Comment la transformation agile rend votre agence flexible et adaptée à l'avenir

Oliver Wüntsch Dernière mise à jour le 01.03.2021
9 Min.
Faire de votre agence une organisation agile
Dernière mise à jour le 01.03.2021

Les agences de publicité et numériques agiles peuvent s'adapter aux changements rapidement et avec souplesse. La proactivité est également un mot clé qui revient souvent dans la définition de l'agilité. Néanmoins, tout processus de changement vers une organisation agile soulève des questions importantes. Dans cet article, Oliver Wüntsch explique ce qu'il en est et ce qui est nécessaire pour une transformation agile réussie.

Quels sont les défis actuels pour les agences de publicité et numériques ?

Quel que soit le secteur d'activité, les employé·e·s engagé·e·s recherchent des entreprises où iels peuvent réaliser leur potentiel et mettre leurs compétences au service de projets passionnants. Par exemple, les employé·e·s modernes attendent des réponses claires à des questions telles que "Pourquoi vais-je travailler tous les jours ?" et "Quelle est notre vision ?".

Pour les entreprises et les directions, il s'agit donc de répondre aux attentes croissantes de leurs salarié·e·s. D'autre part, iels doivent trouver de plus en plus rapidement des solutions créatives pour répondre aux besoins en évolution rapide de leurs client·e·s. Parce qu'iels attendent d'une agence qu'elle connaisse les dernières possibilités techniques et les souhaits des consommateur·rice·s dans le secteur concerné, qu'elle les comprenne et qu'elle soit en mesure de développer des idées et des concepts pour elles et eux.

Les attentes des client·e·s en matière de qualité des produits et des services sont en constante augmentation. Par conséquent, les idées ingénieuses autour des nouvelles technologies et les scénarios d'application innovants, par exemple dans les domaines de la réalité augmentée ou de l'impression 3D, sont très demandés. En outre, les agences doivent être en mesure de mettre en œuvre les projets correspondants en temps voulu. 

Le défi pour les agences est de s'adapter aux cycles d'innovation toujours plus rapides. Celles et ceux qui ne sont pas capables de suivre les nouvelles idées et les nouveaux modèles commerciaux seront rapidement largué·e·s et perdront par la même occasion de précieux·ses client·e·s. 

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Pourquoi la transformation agile est-elle un moyen prometteur de relever ces défis ?

Afin de rester compétitives et d'étendre leur succès, les agences doivent constamment se réinventer et couvrir de nouveaux domaines de connaissance. Une structure agile et des méthodes de travail autonomes peuvent être très utiles à cet égard. Bien que le terme "agile" ait perdu son sens en raison de son utilisation presque inflationniste, les responsables des agences numériques et publicitaires devraient néanmoins examiner les possibilités d'agilité pour leur entreprise. 

Ainsi, les méthodes de travail agiles permettent une approche extrêmement adaptable de la planification et de la mise en œuvre des projets. Comme les client·e·s - s'iels le souhaitent - sont continuellement impliqué·e·s dans le processus de développement de leur produit, l'orientation vers le résultat et donc la satisfaction du ou de la client·e sont beaucoup plus élevées que dans les structures de projet conventionnelles. Il en résulte un produit final de meilleure qualité, ainsi qu'une réduction des délais de livraison non respectés, et donc une plus grande satisfaction des client·e·s. 

Grâce à l'autogestion étendue des employé·e·s et des équipes de projet, les agences peuvent gagner un temps et des capacités précieuses que les responsables de projet peuvent utiliser pour des projets parallèles. En outre, la satisfaction des employé·e·s augmente. Grâce au principe de responsabilité personnelle et au pouvoir de décision qui y est associé, iels s'identifient plus fortement à l'agence et s'impliquent davantage. 

Dans le monde du numérique, la capacité à changer représente un avantage concurrentiel important pour les organisations. Pour les entreprises, il est important de s'adapter rapidement à l'évolution des besoins, d'amener les employé·e·s avec elles et d'intégrer les innovations.

La gestion classique du changement n'est souvent plus suffisante pour cela. La transformation agile peut aider les entreprises à adapter et à améliorer en permanence leurs stratégies. 

Qu'est-ce que la conduite du changement agile, et quelles sont les méthodes agiles ?

