Trabajo totalmente desde casa desde 2014. Al principio como autónoma, más tarde como empleada a tiempo parcial. Personalmente, no podría volver a una oficina. Al mismo tiempo, conozco los retos de trabajar a distancia o temporalmente desde casa. Este es mi informe de experiencia.

Estoy en Raidboxes desde abril de 2019. Por supuesto, me atraen la tarea, el trabajo autónomo en el modelo de holacracia, el equipo joven (yo misma ya no soy la más joven) y el carácter de start-up. Sin embargo, decidí unirme a la empresa por otra razón: Raidboxes me permite trabajar casi totalmente desde casa. Y a tiempo parcial. Justo antes de la pandemia de 2020, muchos hombres eran mirados con extrañeza cuando expresaban este deseo.

Nada de esto supuso un problema para Torben y Johannes de Raidboxes , aunque también son muy conscientes de los retos del trabajo a distancia. Más adelante hablaremos de ello. Hay varias razones por las que los empleados y las empresas deciden trabajar desde casa:

• El equipo no puede encontrar los especialistas requeridos cerca del lugar de trabajo o en las inmediaciones.
• Conscientemente quieres trabajar desde casa. Porque allí puedes concentrarte mejor o eres más flexible en cuanto al tiempo.
• Esta opción es la única manera de poder conciliar la vida privada y profesional. Por ejemplo, en caso de tener niños pequeños o cuando el camino al trabajo toma demasiado tiempo.
• La empresa no tiene una gran oficina local, es operada completamente de manera remota o desde el extranjero.

Por supuesto, no todos los trabajos son adecuados para el modelo a distancia. Pero especialmente en áreas como el marketing (online), el desarrollo de software, la asistencia o las ventas, la mayoría de los trabajos pueden hacerse desde casa, siempre que todos los implicados sean un poco creativos. He aquí las ventajas e inconvenientes del trabajo moderno desde casa. ¿Te interesa este tema? Entonces echa un vistazo a nuestros otros artículos sobre el tema:

• Las herramientas correctas para el teletrabajo
• Liderazgo a distancia: dirigir una agencia independientemente de la ubicación
• Trabajo a distancia: trabajo en red y responsabilidad personal

Ventajas del trabajo a distancia

Lo que más valoro es la flexibilidad que me da trabajar desde casa. No quería renunciar por completo a mi trabajo por cuenta propia. Ahora lo hago como autónoma junto con mi trabajo a tiempo parcial. A menudo tengo que viajar por mi segundo trabajo (imparto seminarios de marketing online). Al mismo tiempo, tengo una hija pequeña a la que cuido en horarios muy distintos. Ninguna de las dos cosas sería posible con un trabajo de oficina tradicional de nueve a cinco.

Además, trabajo en un entorno muy especial. Las empresas que se centran en WordPress no se encuentran en todos los rincones. El modelo remoto me permite trabajar en el entorno que desee. Y al mismo tiempo, puedo conciliar mi vida privada y profesional.

Dependiendo de la situación personal, también hay otras ventajas extra:

