Les agences publicitaires et numériques agiles peuvent s'adapter rapidement et de manière flexible aux nouveautés. La proactivité est également un mot-clé qui revient souvent dans la définition de l'agilité. Cependant, tout processus de changement vers une organisation agile soulève des questions importantes. Oliver Wüntsch t'explique dans l'article suivant quelles sont ces questions et ce qui est nécessaire pour une transformation agile réussie.
Quels sont les défis actuels pour les agences de publicité et les agences numériques ?
Quel que soit le secteur, les employés engagés recherchent des entreprises dans lesquelles ils peuvent se réaliser et mettre leurs compétences au service de projets passionnants. Les employés modernes attendent par exemple des réponses claires à des questions telles que "Pourquoi vais-je au travail tous les jours" et "Quelle est notre vision ?
Pour les entreprises et les cadres, il s'agit donc d'une part de répondre aux attentes croissantes de leurs collaborateurs. D'autre part, il s'agit de trouver des solutions créatives de plus en plus rapidement pour répondre aux besoins des clients qui évoluent tout aussi rapidement. Ces derniers attendent d'une agence qu'elle connaisse les dernières possibilités techniques et les souhaits des consommateurs de chaque secteur, qu'elle les comprenne et qu'elle soit en mesure de développer des idées et des concepts.
Les attentes des clients en matière de qualité des produits et des services augmentent constamment. Il faut donc des idées intelligentes autour des nouvelles technologies et des scénarios d'application innovants, par exemple dans les domaines de la réalité augmentée ou de l'impression 3D. En outre, les agences doivent être en mesure de mettre en œuvre les projets correspondants en temps voulu.
Le défi pour les agences est donc de s'adapter aux cycles d'innovation de plus en plus rapides. Si l'on n'est pas en mesure de suivre les nouvelles idées et les nouveaux modèles commerciaux, on perd rapidement le contact - et donc de précieux clients.
Lis ici plus d'informations sur la transformation du monde du travail à l'ère de la numérisation.
Pourquoi la transformation agile est-elle une manière prometteuse de relever ces défis ?
Pour rester compétitives et développer leur succès, les agences sont invitées à se réinventer en permanence et à couvrir constamment de nouveaux domaines de connaissances. Une structure agile et des méthodes de travail autonomes peuvent s'avérer très utiles à cet égard. Bien que le terme "agile" ait perdu de sa signification en raison de son utilisation presque inflationniste, les managers des agences numériques et de publicité devraient tout de même se pencher sur les possibilités de l'agilité pour leur entreprise.
Ainsi, les méthodes de travail agiles permettent une approche très adaptable de la planification et de la mise en œuvre des projets. Comme les clients sont impliqués en permanence dans le processus de création de leur produit, s'ils le souhaitent, l'orientation vers les résultats et donc la satisfaction des clients sont bien plus élevées que dans les structures de projet traditionnelles. Le résultat est un produit final de meilleure qualité, moins de délais de livraison et donc des clients plus satisfaits.
La gestion autonome des employés et des équipes de projet permet également aux agences d'économiser un temps et des capacités précieux, que les chefs de projet peuvent utiliser pour des projets parallèles. En outre, la satisfaction des employés augmente. Ils s'identifient davantage à l'agence grâce au principe de responsabilité individuelle et au pouvoir de décision qui en découle et s'impliquent davantage.
Dans un monde numérisé, la capacité de changement est un avantage concurrentiel important pour les organisations. Pour les entreprises, il s'agit de s'adapter rapidement aux exigences changeantes, d'entraîner les collaborateurs et d'intégrer les innovations.
Souvent, la gestion classique du changement ne suffit plus. Grâce à la transformation agile, les entreprises peuvent réussir à adapter et à améliorer leurs stratégies en permanence.
Qu'est-ce que la gestion agile du changement et quelles sont les méthodes agiles disponibles ?
