Gestión de proyectos para agencias: planificar proyectos WordPress orientados a objetivos

15 min.
Gestión de proyectos WordPress

¿Quieres planificar mejor tus proyectos y terminarlos a tiempo? Una buena gestión del proyecto es determinante para la satisfación de tus clientes/as y de esto dependerá que sigan confiando en ti para sus encargos. Te mostramos qué estrategias y herramientas pueden ayudarte.

Los acontecimientos recientes relacionados con el coronavirus y el auge del trabajo desde casa nos han mostrado una cosa por encima de todo: que todo el mundo pueda colaborar digitalmente con todo el mundo. Ningún proyecto tiene que limitarse a mentes creativas o clientes/as de una sola región. Siempre que se disponga de una buena conexión a internet y de las herramientas necesarias, no hay razón para que los miembros de tu equipo no trabajen virtualmente.

Sin embargo, la nueva normalidad tiene un efecto secundario que seguramente conoces: cada vez es más difícil organizar todo. ¿Quieres poner en marcha un proyecto de un/a cliente/a con WordPress? Entonces es importante prestar atención a los flujos de trabajo o "workflows" adecuados. De lo contrario, tu desarrollo se volverá rápidamente ineficaz. No importa si trabajas en una gran agencia internacional WordPress o si trabajas como freelancer junto con otras personas, por ejemplo de las áreas de desarrollo, diseño, SEO, etc.

Existen algunos métodos probados para la gestión de proyectos orientados a objetivos que facilitan mucho el trabajo diario. Junto con las nuevas herramientas de colaboración en línea, esto te proporciona a ti y a tu negocio una verdadera ventaja competitiva. Y son precisamente estos métodos y herramientas los que te presentaremos en esta serie de artículos.

Workflows para WordPress

Está dirigido a los gestores de proyectos y a las agencias WordPress que quieran optimizar la eficacia de su equipo. Completar sus proyectos de la forma más organizada y rápida posible. Tus clientes/as te lo agradecerán. No todas las agencias del ámbito del desarrollo y el marketing online tienen la reputación de ser estructuradas y, por tanto, profesionales.

La gestión de proyectos no es solo una figura. También determina si obtendrás suficientes pedidos en el futuro, tanto de clientes/as existentes como de los/as nuevos/as.

Captación de clientes/as para agencias WordPress

¿Quieres saber cómo ganar, ampliar y retener proyectos de clientes? ¿Y qué éxito es posible con métodos como el inbound o el marketing de afiliación? Entonces lee nuestro e-book Adquisición de clientes para agencias y freelancers WordPress .

Comenzamos con una breve descripción de cómo optimizar tu planificación de proyectos, tus workflows gestión. Como experto/a en el CMS más popular del mundo, tu trabajo estará muy solicitado. No importa si el enfoque es el desarrollo o el diseño. Tus clientes/as solo estarán satisfechos/as contigo si les guías paso a paso por el proyecto y si les haces las preguntas adecuadas durante el camino.

Explicamos cómo desarrollar workflows y métodos específicos para estructurar tus proyectos. También te mostramos cómo atender las necesidades de tus clientes/as. Guiándoles a lo largo de todo el proyecto, desde la fase de información hasta el diseño, las pruebas y la aceptación satisfactoria del producto final. También veremos las herramientas más importantes para la gestión de proyectos y agencias, incluyendo sus ventajas e inconvenientes.

En RAIDBOXES nos complace poder compartir contigo nuestros conocimientos sobre la gestión de proyectos en WordPress. Porque, por supuesto, nuestro objetivo es que nuestro producto tenga aún más éxito. Y lo hacemos con procesos que son lo más fáciles de usar posible. Esto hace felices no solo a nuestros/as clientes/as, sino también a nuestro equipo. Ya lo verás: un enfoque organizado aumenta la alegría de trabajar considerablemente.

Intercambio sobre el tema de la gestión de proyectos

¿Todavía tienes preguntas después de leer esta serie? ¿Cómo podemos ayudarte a hacer crecer tu negocio WordPress? ¿Cuáles son tus experiencias en la gestión de proyectos con WordPress y WooCommerce? Ponte en contacto con nosotros/as en cualquier momento o reserva tu cita de consulta, estaremos encantados/as de intercambiar ideas contigo.

