10 conseils pour une meilleure culture du retour d'information  

Johannes Benz Dernière mise à jour le 22.10.2020
7 Min.
Améliorer la culture du retour d'information
Dernière mise à jour le 22.10.2020

Le feedback est en fait une vieille chaussure. Néanmoins, il est trop souvent utilisé à mauvais escient. Si vous avez déjà travaillé dans une véritable culture du feedback, vous savez l'impact transformateur que cela peut avoir. Dans l'article suivant, je vous donnerai dix conseils sur la manière dont vous et votre équipe pouvez améliorer votre culture du retour d'information.

D'une manière ou d'une autre, tout le monde a déjà entendu des commentaires et peut-être aussi les a donnés ou reçus. J'ai moi-même été confronté pour la première fois à une véritable culture du feedback au sein de mon organisation étudiante, l'AIESEC. Pour moi, ce fut une illumination. Un retour d'information ouvert et honnête m'a permis de tirer le meilleur parti de toutes les formations personnelles et professionnelles.

Sur RAIDBOXES , le retour d'information est devenu une partie intégrante de la culture d'entreprise. Dans l'article suivant, je vous donnerai dix conseils pour améliorer encore votre culture du retour d'information.

Pourquoi un retour d'information ?

Le retour d'information est un événement obligatoire dans de nombreuses entreprises. Une fois par an vient la réunion d'évaluation, du moins si le superviseur n'a rien de plus important à faire. Utilisée correctement, la culture du retour d'information apporte les avantages suivants :

  • Les conflits personnels peuvent être résolus plus rapidement et plus efficacement
  • L'agressivité est réduite chez le donneur de feedback avant qu'elle ne s'intensifie
  • Le destinataire du feedback apprend à mieux connaître ses forces et ses faiblesses
  • Le récepteur de retour d'information voit son "angle mort" pointé du doigt(fenêtre Johari)
Les fenêtres de Johari
L'"angle mort" est la zone dont les autres sont conscients, mais dont vous n'êtes pas vous-même conscient.

Conseil n°1 : Prenez des notes avant de commencer

Ce point est souvent négligé ou considéré comme inutile. Bien entendu, vous pouvez spontanément donner à une personne quelques points de retour d'information. Surtout si vous voulez vraiment vous débarrasser de vos critiques.

Toutefois, pour obtenir un retour d'information approprié et équilibré, vous devez prendre au moins dix minutes pour noter les aspects positifs et ceux qui doivent être améliorés. Vous serez étonné de ce que vous pourrez trouver.

Conseil n°2 : Le Power Burger

L'aspect le plus important du retour d'information est la structure et la manière dont il est donné. Le fameux burger de puissance est célèbre ici.

Feedback Power Burger
Une méthode de rétroaction bien connue est le "power burger", également connu sous le nom de "stratégie sandwich".

Dans le cas d'un hamburger, il y a d'abord les petits pains qui enveloppent la viande (la critique). Au début, vous devez dire au destinataire de votre commentaire ce que vous appréciez chez lui et quels sont les aspects positifs à souligner chez lui. Cette première introduction sert à ouvrir l'esprit de l'autre personne et à la mettre plus à l'aise avec les réactions qui suivent.

Surtout si vous êtes vous-même contrarié pour une raison quelconque et que vous vous concentrez beaucoup sur les aspects négatifs, rappelez-vous : il y a toujours des aspects positifs à une personne. Si vous n'arrivez pas à trouver un point précis, vous devriez vous asseoir et y réfléchir.

Voici maintenant la critique, c'est-à-dire la viande dans le burger de rétroaction. Les deux conseils suivants vous donneront des indications encore plus précises sur la meilleure façon de le formuler.

Enfin et surtout, terminez par quelque chose de positif. C'est le dernier pain hamburger et cela complète la conversation. Les deux parties s'éloignent de la conversation en se sentant mieux. Exemple :

"Néanmoins, je suis très heureux de vous avoir comme membre de l'équipe et je suis et je suis très confiant que vous vous en sortirez très bien ici".

Conseil n° 3 : critiquer toujours à la première personne

Avec le feedback, vous ne partagez avec quelqu'un que votre propre perspective subjective. Ici, il n'y a pas de vérité objective en soi, mais tout au plus une intersubjectivité (plusieurs personnes perçoivent les mêmes faits).

