Culture du feedback

10 conseils pour une meilleure culture du retour d'information  

Le feedback est en fait une vieille chaussure. Néanmoins, il est trop souvent utilisé à mauvais escient. Si vous avez déjà travaillé dans une véritable culture du feedback, vous savez l'impact transformateur que cela peut avoir. Dans l'article suivant, je vous donnerai dix conseils sur la manière dont vous et votre équipe pouvez améliorer votre culture du retour d'information.

D'une manière ou d'une autre, tout le monde a déjà entendu des commentaires et peut-être aussi les a donnés ou reçus. J'ai moi-même été confronté pour la première fois à une véritable culture du feedback au sein de mon organisation étudiante, l'AIESEC. Pour moi, ce fut une illumination. Un retour d'information ouvert et honnête m'a permis de tirer le meilleur parti de toutes les formations personnelles et professionnelles.

Chez Raidboxes , le feedback est devenu une partie intégrante de la culture d'entreprise. Dans l'article suivant, je te donne dix conseils pour améliorer encore plus ta culture du feedback.

Pourquoi un retour d'information ?

Le retour d'information est un événement obligatoire dans de nombreuses entreprises. Une fois par an vient la réunion d'évaluation, du moins si le superviseur n'a rien de plus important à faire. Utilisée correctement, la culture du retour d'information apporte les avantages suivants :

  • Les conflits personnels peuvent être résolus plus rapidement et plus efficacement.
  • Les agressions sont réduites chez le donneur de feedback avant qu'elles ne s'aggravent
  • La personne qui reçoit le feedback apprend à mieux connaître ses forces et ses faiblesses.
  • La personne qui reçoit le feedback se voit montrer son "point aveugle"(fenêtre de Johari).
réactions Culture Johari Window
Le soi-disant "point aveugle" est le domaine que les autres connaissent, mais dont on n'est pas conscient soi-même.

Conseil de feedback #1 : prendre des notes avant de commencer

Ce point est souvent négligé ou considéré comme inutile. Bien sûr, tu peux donner spontanément quelques points de feedback à une personne. Surtout si tu ne veux que faire une critique.

Toutefois, pour obtenir un retour d'information approprié et équilibré, vous devez prendre au moins dix minutes pour noter les aspects positifs et ceux qui doivent être améliorés. Vous serez étonné de ce que vous pourrez trouver.

Conseil de feedback #2 : Le Power Burger

L'aspect le plus important lorsqu'on donne un feedback est la structure et la manière dont il est donné. Célèbre est ici le Power Burger.

Feedback Culture Power Burger
Une méthode de feedback bien connue est le "Power Burger", également connu sous le nom de "stratégie sandwich".

Dans le cas d'un hamburger, il y a d'abord les petits pains qui enveloppent la viande (la critique). Au début, vous devez dire au destinataire de votre commentaire ce que vous appréciez chez lui et quels sont les aspects positifs à souligner chez lui. Cette première introduction sert à ouvrir l'esprit de l'autre personne et à la mettre plus à l'aise avec les réactions qui suivent.

Surtout si vous êtes vous-même contrarié pour une raison quelconque et que vous vous concentrez beaucoup sur les aspects négatifs, rappelez-vous : il y a toujours des aspects positifs à une personne. Si vous n'arrivez pas à trouver un point précis, vous devriez vous asseoir et y réfléchir.

Vient maintenant la critique, c'est-à-dire la viande dans le burger de feedback. Les deux conseils suivants te donnent des indications encore plus précises sur la meilleure façon de les formuler.

Pour finir, tu devrais terminer par quelque chose de positif. C'est le dernier petit pain de burger et il complète la conversation. Les deux parties sortent de la conversation avec un meilleur sentiment. Exemple :

"Néanmoins, je suis très heureux de t'avoir comme membre de l'équipe et je suis très confiant dans ta capacité à t'améliorer considérablement dans ce domaine".

Conseil de feedback #3 : toujours critiquer à la première personne

Avec le feedback, vous ne partagez avec quelqu'un que votre propre perspective subjective. Ici, il n'y a pas de vérité objective en soi, mais tout au plus une intersubjectivité (plusieurs personnes perçoivent les mêmes faits).

