L'holocratie en action : 5 étapes pour une équipe performante

Dans mon dernier article sur l'holocratie, je t'ai décrit les raisons pour lesquelles nous avons décidé, en tant que fondateurs, de miser sur un concept de gestion totalement différent. Aujourd'hui, je te montre les premières étapes pour introduire facilement l'holocratie dans ton organisation. Pour commencer, je t'explique brièvement ce qu'est l'holocratie (également appelée holacratie ou holacracy) et les avantages que ce type de gestion peut apporter à ton organisation.

Holocratie - Qu'est-ce que c'est ?

L'holocratie est un système de gestion qui répartit les responsabilités de manière transparente au sein de l'organisation et qui permet à tous les membres de prendre leurs propres décisions dans leur domaine. Elle supprime l'autorité directe du haut vers le bas.

Holocratie - Quel est l'intérêt ?

J'ai détaillé les avantages dans le dernier article. Très brièvement, la holacratie apporte

•       un niveau de satisfaction plus élevé dans l'entreprise
•       plus de liberté pour le travailleur individuel
•       plus de liberté pour le patron
•       une meilleure évolutivité de l'entreprise
•       une plus grande agilité dans l'entreprise
•       une productivité plus élevée.

Le cœur de l'holocratie - Faites votre travail et ajustez-vous !

En termes quelque peu simplifiés, la holacratie se compose de deux éléments centraux. Rôles et réunions mensuelles au cours desquelles les rôles sont adaptés.

Faites votre travail ! - Rôles en tant que description de poste

Tout le monde les a probablement déjà vus à un moment donné : Une description de poste. Beaucoup le voient probablement pour la première et la dernière fois dans leur annonce d'emploi. Avec l'Holacratie, elle prend vie. Elle fait partie du travail quotidien en tant que rôle et point d'ancrage pour la répartition des tâches et des responsabilités. Chaque personne a généralement plusieurs rôles. Les rôles se composent des éléments suivants :

Objectif : chaque rôle remplit un objectif bien spécifique.

Les responsabilités : Ce sont les obligations de chaque rôle. Elles reflètent en même temps les attentes des autres membres de l'équipe. Et bien sûr aussi celles d'un "ancien" chef. Les responsabilités peuvent tout à fait comprendre 15 à 20 points.

Domaine de responsabilité : ce sont les droits de chaque rôle. C'est là que le rôle est responsable et que les autres doivent demander leur permission pour les actions dans la zone de responsabilité du rôle.

Les rôles peuvent à leur tour être regroupés en départements. Dans l'holocratie, on les appelle des cercles. Le plus grand cercle est l'entreprise elle-même. L'entreprise elle-même a bien sûr un objectif supérieur qui doit être défini concrètement. Pour Raidboxes , l'objectif est de donner plus de liberté aux créatifs.

Ajustez. - Réunions mensuelles sur la gouvernance

Étant donné que les descriptions de rôles collectées ne sont rien d'autre qu'une constitution d'entreprise, les réunions visant à ajuster les rôles sont appelées "réunions de gouvernance". Les réunions servent à traiter les conflits mineurs et majeurs (tensions) et à les intégrer dans les descriptions de rôle. 

Mais ne t'inquiète pas pour la réunion supplémentaire ! Chez nous, ces réunions durent actuellement entre 30 et 45 minutes. Les réunions sont animées de manière stricte. L'animateur doit absolument veiller à ce que la procédure définie soit respectée.

Tout rôle peut être personnalisé tant qu'il ne porte pas préjudice à l'entreprise.

C'est à peu près tout ce qu'il y a à dire. Bien sûr, des livres entiers peuvent être écrits sur l'holocratie. Heureusement, d'autres l'ont déjà fait, comme Brian J. Robertson, le fondateur du mouvement Holocratie. Personnellement, je trouve que le livre de Robertson "Holocratie" est malheureusement un peu sec et ne rend pas justice au système. Néanmoins, c'est un must à lire pour la personne qui introduit le système dans l'entreprise.

Lance-toi ! - La voie vers plus de liberté

Il est bien plus passionnant que d'entrer dans les moindres détails de la holacratie, c'est de commencer et d'essayer !

