De l'entrepreneur à l'agence confirmée, de plus en plus de personnes font appel à des outils de gestion pratiques. Mais ceux qui s'inscrivent avec une grande motivation à des dizaines d'outils ne deviennent pas automatiquement plus productifs. Lea de elsch&fink, une agence WordPress de Münster, offre un aperçu de sa vie quotidienne et révèle quels outils aident à gérer parfaitement l'entreprise.
Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack, Zenkit et compagnie : il ne s'agit ni de groupes underground ni de Pokémon, mais d'applications et d'outils de gestion qui sont censés nous simplifier la vie.
L'organisation et la gestion sont importantes pour les projets web, quelle que soit leur taille. Mais les outils seuls ne peuvent pas faire de miracles. En effet, ce n'est qu'en étudiant un nouvel outil de manière approfondie et en l'intégrant dans le flux de travail naturel que l'on peut l'utiliser de manière rentable, en gagnant du temps et en étant productif.
C'est pourquoi je donne aujourd'hui un aperçu de notre quotidien d'agence chez elsch&fink Et je te dis quels outils nous utilisons pour ...
- ...l'inspiration et l'apport
- ...la communication interne
- ...notre gestion de projet
... gérer efficacement et judicieusement.
1. recueillir des idées fraîches et reconnaître les tendances
Si tu conçois des sites web qui ont l'air de sortir tout droit de l'année 1998, les clients te quitteront en masse. Les designers et les concepteurs doivent créer des projets à la pointe de l'actualité, reconnaître les tendances et se démarquer en même temps de la masse. Les personnes travaillant dans le secteur numérique ont besoin d'un apport constant pour développer des idées nouvelles et inhabituelles.
Mais même si tu es responsable de la technique, de la programmation ou de l'utilisabilité, tu dois être au courant des dernières mises à jour de sécurité, des surfaces d'attaque de WordPress fraîchement découvertes ou des dernières découvertes de la recherche sur les utilisateurs.
Un outil simple et extrêmement pratique pour collecter des articles intéressants est Feedly. Même dans la version gratuite, tu peux suivre jusqu'à 100 publications et blogs et créer des flux d'informations spécifiques à un thème. Tu recevras ainsi tous les contenus de tes sources préférées, toujours regroupés et en temps réel.
Cela signifie que si tu fais bien ton travail et que tu restes dans le coup, tu seras confronté chaque jour à une grande quantité de contenu. Mais où conserver ce qui te semble le plus utile ?
Avec les applications de prise de notes, tu peux contrôler le flux d'informations.
Pour de nombreux entrepreneurs et professionnels du web, les applications de prise de notes comme Evernote ou OneNote ont fait leurs preuves. Ces outils pratiques te permettent d'organiser tes idées, tes notes et les contenus que tu rencontres dans les newsletters, les flux et autres, et de les modifier directement. Grâce à la synchronisation sur tous tes appareils, tu peux également noter les idées spontanées et les contacts à un endroit central lorsque tu es en déplacement.
Pour partager un contenu intéressant en grand groupe ou avec des collègues spécifiques, nous utilisons à l'agence notre outil de communication interne, dont je vais parler dans un instant.
En principe, peu importe que tu notes tes trouvailles et tes idées dans une application, dans les signets de ton navigateur ou dans un bon vieux carnet de notes.
L'essentiel est que tu ne te contentes pas d'enregistrer les nouvelles connaissances acquises, mais que tu les digères et les transfères à ton entreprise.
Car si tu rates les tendances et les développements actuels, tu peux très vite mettre la clé sous la porte.
2. économiser du temps et des nerfs grâce à une communication efficace
Dans le commerce numérique en particulier, il est important de pouvoir communiquer rapidement, de manière flexible et fiable avec ton équipe et tes clients. Dans de nombreux cas, l'e-mail ne peut plus le faire.
