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Crear y dirigir un webinar: 7 pasos para un webinar de éxito

tu tu Los webinars son una buena forma de dar a conocer las empresas, atraer a nuevos clientes y conocer mejor al público objetivo. tus ¿Quizá llevas mucho tiempo con el proyecto "crear un seminario web" en tu lista de tareas pendientes, pero también tienes algunas dudas al respecto? Entonces has venido al lugar adecuado. En este artículo, te explicaré por qué son importantes los seminarios web, cómo crearlos, comercializarlos y hacer un seguimiento de la mejor manera posible.

¿Qué es exactamente un seminario web y cómo funciona?

El término "webinar" es una combinación de las palabras "web" y "seminario": es un seminario que se retransmite en directo por la web a una hora determinada. Por este motivo, el seminario web es ideal para personas o empresas que quieren llegar a un gran público pero no quieren organizar un acto en un lugar físico.

En cuanto al contenido, suele centrarse en contenidos de marketing o transferencia de conocimientos en forma de cursos de formación o talleres. Suele haber una parte lectiva a cargo del proveedor, así como una parte interactiva con la oportunidad de hacer preguntas o mantener debates.

Puede que aún te estés preguntando: ¿Cuánto cuesta un seminario web? Cuando las empresas ofrecen seminarios web, suelen ser gratuitos, pero las excepciones confirman la regla.

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¿Por qué son importantes los seminarios web?

¿Por qué las empresas necesitan webinars? Los webinars son una herramienta apasionante para el marketing, las ventas y compañía por varias razones:

  • Llega a un grupo objetivo relevante: Llegas a personas que están interesadas exactamente en los temas que tratas. Esto significa que has reunido a un público que se ajusta a ti y a tus ofertas de forma muy precisa.
  • Posiciónate como experto: tu Te posicionas a ti mismo o a tus empleados como personas de contacto competentes. Generas confianza a través de esta conexión personal.
  • Realiza estudios de mercado: Por último, pero no por ello menos importante, puedes utilizar el seminario web para realizar estudios de mercado. Por ejemplo, puedes ver a partir del interés si el tema es relevante tal y como lo has presentado. tus Una sesión de preguntas y respuestas también puede darte información sobre las necesidades, deseos, problemas y nivel de conocimiento del grupo objetivo.
  • Interactúa con los participantes: A diferencia de otras medidas de marketing, que tienden a ser unidireccionales, los seminarios web son una magnífica oportunidad para el diálogo. Por ejemplo, en una sesión de preguntas y respuestas. También puedes pedir opiniones directamente.
  • Medida barata: En comparación con otras medidas de publicidad y marketing, los seminarios web tampoco son caros: en primer lugar inviertes tiempo y esfuerzo en prepararlos y ponerlos en marcha. Al mismo tiempo, no hay que subestimar sobre todo el desembolso inicial. Se amortizará con el tiempo.
  • Consigue visibilidad: tu Los seminarios web gratuitos y bien diseñados pueden aumentar la notoriedad entre grupos objetivo importantes. Al fin y al cabo, los participantes no tienen que estar presentes en un lugar físico.
  • Generar clientes potenciales: Los seminarios web de ventas pueden ser una oportunidad ideal para generar clientes potenciales de alta calidad gracias a las ventajas antes mencionadas. Accedes regularmente a los datos más importantes en cuanto te registras.
  • Mantén la comunidad: Los seminarios web también son una buena forma de permanecer en el radar de tu grupo objetivo y permanecer en su mente como proveedor de soluciones.
  • Uso posterior del contenido: Si grabas tu seminario web, puedes utilizarlo después como una pieza de contenido de alta calidad.

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Crea un seminario web con instrucciones paso a paso

¿Qué tienes que tener en cuenta a la hora de organizar un seminario web y cómo crearlo? Te lo explico en 7 pasos:

Paso 1: Encontrar un tema para el seminario web

¿Qué quieres conseguir?

Si quieres crear un seminario web, la primera pregunta que debes hacerte es a quién quieres llegar exactamente y con qué tema. Quizá ofrezcas un servicio que ya tiene buena acogida, pero quieres darlo a conocer mejor. O tienes una oferta completamente nueva en tu cartera. tu O quieres dar a conocer mejor la agencia en general.

Un seminario web puede ser una buena opción en este caso, especialmente en combinación con otras actividades. Entre ellas están el marketing en redes sociales, el marketing por correo electrónico y el marketing de contenidos.

¿Qué interesa al grupo destinatario?

tus Al planificar el tema, hay un punto que suele ser importante: piensa desde la perspectiva de tu grupo objetivo. Un seminario web puramente promocional no será muy popular. tus En lugar de eso, tienes que averiguar qué preguntas tienen en mente los clientes potenciales relacionadas con tus servicios.

