Faire de votre agence une organisation agile

Comment la transformation agile rend ton agence flexible et prête pour l'avenir

Les agences publicitaires et numériques agiles peuvent s'adapter rapidement et de manière flexible aux nouveautés. La proactivité est également un mot-clé qui revient souvent dans la définition de l'agilité. Néanmoins, tout processus de changement vers une organisation agile soulève des questions importantes. Oliver Wüntsch t'explique dans l'article suivant quelles sont ces questions et ce qui est nécessaire pour une transformation agile réussie.

Quels sont les défis actuels des agences de publicité et des agences numériques ?

Quel que soit le secteur d'activité, les collaborateurs engagés recherchent des entreprises dans lesquelles ils peuvent se réaliser et mettre leurs compétences au service de projets passionnants. Les employés modernes attendent par exemple des réponses claires à des questions telles que "Pourquoi vais-je au travail tous les jours ?" et "Quelle est notre vision ?".

Pour les entreprises et les cadres, il s'agit donc d'une part de répondre aux attentes croissantes de leurs collaborateurs. D'autre part, il s'agit de trouver de plus en plus rapidement des solutions créatives pour répondre aux besoins des clients, qui évoluent tout aussi rapidement. En effet, ces derniers attendent d'une agence qu'elle connaisse les dernières possibilités techniques et les souhaits des consommateurs de la branche concernée, qu'elle les comprenne et qu'elle puisse développer des idées et des concepts en conséquence.

Les attentes des clients en matière de qualité des produits et des services sont en constante augmentation. Il faut donc des idées intelligentes autour des nouvelles technologies et des scénarios d'application innovants, par exemple dans les domaines de la réalité augmentée ou de l'impression 3D. En outre, les agences doivent être en mesure de mettre en œuvre les projets correspondants dans les meilleurs délais. 

Le défi pour les agences consiste donc à s'adapter aux cycles d'innovation de plus en plus rapides. Celles qui ne sont pas en mesure de suivre le rythme des nouvelles idées et des nouveaux modèles commerciaux perdent rapidement le contact - et donc de précieux clients. 

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Pourquoi la transformation agile est-elle un moyen prometteur de relever ces défis ?

Pour rester compétitives et développer leur succès, les agences sont invitées à se réinventer en permanence et à couvrir en permanence de nouveaux domaines de connaissances. Une structure agile et des méthodes de travail autonomes peuvent s'avérer très utiles à cet égard. Bien que le terme "agile" ait perdu de sa signification en raison de son utilisation presque inflationniste, les managers des agences numériques et publicitaires devraient tout de même se pencher sur les possibilités offertes par l'agilité pour leur activité. 

Ainsi, les méthodes de travail agiles permettent une approche extrêmement adaptable de la planification et de la mise en œuvre des projets. Comme les clients sont impliqués en permanence - s'ils le souhaitent - dans le processus de création de leur produit, l'orientation sur les résultats et donc la satisfaction des clients sont bien plus élevées que dans les structures de projet traditionnelles. Il en résulte un produit final de meilleure qualité et moins de retards dans les délais de livraison, et donc des clients plus satisfaits. 

La gestion autonome des collaborateurs et des équipes de projet permet également aux agences d'économiser un temps et des capacités précieux, que les chefs de projet peuvent consacrer à des projets parallèles. A cela s'ajoute la satisfaction croissante des collaborateurs. Ceux-ci s'identifient davantage à l'agence et s'impliquent davantage grâce au principe de responsabilité individuelle et au pouvoir de décision qui en découle. 

Dans un monde numérisé, la capacité de changement représente un avantage concurrentiel important pour les organisations. Pour les entreprises, il s'agit de s'adapter rapidement aux exigences changeantes, d'entraîner les collaborateurs et d'intégrer les innovations.

Souvent, la gestion classique du changement ne suffit plus. La transformation agile permet aux entreprises d'adapter et d'améliorer continuellement leurs stratégies. 

Qu'est-ce que la gestion agile du changement et quelles sont les méthodes agiles disponibles ?

