Faire plus avec moins de stress : ces outils facilitent la vie des pros du WP

Leefke Krönke Dernière mise à jour le 23.01.2020
7 Min.
Outils

Des entrepreneurs aux agences expérimentées, de plus en plus de personnes adoptent des outils de gestion pratiques. Cependant, ceux qui sont très motivés pour s'inscrire à des dizaines d'outils ne deviennent pas automatiquement plus productifs pour autant. Lea de elsch&fink, une agence WordPress de Münster, offre un aperçu de sa vie quotidienne et révèle quels sont les outils qui permettent de garder l'entreprise parfaitement sous contrôle.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack , Zenkit and Co. : ce ne sont ni des groupes underground ni des Pokémon, mais des applications et des outils de gestion qui sont censés nous simplifier la vie.

L'organisation et la gestion sont importantes dans les projets web de toute taille. Mais les outils seuls ne peuvent pas faire de miracles. En effet, seuls ceux qui utilisent intensivement un nouvel outil et l'intègrent dans le flux de travail naturel peuvent l'utiliser de manière rentable, rapide et productive.

C'est pourquoi aujourd'hui, je vais vous donner un aperçu de la vie quotidienne de l'agence elsch&fink et vous dire quels sont les outils que nous utilisons pour ...

  • ...l'inspiration et la contribution
  • ...communication interne
  • ...notre gestion de projet

... de manière efficace et judicieuse.

1. recueillir des idées nouvelles et identifier les tendances

Des mains dessinant une carte mentale sur un morceau de papier avec des stylos de couleur.

Si vous concevez des sites web qui semblent avoir été créés en 1998, les clients partiront en masse. Les concepteurs et les développeurs de concepts doivent créer leurs créations en suivant le rythme du temps, reconnaître les tendances et en même temps se démarquer de la masse. Dans l'industrie numérique en particulier, les gens vivent d'un apport constant pour développer des idées inhabituelles et nouvelles.

Mais même si vous êtes responsable de la technologie, de la programmation ou de la convivialité, vous devez être au courant des dernières mises à jour de sécurité, des surfaces d'attaque récemment découvertes sur WordPress ou des dernières conclusions des recherches effectuées par les utilisateurs.

Un outil simple et extrêmement pratique pour collecter des articles intéressants est Feedly. Même dans la version gratuite, vous pouvez suivre jusqu'à 100 publications et blogs et créer des flux d'informations spécifiques à un sujet. De cette façon, vous obtenez toujours tout le contenu de vos sources favorites regroupé et diffusé en temps réel.

L'essentiel est que si vous faites bien votre travail et restez dans le coup, vous serez confronté à des tonnes de contenu chaque jour. Mais où gardez-vous ce que vous trouvez particulièrement utile ?

Maîtrisez la surcharge d'informations grâce aux applications de notes

Pour de nombreux entrepreneurs et professionnels du web, les applications de prise de notes comme Evernote ou OneNote ont fait leurs preuves. Grâce à ces outils pratiques, vous pouvez organiser et modifier directement vos idées, notes et contenus que vous trouvez dans les bulletins d'information, les flux et autres. En vous synchronisant sur tous vos appareils, vous pouvez également saisir des idées et des contacts spontanés en un seul endroit central pendant vos déplacements.

Pour partager des contenus intéressants dans de grands groupes ou avec des collègues spécifiques, nous utilisons notre outil de communication interne à l'agence, dont je parlerai dans un instant.

En gros, peu importe que vous enregistriez vos trouvailles et vos idées dans une application, les signets de votre navigateur ou un bon vieux carnet.

L'essentiel est que vous ne vous accrochiez pas seulement aux connaissances nouvellement acquises, mais que vous les traitiez et les transfériez à votre entreprise.

Car si vous manquez le bateau sur les tendances et les développements actuels, vous pourriez finir par raccrocher votre entreprise très bientôt.

2. gagner du temps et ménager les nerfs grâce à une communication efficace

Une boîte aux lettres remplie de journaux.