Les organisations et les équipes agiles sont celles qui agissent rapidement et avec souplesse dans un environnement incertain et en constante évolution et qui créent de la valeur ajoutée pour leurs client·e·s. L'esprit du travail agile est défini sous la forme de quatre exigences dans le "Manifeste de l'agilité" :

  • Les personnes et leur interaction sont plus importantes que les processus et les outils
  • Un logiciel qui fonctionne est plus important que la documentation
  • La coopération avec les client·e·s est plus importante que la négociation des contrats
  • Réagir au changement est plus important que de s'en tenir au plan

Les approches, principes et méthodes agiles peuvent être utilisés de nombreuses manières dans les processus de changement des agences. Un·e coach dûment qualifié·e peut t'aider à convertir toutes les structures de ton entreprise à l'agilité. Dans ce qui suit, trois méthodes, basées sur des principes agiles sont décrites à titre d'exemples et peuvent être utilisées de manière rentable dans les agences.

Kanban

La méthode agile Kanban se caractérise par sa grande transparence en matière de collaboration. Dans ce processus, toutes les tâches de l'équipe - qu'il s'agisse de celles des managers ou du reste de l'équipe - ainsi que leur statut sont rendus visibles sur un tableau Kanban commun. L'objectif est de mettre en place un flux de travail cohérent dans lequel les tâches sont hiérarchisées et traitées.

Scrum

Scrum est particulièrement adapté aux équipes fermées travaillant sur un projet. L'équipe Scrum travaille en phases limitées dans le temps, appelées sprints. Après chaque sprint, il existe une version entièrement fonctionnelle du produit, qui est améliorée et étendue à chaque sprint. 

Lean Thinking

Les principes et les méthodes du Lean Thinking visent à organiser les processus de manière plus efficace, c'est-à-dire avec le moins d'efforts et de gaspillage possible. L'objectif est de réduire les coûts et de raccourcir les processus - par exemple, en éliminant la bureaucratie inutile ou les erreurs dans les flux de processus. Dans le même temps, l'objectif est d'atteindre la meilleure qualité possible. Ce processus d'amélioration continue est toujours axé sur le ou la client·e. Cela signifie que leurs besoins déterminent ce qui doit être amélioré. L'objectif est toujours d'optimiser la qualité des produits et des services et d'accroître la satisfaction des client·e·s.

Comment la conduite du changement agile peut-elle contribuer à la réussite de la transformation agile ?

Dans la mission de rendre une agence plus agile et donc plus flexible et orientée vers le ou la client·e, les deux méthodes de gestion du changement, classique et agile, peuvent être appliquées. Bien sûr, il est logique de donner la préférence aux approches agiles, mais les méthodes de "changement classique" ne doivent pas être laissées de côté. 

Parce que chaque entreprise est unique, il n'y a pas de voie unique vers le succès agile. Il vaut mieux apprendre d'autres organisations et adapter leur approche à ta propre situation. C'est ainsi que toute agence peut réussir à favoriser un changement progressif ainsi qu'une culture d'amélioration continue.

Il est également important de ne pas comprendre le changement comme quelque chose qui s'achève après un certain temps. Les changements se produisent continuellement et les méthodes agiles sont associées à l'exigence de les essayer et de les adapter en permanence.

Afin de ne pas travailler à l'aveuglette, mais de reconnaître les succès et d'écarter les erreurs, il est important de procéder à des mesures quantitatives de son propre travail. Par exemple, les gestionnaires responsables peuvent déterminer à l'avance le succès et l'échec de chaque étape à l'aide d'une échelle. Cela peut être utilisé pour évaluer rétrospectivement si les différents lots de travail et leurs résultats ont répondu ou non aux attentes. Le succès et l'échec en matière de marketing peuvent être mesurés, par exemple, par la portée des campagnes ou le nombre de réponses à une campagne de mailing. Les données ainsi recueillies fournissent aux agences des indications précieuses sur les domaines dans lesquels des mesures d'amélioration doivent être mises en œuvre.

La conduite du changement agile dans le but d'une transformation agile de l'entreprise réussit lorsque tous les employé·e·s osent adresser les potentiels de changement à leurs dirigeant·e·s. Les employé·e·s qui portent constamment le "chapeau agile" et qui expriment des réflexions sur les processus qui pourraient être améliorés contribuent efficacement au succès de l'entreprise. 