Por qué es tan importante la gestión de proyectos

Cuando se habla de proyectos en el ámbito de los sitios web, en la mayoría de los casos se habla también de WordPress. El principal sistema de gestión de contenidos ha impulsado el desarrollo de proyectos web hasta un grado asombroso. En 2021, los sitios web WordPress representaban alrededor del 42% de todo internet. Si solo se cuentan las que se basan en un sistema de gestión de contenidos, este porcentaje se eleva a casi el 65%.

Sin embargo, la increíble popularidad de WordPress hace que cada vez más agencias, freelancers y desarrolladores/as se suban al carro, pero aún puedes ganar puntos con una buena gestión del proyecto. La racionalización de los procesos garantiza una mayor satisfacción del cliente, lo que a su vez hace que te recomienden a nuevos/as clientes/as.

Así que la competencia es cada vez más dura. Como desarrollador/a o diseñador/a, no puedes permitirte el lujo de dormirte en los laureles o limitarte a continuar con lo que ha funcionado en el pasado, en términos de funcionalidad, diseño o tecnología. Si estás leyendo esto, probablemente ya tengas experiencia en proyectos WordPress y/o WooCommerce: sabes cómo crear sitios web que se vean y funcionen bien, cómo "construir" estos sitios que hacen que tus clientes/as vuelvan a contactarte, ya que están dirigidos a los grupos objetivo adecuados y son fáciles de usar (palabra clave usabilidad).

Al mismo tiempo, es cada vez más importante comprender que con la gran demanda de sitios web de alta calidad, fáciles de navegar y fáciles de usar, WordPress no puede quedarse estancado haciendo esperar a tus contactos. Debes ser capaz de entregar un producto totalmente realizado y limpio a tiempo, a pesar de la presión del rendimiento y de los múltiples proyectos. Cualquier otra cosa hará que tus clientes/as estén descontentos/as, y tarde o temprano se correrá la voz.

Así que no basta con ser bueno/a en codificación o en diseño elegante. No solo hay que tener controlado el escritorio o tus correos electrónicos, sino también los paneles de control y las tareas en la herramienta de gestión de proyectos. De lo contrario, la calidad de las otras tareas se verá afectada con el tiempo. Además, se cometen más errores bajo estrés. Acabas siendo menos eficiente.

Gestión de proyectos de Asana
En RAIDBOXES planificamos el contenido nosotros/as mismos/as utilizando una herramienta de gestión de proyectos.

Aquí es donde entra en juego la planificación del proyecto. Una gran parte de esta tarea de gestión hoy en día es saber cómo configurar y utilizar los llamados workflows. Aunque cada proyecto es diferente, hay algunos procesos innovadores que se han consolidado. También son aplicables a tus sistemas, tanto si eres una persona solitaria como si trabajas en un equipo más grande. Definamos primero algunos términos que deberías conocer para tu gestión de proyectos.

¿Qué es workflow de gestión de proyectos?

Puede sonar repetitivo o parecer demasiado simple, pero debemos empezar con la palabra "proyecto". Es importante definir qué se entiende bajo este término. Cada proyecto, incluso dentro de una agencia WordPress, puede tener parámetros muy diferentes y, por tanto, necesidades muy distintas por parte del cliente.

Por ejemplo, el cargo del jefe de proyecto o director ejecutivo puede cambiar en función del proyecto del cliente. Lo mismo ocurre con los procesos en el briefing o en cualquier otra fase. Dependiendo de lo que quieran tus clientes/as, o según la industria de la que provengan. Por supuesto, debes utilizar tu gran experiencia, pero la capacidad de aceptar y adaptarse a las necesidades de los /asclientes/as suele ser más importante. A veces no sirve de mucho si ya tienes una plantilla de proceso prefabricada en tu cabeza de cómo deben hacerse las cosas. Así que define tú mismo/a los cimientos de lo que constituye un proyecto y adecua esto a los requisitos del lado del cliente.

