Liderazgo a distancia: Cómo dirijo una agencia sin importar su ubicación

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El jefe se sienta encima de su empleado en una silla ejecutiva tapizada, autoritaria, impopular y desde arriba. Esta imagen de liderazgo se ha grabado en nuestras mentes. Pero ha tenido su día: la digitalización, el trabajo basado en proyectos y la cooperación caracterizan la vida laboral actual. Por eso ni siquiera tengo una silla ejecutiva, y mi propia oficina. Como nómada digital y jefe de agencia, el mundo es mi oficina y mi portátil es mi compañero más cercano cuando viajo. En este informe de experiencia personal, aprenderá cómo dirijo a distancia y me responsabilizo de más de 25 empleados en un equipo remoto.

Siempre he sido un fanático de la tecnología. Construí mis primeros sitios web para los clientes cuando tenía 14 años. La red era todavía pequeña, pero rápidamente me di cuenta del enorme potencial que yacía latente aquí. Después de graduarme del instituto hice las maletas y me fui a Australia para trabajar y viajar durante 9 meses. Financié todo el viaje con trabajos de diseño web.

En 2008 fui uno de los primeros Nómadas Digitales, incluso antes de que existiera este término. Desde el punto de vista actual, un esfuerzo increíblemente grande: tenía un enorme portátil con mucho plomo en mi equipaje, el teléfono inteligente era un fenómeno marginal y la WLAN era a menudo escasa. Sin embargo, la realización ha prevalecido: Puedo trabajar desde cualquier lugar y es muy divertido.

Después de mis estudios en la Universidad de Maastricht en Holanda y en la UC Berkeley en California y algunos clientes fieles, he decidido lanzar la agencia digital Friendventure fue fundada. Es la primera vez que asumo la responsabilidad de un empleado. Tenía claro que quería ser un empresario, pero al mismo tiempo seguir siendo flexible. Durante mis estudios, también viajé mucho y siempre me inspiré en diferentes lugares. Quería mantener esta flexibilidad. Nómada digital y gerente de agencia, viajes y responsabilidad de los empleados, ¿eso va junto? 

Liderazgo a distancia: Cómo dirijo una agencia sin importar su ubicación

Liderazgo a distancia significa igualdad de derechos para todos

Se dice que la empresa es un reflejo de la personalidad empresarial. Como trotamundos, mi agencia también se caracteriza por una gran libertad y responsabilidad personal. Cuando fundé la compañía, mi credo era: quiero dirigir una agencia en la que me gustaría trabajar como empleado.

La decisión más importante para mí fue tratar a todos por igual. Todas las libertades que me tomo deberían aplicarse también a mis empleados. ¿Por qué debo grapar a mis empleados a sus escritorios cuando he experimentado los beneficios de la autodeterminación de primera mano? En términos de productividad pero también en términos de bienestar general. 

La independencia de la ubicación ha surgido así de mi preferencia personal. Hoy soy prácticamente un nómada digital a tiempo parcial. Viajo unos 4 meses al año y también viajo mucho entre nuestras oficinas en Colonia y Berlín y otras citas. Por eso también soy un apasionado conductor de trenes y paso varios cientos de horas al año en el tren, donde naturalmente también trabajo.

Creo firmemente que el sistema sólo funciona porque todos tienen los mismos derechos. De lo contrario sería como, "Mira, el Julián, está en la carretera de nuevo y tenemos que sentarnos de 9 a 5 en la oficina." En estas condiciones, los colegas tienen razón al ir a las barricadas. Esta no es la forma en que las empresas trabajan hoy en día. ¡Afortunadamente!

Las ventajas del trabajo a distancia

No somos un equipo remoto intercultural que se extiende por todo el mundo. Tenemos una base de empleados alrededor de nuestras ubicaciones en Colonia y Berlín. Pero incluso aquí, muchos empleados trabajan desde su oficina en casa o aprovechan la oportunidad de elegir libremente su lugar de trabajo, por ejemplo, en cafés, espacios de trabajo conjunto, en el tren mientras viajan, en otras ciudades o como combinación de trabajo y vacaciones en otros países. 