Puedes utilizar herramientas que también utilices para investigar temas y encontrar ideas. sitio Por ejemplo, como Answer The Public está especializada en las preguntas que buscan los usuarios. Google Trends te da información sobre cómo se está desarrollando un tema y qué temas relacionados existen. LinkedIn Los grupos relevantes en redes sociales como Facebook o pueden proporcionarte sugerencias interesantes.

Valor añadido frente a publicidad

tu En última instancia, debes intentar que el seminario web sea tan interesante y útil que incluso puedas ofrecerlo gratis. Las empresas suelen ofrecerlo gratis porque esperan que atraiga a nuevos clientes.

tu Los productos y ofertas propios están, como ya hemos dicho, más en segundo plano. Pero eso no significa que tengas que ocultarlos por completo, al contrario. Para que no haya malentendidos: tu Por supuesto que puedes hablar de ti y de las ofertas en el lugar adecuado. Pero eso debe quedar en un segundo plano. Lo principal es que te presentes como un proveedor competente, digno de confianza y simpático. Sin embargo, en lugar de insertar un "bloque publicitario", salpica la información aquí y allá en el seminario web. A medida que te acerques al final de la sección principal, puedes entrar en más detalles. tu Por ejemplo, es buena idea tener preparado un vale que recompense a los participantes con un descuento.

Ejemplo

Tienes una agencia web que ofrece contratos de mantenimiento de WordPress. Hasta ahora, los habías vendido principalmente como un servicio adicional a clientes existentes para los que habías creado un sitio web. tu sitio Ahora has identificado a las pequeñas empresas y a los empresarios en solitario como un nuevo grupo objetivo: puede que no utilicen una agencia para crear su , pero el estrés y la responsabilidad de gestionarlo es demasiado para ellos.  

Si ahora quieres crear un seminario web, podría centrarse en cómo estas personas mantienen actualizado su sitio web de WordPress de forma eficaz, qué deben y qué no deben hacer, qué problemas típicos pueden surgir durante las actualizaciones y qué soluciones hay para ellos.

Paso 2: Determinar y desarrollar el formato

¿Cuánto debe durar un seminario web? Cuando las empresas ofrecen un seminario web, suele durar entre 30 y 60 minutos. Hay muchas formas de organizarlo:

  • Presentación (clásica): Preparas las diapositivas de la presentación. tus Un reto en el mundo digital es la escasa audiencia de respuesta: cuando estás en un escenario real, puedes juzgar si el público te sigue o no con sólo mirarlo. Aquí no puedes hacerlo. tu Asegúrate de que tu presentación sea interesante y variada. Planifica pequeñas pausas para preguntas y otros comentarios.
  • Entrevista: Entrevista a un especialista en directo sobre el tema. Por un lado, lleva más tiempo tener a dos personas como anfitrionas, pero por otro suele ser más fácil: entonces la responsabilidad no recae sólo sobre tus hombros. Un consejo para hacerlo más animado: Repasa las preguntas con antelación. tu Esto permite a la otra persona desarrollar ideas con antelación. Así, las respuestas llegarán más rápido y con más fluidez.
  • Mesa redonda: Varias personas debaten un tema y tú te encargas de la moderación. Es una opción interesante, sobre todo para temas complejos y controvertidos, ya que te permite escuchar diferentes perspectivas. Sin embargo, moderar un panel tan interesante no es para principiantes. El esfuerzo técnico que supone también es proporcionalmente mayor.
  • Taller: tu En lugar de tratar al público como participantes pasivos, ellos mismos se convierten en activos. Puedes tener una parte introductoria inicial que explique un tema o transmita las mejores prácticas. Luego estableces una o varias tareas. Al final, debate con los participantes qué preguntas y problemas han surgido.
  • Pregúntame lo que quieras: Aquí sólo tienes que fijar la fecha y ponerte a disposición (u otra persona) para responder a cualquier pregunta del público. Esto puede ser emocionante y útil, pero es inevitablemente imprevisible. Una buena idea es preparar preguntas generalmente interesantes por si al público no se le ocurre nada o no lo suficiente.
  • tus Laboratorio: Aquí tratas un tema utilizando un ejemplo concreto que hayas elegido tú mismo o que provenga de la audiencia. Por ejemplo, puedes utilizar un sitio web para mostrar lo que tiene éxito en su diseño y lo que no.
  • Por encima del hombro: Aquí demuestras algo, por ejemplo compartiendo tu pantalla. Consejo: Repasa lo que quieres mostrar antes del seminario web. tu Limítate a los puntos esenciales del tema. En la emoción de una situación en directo, es fácil desviarse del contenido.

Qué formato es el mejor depende de numerosos factores. Uno de ellos es la experiencia que tengas con los seminarios web. Como principiante, es mejor planificar con antelación. Por eso vemos presentaciones tan a menudo. tu Otros factores son el propio tema y la audiencia. 