Ya que estamos, podríamos definir la gestión. Para gestionar adecuadamente un proyecto (como la creación de una tienda online con WooCommerce), normalmente hay que trabajar en él, asumir el papel de moderador/a, garantizar la comunicación orientada a objetivos entre los distintos equipos y departamentos, comunicar los resultados a los/as clientes/as en un lenguaje comprensible, etc.

Otra analogía de lo que hacen los/as gestores/as de proyectos cuando se dedican plenamente a este tipo de gestión del flujo de trabajo es la cartografía. Entiendes el proyecto en todo momento y nunca lo pierdes de vista porque lo has trazado. De este modo, como gestor/a de proyectos, estarás preparado/a para entrar en todas las fases del desarrollo del proyecto. También puedes delegar las tareas necesarias en cualquier momento. Para ello, hay que poder confiar en quién hace qué en el equipo. Y dónde están sus puntos fuertes personales.

El workflow es posiblemente el componente más importante y, al mismo tiempo, el más incomprendido. Un flujo de trabajo bien diseñado no es en absoluto un simple diagrama de flujo estático que muestra quién trabaja en qué y quién informa a quién. Más bien, incluye muchos aspectos dinámicos. Esto ayuda a tu equipo a estar comprometido, centrado y a saber en todo momento lo que se espera de los miembros en la fase actual del proyecto.

Los workflows se basan unos en otros

Los workflows o flujos de trabajo son secuencias definidas de tareas necesarias para completar dichas tareas. Es una secuencia precisa de pasos necesarios para obtener un determinado producto final. Por ejemplo, una parte de los servicios que vendes a tus clientes/as.

Un workflow estable elimina las irritaciones y los retrasos en el equipo. Se acabaron los días en los que había que preguntar para ver si alguien estaba trabajando en esa cosa que necesitabas antes de poder pasar a la siguiente tarea. Lo ideal es que ya no se tope con un muro ni limite la productividad de un miembro del equipo solo porque no se puedan resolver ciertas dependencias.

Las ventajas de un workflow dinámico y coherente establecido antes (!) del inicio de un proyecto incluyen:

Más eficiencia

Un único sistema de workflow con el que trabaja todo el equipo y al que todos/as tienen acceso transparente elimina innumerables acuerdos manuales y en papel. Al mismo tiempo, ahorra mucho tiempo para saber quién está trabajando en qué en un momento dado y cuál es el estado del proyecto en cada momento.

Informes y análisis

Con una sólida configuración del workflow, los/as gestores/as de proyectos pueden supervisar y controlar todos los aspectos del proyecto hasta el nivel más granular. Los miembros del equipo informan sobre su progreso en los intervalos que especifiques, directamente a través de la herramienta. Ya no tienes que perseguir estados, en el peor de los casos en diferentes fuentes y formatos.

Ves en un instante si hay un problema en alguna parte del proyecto o del equipo. Así podrás ofrecer ayuda y sugerencias, controlar la priorización, reasignar tareas o incluso ajustar las responsabilidades cuando sea necesario.

Definir los hitos

Un buen workflow debe dividirse en hitos que muestren el progreso del proyecto. Los hitos, junto con los puntos de referencia adecuados, crean un ambiente de trabajo constructivo. Esto se debe a que ayudan a centrar el trabajo del equipo en pequeños pasos para lograr finalmente el objetivo general.

En los proyectos de sitios web, es especialmente importante planificar cuidadosamente los hitos y subtareas. Al fin y al cabo, puede haber rápidamente dependencias o bloqueos entre los distintos pasos de trabajo. Por ejemplo, si los hitos 1 y 2 se desarrollan en paralelo, pero el 3 solo puede iniciarse cuando se hayan completado el 1 y el 2. O si tus clientes/as tienen que proporcionar información o datos que aún no están disponibles. Una sofisticada gestión de proyectos se hace indispensable cuando los/as empleados/as trabajan en varios proyectos al mismo tiempo.

