Leadership à distance : comment gérer une agence peu importe où vous êtes

Julian Hansmann Mis à jour le 22.10.2020
12 Min.
Dernière mise à jour le 22.10.2020

Le patron trône au-dessus de son employé dans un fauteuil de direction rembourré - autoritaire, impopulaire et venant d'en haut. Cette image de leadership s'est gravée dans nos esprits. Mais elle a fait son temps : la numérisation, le travail par projet et la coopération caractérisent aujourd'hui la vie professionnelle. C'est pourquoi je n'ai pas de président exécutif du tout - et pas de bureau à moi. En tant que nomade numérique et chef d'agence, le monde est mon bureau et mon ordinateur portable est mon compagnon le plus proche lorsque je voyage. Dans ce rapport d'expérience personnelle, vous apprendrez comment je dirige à distance et prends la responsabilité de plus de 25 employés dans une équipe éloignée.

J'ai toujours été un fan de la technologie. À l'âge de 14 ans, j'ai déjà construit mes premiers sites web pour les clients. La toile était encore petite, mais j'ai rapidement réalisé l'énorme potentiel qui sommeillait ici. Après avoir obtenu mon diplôme d'études secondaires, j'ai fait mes valises et je suis parti en Australie pour un travail et un voyage de 9 mois. J'ai financé tout le voyage par des contrats de conception de sites web.

En 2008, j'étais l'un des tout premiers Nomades du Numérique - avant même que ce terme n'existe. Du point de vue actuel, c'était un effort incroyablement important : j'avais dans mes bagages un énorme ordinateur portable lourdement chargé de plomb, le smartphone était un phénomène marginal et le WLAN était souvent en pénurie. Néanmoins, cette vision des choses a prévalu : Je peux travailler de n'importe où et c'est très amusant.

Après mes études à l'université de Maastricht aux Pays-Bas et à l'université de Berkeley en Californie et quelques clients fidèles, j'ai décidé de lancer l'agence numérique Friendventure a été fondée. C'est la première fois que j'assume la responsabilité d'un employé. Il était clair pour moi que je voulais être un entrepreneur, mais en même temps rester flexible. Même pendant mes études, j'ai beaucoup voyagé et j'ai été inspiré encore et encore dans différents endroits. Je voulais à tout prix maintenir cette flexibilité. Digital Nomad et chef d'agence, voyage et responsabilité des employés, cela va-t-il de pair ? 

Le leadership à distance signifie l'égalité des droits pour tous

On dit que l'entreprise est le reflet de la personnalité entrepreneuriale. En tant que globe-trotter, mon agence se caractérise également par une grande liberté et une responsabilité personnelle. Lorsque j'ai fondé l'agence, mon credo était le suivant : je veux diriger une agence où je voudrais travailler moi-même en tant qu'employé.

La décision la plus importante pour moi a été de traiter tout le monde sur un pied d'égalité. Toutes les libertés que je prends devraient également s'appliquer à mes employés. Pourquoi devrais-je agrafer mes employés à leur bureau alors que j'ai fait l'expérience directe des avantages de l'autodétermination ? En termes de productivité mais aussi en termes de bien-être général. 

L'indépendance de l'emplacement est donc née de ma préférence personnelle. Je suis pratiquement un nomade numérique à temps partiel maintenant. Je voyage environ 4 mois par an et je fais aussi beaucoup de trajets entre nos bureaux de Cologne et de Berlin et divers autres rendez-vous. C'est pourquoi je suis aussi un conducteur de train passionné et je passe plusieurs centaines d'heures par an dans le train, où je travaille bien sûr aussi.

Je crois fermement que le système ne fonctionne que parce que tout le monde a les mêmes droits. Sinon, ce serait : "Regardez, le Julian, il est encore sorti et nous devons nous asseoir de 9 à 17 dans le bureau." Dans de telles conditions, les collègues ont raison de monter sur les barricades. Ce n'est tout simplement pas la façon dont les entreprises travaillent de nos jours. Dieu merci !