Nous connaissons tous le problème des boîtes de réception qui débordent de messages, dans lesquelles les courriers importants se perdent désespérément entre les spams, les newsletters et les lettres d'information de la liste de diffusion interne.
La solution : un outil de chat pour la communication interne. En particulier pour les courtes demandes, les changements spontanés ou les informations pour certaines équipes, un outil de communication offre une énorme valeur ajoutée.
Des voies de communication courtes et rapides grâce à Slack
Dans l'agence, nous utilisons exclusivement l'outil de messagerie pour la communication interne. Slack. Aussi dans la communauté Communauté WordPress tous les accords, réunions et projets sont entièrement réglés via Slack. De même, la messagerie s'est déjà imposée dans les grandes entreprises. Entreprises, Agences et Freelancers a fait ses preuves.
Les avantages de Slack en un coup d'œil :
- La boîte de réception reste libre pour les e-mails importants des clients et des partenaires de coopération.
- Tous les messages sont documentés de manière centralisée. Par exemple, nous avons pris l'habitude de poster un bref compte-rendu après les réunions sur le canal Slack correspondant.
- Grâce aux canaux de chat thématiques, chacun ne reçoit, dans le meilleur des cas, que des messages pertinents et est moins distrait de son travail.
- Les vidéos stupides, les GIFs et autres sont regroupés en un seul endroit : la "chaîne loisirs".
Même un outil de chat comporte des pièges de productivité
Avec une messagerie comme Slack, une équipe ne peut être aussi rapide et flexible que le membre le plus lent de l'équipe le permet. C'est pourquoi l'introduction d'un nouvel outil doit être bien planifiée et discutée avec toute l'équipe.
Trouver le nombre optimal de canaux Slack est un autre défi. S'il y a trop de canaux, il y a le risque que beaucoup de choses soient discutées deux fois et que la communication ne soit pas beaucoup plus efficace qu'avec les e-mails. Un nombre insuffisant de canaux signifie que tu seras distrait par de nombreux messages qui ne sont pas pertinents pour toi.
Pour éviter ces erreurs, l'ensemble de la structure de communication doit être régulièrement évaluée et adaptée.
3. comment dompter la bête de la gestion de projet avec seulement deux outils
Nous pourrions remplir des livres entiers sur la tentative de maîtriser la gestion de projet en tant qu'agence de démarrage. La gestion de projet est extrêmement vaste et constitue en soi un domaine de compétence à part entière.
Le but d'un outil de gestion de projet est toujours de centraliser la planification et l'organisation des tâches.
Pour que l'équipe puisse travailler efficacement, chaque membre a besoin d'une vue d'ensemble : où en est le projet ? Que doit-on faire et qui est responsable ? Sommes-nous toujours dans le budget ? Surtout pour les projets avec plusieurs sites WordPress, tu atteindras rapidement tes limites sans un outil.
Tu ne trouveras pas l'outil parfait du jour au lendemain.
En plus d'outils complets et très complexes comme Redbooth et Basecamp Il existe aussi des alternatives plus légères sur le marché, comme par exemple Trello, Hygger et les autres. Celles-ci sont particulièrement adaptées si tu ne veux pas te battre avec des fonctions complexes ou éviter une courbe d'apprentissage abrupte.
Pour les exigences très basiques, il suffit généralement d'un outil qui permet de définir des tâches, de fixer des délais et d'attribuer des personnes responsables, par exemple sous forme de listes de contrôle. En outre, tous les membres de l'équipe doivent pouvoir y accéder localement et de manière mobile.
Nous avons commencé avec le système de fiches analogiques, nous avons sombré dans le chaos, nous avons testé divers outils (Jira trop compliqué, Asana trop simple à l'époque, Basecamp pas vraiment notre truc, ActiveCollab bon mais pas assez bon) et nous sommes finalement arrivés à une combinaison de Trello et de Moco. Moco Nous avons fini par trouver quelque chose.
Moco aide à la prospection, au suivi du temps et à la facturation
Nous utilisons Moco comme...