Además, puede utilizar los hitos para informar a los/as clientes/as sobre el progreso de un proyecto en cualquier momento. Entonces no solo se sienten informados/as, sino que también confían en tu trabajo. Y saben que, si es necesario, se pueden tomar contramedidas a tiempo si surgen problemas inesperados. Como ya se ha mencionado, la satisfacción de los/as clientes/as tiene mucho que ver con la profesionalidad con la que se establece la gestión de tus proyectos. Especialmente en comparación con las experiencias negativas que casi todos los/as clientes/as han tenido ya con otras agencias o freelancers.

Mejor cooperación

Con un workflow coherente y bien planificado, tu equipo puede mantenerse en contacto en todo momento. Están informados/as de todos los aspectos del progreso del proyecto, tanto si trabajan in situ como a distancia. Además, la mayoría de las herramientas de workflow modernas están disponibles como aplicaciones móviles o apps, lo que hace que su uso sea aún más flexible.

Respaldo para tu equipo

Hay muchas herramientas para trabajar en equipos distribuidos. Estas herramientas pueden mejorar la calidad del trabajo de cada miembro del equipo. Permitiendo que todos/as los/as implicados/as trabajen en los diferentes componentes del proyecto global de la manera más eficiente. A continuación, algunas de las herramientas más importantes y su función básica:

  • Asana: Asana es una popular herramienta de colaboración en línea que proporciona una gran flexibilidad en la gestión de proyectos y el seguimiento de tareas.
  • Trello: el sistema basado en tarjetas de Trello aprovecha nuestra familiaridad visual con los cuadernos de notas utilizando un principio muy similar. Esto permite a cada miembro del equipo hacer un seguimiento de todas las tareas y comunicarse fácilmente entre sí.
  • Microsoft Project y Microsoft Teams: estas herramientas de colaboración ampliamente utilizadas integran varios otros productos de MS, como Outlook o el intercambio de archivos. Si tu agencia ya trabaja con un sistema de Microsoft, mantendrás todos los chats y reuniones en un solo lugar.
  • Slack : Slack es una plataforma basada en canales para estructurar el intercambio de mensajes entre los miembros del equipo y los círculos individuales. De este modo, podrás recibir solo la información y las tareas que realmente te interesan.
  • Zapier: Zapier es una herramienta que permite automatizar ciertas fases de tu workflow. Así podrás concentrarte en los puntos que son realmente importantes.

En las siguientes fases de la serie profundizaremos en estas herramientas, sus funciones y respectivas ventajas e inconvenientes. Veamos primero algunas cifras sobre la eficacia de la gestión de proyectos WordPress en la práctica, y por qué los workflows son tan importantes:

  • Enfoque de equipo: la multitarea o "multitasking" es un término que originalmente se refería exclusivamente a los ordenadores. Por lo general, las personas no pueden realizar varias tareas a la vez, aunque muchos afirmen lo contrario. Y cuando lo intentan, su trabajo se vuelve rápidamente ineficiente. Se calcula que hasta el 40% de la pérdida de productividad se debe a que se cambia constantemente de tarea.
  • Documentación del proyecto en un solo lugar: por término medio, un/a profesional tarda unos 18 minutos en encontrar un documento manualmente. Ley de Murphy: siempre lo encuentras en el último lugar donde buscas...
  • Automatización en lugar de trabajo duro: según un estudio de McKinsey, los directores generales dedican el 20% de su tiempo a realizar tareas que podrían automatizarse. Las malas lenguas afirman que el otro 80% se gasta en el campo de golf. En cualquier caso, las tareas manuales suelen ser una enorme pérdida de tiempo y conducen a la frustración.
  • Aumento de la productividad: según la empresa de estudios de mercado IDC, las empresas pierden cada año entre el 20 y el 30 por ciento de su facturación debido a la ineficiencia de los procesos. En algunos casos, esta cifra es probablemente demasiado baja.
  • Ahorro de tiempo: el 60% de las profesiones podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización, según otro análisis. Esto incluye ciertamente a las agencias WordPress y al desarrollo de software.

Incluso si crees que esas cifras son exageradas o no están bien fundamentadas: en cuanto observes con detenimiento, encontrarás un gran potencial de mejora en tu trabajo diario, o en tu equipo.