La visualisation de l'œuvre est également essentielle. Cela permet de donner à tou·te·s les participant·e·s un aperçu de l'état d'avancement des activités. Il est également utile de documenter les processus dans une liste de contrôle, qui est progressivement élargie. Dans cette liste de contrôle, des notes justificatives sont rédigées sur la manière d'aborder certaines situations - par exemple, l'accueil de nouveaux employé·e·s, la répartition du travail pendant les périodes de pointe ou la planification de la continuité. De cette façon, la valeur de ces informations pour l'organisation n'est pas perdue. 

Tu trouveras de plus amples informations sur la manière de mettre en œuvre avec succès la gestion souple du changement dans ta propre entreprise dans cet article de blog. Si tu ne veux pas te contenter de t'informer, tu peux également engager un·e coach agile pour t'aider à transitionner vers une organisation agile.

Qu'est-ce qui distingue les entreprises agiles ?

L'utilisation de Scrum ou de Kanban ne suffit pas à rendre une agence agile. Au contraire, toutes les approches agiles nécessitent un examen critique et une mise en œuvre progressive. En outre, le chemin vers l'agilité ne commence pas avec les approches et les méthodes, mais avec le fondement du travail agile : la culture du travail et de la pensée. Après tout, l'agilité est une culture et une mentalité globale, et sa mise en œuvre nécessite une compréhension unifiée de l'agilité parmi toutes les parties prenantes.

Les agences qui adoptent la gestion agile ont la capacité de réagir de manière flexible, proactive et adaptative au changement, ou de procéder de cette manière afin d'introduire les changements nécessaires. Ainsi, les modèles agiles aident les entreprises à naviguer et à prospérer dans le monde des affaires de plus en plus complexe. Dans beaucoup de ces entreprises, les méthodes de travail agiles sont répandues, qui visent à briser les structures "incrustées". Cela s'applique à la gestion des projets, mais aussi à l'ensemble de la direction de l'entreprise, c'est-à-dire aux cadres. Au lieu de rejeter le changement, ils l'accueillent favorablement et créent un espace pour des processus rapides et efficaces. Les changements ne sont pas initiés par le niveau de la direction, mais par les employés. Au niveau des projets, on utilise à cet effet des Scrum ou des Kanban.

Les organisations agiles sont dynamiques dans leur organisation d'entreprise, et non pas statiques. Ils sont soumis à des processus de changement constant et s'adaptent avec souplesse aux exigences internes et externes. La structure de l'entreprise est caractérisée par des hiérarchies plates et une auto-organisation ainsi qu'une proximité particulière avec les clients et des processus itératifs. 

Quels sont les avantages de la gestion souple du changement par rapport à la gestion classique du changement ? 

Afin de faire face aux demandes toujours plus rapides des marchés et des produits ainsi qu'aux exigences croissantes des clients, les agences doivent pouvoir s'y adapter avec souplesse. Bien que le changement soit également l'objectif de la gestion classique du changement, il se déroule dans un contexte de stabilité et de prévisibilité. Le changement est considéré comme une chose à surmonter le plus rapidement possible. La tâche de ce type de gestion du changement consiste à rendre la phase de désaccord entre l'état initial et l'état cible aussi courte que possible.

L'approche agile, en revanche, ne connaît pas de stabilité durable. Cette situation est remplacée par un état de tests constants et d'essais et d'erreurs. La nouvelle normalité est un processus permanent d'adaptation à l'environnement incertain.

Le processus de changement agile idéal

Étape 1 : Communication aux employés

Une fois que les pierres angulaires d'une histoire de changement ont été élaborées, il est important d'en faire part aux employés de l'agence. Pour ce faire, vous devez d'abord réfléchir à la manière dont cela doit être communiqué. Par exemple, il est important de se demander s'il est suffisant que les gestionnaires présentent le message ou si un atelier de lancement conjoint serait plus judicieux. Dans tous les cas, le signal de départ doit être clair et avoir un effet "wow". Les employés doivent avoir le sentiment d'entreprendre ensemble un voyage passionnant. 

Etape 2 : Créer une compréhension de base de la transformation agile

Chacun dans l'entreprise doit avoir une connaissance de base de ce que sont les principes et les méthodes agiles, pourquoi ils sont importants et comment fonctionne l'agilité. Afin de diffuser ces connaissances et de faire comprendre les enjeux de la mise en œuvre au quotidien, il est possible d'utiliser des concepts d'apprentissage mixte, par exemple.

