WooCommerce está orientado al mercado estadounidense. Existen numerosos requisitos legales en la Unión Europea, especialmente en Alemania y Austria. Debes tenerlos en cuenta durante la planificación y el funcionamiento, de lo contrario podrías enfrentarte a advertencias. Te mostramos las normas y los plugins de WordPress más importantes para tu tienda online.
Cualquier tarea es más sencilla que llevar una tienda en línea en el mercado germanoparlante. Ya sea con WordPress u otro sistema. Una actitud equivocada y cuando menos te los esperas te amenazan con advertencias (por parte de competidores, asociaciones de la competencia o de las autoridades), es algo inminente. Esto ocurre sobre todo cuando:
- la sede de tu tienda online reside en la UE o/y
- vendes desde tu tienda a países de la UE.
En ambos casos, no puedes utilizar WooCommerce de forma estándar. Debes hacer los cambios necesarios tú mismo o utilizar las herramientas adecuadas. A continuación encontrarás algunos consejos sobre lo que se necesita. Y te presentaremos plug-ins que te ahorrarán mucho trabajo.
Por favor, ten en cuenta
Textos legales para WooCommerce
El elemento central para que una tienda sea lo más segura posible desde el punto de vista legal -porque, por supuesto, nunca hay seguridad al 100%- es tu textos legales. Por ejemplo, el pie de imprenta o las condiciones generales de contratación (CGC), la política de privacidad y, en algunos países, también la información necesaria sobre la revocación/devolución y el envío. Necesitas estos textos legales en las subpáginas adecuadas de las tiendas online tu , a veces también como información en los correos electrónicos a los clientes de tu . Deben ser fácilmente accesibles y confirmarse o vincularse en puntos importantes del proceso de pedido.
¿Qué es exactamente lo que hay que mencionar en cada uno de los textos legales? Esto dependerá de numerosas especificaciones. Entre otras cosas:
- ¿Cuál es la tu forma legal, qué bienes vendes, los envías o son puramente virtuales (música, descargas)?
- ¿Qué datos de tus clientes son almacenados y procesados y cómo (direcciones IP, datos principales, uso de cookies y otras soluciones de rastreo)?
- ¿Qué servicios externos utilizas para tramitar los pagos o para enviar los productos solicitados?
- ¿Qué proveedores de servicios utilizas para la contabilidad, el cálculo y el procesamiento de impuestos, para la gestión de la relación con los clientes (CRM) o para la gestión de la mercancía?
- ¿Confías en los servicios de la nube para almacenar los datos de los clientes, en qué país se almacenan?
- ¿Qué herramientas utilizas para analizar el comportamiento de los usuarios (Google Analytics, Piwik/Matomo, etc.)?
- ¿Envías newsletter y otros correos a tus clientes?
- ¿Utilizas redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, etc. para tu tienda en línea? ¿Cómo están exactamente integradas desde un punto de vista técnico?
Para la mayoría de los países e idiomas, existen ahora servicios en línea gratuitos o de bajo coste para crear plantillas de muestra adecuadas. Consulta, por ejemplo, el generador de protección de datos de Thomas Schwenke para Alemania, o el artículo sobre la creación de CGC del blog de sevDesk. Sin embargo, con esos textos de muestra no tienes ninguna garantía de que sean realmente válidos para tu propósito. Los documentos creados individualmente por un despacho de abogados son caros, pero suelen ser más seguros para el uso profesional.
WooCommerce y el RGPD
En la Unión Europea, es principalmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el que está causando dolores de cabeza a los propietarios de tiendas. Consulta nuestra RGPD -Guía para agencias y autónomos de WordPress. WooCommerce ha creado su propia actualización aquí con los aspectos básicos más importantes para el cumplimiento de la normativa:
- Es más fácil crear extractos de datos si tus clientes lo solicitan. Según el GDPR, estás obligado a preparar estos extractos en caso de ser requeridos.
- Proceso de aprobación integrado para poder verificar la autorización de las solicitudes de datos entrantes (de acuerdo con el llamado procedimiento de doble opt-in).
- Función de eliminación de datos personales a petición del cliente.
- El anonimato opcional de pedidos.
- Establecimiento de plazos de conservación de determinados datos en WooCommerce.
Los plugins gratuitos como WP RGPD Tools (GDPR) o Borlabs Cookie se encargan de tareas adicionales, como la integración de la información sobre las cookies que cumple con RGPD. También deberías hacer que un abogado los revise. Se aplican directrices especiales a las soluciones de seguimiento como Google Analytics o Facebook Pixel. Puedes encontrar instrucciones especiales para ello en revistas y blogs especializados en el tema del derecho online. Para Alemania, Austria y Suiza, recomiendo el blog de Thomas Schwenke.
En cualquier caso, necesitarás una declaración ampliada de protección de datos en RGPD . Contiene, entre otras cosas, información detallada sobre el tipo de tratamiento de datos en tu empresa y con los proveedores de servicios conectados. Si procede, los clientes de tu deben aceptar el tratamiento de datos por parte de terceros mediante casillas especiales en el proceso de pedido. Pueden ser, por ejemplo, proveedores de servicios de envío a los que transmites información sobre la dirección de los clientes de tus y el pedido.
Si trabajas con empresas externas, es posible que necesites los llamados contratos de tramitación de pedidos. Se trata de acuerdos especiales con los que los socios comerciales de tu garantizan el tratamiento conforme a la protección de datos de los clientes de tus . En algunos países tienes que crear un concepto de protección de datos y nombrar responsables de protección de datos. La Comisión Europea ha facilitado un portal de información sobre todos estos requisitos, y los textos están disponibles en varios idiomas:
Dependiendo de lo estrictas y cambiantes que sean las normativas de tu país, el cumplimiento de las mismas puede convertirse rápidamente en algo excesivo para ti, y arruinar la alegría de tu tienda online. En ese caso, deberías subcontratar esta tarea, y hablaremos de ello más adelante. Asegúrate también de que el alojamiento de WordPress de tu es compatible con RGPD.
Otros requisitos sobre seguridad legal
Para comerciantes que entreguen ciertos bienes digitales a países de la UE, se aplican normas especiales sobre el IVA o el impuesto sobre las ventas de la UE, al menos en el área B2C. El importe del impuesto depende del lugar de residencia del cliente. El reglamento se aplica en todo el mundo, independientemente del lugar donde se encuentre la tienda. Si estas regulaciones te afectan, debes asegurarte de qué precios finales uniformes aparecerán en tu tienda en línea, incluso si hay varias tasas de impuestos de los receptores.
El complejo cálculo del IVA de la UE normalmente sólo puede resolverse con complementos adicionales. Bajo la palabra clave "WooCommerce EU VAT" encontrarás varias extensiones para este propósito en wordpress.org, más sobre esto en un momento.
Dependiendo de la ubicación de tu tienda en línea, de sector comercial, pero también de los pedidos individuales del país de destino, puede haber otras especificaciones. Déjenos aconsejarte cuál de ellas es relevante para ti:
- Impuestos adicionales, por ejemplo, gastos de envío, deben calcularse proporcionalmente en Alemania y Austria, entre otros países. Esto depende de los bienes y las tasas de impuestos en el carrito de compras. Este procedimiento se llama impuesto dividido (Split Tax).
- Cuando tus visitantes añaden productos al carrito de la compra, WooCommerce estima los impuestos aplicables y los gastos de envío hasta que los clientes proporcionan su dirección. En algunos casos, es obligatorio señalarlo.
- Si en tu país existen desgravaciones fiscales para las pequeñas y jóvenes empresas, es posible que haya que integrarlas en WooCommerce (en Alemania: "Kleinunternehmerregelung").
- En el caso de productos que se venden por peso, medida o volumen, algunos países exigen que se indique el precio unitario o un precio básico.
- ¿Distribuyes alimentos, dispositivos médicos o software? Según el país de destino, también hay diferentes requisitos en cuanto a qué información sobre el producto debe estar disponible, dónde y en qué forma. Por ejemplo, información sobre la compatibilidad de los programas informáticos y los libros electrónicos, o sobre los valores nutricionales, los ingredientes, los alérgenos, el contenido de alcohol, el tipo de embalaje, la calidad y los sellos orgánicos, etc., en otro tipo de bienes.
- No solo para los correos electrónicos salientes, sino también para el registro inicial de clientes, se prescribe en muchos casos el procedimiento de doble opción (Double-Opt-In).
A menudo, también tienes que añadir cierta información adicional a los precios en las páginas de los productos y en la caja, incluso en España. Pueden ser:
- El impuesto debido
- El plazo de entrega
- Indicaciones sobre los gastos de envío
- Información sobre el precio básico y el precio por unidad
En algunos mercados objetivo, incluso se prescriben ciertos nombres para el botón de compra. Lo mismo se aplica a las facturas, notas de entrega, cancelaciones y notas de devolución, que suelen crearse directamente desde WooCommerce. Aquí también hay a veces especificaciones obligatorias.
Algunas leyes te obligan a operar tu tienda online con una conexión segura mediante SSL. Sin embargo, esto debería ser algo natural para un portal serio. También minimiza el riesgo empresarial de tu . Google también prefiere los portales que tienen un certificado SSL. Este certificado se incluye siempre en los paquetes de Raidboxes.
Plugins WooCommerce para UE
Como ya puedes ver, los requisitos legales en la UE son especialmente estrictos, sobre todo en Alemania y Austria. También tienes que lidiar con esto si sólo entregas en estos mercados objetivo o si la tienda tu está disponible allí. Hay dos plugins especiales de WooCommerce para el mercado de habla alemana que hacen que tu tienda web cumpla con la ley con poco esfuerzo: Mercado alemán por MarketPress y germanizado por Vendidero.
Las extensiones implementan las siguientes funciones, por ejemplo, con poco esfuerzo de configuración:
- Plantillas de textos jurídicos en los que solo se puede añadir información tuya propia, por ejemplo, tu dirección. Recibirás nuevas versiones de los textos a través de actualizaciones de los textos Plugins legales, que deberás intercambiar tú mismo. Alternativamente, se pueden integrar servicios como las Tiendas Protegidas (Protected Shops), más sobre esto en un momento.
