Leadership à distance : comment gérer une agence peu importe où vous êtes

Julian Hansmann Dernière mise à jour le 22.10.2020
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Dernière mise à jour le 22.10.2020

Le patron trône dans le fauteuil de direction tapissé au-dessus de ses employés - autoritaire, peu populaire et venant d'en haut. Cette image de leadership s'est gravée dans nos têtes. Mais elle a fait son temps : la numérisation, le travail par projet et la coopération caractérisent aujourd'hui la vie professionnelle. C'est pourquoi je n'ai pas de fauteuil de patron au départ - ni de bureau à moi. En tant que nomade numérique et chef d'agence, le monde est mon bureau et mon ordinateur portable est mon compagnon de voyage le plus proche. Découvrez comment je gère à distance et prends la responsabilité de plus de 25 employés dans une équipe à distance dans ce rapport d'expérience personnelle.

J'ai toujours été un fan de la technologie. J'ai construit mes premiers sites web pour des clients quand j'avais 14 ans. Le web était encore petit, mais j'ai vite remarqué l'énorme potentiel qui sommeillait ici. Après avoir obtenu mon diplôme de fin d'études secondaires, j'ai fait mes valises et je suis parti en Australie pour un Work & Travel de 9 mois. J'ai financé tout le voyage avec des emplois de conception de sites web.

En 2008, j'étais l'un des tout premiers nomades numériques - avant même que le terme n'existe. Du point de vue actuel, c'était un effort incroyablement important : j'avais dans mes bagages un énorme ordinateur portable lourdement chargé de plomb, le smartphone était un phénomène marginal et le Wi-Fi était souvent en pénurie. Pourtant, la prise de conscience a eu lieu : Je peux travailler de n'importe où et c'est très amusant.

Après avoir étudié à l'université de Maastricht aux Pays-Bas et à l'UC Berkeley en Californie, et avec quelques clients fidèles à mon actif, j'ai fondé l'agence numérique Friendventure en 2012. C'est ici que j'ai assumé pour la première fois la responsabilité d'un employé. Il était clair pour moi que je voulais d'une part être un entrepreneur, mais en même temps rester flexible. Même pendant mes études, j'ai beaucoup voyagé et j'ai toujours été inspiré par différents endroits. Je voulais absolument maintenir cette flexibilité. Nomade numérique et patron d'agence, voyage et responsabilité des employés, cela va-t-il de pair ? 

Le leadership à distance signifie des droits égaux pour tous

On dit que l'entreprise est le reflet de la personnalité entrepreneuriale. En tant que globe-trotter, mon agence est également caractérisée par une grande liberté et une responsabilité personnelle. Lorsque je l'ai fondée, mon credo était le suivant : je veux diriger une agence où je voudrais travailler moi-même en tant qu'employé.

La décision la plus importante pour moi a été de traiter tout le monde sur un pied d'égalité. Toutes les libertés que je prends pour moi-même devraient également s'appliquer à mes employés. Pourquoi devrais-je agrafer mes employés à leur bureau alors que j'ai fait l'expérience directe des avantages de l'autodétermination ? En termes de productivité mais aussi de bien-être général. 

L'indépendance géographique est donc née de mes préférences personnelles. Aujourd'hui, je suis plus ou moins un nomade numérique à temps partiel. Je voyage environ 4 mois par an et je fais aussi beaucoup de trajets entre nos bureaux de Cologne et de Berlin et divers autres rendez-vous. C'est pourquoi je suis aussi un passionné de train et je passe plusieurs centaines d'heures par an dans le train, où je travaille aussi, bien sûr.

Je suis fermement convaincu que le système ne fonctionne que parce que tout le monde a les mêmes droits. Sinon, ce serait : "Regarde, Julian, il est de nouveau sur la route et nous devons nous asseoir dans le bureau de 9h à 17h". Les collègues ont raison de se rendre aux barricades lorsque cela se produit. Ce n'est tout simplement pas la façon dont les entreprises fonctionnent de nos jours. Heureusement !

