L'Holocratie en action : en 5 étapes pour une équipe performante

Johannes Benz Dernière mise à jour le 24.01.2020
6 Min.
L'Holocratie en action
Dernière mise à jour le 24.01.2020

Dans mon dernière contribution à l'Holocratie Je vous ai décrit les raisons pour lesquelles nous, en tant que fondateurs, avons décidé de nous appuyer sur un concept de gestion complètement différent. Aujourd'hui, je vais vous montrer les premières étapes à suivre pour introduire facilement l'holocratie dans votre organisation. Pour les promoteurs de l'holocratie, il y a notre Kit de démarrage.

Pour commencer, je vais vous expliquer brièvement ce qu'est l'holocratie (également appelée holacratie) et quels avantages ce type de gestion peut apporter à votre organisation.

Holocratie - Qu'est-ce que c'est ?

L'holocratie est un système de gestion qui répartit de manière transparente les responsabilités au sein de l'organisation et donne à chacun la possibilité de prendre ses propres décisions dans son domaine. Il abolit l'autorité directe d'instruction descendante.

Holocratie - Qu'est-ce que cela apporte ?

Dans le dernier article, j'ai détaillé les avantages. Très brièvement, Holocratie

  •       une plus grande satisfaction dans l'entreprise
  •       plus de liberté pour l'employé individuel
  •       plus de liberté pour le patron
  •       une meilleure évolutivité de l'entreprise
  •       une plus grande agilité dans l'entreprise
  •       une productivité plus élevée.
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Le cœur de l'Holocratie - Faites votre travail et ajustez-vous !

En termes simples, l'holocratie se compose de deux éléments centraux. Des rôles et des réunions mensuelles au cours desquelles les rôles sont adaptés.

Faites votre travail ! - Rôles en tant que description de poste

Tout le monde les a probablement déjà vus à un moment donné : Une description de poste. Beaucoup de personnes les verront probablement pour la première et la dernière fois dans leur annonce d'emploi. Dans l'holocratie, cela prend vie. En tant que rôle, il devient une partie du travail quotidien et un point d'ancrage pour la répartition des tâches et des responsabilités. Chaque personne a généralement plusieurs rôles. Les rôles se composent des éléments suivants :

Objectif : Chaque rôle sert un objectif très spécifique.

Responsabilités : Ce sont les devoirs de chaque rôle. Ils reflètent également les attentes des autres membres de l'équipe. Bien sûr aussi celle d'un "ancien" patron. Les responsabilités pourraient bien comprendre 15 à 20 points.

Domaine de responsabilité : Ce sont les droits de chaque rôle. Ici, le rôle est en charge et les autres ont la permission de demander leur permission pour agir dans le domaine de responsabilité du rôle.

RAIDBOXES Rôle financier 1
Exemple d'affichage de rôle sous forme abrégée

Les rôles peuvent à leur tour être combinés en départements. Dans l'Holocratie, ces cercles sont appelés Le cercle le plus large est celui de l'entreprise elle-même. Bien entendu, l'entreprise elle-même poursuit également un objectif primordial, qui doit également être consigné de manière concrète. L'objectif RAIDBOXES est de donner plus de liberté aux personnes créatives.

Ajustez ! - Réunions mensuelles sur la gouvernance

Étant donné que les descriptions de rôles collectées ne sont rien d'autre qu'une constitution d'entreprise, les réunions d'adaptation des rôles sont appelées "réunions de gouvernance". Les réunions servent à traiter les conflits mineurs et majeurs (tensions) et à les intégrer dans les descriptions de rôle. 

Mais ne vous inquiétez pas pour la réunion supplémentaire ! Avec nous, ces réunions durent actuellement entre 30 et 45 minutes. Les réunions sont étroitement modérées. Dans tous les cas, le modérateur doit s'assurer que la procédure établie est respectée. C'est ce qui est utilisé dans notre Kit de démarrage présenté sur la diapositive 12 de la présentation de lancement.

Chaque rôle peut être adapté, à condition que cela ne nuise pas à l'entreprise.

Cela dit presque tout. Bien sûr, on peut encore écrire des livres entiers sur l'holocratie. Heureusement, d'autres l'ont déjà fait, comme Brian J. Robertson, le fondateur du mouvement Holocratie. Personnellement, je pense que le livre de Robertson "L'holacratie"est malheureusement un peu aride et ne rend pas justice au système. Néanmoins, c'est une lecture indispensable pour la personne qui introduit le système dans l'entreprise.

Faites-le ! - La voie vers plus de liberté

Il est bien plus passionnant que d'entrer dans les moindres détails de l'Holocratie que de commencer et d'essayer !

Tester et commencer au lieu de planifier et attendre

Il s'agit d'une recommandation fondamentale en matière de gestion du changement qui s'est avérée être un succès absolu pour nous. La procédure est la suivante : Décidez d'une phase d'essai plutôt que d'une introduction finale. Il est important de ne pas insister strictement sur chaque détail lors de l'introduction. Le concept global doit être adapté à l'organisation respective. Cependant, les deux points supérieurs "document de rôle" et "réunion de gouvernance" sont inévitables et indispensables.