• Trabajo concentrado: Esto es muy importante para mí como redactora creativa. De vez en cuando viajo a nuestra oficina de Münster. Allí trabaja un equipo muy comprometido y animado. Lo que a algunas personas les encanta es a veces un infierno para mí. Necesito un silencio casi absoluto para escribir un blog o hacer marketing de contenidos. Ni siquiera los auriculares y similares me ayudan. Trabajar desde casa también puede ser una bendición para las personas muy sensibles o con rasgos autistas.
• Sin desplazamientos: te ahorras los desplazamientos. Solía viajar dos horas de ida y vuelta al trabajo. Eso son 10 horas más de tiempo libre a la semana (convertidas en un trabajo a tiempo completo).
• Tiempo en familia: ¿La guardería cierra a las 4 p.m. en punto y nadie puede hacerse cargo? ¿Eres padre soltero o ves tu ¿Niños solo a diario? ¿Tienes mascotas? Esto suele ser más fácil de conciliar con el trabajo remoto que con un trabajo de oficina clásico.
• Citas privadas: ¿Tienes que aceptar un paquete? ¿Tomarte medio día libre porque hay que leer el contador del agua o entregar la lavadora? ¿Una visita rápida a la peluquería durante el descanso? Todo esto es más fácil desde casa. Pero, por supuesto, no debe irse de las manos y debe estar bien coordinado con tu empleador. En Raidboxes , tenemos un canal a través del cual los trabajadores a distancia pueden conectarse y desconectarse para esos breves descansos de la pantalla. Más sobre esto más adelante.
• Ahorro de costes: Puedes ahorrarte un caro abono de transporte público o innumerables kilómetros en coche si trabajas a distancia. Por otra parte, por supuesto hay costes adicionales para la oficina en casa que no deben subestimarse (electricidad, agua, calefacción, Internet rápido). Puedes deducir de tus impuestos algunos de los gastos de desplazamiento a tu , y en determinadas circunstancias también puedes deducir los gastos de tu oficina en casa. O puedes obtener un subsidio de tu empresa.

El último punto en particular requiere un cálculo preciso. En general, debes sopesar cuidadosamente los pros y los contras. Porque mientras algunas personas agradecen el aislamiento de trabajar desde casa (mejor concentración), otras necesitan interactuar con los demás. Sólo así pueden trabajar de forma creativa.

Consejo: El trabajo a distancia no tiene por qué hacerse desde tu oficina en casa. Si quieres aprovechar las ventajas del modelo sin perder el contacto con tus compañeros, también puedes alquilar total o parcialmente un espacio de coworking. Actualmente existen en las principales ciudades y municipios.

Desafíos para los empleados

"¿Trabajar desde casa? Yo nunca podría hacerlo!". Escucho esta frase en casi todas las conversaciones con amigos y conocidos. Una cosa está clara: No todo el mundo se adapta a este modelo. Por otra parte, puedes acostumbrarte a trabajar desde casa. Sobre todo cuando

• Hay horarios de asistencia regulares en la empresa
• A menudo tienes que viajar para dirigirte a clientes, proveedores, congresos, cursos de formación, etc. por motivos de trabajo
• Tienes un equilibrio a través de un segundo trabajo o a tiempo parcial en el que eres más activo socialmente o tienes suficiente interacción social en tu tiempo libre

Eso también se aplica a mí, aunque tiendo a ser más bien un solitario. Sin los seminarios, en los que entro en contacto con mucha gente diferente, el trabajo sería demasiado solitario para mí. Lo mismo ocurriría sin los días en la oficina de Raidboxes en Münster.

Durante un tiempo, trabajé en una empresa totalmente a distancia. Esto significaba que sólo veía a los demás unas dos veces al año, lo que claramente no era suficiente para mí.

Consejo: tienes que averiguar por ti mismo dónde está el umbral del "dolor". Lo ideal es que trabajes en una empresa que te dé cierta libertad en cuanto al número de días que pasas en la oficina. Al menos, hasta que encuentres el equilibrio adecuado.

Por supuesto, ayuda si no tienes que atravesar Alemania o incluso Europa para llegar a tu empresa. Al mismo tiempo, demasiada proximidad local aumenta la tentación o la presión de estar in situ más a menudo de lo que realmente te gustaría. Como ves, debes abordar un trabajo a distancia con calma. Sobre todo porque las necesidades de tu pueden cambiar con los años.