Les avantages du travail à distance

Nous ne sommes pas une équipe interculturelle à distance répartie sur toute la planète. Nous disposons d'une base de personnel autour de nos sites de Cologne et de Berlin. Mais même dans ce cas, de nombreux employés travaillent à domicile ou profitent de la possibilité de choisir librement leur lieu de travail, par exemple dans des cafés, des espaces de travail en commun, dans le train en voyage, dans d'autres villes ou en combinant travail et vacances dans d'autres pays. 

Leadership à distance : travailler au pool

Malgré les possibilités de travail indépendant du lieu de travail, la plupart des gens viennent régulièrement au bureau, mais changent de lieu de travail de manière flexible en fonction des besoins. Cette combinaison de flexibilité sur le lieu de travail et d'une équipe et d'un bureau fixes est très bien accueillie par mes collègues et les candidats. Elle offre également les avantages suivants pour moi en tant que chef d'agence :

Réduction de la rotation du personnel

Selon une étude de Stanford, le taux de rotation des employés est inférieur de 50 % dans les équipes éloignées. Nous avons fait des expériences similaires : une équipe soudée et la possibilité de travailler à distance empêchent la migration des bons employés. D'autant plus que les délocalisations vers d'autres villes (par exemple à la suite d'une planification de vie en partenariat) n'entraînent pas nécessairement des changements d'emploi. 

Des collègues plus heureux

Selon une étude de TINYpulse, les travailleurs à distance sont plus satisfaits et plus motivés au travail. Sans sondages anonymes auprès des employés, il est difficile de faire une évaluation précise, mais les évaluations sur Kununudonnent une bonne indication. Pour un patron éloigné, c'est un défi de surveiller de près l'humeur de l'équipe. C'est là que le fait d'avoir une "porte ouverte" à tout moment aide. À l'ère du numérique, cela signifie que mes employés peuvent me joindre à tout moment via Slack et parler de problèmes de toutes sortes. En tant que patron, il est également important pour moi de participer activement aux discussions de Slack au sein de l'équipe. Bien sûr, il y a aussi des discussions régulières en face à face.

Des collègues en meilleure santé et moins de jours d'absence pour cause de maladie

Les chiffres des jours d'absence du travail pour raisons psychologiques sont en hausse depuis des années : selon le rapport de TK Health, 18 % des jours de maladie sont désormais de nature psychologique, et les jeunes en particulier sont à risque. Même si l'on signale toujours des niveaux de stress plus élevés au bureau à domicile, nous considérons qu'un degré élevé d'autodétermination (temps et lieu de travail) est la solution idéale. 

D'après notre expérience, cette autodétermination conduit à un plus grand bien-être et, par conséquent, à moins de jours de maladie. Grâce à l'horaire flexible, si j'ai mal à la tête le matin, je peux simplement me retourner et éventuellement commencer à travailler plus tard au lieu de me rendre malade à 9 heures précises. 

Attirer les professionnels recherchés

La qualité d'une organisation dépend de celle de ses employés. Dans le secteur des services, mes employés sont mon capital et un facteur clé de la concurrence. La pénurie de travailleurs qualifiés n'est pas une prévision brumeuse pour l'avenir, mais déjà une réalité dans presque toutes les industries. 

En travaillant indépendamment du lieu, nous disposons d'une réserve de talents beaucoup plus importante dans laquelle nous pouvons puiser. Des conditions de travail attrayantes renforcent également notre propre marque d'employeur. Et je ne parle pas seulement d'un baby-foot branché et d'un copain libre - sans culture sous-jacente, ce n'est que de la poudre aux yeux. 

Un travail concentré

La distance a l'avantage de me permettre de rechercher activement mes pauses pour un travail concentré. Personnellement, je suis toujours au milieu de l'action dans un bureau en espace ouvert et je me laisse rapidement distraire par les choses. C'est bien de temps en temps.