La procédure recommandée a l'avantage de permettre de commencer réellement au lieu de se contenter d'en parler. En même temps, cela conduit presque toujours à ce que l'échantillon devienne rapidement quelque chose de constant lorsque les premiers succès sont obtenus. Il est plus facile d'ajouter à un système qui fonctionne bien que d'introduire un système complètement.

Étape 1 - Identification des disciples de l'Holocratie

Il doit y avoir une personne qui a déjà travaillé avec des descriptions de poste. Cette personne est également le modérateur des réunions et la personne de contact pour les questions. Cette personne doit avoir un certain "pouvoir" ou une certaine influence dans l'organisation. En cas de doute, elle doit défendre le concept auprès des dirigeants en place ou avoir l'autorité et se tenir devant les autres employés. Cette personne doit également être celle de Robertson "Holocratie" lire et travailler. L'expérience de la modération est un avantage.

Étape 2 - Prendre une décision pour l'holocratie

Il est impératif que l'équipe dirigeante prenne la décision d'utiliser un test d'holocratie. Pour cela, le disciple holocratique doit préparer un briefing et informer sur les conséquences. La conséquence la plus importante est que dans certaines situations, le pouvoir de donner des instructions est donné et remplacé par d'autres éléments de gestion.

Étape 3 - Atelier de lancement de l'Holocratie

Dans l'atelier de lancement, le concept est expliqué et rapproché des autres membres de l'équipe. Dans une deuxième partie, chaque membre de l'équipe doit commencer à écrire son rôle. Pour l'atelier de lancement, 3 à 4 heures doivent être réservées. N'hésitez pas à télécharger ici notre kit de démarrage. Dans le cadre de la Kits de démarrage pour l'Holocratie vous recevrez nos diapositives de lancement sous forme de Powerpoint.

Etape 4 - Approfondir et adapter les rôles

Au moment de la première réunion de gouvernance, les rôles devraient être complétés et précisés. Les réunions de gouvernance devraient initialement se tenir toutes les deux semaines. Les cercles (voir ci-dessus) doivent définir eux-mêmes leur rôle. Cette partie est en fait la plus élaborée. Sur une période de deux mois, il faut probablement prévoir 20 heures par personne. Pendant ce temps, les rôles sont abandonnés, ajoutés et modifiés jusqu'à ce qu'une version finale émerge.

Pour vous faciliter au maximum la tâche, nous avons intégré notre Kit de démarrage de l'Holocratie un extrait de notre document sur les jeux de rôle de la vie réelle. Vous avez donc une première structure de base et une idée plus claire de ce à quoi devrait ressembler une telle chose.

Extrait Rôles de marketing de l'Holocratie RB
Un extrait de notre RAIDBOXES document sur le rôle. Pour la documentation, nous utilisons Google Docs.

Conseil pratique :

Il existe un outil d'holocratie appelé GlassFrog. Malheureusement, nous n'avons pas beaucoup aimé l'interface utilisateur de l'outil. Comme nous utilisons Google Docs dans toute l'entreprise, nous avons simplement créé un document sur les "rôles d'holocratie" à la place. Vous y trouverez nos quelque 50 rôles différents. Google Docs présente également l'avantage que chaque membre de l'équipe peut entrer des changements de rôle dans le mode proposition, qui sont ensuite discutés et approuvés lors de la réunion mensuelle de gouvernance.

Vous pouvez télécharger un extrait du document ici.

Étape 5 - Tension de roulement et de transformation

Au fond, l'holocratie est maintenant mise en œuvre. N'était-ce pas par habitude et par nature humaine. L'habitude conduit au fait que les anciens patrons veulent en fait continuer à être des patrons et à donner des instructions ou à bloquer les décisions. À l'inverse, les nouveaux patrons (les employés individuels) doivent comprendre qu'être un patron ne signifie pas seulement prendre des décisions libres, mais aussi assumer des responsabilités et surtout être un modèle pour les autres. Il est important que le disciple holocratique reconnaisse ces développements indésirables, qu'il les aborde et les résolve en conséquence avec chaque individu et dans le groupe.

Prêts ! - Des équipes heureuses et performantes

Pour bien comprendre l'effet de l'holocratie, il est utile de comprendre la  Modèle de phase de l'équipe Tuckman à utiliser. Chaque équipe passe par des phases de formation, de prise d'assaut, de normalisation et de performance. La phase finale de l'holocratie est la phase d'exécution.

Comme en football, à la fin de la saison, un premier FC Kaiserslautern bat le grand FC Bayern et devient champion d'Allemagne de football. L'équipe a parfaitement fonctionné, tout le monde savait ce qu'il fallait faire et au final, vous êtes entrés dans l'histoire.

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