Il est donc très important que la critique soit formulée à la première personne. Cela ne va pas du tout de soi, surtout si vous n'avez pas encore donné fréquemment votre avis. Dans notre vie quotidienne, nous communiquons généralement sous la forme "vous".

"Vous êtes paresseux." (Votre point de vue)

"Il me semble que vous pourriez augmenter votre charge de travail." (perspective à la première personne)

Les formulations à la première personne contiennent souvent les phrases suivantes :

"Je perçois ce..."
"De mon point de vue..."
"Il me semble que... !"
"Je me sens..."
"Il me semble que..."

Si votre interlocuteur commence à se disputer avec vous, c'est une bonne indication que vous vous êtes glissé dans la perspective du "vous". Les expressions "vous", en particulier, sont souvent prises comme une attaque.

Conseil n° 4 : donner des suggestions constructives

Dire à l'autre personne ce que vous n'aimez pas est un premier pas. Toutefois, il faut ensuite indiquer concrètement ce que vous souhaitez voir amélioré. Ce n'est qu'alors que le destinataire du retour d'information peut réellement changer quelque chose et répondre à vos attentes à l'avenir.

Exemple : "Je voudrais que vous soyez au bureau au moins de 9h à 18h".

Conseil n° 5 : demandez l'autre perspective

Il convient d'éviter à tout prix les discussions dans vos commentaires. Ils n'ont pas leur place dans une conversation de rétroaction, car le donneur de rétroaction ne partage que sa perception subjective.

Néanmoins, la question suivante a du sens à la fin d'une conversation :

"Qu'en pensez-vous ?"

Vous donnez ainsi à votre interlocuteur l'occasion de partager son point de vue. Dans le meilleur des cas - et cela arrive assez souvent - il voit les choses de la même façon. Si le destinataire du feedback n'est pas d'accord, c'est très bien. C'est à vous de respecter leur perception.

donner un retour d'information
Le récepteur de retour d'information a trois possibilités pour traiter le retour d'information :
1. ajuster la communication

De son point de vue, le retour d'information peut être erroné. Pour lui, cela peut signifier qu'il doit améliorer certains aspects de sa communication afin de créer une perception différente chez l'autre personne.

La personne chargée du retour d'information, par exemple, vient au bureau tous les matins à 7 heures, mais part entre 4h30 et 5 heures. Le fournisseur d'informations en retour se présente toujours au bureau à neuf heures. Afin d'éviter les malentendus, le destinataire du retour d'information pourrait désormais s'assurer de communiquer clairement qu'il est souvent au bureau très tôt. Un exemple de réponse appropriée :

"Je peux comprendre pourquoi cette impression a été créée et j'en tiendrai compte, pour communiquer plus clairement que je travaille en fait déjà beaucoup plus".

2. Ancepter et initier l'amélioration

Dans certaines circonstances, le destinataire du retour d'information partage la critique. Il adapte son comportement en conséquence afin d'améliorer ses performances à l'avenir.

"Je peux comprendre qu'une charge de travail plus lourde soit exigée ici et Je vais bientôt m'impliquer davantage".

3. ne pas adapter la perception et le comportement

Le destinataire du feedback nepartage pas les critiques et ne veut pas adapter son comportement. Cela est également légitime, mais peut avoir des conséquences négatives à long terme.

"De mon point de vue, j'obtiens de très bons résultats en peu de temps et je considère donc ma charge de travail est appropriée".

Conseil n° 6 : Demandez vous-même un retour d'information

Comment instaurer une véritable culture du retour d'information dans l'entreprise ? Une culture où les collègues se donnent aussi des informations en retour et où ce n'est pas toujours le patron qui critique ses employés.  

Puisque nous sommes à RAIDBOXES Holocratie il était logique de réserver un créneau lors des réunions mensuelles de gouvernance pour les discussions de retour d'information. Toutefois, cela n'a pas entraîné de retour d'information supplémentaire.

L'objectif devrait être que chacun ait à la fois donné et reçu un retour d'information. De préférence à plusieurs reprises et de leur propre initiative.