Étape 3 : Répandre l'esprit d'agilité

Une condition préalable au succès des méthodes agiles est un état d'esprit agile dans l'entreprise. Après tout, il devrait déjà y avoir une bonne culture de l'erreur et du retour d'information lorsqu'il s'agit de travailler avec des prototypes. Cela peut également être réalisé en parallèle : Au cours d'un travail agile, une mentalité agile se développe progressivement.

Étape 4 : Convertir les projets individuels en méthodes agiles

Afin de mettre en œuvre des méthodes agiles au niveau du projet, il est important de réfléchir à l'avance aux tâches qui se prêtent au travail avec des méthodes agiles. Il s'agit moins d'activités de routine que de tâches à caractère de projet, dont les exigences ne sont pas encore claires et pour lesquelles la méthodologie à utiliser doit encore être précisée. 

Étape 5 : Mettre en œuvre les outils et méthodes Agiles dans toutes les équipes

Cette étape ne consiste pas à convertir tous les projets à 100 % à l'agile. Au lieu de cela, vous devriez essayer d'appliquer au moins des éléments agiles individuels partout. L'objectif est que tous les employés de tous les secteurs de l'agence aient le sentiment que la façon de travailler change à long terme.

Étape 6 : Introduire des structures agiles

Les structures agiles se caractérisent par leur orientation projet et client. Les employés et les équipes de travail ne sont plus contrôlés de haut en bas, mais sont reliés entre eux comme un réseau. Les équipes sont interdisciplinaires et donc des employés ayant des compétences différentes travaillent ensemble sur un projet ou un client - même s'ils ont des responsabilités différentes. 

Étape 7 : Établir des réseaux

Pour que la mentalité agile s'installe davantage, il est important de mettre en réseau les personnes de l'organisation. L'effet positif : la circulation de l'information et le travail au niveau des yeux sont améliorés et les employés assument davantage de responsabilités personnelles. Par exemple, il peut être judicieux de réunir des personnes de différents services qui voient un certain besoin d'action (par exemple, la nécessité d'un nouveau processus) dans un groupe de travail auto-organisé.

Étape 8 : Élaborer une stratégie du personnel adaptée

Surtout si l'entreprise avait l'habitude de suivre des hiérarchies et des règles claires, il est important que le service des ressources humaines reconnaisse également les besoins de changement agile. Il s'agit de rechercher activement de nouveaux employés qui pensent déjà agile et qui ont une expérience de l'auto-organisation. 

Étape 9 : Rendre les succès visibles et les célébrer

Afin de tenir les employés au courant, vous devez vous demander comment et où vous pouvez les joindre au mieux. Où l'équipe et les clients peuvent-ils voir que des changements vers le travail agile ont lieu dans l'entreprise et que tout va bien ? Que ce soit via LinkedIn, Facebook, un centre de contenu ou l'intranet de l'entreprise, les possibilités sont nombreuses.

Quelles sont les conditions à remplir (état de préparation) ?

La sensibilisation interne au sujet et la volonté de changement sont indispensables pour des processus de changement agiles. Même si le premier exige le second, les deux sont nécessaires pour faire venir tous les employés. Une culture de confiance mutuelle est également indispensable, dans laquelle il y a place pour la créativité et l'initiative de l'individu ainsi que pour les erreurs. 

Les facteurs décisifs de la réussite agile sont donc les cadres qui souhaitent le changement et qui font confiance à leurs employés, qui laissent la liberté d'expérimenter le changement et qui soutiennent leur équipe dans les moments critiques. La deuxième étape dépend des employés. Ils doivent être curieux et désireux d'expérimenter, sortir des sentiers battus, mais aussi faire preuve d'endurance et d'une certaine tolérance à la frustration. Les idéaux sont des personnes qui veulent développer davantage leurs idées et sont capables de les concrétiser dans un processus laborieux d'essais et d'erreurs. 

Tes questions au sujet de l'article

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Oliver Wüntsch est un expert en gestion agile du changement. Depuis 2008, en tant que coach commercial et consultant en processus, il a soutenu avec succès des agences publicitaires et numériques, des cadres créatifs et des fondateurs de startups dans des processus de changement difficiles et des situations décisionnelles complexes. L'agilité de la pensée et les principes de travail allégés sont pour lui les réponses les plus efficaces à la numérisation croissante des marchés.

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