Les organisations agiles et les équipes agiles sont celles qui agissent rapidement et de manière flexible dans un environnement incertain et en constante évolution, et qui créent une valeur ajoutée pour leurs clients. L'état d'esprit du travail agile est consigné sous forme de quatre exigences dans ce que l'on appelle le "Manifeste Agile" :
- Les gens et leur interaction sont plus importants que les processus et les outils
- Un logiciel qui fonctionne est plus important que la documentation
- La collaboration avec les clients est plus importante que les négociations de contrats.
- Réagir au changement est plus important que de s'en tenir au plan
Les approches, principes et méthodes agiles peuvent être utilisés de différentes manières dans les processus de changement des agences. Un coach qualifié peut t'aider à faire passer toutes les structures de ton entreprise à l'agilité. Voici un exemple de trois méthodes basées sur les principes agiles et qui peuvent être utilisées avec profit dans les agences.
Kanban
La méthode agileKanban se caractérise par une grande transparence dans la collaboration. Sur un tableau Kanban commun, tous les paquets de tâches de l'équipe - qu'il s'agisse de ceux des cadres ou du reste de l'équipe - ainsi que leur statut sont rendus visibles. L'objectif est d'obtenir un flux de travail régulier dans lequel les tâches sont classées par ordre de priorité et traitées.
Scrum
Scrum est particulièrement adapté aux équipes de travail fermées qui travaillent sur un projet. L'équipe Scrum travaille en phases limitées dans le temps, appelées sprints. Après chaque sprint, une version entièrement fonctionnelle du produit est disponible, qui est améliorée et étendue à chaque sprint.
Lean thinking
Les principes et méthodes du Lean Management visent à organiser les processus de manière plus efficace, c'est-à-dire avec le moins d'efforts et de gaspillage possible. Il s'agit donc de réduire les coûts et de raccourcir les processus - par exemple en éliminant la bureaucratie superflue ou les erreurs dans les processus. En même temps, on vise la meilleure qualité possible. Ce processus d'amélioration continue est toujours axé sur les clients. Cela signifie que leurs besoins déterminent ce qui doit être amélioré. L'objectif est toujours d'optimiser la qualité des produits et des services et d'augmenter la satisfaction des clients.
Comment la gestion du changement agile peut-elle aider à réussir la transformation agile ?
Dans la mission de rendre une agence plus agile et donc plus mobile, plus flexible et plus orientée vers le client, les méthodes de gestion du changement classiques et agiles peuvent être utilisées. Il est bien sûr judicieux de donner la priorité aux approches agiles, mais les méthodes de "changement classique" ne doivent pas être laissées de côté.
Comme chaque entreprise est unique, il n'y a pas une seule façon d'atteindre le succès agile. Au lieu de cela, il vaut la peine d'apprendre des autres organisations et d'adapter leur approche à ta propre situation. Ainsi, chaque agence peut réussir à promouvoir le changement progressif ainsi qu'une culture d'amélioration continue.
Il est également important de ne pas considérer le changement comme quelque chose d'achevé après un certain temps. Les changements se produisent continuellement et les méthodes agiles sont liées à l'exigence de les essayer et de les adapter continuellement.
Pour ne pas travailler à l'aveuglette, mais reconnaître les succès et abandonner les erreurs, il est important d'effectuer des mesures quantitatives de son propre travail. Par exemple, les cadres responsables peuvent définir à l'avance le succès ou l'échec de chaque étape à l'aide d'une échelle. Cela permet d'évaluer a posteriori si les différents lots de travail et leurs résultats ont répondu aux attentes ou s'ils sont restés en deçà. Le succès et l'échec du marketing peuvent être mesurés, par exemple, en fonction de la portée des campagnes ou du nombre de réponses à un mailing. Les données ainsi collectées fournissent aux agences de précieuses informations sur les points à améliorer.
La gestion du changement agile visant à la transformation agile de l'entreprise réussit lorsque tous les collaborateurs osent aborder les potentiels de changement avec leurs dirigeants. Les employés qui portent constamment le "chapeau agile" et qui expriment des idées sur les processus qui pourraient être améliorés contribuent efficacement au succès de l'entreprise.