Liderazgo a distancia: Trabajar en la piscina

A pesar de las posibilidades de trabajar desde cualquier lugar, la mayoría de ellos vienen a la oficina de forma regular, pero cambian de lugar de forma flexible según las necesidades. Esta combinación de flexibilidad en el lugar de trabajo y un equipo y oficina permanentes es muy bien recibida por mis colegas y solicitantes por igual. También ofrece las siguientes ventajas para mí como jefe de la agencia:

Reducción de la rotación de personal

De acuerdo con un Estudio de Stanford La rotación de personal en los equipos remotos es un 50 por ciento menor. También hemos tenido experiencias similares: un equipo envuelto en plástico y la posibilidad de trabajar a distancia impiden que los buenos empleados se vayan. Esto se debe precisamente a que Migraciones el traslado a otras ciudades (por ejemplo, como resultado de la planificación de la vida basada en la asociación) no conduce necesariamente a cambios de trabajo. 

Colegas más felices

De acuerdo con un Estudio de TINYpulse los trabajadores remotos están más satisfechos y motivados en sus trabajos. Sin encuestas anónimas a los empleados, es difícil hacer una evaluación precisa, pero las evaluaciones se basan en Kunuahora dar una buena pista. Para un jefe remoto, es un desafío seguir de cerca el estado de ánimo del equipo. Una "puerta abierta" en todo momento ayuda aquí. En la era digital, esto significa que mis empleados pueden Slack contactarme en cualquier momento y hablar de todo tipo de problemas. Para mí, como jefe, también es importante participar activamente en las discusiones de equipoSlack . Por supuesto, también hay discusiones regulares cara a cara.

Colegas más sanos y menos días de enfermedad

El número de días de ausencia del trabajo inducidos psicológicamente ha ido en aumento durante años: el 18 por ciento de los días de enfermedad son según Informe de salud de TK ahora de naturaleza psicológica, especialmente los jóvenes están en riesgo. Aunque una y otra vez cargas más altas en la oficina de la casa se informa, vemos un alto grado de autodeterminación (tiempo y lugar de trabajo) como la forma ideal. 

En nuestra experiencia, esta autodeterminación conduce a un mayor bienestar y, por consiguiente, a menos días de enfermedad. Con un horario de trabajo flexible, puedo simplemente darme la vuelta por la mañana cuando tengo dolor de cabeza y posiblemente empezar a trabajar más tarde, en lugar de escribirme enfermo a las 9 de la mañana en punto. 

Atraer a los especialistas buscados

Una organización es tan buena como sus empleados. En el sector de los servicios, mis empleados son mi capital y un factor clave en la competencia. La escasez de trabajadores cualificados no es un pronóstico nebuloso para el futuro, sino que ya es una realidad en casi todas las industrias. 

Al trabajar independientemente de la ubicación, tenemos una reserva de talentos mucho más grande de la que podemos sacar. Las atractivas condiciones de trabajo también fortalecen nuestra propia marca de empleador. Y con eso no me refiero sólo a un pateador de caderas y compañero libre - sin la cultura detrás de él, es todo humo y espejos. 

Trabajo concentrado

Remote tiene la ventaja de que puedo buscar activamente mis descansos para el trabajo concentrado. Personalmente, siempre estoy en medio de la acción en una oficina abierta y rápidamente me dejo distraer por las cosas. Está bien de vez en cuando.

Sin embargo, en nuestra pequeña oficina de Berlín puedo trabajar de una manera mucho más concentrada que en nuestra sede principal en Colonia, donde roto de reunión en reunión, soy llevado a un lado o me involucro en cualquier proceso yo mismo. Por la noche me doy cuenta de lo agotado que estoy después de un día de trabajo así.

Liderazgo a distancia: Cómo dirijo una agencia sin importar su ubicación

Además de las ventajas, hay por supuesto también muchos desafíos para nosotros como Equipo remoto. Especialmente cuando los equipos remotos crecen rápidamente, como hicimos el año pasado. En 12 meses hemos duplicado nuestro personal a más de 25 empleados. Esto acaba de causar una gran agitación en nuestros procesos internos. Por otro lado, las obras de construcción fueron expuestas implacablemente.

Volvamos al tema principal: el liderazgo. Por supuesto, el liderazgo es un verdadero desafío en los equipos remotos, ya que a menudo se hace a distancia. Ahora la pregunta crucial: ¿Cómo dirijo a mis empleados si no estamos en la misma oficina, en la misma ciudad o incluso en la misma zona horaria?

Algunos miembros del equipo también RAIDBOXES trabajan independientemente de la ubicación. Las ventajas y los desafíos que trae el trabajo a distancia, pueden iEn nuestro artículo sobre este tema.

Liderazgo remoto en el siglo XXI

¡De arriba abajo fue ayer! Más precisamente, el principio de las jerarquías rígidas se remonta a la época de la industrialización. Probablemente nadie pensaría que los retos de una fundición de hierro en el siglo XVIII son comparables a los de una empresa mediana a principios del siglo XXI. Sin embargo, la mayoría de las empresas de hoy en día todavía están organizadas sobre una base estrictamente jerárquica.   