Les avantages du travail à distance

Nous ne sommes pas une équipe interculturelle à distance qui est dispersée dans le monde entier. Nous disposons d'une base d'employés autour de nos sites de Cologne et de Berlin. Mais là aussi, de nombreux employés travaillent depuis leur bureau à domicile ou profitent de la possibilité de choisir librement leur lieu de travail - par exemple dans des cafés, des espaces de co-travail, dans le train lors de leurs déplacements, dans d'autres villes ou en combinant travail et vacances dans d'autres pays. 

Leadership à distance : travailler à la piscine

Malgré les possibilités de travailler depuis n'importe quel endroit, la plupart d'entre eux viennent régulièrement au bureau, mais changent de lieu de travail avec souplesse selon les besoins. Cette combinaison de flexibilité sur le lieu de travail et d'une équipe et d'un bureau permanents est très bien accueillie par mes collègues et les candidats. Elle offre également les avantages suivants pour moi en tant que chef d'agence :

Réduction de la rotation du personnel

Selon un Étude de Stanford La rotation du personnel dans les équipes éloignées est inférieure de 50 %. Nous avons eu des expériences similaires : une équipe sous film rétractable et la possibilité de travailler à distance empêchent la migration des bons employés. C'est précisément parce que le fait de s'installer dans d'autres villes (par exemple, à la suite d'une planification de vie basée sur un partenariat) n'entraîne pas nécessairement des changements d'emploi. 

Des collègues plus heureux

Selon un Étude de TINYpulse les travailleurs à distance sont plus satisfaits et plus motivés dans leur travail. Sans enquêtes anonymes auprès des salariés, il est difficile de procéder à une évaluation précise, mais les évaluations sont basées sur Kunumaintenant donnent un bon indice. Pour un patron éloigné, c'est un défi de suivre de près l'humeur de l'équipe. Une "porte ouverte" à tout moment aide ici. À l'ère du numérique, cela signifie que mes employés peuvent Slack me joindre à tout moment et parler de toutes sortes de problèmes. Pour moi, en tant que patron, il est également important de participer activement aux Slack discussions d'équipe. Bien sûr, il y a aussi des discussions régulières en face à face.

Des collègues en meilleure santé et moins de jours de maladie

Le nombre de jours d'absence du travail pour raisons psychologiques est en hausse depuis des années : 18 % des jours de maladie sont selon Rapport sur la santé de TK désormais de nature psychologique, notamment les jeunes sont en danger. Même si, à maintes reprises, des des charges plus importantes au bureau à domicile est signalé, nous considérons qu'un degré élevé d'autodétermination (temps et lieu de travail) est la voie idéale. 

Selon notre expérience, cette autodétermination conduit à plus de bien-être et donc à moins de jours de maladie. Grâce aux horaires de travail flexibles, je peux simplement me retourner le matin si j'ai mal à la tête et éventuellement commencer à travailler plus tard au lieu de me rendre malade à 9 heures pile. 

Attirer des spécialistes recherchés

Une organisation n'est jamais aussi bonne que ses employés. Dans le secteur des services, mes employés sont mon capital et un facteur clé de la concurrence. La pénurie de travailleurs qualifiés n'est pas une prévision brumeuse pour l'avenir, mais déjà une réalité dans presque tous les secteurs. 

En travaillant indépendamment du lieu, nous disposons d'une réserve de talents beaucoup plus importante dans laquelle nous pouvons puiser. Des conditions de travail attrayantes renforcent également notre propre image d'employeur. Et par là, je ne veux pas seulement parler d'un botteur de hanche et d'un compagnon libre - sans la culture qui se cache derrière, ce n'est que du bruit et de la fumée. 

Un travail concentré

La distance présente l'avantage de me permettre de rechercher activement mes pauses pour me concentrer sur mon travail. Personnellement, je suis toujours au milieu de l'action dans un bureau en espace ouvert et je me laisse rapidement distraire par les choses. C'est bon de temps en temps.