Les organisations et les équipes agiles sont celles qui agissent de manière rapide et flexible dans un environnement incertain et en constante évolution, et qui créent une valeur ajoutée pour leurs clients. L'état d'esprit du travail agile est défini sous la forme de quatre exigences dans le "Manifeste agile" :

  • Les personnes et leur interaction sont plus importantes que les processus et les outils
  • Un logiciel qui fonctionne est plus important que la documentation
  • La collaboration avec les clients est plus importante que les négociations contractuelles
  • Réagir au changement est plus important que de s'en tenir à son plan

Les approches, principes et méthodes agiles peuvent être utilisés de diverses manières dans les processus de changement des agences. Un coach qualifié en la matière peut t'aider à faire passer toutes les structures de ton entreprise à l'agilité. Ci-dessous, nous décrivons à titre d'exemple trois méthodes qui reposent sur les principes agiles et qui peuvent être utilisées avec profit dans les agences.

Kanban

La méthode agileKanban se caractérise par sa grande transparence dans la collaboration. Pour cela, tous les paquets de tâches de l'équipe - qu'il s'agisse de ceux des cadres ou du reste de l'équipe - ainsi que leur statut sont rendus visibles sur un tableau Kanban commun. L'objectif est d'obtenir un flux de travail régulier, dans lequel les tâches sont classées par ordre de priorité et traitées.

Scrum

Scrum est particulièrement adapté aux équipes de travail fermées qui travaillent sur un projet. L'équipe Scrum travaille en phases limitées dans le temps, appelées "sprints". Après chaque sprint, une version entièrement fonctionnelle du produit est disponible, qui est améliorée et étendue à chaque sprint. 

Lean thinking

Les principes et méthodes du Lean Management visent à organiser les processus de manière plus efficace, c'est-à-dire avec le moins d'efforts et de gaspillage possible. Il s'agit donc de réduire les coûts et de raccourcir le déroulement des processus - par exemple en supprimant la bureaucratie superflue ou les erreurs dans le déroulement des processus. Parallèlement, on s'efforce d'obtenir la meilleure qualité possible. Ce processus d'amélioration continue est toujours axé sur les clients. Cela signifie que ce sont leurs besoins qui déterminent ce qui doit être amélioré. L'objectif est toujours d'optimiser la qualité des produits et des services et d'augmenter la satisfaction des clients.

Comment la gestion du changement agile peut-elle aider à réussir la transformation agile ?

Dans le cadre de la mission consistant à rendre une agence plus agile et donc plus mobile, plus flexible et plus orientée vers le client, les méthodes de gestion du changement classiques et agiles peuvent être utilisées. Il est bien sûr judicieux de donner la préférence aux approches agiles, mais les méthodes de "changement classique" ne doivent pas être laissées de côté. 

Étant donné que chaque entreprise est unique, il n'existe pas de voie unique vers le succès agile. Au lieu de cela, il vaut la peine d'apprendre des autres organisations et d'adapter leur approche à sa propre situation. Ainsi, chaque agence peut réussir à promouvoir le changement progressif ainsi qu'une culture d'amélioration continue.

Il est également important de ne pas considérer le changement comme quelque chose d'achevé après un certain temps. Les changements se produisent en permanence et les méthodes agiles sont liées à l'exigence de les essayer et de les adapter en permanence.

Afin de ne pas travailler à l'aveuglette, mais de reconnaître les succès et d'abandonner les erreurs, il est important d'effectuer des mesures quantitatives de son propre travail. Par exemple, les cadres responsables peuvent définir à l'avance le succès ou l'échec de certaines étapes à l'aide d'une échelle. Celle-ci permet d'évaluer a posteriori si les différents lots de travail et leurs résultats ont répondu aux attentes ou s'ils sont restés en deçà. Le succès et l'échec du marketing peuvent par exemple être mesurés en fonction de la portée des campagnes ou du nombre de réactions à un mailing. Les données ainsi collectées fournissent aux agences des informations précieuses sur les points à améliorer.

La gestion agile du changement visant à la transformation agile de l'entreprise réussit lorsque tous les collaborateurs osent aborder les potentiels de changement avec leur direction. Les collaborateurs qui portent en permanence la "casquette agile" et qui expriment des idées sur les processus qui pourraient être améliorés contribuent efficacement au succès de l'entreprise. 

