Liderazgo a distancia: cómo dirigir una agencia desde cualquier lugar

Julian Hansmann Última actualización 22.10.2020
12 min.
Última actualización 22.10.2020

El jefe se sienta entronizado en la silla ejecutiva tapizada por encima de sus empleados: autoritario, poco popular y desde arriba. Esta imagen de liderazgo se ha grabado a fuego en nuestras cabezas. Pero ya ha llegado su momento: la digitalización, el trabajo por proyectos y la cooperación caracterizan la vida laboral actual. Por eso no tengo una silla de jefe, ni un despacho propio. Como nómada digital y responsable de una agencia, el mundo es mi oficina y mi portátil mi compañero de viaje más cercano. Descubra cómo dirijo a distancia y asumo la responsabilidad de más de 25 empleados en un equipo remoto en este informe de experiencia personal.

Siempre he sido un fanático de la tecnología. Construí mis primeros sitios web para clientes cuando tenía 14 años. La web era todavía pequeña, pero enseguida me di cuenta del enorme potencial que había latente. Después de graduarme en el instituto, hice las maletas y me fui a Australia para trabajar y viajar durante 9 meses. Financié todo el viaje con trabajos de diseño web.

En 2008 fui uno de los primeros Nómadas Digitales, incluso antes de que existiera este término. Desde el punto de vista actual, un esfuerzo increíblemente grande: tenía un enorme portátil en mi equipaje, el smartphone era un fenómeno marginal y la WLAN era a menudo escasa. Sin embargo, la realización ha prevalecido: Puedo trabajar desde cualquier lugar y es muy divertido.

Tras estudiar en la Universidad de Maastricht, en los Países Bajos, y en la Universidad de Berkeley, en California, y con unos cuantos clientes fieles en mi haber, fundé la agencia digital Friendventure en 2012. Fue aquí donde asumí por primera vez la responsabilidad de los empleados. Tenía claro que quería ser empresario por un lado, pero ser flexible al mismo tiempo. Incluso durante mis estudios, viajé mucho y siempre me inspiré en diferentes lugares. Definitivamente, quería mantener esta flexibilidad. Nómada digital y jefe de agencia, viajes y responsabilidad de los empleados, ¿va todo junto? 

El liderazgo a distancia implica la igualdad de derechos para todos

Se dice que la empresa es un reflejo de la personalidad empresarial. Como trotamundos, mi agencia también se caracteriza por una gran libertad y responsabilidad personal. Cuando la fundé, mi credo era: quiero dirigir una agencia en la que me gustaría trabajar como empleado.

La decisión más importante para mí fue tratar a todos por igual. Todas las libertades que me tomo para mí deberían aplicarse también a mis empleados. ¿Por qué debería grapar a mis empleados a sus escritorios cuando he experimentado los beneficios de la autodeterminación de primera mano? En términos de productividad, pero también de bienestar general. 

Así que la independencia de la ubicación ha surgido de mi preferencia personal. Hoy en día, soy más o menos un nómada digital a tiempo parcial. Viajo unos 4 meses al año y también me desplazo mucho entre nuestras oficinas de Colonia y Berlín y otras citas. Por eso también soy un apasionado del tren y paso varios cientos de horas al año en él, donde también trabajo, por supuesto.

Estoy firmemente convencido de que el sistema sólo funciona porque todos tienen los mismos derechos. Si no, sería: "Mira, Julián, está de nuevo de viaje y tenemos que estar en la oficina de 9 a 5". Los colegas hacen bien en ir a las barricadas cuando esto ocurre. Hoy en día las empresas no funcionan así. ¡Afortunadamente!

Las ventajas del trabajo a distancia

No somos un equipo intercultural a distancia repartido por todo el mundo. Tenemos una base de personal en torno a nuestras sedes de Colonia y Berlín. Pero incluso aquí, muchos empleados trabajan desde sus oficinas en casa o aprovechan la oportunidad de elegir libremente su lugar de trabajo, por ejemplo, en cafeterías, espacios de coworking, en el tren mientras viajan, en otras ciudades o como combinación de trabajo y vacaciones en otros países. 

Liderazgo a distancia: trabajar en la piscina

A pesar de las oportunidades de trabajo independiente de la ubicación, la mayoría de las personas acuden a la oficina con regularidad, pero cambian de ubicación de forma flexible según sea necesario. Esta combinación de flexibilidad en el lugar de trabajo y un equipo y una oficina fijos es muy bien recibida por mis colegas y los candidatos. También ofrece las siguientes ventajas para mí, como director de la agencia:

Menor rotación de personal

Según un estudio de Stanford, la rotación de empleados es un 50 por ciento menor en los equipos remotos. Nosotros también hemos hecho experiencias similares: un equipo soldado y la posibilidad de trabajar a distancia impiden la migración de buenos empleados. Precisamente porque Migraciones a otras ciudades (por ejemplo, como resultado de la planificación de la vida en pareja) no conlleva necesariamente cambios de trabajo. 

Compañeros más felices

Según un estudio de TINYpulse, los trabajadores a distancia están más satisfechos y motivados en el trabajo. Sin encuestas anónimas a los empleados, es difícil hacer una evaluación precisa, pero el sitio web valoraciones en Kununuda una buena indicación. Para un jefe a distancia, es un reto seguir de cerca el estado de ánimo del equipo. Aquí es donde ayuda tener una "puerta abierta" en todo momento. En la era digital, esto significa que mis empleados pueden ponerse en contacto conmigo en cualquier momento a través de Slack y hablar de problemas de todo tipo. Como jefe, también es importante que participe activamente en los debates de Slack dentro del equipo. Por supuesto, también hay discusiones regulares cara a cara.

Compañeros más sanos y menos días de ausencia por enfermedad

Las cifras de días de baja laboral relacionados con la psicología llevan años aumentando: según el Informe de Salud TK, el 18% de los días de baja son ahora de naturaleza psicológica, y los jóvenes en particular están en riesgo. Aunque siempre hay informes sobre los niveles de estrés más altos en la oficina en casa, vemos un alto grado de autodeterminación (tiempo y lugar de trabajo) como la solución ideal. 

Según nuestra experiencia, esta autodeterminación conduce a un mayor bienestar y, en consecuencia, a menos días de enfermedad. Con un horario de trabajo flexible, si me duele la cabeza por la mañana, puedo simplemente darme la vuelta y posiblemente empezar a trabajar más tarde en lugar de darme de baja a las 9 de la mañana en punto. 

Atraer a los profesionales más solicitados

Una organización es tan buena como sus empleados. En el sector de los servicios, mis empleados son mi capital y el factor clave de la competencia. La escasez de trabajadores cualificados no es una previsión nebulosa para el futuro, sino que ya es una realidad en casi todos los sectores. 

Al trabajar independientemente de la ubicación, tenemos una reserva de talentos mucho más grande de la que podemos sacar. Las atractivas condiciones de trabajo también fortalecen nuestra propia marca de empleador. Y con eso no me refiero sólo a menear las caderas y bebidas gratis - sin la cultura detrás de él, es todo humo y espejos. 

Trabajo concentrado

Trabajar remotamente tiene la ventaja de que puedo buscar activamente mis descansos para el trabajo concentrado. Personalmente, siempre estoy en medio de la acción en una oficina abierta y rápidamente me dejo distraer por las cosas. Está bien de vez en cuando.

Sin embargo, puedo trabajar de forma mucho más concentrada en nuestra pequeña oficina de Berlín que en nuestra sede principal de Colonia, donde voy rotando de reunión en reunión, me llevan a sitio o me involucro en los procesos yo mismo. Por la noche, me doy cuenta de lo agotada que estoy después de un día de trabajo.

Liderazgo a distancia: cómo dirigir una agencia desde cualquier lugar

Junto con los beneficios, hay, por supuesto, muchos desafíos para nosotros como equipo remoto. Especialmente cuando los equipos remotos crecen rápidamente, como ocurrió el año pasado. En 12 meses, duplicamos nuestra plantilla hasta superar los 25 empleados. Esto ha supuesto un gran trastorno para nuestros procesos internos en particular. Por otra parte, sitio debido a las obras de construcción fueron expuestos sin piedad.

Volvamos al tema principal: el liderazgo. Por supuesto, el liderazgo es un verdadero reto en los equipos remotos, ya que a menudo se realiza a distancia. Y ahora la pregunta crucial: ¿Cómo dirijo a mis empleados cuando no estamos en la misma oficina, en la misma ciudad o incluso en la misma zona horaria?

También en RAIDBOXES , algunos miembros del equipo trabajan a distancia. Puede leer sobre lasventajas y los retos del trabajo a distancia ennuestro artículo sobre este tema.

Liderazgo a distancia en el siglo XXI

El top-down fue ayer! Para ser más precisos, el principio de las jerarquías rígidas se remonta a la era de la industrialización. Probablemente a nadie se le ocurra que los retos de una fundición de hierro en el siglo XVIII son comparables a los de una empresa mediana a principios del siglo XXI. Sin embargo, la mayoría de las empresas actuales siguen organizadas de forma estrictamente jerárquica.   