Toutefois, dans notre petit bureau de Berlin, je peux travailler de manière beaucoup plus concentrée qu'à notre siège principal de Cologne, où je passe d'une réunion à l'autre, où je suis pris à part ou impliqué dans des processus. Le soir, je me rends compte à quel point je suis épuisé après une telle journée de travail.

Leadership à distance : comment gérer une agence peu importe où vous êtes

Outre les avantages, il y a bien sûr aussi beaucoup de défis à relever pour nous en tant que Équipe à distance. Surtout lorsque les équipes à distance se développent rapidement, comme nous l'avons fait l'année dernière. En 12 mois, nous avons doublé notre personnel, qui compte désormais plus de 25 employés. Cela vient de provoquer une grande confusion dans les processus internes. D'autre part, les chantiers en bonne et due forme étaient sans cesse exposés.

Revenons au sujet principal : le leadership. Bien sûr, le leadership est un véritable défi dans les équipes éloignées, car il est souvent exercé à distance. J'en viens maintenant à la question cruciale : comment diriger mes employés si nous ne sommes pas dans le même bureau, dans la même ville ou même dans le même fuseau horaire ?

Certains membres de l'équipe travaillent également RAIDBOXES indépendamment du lieu. Quels sont les avantages et les défis du travail à distance, vous pouvez iDans notre article sur ce sujet.

Le leadership à distance au XXIe siècle

Le top-down, c'était hier ! Plus précisément, le principe des hiérarchies rigides remonte à l'époque de l'industrialisation. Personne ne penserait probablement que les défis d'une fonderie de fer au 18e siècle sont comparables à ceux d'une entreprise de taille moyenne au début du 21e siècle. Néanmoins, la majorité des entreprises sont encore aujourd'hui organisées de manière strictement hiérarchique.   

Un catalogue strict de spécifications, des instructions de travail méticuleusement spécifiées et des contrôles étroits - ce sont tous des instruments de l'ancien monde du travail. Avec eux, il n'est tout simplement plus possible de relever les défis du XXIe siècle. Parce que la réalité est la suivante : Nous travaillons dans des groupes de projet agiles, répondons aux messages de manière numérique, sautons d'une tâche à l'autre, surfons avec les clients et nous formons sur le côté. Les grandes tâches que la numérisation nous impose ne peuvent être accomplies que par la coopération et la créativité. 

Je comprends la préparation optimale de mes employés à ces méthodes de travail modernes comme le Digital Leadership ou le Remote Leadership. Je ne suis pas le seul dans ce cas : les jeunes entreprises, en particulier, remettent de plus en plus en question les structures traditionnelles des entreprises et développent de nouveaux modèles de travail - par exemple HolacratieLa sociocratie, ou la distance.

Je ne veux pas séparer le leadership numérique et le leadership à distance l'un de l'autre, parce qu'ils vont nécessairement ensemble : La distance est devenue une réalité depuis longtemps dans le monde numérique. Chaque fois que j'envoie un message numérique, que je passe un appel téléphonique ou que j'utilise d'autres outils de communication, je travaille à distance. Même les partisans les plus obstinés du travail de présence ne peuvent nier qu'une entreprise ayant plusieurs sites doit travailler à distance pour rester agile. 

Les 8 piliers du leadership numérique

Qu'est-ce qui distingue donc le Remote Leadership ? À mon avis, les 8 points suivants sont importants :

  1. Moins de contrôle
  2. Plus de confiance
  3. Remettre la responsabilité au lieu de déléguer
  4. Autonomisation
  5. Motivation intrinsèque
  6. Prévenir la pensée en silo
  7. Événements de l'équipe
  8. Les bons outils

1. moins de contrôle

Le commandement et le contrôle sont obsolètes. Les patrons doivent dire adieu à la possibilité de contrôler toutes les activités de leurs employés à tout moment. Des études, telles que le Institut de l'économie (IW) montrent que la productivité baisse de manière significative sous un contrôle constant.