Algunas preguntas que debes aclarar de antemano:

• Responsabilidad personal: ¿Sabes, por trabajos o proyectos anteriores, que puedes centrarte en una forma de trabajo muy independiente? O, por el contrario, ¿necesitas que alguien en tus sitio te guíe en los pasos y tareas del trabajo?
• Desarrollo profesional: ¿Te "ven" a distancia lo suficiente? ¿Puedes arreglártelas sin la radio del pasillo? Si tienes planes ambiciosos para tu carrera en tu , esto podría ser un problema.
• Reparto de tareas: ¿Se te da bien gestionar las reuniones informativas por teléfono, chat o correo electrónico?
• Infraestructura: ¿Dispones de las herramientas necesarias y de una zona separada para tu home office? Más sobre esto en un momento.
• Cultura empresarial: ¿Los implicados ya tienen experiencia con el trabajo a distancia? ¿Está ya claro qué herramientas se van a utilizar? Más adelante te presentaré algunas de ellas.
• Acuerdos financieros: ¿Quién paga los costes adicionales derivados de un despacho en casa? ¿Está incluido en el salario (más alto)? ¿Existe un presupuesto para viajes al que puedas recurrir para acudir regularmente a la sede de la empresa? ¿Y pasar la noche en los alrededores?

Otro punto que es muy importante: ¿sueles obtener tu contactos sociales de tu entorno profesional? ¿O es tu red privada lo suficientemente fuerte? ¿Las personas que viven contigo te dan suficiente libertad para trabajar desde casa? Bastantes trabajadores a distancia subestiman al principio cuánto afecta un trabajo así a su vida cotidiana personal.

Consejo: Algunos trabajadores a distancia trabajan con total independencia de su ubicación como los llamados nómadas digitales. Lee nuestra entrevista con Michael Hörnlimann. Explica las ventajas y los obstáculos de esta forma de trabajar.

Diferenciar entre trabajo y vida privada

Siempre he mantenido mi vida profesional y privada tan estrictamente separadas como ha sido posible. En la oficina doméstica, esto es esencial, independientemente de si trabajas en casa de forma permanente o de vez en cuando. Sólo con esta separación puedes completar las tareas de tu . Sólo así no correrás el riesgo de tener que encender el ordenador a última hora de la tarde o en tus días libres, o de estar constantemente disponible para tu empleador. Sobre todo, presta atención a lo siguiente:

• Comunicación: Canales separados tu . No utilices tu ordenador particular y tu tu propio smartphone para la comunicación profesional.
• tu Escritorio: Lo mismo se aplica a tu Documentos: ¿Los documentos de trabajo y las facturas personales están volando a lo loco en tu escritorio? No es una buena idea.
• Horario de trabajo: Acuerda con tu empleador cuándo estás disponible y cómo, y cuándo no. Necesitas momentos y espacios en tu entorno privado en los que tú y tu familia no seáis molestados.
• Disponibilidad: Al mismo tiempo, asegúrate de que realmente se puede contactar contigo durante las horas de trabajo acordadas. De lo contrario, deberías "darte de baja". De lo contrario, los empresarios, sobre todo los que no tienen experiencia previa a distancia, sospecharán rápidamente.
• Ahora no: Sin embargo, normalmente necesitas espacios fijos en los que puedas trabajar de forma concentrada. O puedes utilizar herramientas como Slack para señalar que estás ocupado. Consulta la sección correspondiente más abajo.

Videoconferencias y Cía. toleran una profunda intromisión en tu privacidad. A este respecto, tiene totalmente sentido mantener un área separada dentro de tus cuatro paredes.

También ayuda que estés solo en casa mientras trabajas. Aunque normalmente trabajes solo en casa, a veces es inevitable que haya niños presentes, por ejemplo en caso de enfermedad. Esto requiere una buena coordinación, pero también una separación física constante para que puedas seguir trabajando correctamente. Al menos esa es mi experiencia.