Tester et commencer au lieu de planifier et attendre

C'est une recommandation de base en matière de gestion du changement qui a absolument fonctionné pour nous. La procédure est la suivante : Décidez d'abord d'une phase d'essai plutôt que d'une introduction finale. Il est important de ne pas insister sur chaque détail lors de l'introduction. Le concept global doit être adapté à l'organisation respective. Cependant, les deux points supérieurs "document sur le rôle" et "réunion de gouvernance" sont inévitables et indispensables.

La procédure recommandée présente l'avantage d'être réellement lancée au lieu de se contenter d'en parler. En même temps, cela conduit presque toujours à ce que la répétition devienne rapidement quelque chose de constant lorsque les premiers succès se produisent. Il est plus facile de compléter un système qui fonctionne que de l'introduire complètement.

Etape 1 - Fixer les disciples de l'Holacratie

Une personne doit avoir déjà travaillé avec des descriptions de poste. Cette personne est également le modérateur des réunions et la personne de contact pour les questions. Cette personne doit avoir un certain "pouvoir" ou une certaine influence dans l'organisation. En cas de doute, il doit défendre le concept auprès des responsables en place ou avoir le pouvoir de se tenir devant les autres employés. Il est également impératif que cette personne lise et revoie"Holocracy" de Robertson. L'expérience en matière de facilitation est un avantage.

Étape 2 - Prendre une décision en faveur de l'holocratie

Il est impératif que l'équipe dirigeante prenne la décision de tester l'holacratie. Pour cela, le disciple de la holacratie doit préparer un briefing et en expliquer les conséquences. La conséquence la plus importante est que, dans certaines situations, le pouvoir d'émettre des directives est abandonné et remplacé par d'autres éléments de direction.

Étape 3 - Organiser l'atelier de lancement de l'Holacratie

Lors de l'atelier de lancement, le concept est expliqué et présenté aux autres membres de l'équipe. Dans une deuxième partie, chaque membre de l'équipe devrait commencer à écrire ses rôles. Il faut réserver 3 à 4 heures pour l'atelier de lancement.

Étape 4 - Élaborer et ajuster les rôles

Les rôles devraient être complétés et précisés lors de la première réunion de gouvernance. Au début, les réunions de gouvernance devraient avoir lieu toutes les deux semaines. Les cercles (voir ci-dessus) doivent définir eux-mêmes leur rôle. Cette partie est en fait celle qui prend le plus de temps. Sur une période de deux mois, il faut probablement prévoir 20 heures par personne. Pendant ce temps, les rôles sont abandonnés, ajoutés et modifiés jusqu'à ce qu'une version finale émerge.

Conseil pratique :

Il existe un outil d'holocratie appelé GlassFrog. Malheureusement, l'interface utilisateur de cet outil ne nous a pas vraiment plu. Comme nous utilisons Google Docs dans toute l'entreprise, nous avons simplement créé un document "Rôles de l'holocratie" à la place. Nos 50 rôles différents y sont répertoriés. Google Docs a également l'avantage de permettre à chaque membre de l'équipe de proposer des changements de rôle qui sont ensuite discutés et approuvés lors de la réunion de gouvernance mensuelle.

Étape 5 - Endurer et traiter les tensions

Au fond, l'holocratie est maintenant mise en œuvre. Si ce n'était de l'habitude et de la nature humaine. L'habitude conduit au fait que les anciens patrons veulent en fait continuer à être le patron et à donner des instructions ou à bloquer les décisions. Inversement, les nouveaux patrons (les employés individuels) doivent comprendre qu'être patron ne signifie pas seulement prendre des décisions libres, mais aussi assumer des responsabilités et, surtout, être un modèle pour les autres. Il est important que le disciple de l'holocratie reconnaisse ces développements indésirables, qu'il les aborde et les résolve en conséquence avec chaque individu et dans le groupe.

Pour bien comprendre l'effet de l'holocratie, il est utile de se référer au modèle des phases d'équipe de Tuckman. Ici, chaque équipe passe par des phases de formation, de normalisation et de perfectionnement. La dernière phase de l'holocratie est la phase Performing.

Terminé : des équipes haute performance heureuses

Comme en football, à la fin de la saison, un 1er FC Kaiserslautern bat le grand FC Bayern et devient champion d'Allemagne de football. L'équipe a parfaitement fonctionné, tout le monde savait quoi faire et au final, ils sont entrés dans l'histoire.