Pour être honnête, moi aussi j'ai dû changer, car j'aime garder toutes les ficelles dans ma main par nature. Ici, la distance spatiale du travail à distance m'aide à rester en dehors des activités opérationnelles. J'ai dû remplacer le sentiment "Je pense que tout me glisse des mains" par "Ils balancent déjà la chose sans moi". 

Moins de contrôle a aussi l'avantage pour moi de pouvoir m'occuper des tâches essentielles en tant que patron et entrepreneur. Pour moi, le leadership numérique implique également de prendre des décisions commerciales tournées vers l'avenir. Je dois garder un œil sur le marché, surveiller les nouvelles technologies et, si nécessaire, adapter notre portefeuille de services. En d'autres termes : travailler plus sur l'entreprise que dans l'entreprise.

Surtout pendant la phase de croissance, j'ai dû me retirer consciemment des opérations pour construire de nouvelles structures à la place. J'ai pu renoncer complètement à certains domaines de responsabilité, de sorte que je ne suis impliqué que dans les situations critiques.

2. plus de confiance

Moins de contrôle signifie automatiquement plus de confiance. Et rien ne fonctionne sans confiance. Pas une entreprise, pas une famille et pas un commerce. La confiance est l'un des facteurs les plus importants pour la performance et le succès du travail d'équipe. C'est ce que montrent des études telles que celles menées par l'université de Münster sur Confiance dans les équipes virtuelles

"Le contact face à face qui fait défaut aux équipes virtuelles peut être compensé par une confiance accrue" Guido Hertel, professeur de psychologie des organisations et des entreprises à l'université de Münster

Je dois avoir confiance dans le fait que mes employés s'acquitteront d'une tâche de manière appropriée. En fin de compte, je me fiche que le collègue se promène ou nourrisse son poisson rouge en route vers sa destination. Le résultat compte. L'expérience montre que les meilleures idées ne viennent pas au bureau de toute façon, sous haute pression ou dans des situations stressantes, mais lorsque nous avons la tête libre pour la pensée créative. Ces espaces ne peuvent être créés que dans une relation de confiance.

Et comme au football, l'équipe perd et gagne ensemble. Si le gardien de but fait un mauvais jeu et qu'un flutterball durable est marqué à la dernière seconde, alors l'équipe reste soudée. Cela ne signifie pas que vous vous passez d'une analyse des erreurs. C'est ainsi que je vois les choses dans un contexte d'entreprise. Il doit être clair que nous travaillons ensemble sur quelque chose et que chaque individu apporte sa contribution, mais peut aussi commettre des erreurs. 

3. transférer la responsabilité au lieu de déléguer

Partout, on entend que le patron doit déléguer des tâches à ses employés. Mais cela ne suffit pas. Car déléguer conduit généralement à ce que les employés travaillent sur une tâche et la rendent ensuite au patron. Cette étape est suivie d'un retour d'information, d'un remaniement et vous êtes déjà dans une boucle de retour d'information apparemment sans fin qui consomme inutilement beaucoup de ressources et de nerfs. 

La meilleure solution est donc un transfert complet de la responsabilité à l'employé. Cela permet de prendre des décisions plus souples sans que les résultats n'en pâtissent. De plus, les employés peuvent souvent se donner un bien meilleur retour d'information que si le patron est constamment impliqué. En cas de doute, vos compétences sont beaucoup plus précisément adaptées à la tâche.

4. l'autonomisation

L'autonomisation consiste à fournir les conditions cadres optimales pour permettre à vos propres employés de réaliser pleinement leur potentiel. Un haut rendement dans une mauvaise position, un stagiaire surchargé de tâches ou simplement un manque d'infrastructure technique peuvent être un véritable frein au développement du potentiel. 