Más consejos para la vida diaria como trabajador a distancia:

• Muchas personas se benefician de un flujo de trabajo regular. Si eres uno de ellos, acostúmbrate a un flujo de trabajo regular con horarios fijos, como si tuvieras que conducir hasta una oficina. Así podrás concentrarte mejor en el trabajo.
• No tienes por qué instalar un estudio de trabajo propio, pero necesitas tu propia área y un verdadero escritorio para tu actividad. Al igual que tu jefe, deberías tener en cuenta la ergonomía.
• Trabaja en un entorno ordenado. Debes sentirte cómodo, pero no demasiado. El sofá no es un lugar adecuado para una oficina en casa.
• Poner tu teléfono inteligente privado en otra habitación o colóquelo en silencio / apagado en un cajón o algo así. De lo contrario, te distrae demasiado. Tómate descansos regulares para esto.

Ventajas para las empresas

Conozco muchas empresas que se han establecido de forma moderna y siguen rechazando el trabajo a distancia. Dentro de un momento hablaré de las razones de esto. El modelo tiene algunas ventajas:

• Contratación: Especialmente en el ámbito técnico, probablemente no haya ninguna empresa que no busque desesperadamente trabajadores cualificados. La apertura a los trabajadores a distancia aumenta enormemente el área de captación. Especialmente para las empresas de las zonas rurales.
• Menos esfuerzo: No es necesario trasladarse si alguien quiere trabajar para tu . Esto también permite probar primero una colaboración. Esto puede ahorrar muchas molestias, sobre todo a la hora de encontrar alojamiento, algo problemático hoy en día (al menos en Alemania).
• Modelo de trabajo favorable: El trabajo a distancia puede ahorrarte mucho dinero. No tienes que instalar puestos de trabajo adicionales ni buscar una nueva oficina si los nuevos contratados trabajan desde casa.
• Proximidad al cliente: Si la empresa opera en toda Alemania o Europa: Los trabajadores a distancia pueden estar situados mucho más cerca de los clientes individuales, los proveedores y los nuevos mercados. Puedes aprovecharte de ello.
• Expansión: A largo plazo, incluso se pueden establecer nuevas sucursales de esta manera.

La escasez de mano de obra cualificada es probablemente el punto más importante. Las pequeñas empresas y las start-ups en particular se abren cada vez más al trabajo a distancia, ya que de otro modo no tendrían ninguna posibilidad de cubrir todas sus vacantes. En Raidboxes ocurre algo muy parecido. Encontramos más rápidamente una persona adecuada para puestos importantes.

Consejo: Retener a los buenos empleados es casi más importante y a menudo las empresas lo descuidan. Una compañera nuestra muy apreciada se trasladó de Münster a Hamburgo por motivos personales. Sin el trabajo a distancia, sin duda la habríamos perdido.

Desafíos para las empresas

Por supuesto, el modelo a distancia no siempre es fácil, sobre todo al principio. También puede fracasar si la empresa o las personas implicadas aún no están preparadas para ello. El mayor reto probablemente sea mantener el contacto con las personas de la oficina central:

• Tienen que sentirse integrados en el equipo. Esto no es tan fácil cuando el contacto personal diario desaparece.
• La empresa, igualmente el departamento directivo, deben mantener una buena conexión y sobre todo mucha confianza en ellos.

Los trabajadores a distancia perciben instintivamente si esta confianza se deposita en ellos o no. También se dan cuenta de si son plenamente aceptados por el equipo in situ, si se les considera de segunda clase o si incluso hay envidia hacia ellos. Al fin y al cabo, en casa disfrutan de privilegios que no se aplican en la oficina. Aquí se requiere mucha atención por parte de la dirección, pero también educación. Tienen que comunicar las ventajas del modelo a los trabajadores a distancia y al equipo.

Esto te permite, como trabajador a distancia, mantener el contacto con las personas in situ:

• Tiempos de presencia: Los trabajadores en casa también deben presentarse en la oficina durante algunos días de vez en cuando. La rotación puede hacerse en función de la duración del viaje.
• Actividades sociales: Raidboxes organiza regularmente actos conjuntos de equipo. El esfuerzo necesario para implicarnos aquí a los que estamos fuera no es insignificante. Pero Johannes y Torben han reconocido que es muy importante para la integración.
• Circuitos de retroalimentación: Los trabajadores a distancia no conocen el estado de ánimo en la oficina. También tienen menos idea de si se recibe su trabajo y cómo. Una buena retroalimentación es importante en este caso. Consulta nuestros 10 consejos para mejorar la cultura del feedback.
• Infraestructura: ¿Qué técnicas y herramientas se necesitan para que la colaboración funcione? Esto abarca desde sistemas para videoconferencias hasta la grabación de tiempo opcional.