Trabajo eficiente

¿Quieres avanzar en tus tareas y hacer las cosas de forma más estructurada? ¿Te sientes sobrecargado/a? Entonces consulta nuestros posts sobre los errores típicos de freelancers y sobre trucos de productividad para el día a día.

La planificación de proyectos WordPress

Siempre hay que tener claro lo que se quiere conseguir en y con un proyecto concreto. Antes de llegar a los workflows, hay que definir el objetivo y tener un conocimiento completo de todas las subtareas que forman parte del proyecto. No es necesario tener un conocimiento técnico completo de cada una de las subtareas. Especialmente con proyectos complejos, esto es casi imposible, pero deberías saber a quién poder dirigirse en el equipo si las subtareas individuales no están claras. 

Otra pregunta clave que deberías responder es: ¿qué quieren realmente tus clientes/as con su proyecto?, ¿qué necesitan de ti?, ¿y su idea del resultado final coincide con lo que te encargaron? La última pregunta, en particular, no debe subestimarse: no es raro que los/as clientes/as se den cuenta al final de que en realidad querían conseguir algo completamente diferente con el proyecto o de que han faltado ciertos bloques de construcción. Aquí es donde se necesita tu respaldo atento en la fase de planificación, pero también tu tacto y experiencia.

Cuestionar y asegurar el objetivo del proyecto

Entonces, ¿qué aspecto tiene la planificación de proyectos específicos? A primera vista, el objetivo puede estar claro, pero si se examinan más detenidamente las exigencias del/a cliente/a, muy a menudo surgen metaobjetivos adicionales o de mayor nivel que son los que realmente se pretenden. 

Tienes un proyecto, lo planificas, estableces unos plazos e hitos, traes a expertos/as externos/as u otros/as freelancers, distribuyes aproximadamente las tareas y todo está en marcha. Por desgracia, no es tan sencillo. Todo plan de proyecto (especialmente en equipos creativos) debe dividirse en pasos muy concretos y muy bien pensados. De lo contrario, todo acabará rápidamente en caos y romperás un plazo tras otro. Aquí tienes algunos consejos para empezar:

1. Elaborar los objetivos

Puedes pensar en un plan de proyecto como un guion para este. ¿Qué tipo de historia quieres contar? Que sea una película digna de un Oscar, pero anclada en la realidad y no una fantasía en la que se exagera o se crean falsas expectativas solo para ganar el trabajo.

El primer paso es averiguar qué se necesita exactamente para la creación. Tienes que sentarte con los demás protagonistas de la película: las personas relevantes del equipo, por supuesto tus clientes/as, pero también tu propia gente, las fuerzas externas y cualquier otra parte interesada que pueda desempeñar un papel. Cuantas más perspectivas y requisitos conozcas sobre el proyecto, más probabilidades tendrás de evitar sorpresas desagradables al final. El alcance y la dirección de lo que los/as interesados/as quieren en total es tu máxima prioridad. Para ello, a veces se necesitan más conocimientos de coaching o incluso de psicología que de desarrollo y diseño.

En esta fase, tu plan del proyecto debe responder a las siguientes preguntas clave:

  • ¿Cuáles son los retos/problemas actuales ("pain points")?
  • ¿Qué es lo que hay que conseguir específicamente con el proyecto para que se alcance el fin del mismo (“Definition of Done”)?
  • ¿Cuáles son los resultados más importantes de tu planificación hasta ahora?
  • ¿Qué resulta de esto, qué requisitos contradictorios hay que resolver? ¿Qué significa esto para tu planificación del tiempo y tus plazos?
  • ¿Quién debe trabajar en el proyecto para garantizar que los objetivos sean alcanzables? Define de antemano las funciones y comunícalas a los distintos miembros del equipo para evitar confusiones posteriores.
  • ¿Cómo se definen los hitos en el camino hacia el cumplimiento de los plazos? ¿Quién revisará el trabajo y definirá los hitos como completados? ¿Cómo y cuándo deben participar los/as clientes/as? ¿Quién gestionará la comunicación con estos/as?

