Hay gente que lleva a cabo una tarea tras otra con persistencia y sin parar. Sus días parecen tener más de 24 horas. ¿Vendieron quizás sus almas al diablo? ¿O simplemente saben algo que yo no sé? Aquí te mostraré mis mejores consejos para ayudarte a ser más productivo/a.

Algo similar pasa por mi mente cuando veo gente altamente productiva. Y todo lo que pueden lograr. Mientras tanto, he aprendido mucho más sobre lo que me hace ser más productivo y lo que no. Algo de esto me gustaría transmitirte en este artículo. ¿Conoces más truquillos y sugerencias? Me encantaría tratarlas contigo en los comentarios.

Productividad vs. ocupación

Esto te resultará familiar: has estado ocupado todo el día, pero al final no sientes que hayas logrado nada. Apenas sabes en qué estabas trabajando. Algunos trabajos son así. Entonces tienes muchas tareas que nunca se terminan realmente, de modo que no tienes la satisfacción de haber acabado algo.

O tal vez has estado ocupado, pero no con las cosas importantes. Y esa es la diferencia entre la productividad y el ajetreo: en un caso conseguimos hacer las cosas y completar los proyectos. En el otro, principalmente vemos que tenemos algo que hacer para sentirnos mejor o para demostrar algo.

Por lo tanto, pregúntate conscientemente en el transcurso del día si has utilizado la última media hora de forma productiva, es decir, si has trabajado en proyectos y tareas importantes. ¿O te aseguraste de que tu cerebro tuviera algo que hacer? Una clave para una mayor productividad es darse cuenta de que algunas tareas son importantes, pero no urgentes. Otras son importantes y urgentes. Y en cambio, otras están en un punto intermedio.

Debes gestionar tu tiempo en consecuencia tu . Y si te distraes fácilmente, debes desconectar conscientemente las distracciones habituales. Por ejemplo, configurando el smartphone tu en "No molestar". Vea también nuestros consejos para trabajar a distancia.

Establecer prioridades adecuadamente: Lo más pesado al principio

A veces hay tareas que son importantes y urgentes, pero que realmente no quieres hacer. Para algunas personas, la declaración de la renta pertenece a esta categoría.

He encontrado un sencillo truco para mí: Cuanto mayor es mi resistencia a una tarea, más temprano tengo que hacerla. Porque sólo tenemos una cantidad limitada de resistencia y "mordida" al día. Por la mañana todavía estamos frescos y llenos de energía. Por la tarde, las cosas pueden ser muy diferentes.

Hay dos ventajas que veo a la hora de realizar tareas desagradables lo más rápido posible:

• Como todavía estoy mentalmente fresco, trato estas actividades con la máxima energía posible. De esta manera, se terminan mucho más rápido que por la tarde, ya que mi cerebro está constantemente buscando excusas para estar ocupado con otra cosa.
• Tengo una sensación de éxito al instante durante el día porque he superado con éxito lo que más pereza me daba realizar. Lo ideal sería que este impulso me ayudara con las otras cosas del día.

Proyectos largos, esprint cortos

Muchas de mis tareas son de alcance manejable. Se miden en horas o días, pero raramente en semanas o incluso meses. En cuanto tengo un proyecto a largo plazo, programo un período de tiempo fijo para cada día laborable y que reservo para el mismo.

Si resulta que requiere toda mi atención y creatividad, lo trato por la mañana. Si es un trabajo más diligente que no requiere dominio creativo, lo hago por la tarde. Pero en ambos casos es importante lo siguiente: trato de mantener constante el tiempo y la duración de trabajo. Siempre es sorprendente lo mucho que se puede lograr si trabajo constantemente en ello durante una hora todos los días.

El trabajo dura tanto como quieras dedicarle

Sea como sea, es una buena idea reflexionar sobre el tiempo que quieres invertir en una tarea antes de ponerte con ella. Estoy seguro de que ya has vivido esto: una tarea suele llevarte una hora, pero si solo tienes media hora para hacerla, la harás.

Consejo: ¿Trabajas como autónomo? Luego hay una serie de factores de estrés que no tienen por qué serlo. En este post te cuento cómo evitar los típicos errores de los autónomos.

Aquí, por supuesto, es importante establecer las prioridades adecuadas: se trata de limitar claramente y con precisión las tareas que contribuyen poco a nuestra productividad. O que no son realmente importantes.

El maravilloso mundo del registro del tiempo

También implica aprender más sobre lo que realmente se gasta tu tiempo. El tema del seguimiento del tiempo también es algo contra lo que algunas personas luchan con uñas y dientes. Existen herramientas para ello, pero a veces basta con una simple hoja de recuento.

Con el seguimiento del tiempo, aprendes rápida y claramente dónde se esfuma tu productividad. Después de todo, estamos rodeados de muchas distracciones. Muchos dispositivos y servicios digitales usan deliberadamente los mismos trucos que los casinos. En un abrir y cerrar de ojos consultamos nuestra bandeja de entrada de correo electrónico o miras "un poquillo" las novedades en Twitter. A menudo, no somos conscientes de esto.

No hay tensión sin relajación

En este sentido también se aplica lo siguiente: no te volverás más productivo si únicamente te concentras en el trabajo, sin descanso o distracción. Tu cerebro también necesita momentos de relajación. A veces necesitamos recargar nuestras baterías. ¡El aburrimiento es valioso!