Un estricto catálogo de especificaciones, instrucciones de trabajo meticulosamente prescritas y controles estrictos: todos estos son instrumentos del antiguo mundo laboral. Sencillamente, ya no pueden servir para afrontar los retos del siglo XXI. Porque la realidad es esta: Trabajamos en grupos de proyectos ágiles, respondemos a los mensajes digitalmente, saltamos de una tarea a otra, hablamos por Skype con los clientes y nos formamos aparte. Las grandes tareas que nos plantea la digitalización sólo pueden llevarse a cabo mediante la cooperación y la creatividad. 

Entiendo la preparación óptima de mis empleados para estos métodos de trabajo modernos como Liderazgo Digital o Liderazgo Remoto. No soy el único: las empresas jóvenes, en particular, cuestionan cada vez más las estructuras corporativas clásicas y desarrollan nuevos modelos de trabajo, como la holocracia, la sociocracia o incluso el trabajo a distancia.

No quiero separar el liderazgo digital del liderazgo a distancia, porque van juntos: El control remoto es una realidad desde hace mucho tiempo en el mundo digital. Cada vez que envío un mensaje digital, hago una llamada telefónica o utilizo otras herramientas de comunicación, estoy trabajando a distancia. Incluso los defensores más acérrimos del trabajo presencial no pueden negar que una empresa con múltiples sedes necesita trabajar a distancia para seguir siendo ágil. 

Los 8 pilares del liderazgo digital

Entonces, ¿qué es lo que hace que el liderazgo a distancia destaque? En mi opinión, se reduce a las siguientes 8 cosas:

  1. Menos control
  2. Más confianza
  3. Entrega de responsabilidades en lugar de delegar
  4. Empoderamiento
  5. Motivación intrínseca
  6. Evitar el pensamiento de silo
  7. Eventos en equipo
  8. Las herramientas adecuadas

1. menos control

El mando y el control han tenido su día. Los jefes tienen que decir adiós a poder controlar todas las actividades de sus empleados en todo momento. Estudios como el del Instituto de Economía Alemana (IW ) demuestran que la productividad desciende considerablemente bajo un control constante.

Para ser sincero, yo también tuve que adaptarme, porque por naturaleza me gusta tener todos los hilos en mis manos. En este caso, la distancia física del trabajo a distancia también me ayuda a mantenerme al margen de los asuntos operativos. Tuve que sustituir la sensación de "creo que todo se me escapa de las manos" por la de "están sacudiendo el barco sin mí". 

Menos control también tiene la ventaja para mí de poder ocuparme de las tareas esenciales como jefe y empresario. Para mí, el liderazgo digital también implica tomar decisiones empresariales con visión de futuro. Tengo que vigilar el mercado, estar atento a las nuevas tecnologías y adaptar nuestra cartera de servicios si es necesario. En otras palabras: trabajar más en la empresa que en ella.

Sobre todo durante la fase de crecimiento, tuve que apartarme conscientemente de la parte operativa para construir nuevas estructuras. Pude ceder por completo algunas áreas de responsabilidad, de modo que ahora sólo intervengo en situaciones críticas.

2. más confianza

Menos control significa automáticamente más confianza. Y sin confianza, nada funciona. Sin sociedad, sin familia y sin compañía. La confianza es uno de los factores más importantes para el rendimiento y el éxito del trabajo en equipo. Así lo demuestran estudios como el realizado por la Universidad de Münster sobre la confianza en los equipos virtuales

"El contacto cara a cara del que carecen los equipos virtuales puede compensarse con un aumento de la confianza" Guido Hertel, profesor de psicología organizativa y empresarial de la Universidad de Münster

Tengo que confiar en que mis empleados realizarán una tarea de forma adecuada. A fin de cuentas, me da igual que el colega salga a pasear o alimente a su pez de colores de camino a la meta. Lo que cuenta es el resultado. La experiencia demuestra que las mejores ideas no surgen en el escritorio, bajo alta presión o en situaciones de estrés, sino cuando tenemos la cabeza libre para pensar de forma creativa. Estos espacios sólo surgen en una relación de confianza.

Y como en el fútbol, el equipo pierde y gana junto. Si el portero tiene un mal partido y tapa un remate en el último segundo, el equipo se mantiene unido. Esto no significa que prescindas de un análisis de errores. Así es como lo veo en el contexto corporativo. Tiene que quedar claro que están trabajando juntos en algo y que cada individuo hace su contribución, pero también se le permite cometer errores. 