Un estricto catálogo de especificaciones, instrucciones de trabajo meticulosamente especificadas y controles minuciosos, son todos instrumentos del viejo mundo laboral. Sencillamente no pueden utilizarse para afrontar los retos del siglo XXI. Porque esa es la realidad: Trabajamos en grupos de proyecto ágiles, respondemos a los mensajes digitalmente, saltamos de una tarea a otra, nos comunicamos por skype con los clientes y nos entrenamos en el lateral. Las grandes tareas que nos presenta la digitalización sólo pueden realizarse mediante la cooperación y la creatividad. 

Entiendo la preparación óptima de mis empleados para estos modernos métodos de trabajo como el Liderazgo Digital o el Liderazgo Remoto. No soy el único: las empresas jóvenes en particular están cuestionando cada vez más las estructuras corporativas tradicionales y desarrollando nuevos modelos de trabajo - por ejemplo. HolacraciaSociocracia, o remota.

No quiero separar el Liderazgo Digital y el Liderazgo Remoto el uno del otro, porque necesariamente deben estar juntos: El control remoto hace tiempo que se ha convertido en una realidad en el mundo digital. Cada vez que envío un mensaje digital, hago una llamada o uso otras herramientas de comunicación, trabajo a distancia. Incluso los defensores más persistentes del trabajo presencial no pueden negar que una empresa con diferentes ubicaciones debe trabajar a distancia para mantenerse ágil. 

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Los 8 pilares del liderazgo digital

Entonces, ¿qué distingue al Liderazgo Remoto? En mi opinión depende de las siguientes 8 cosas:

  1. Menos control
  2. Más confianza
  3. Entrega de responsabilidades en lugar de delegar...
  4. Empoderamiento
  5. Motivación intrínseca
  6. Evitar el pensamiento de silo
  7. Eventos de equipo
  8. Las herramientas adecuadas

1. menos control

El mando y control es obsoleto. Los jefes tienen que despedirse de poder controlar todas las actividades de sus empleados en cada momento. Estudios como el Instituto de la Economía Alemana (IW) muestran que la productividad cae significativamente bajo control constante.

Para ser honesto, yo también tuve que cambiar, ya que me gusta tener todas las cuerdas en la mano por naturaleza. Aquí, la distancia espacial del trabajo a distancia me ayuda a mantenerme fuera del negocio operativo. Tuve que reemplazar la sensación de "Creo que todo se me está escapando de las manos" por "Ya están balanceando la cosa sin mí". 

Menos control también tiene la ventaja para mí de poder ocuparme de las tareas esenciales como jefe y empresario. Para mí, el liderazgo digital también incluye la toma de decisiones empresariales con visión de futuro. Tengo que vigilar el mercado, vigilar las nuevas tecnologías y, si es necesario, adaptar nuestra cartera de servicios. En otras palabras: trabajar más en la compañía que en la empresa.

Especialmente durante la fase de crecimiento, tuve que retirarme conscientemente de las operaciones para construir nuevas estructuras en su lugar. Pude renunciar completamente a algunas áreas de responsabilidad, de modo que sólo me involucro en situaciones críticas.

2. más confianza

Menos control automáticamente significa más confianza. Y sin confianza nada funciona. Sin sociedad, sin familia y sin compañía. La confianza es uno de los factores más importantes para el rendimiento y el éxito del trabajo en equipo. Esto se muestra en estudios como los realizados por la Universidad de Münster en Confianza en los equipos virtuales

"El contacto cara a cara del que carecen los equipos virtuales puede compensarse con una mayor confianza" Guido Hertel, Profesor de Psicología Organizacional y Empresarial de la Universidad de Münster

Tengo que confiar en que mis empleados manejarán una tarea apropiadamente. Al final, no me importa si el colega da un paseo o alimenta a su pez dorado de camino a su destino. El resultado cuenta. La experiencia muestra que las mejores ideas no vienen en el escritorio de todos modos, bajo alta presión o en situaciones estresantes, sino cuando tenemos la cabeza libre para el pensamiento creativo. Estos espacios sólo pueden ser creados en una relación de confianza.

Y como en el fútbol, el equipo pierde y gana juntos. Si el portero hace una mala jugada y se le envía un flutterball duradero en el último segundo, el equipo se mantiene unido. Esto no significa que prescindas de un análisis de errores. Así es como lo veo en el contexto corporativo. Tiene que quedar claro que están trabajando juntos en algo y que cada individuo hace su contribución, pero también se le permite cometer errores. 