Si tu plan inicial responde a estas preguntas sobre los objetivos del proyecto (y si puedes decir con convicción que las respuestas son realistas), entonces estás en camino de escribir un guion. Uno que no subestima ni exagera.

2. Hacer las preguntas adecuadas

Hay que ser minucioso/a a la hora de investigar los antecedentes del proyecto antes de presentar un boceto a los/as clientes/as. Comienza por revisar todos los documentos relacionados con el proyecto, incl. los correos electrónicos y las notas de las reuniones de ventas con tu equipo. Haz tantas preguntas como sea posible, incluyendo los detalles. Como gestor/a de proyectos, debes comprender todos los aspectos del proyecto antes de abordarlo. Esto lleva mucho tiempo, pero estarías ahorrando en el extremo equivocado si te mueves demasiado rápido en tu investigación.

En nuestro afán por ganar e iniciar nuevos proyectos de clientes/as, nos olvidamos rápidamente de proceder de forma estructurada. Este es un error típico en la gestión de proyectos. Recomendamos que procedas de forma metódica y fríamente analítica en la fase de planificación. A muchas personas creativas les resulta difícil, pero si te vuelves impreciso/a ahora, puede perseguirte durante todo el proyecto y más allá.

Aquí hay algunas cosas que deberían serte muy claras:

  • el resultado final deseado: ¿qué quieres exactamente y, sobre todo, debes construir?
  • Por tanto, lo principal aquí es elaborar todas las expectativas y necesidades de los/as clientes/as.
  • ¿Con quién vas a trabajar en el lado del cliente? ¿Es la elección una buena opción profesionalmente, pero también para ti personalmente? ¿Tienes alguna influencia en la selección? ¿Quién toma la decisión final al respecto? ¿Hay alguna diferencia entre los contactos técnicos y los que aprueban los hitos individuales?  
  • ¿Hay otras partes interesadas con las que vayas a trabajar? ¿O dónde tendría sentido involucrarlas? Por ejemplo, ¿expertos/as para el producto del/a cliente/a, para el SEO, la protección de datos, la seguridad jurídica o la seguridad? ¿Qué necesita saber tu equipo sobre estas personas?

Más adelante, entraremos en detalles sobre cómo alinear un proyecto con las necesidades del/a cliente/a, pero responder a las preguntas que acabamos de mencionar es un buen comienzo para crear un buen borrador de plan de proyecto y establecer al menos los parámetros generales. Después de eso, puedes entrar en el trabajo con más detalle.

3. Esbozar el plan del proyecto

Una vez hayas reunido la información descrita anteriormente, deberías tomarte un tiempo. Es hora de repasar paso a paso las aportaciones que has recibido de tu equipo y de los/as clientes/as. Tiene sentido consultar con la almohada la entrada antes de empezar. Por supuesto, el tiempo suele ser esencial cuando se ha aceptado un proyecto de un/a cliente/a, pero algunas preguntas existenciales sobre el proyecto solo surgen en una segunda mirada, al igual que ciertas dependencias o escollos.

Si no estás seguro/a de ello, vuelve a examinar las cuatro preguntas clave de la sección "Elaborar los objetivos". La estructura de estas preguntas es una buena manera de crear el plan del proyecto. Otra posibilidad es trabajar con las piezas del rompecabezas que ya conoces: ¿qué miembros de tu equipo tienen fama de manejar bien qué aspectos del proyecto? ¿Qué han abordado con éxito en el pasado? Empieza por hacer un primer boceto y relaciona los miembros del equipo con sus puntos fuertes.

En esta fase, solo se trata de redactar a grandes rasgos un plan de proyecto. Todavía no necesitas un plan pulido y perfecto. Lo más importante es que tengas un calendario a mano y que sepas cuándo es cada plazo para no perder el rumbo. También deberías tener una idea de la duración de cada etapa del proyecto. Esto te ayudará a poner los hitos en un orden razonable.