En particulier dans le domaine du commerce numérique, il est important de pouvoir communiquer rapidement, avec souplesse et fiabilité avec votre propre équipe et vos clients. Dans de nombreux cas, le courrier électronique ne peut plus le faire.

Nous connaissons tous le problème du débordement total des boîtes de réception dans lesquelles des courriers importants sont désespérément perdus parmi les spams, les bulletins d'information et les circulaires de la liste de diffusion interne.

La solution : un outil de chat pour la communication interne. Un outil de communication offre une énorme valeur ajoutée, en particulier pour les demandes de renseignements de courte durée, les changements spontanés ou les informations destinées à des équipes spécifiques.

Des canaux de communication courts et rapides grâce à Slack

À l'agence, nous utilisons exclusivement l'outil de messagerie pour la communication interne Slack . Aussi dans la WordPress community tous les arrangements, réunions et projets sont entièrement gérés via Slack . De même, le messager a déjà fait ses preuves avec de grandes entreprises, agences et indépendants prouvé.

Les avantages de Slack en un coup d'œil :

  • La boîte de réception reste libre pour les courriels importants des clients et des partenaires de coopération.
  • Tous les messages sont documentés de manière centralisée. Par exemple, nous avons pris l'habitude de publier de courts comptes rendus après les réunions sur la chaîne correspondante Slack .
  • Dans l'idéal, grâce à des canaux de discussion spécifiques, chacun ne reçoit que des messages pertinents et est moins distrait par son travail.
  • Les vidéos stupides, les GIF et autres sont regroupés en un seul endroit : la "chaîne des loisirs".

Même un outil de chat présente des pièges de productivité

Avec un messager comme Slack , une équipe ne peut être aussi rapide et flexible que le membre le plus lent de l'équipe le permet. C'est pourquoi l'introduction d'un nouvel outil doit être bien planifiée et convenue avec toute l'équipe.

Trouver le nombre optimal de canaux Slack est un autre défi. S'il y a trop de canaux, il y a un risque que beaucoup de choses soient discutées deux fois et que la communication ne soit pas beaucoup plus efficace qu'avec les courriels. En revanche, un nombre trop faible de chaînes vous distraira par de nombreux messages qui ne vous concernent pas.

Afin d'éviter ces erreurs, l'ensemble de la structure de communication doit être régulièrement évalué et ajusté.

3. comment nous apprivoisons la bête de la gestion de projet avec seulement deux outils

Beaucoup de Post-Its sur un tableau blanc.

Nous pourrions remplir des livres entiers en essayant de maîtriser notre propre gestion de projet en tant qu'agence de démarrage. La gestion de projet est extrêmement étendue et constitue un domaine d'expertise à part entière.

L'objectif d'un outil de gestion de projet est toujours de centraliser la planification et l'organisation des tâches.

Pour que l'équipe travaille efficacement, chaque membre a besoin d'une vue d'ensemble : où en est le projet ? Que faut-il faire et qui est responsable ? Respectons-nous toujours le budget ? Surtout pour les projets comportant plusieurs pages WordPress , vous atteindrez rapidement vos limites sans outil.

Vous ne trouverez pas l'outil parfait du jour au lendemain

Outre des outils complets et très complexes comme Redbooth et Basecamp il existe également des alternatives plus légères sur le marché, notamment Trello, Hygger et autres. Elles sont particulièrement utiles si vous ne voulez pas vous lancer dans des activités complexes ou éviter une courbe d'apprentissage trop rapide.

Pour les besoins très élémentaires, un outil permettant de définir les tâches, de fixer des délais et d'assigner des personnes responsables, par exemple sous forme de listes de contrôle, est généralement suffisant. En outre, tous les membres de l'équipe devraient pouvoir y accéder localement et de façon mobile simultanément.

Nous avons commencé avec le système de notes analogique, nous nous sommes perdus dans le chaos, nous avons testé différents outils (Jira trop compliqué, Asana trop simple à l'époque, Basecamp n'était pas notre truc, ActiveCollab mais pas assez) et a finalement opté pour une combinaison de Trello et Moco a fini par.

Moco aide à l'acquisition, au suivi du temps et à la facturation

Nous utilisons Moco comme...