Es importante saber que todo tiene su tiempo. Por la mañana a trabajar y por la noche a descansar. En resumen, haz tu tarea y luego recompénsate conscientemente con un descanso.

El "flow" mágico productivo

A veces, habrás experimentado que trabajas productivamente y el tiempo vuela. Es como si estuvieras volando hacia tu destino en un túnel. En otras palabras, estás "en flow". Este sentimiento surge cuando podemos dedicarnos a una tarea que nos interesa y nos desafía, sin ser molestados.

De vez en cuando este flujo necesita un pequeño empujón. Un consejo que funciona bien para mí: dale a esto una cantidad limitada de tiempo primero, digamos 30 minutos. Con un poco de suerte estaré en este "flow" antes de eso. Y entonces podría ser capaz de hacer en una hora lo que he estado posponiendo durante días. Y si no, he trabajado en ello durante al menos 30 minutos, ¡es mejor que nada!

Si está bien planeado, ya llevas la mitad del trabajo hecho

A menudo se recomienda planificar el día siguiente hábil con antelación, ya sea al final de la jornada laboral actual o por la tarde. La razón: sabes inmediatamente por la mañana lo que tienes que hacer. Y usas tu energía fresca inmediatamente para el trabajo productivo.

Otro punto: nunca programes tu día de trabajo completo. Siempre puede surgir algo inesperado, o tus tareas pueden llevar más tiempo del que pensabas. Si logras hacer mucho menos de lo que planeaste cada día, te frustrarás. La regla general es: planifica dos tercios de tu tiempo, pero no más.

Consejo extra: la "Técnica Pomodoro"

Como habrás notado, en este post no me meto en un solo sistema de productividad como Getting Things Done (GTD). Algunas personas juran por ello. A mí no me funciona especialmente: me parece que estoy gestionando y ordenando mis tareas pendientes más que trabajando en ellas. Por supuesto, eso puede ser muy diferente para usted.

En cualquier caso, es una buena idea adoptar los buenos elementos de los sistemas que te funcionan. Por ejemplo, una idea clave de GTD es crear un lugar fijo para las tareas y las ideas en lugar de tratar de mantener todo en la cabeza. La ventaja es que el cerebro gasta menos energía de procesamiento tratando de no olvidar las tareas pendientes. En su lugar, puede centrarse en tareas importantes o descansar sin obstáculos. Para mí, ese lugar de archivo es Todoist. Hay decenas de alternativas.

Un consejo sobre la productividad que personalmente me ha ayudado mucho es la "técnica Pomodoro". Se remonta a Francesco Cirillo, que usaba un despertador de cocina para dividir su trabajo en períodos de tiempo claros. La idea básica: trabajas en secciones de 25 minutos, seguidas de un descanso de 5 minutos. Una vez que hayas completado cuatro de esas secciones, toma un descanso más largo, por ejemplo, de 20 minutos. Por supuesto, puedes ajustar estos valores, pero debes mantener los intervalos manejables y tener descansos regulares, porque ahí es donde reside el verdadero poder.

También es importante lo siguiente: cada sección está dedicada a una sola tarea predefinida. Se anotan las distracciones internas o externas y se posponen a una pausa o se incluyen en la planificación para más adelante.

Al principio del día (o como se mencionó anteriormente el día anterior) planeas tus tareas por hacer. Al mismo tiempo, define cuánto tiempo (cuántas secciones/"pomodoros") invertirás para cada uno. Después de cada sección pones una marca en tu tarea y ves cuánto tiempo has trabajado en ella.

Más estructura para tus tareas

Este enfoque unifica muchos de los consejos que he escrito aquí:

• Las tareas grandes se dividen en secciones más pequeñas y realizables, lo que las hace más digeribles.
• Es más fácil concentrarse en una sola tarea durante 25 minutos, incluso si te distraes rápidamente.
• Al mismo tiempo, se aprende el tiempo que llevan ciertas actividades. Entonces podrá optimizarlos o, al menos, estimarlos de forma más realista. Este tipo de cálculo del tiempo es especialmente importante para los autónomos, para quienes el tiempo es literalmente dinero.
• Al planificar con antelación, incluyendo la gestión del tiempo, te aseguras de no asumir más de lo que realmente puedes gestionar.
• Por último, pero no menos importante, el sistema se asegura de que te tomes un descanso. Lo confieso: a veces los ignoro cuando estoy "en flow".

En general, tampoco utilizo esta técnica al pie de la letra, porque no me conviene personalmente. Al mismo tiempo, sin embargo, muchos elementos se han convertido en una segunda naturaleza para mí con el tiempo. Por ejemplo, ahora tengo en mi cabeza automáticamente el tiempo que quiero trabajar en una tarea.

Mi conclusión

Una cosa que apenas mencioné en este artículo: Herramientas. Por supuesto, hay docenas, cientos de aplicaciones y servicios en torno a la productividad. Consulte nuestro post Herramientas para WordPress -Profesionales.

Las herramientas pueden ser muy útiles, pero también son una gran manera de distraerse de las cosas importantes y urgentes. Sí, utilizo Todoist, como he mencionado anteriormente. Otros tienen un archivo de texto en su ordenador con el mismo propósito. Algunos usan entradas de calendario. Otros usan lápiz y papel o una pizarra...

Todo esto es secundario. Lo importante es descubrir en primer lugar cómo optimizar tu productividad y qué puede sabotearla. Una vez lo hayas descubierto, encontrarás las herramientas y ayudas adecuadas por ti mismo.

Imágenes: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico