Desde los empresarios hasta las agencias más experimentadas, cada vez más personas utilizan herramientas de gestión práctica. Sin embargo, quienes están muy motivados para apuntarse a decenas de herramientas no se vuelven automáticamente más productivos como resultado. Lea, de elsch&fink, una agencia de WordPress de Münster, ofrece una visión de su vida cotidiana y revela qué herramientas le ayudan a mantener el negocio perfectamente controlado.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack, Zenkit y demás: no son bandas underground ni Pokémon, sino aplicaciones y herramientas de gestión diseñadas para simplificarnos la vida.

La organización y la gestión son importantes en los proyectos web de cualquier tamaño. Pero las herramientas por sí solas no pueden hacer milagros. Porque sólo los que tratan ampliamente con una nueva herramienta y la integran en el flujo de trabajo natural pueden utilizarla de forma rentable, ahorrando tiempo y de forma productiva.

Por eso, hoy voy a dar una visión de nuestro día a día en la agencia elsch&fink y te contamos qué herramientas utilizamos y cómo las utilizamos para ...

• ...inspiración y aportación
• ...comunicación interna
• ...nuestra gestión de proyectos

... con eficacia y sensatez.

1. recoger ideas nuevas e identificar tendencias

Si diseñas sitios web que parecen creados en 1998, los clientes se irán en masa. Los diseñadores y desarrolladores de conceptos tienen que crear sus diseños con el dedo en el pulso del tiempo, reconocer las tendencias y al mismo tiempo destacar entre la multitud. Especialmente la gente de la industria digital vive de la aportación constante para desarrollar ideas inusuales y nuevas.

Pero incluso si eres responsable de la tecnología, la programación o la usabilidad, debes estar al tanto de las últimas actualizaciones de seguridad, de las superficies de ataque de WordPress recién descubiertas o de los últimos hallazgos de la investigación de usuarios.

Una herramienta sencilla y enormemente práctica para recopilar artículos interesantes es Feedly. Incluso en la versión gratuita, puedes seguir hasta 100 publicaciones y blogs y crear feeds de noticias por temas. De esta manera, siempre tienes todo el contenido de tus fuentes favoritas agrupado y entregado en tiempo real.

La conclusión es que si haces un buen trabajo en tu y te mantienes alerta, te enfrentarás a toneladas de contenido cada día. Pero, ¿dónde guardas lo que te resulta especialmente útil?

Controla la sobrecarga de información con las aplicaciones de notas

Para muchos empresarios y profesionales de la web, las aplicaciones para tomar notas como Evernote o OneNote han demostrado su utilidad. Con estas prácticas herramientas, puedes organizar y editar directamente tu ideas, notas y contenidos que encuentres en boletines, feeds y similares. Gracias a la sincronización en todos los dispositivos de tu , también puedes registrar las ideas y los contactos espontáneos en un lugar centralizado cuando estés de viaje.

Para compartir contenidos interesantes en grupos grandes o con compañeros concretos, utilizamos nuestra herramienta de comunicación interna en la agencia, de la que hablaré en un momento.

Básicamente, da igual que registres los hallazgos e ideas de tu en una aplicación, en los marcadores del navegador tu o en un buen cuaderno de notas.

Lo principal es que no sólo registres las nuevas percepciones, sino que las proceses y las transfieras a tu business.

Porque si pierdes el tren de las tendencias y desarrollos actuales, puedes colgar muy pronto tu negocio.

2. ahorrar tiempo y nervios con una comunicación eficaz

Especialmente en los negocios digitales, es importante poder comunicarse de forma rápida, flexible y fiable con tu equipo y tus clientes. En muchos casos, el correo electrónico ya no puede hacerlo.

Todos conocemos el problema de las bandejas de entrada completamente desbordadas en las que los correos importantes se pierden irremediablemente entre el spam, los boletines y las circulares de la lista de distribución interna.

La solución: una herramienta de chat para la comunicación interna. Especialmente para consultas cortas, cambios espontáneos o información para equipos específicos, una herramienta de comunicación ofrece un enorme valor añadido.

Canales de comunicación cortos y rápidos gracias a Slack

En la agencia, utilizamos la herramienta de mensajería Slack exclusivamente para la comunicación interna. Slack. También en el Comunidad WordPress todos los acuerdos, reuniones y proyectos se gestionan íntegramente a través de Slack. El mensajero también se ha establecido ya en grandes empresas, agencias y autónomos probada.

Las ventajas de Slack de un vistazo:

• La bandeja de entrada queda libre para los correos electrónicos importantes de los clientes y socios colaboradores.
• Todos los mensajes se documentan de forma centralizada. Por ejemplo, hemos adquirido la costumbre de publicar breves actas después de las reuniones en el canal de Slack correspondiente.
• Gracias a los canales de chat por temas, todos reciben de forma óptima sólo los mensajes relevantes y se distraen menos del trabajo.
• Los vídeos tontos, los GIFs y demás están reunidos en un solo lugar: el "Canal Ocio".

Incluso una herramienta de chat tiene trampas de productividad

Con un mensajero como Slack, un equipo sólo puede ser tan rápido y flexible como lo permita el miembro más lento del equipo. Por ello, la introducción de una nueva herramienta debe estar bien planificada y acordada con todo el equipo.

Encontrar el número óptimo de canales de Slack es otro reto. Si hay demasiados canales, se corre el riesgo de que muchas cosas se discutan dos veces y la comunicación no sea mucho más eficaz que con los correos electrónicos. Por otro lado, un número demasiado reducido de canales hará que te distraigas con muchos mensajes que no son relevantes para ti.

Para evitar estos errores, toda la estructura de comunicación debe ser evaluada y adaptada regularmente.