3. entregar la responsabilidad en lugar de delegar

En todas partes se oye que el jefe tiene que delegar tareas a sus empleados. Pero eso solo no es suficiente. Porque delegar suele llevar a los empleados a trabajar en una tarea y luego devolverla al jefe. A esto le sigue la retroalimentación, la reelaboración y ya está en un bucle de retroalimentación aparentemente interminable que devora innecesariamente muchos recursos y nervios. 

Por lo tanto, la mejor solución es una transferencia completa de la responsabilidad al empleado. Esto lleva a decisiones más ágiles sin que los resultados sufran. Además, los empleados a menudo pueden darse una retroalimentación mucho mejor que si el jefe está constantemente involucrado. En caso de duda, su conjunto de habilidades se adapta con mucha más precisión a la tarea.

4. potenciación

La potenciación significa proporcionar las condiciones marco óptimas para permitir que sus propios empleados alcancen su pleno potencial. Un alto rendimiento en la posición equivocada, un aprendiz que está sobrecargado de tareas o simplemente la falta de infraestructura técnica puede ser un verdadero freno para el desarrollo del potencial. 

Pero la tecnología no es lo único que importa: los empleados necesitan herramientas y sobre todo libertad y una perspectiva a largo plazo. Para promover a los empleados, hay que aumentar su radio de acción. Un mayor margen para la toma de decisiones puede desencadenar verdaderos impulsos motivacionales. Por ejemplo, un conocido hotel permitió a su personal de limpieza manejar por sí mismo quejas de hasta 1000 euros sin consultar a sus superiores. El resultado es una motivación significativamente mayor y una reducción de la burocracia.  

La tarea del líder digital de hoy es desarrollar a sus propios empleados en una mejor versión de sí mismos. Aquí no hay lugar para la vanidad, la mentalidad de codo y el pensamiento competitivo. Vale la pena el doble y el triple cuando la experiencia sale de la empresa y el conocimiento se comparte activamente. 

5. motivación intrínseca

¿Qué motiva a un empleado a largo plazo? ¿Un alto salario, generosos bonos o un coche de la empresa? Ninguno de los dos - los estudios muestran que el efecto positivo de un aumento de sueldo sólo dura un corto período de tiempo y no es 60.000 euros al año alcanza su máximo.  

También mi experiencia lo demuestra: La motivación intrínseca ayuda. Intrínseco significa "por iniciativa propia". Lo opuesto es la motivación extrínseca, que incluye los motivadores mencionados anteriormente: dinero, comisión, coche de la empresa.

Debido a que los efectos de la motivación extrínseca se desvanecen después de un corto tiempo, sólo la motivación intrínseca crea una creación de valor proactiva. Aquellos que sólo trabajan para gobernar, no romperán nada en la empresa y se mantendrán alejados de las innovaciones.

¿Qué ayuda en términos concretos? Apreciación del trabajo, libertad para tomar sus propias decisiones, transparencia, una cultura del error abierto y la celebración del éxito.

6. evitar el descenso de los silos

En mi opinión, un gran peligro para las empresas establecidas es la falta de intercambio de conocimientos debido a los silos departamentales. Estos departamentos, claramente separados y estrictamente estructurados jerárquicamente, dificultan la cooperación y, en el peor de los casos, conducen a un "estado dentro de un estado". Los departamentos se hacen tan grandes que persiguen sus propios intereses junto con los de la empresa.

Las medidas eficaces para evitar los silos son el trabajo ágil del proyecto y los equipos remotos. La ventaja de la agilidad y el trabajo a distancia, que veo en mi agencia, es la composición constantemente cambiante de los equipos de proyectos interdisciplinarios. No hay departamentos con un cartel en la puerta que diga relaciones públicas, diseño o IT. Si no haces esta separación espacial en primer lugar y en su lugar dependes de la distancia, tienes una clara ventaja desde el principio. Al principio, la creación de equipos de proyecto ágiles significa sin duda un trabajo adicional, para que el proyecto no termine en un caos. A largo plazo, sin embargo, las empresas se benefician de esta agilidad.

7. eventos de equipo

Para los equipos remotos que están repartidos por todo el mundo, puede ser difícil reunir a todos sus empleados en un solo lugar. Qué bueno que todos nuestros empleados vivan en Europa y por lo tanto nada se interpone en el camino de una fiesta de Navidad conjunta y otros eventos.