Mais la technologie n'est pas la seule chose qui compte : les employés ont besoin d'outils et surtout de liberté et d'une perspective à long terme. Afin de promouvoir les salariés, il faut augmenter leur rayon d'action. Une plus grande marge de manœuvre dans la prise de décision peut déclencher une réelle motivation. Par exemple, un hôtel réputé a permis à son personnel de nettoyage de traiter lui-même des plaintes allant jusqu'à 1 000 euros sans consulter ses supérieurs. Il en résulte une motivation au travail nettement plus élevée et, en même temps, une réduction de la bureaucratie.  

La tâche du leader numérique d'aujourd'hui est de développer ses propres employés pour qu'ils deviennent une meilleure version d'eux-mêmes. Il n'y a pas de place ici pour la vanité, la mentalité de coude et la pensée compétitive. Cela rapporte deux ou trois fois plus lorsque l'expertise se développe au sein de l'entreprise et que les connaissances sont activement partagées. 

5. la motivation intrinsèque

Qu'est-ce qui motive un employé à long terme ? Un salaire élevé, des primes généreuses ou une voiture de société ? Les études montrent que l'effet positif d'une augmentation de salaire ne dure que peu de temps et est 60 000 euros par an atteint son maximum.  

Mon expérience le montre aussi : La motivation intrinsèque aide. Intrinsèque signifie "par motivation personnelle". Le contraire est la motivation extrinsèque, qui comprend les motivations mentionnées ci-dessus : Argent, commission, voiture de société.

Comme les effets de la motivation extrinsèque s'estompent après un court laps de temps, seule la motivation intrinsèque crée une création de valeur proactive. Ceux qui ne rendent que des services conformes aux règles ne déchireront rien dans l'entreprise et resteront loin des innovations.

Qu'est-ce qui aide concrètement ? L'appréciation du travail, la liberté de prendre ses propres décisions, la transparence, une culture de l'erreur ouverte et la célébration du succès.

6. empêcher l'abaissement des silos

À mon avis, un danger majeur pour les entreprises établies est le manque d'échange de connaissances dû aux silos départementaux. Ces services clairement séparés et strictement structurés de manière hiérarchique rendent la coopération plus difficile et, dans le pire des cas, conduisent à un "État dans l'État". Les départements deviennent si importants qu'ils poursuivent leurs propres intérêts en plus de ceux de l'entreprise.

Des mesures efficaces pour éviter les silos sont un travail de projet agile et des équipes à distance. L'avantage de l'agilité et du travail à distance, je le vois dans mon agence, est la composition en constante évolution des équipes de projet interdisciplinaires. Il n'y a pas de services dont la porte porte porte l'inscription PR, Design ou IT. Si vous ne faites pas du tout cette séparation spatiale et que vous utilisez plutôt la télécommande, vous avez un avantage évident dès le départ. Au début, la constitution des équipes de projet agiles implique certainement un travail supplémentaire, afin que le projet ne se termine pas dans le chaos. À long terme, cependant, les entreprises bénéficient de cette agilité.

7. les événements d'équipe

Pour les équipes éloignées qui sont réparties dans le monde entier, il peut être difficile de réunir tous vos employés en un seul endroit. Comme il est bon que nos employés vivent tous en Allemagne et que, par conséquent, rien ne s'oppose à une fête de Noël commune et à d'autres événements.

En outre, depuis trois ans, nous faisons nos valises une fois par an et nous nous envolons vers des climats plus ensoleillés (Majorque, Lisbonne, Crète) pendant une semaine pour travailler ensemble. Cela renforce énormément la cohésion et crée une confiance dans l'équipe. En octobre 2019, notre troisième Workation (composition de l'anglais work and holiday) a eu lieu en Crète. Pour de nombreux membres de notre équipe en pleine expansion, il s'agissait de la première réunion physique, car ils ne communiquaient auparavant que sur les canaux numériques.