3. cómo domesticamos a la bestia de la gestión de proyectos con sólo dos herramientas

Podríamos llenar libros enteros sobre el intento de controlar nuestra propia gestión de proyectos como agencia de nueva creación. La gestión de proyectos es muy amplia y constituye un campo de especialización por derecho propio.

El objetivo de una herramienta de gestión de proyectos es siempre centralizar la planificación y la organización de las tareas.

Para que el equipo trabaje eficazmente, cada miembro necesita una visión de conjunto: ¿En qué punto se encuentra el proyecto? ¿Qué hay que hacer y quién es el responsable? ¿Seguimos dentro del presupuesto? Especialmente en proyectos con varios sitios de WordPress, alcanzarás rápidamente los límites sin una herramienta tu .

No encontrarás la herramienta perfecta de la noche a la mañana

Además de herramientas completas y muy complejas como Redbooth y Campo base también hay alternativas más magras en el mercado, como Trello, Hygger y similares. Son especialmente adecuados si no quieres pelearte con funciones complejas o evitar una curva de aprendizaje pronunciada.

Para los requisitos más básicos, suele bastar con una herramienta que permita definir las tareas, fijar los plazos y asignar los responsables, por ejemplo en forma de listas de comprobación. Además, todos los miembros del equipo deben poder acceder a él de forma local y móvil simultáneamente.

Empezamos con el sistema de notas analógicas, nos perdimos en el caos, probamos varias herramientas (Jira demasiado complicado, Asana demasiado simple en ese momento, Basecamp de alguna manera no es lo nuestro, ActiveCollab bueno, pero no lo suficientemente bueno) y finalmente se decidió por una combinación de Trello y Moco terminó.

Moco ayuda con la adquisición, el seguimiento del tiempo y la facturación

Utilizamos Moco como...

• ... un sistema muy sencillo para que el CRM almacene las direcciones y las vincule a los proyectos.
• ... herramienta de adquisición para crear y gestionar ofertas. Esto nos permite seguir el progreso de nuestros procesos de adquisición.
• ... herramienta de seguimiento de nuestros proyectos: Esto nos permite vigilar siempre el presupuesto de cada proyecto.

El uso de Moco es relativamente autoexplicativo y requiere poca formación. Sin embargo, con Trello es algo diferente.

Trello ayuda a la gestión de tareas

Trello es básicamente una herramienta para listas de tareas, cuya estructura es como una colección de grandes tableros de anuncios: cada tablero (llamado "tablero" en Trello) es un proyecto. Cuelga listas con tarjetas individuales. En cada tarjeta hay una tarea para la que puedes establecer un plazo y asignarla a un miembro del equipo.

El secreto de Trello: el principio Kanban

Al igual que Hygger, Trello se basa en el sistema Kanban, originado en Japón. "Kanban" significa algo así como "escudo, tarjeta". El objetivo de todo esto es mantener los procesos lo más esbeltos, ágiles y rápidos posible.

La idea que hay detrás es bastante sencilla:

1. Mapas: Un proyecto se divide en tareas. Se crea un mapa para cada tarea individual.
2. Listas: Se crean listas en el tablero del proyecto, normalmente llamadas "Por hacer", "En curso" y "Hecho". Por supuesto, el sistema se puede complementar, por ejemplo, con una lista de "Esperando respuesta".
3. Editar: Los equipos y los miembros del personal ahora sacan de forma independiente las tarjetas de "Por hacer", las mueven a "En curso" y, una vez completado el paquete de trabajo, a "Hecho".

Esta forma de trabajar significa que todos los implicados tienen siempre una visión general del estado actual de un proyecto. El alto nivel de responsabilidad personal también mantiene motivados a los miembros del equipo.

Para evitar la congestión del proceso, cada persona sólo puede trabajar en un número limitado de tareas. Cuando los cuellos de botella se hacen evidentes, es necesaria una reestructuración flexible. Las reuniones periódicas de estado apoyan la comunicación dentro del equipo.

Trello también es bueno sin Kanban

El sistema Kanban es especialmente adecuado para proyectos pequeños. Cuando creamos sitios web de WordPress grandes y complejos, no nos basta con una sola tabla. Aquí se necesitarían tantos tableros diferentes que los equipos individuales ya no tendrían una visión de conjunto. Y si tuviéramos un tablero separado para cada equipo, nadie podría vigilar el proyecto general.

De hecho, por eso no utilizamos Trello según el principio de Kanban, sino que creamos listas por áreas de trabajo, por ejemplo, diseño, arquitectura de la información, texto, tecnología y gestión de proyectos. En las reuniones periódicas intercambiamos lo que se está trabajando actualmente.

No importa cómo acabes utilizando Trello: Acuerda con tu equipo una forma coherente de utilizarlo. Si un compañero de un proyecto crea listas según el sistema Kanban y el otro cruza las tareas por temas, no se ayuda a nadie. Trello sólo tiene valor añadido si todos siguen el mismo sistema.

Conclusión: La aplicación correcta es crucial

Lo que no debes hacer ahora es salir corriendo a registrarte en Moco, Trello o Slack sólo porque leas esto. Estas herramientas sólo son útiles si las utilizas con sensatez. En otras palabras, una herramienta debe ayudarte a ahorrar tiempo o mejorar significativamente un proceso para que su uso merezca la pena.

Algunas cosas, como el uso de una herramienta de chat interna, funcionan con relativa claridad. Otras herramientas requieren que el usuario conozca los procesos y métodos de fondo pertinentes. Siempre debes sopesar este esfuerzo con los beneficios. ¿Tienes algún consejo para el uso de herramientas de gestión como Trello y similares? ¡Espero tus comentarios!