Les meilleurs outils que les free-lances et les indépendants doivent connaître

Michael Hörnlimann Dernière mise à jour le 21.12.2020
7 Min.
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Dernière mise à jour le 21.12.2020

Il y a presque autant d'outils et d'applications pour les indépendants que d'outils et d'applications pour WordPress -Plugins. Là encore, le défi consiste à trouver les outils adaptés à vos besoins. Je présente mes favoris du point de vue d'un concepteur de sites web indépendant du lieu.

Gagnez du temps : Les meilleurs outils pour les free-lances

Tout travailleur indépendant a besoin de certains outils pour pouvoir travailler efficacement. C'est tout à fait clair. Cependant, vous devez vous assurer qu'en fin de compte, vous consacrez toujours plus de temps au travail réel sur les projets au lieu de l'investir dans l'alimentation des outils.

Pour cette raison, il est très important pour moi de mentionner que je n'utilise que des outils qui me procurent un bénéfice élevé. Je pourrais certainement utiliser d'autres services, mais la valeur ajoutée serait alors limitée de mon point de vue. Comme mentionné, je veux passer le moins de temps possible à alimenter les outils avec mes données.

Je suis surtout intéressé par les logiciels de qualité supérieure, c'est-à-dire les outils gratuits. Les fournisseurs gratuits sont certainement bons et utiles pour commencer. Cependant, j'ai remarqué assez rapidement que soit la protection des données n'a pas une grande valeur, soit il manque simplement des caractéristiques.

Venons-en donc aux conseils concrets que je donne (à ne pas confondre avec une infobulle, mais son utilisation doit être bien pensée dans les deux cas).

Acquisition et offres

L'acquisition de clients est le but ultime de tout travailleur indépendant. Sans clients, il n'y a pas de commandes - et sans commandes, il n'y a pas de revenus. Je n'utilise pas de logiciel distinct pour cela, mais je me suis récemment un peu plus retenu en ce qui concerne les appels à froid. Si je le fais, je fais des acquisitions avec des contacts existants directement sur LinkedIn.

J'essaie de faire en sorte que le client potentiel ne se sente pas contraint. Dans ce cas, je procède généralement de telle sorte que je consulte le site web WordPress correspondant et donne ensuite des conseils concrets sur ce que je pourrais améliorer. Entièrement gratuit.

Mes recommandations pour l'amélioration d'un site web comprennent généralement des aspects techniques dont le propriétaire du site n'est souvent pas conscient.

Avantages LinkedIn-acquisition

  • Les clients potentiels me connaissent déjà parce que je suis dans leur réseau
  • Un contact très facile
  • Retour d'information généralement très rapide

Inconvénients LinkedIn-Akquise

  • Peut être perçu comme un argument de vente
  • Il n'est pas clair que cela soit nécessaire
  • Le destinataire transmet simplement mes conseils au webmaster existant et je ne gagne rien ou presque à donner un conseil gratuit

Pour les citations, j'utilise le bon vieux Microsoft Word, dans mon cas pour macOS. Bien sûr, il existe des alternatives, mais je m'entends incroyablement bien avec cet outil. Je sais que ce n'est pas le cas pour tout le monde...

Ce que j'aime aussi, c'est la version complète de Office. Contrairement à Office 365, j'installe le logiciel entièrement sur mon ordinateur portable, je le paie une fois au début et ensuite plus jamais. Les mises à jour sont incluses, ce qui est très bien.

Avantages Microsoft Word

  • Pas de modèle d'abonnement et donc pas de frais fixes mensuels
  • docx un format très connu
  • Possibilité d'exportation facile vers le format PDF

 Inconvénients Microsoft Word

  • Certaines personnes ont des difficultés avec l'opération, par exemple lorsqu'il s'agit d'images en mouvement.

Enfin, je convertis mon offre en Word en un PDF, ce qui est également très simple et rapide.

Pour les fichiers PDF eux-mêmes, j'utilise mon propre outil : Expert PDF. Ce que j'aime particulièrement, c'est la possibilité d'ajouter des signatures et de pouvoir modifier et annoter le PDF si nécessaire. Ici aussi, je trouve que le rapport prix/performance est très bon. 

Avantages PDF Expert

  • Les fichiers PDF peuvent être édités
  • Insérer des signatures ou en créer de nouvelles directement
  • Bon prix et coûts d'acquisition uniques

 Inconvénients PDF Expert

  • aucun

Gestion de projet

Pour les petits projets, j'utilise principalement le courrier électronique pour la communication et l'enregistrement. Jusqu'à présent, cela fonctionne merveilleusement bien avec mon principe de "Boîte de réception zéro".

