L'holocratie en action : 5 étapes pour une équipe performante

Johannes Benz Dernière mise à jour : 24.01.2020
6 Min.
L'Holocratie en action
Dernière mise à jour : 24.01.2020

Dans mon dernier billet sur Holacracy J'ai décrit les raisons pour lesquelles nous, en tant que fondateurs, avons décidé de nous concentrer sur un concept de gestion complètement différent. Aujourd'hui, je vais vous montrer les premières étapes pour introduire facilement la Holacratie dans votre organisation. Pour les promoteurs de la holacratie, consultez notre kit de démarrage.

Pour commencer, je vais vous expliquer brièvement ce qu'est la holacratie et les avantages qu'elle peut apporter à votre organisation.

Holocratie - Qu'est-ce que c'est ?

L'holocratie est un système de gestion qui répartit les responsabilités de manière transparente au sein de l'organisation et donne à chacun la possibilité de prendre ses propres décisions dans son propre domaine. Elle abolit l'autorité directe du haut vers le bas.

Holocratie - Quel est l'intérêt ?

J'ai détaillé les avantages dans le dernier article. Très brièvement, la holacratie apporte

  •       un niveau de satisfaction plus élevé dans l'entreprise
  •       plus de liberté pour le travailleur individuel
  •       plus de liberté pour le patron
  •       une meilleure évolutivité de l'entreprise
  •       une plus grande agilité dans l'entreprise
  •       une productivité plus élevée.
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Le cœur de l'holocratie - Faites votre travail et ajustez-vous !

En termes quelque peu simplifiés, la holacratie se compose de deux éléments centraux. Rôles et réunions mensuelles au cours desquelles les rôles sont adaptés.

Faites votre travail ! - Rôles en tant que description de poste

Tout le monde les a probablement déjà vus à un moment donné : Une description de poste. Beaucoup le voient probablement pour la première et la dernière fois dans leur annonce d'emploi. Avec l'Holacratie, elle prend vie. Elle fait partie du travail quotidien en tant que rôle et point d'ancrage pour la répartition des tâches et des responsabilités. Chaque personne a généralement plusieurs rôles. Les rôles se composent des éléments suivants :

Objectif : Chaque rôle sert un objectif très spécifique.

Responsabilités : Ce sont les devoirs de chaque rôle. En même temps, ils reflètent les attentes des autres membres de l'équipe. Bien sûr, aussi celles d'un "ancien" patron. Les responsabilités peuvent très bien comprendre 15 à 20 points.

Domaine de responsabilité : Ce sont les droits de chaque rôle. Ici, le rôle est responsable et les autres doivent demander leur permission pour les actions dans le domaine de responsabilité du rôle.

Rôle Finance RAIDBOXES 1
Exemple de représentation de rôle sous forme abrégée

Les rôles, à leur tour, peuvent être regroupés en départements. Dans l'holocratie, on appelle cela des cercles. Le cercle le plus large est celui de l'entreprise elle-même. Bien entendu, la société elle-même poursuit également un objectif primordial, qui doit également être spécifiquement énoncé. Sur RAIDBOXES , l'objectif est de donner plus de liberté aux personnes créatives.

Ajustez. - Réunions mensuelles sur la gouvernance

Étant donné que les descriptions de rôles collectées ne sont rien d'autre qu'une constitution d'entreprise, les réunions visant à ajuster les rôles sont appelées "réunions de gouvernance". Les réunions servent à traiter les conflits mineurs et majeurs (tensions) et à les intégrer dans les descriptions de rôle. 

Mais ne vous inquiétez pas pour la réunion supplémentaire ! Chez nous, ces réunions durent actuellement entre 30 et 45 minutes. Les réunions sont étroitement modérées. Dans tous les cas, le modérateur doit s'assurer que la procédure établie est suivie. Ceci est illustré dans notre kit de démarrage sur la diapositive 12 de la présentation de lancement.

Tout rôle peut être personnalisé tant qu'il ne porte pas préjudice à l'entreprise.

Avec cela, presque tout est dit. Bien sûr, des livres entiers pourraient être écrits sur l'holocratie. Heureusement, d'autres l'ont déjà fait, comme Brian J. Robertson, le fondateur du mouvement Holacracy. Personnellement, je pense que le livre de Robertson "Holacratie" est malheureusement un peu sec et ne rend pas justice au système. Néanmoins, c'est une lecture indispensable pour la personne qui met en œuvre le système dans l'entreprise.

Faites-le ! - La voie vers plus de liberté

Il est bien plus passionnant que d'entrer dans les moindres détails de la holacratie, c'est de commencer et d'essayer !

Tester et commencer au lieu de planifier et attendre

C'est une recommandation de base en matière de gestion du changement qui a absolument fonctionné pour nous. La procédure est la suivante : Décidez d'abord d'une phase d'essai plutôt que d'une introduction finale. Il est important de ne pas insister sur chaque détail lors de l'introduction. Le concept global doit être adapté à l'organisation respective. Cependant, les deux points supérieurs "document sur le rôle" et "réunion de gouvernance" sont inévitables et indispensables.