Il est donc très important que la critique soit formulée à la première personne. Cela ne va pas du tout de soi, surtout si vous n'avez pas encore donné fréquemment votre avis. Dans notre vie quotidienne, nous communiquons généralement sous la forme "vous".

"Tu travailles de manière bâclée". (Perspective du)

"Il me semble que tu peux encore améliorer ta minutie dans l'exécution des tâches". (Perspective à la première personne)

Les formulations à la première personne contiennent souvent les phrases suivantes :

"Je perçois ceci ..."
"De mon point de vue ..."
"Il me semble que ... !"
"Je me sens ..."
"Il me semble que ..."

Si votre interlocuteur commence à se disputer avec vous, c'est une bonne indication que vous vous êtes glissé dans la perspective du "vous". Les expressions "vous", en particulier, sont souvent prises comme une attaque.

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Conseil de feedback #4 : Donner des suggestions constructives

Dire à l'autre ce que tu n'aimes pas est un premier pas. Mais il faut ensuite indiquer concrètement ce que tu souhaites voir s'améliorer. Ce n'est qu'ainsi que la personne qui reçoit le feedback pourra vraiment changer les choses et répondre à tes attentes à l'avenir.

Exemple : "J'aimerais que tu me laisses regarder ton travail les prochaines semaines pour vérifier la minutie".

Conseil de feedback #5 : Demander l'autre perspective

Lors de ton feedback, il faut absolument éviter les discussions. Elles n'ont pas leur place dans un entretien de feedback, car la personne qui donne le feedback ne fait que partager sa perception subjective.

Néanmoins, la question suivante a du sens à la fin d'une conversation :

"Qu'est-ce que tu en penses ?"

Tu donnes ainsi à ton interlocuteur la possibilité de partager son point de vue. Dans le meilleur des cas - et cela arrive souvent - il est d'accord avec toi. Si la personne qui reçoit le feedback n'est pas d'accord, c'est tout à fait normal. C'est à toi de respecter sa perception.

donner un retour d'information

La personne qui reçoit un feedback a trois possibilités pour gérer le feedback :

1. ajuster la communication

De son point de vue, le retour d'information peut être erroné. Pour lui, cela peut signifier qu'il doit améliorer certains aspects de sa communication afin de créer une perception différente chez l'autre personne.

Par exemple, une fois le travail terminé, la personne qui reçoit le feedback examine tranquillement son travail pour vérifier si d'autres personnes peuvent le comprendre. Le donneur de feedback peut être le seul à trouver son travail confus. Pour éviter les malentendus, la personne qui reçoit le feed-back peut faire attention à communiquer clairement qu'elle vérifie déjà extra et que les autres personnes trouvent le travail clair. Un exemple de réaction appropriée :

"Je peux comprendre que cette impression se soit produite et je veillerai à structurer les résultats plutôt dans ton style s'ils sont pertinents pour toi".

2. accepteret commencer à s'améliorer

Il se peut que la personne qui reçoit le feedback partage la critique. Il adapte son comportement en conséquence afin d'améliorer ses résultats à l'avenir.

"Je peux comprendre qu'on demande une autre structure ici et je vais réfléchir à comment changer ça".

3. ne pas adapter sa perception et son comportement

La personne qui reçoit le feedback ne partage pas la critique et ne souhaite pas adapter davantage son comportement. C'est également légitime, mais cela peut avoir des conséquences négatives à long terme.

"De mon point de vue, c'est clair et je pense que c'est approprié, d'autres personnes devraient également le faire. Il faut l'utiliser Tu peux le faire".

Conseil feedback #6 : Demander soi-même un feedback

Comment établir une véritable culture du feedback dans l'entreprise ? Une culture où les collègues se donnent aussi un feedback entre eux et où ce n'est pas toujours le manager qui critique les autres.  

Comme nous utilisonsl'holocratie à Raidboxes , il était logique de réserver un créneau pour les discussions de feedback lors des réunions mensuelles de gouvernance. Mais cela n'a pas conduit à plus de feedback.

L'objectif devrait être que chacun ait à la fois donné et reçu un retour d'information. De préférence à plusieurs reprises et de leur propre initiative.