La visualisation du travail est également essentielle. Celle-ci sert à donner à tous les participants un aperçu de l'état des activités. Il est également utile de documenter les processus dans une check-list qui sera complétée au fur et à mesure. Celle-ci contient des notes de soutien sur la manière d'aborder certaines situations, par exemple l'intégration de nouveaux collaborateurs, la répartition des tâches aux heures de pointe ou la planification de la continuité. Ainsi, la valeur de cette information pour l'organisation n'est pas perdue.
Tu trouveras plus d'informations sur la manière dont la gestion du changement agile peut être mise en œuvre avec succès dans ta propre entreprise dans cet article de blog. Si tu ne veux pas te contenter d'une simple information personnelle, tu peux aussi faire appel à un coach Agile qui t'aidera à te transformer en une organisation agile.
Qu'est-ce qui caractérise les entreprises agiles ?
L'utilisation de Scrum ou de Kanban ne suffit pas à faire une agence agile. Au contraire, toutes les approches agiles nécessitent un examen critique et une mise en œuvre progressive. De plus, le chemin vers l'agilité ne commence pas par les approches et les méthodes, mais par la base du travail agile : la culture de travail et de pensée. Après tout, l'agilité est une culture et un mode de pensée globaux, dont la mise en œuvre nécessite une compréhension uniforme de l'agilité par toutes les personnes concernées.
Les agences qui adoptent une gestion agile ont la capacité de réagir de manière flexible et proactive aux changements, ou de procéder de la sorte pour introduire les changements nécessaires. Ainsi, les modèles agiles aident les entreprises à s'orienter et à faire leurs preuves dans un monde économique de plus en plus complexe. Dans beaucoup de ces entreprises, les méthodes de travail agiles sont répandues et visent à briser les structures "sclérosées". Cela vaut pour la gestion de projet, mais aussi pour l'ensemble de la direction de l'entreprise, c'est-à-dire les cadres. Au lieu de rejeter le changement, on l'accueille et on crée de l'espace pour des processus rapides et efficaces. Les changements ne sont pas initiés par la direction, mais par les employés. Au niveau du projet, on utilise par exemple Scrum ou Kanban.
Les organisations agiles sont dynamiques dans leur organisation d'entreprise, elles ne sont pas statiques. Elles sont soumises à des processus de changement permanents et s'adaptent de manière flexible aux besoins internes et externes. La structure de l'entreprise se caractérise par des hiérarchies plates et une auto-organisation, ainsi qu'une proximité particulière avec le client et des processus itératifs.
Quels sont les avantages de la gestion agile du changement par rapport à la gestion classique du changement ?
Pour faire face aux exigences de plus en plus rapides des marchés et des produits, ainsi qu'aux demandes croissantes des clients, les agences doivent avoir la capacité de s'adapter de manière flexible. Bien que le changement soit également l'objectif de la gestion du changement classique, il se déroule dans un contexte de stabilité et de prévisibilité. Le changement est considéré comme quelque chose qui doit être surmonté le plus rapidement possible. La tâche de ce type de gestion du changement est de faire en sorte que la phase d'agitation entre l'état initial et l'état final soit aussi courte que possible.
L'approche agile, en revanche, ne connaît pas de stabilité durable. Celle-ci est remplacée par un état de vérification et d'essai permanent. La nouvelle normalité est un processus permanent d'adaptation à un environnement incertain.
Le processus de changement agile idéal
Étape 1 : Communication aux employés
Une fois que les piliers d'une histoire de changement ont été développés, il faut les présenter aux collaborateurs de l'agence. Pour ce faire, il convient de bien réfléchir à la manière de communiquer l'information. Il faut par exemple se demander s'il suffit que les cadres présentent le message ou s'il est plus judicieux d'organiser un atelier de lancement commun. Dans tous les cas, il devrait y avoir un coup d'envoi clair et un effet de surprise. Les collaborateurs doivent avoir l'impression qu'ils partent ensemble pour un voyage passionnant.
Étape 2 : Créer une compréhension de base de la transformation agile
Tout le monde dans l'entreprise devrait avoir une connaissance de base des principes et méthodes agiles, pourquoi ils sont importants et comment l'agilité fonctionne. Pour diffuser ces connaissances et un sentiment de ce dont il s'agit dans la mise en œuvre quotidienne, on peut par exemple utiliser des concepts d'apprentissage mixte.