Herramientas para agencias

Lo ideal, por supuesto, es utilizar una herramienta de gestión de proyectos para todo esto. Muestra de un vistazo las dependencias o los cuellos de botella de tiempo para que puedas reprogramar los recursos disponibles. Consulta nuestro artículo Las 19 herramientas más importantes para agencias.

Asegúrate de que tu sketch incluye lo siguiente:

  • todas las subtareas necesarias para completar el resultado final.
  • El proceso de aprobación acordado con el/la cliente/a: ¿quién va a revisar el trabajo? ¿Quién tiene cuánto tiempo para solicitar correcciones? ¿Cuál es el número máximo de bucles de corrección? ¿Y cómo influye esto en el calendario de aplicación?
  • Este factor da lugar a plazos máximos para cada tarea y/o para cada segmento.
  • ¿Qué recursos necesitará probablemente tu equipo para completar cada una de estas tareas? Incluyendo los recursos en tu sitio, los del lado del/a cliente/a, pero también para tareas como la documentación, etc.
  • Una lista de directrices que debes seguir, incluyendo el presupuesto del proyecto y los plazos clave.

4. Coordinación con tu equipo

Un equipo que funciona bien está en constante intercambio con los demás. Debes intercambiar todas tus ideas con las personas clave más importantes y obtener su opinión. Aquí es especialmente ventajoso que tu plan de proyecto sea solo un esbozo hasta ahora. Un esquema que vive: para conseguir el aprobado de tus equipos, hay que estar dispuesto/a a escuchar las opiniones e incorporar nuevas ideas. De este modo, el plan se irá concretando, pero también será más realista.

En este paso, debes revisar cuidadosamente y adaptar el esquema del proyecto junto con tu equipo. Esto incluye tanto a expertos internos como a externos. De este modo, evitarás tener que explicar por qué hay todavía preguntas y responsabilidades sin responder durante la presentación al cliente.

Aquí todo el mundo puede aportar su opinión sobre qué es factible en qué plazo, en qué pueden trabajar las personas al mismo tiempo, qué conocimientos se necesitan para qué pasos o qué cuestiones deben aclararse de antemano. Al mismo tiempo, tu equipo de diseño puede empezar a trabajar en los conceptos visuales de las distintas partes del producto final.

5. Crear el plan del proyecto

¿Has recopilado toda la información, hecho ajustes en el primer boceto de tu plan y ya has conseguido que todos los miembros del equipo estén de acuerdo? Entonces puedes empezar a redactar el plan de proyecto completo. Hay varias herramientas que pueden ayudarte con esto. De esto hablaremos más adelante. Independientemente del tipo de redacción que decidas hacer, asegúrate de tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Representa los hitos y logros de forma visual trazándolos a lo largo de una línea de tiempo en lugar de limitarte a enumerarlos.
  • Asegúrate de que los objetivos o hitos del proyecto son claros y medibles.
  • Define también qué implican específicamente los hitos y cuándo pueden considerarse completados.
  • Identifica el equipo o la persona responsable de una tarea concreta.
  • Muestra el tiempo máximo que debe durar cada tarea para evitar retrasos.
  • Entra en detalle en las anotaciones para registrar los puntos clave para que todos/as los vean, como los requisitos tecnológicos.
  • Comprueba las posibles dependencias: indica de qué hitos internos y externos depende cada parte del proyecto para poder completarlo.

Debes revisar tu plan con el equipo antes de presentarlo a los/as clientes/as. Es la única manera de garantizar que se han tenido en cuenta todos los factores.

En las próximas partes de nuestra serie de artículos, explicaremos cómo encontrar los workflows adecuados, cómo aumentar la eficiencia de tu equipo y qué herramientas merecen la pena. Pondremos un enlace a las nuevas partes aquí tan pronto como se publiquen.

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Marcel es responsable de las actividades de ventas en RAIDBOXES y se centra en la satisfacción de nuestros clientes y socios. Ha estado involucrado apasionadamente en las ventas durante más de 15 años y, junto con su equipo, está impulsando el desarrollo y la expansión de la comunidad de RAIDBOXES, en particular en el panorama de agencias WordPress, con cooperaciones y profesionales en solitario.

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