La visualisation du travail est également essentielle. Celle-ci permet à tous les participants d'avoir un aperçu de l'état des activités. Il est également utile de documenter les processus dans une check-list qui sera complétée au fur et à mesure. Celle-ci contient des notes d'appui sur la manière d'aborder certaines situations, par exemple l'intégration de nouveaux collaborateurs, la répartition des tâches aux heures de pointe ou la planification de la continuité. Ainsi, la valeur de ces informations pour l'organisation n'est pas perdue. 

Tu trouveras plus d'informations sur la manière dont la gestion du changement Agile peut être mise en œuvre avec succès dans ta propre entreprise dans cet article de blog. Pour ceux qui ne veulent pas se contenter d'une simple information personnelle, il est également possible de faire appel à un coach Agile qui les aidera à se transformer en une organisation Agile.

Qu'est-ce qui caractérise les entreprises agiles ?

L'utilisation de Scrum ou de Kanban ne suffit pas à faire une agence agile. Au contraire, toutes les approches agiles nécessitent un examen critique et une mise en œuvre progressive. En outre, le chemin vers l'agilité ne commence pas par les approches et les méthodes, mais par le fondement du travail agile : la culture de travail et de pensée. Après tout, l'agilité est une culture et un mode de pensée globaux, dont la mise en œuvre nécessite une compréhension uniforme de l'agilité par toutes les personnes concernées.

Les agences qui adoptent une gestion agile ont la capacité de réagir de manière flexible, proactive et adaptable aux changements ou de procéder de la sorte pour introduire les changements nécessaires. Les modèles agiles aident ainsi les entreprises à s'orienter et à faire leurs preuves dans un monde économique de plus en plus complexe. Dans de nombreuses entreprises, les méthodes de travail agiles sont répandues et visent à briser les structures "sclérosées". Cela vaut pour la gestion de projet, mais aussi pour l'ensemble de la direction de l'entreprise, c'est-à-dire les cadres. Au lieu de rejeter le changement, on l'accueille et on crée de l'espace pour des processus rapides et efficaces. Les changements ne sont pas initiés par la direction, mais par les collaborateurs. Au niveau des projets, on utilise par exemple Scrum ou Kanban.

Les organisations agiles sont dynamiques et non statiques dans leur organisation. Elles sont soumises à des processus de changement permanents et s'adaptent ainsi de manière flexible aux besoins internes et externes. La structure de l'entreprise se caractérise par des hiérarchies plates et une auto-organisation, ainsi que par une proximité particulière avec le client et des processus itératifs. 

Quels sont les avantages de la gestion agile du changement par rapport à la gestion classique du changement ? 

Pour faire face aux exigences de plus en plus rapides des marchés et des produits, ainsi qu'aux demandes croissantes des clients, les agences doivent être capables de s'y adapter avec souplesse. Certes, le changement est également l'objectif de la gestion classique du changement, mais il se déroule dans un contexte de stabilité et de prévisibilité. Le changement est perçu comme quelque chose qu'il faut surmonter le plus rapidement possible. La tâche de ce type de gestion du changement est de rendre la phase d'agitation entre l'état initial et l'état cible aussi courte que possible.

La démarche agile, en revanche, ne connaît pas de stabilité durable. Celle-ci est remplacée par un état de vérification et de tâtonnement permanents. La nouvelle normalité est un processus permanent d'adaptation à un environnement incertain.

Le processus de changement agile idéal

Étape 1 : Communication aux collaborateurs/trices

Une fois que les piliers d'une histoire de changement ont été développés, il s'agit de les communiquer au personnel de l'agence. Pour ce faire, il convient de bien réfléchir à la manière de communiquer. Il faut par exemple se demander s'il suffit que les cadres présentent le message ou s'il est plus judicieux d'organiser un atelier de lancement commun. Dans tous les cas, il devrait y avoir un coup d'envoi clair avec un effet "wow". Les collaborateurs doivent avoir l'impression qu'ils partent ensemble pour un voyage passionnant. 

Étape 2 : Créer une compréhension de base de la transformation agile

Tout le monde dans l'entreprise devrait avoir une connaissance de base des principes et méthodes agiles, de leur importance et du fonctionnement de l'agilité. Pour diffuser ces connaissances et une idée de ce dont il s'agit dans la mise en œuvre quotidienne, on peut par exemple utiliser des concepts d'apprentissage mixte.