Pour mettre en place une véritable culture du retour d'information, il est recommandé de procéder comme suit :

  • En tant que patron, demandez aux employés de répondre à leurs questions. La conversation de retour d'information peut être conçue dès le départ pour être mutuelle.
  • Donnez vous-même régulièrement votre avis. Si une personne comprend que le retour d'information n'est pas une mauvaise chose et fait partie d'une culture ouverte, elle est plus susceptible de donner elle-même un retour d'information.
  • Toujours mener les discussions ouvertement. Si rien n'est caché, même dans les discussions factuelles, il existe aussi une culture de communication ouverte dans les relations personnelles.
  • Exprimez-vous publiquement contre le blasphème. Le blasphème n'a pas sa place dans une entreprise. Si quelqu'un a des problèmes avec une personne, il faut chercher à obtenir un retour d'information le plus rapidement possible. Cela devrait être précisé directement en public dès les premières tendances au blasphème.

Conseil n° 7 : faire appel à des médiateurs

Il arrive parfois que des conflits particulièrement graves surgissent. Pour ces cas, il devrait y avoir un rôle de médiateur dans l'entreprise qui modère ensuite le processus de retour d'information et prête attention aux points mentionnés ci-dessus.  

Si possible, le médiateur doit avoir une expérience de modération et de retour d'information et ne doit pas faire partie de la direction. Il peut ainsi assurer un équilibre des pouvoirs, même sur des questions critiques.

Conseil n° 8 : donnez également un retour d'information spontané

Une grande erreur est de voir la culture du retour d'information dégénérer en une action formelle. Dans le pire des cas, les gens se réunissent une fois par an et travaillent sur une liste de contrôle sans se parler ouvertement et honnêtement. De nombreux points de l'année sont déjà oubliés et il n'y a pas d'exemples concrets de suggestions d'amélioration. Certaines opinions sur les collègues se sont déjà ancrées parce qu'ils n'ont pas eu l'occasion de corriger leur comportement.

C'est pourquoi il est assez courant, sur RAIDBOXES , qu'une personne reçoive un retour d'information plusieurs fois par trimestre ou qu'elle le demande activement.

Culture du retour d'information

Conseil n° 9 : les réactions ne peuvent être que positives

On pense souvent que les retours d'information doivent être mauvais en soi ou toujours contenir des critiques. À mon avis, ce n'est pas le cas. Les employés particulièrement bons font souvent tout correctement et inspirent les gens en dépassant les attentes et en n'ayant pas besoin de parler beaucoup.

Néanmoins, vous devriez vous asseoir brièvement avec vos collègues au moins une fois tous les six mois et leur dire à quel point vous appréciez leur travail. Il est particulièrement agréable d'apprendre, surtout si des points de critique ont été soulevés dans le passé, qu'ils ne sont plus perçus comme tels et que votre propre développement est apprécié.

Conseil n°10 : Donnez un retour d'information ciblé

Surtout lorsqu'il y a déjà eu de nombreuses discussions de retour d'information, il peut arriver qu'il n'y ait rien de nouveau à se dire. Il est donc important d'inclure un retour d'information dans le développement du personnel.

En fin de compte, il ne sert à rien de lui reprocher constamment les forces et les faiblesses d'un collègue. L'objectif devrait être que chacun travaille en fonction de sa personnalité dans des domaines qui correspondent à ses points forts. Les discussions de retour d'information devraient donc également être l'occasion de modifier les descriptions de poste.

Le retour d'information se fait de préférence sur la base d'un profil des points forts de chaque collègue. Il peut être divisé en compétences professionnelles, sociales, stratégiques, méthodiques et personnelles. Des promotions appropriées peuvent être liées à l'acquisition de compétences. De cette manière, il y a une large transparence dans l'entreprise sur ce qui est attendu. Grâce aux discussions de retour d'information, chaque individu sait alors où il en est, sans être constamment informé des déficits.

Conclusion - Le retour d'information doit être pratiqué

J'espère que vous avez pu retirer un ou deux points pour améliorer encore votre culture du retour d'information (ou celle de votre équipe). Donner et recevoir un retour d'information constructif peut sembler facile au début - en réalité, cependant, cela demande de la sensibilité et de la pratique, surtout lorsqu'il s'agit de critiques négatives.

Comme vous l'avez vu, il y a plusieurs aspects à prendre en compte lorsqu'il s'agit de retour d'information. Dans cette optique, amusez-vous bien à vous entraîner !

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