Cependant, je peux travailler de manière beaucoup plus concentrée dans notre petit bureau de Berlin que sur notre site principal de Cologne, où je passe d'une réunion à l'autre, où je suis mis à l'écart ou impliqué dans des processus moi-même. Le soir, je remarque à quel point je suis épuisé après une telle journée de travail.

Leadership à distance : comment gérer une agence peu importe où vous êtes

En plus des avantages, il y a bien sûr beaucoup de défis à relever pour nous en tant qu'équipe à distance. Surtout lorsque les équipes à distance se développent rapidement, comme nous l'avons fait l'année dernière. En douze mois, nous avons doublé notre effectif, qui est passé à plus de 25 employés. Cela a notamment perturbé considérablement nos processus internes. D'autre part, les sites de construction en bonne et due forme ont été impitoyablement exposés.

Revenons au sujet principal : le leadership. Bien sûr, le leadership est un véritable défi dans les équipes éloignées, car il est souvent exercé à distance. Passons maintenant à la question cruciale : comment diriger mes employés lorsque nous ne sommes pas dans le même bureau, dans la même ville ou même dans le même fuseau horaire ?

Sur le site RAIDBOXES , certains membres de l'équipe travaillent également à distance. Vous pouvez lire lesavantages et les défis du travail à distance dansnotre article sur ce sujet.

Le leadership à distance au XXIe siècle

Le top-down, c'était hier ! Pour être plus précis, le principe des hiérarchies rigides remonte à l'époque de l'industrialisation. Il ne viendrait probablement à l'esprit de personne que les défis d'une fonderie de fer au XVIIIe siècle sont comparables à ceux d'une entreprise de taille moyenne au début du XXIe siècle. Néanmoins, la majorité des entreprises sont encore aujourd'hui organisées de manière strictement hiérarchique.   

Un catalogue strict de spécifications, des instructions de travail méticuleusement prescrites et des contrôles stricts - ce sont tous des instruments de l'ancien monde du travail. Ils ne peuvent tout simplement plus être utilisés pour relever les défis du XXIe siècle. Parce que la réalité est la suivante : Nous travaillons au sein de groupes de projet agiles, répondons aux messages de manière numérique, passons d'une tâche à l'autre, Skype avec les clients et nous nous instruisons en parallèle. Les grandes tâches que nous impose la numérisation ne peuvent être accomplies que par la coopération et la créativité. 

Je comprends la préparation optimale de mes employés à ces méthodes de travail modernes comme le Digital Leadership ou le Remote Leadership. Je ne suis pas le seul dans ce cas : les jeunes entreprises, en particulier, remettent de plus en plus en question les structures classiques de l'entreprise et développent de nouveaux modèles de travail - par exemple l'holacratie, la sociocratie ou même l'éloignement.

Je ne veux pas séparer le leadership numérique du leadership à distance, parce qu'ils vont ensemble : L'éloignement est depuis longtemps une réalité dans le monde numérique. Chaque fois que j'envoie un message numérique, que je passe un appel téléphonique ou que j'utilise d'autres outils de communication, je travaille à distance. Même les plus fervents partisans du travail en face à face ne peuvent nier qu'une entreprise ayant plusieurs sites doit travailler à distance pour rester agile. 

Les 8 piliers du leadership numérique

Qu'est-ce qui fait que le leadership à distance se démarque ? À mon avis, cela se résume aux 8 choses suivantes :

  1. Moins de contrôle
  2. Plus de confiance
  3. Remettre la responsabilité au lieu de déléguer
  4. Autonomisation
  5. Motivation intrinsèque
  6. Prévenir la pensée en silo
  7. Événements d'équipe
  8. Les bons outils

1. moins de contrôle

Le commandement et le contrôle ont fait leur temps. Les patrons doivent dire adieu à la possibilité de contrôler toutes les activités de leurs employés à chaque instant. Des études telles que celle de l'Institut de l'économie allemande (IW) montrent que la productivité baisse de manière significative sous contrôle constant.