- En todos los lugares legalmente relevantes, se muestra la información adicional necesaria, como los impuestos, los plazos de entrega, los gastos de envío y el "precio por unidad". La disposición en la caja también cumple con los requisitos legales.
- Los plugins personalizan tu tienda online con RGPD, entre otras cosas, casillas de verificación.
- Apoyo al impuesto dividido (Split Tax), por ejemplo, para los gastos o tarifas de envío cargados, y números de factura secuenciales automáticamente.
- Soporte de doble opción (Double-Opt-in-Support) para el registro de clientes.
- Verificación de la edad para los bienes que solo pueden venderse a partir de una determinada edad mínima, como el alcohol o los medios de comunicación individuales.
- Asignación del IVA de la UE y verificación del número de identificación del IVA de la UE (ID UST de la UE).
También hay plugins que admiten el pago por débito directo de la SEPA (por domiciliación), así como la compra a cuenta. También pueden crear facturas, notas de entrega (albaranes) o devolución en PDF diseñadas individualmente. Estos plugins no son solo correos simples más profesionales, sino que además cumplen con las normativas pertinentes.
Ambas soluciones no proporcionan una protección del 100% contra las advertencias. Sin embargo, te ahorrarán mucho trabajo para que tu tienda virtual sea lo más segura posible. Por lo tanto, en cualquier caso, deberías realizar una comprobación final por parte de abogados especializados.
German Market también incluye un cálculo automático del precio básico y un módulo para la Regulación de la Información Alimentaria (LMIV). Esto último es particularmente importante si tiene que proporcionar información sobre los valores nutricionales o calóricos, los alérgenos, los ingredientes, las vitaminas, los minerales, el peso u otra información sobre los productos:
La conexión a sistemas de contabilidad como lexoffice, sevDesk, la contabilidad en línea 1&1 y el sistema de gestión de mercancías Billbee también es particularmente práctica. Tarde o temprano necesitarás estos sistemas para manejar tus finanzas y procedimientos de forma más efectiva. Una conexión automatizada ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores durante la transferencia.
Proveedores de servicios para la seguridad jurídica
Para algunos países e idiomas europeos existen servicios como las Tiendas Protegidas (Protected Shops), el Händlerbund o el bufete de abogados de informática en el caso de Alemania. Estos proporcionan textos legales continuamente actualizados, que hacen que tu tienda online no se vea amenazada por reclamaciones. Es algo realmente práctico: los proveedores tienen interfaces para WooCommerce, de modo que los textos legales se actualizan automáticamente cuando la ley cambia. Esto minimiza considerablemente el esfuerzo administrativo.
Algunos de los textos están disponibles en diferentes idiomas y para diferentes países europeos, incluso si los servicios tienen su sede en Alemania, como es el caso de la Händlerbund:
El multilingüismo de los textos legales es especialmente útil si quiere ofrecer su tienda internacionalmente, o si vendes a la UE desde otros países.
Con algunos de estos proveedores se pueden reservar paquetes adicionales, que incluyen, por ejemplo, asesoramiento jurídico o ayuda en caso de advertencias. Esto puede ser una alternativa a la contratación de su propio bufete de abogados, no solo para las pequeñas tiendas online. En este caso, sin embargo, asegúrate sobre los servicios que son prestados. Por ejemplo, ¿comprueban que las páginas de la tienda se establecen de acuerdo con la ley o que los plugins WordPress están bien integrados y adaptados según la ley? Los grandes comercios suelen seguir aquí un doble enfoque: reservan un servicio (más rentable) para los procesos que pueden ser estandarizados, y para las preguntas posteriores encargan a un bufete de abogados con afinidad en línea.
Conclusión y ayuda
Han surgido a lo largo del tiempo buenas extensiones que hacen que tu tienda WooCommerce resulte lo más segura posible desde el punto de vista legal. Nadie puede ofrecerte una protección del 100%. Sin embargo, deberías obtener ayuda de abogados especialistas adecuados, especialmente al principio. Solo ellos pueden estimar qué medidas adicionales son necesarias para tu modelo de negocio.
Te recomendamos que incluyas el factor "seguridad jurídica" en el cálculo del coste de tu tienda online. Especialmente si no puedes poner en práctica todos los puntos mencionados por ti mismo. En cuanto incluyas el tiempo de trabajo propio de tu , se deberá pagar rápidamente una suma de unos cinco dígitos hasta que la primera versión de tu pueda entrar en funcionamiento. Y el mantenimiento continuo también es bastante caro. Puedes encontrar más información al respecto en el artículo Costes de WooCommerce.
Puedes encontrar más consejos sobre WooCommerce en nuestro libro electrónico de más de 70 páginas WooCommerce para profesionales: tiendas online con WordPress. Está dirigido a freelancers, agencias, profesionales de WP, pero también a principiantes.
Foto colaboradora: Samuel Zeller