Pour les projets plus importants, j'aime personnellement Trello. L'organisation en tuiles et en colonnes permet de tout suivre très facilement. Si vous travaillez en équipe, vous pouvez attribuer chaque tâche à un membre de l'équipe, ajouter une description, des images et des liens. Une date définie par tâche (date limite) et des rappels facilitent le respect du calendrier du projet.

Avantages Trello

  • Il est clair que
  • Convivialité
  • Jusqu'à 10 tableaux d'équipe gratuits

 Inconvénients Trello

  • Les notifications par courrier électronique par défaut pour les tâches qui doivent être effectuées prochainement peuvent être éprouvantes.

Enregistrement du temps

Récemment, l'outil ValueTime m'a aidé dans le suivi du temps. L'application web a été principalement développée par Jonas Kamber, designer UX de Lucerne (Suisse). Je le remarque immédiatement : l'UX ou l'expérience utilisateur est impressionnante. Les fonctions et les éléments de conception sont disposés de manière claire et logique.

Pour utiliser l'outil en ligne, je me suis simplement inscrit et j'ai commencé par préciser combien d'heures je travaille en moyenne par semaine, combien de jours de vacances je prends par an et mon taux horaire.

Alors vous pouvez déjà commencer. Les projets, le temps par projet, les dépenses (par exemple pour Plugins) et bien sûr les factures sont facilement visibles. Le traitement et la création de factures et l'enregistrement du temps sont en effet très faciles. 

L'outil devient plus précis au fil du temps et affiche les valeurs suivantes, qui sont d'un grand intérêt pour tout travailleur indépendant disposant de revenus irréguliers :

  • Chiffre d'affaires dans la période sélectionnée
  • Temps nécessaire en heures
  • Taux horaire effectif en EUR, CHF ou la devise choisie
  • Heures facturables en pourcentage (malheureusement, ce n'est généralement pas 100 %)
  • Chiffre d'affaires par jour ouvrable
  • Temps nécessaire par jour ouvrable

Cependant, le point fort reste pour moi le mode sombre, que l'outil propose également. J'aime juste lire blanc sur noir et non l'inverse.

Avantages ValueTime

  • Essai gratuit (7 jours)
  • Une expérience utilisateur ingénieuse
  • Un prix équitable pour toutes les caractéristiques
  •  Localisation des données en Suisse et cryptage SSL complet

 Inconvénients ValueTime

  • L'aperçu standard peut être ajusté temporairement, mais l'affichage revient toujours aux 30 derniers jours.
  • Aucun rappel lorsqu'une facture émise est en retard
Les meilleurs outils que les free-lances et les indépendants doivent connaître

Comptabilité

Comme je n'emploie pas de personnel moi-même, je tiens une comptabilité aussi simple que possible. La banane est tout à fait suffisante pour mes besoins. En outre, je ne veux investir que le temps nécessaire, car ce sujet ne m'a pas fait bondir de joie depuis longtemps.

Avantages de Banana Comptabilité

  • Parfait pour les indépendants et les free-lances
  •  Comptabilité en partie double possible
  • Pas d'abonnement, facile sur le budget

Inconvénients de la comptabilité des bananes

  •  Ne convient pas à une comptabilité complexe
Comparaison des logiciels de comptabilité

Quand un logiciel de comptabilité est utile pour la gestion de vos finances et quels sont les autres prestataires gratuits et payants, vous dit Sven Scheuerle dans son article.

Communication

Un sujet ennuyeux ? Pas du tout. Sans les bons canaux de communication, il vous sera difficile de vous imposer sur le marché. Il est important qu'il soit agréable et facile pour vous, en tant que travailleur indépendant, ainsi que pour vos partenaires et clients, de communiquer avec vous.

Personnellement, j'attache une grande importance à l'efficacité et à la communication la plus claire possible. Ceci afin d'éviter tout malentendu. Car les clarifier est toujours très long, ce que vous pouvez éviter directement dans de nombreux cas.

Mon outil de communication le plus important est, vieux mais en or, le courrier électronique. J'utilise une solution cryptée depuis plusieurs années, à savoir ProtonMail. Mais il existe aussi de bonnes alternatives en provenance d'Allemagne, comme Tutanota.

Fondamentalement, je préfère la communication écrite, car je trouve alors automatiquement un protocole dans la conversation par e-mail. Bien entendu, cela ne fonctionne que si la communication est bien structurée et que les prochaines étapes sont claires.

Dans certains cas, cependant, il est bien sûr nécessaire de communiquer verbalement. Pour les appels vidéo, j'aime utiliser Whereby, un outil norvégien. Il est sûr et, à mon avis, bien meilleur que le plus connu des Zoom.

Vous vous demandez peut-être maintenant : "Parlez-vous à vos clients au téléphone ? Oui, parfois, je le fais. Mais pas de manière traditionnelle, mais mieux. Un bon ami m'a recommandé il y a quelque temps de créer un numéro Skype local. C'est donc ce que j'ai fait. Une solution assez ingénieuse, à mon avis.

Je peux toujours travailler de n'importe où et prendre des appels gratuitement sur mon smartphone (via l'application Skype) ou directement sur mon ordinateur portable.

Soit dit en passant, ce phénomène a été déclenché par un courriel de Google lui-même, qui m'a fait remarquer que 90 % des consommateurs sont plus susceptibles de me contacter si un numéro de téléphone est stocké dans Google My Business. Google fait référence à une étude, je l'ai cherchée, mais je n'ai malheureusement rien trouvé. Je suppose que je n'ai pas d'autre choix que de croire simplement ces chiffres. Bien que la foi soit une faculté différente.

Les meilleurs outils que les free-lances et les indépendants doivent connaître

Autre élément important pour la communication et surtout l'organisation personnelle : le calendrier. J'utilise simplement l'application calendrier d'Apple sur mon ordinateur portable et mon smartphone. Synchronisation (presque) sans faille.

Pour les projets plus importants, j'aime aussi utiliser Slack pour la communication. Ce qui est formidable, c'est que les chats 1:1 sont possibles, ainsi que des canaux diversifiés. Vous êtes déjà membre de la communautéSlack de RAIDBOXES? Je ne peux que le recommander.

En tant que concepteur de sites web, mon pain quotidien en matière de communication est bien sûr le navigateur. J'ai longtemps compté sur Firefox, mais je me suis maintenant décidé pour Brave, qui est basé sur Google Chrome (mais sans le suivi de la publicité via Facebook Pixel and Co.). C'est-à-dire que Brave bloque de nombreux scripts externes, ce qui est très important pour moi.

Sauvegarde, stockage de fichiers et cloud

Non, ni Dropbox ni Google Drive, désolé. J'utilise Tresorit, qui est également une solution qui fonctionne de manière totalement cryptée. J'ai même réussi à me hacker moi-même une fois. Si vous voulez savoir comment c'est possible, n'hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous. L'histoire est un peu plus longue, mais d'autant plus embarrassante.

Examens et témoignages

Les meilleurs outils que les free-lances et les indépendants doivent connaître

De mon point de vue, l'outil le plus important pour les examens est clairement l'outil : Google My Business. Je trouve parfois utile, notamment avec les restaurants ou autres institutions culturelles, de lire d'abord les critiques. Aujourd'hui (malheureusement), pratiquement tout est noté, ce qui n'apporte pas toujours des avantages. 

Conclusion

Je recommande la même approche avec les outils pour les indépendants qu'avec WordPress -Plugins: autant que nécessaire, aussi peu que possible.

Les outils doivent vous soutenir dans votre travail et, si possible, de manière à ce que leur utilisation ne vous impose pas un effort supplémentaire disproportionné. Néanmoins, à l'aide des différents outils que vous souhaitez obtenir, vous pouvez obtenir des données qui vous aideront ou que vous pourrez réutiliser ultérieurement (modèle de devis dans Microsoft Word ou stratégie de sauvegarde sophistiquée).

J'espère maintenant vous avoir donné, avec cette contribution, un petit mais passionnant aperçu de ces instruments logiciels, que je considère utiles.

Les meilleurs outils pour les free-lances : vos questions

Quels sont les outils que vous utilisez ? Y a-t-il un outil qui vous semble manquer et que je devrais absolument essayer ? N'hésitez pas à utiliser la fonction de commentaire. Vous souhaitez être informé des nouveaux articles destinés aux agences et aux indépendants ? Alors suivez-nous sur Twitter, Facebook ou via notre newsletter.



Michael Hörnlimann, né en 1991 à Zurich, aime la nature et la bonne nourriture. Depuis avril 2018, il travaille exclusivement de manière indépendante et crée des sites web WordPress pour le compte de clients. Depuis lors, il combine le travail avec sa grande passion, les voyages dans des pays et des cultures étrangères. Il vit et travaille de manière indépendante, parfois dans les montagnes, parfois au bord de la mer.

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