Lo más importante para los trabajadores a distancia es el acceso a la información. No oigo las discusiones en el trabajo, en la cocina del café o durante la pausa para comer. Allí se explica o se acuerda rápidamente algo que yo debería saber. Debe haber una función o procesos en la empresa que filtren la información importante, la documenten y la coloquen en canales de acceso general. Aquí es donde se necesita la ayuda de los remotos. Son los más rápidos en reconocer dónde se está perdiendo información importante.

Esto lleva tiempo, pero al final todo el mundo se beneficia. Al fin y al cabo, se crea documentación exhaustiva por el camino. Raidboxes resuelve este problema con una wiki interna y grupos especializados en Slack. Consulta la sección "Herramientas y reuniones".

Nota: Las empresas deben establecer por escrito los puntos importantes de la cooperación con los especialistas a distancia. Por ejemplo, en el contrato de trabajo. Esto incluye puntos como los derechos y obligaciones, las horas de trabajo, pero también la cuestión de la protección de datos y el acceso a los datos de los clientes.

¿Los empleados desde casa rinden menos?

La oficina en casa es rechazada por muchas empresas. Esto se debe a que no se puede controlar en la misma medida que a las personas in situ. En algunos lugares hay mucha preocupación por el hecho de que los trabajadores a distancia "se queden de brazos cruzados". Al mismo tiempo, hay estudios que demuestran que, en realidad, los trabajadores a distancia consiguen más. Esto se debe a que a la gente le gusta trabajar en proyectos profesionales en casa por las tardes.

La verdad quedaría en un lugar intermedio. En casa me siento tentado por la idea de sacar al perro a pasear o colgar la ropa sucia, pero para eso están los descansos. Por otro lado, la distracción en el trabajo por parte de otros colegas desaparece. Un punto que no debería pasarse por alto por experiencia. Casi todos los debates técnicos se acaban convirtiendo en bromas privadas en algún momento, y si alguien me interrumpe en mi escritorio, siempre puedo empezar de nuevo desde cero. Los remotos pueden crear un entorno más protegido desde su hogar.

En mi opinión, la discusión sobre dónde se trabaja más o menos no es central. Lo que importa es que mis empleados estén motivados, independientemente de dónde trabajen. Porque evadirse y "tomárselo con calma" también es posible en la oficina. En última instancia, es una cuestión de cultura empresarial. También en este caso, modelos como la holocracia ayudan a fomentar el comportamiento autónomo.

Los trabajadores a distancia que realizan un trabajo satisfactorio y apreciado mostrarán el mismo grado de compromiso. Los trabajadores a distancia suelen ser muy leales. Esto se debe a que aprecian lo que la empresa les ofrece.

Herramientas y reuniones

Necesitas las herramientas adecuadas para integrar a todos en los procesos de trabajo. Depende de tus procesos y del panorama de software existente en tus cuáles son las adecuadas para ti. Aquí tienes una pequeña selección:

• Slack: Slack es un tipo de herramienta de chat para empresas que permite a personas y equipos intercambiar información. También puedes utilizarlo para enviar archivos, crear recordatorios, hacer llamadas de grupo o establecer videoconferencias muy rápidamente. Es adecuado para la comunicación rápida en la oficina, así como para intercambiar información con trabajadores remotos o especialistas externos. En Raidboxes trabajamos muy bien con Slack.
• Videoconferencia: Utilizamos Google Meet para las videoconferencias, a pesar de Slack. Porque la calidad de Slack no siempre es realmente buena. Nuestra sala de conferencias de Münster está equipada con el material adecuado para que podamos vernos los unos a los otros, pero también compartir pantallas (cámaras, micrófono, Airtame). Esto significa que los que están a distancia pueden participar en todas las reuniones si es necesario.
• Salas de reuniones virtuales: Hemos creado salas virtuales para cada ubicación remota en Google Meets. Es muy fácil acceder a ellas a través de un enlace en nuestro WordPress Dashboard . Así puedes reunirte rápidamente con uno o más remotos en "Hamburgo", "Magdeburgo" o "Friburgo".
• Gestión de proyectos: Una buena herramienta de gestión de proyectos es importante para cualquier empresa que trabaje en un entorno técnico y con equipos mixtos. En ella introduzco todas mis tareas. Así, todo el mundo sabe en qué estoy trabajando en todo momento. Y me ayuda a organizarme. Actualmente trabajamos con Asana, pero también he tenido buenas experiencias con Trello.
• Planificación editorial: Los equipos de contenidos distribuidos, en particular, necesitan estar bien organizados. La herramienta clásica en este caso sigue siendo Excel, o Google Sheets como versión moderna. Puedes encontrar innumerables plantillas de planes editoriales en Internet. Asana también ofrece una forma de hacerlo.

Unas palabras más sobre Slack: los canales para grupos y temas son una herramienta importante para evitar el crecimiento incontrolado. Por ejemplo, tenemos un canal donde entramos y salimos para los descansos. E incluso una "cocina de café" para pequeñas charlas. O un canal exclusivamente para temas de marketing. Cada uno puede decidir por sí mismo dónde quiere seguir leyendo.

Ahora hay robots que los trabajadores a distancia pueden utilizar para moverse por la oficina y hablar con otros virtualmente. Consulta este proveedor. Consideramos brevemente la posibilidad de comprar uno. Sin embargo, algunos tenían dudas sobre la protección de datos. En general, debes tenerlas en cuenta con todas las herramientas.

¿Conoces alguna otra herramienta? ¿Qué tan satisfecho estás con las soluciones anteriores? Comparte tus experiencias o consejos en los comentarios.

Mi conclusión

El trabajo a distancia aporta más flexibilidad tanto a los empleados como a las empresas si tienes en cuenta los siguientes consejos:

• Toma tiempo hasta conseguir que todos los procesos han sido adaptados. Al principio, los remotos y los equipos deberían estar en constante intercambio, ver cómo optimizar esta comunicación. Los recursos necesarios deben estar disponibles.
• Necesitas buenos contactos sociales fuera del trabajo si trabajas principalmente desde casa.
• Las informaciones relativas a la empresa deben ser de libre acceso para todos.
• Los trabajadores a distancia deben reunirse regularmente con los equipos de la oficina, además de las reuniones virtuales.
• El modelo a distancia no es adecuado para personalidades emprendedoras muy controladoras.

Te deseo mucho éxito en tu trabajo a distancia o en la creación de un equipo. ¿Tienes alguna pregunta sobre el trabajo a distancia? No dudes en utilizar la función de comentarios. ¿Quieres estar al día de las últimas noticias sobre WordPress y WooCommerce ? Entonces síguenos en Twitter, Facebook o a través de nuestro Newsletter.

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Aquí tienes más enlaces:

• La página de empleos de Raidboxes
• Informe de campo: Trabajar con total independencia de la ubicación como nómada digital
• Atraer a los mejores empleados: Cómo ganar el corazón de la Generación Y
• Holacracia en acción: 5 pasos hacia un equipo de alto rendimiento

para la región de habla alemana:

• Reglas importantes para el trabajo en casa (publicación en alemán)
• Guía: Trabajo a distancia y derecho laboral
• Ventajas y desventajas del modelo de oficina en casa
• Consejos para la deducción fiscal de una sala de estudio

Fotos: Alif Pratama, Shridhar Gupta, Damir Kopezhanov