lo más ágil posible, sin tener que acceder a diferentes aplicaciones o incluso soportes.

Funciones que importan

No obstante, como agencia o freelancer WordPress, no deberías desanimarte por la abundancia de herramientas en línea disponibles. A la hora de elegir la herramienta adecuada para ti y tu equipo, hay que tener paciencia y probar. Puedes hacerte las siguientes preguntas:

¿Se ajusta la herramienta a mis necesidades?

Todos/as los/as que trabajamos en el ámbito digital somos quizás especialmente susceptibles a las primeras impresiones que suelen causar un nuevo software, sin siquiera preguntarnos si realmente necesitamos el trajín que conlleva. Si un programa no te ayuda realmente a hacer lo que esperas que respalde, entonces está estorbando. Esta fórmula puede parecer obvia, pero rara vez se tiene en cuenta a la hora de elegir. Así que, en primer lugar, hazte la siguiente pregunta banal: ¿qué problema quieres que resuelva la herramienta?

Si Slack y Google Docs funcionan bien para tu equipo pequeño que solo necesita dominar uno o dos proyectos a la vez, entonces sigue con ello, pero cuando las cosas se vuelvan más complejas, habrá que buscar alternativas. Trello, por ejemplo, permite coordinar a un gran equipo que trabaja en docenas de tareas diferentes. Otros confían en herramientas similares como Asana. Dentro de un momento veremos con más detalle estas y otras herramientas.

¿Es fácil de usar?

Cuando se involucra a personas de diferentes equipos con diferentes habilidades y antecedentes en tu proyecto, es importante pensar en la curva de aprendizaje al elegir una herramienta de colaboración en línea. ¿Necesitas crear tu propio proyecto a largo plazo solo para enseñar al personal a utilizar una herramienta que supuestamente ahorra tiempo? ¿Es fácil de usar? ¿Hay alguien en el equipo que esté familiarizado con la aplicación y pueda ayudar a los recién llegados a ponerse al día? Las respuestas a estas preguntas determinarán, entre otras cosas, si tu equipo acepta o no el nuevo software.

¿Qué significa el cambio?

Si no usas mucho las herramientas y acabas volviendo a los archivos almacenados localmente, no merecerá la pena la inversión. Por lo tanto, debes estar preparado/a para cambiar realmente tus procesos en el equipo. Esto es inusual al principio e incluso puede suponer más trabajo al principio. Pero al final, no te imaginas volver a la antigua forma de trabajar. Sin embargo, asegúrate de que la voluntad de cambio está realmente presente, no solo en ti sino también en el equipo.

Cómo las herramientas mejoran la eficiencia y el flujo de trabajo

Existen numerosos ámbitos en los que tus aplicaciones de colaboración en línea optimizan los procesos:

  • Estado uniforme de los documentos: probablemente la ventaja más obvia de las herramientas de colaboración en línea es el hecho de que todo el mundo está trabajando en la misma copia de un determinado documento o tarea. Ya no tienes que preocuparte de qué versión debes adaptar o presentar o cuál es la más actual. También se puede hacer un seguimiento de los cambios (y de quién los ha hecho) con facilidad.
  • Compartir archivos y autorizar el acceso: cuando se trabaja conjuntamente en un proyecto, puede resultar tedioso y lento compartir datos y documentos de referencia. Con una herramienta adecuada, se dispone de un repositorio de todos los datos relevantes al que todos/as los/as participantes pueden acceder cuando lo necesiten.
  • Transparencia: con este tipo de aplicaciones, todos los miembros del equipo pueden ver fácilmente en qué punto se encuentran los demás con sus partes del proyecto. Los plazos y las dependencias pueden definirse claramente. Hay menos preguntas sobre lo que debe ocurrir antes de dar el siguiente paso.
  • Seguimiento y estado del proyecto: se enumeran todas las tareas necesarias para la finalización del proyecto (o de un hito del mismo). También enumera quién es responsable de ellos. De este modo, siempre podrás ver exactamente el avance del proyecto y dónde debes intervenir.

Céntrate en tus clientes/as

Con toda esta información, podrás preparar más fácilmente las reuniones de estado con tus clientes/as. Ya no tienes que preguntar tediosamente a todas las personas del equipo hasta dónde han llegado con su trabajo o si tienen todo lo que necesitan, siempre que el software de gestión de proyectos se mantenga adecuadamente. Además, puedes hacer que se envíen determinadas notificaciones directamente a tus clientes/as, por ejemplo, cuando se hayan completado tareas o hitos, pero también cuando hay consultas, se necesita un comunicado o cuando hay que intercambiar documentos.

Algunas herramientas también permiten hacer un seguimiento de las horas dedicadas a cada parte del proyecto. Esto facilita la facturación. También puedes utilizar las herramientas para comunicarte a través del chat o de una reunión en línea, porque algunas cosas pueden aclararse más rápidamente de forma directa que haciendo comentarios de ida y vuelta en las tareas individuales.

En general, las herramientas de colaboración en línea permiten agilizar considerablemente la administración de tus proyectos a través de procesos limpios y una comunicación dirigida. Esto no solo hace que tu equipo esté más satisfecho, sino también tus clientes/as. En la siguiente parte de nuestra serie, te presentaremos varias herramientas para la gestión de proyectos. Pondremos un enlace al artículo aquí tan pronto como se publique.

Tus dudas sobre la gestión de proyectos para agencias

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Marcel es responsable de las actividades de ventas en RAIDBOXES y se centra en la satisfacción de nuestros clientes y socios. Ha estado involucrado apasionadamente en las ventas durante más de 15 años y, junto con su equipo, está impulsando el desarrollo y la expansión de la comunidad de RAIDBOXES, en particular en el panorama de agencias WordPress, con cooperaciones y profesionales en solitario.

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