La procédure recommandée présente l'avantage d'être réellement lancée au lieu de se contenter d'en parler. En même temps, cela conduit presque toujours à ce que la répétition devienne rapidement quelque chose de constant lorsque les premiers succès se produisent. Il est plus facile de compléter un système qui fonctionne que de l'introduire complètement.

Etape 1 - Fixer les disciples de l'Holacratie

Une personne doit avoir déjà travaillé avec des descriptions de poste. Cette personne est également le modérateur des réunions et la personne de contact pour les questions. Cette personne doit avoir un certain "pouvoir" ou une certaine influence dans l'organisation. En cas de doute, il doit défendre le concept auprès des responsables en place ou avoir le pouvoir de se tenir devant les autres employés. Il est également impératif que cette personne lise et revoie"Holocracy" de Robertson. L'expérience en matière de facilitation est un avantage.

Étape 2 - Prendre une décision en faveur de l'holocratie

Il est impératif que l'équipe dirigeante prenne la décision de tester l'holacratie. Pour cela, le disciple de la holacratie doit préparer un briefing et en expliquer les conséquences. La conséquence la plus importante est que, dans certaines situations, le pouvoir d'émettre des directives est abandonné et remplacé par d'autres éléments de direction.

Étape 3 - Organiser l'atelier de lancement de l'Holacratie

Dans l'atelier de lancement, le concept est expliqué et présenté aux autres membres de l'équipe. Dans une deuxième partie, chaque membre de l'équipe doit commencer à écrire son rôle. Pour l'atelier de lancement, 3 à 4 heures doivent être réservées. N'hésitez pas à télécharger notre kit de démarrage ici. Dans le cadre du kit de démarrage de l'Holacracy, vous recevrez nos diapositives de lancement sous forme de Powerpoint.

Étape 4 - Élaborer et ajuster les rôles

Les rôles devraient être complétés et précisés lors de la première réunion de gouvernance. Au début, les réunions de gouvernance devraient avoir lieu toutes les deux semaines. Les cercles (voir ci-dessus) doivent définir eux-mêmes leur rôle. Cette partie est en fait celle qui prend le plus de temps. Sur une période de deux mois, il faut probablement prévoir 20 heures par personne. Pendant ce temps, les rôles sont abandonnés, ajoutés et modifiés jusqu'à ce qu'une version finale émerge.

Pour vous faciliter au maximum la tâche, nous avons inclus un extrait de notre document sur le rôle réel dans notre kit de démarrage de l'Holacratie. Vous avez donc un premier cadre de base et une idée plus claire de ce à quoi devrait ressembler une telle chose.

Extrait Rôles de marketing de l'Holocratie RB
Un extrait de notre document de roulement RAIDBOXES . Pour la documentation, nous utilisons Google Docs.

Conseil de pratique :

Il existe un outil d'holocratie appelé GlassFrog. Malheureusement, nous n'avons pas beaucoup aimé l'interface de l'outil.... Comme nous utilisons Google Docs à l'échelle de l'entreprise, nous avons simplement créé un document "Rôles d'Holacratie" à la place. Nos quelque 50 rôles différents y sont énumérés. Google Docs a également l'avantage que chaque membre de l'équipe peut entrer des changements de rôle en mode Suggérer, qui sont ensuite discutés et approuvés lors de la réunion mensuelle de gouvernance.

Vous pouvez télécharger un extrait de ce document ici.

Étape 5 - Endurer et traiter les tensions

Au fond, l'holocratie est maintenant mise en œuvre. Si ce n'était de l'habitude et de la nature humaine. L'habitude conduit au fait que les anciens patrons veulent en fait continuer à être le patron et à donner des instructions ou à bloquer les décisions. Inversement, les nouveaux patrons (les employés individuels) doivent comprendre qu'être patron ne signifie pas seulement prendre des décisions libres, mais aussi assumer des responsabilités et, surtout, être un modèle pour les autres. Il est important que le disciple de l'holocratie reconnaisse ces développements indésirables, qu'il les aborde et les résolve en conséquence avec chaque individu et dans le groupe.

C'est fait ! - Des équipes heureuses et performantes

Pour bien comprendre l'effet de l'holocratie, il est utile d'utiliser le modèle de phase d'équipe par Tuckman modèle. Ici, chaque équipe passe par les phases de formation, d'observation, de normalisation et d'exécution. La dernière phase de l'holocratie est la phase d'exécution.

Comme en football, à la fin de la saison, un 1er FC Kaiserslautern bat le grand FC Bayern et devient champion d'Allemagne de football. L'équipe a parfaitement fonctionné, tout le monde savait quoi faire et au final, ils sont entrés dans l'histoire.

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Commentaires sur cet article

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En abolissant complètement l'ancien modèle hiérarchique, la holacratie entraîne également des effets pervers de stress et d'anxiété dus à l'augmentation de la responsabilité et de l'autonomie, des risques individuels associés à une implication et un engagement excessifs : "Les risques psychosociaux des nouvelles structures organisationnelles des entreprises" : https://www.officiel-prevention.com/dossier/protections-collectives-organisation-ergonomie/ergonomie-au-poste-de-travail/les-risques-psychosociaux-des-nouvelles-structures-organisationnelles-des-entreprises

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