- ... système très simple de CRM pour stocker des adresses et les associer à des projets.
- ... outil d'acquisition pour créer et gérer les offres. Nous gardons ainsi une vue d'ensemble de l'avancement de nos processus d'acquisition.
- ... outil de suivi pour nos projets : Cela nous permet de toujours garder un œil sur le budget des différents projets.
L'utilisation de Moco est relativement explicite et nécessite peu de temps d'apprentissage. Avec Trello, c'est toutefois un peu différent.
Trello aide à la gestion des tâches
Trello est essentiellement un outil pour les listes de choses à faire, dont la structure doit être imaginée comme une collection de grands tableaux d'affichage : chaque tableau d'affichage (appelé "board" sur Trello) est un projet. Des listes de cartes individuelles y sont accrochées. Sur chaque carte se trouve une tâche à laquelle tu peux attribuer une date limite et un membre de l'équipe.
Le secret de Trello : le principe Kanban
Tout comme Hygger, Trello est basé sur le système Kanban, qui est originaire du Japon. "Kanban" signifie "bouclier, carte". Le but de tout cela est de garder les processus aussi légers, agiles et rapides que possible.
L'idée est assez simple :
- Les cartes : Un projet est divisé en tâches. Une carte est créée pour chaque tâche individuelle.
- Les listes : Des listes sont créées sur le tableau de projet, généralement appelées "A faire", "En cours" et "Terminé". Le système peut bien sûr être complété, par exemple par une liste "En attente de réponse".
- Traitement: Les équipes et les collaborateurs tirent maintenant eux-mêmes des cartes de "A faire", les déplacent sur "En cours" et une fois le paquet de travail terminé sur "Terminé".
Grâce à cette méthode de travail, tous les participants ont toujours une vue d'ensemble de l'état actuel d'un projet. La grande responsabilité personnelle maintient également la motivation des membres de l'équipe.
Afin d'éviter tout embouteillage dans le processus, chacun ne peut travailler que sur un nombre limité de tâches. Lorsque des goulots d'étranglement apparaissent, il faut restructurer de manière flexible. Des réunions d'état régulières soutiennent la communication au sein de l'équipe.
Trello est bon même sans Kanban
Le système Kanban est surtout adapté aux petits projets. Lorsque nous créons des sites WordPress importants et complexes, une seule planche ne suffit pas. Il faudrait tellement de cartes différentes que les différentes équipes n'auraient plus de vue d'ensemble. Et si nous avions un tableau séparé par équipe, personne ne pourrait garder une vue d'ensemble du projet.
En fait, nous n'utilisons pas Trello selon le principe Kanban, mais nous créons des listes par domaine de travail, par exemple design, architecture de l'information, texte, technique et gestion de projet. Nous partageons ce que nous sommes en train de faire lors de réunions régulières.
Peu importe comment tu utilises Trello au final : Décide avec ton équipe d'une utilisation cohérente. Si un collègue d'un projet crée des listes selon le système Kanban et que l'autre épingle des tâches spécifiques à un thème, personne n'est aidé. Trello n'a de valeur ajoutée que si tout le monde suit le même système.
Conclusion : la bonne utilisation est essentielle
Ce que tu ne devrais pas faire maintenant, c'est te précipiter et t'inscrire sur Moco, Trello, Slack, simplement parce que tu as lu ceci. Ces outils ne sont utiles que si tu les utilises à bon escient. En d'autres termes, un outil doit soit t'aider à gagner du temps, soit améliorer considérablement un processus pour que son utilisation en vaille la peine.
Certaines choses, comme l'utilisation d'un outil de chat interne, fonctionnent de manière relativement claire. D'autres outils exigent de l'utilisateur qu'il connaisse les processus et méthodes d'arrière-plan pertinents. Tu dois toujours mettre en balance cet effort et les avantages. As-tu d'autres conseils pour l'utilisation d'outils de gestion comme Trello et autres ? N'hésite pas à me faire part de tes commentaires !