Pour mettre en place une véritable culture du retour d'information, il est recommandé de procéder comme suit :

  • Même en tant que manager, demande aux autres leur feedback. L'entretien de feedback peut être bilatéral dès le départ.
  • Donner soi-même un feedback régulier. Si quelqu'un apprend que le feedback n'est pas une mauvaise chose et qu'il fait partie d'une culture ouverte, il sera plus enclin à en donner lui-même.
  • Toujours mener les discussions ouvertement. Si rien n'est caché, même dans les discussions factuelles, il existe aussi une culture de communication ouverte dans les relations personnelles.
  • Se prononcer publiquement contre la médisance. La médisance n'a pas sa place dans une entreprise. Si quelqu'un a des problèmes avec une personne, il faut chercher à obtenir un feedback le plus rapidement possible. Il convient de le faire savoir publiquement dès les premières tendances à la médisance.

Conseil feedback #7 : Faire appel à des médiateurs

Parfois, il peut arriver que des conflits particulièrement graves surviennent. Pour ces cas, il devrait y avoir un rôle de médiateur dans l'entreprise, qui modère alors le processus de feedback et veille aux points mentionnés ci-dessus.  

Cette personne devrait si possible avoir de l'expérience en matière de modération et de feedback et ne pas faire partie de la direction. Elle peut ainsi veiller à l'équilibre des pouvoirs, même sur des sujets critiques.

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Conseil de feedback #8 : Donner un feedback même spontanément

La culture du feedback est une grave erreur lorsqu'elle se transforme en une action formelle. Dans le pire des cas, on se réunit une fois par an et on travaille sur une liste de contrôle sans se parler ouvertement et honnêtement. De nombreux points de l'année sont déjà oubliés et il manque des exemples concrets pour les propositions d'amélioration. Certaines opinions sur d'autres personnes sont déjà ancrées, car elles n'ont pas eu l'occasion de corriger leur comportement.

C'est pourquoi il n'est pas rare qu'une personne reçoive un feedback plusieurs fois par trimestre ou qu'elle le demande activement sur Raidboxes .

Astuce de feedback #9 : Le feedback peut aussi être positif.

On pense souvent que le feedback est mauvais en soi ou qu'il doit toujours contenir des critiques. Je ne pense pas que ce soit le cas. Les meilleurs employés font souvent tout ce qu'il faut et sont enthousiasmés par le fait qu'ils dépassent les attentes et qu'il n'y a pas besoin de beaucoup parler.

Néanmoins, tu devrais t'asseoir brièvement avec les autres au moins tous les six mois et leur dire à quel point tu apprécies leur travail. S'il y a eu des critiques dans le passé, il est particulièrement agréable d'apprendre qu'elles ne sont plus perçues comme telles et que ton propre développement est apprécié.

Conseil feedback #10 : Donner un feedback ciblé

C'est justement lorsqu'il y a déjà eu beaucoup d'entretiens de feedback que peuvent apparaître des situations où l'on n'a plus rien de nouveau à se dire. Il est donc important d'inclure le feedback dans le développement du personnel.

En fin de compte, il ne sert à rien de reprocher constamment à quelqu'un ses points forts et ses points faibles. L'objectif devrait être que chacun travaille selon sa personnalité individuelle dans des domaines qui correspondent à ses points forts. Les entretiens de feedback devraient donc être l'occasion de modifier les descriptions de poste.

Il est préférable d'orienter le feedback sur un profil de forces que chacun atteint dans le meilleur des cas. Ce profil peut être divisé en compétences professionnelles, sociales, stratégiques, méthodologiques et personnelles. L'atteinte des compétences peut être liée à des promotions correspondantes. Ainsi, il y a une grande transparence dans l'entreprise sur ce qui est attendu. Grâce aux entretiens de feedback, chacun sait où il en est, sans être constamment mis en garde contre les lacunes.

Conclusion - Le retour d'information doit être pratiqué

J'espère que vous avez pu retirer un ou deux points pour améliorer encore votre culture du retour d'information (ou celle de votre équipe). Donner et recevoir un retour d'information constructif peut sembler facile au début - en réalité, cependant, cela demande de la sensibilité et de la pratique, surtout lorsqu'il s'agit de critiques négatives.

Comme tu l'as vu, il y a quelques aspects à prendre en compte en matière de feedback. Dans ce sens, amuse-toi bien en pratiquant !

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