3. entregar la responsabilidad en lugar de delegar

En todas partes se oye que el jefe tiene que delegar tareas en sus empleados. Pero eso no es suficiente. Porque delegar suele llevar a los empleados a procesar una tarea y luego devolverla al jefe. A esto le sigue una retroalimentación, un nuevo procesamiento y ya estás atrapado en un bucle de retroalimentación aparentemente interminable que consume innecesariamente muchos recursos y nervios. 

Por lo tanto, la mejor solución es una transferencia completa de la responsabilidad al empleado. Esto permite tomar decisiones más ágiles sin que los resultados se resientan. Además, los empleados pueden darse mutuamente una retroalimentación mucho mejor que si el jefe está constantemente involucrado. En caso de duda, su conjunto de habilidades está mucho más adaptado a la tarea en cuestión.

4. la capacitación

La potenciación significa proporcionar las condiciones marco óptimas para permitir que tus propios empleados alcancen su pleno potencial. Un alto rendimiento en la posición equivocada, un aprendiz que está sobrecargado de tareas o simplemente la falta de infraestructura técnica puede ser un verdadero freno para el desarrollo del potencial. 

Pero no sólo es importante la tecnología: además de herramientas, los empleados necesitan libertad y una perspectiva a largo plazo. Para promover a los empleados, hay que aumentar su radio de acción. Un mayor margen de maniobra en la toma de decisiones puede suponer un verdadero impulso de motivación. Un conocido hotel, por ejemplo, permitía a su personal de limpieza gestionar por su cuenta reclamaciones de hasta 1.000 euros, sin consultar a sus supervisores. Con el resultado de una motivación laboral significativamente mayor y una reducción de la burocracia al mismo tiempo.  

La tarea del líder digital de hoy es promover a sus propios empleados para que se conviertan en una versión profesionalmente mejor de sí mismos. Aquí no hay lugar para la vanidad, la mentalidad de codo y el pensamiento competitivo. Se paga el doble y el triple cuando la experiencia crece en la empresa y los conocimientos se intercambian activamente entre ellos. 

5. motivación intrínseca

¿Qué motiva a un empleado a largo plazo? ¿Un salario alto, primas generosas o un coche de empresa? Tampoco: los estudios demuestran que el efecto positivo de un aumento salarial sólo dura poco tiempo y alcanza su máximo a los 60.000 euros anuales.  

Mi experiencia también lo demuestra: La motivación intrínseca ayuda. Intrínseco significa "por propio incentivo". Lo contrario es la motivación extrínseca, que incluye los motivadores mencionados anteriormente: Dinero, comisión, coche de empresa.

Debido a que los efectos de la motivación extrínseca se desvanecen después de un corto tiempo, sólo la motivación intrínseca crea una creación de valor proactiva. Aquellos que sólo trabajan para avanzar, no romperán nada en la empresa y se mantendrán alejados de las innovaciones.

¿Qué ayuda en concreto? Valoración del trabajo, libertad para tomar las propias decisiones, transparencia, una cultura abierta de cometer errores y celebrar los éxitos.

6. evitar el pensamiento de silo

En mi opinión, un gran peligro para las empresas establecidas es la falta de intercambio de conocimientos debido a los silos departamentales. Estos departamentos claramente separados y estrictamente estructurados jerárquicamente dificultan la cooperación y, en el peor de los casos, conducen a un "estado dentro de un estado". Los departamentos se hacen tan grandes que persiguen sus propios intereses junto a los de la empresa.

Las medidas eficaces para evitar los silos son el trabajo ágil en proyectos y los equipos remotos. La ventaja de la agilidad y el trabajo a distancia, como veo en mi agencia, es la composición constantemente nueva de los equipos de proyectos interdisciplinarios. No hay departamentos con un cartel en la puerta que diga Relaciones Públicas, Diseño o Informática. Si no haces esta separación espacial desde el principio y te apoyas en el control remoto, tienes una clara ventaja desde el principio. Al principio, la creación de equipos de proyectos ágiles supone, sin duda, un trabajo extra para que el proyecto no acabe siendo un caos. Sin embargo, a largo plazo, las empresas se benefician de esta agilidad.

7. eventos en equipo

Para los equipos remotos que están repartidos por todo el mundo, puede ser difícil reunir a todos sus empleados en un solo lugar. Qué bueno que todos nuestros empleados vivan en Europa y por lo tanto nada se interpone en el camino de una fiesta de Navidad conjunta y otros eventos.