Étape 3 : Diffuser l'état d'esprit agile
La condition préalable à la réussite des méthodes agiles est un état d'esprit agile au sein de l'entreprise. Après tout, une bonne culture de l'erreur et du feedback doit déjà exister lorsque l'on commence à travailler avec des prototypes. Cela peut aussi se faire en parallèle : Pendant le travail agile, un état d'esprit agile se développe peu à peu.
Étape 4 : Transformer des projets individuels en méthodes agiles
Pour mettre en œuvre des méthodes agiles au niveau du projet, il faut réfléchir au préalable aux tâches qui se prêtent à un travail avec des méthodes agiles. Il s'agit moins d'activités de routine que de tâches à caractère de projet dont les exigences ne sont pas encore claires et pour lesquelles il faut encore déterminer quelle méthodologie doit être utilisée.
Étape 5 : Utiliser des outils et des méthodes agiles dans toutes les équipes
Dans cette étape, il ne s'agit pas de passer à 100% à l'agilité pour tous les projets. Au lieu de cela, il faut essayer d'appliquer au moins quelques éléments agiles partout. L'objectif est que tous les collaborateurs de tous les secteurs de l'agence aient le sentiment que la manière de travailler change durablement.
Étape 6 : Mettre en place des structures agiles
Les structures agiles se distinguent par leur orientation vers les projets et les clients. Les employés et les équipes de travail ne sont plus dirigés du haut vers le bas, mais sont reliés entre eux par un réseau. Les équipes sont interdisciplinaires et les employés ayant des compétences différentes travaillent ensemble sur un projet ou un client, même s'ils ont des responsabilités différentes.
Étape 7 : Établir des réseaux
Pour que l'état d'esprit agile puisse continuer à s'établir, il faut mettre en réseau les personnes au sein de l'organisation. L'effet positif : le flux d'informations et le travail d'égal à égal sont améliorés et les collaborateurs/trices assument davantage de responsabilités. Il peut être utile, par exemple, de réunir dans un groupe de travail auto-organisé des personnes de différents départements qui voient un certain besoin d'action (par exemple la nécessité d'un nouveau processus).
Étape 8 : Développer une stratégie de ressources humaines adaptée
Surtout si l'entreprise suivait jusqu'à présent des hiérarchies et des règles claires, il est important que le département des ressources humaines reconnaisse également les besoins du changement agile. Il s'agit de rechercher activement de nouveaux collaborateurs/trices qui pensent déjà de manière agile et qui ont de l'expérience en matière d'auto-organisation.
Étape 9 : Rendre les succès visibles et les célébrer
Pour tenir les collaborateurs informés, il faut se demander comment et où les atteindre au mieux. Où l'équipe et les clients peuvent-ils voir que des changements vers le travail agile sont en cours dans l'entreprise et que tout se passe bien ? Que ce soit via LinkedIn, Facebook, via un hub de contenu ou l'intranet de l'entreprise, les possibilités sont nombreuses.
Quelles sont les conditions préalables (readiness) qui devraient être remplies ?
La sensibilisation interne au sujet et la volonté de changement sont indispensables aux processus de changement agile. Même si la première conditionne la seconde, les deux sont nécessaires pour impliquer tous les collaborateurs. Il est également essentiel de créer une culture de confiance mutuelle qui laisse la place à la créativité et à l'initiative de chacun, ainsi qu'aux erreurs.
Le succès de l'agilité dépend donc des dirigeants qui veulent le changement et qui font confiance à leurs collaborateurs, qui accordent de la liberté pour les expériences de changement et qui soutiennent leur équipe dans les moments critiques. Dans un deuxième temps, ce sont les collaborateurs qui comptent. Ils doivent être curieux, expérimenter, penser différemment et faire preuve de persévérance et d'une certaine tolérance à la frustration. L'idéal est d'avoir des personnes qui veulent développer des idées et qui sont capables de les transformer en réalité dans le cadre d'un processus laborieux de tâtonnements et d'erreurs.