Pour être honnête, j'ai aussi dû m'adapter, car par nature j'aime garder toutes les ficelles entre mes mains. Ici, la distance physique du travail à distance m'aide aussi à rester en dehors des opérations. J'ai dû remplacer le sentiment de "Je pense que tout me glisse des mains" par "Ils font des vagues sans moi". 

Moins de contrôle a aussi l'avantage pour moi de pouvoir m'occuper des tâches essentielles en tant que patron et entrepreneur. Pour moi, le leadership numérique implique également de prendre des décisions commerciales tournées vers l'avenir. Je dois garder un œil sur le marché, surveiller les nouvelles technologies et adapter notre portefeuille de services si nécessaire. En d'autres termes : travailler plus sur l'entreprise que dans l'entreprise.

En particulier pendant la phase de croissance, j'ai dû me retirer consciemment de l'aspect opérationnel des choses afin de construire de nouvelles structures à la place. J'ai pu transférer complètement certains domaines de responsabilité, de sorte que je ne suis plus impliqué que dans les situations critiques.

2. plus de confiance

Moins de contrôle signifie automatiquement plus de confiance. Et sans confiance, rien ne fonctionne. Pas de société, pas de famille et pas d'entreprise. La confiance est l'un des facteurs les plus importants pour la performance et le succès du travail d'équipe. C'est ce que montrent des études telles que celle menée par l'université de Münster sur la confiance dans les équipes virtuelles

"Le contact face à face qui fait défaut aux équipes virtuelles peut être compensé par une confiance accrue" Guido Hertel, professeur de psychologie organisationnelle et d'entreprise à l'université de Münster

Je dois avoir confiance dans le fait que mes employés traiteront une tâche de manière appropriée. À la fin de la journée, je me fiche que le collègue aille se promener ou nourrisse son poisson rouge en allant au but. C'est le résultat qui compte. L'expérience montre que les meilleures idées ne viennent pas au bureau, sous haute pression ou dans des situations stressantes de toute façon, mais lorsque nous avons la tête libre pour la pensée créative. Ces espaces n'apparaissent que dans une relation de confiance.

Et comme au football, l'équipe perd et gagne ensemble. Si le gardien a un mauvais jeu et qu'un battement d'ailes à la dernière seconde est sauvé dans le filet, l'équipe est solidaire. Cela ne signifie pas que vous renoncez à analyser les erreurs. C'est ainsi que je le vois dans le contexte de l'entreprise également. Il doit être clair que vous travaillez sur quelque chose ensemble et que chaque individu apporte sa contribution, mais que vous avez aussi le droit de faire des erreurs. 

3. transférer la responsabilité au lieu de déléguer

Partout, on entend dire que le patron doit déléguer des tâches à ses employés. Mais cela ne suffit pas. Parce que déléguer, c'est généralement faire en sorte que les employés traitent une tâche et la rendent ensuite au patron. Il s'ensuit un retour d'information, un nouveau traitement et vous êtes déjà coincé dans une boucle de retour d'information apparemment sans fin qui consomme inutilement beaucoup de ressources et de nerfs. 

La meilleure solution est donc un transfert complet de la responsabilité à l'employé. Cela permet de prendre des décisions plus souples sans que les résultats n'en pâtissent. En outre, les employés peuvent souvent se donner un bien meilleur retour d'information que si le patron est constamment impliqué. En cas de doute, leurs compétences sont beaucoup plus adaptées à la tâche à accomplir.

4. l'autonomisation

L'autonomisation consiste à fournir les conditions cadres optimales pour que vos propres employés puissent exploiter pleinement leur potentiel. Un performant mal placé, un stagiaire surchargé de tâches ou simplement un manque d'infrastructure technique peuvent être de véritables obstacles au développement du potentiel. 