Leadership à distance : comment gérer une agence peu importe où vous êtes

Je considère que des réunions et des événements réguliers sont cruciaux pour le succès d'une entreprise à distance. Nous sommes tous des êtres sociaux, nous voulons connaître les personnes avec lesquelles nous travaillons chaque jour. En tant qu'"étrangers", il est incroyablement difficile de créer un esprit d'équipe commun. Si vous avez déjà cuisiné, mangé et ri ensemble, c'est beaucoup plus facile.

8. les bons outils

Beaucoup pensent que les outils sont la chose la plus importante dans les équipes à distance. C'est vrai : les outils sont absolument indispensables dans le monde du travail numérique. Néanmoins, les outils doivent toujours être intégrés dans des flux de travail significatifs. À quoi sert le meilleur outil de gestion de projet sur le marché si les nombreuses fonctions ne sont de toute façon pas nécessaires ou si les employés sont impitoyablement surtaxés ? Dans le pire des cas, chaque employé utilise des solutions différentes, ce qui n'aide personne. Et n'oubliez jamais :

Un fou avec un outil est toujours un fou. 

Le courrier électronique n'a pas encore perdu son utilité, mais dans les équipes de projet agiles, il devient de plus en plus inutilisable. Un e-mail n'est pas très approprié si cinq personnes communiquent entre elles et s'il y en a également douze dans le CC. Récemment, les gestionnaires ont passé des heures chaque jour à traiter des courriels qui ne les concernaient guère. Ici, les outils de collaboration sont une véritable bénédiction, car ils permettent de mieux structurer la communication ou de commenter directement l'interface utilisateur. 

L'avantage de ces outils de communication est l'utilisation immédiate de l'intelligence de l'essaim. L'obstacle de poser une question dans le canal est bien moins important que d'entrer dans le bureau du voisin de votre supérieur et de lui demander conseil. Ainsi, même en tant que patron éloigné, je suis toujours attentif aux besoins de mes collègues et nous restons agiles en même temps. 

Le contrôle à distance est possible !

Cela peut sembler absurde aux yeux des patrons établis du siècle dernier : Mais le leadership à distance est possible, il fonctionne bien et parfois même mieux que lorsque l'on souffle constamment sur le cou de ses employés en raison d'une présence excessive. 

Leadership à distance : comment gérer une agence peu importe où vous êtes

L'éloignement est une réalité de longue date que nous devons reconnaître comme faisant partie de l'ère numérique. C'est pourquoi je conseille à chaque entreprise de préparer déjà les structures pour le travail à distance. Et ce, que ce soit pour des raisons d'image de marque de l'employeur ou pour retenir des employés méritants.

Néanmoins, je considère qu'une présence régulière en tant que patron est un grand avantage. De temps à autre, il est nécessaire de ressentir les vibrations de l'équipe sur son propre corps. En tant qu'équipe complète à distance, il ne reste plus que les événements et les réunions communes.  

Mais il y a un piège au leadership à distance qui ne peut être éliminé que par l'autodiscipline. En raison de mon nomadisme numérique, je suis pratiquement toujours joignable quand je ne suis pas dans une zone morte. La tentation est souvent grande de consulter rapidement ses e-mails avant de se coucher ou de faire telle ou telle chose pour le lendemain. 

Je dois ici me définir des limites claires. Ce n'est pas toujours facile, mais avec quelques hacks, ça marche : notifications hors service, horaires fixes lorsque je regarde mes e-mails, planification quotidienne avec le sport, la méditation, etc. J'accepte volontiers la nécessité de la discipline, si en revanche je suis récompensé par une grande flexibilité et une grande liberté. Mes collègues et moi ne voudrions plus manquer cela !

Julian Hansmann est le fondateur et le directeur général des agences Friendventure et BannerBüro avec des bureaux à Cologne et à Berlin. À l'âge de 14 ans, il a repris ses premiers projets web de la chambre d'enfant pour les clients et a conçu des bannières publicitaires. Il a étudié le commerce international à l'université de Maastricht et à l'université de Berkeley. Passionné de numérisation et passionné de start-up, il a déjà cofondé plusieurs entreprises.

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