Además, durante los últimos tres años hemos estado haciendo las maletas una vez al año y volando a climas más soleados (Mallorca, Lisboa, Creta) durante una semana para trabajar juntos. Esto fortalece enormemente el espíritu de equipo y crea confianza en el equipo. En octubre de 2019 nuestro tercer Trabajo (composición de inglés. trabajo y vacaciones) tuvo lugar en Creta. Para muchos miembros de nuestro equipo en rápido crecimiento, fue la primera reunión física, ya que antes sólo se comunicaban por canales digitales.

Liderazgo a distancia: Cómo dirijo una agencia sin importar su ubicación

Veo las reuniones y eventos regulares como cruciales para el éxito de una compañía remota. Todos somos seres sociales, queremos conocer a la gente con la que trabajamos todos los días. Como "extraños" es increíblemente difícil crear un espíritu de equipo común. Si alguna vez han cocinado, comido y reído juntos, es mucho más fácil.

8. las herramientas adecuadas

Muchos piensan que las herramientas son lo más importante en los equipos remotos. Es cierto: las herramientas son definitivamente esenciales en el mundo digital del trabajo. Pero las herramientas deben estar siempre integradas en flujos de trabajo significativos. ¿De qué sirve la mejor herramienta de gestión de proyectos del mercado si las numerosas funciones no son necesarias de todos modos o si abruma sin piedad a los empleados? En el peor de los casos, los empleados individuales utilizan diferentes soluciones, lo que no ayuda a nadie. Y nunca lo olvides:

Un tonto con una herramienta sigue siendo un tonto. 

El correo electrónico aún no ha dejado de ser útil, pero en los equipos ágiles y basados en proyectos se está volviendo cada vez más inutilizable. Un correo electrónico no es muy adecuado si cinco personas se comunican entre sí y hay otras doce en el CC. Recientemente, los gerentes pasan horas cada día procesando correos electrónicos que son de poca relevancia para ellos. Aquí, las herramientas de colaboración son una verdadera bendición, ya que pueden estructurar mucho mejor la comunicación o comentar directamente en la interfaz de usuario. 

La ventaja de estas herramientas de comunicación es el uso inmediato de la inteligencia del enjambre. El obstáculo de hacer una pregunta en el canal es mucho menor que entrar en la oficina vecina de tu superior y pedir consejo. Así que incluso como jefe remoto siempre tengo en cuenta las necesidades de mis colegas y seguimos siendo ágiles al mismo tiempo. 

¡El control remoto es posible!

Puede sonar absurdo para los jefes establecidos del siglo pasado: Pero el liderazgo a distancia es posible, funciona bien y a veces incluso mejor que cuando estás constantemente respirando en el cuello de tus empleados por la sobrepresencia. 

Liderazgo a distancia: Cómo dirijo una agencia sin importar su ubicación

Lo remoto es una realidad de larga vida que debemos reconocer como parte de la era digital. Por lo tanto, aconsejaría a todas las empresas que preparen ya las estructuras para el trabajo a distancia. Y ya sea por razones de marca del empleador o para retener a los empleados que lo merecen.

Sin embargo, veo una presencia regular como jefe como una gran ventaja. De vez en cuando es necesario sentir las vibraciones en el equipo de primera mano. Como un equipo remoto completo, sólo quedan los eventos y reuniones conjuntas.  

Pero hay una trampa en el Liderazgo Remoto que sólo puede ser eliminada a través de la autodisciplina. Gracias a mi nomadismo digital, casi siempre puedo ser localizado cuando no estoy en una zona muerta. La tentación es a menudo grande para revisar rápidamente los correos electrónicos antes de ir a la cama o para hacer esto o aquello para mañana. 

Aquí tengo que definir límites claros para mí mismo. Esto no siempre es fácil, pero con unos cuantos hacks funciona: notificaciones desactivadas, horas fijas cuando miro mis e-mails, planificación diaria con deportes, meditación, etc. Acepto con gusto la necesidad de disciplina, si por otro lado soy recompensado con una gran flexibilidad y libertad. ¡Mis colegas y yo no queremos perdernos más!

Julian Hansmann es fundador y director general de las agencias Friendventure y BannerBüro con oficinas en Colonia y Berlín. A la edad de 14 años, ya se ha hecho cargo de la primera webProyectos de la habitación de los niños para los clientes y ha diseñado banners publicitarios. Estudió business Internacionales en la Universidad de Maastricht y en la UC Berkeley. Como fanático de la digitalización y entusiasta de las nuevas empresas, ya ha cofundado varias compañías.

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