Al mismo tiempo, los formatos no son mutuamente excluyentes. Por ejemplo, puedes combinar una presentación como introducción al tema con un componente de taller.

Paso 3: Planificar la estructura y el contenido del seminario web

Con tu seminario web, tienes que captar la atención de la audiencia inmediatamente y luego mantenerla durante los 30 a 60 minutos. tu Esto es especialmente cierto en el caso de una oferta gratuita, porque aquí la audiencia se siente menos obligada a seguir con ella.

tu De hecho, durante un seminario web debes asumir que los participantes están siempre en movimiento. Al fin y al cabo, las distracciones son omnipresentes: la lista de tareas pendientes llama y la ventana con tu seminario web se cierra rápidamente.

Define una estructura clara 

Por tanto, asegúrate de tener una estructura clara. Presenta esta agenda brevemente al principio y deja claro a lo largo del seminario en qué punto del plan te encuentras. Lo ideal es que trabajes aquí con uno o dos puntos suspensivos: por ejemplo, presenta un punto que creas que interesará a mucha gente.

Acceso directo al tema

tu Entra en materia lo antes posible, porque los participantes decidirán en los primeros minutos si su inversión de tiempo merece la pena o no. Así que, por ejemplo, explica el problema concreto del que trata tu seminario web y ofrece la perspectiva de cómo lo abordarás y resolverás. Posiblemente ofrezcas una recompensa al final del seminario web, como una descarga gratuita, y señálalo al principio.

Buenas prácticas de contenido

Otros consejos para hacer un seminario web más interesante y animado:

  • tu Los elementos interactivos sacan al público de su comportamiento pasivo, que puede provocar aburrimiento y distracción. Pueden ser encuestas, por ejemplo.
  • La narración de historias ha demostrado su eficacia muchas veces. tu Explica utilizando una historia realista e interesante. Puede ser el hilo conductor de todo el seminario web. tus Lo ideal es que sea un ejemplo real de tu propia experiencia. Pero también puedes inventarte uno.
  • tu No te quedes en la teoría, sino que muestra siempre ejemplos prácticos o explica el impacto de lo que dices en la vida cotidiana de tu audiencia.
  • tus sitioMuéstrate comohumano. No tienes que mutar en animador o cómico. tu Pero es bueno que la personalidad brille un poco. tu Esto hace que los seminarios web sean más accesibles y amistosos.
  • Ten en cuenta que pareces menos animado en la pantalla que en el contacto directo. Por eso los profesionales tienen a veces una regla empírica: añade un 20% de energía y entusiasmo por encima. Lo que a ti te parece un poco exagerado, al público le parecerá perfecto.

Estos puntos son sugerencias. No tienes por qué cumplirlos todos. tu Pero intenta mejorar el seminario web planificado basándote en estas ideas.

Una vez finalizado el contenido, el siguiente paso es aplicar el diseño.

Paso 4: Selecciona la herramienta del seminario web

tu Para poder celebrar un webinar, necesitas tener acceso a una herramienta de webinar, es decir, una sala online en la que te reúnes con los participantes y transmites el contenido.

¿Qué software para webinars es el mejor y dónde deberías organizar un webinar? Tienes mucho donde elegir a la hora de elegir un proveedor. Lo mejor es utilizar una plataforma de webinar fiable. Debido a la pandemia, ahora estamos familiarizados con muchas herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. También hay proveedores especializados, como LiveWebinar. tu Cuanto menor sea el obstáculo para ti y para la audiencia, mejor.

Paso 5: Concierta una cita

En cuanto se fije la fecha, crea el evento en el calendario. tu En este punto, también es aconsejable establecer recordatorios automáticos para los interesados, de modo que no se pierdan en el ajetreo general. Por ejemplo, 24 horas antes y media hora antes son útiles para enviar recordatorios. También puedes utilizar estos correos electrónicos para recoger preguntas sobre el tema. En general, también deberían abrir el apetito de participación.

Paso 6: Configurar la página de destino o de registro

tu A continuación, crea una página de aterrizaje que haga que la gente quiera ver o tu seminario web y que los participantes interesados puedan utilizar para inscribirse. sitio Debe contener los siguientes aspectos:

  • Presentación del proveedor
  • Presentación de los ponentes, incluido el motivo de la selección
  • Resumen de los contenidos 
  • formulario de inscripción

10 consejos para crear una página de aterrizaje

En este artículo, te damos 10 consejos definitivos para crear páginas de aterrizaje: desde mobile first hasta un mensaje claro y flujos de usuarios específicos, pasando por CTA claros.

Paso 7: Planificación detallada de la emisión y ensayo general

Definir responsabilidades

Puede ser útil definir distintas responsabilidades (por ejemplo, iniciar y finalizar la grabación, compartir diapositivas, presentar, recoger preguntas del chat).