Étape 3 : Diffuser l'état d'esprit Agile

La condition préalable à la réussite des méthodes agiles est un état d'esprit agile au sein de l'entreprise. Enfin, une bonne culture de l'erreur et du feed-back doit déjà régner lorsque l'on commence à travailler avec des prototypes. Cela peut également se faire en parallèle : Pendant le travail agile, un état d'esprit agile se développe peu à peu.

Étape 4 : Faire passer des projets individuels aux méthodes agiles

Pour mettre en œuvre des méthodes agiles au niveau du projet, il convient de réfléchir au préalable aux tâches qui se prêtent à un travail avec des méthodes agiles. Il s'agit moins d'activités de routine que de tâches à caractère de projet dont les exigences ne sont pas encore claires et pour lesquelles il faut encore déterminer quelle méthodologie doit être appliquée. 

Étape 5 : Utiliser les outils et méthodes Agile dans toutes les équipes

Dans cette étape, il ne s'agit pas de faire passer tous les projets à 100 % en mode agile. Au lieu de cela, il faut essayer d'appliquer partout au moins quelques éléments agiles. L'objectif est que tous les collaborateurs/trices de l'agence aient le sentiment que la manière de travailler change durablement.

Étape 6 : Introduire des structures agiles

Les structures agiles se distinguent par leur orientation vers les projets et les clients. Les collaborateurs et les équipes de travail ne sont plus dirigés du haut vers le bas, mais sont reliés entre eux par un réseau. Les équipes sont interdisciplinaires et des employés aux compétences différentes travaillent ensemble sur un projet ou un client, même s'ils ont des responsabilités différentes. 

Étape 7 : Établir des réseaux

Pour que l'état d'esprit agile puisse continuer à s'établir, il faut mettre en réseau les personnes au sein de l'organisation. L'effet positif : le flux d'informations et le travail d'égal à égal sont améliorés et les collaborateurs assument davantage de responsabilités. Il peut être utile, par exemple, de réunir dans un groupe de travail auto-organisé des personnes issues de différents départements qui voient un besoin d'action particulier (par exemple la nécessité d'un nouveau processus).

Étape 8 : Développer une stratégie de ressources humaines adaptée

C'est justement lorsque l'entreprise suivait jusqu'à présent des hiérarchies et des règles claires qu'il est important que le département des ressources humaines reconnaisse également les besoins du changement agile. Il s'agit de rechercher activement de nouveaux collaborateurs qui pensent déjà de manière agile et qui ont de l'expérience en matière d'auto-organisation. 

Étape 9 : Rendre les succès visibles et les célébrer

Pour tenir les collaborateurs informés, il faut se demander comment et où les atteindre au mieux. Où l'équipe et les clients peuvent-ils voir que des changements vers le travail agile sont en cours dans l'entreprise et que tout se passe bien ? Que ce soit via LinkedIn, Facebook, un hub de contenu ou l'intranet de l'entreprise, les possibilités sont nombreuses.

Quelles sont les conditions préalables (readiness) qui doivent être remplies ?

La sensibilisation interne au sujet et la volonté de changement sont indispensables aux processus de changement agile. Même si la première conditionne la seconde, les deux sont nécessaires pour impliquer tous les collaborateurs. Il est également indispensable d'instaurer une culture de confiance mutuelle qui laisse la place à la créativité et à l'initiative individuelle ainsi qu'aux erreurs. 

Pour réussir dans l'agilité, il est donc essentiel que les dirigeants souhaitent le changement et fassent confiance à leurs collaborateurs, qu'ils leur laissent la liberté d'expérimenter le changement et qu'ils soutiennent leur équipe dans les moments critiques. La deuxième étape concerne les collaborateurs. Ceux-ci doivent être curieux et prêts à expérimenter, à penser hors des sentiers battus, à faire preuve de persévérance et d'une certaine tolérance à la frustration. L'idéal est d'avoir des personnes qui souhaitent développer des idées et qui sont capables de les transformer en réalité dans le cadre d'un processus laborieux de tâtonnements et d'erreurs. 

Tes questions sur la contribution

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