  • ... système très simple de CRM pour stocker des adresses et les relier à des projets.
  • ... outil d'acquisition pour la création et la gestion des offres. De cette façon, nous suivons l'évolution de nos processus d'acquisition.
  • ... outil de suivi de nos projets : Cela nous permet de toujours garder un œil sur le budget des projets individuels.

L'utilisation de Moco est relativement simple et ne nécessite que peu de formation. Avec Trello, par contre, c'est un peu différent.

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Trello aide à la gestion des tâches

Trello est essentiellement un outil de listes de tâches, dont la structure ressemble à une collection de grands tableaux d'affichage : chaque tableau d'affichage (appelé "tableau" dans Trello) est un projet. Il y a dessus des listes avec des cartes individuelles. Sur chaque carte figure une tâche à laquelle vous pouvez attribuer une date limite et un membre de l'équipe.

Le secret de Trello : le principe du Kanban

Tout comme Hygger, Trello est basé sur le système Kanban, qui est originaire du Japon. "Kanban" signifie quelque chose comme "bouclier, carte". Le but de l'ensemble est de maintenir les processus aussi légers, agiles et rapides que possible.

L'idée est assez simple :

  1. Cartes : Un projet est décomposé en tâches. Une carte est créée pour chaque tâche individuelle.
  2. Listes : Des listes sont créées sur le tableau des projets, généralement appelées "To Do", "In Progress" et "Done". Le système peut bien sûr être complété, par exemple par une liste "En attente de réactions".
  3. RédactionLes équipes et les employés font maintenant glisser les cartes de façon indépendante de "À faire", les déplacent vers "En cours" et, une fois le travail terminé, vers "Terminé".

Cette façon de travailler signifie que toutes les personnes impliquées ont toujours une vue d'ensemble de l'état actuel d'un projet. Le haut niveau de responsabilité personnelle permet également de maintenir la motivation des membres de l'équipe.

Pour éviter l'encombrement du processus, chacun n'est autorisé à travailler que sur un nombre limité de tâches. Lorsque des goulets d'étranglement apparaissent, une restructuration souple est nécessaire. Des réunions régulières sur l'état d'avancement des travaux favorisent la communication au sein de l'équipe.

Trello convient également sans Kanban

Le système Kanban est particulièrement adapté aux petits projets. Lorsque nous créons des sites web WordPress vastes et complexes, un seul tableau ne nous suffit pas. Ici, il faudrait tellement de conseils différents que les équipes individuelles n'auraient plus de vue d'ensemble. Et si nous avions un tableau séparé pour chaque équipe, personne ne serait en mesure de suivre l'ensemble du projet.

En fait, c'est pourquoi nous n'utilisons pas Trello selon le principe du Kanban, mais nous créons plutôt des listes par domaine de travail, par exemple la conception, l'architecture de l'information, le texte, la technologie et la gestion de projet. Nous échangeons ce qui est actuellement en cours de travail lors de réunions régulières.

Peu importe comment vous finissez par utiliser Trello : Convenez avec votre équipe d'une manière cohérente de l'utiliser. Si un collègue d'un projet crée des listes selon le système Kanban et que les autres tâches spécifiques à un sujet sont croisées, personne n'est aidé. Trello n'a de valeur ajoutée que si tout le monde suit le même système.

Conclusion : la bonne application est cruciale

Ce que vous ne devriez pas faire maintenant, c'est vous précipiter et vous inscrire à Moco, Trello, Slack juste parce que vous avez lu ceci. Ces outils ne sont utiles que si vous les utilisez à bon escient. Signification : Un outil doit soit vous aider à gagner du temps, soit améliorer sensiblement un processus pour que son utilisation en vaille la peine.

Certaines choses, comme l'utilisation d'un outil de chat interne, fonctionnent de manière relativement non ambiguë. D'autres outils exigent que l'utilisateur connaisse les processus et les méthodes de base pertinents. Vous devez toujours mettre en balance cet effort et le bénéfice. Avez-vous des conseils pour utiliser des outils de gestion, comme Trello et compagnie ? J'attends avec impatience vos commentaires !

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