Además, desde hace tres años hacemos las maletas una vez al año y volamos a climas más soleados (Mallorca, Lisboa, Creta) durante una semana para trabajar juntos. Esto refuerza enormemente la cohesión y genera confianza en el equipo. En octubre de 2019, nuestra tercera Workation (una combinación de trabajo y vacaciones) tuvo lugar en Creta. Para muchos miembros de nuestro equipo, que está creciendo rápidamente, fue la primera reunión física, ya que antes sólo se comunicaban por canales digitales.

Liderazgo a distancia: cómo dirigir una agencia desde cualquier lugar

Considero que las reuniones y eventos regulares son fundamentales para el éxito de una empresa a distancia. Todos somos criaturas sociales que desean conocer a las personas con las que trabajan a diario. Como "extraños" es increíblemente difícil crear un espíritu de equipo compartido. Si ya han cocinado, comido y reído juntos, es mucho más fácil.

8. las herramientas adecuadas

Mucha gente piensa que las herramientas son lo más importante en los equipos remotos. Es cierto: las herramientas son definitivamente esenciales en el mundo digital del trabajo. Sin embargo, las herramientas deben estar siempre integradas en flujos de trabajo significativos. ¿De qué sirve tener la mejor herramienta de gestión de proyectos del mercado si las numerosas funciones no son necesarias de todos modos o si sobrecarga sin piedad a los empleados? En el peor de los casos, los empleados individuales utilizan soluciones diferentes, lo que no ayuda a nadie. Y nunca lo olvides:

Un tonto con una herramienta sigue siendo un tonto. 

El correo electrónico aún no ha tenido su día, pero cada vez es más inútil en los equipos ágiles y basados en proyectos. Un correo electrónico sirve de poco cuando cinco personas se comunican entre sí y además hay doce en el CC. Últimamente, los gestores pasan horas cada día procesando correos que son poco relevantes para ellos. Las herramientas de colaboración son una verdadera bendición en este caso, porque estructuran mucho mejor la comunicación o se pueden hacer comentarios directamente en la interfaz de usuario. 

La ventaja de estas herramientas de comunicación es el uso inmediato de la inteligencia del enjambre. El obstáculo de hacer una pregunta en el canal es mucho menor que el de entrar en el despacho vecino del supervisor y pedirle consejo. Así, incluso como jefe a distancia, siempre estoy atento a las necesidades de mis colegas y al mismo tiempo seguimos siendo ágiles. 

El guiado a distancia es posible.

Puede sonar ridículo para los jefes establecidos del siglo pasado: Pero el liderazgo a distancia es posible, funciona bien y a veces incluso mejor que si estás constantemente respirando en el cuello de tus empleados por estar demasiado presente. 

Liderazgo a distancia: cómo dirigir una agencia desde cualquier lugar

El trabajo a distancia es desde hace tiempo una realidad que debemos reconocer como parte de la era digital. Por lo tanto, aconsejo a todas las empresas que preparen ya las estructuras para el trabajo a distancia. Y ya sea por razones de marca del empleador o para retener a los empleados que lo merecen.

Sin embargo, considero que el tiempo de presencia rotativa como jefe es una gran ventaja. De vez en cuando es necesario sentir las vibraciones en el equipo de primera mano. Al ser un equipo totalmente a distancia, lo único que queda son los eventos y reuniones conjuntas.  

Pero el liderazgo a distancia tiene una pega que sólo puede eliminarse mediante la autodisciplina. Debido a mi nomadismo digital, estoy prácticamente siempre disponible, a menos que esté atrapado en una zona muerta. A menudo, la tentación es grande para revisar rápidamente los correos electrónicos antes de ir a la cama o para hacer esta o aquella tarea para mañana. 

Aquí tengo que definir unos límites claros para mí. Eso no siempre es fácil, pero funciona con algunos trucos: notificaciones desactivadas, horas fijas en las que reviso mis correos electrónicos, planificación diaria con deportes, meditación, etc. Estoy feliz de aceptar la necesidad de disciplina si por otro lado me recompensa con una gran flexibilidad y libertad sitio . Mis colegas y yo no querríamos perdérnoslo nunca más!

Julian Hansmann es el fundador y director general de las agencias Friendventure y BannerBüro , con oficinas en Colonia y Berlín. A los 14 años, ya se encargó de sus primeros proyectos web desde la habitación de los niños para clientes y diseñó banners publicitarios. Estudió Negocios Internacionales en la Universidad de Maastricht y en la UC Berkeley. Como aficionado a la digitalización y entusiasta de las startups, ya ha cofundado varias empresas.

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