Mais ce n'est pas seulement la technologie qui est importante : en plus des outils, les employés ont besoin de liberté et d'une perspective à long terme. Pour promouvoir les salariés, il faut augmenter leur rayon d'action. Une plus grande marge de manœuvre dans la prise de décision peut déclencher une véritable poussée de motivation. Un hôtel renommé, par exemple, a permis à son personnel de nettoyage de traiter seul des plaintes allant jusqu'à 1 000 euros, sans consulter ses supérieurs. Avec pour résultat une motivation au travail nettement plus élevée et une bureaucratie réduite en même temps.  

La tâche du leader numérique d'aujourd'hui est de promouvoir ses propres employés pour qu'ils deviennent une meilleure version professionnelle d'eux-mêmes. Il n'y a pas de place ici pour la vanité, la mentalité de coude et la pensée compétitive. Il est doublement et triplement rentable lorsque l'expertise se développe au sein de l'entreprise et que les connaissances sont activement échangées entre elles. 

5. la motivation intrinsèque

Qu'est-ce qui motive un employé à long terme ? Un salaire élevé, des primes généreuses ou une voiture de fonction ? Ni l'un ni l'autre - des études montrent que l'effet positif d'une augmentation de salaire ne dure que peu de temps et atteint son maximum à 60 000 euros par an.  

Mon expérience le montre aussi : La motivation intrinsèque aide. Intrinsèque signifie "par sa propre motivation". L'inverse est la motivation extrinsèque, qui comprend les motivations mentionnées ci-dessus : Argent, commission, voiture de société.

Comme les effets de la motivation extrinsèque s'estompent de nouveau après peu de temps, seule la motivation intrinsèque crée une valeur proactive. Si vous ne faites que suivre les règles, vous n'arriverez à rien dans l'entreprise et resterez loin de l'innovation.

Qu'est-ce qui aide concrètement ? L'appréciation du travail, la liberté de prendre ses propres décisions, la transparence, une culture ouverte de l'erreur et de la célébration des succès.

6. empêcher la pensée en silo

À mon avis, un danger majeur pour les entreprises établies est le manque d'échange de connaissances dû aux silos départementaux. Ces services clairement séparés et strictement structurés hiérarchiquement rendent la coopération plus difficile et, dans le pire des cas, conduisent à un "État-dans-un-État". Les départements deviennent si importants qu'ils poursuivent leurs propres intérêts en plus de ceux de l'entreprise.

Des mesures efficaces pour éviter les silos sont un travail de projet agile et des équipes à distance. L'avantage de l'agilité et du travail à distance, comme je le vois dans mon agence, est la composition constamment nouvelle des équipes de projet interdisciplinaires. Il n'y a pas de services dont la porte porte porte l'inscription PR, Design ou IT. Si vous n'effectuez pas cette séparation spatiale au départ et que vous comptez plutôt sur l'éloignement, vous avez un net avantage dès le départ. Au début, la mise en place d'équipes de projet agiles implique certainement un travail supplémentaire, afin que le projet ne se termine pas dans le chaos. À long terme, cependant, les entreprises bénéficient de cette agilité.

7. les événements d'équipe

Pour les équipes distantes qui sont réparties dans le monde entier, il peut être difficile de réunir tous les employés en un seul endroit. Quelle chance que nos employés vivent tous en Allemagne et que rien ne s'oppose donc à une fête de Noël commune et à d'autres événements.

En outre, depuis trois ans, nous faisons nos valises une fois par an et nous nous envolons vers des climats plus ensoleillés (Majorque, Lisbonne, Crète) pendant une semaine pour travailler ensemble. Cela renforce énormément la cohésion et la confiance dans l'équipe. En octobre 2019, notre troisième Workation (une combinaison de travail et de vacances) a eu lieu en Crète. Pour de nombreux membres de notre équipe en pleine expansion, il s'agissait de la première réunion physique, car ils ne communiquaient auparavant que par voie numérique.

Leadership à distance : comment gérer une agence peu importe où vous êtes

Je considère que des réunions et des événements réguliers sont essentiels au succès d'une entreprise à distance. Nous sommes tous des créatures sociales, qui veulent connaître les personnes avec lesquelles nous travaillons au quotidien. En tant qu'"étrangers", il est incroyablement difficile de créer un esprit d'équipe commun. Si vous avez déjà cuisiné, mangé et ri ensemble, c'est beaucoup plus facile.