Organizar la tecnología

¿Qué necesitas para un seminario web? Necesitarás un portátil/ordenador con cámara y un micrófono o altavoz. También puedes utilizar iluminación profesional.

Planificar la ubicación física

Para minimizar la posibilidad de interrupciones, piensa dónde retransmitirás el seminario web el día de la emisión.

Familiarízate con el software del seminario web

Los problemas técnicos son un reto importante en los formatos en directo, como los seminarios web. tus Todos los hemos experimentado y pueden perturbar considerablemente el desarrollo de los eventos. Además, familiarízate con la plataforma y prueba todos los pasos y procesos. Nadie quiere verte buscando una función u opción.

Especifica también qué derechos deben tener los participantes y qué tipo de participación quieres/permites. ¿Deben estar encendidas las cámaras? ¿Permites el acceso controlado al micrófono?

Ensayos de los contenidos según el calendario

Por último, pero no por ello menos importante, es importante que te ciñas a tu propio horario. Para ello, debes planificarlo de forma realista desde el principio. tus Si tienes una presentación, repásala de antemano y mira cómo puedes llegar a tiempo. Si utilizas un formato diferente, debes establecer tiempos para determinados hitos. Si estás planificando un taller, por ejemplo, debes determinar de antemano cuánto durará la introducción, cuánto tiempo hay para trabajar en las tareas y cuánto para la evaluación.

Con el tiempo, aprenderás a evaluar mejor este horario.

Garantizar una conexión a Internet estable

Asegúrate de que tienes una conexión a Internet estable. tu Puede ser una buena idea reiniciar el router directamente antes de la cita y asegurarte de que el ordenador para la presentación no está descargando una gran actualización mientras organizas los seminarios web. También es buena idea desactivar las notificaciones de programas que no necesites.

Desarrolla un plan de respaldo

Ten preparado también un plan de respaldo. tu Por ejemplo, podrías grabar una serie de seminarios web de prueba y tenerla disponible como sustituto en el peor de los casos.

Ahora nada puede ir mal durante el seminario web.

¿Cómo puedo comercializar con éxito el seminario web?

¿Cómo se anuncian los seminarios web? tu tu Ahora que ya está todo planificado y se han establecido la fecha y la página de inscripción, es hora de dar a conocer al público potencial el próximo seminario web. tu Lo ideal es que lo anuncies antes de iniciar los largos preparativos. Así podrás ver cuánto interés hay en una fase temprana.

Tengo los siguientes consejos de marketing:

  • landingpages
  • Elementos emergentes en el sitio web, blog o tienda
  • Correos electrónicos a clientes existentes
  • Newsletters 
  • Redes sociales orgánicas (publicaciones y páginas de eventos)
  • Anuncios de pago de Social Meida
  • Google Ads
  • Pulsa
  • Cooperaciones
  • Asociaciones

¿Cómo me preparo mejor para el seminario web?

Remarketing mediante correos electrónicos de seguimiento & co.

No olvides enviar después un correo electrónico final a todas las partes interesadas y a los participantes. tu Podría contener, por ejemplo, enlaces a una grabación y materiales adicionales, como listas de control, gráficos, etc., y posiblemente el código del vale para . ¡Pide también opiniones! No obtendrás respuesta muy a menudo, pero vale la pena intentarlo.

Uso posterior de los contenidos

Al mismo tiempo, considera si te gustaría seguir desarrollando el seminario web y su contenido de alguna manera y utilizarlo para otros fines. Por ejemplo, una sesión exitosa podría dar lugar a un post para el sitio web o para las redes sociales. 

Nuevas ideas para el seminario web

Quizás había preguntas interesantes que te gustaría responder inmediatamente en la próxima versión. O tienes una idea para otro seminario web.

Comprueba los análisis del seminario web

tus Echa también un vistazo a las estadísticas y otros análisis si la plataforma de tu elección los proporciona. Por ejemplo, puedes ver dónde abandonaron los participantes y sacar conclusiones si quieres ofrecer otro seminario web próximamente.

Conclusión

Como se ha descrito anteriormente: tu La prioridad número uno al crear un seminario web es que la audiencia aprenda exactamente lo que busca. tu tu Puede resultar extraño regalar conocimientos y experiencia "así como así". tu tu Sin embargo, tienes que tener en cuenta que un cierto porcentaje de la audiencia no está dispuesta a gastar dinero en la oferta, o todavía no. Y no pasa nada. Lo importante es que tu seminario web atraiga al menos a personas que se den cuenta al final: Podría hacerlo yo mismo, pero prefiero pagar a un profesional para que lo haga. 

Los que no se convierten en clientes pueden cambiar de opinión más adelante. O se acordarán de ti cuando alguien solicite esos servicios. 

Ambos son potencialmente muy valiosos. Así que empecemos: ¡diviértete creando tu seminario web!

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