8. les bons outils

Beaucoup de gens pensent que les outils sont la chose la plus importante dans les équipes à distance. C'est vrai : les outils sont absolument essentiels dans le monde du travail numérique. Cependant, les outils doivent toujours être intégrés dans des flux de travail significatifs. Quel est l'intérêt de disposer du meilleur outil de gestion de projet sur le marché si les nombreuses fonctions ne sont de toute façon pas nécessaires ou si cela surcharge impitoyablement les employés ? Dans le pire des cas, chaque employé utilise des solutions différentes, ce qui n'aide personne. Et n'oubliez jamais :

Un fou avec un outil est toujours un fou. 

Le courrier électronique n'a pas encore fait son temps, mais il devient de plus en plus inutile dans des équipes agiles et basées sur des projets. Un courriel est de peu d'utilité lorsque cinq personnes communiquent entre elles et qu'il y en a également douze dans le CC. Récemment, les gestionnaires ont passé des heures par jour à traiter des courriers qui ne les concernaient guère. Les outils de collaboration sont ici une véritable bénédiction, car ils structurent beaucoup mieux la communication ou les commentaires peuvent être faits directement sur l'interface utilisateur. 

L'avantage de ces outils de communication est l'utilisation immédiate de l'intelligence de l'essaim. L'obstacle de poser une question dans le canal est bien moins important que d'aller dans le bureau voisin du superviseur et de lui demander conseil. Ainsi, même en tant que patron éloigné, je garde toujours un œil sur les besoins de mes collègues et nous restons agiles en même temps. 

Le guidage à distance est possible !

Cela peut sembler ridicule aux yeux des patrons établis du siècle dernier : Mais le leadership à distance est possible, il fonctionne bien et parfois même mieux que si l'on souffle constamment sur le cou de ses employés en étant trop présent. 

Leadership à distance : comment gérer une agence peu importe où vous êtes

Le travail à distance est depuis longtemps une réalité que nous devons reconnaître comme faisant partie de l'ère numérique. C'est pourquoi je conseille à chaque entreprise de préparer déjà les structures pour le travail à distance. Et ce, que ce soit pour des raisons d'image de marque de l'employeur ou pour retenir des employés méritants.

Néanmoins, je considère le temps de présence en rotation comme un grand avantage pour le patron. De temps en temps, il est nécessaire de ressentir les vibrations de l'équipe. En tant qu'équipe complète à distance, il ne reste plus que les événements et les réunions communes.  

Mais il y a un hic dans le leadership à distance qui ne peut être éliminé que par l'autodiscipline. En raison de mon nomadisme numérique, je suis pratiquement toujours disponible, sauf si je suis coincé dans une zone morte. La tentation est souvent grande de consulter rapidement ses e-mails avant de se coucher ou de faire telle ou telle chose pour le lendemain. 

Je dois définir des limites claires pour moi-même ici. Ce n'est pas toujours facile, mais cela fonctionne avec quelques hacks : notifications désactivées, horaires fixes lorsque je consulte mes e-mails, planification quotidienne avec le sport, la méditation, etc. Je suis heureux d'accepter la nécessité de la discipline si je suis récompensé par une grande flexibilité et une grande liberté d'autre part. Mes collègues et moi ne voudrions pas nous en passer !

Julian Hansmann est le fondateur et le directeur général des agences Friendventure et BannerBüro , qui ont des bureaux à Cologne et à Berlin. À l'âge de 14 ans, il a déjà réalisé ses premiers projets web depuis la chambre d'enfant pour des clients et conçu des bannières publicitaires. Il a étudié le commerce international à l'université de Maastricht et à l'université de Berkeley. En tant que fan de la numérisation et passionné de start-ups, il a déjà co-fondé plusieurs entreprises.

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