Rétrospectives pour les agences et les entreprises : plus d'efficacité et de satisfaction

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Scrum Retro pour les agences et les entreprises

Qu'est-ce qui marche dans l'équipe et dans le projet ? Qu'est-ce qui ne marche pas ? Quelles mesures peuvent en découler ? Les rétrospectives sont un moyen parfait d'apporter motivation et dynamisme à ton entreprise ou agence. Nous te montrons comment mettre en place une rétrospective, et quelles sont les choses à faire et à ne pas faire.

Une rétrospective est une sorte d'examen visant à déterminer ensemble, au sein d'un groupe, d'une équipe ou pour une organisation complète, quels succès ont été obtenus dans une période de temps définie. Tu peux l'utiliser pour mettre ta gestion de projet ou le développement agile de logiciels à l'épreuve, mais aussi tout autre domaine de ton entreprise. Les réunions rétrospectives permettent également de clarifier la question de savoir si la coopération au sein des équipes fonctionne vraiment bien, et dans quelle mesure tes employé·e·s sont satisfait·e·s.

Les règles de base

Les rétrospectives sont particulièrement efficaces. En effet, chaque unité d'œuvre offre suffisamment de place pour des suggestions d'amélioration qui sont immédiatement transposées en projets concrets. C'est précisément ce qui rend les rétrospectives si précieuses et durables. Les rétrospectives sont effectuées, quand de manière appropriée, de façon à ce que :

  1. chacun et chacune puisse s'exprimer dans le groupe ou l'équipe,
  2. qu'elles offrent un espace pour différentes formes de retour, sans évaluer celui-ci immédiatement,
  3. et qu'elles soient constructives, tournées vers l'avenir, respectueuses et transparentes.

Les rétrospectives ne conviennent en aucun cas uniquement aux entreprises ou aux agences, elles conviennent aussi aux ONG, aux associations, aux groupes de bénévoles, aux initiatives Open Source ou aux projets sociaux et politiques. L'environnement d'Open Source ou de WordPress apprécie particulièrement les boucles de retours fondées sur des rétrospectives. Après tout, cela permet d'impliquer toute l'équipe de développement et d'exposer les processus décisionnels.

Les rétrospectives sont tout aussi utiles pour les projets techniques que pour l'amélioration de la culture d'entreprise. Voici un bref aperçu des deux variantes :

Rétrospective Scrum

Les rétrospectives sont classiquement connues dans le cadre de la méthode de gestion de projet Scrum. Les équipes de développement de logiciels ou de graphisme en particulier font confiance à Scrum car il propose un contraste aux projets organisés de manière classique et hiérarchique du type "je te dis quoi faire et quand". Dans une certaine mesure, les développeur·euse·s s'organisent de façon autonome dans la méthode Scrum. Néanmoins, il existe des structures fixes (par exemple le "Scrum Board", tableau Scrum) et des périodes fixes ("sprint"). Les sous-tâches ("tasks") rendent l'ensemble particulièrement flexible et donc agile. La rétrospective elle-même se déroule en cinq phases :

  1. Intro : c'est ici que tu mets l'équipe dans l'ambiance de la rétrospective, que tu définis les objectifs de la réunion, que tu expliques à nouveau le processus d'organisation si nécessaire ou que tu présentes de nouveaux·elles participant·e·s.
  2. Recueillir des données : cette étape consiste à recueillir des sujets à mettre en évidence dans la rétrospective, en d'autres termes des points qui ont bien fonctionné tout comme ceux pour lesquels une optimisation est souhaitée ou qui provoquent des conflits. Au départ, toutes les contributions sont ici autorisées - la hiérarchisation commune des priorités n'a lieu qu'ensuite.
  3. Gagner en perspicacité : les points inscrits sont discutés ensemble. Quelles sont les causes des évolutions positives mais aussi des évolutions à optimiser ? Qu'est-ce qui peut en découler pour d'autres projets ou pour la coopération au sein de l'équipe ?
  4. Déterminer des mesures : le groupe décide ensemble des mesures d'amélioration à appliquer aux prochains sprints. Ces mesures doivent être formulées aussi concrètement que possible ("qui fait quoi et quand") et consignées par écrit.
  5. Clôture de la rétrospective : tu peux ici résumer une nouvelle fois les résultats, clarifier les dernières questions ouvertes, rassembler tou·te·s les participant·e·s et préparer une courte "rétrospective de la rétrospective".

Pour certaines équipes, agences et entreprises, cette forme d'échange très ouverte demande au départ un certain temps d'adaptation. Il peut alors arriver qu'au départ, il y ait peu de réactions, voire des conflits et des reproches mutuels. Cela peut être évité, voici donc quelques conseils.

échomètre scrum retro
Un rétro-logiciel, ici avec l'échomètre

Tôt ou tard, les rétrospectives devraient conduire aux améliorations suivantes :

  • Les délais de développement des logiciels ou du projet peuvent être mieux planifiés, les obstacles limitants sont éliminés,
  • L'entreprise crée les ressources techniques, structurelles ou humaines nécessaires afin de pouvoir travailler correctement,
  • Les employé·e·s abordent les conflits plus ouvertement et les résolvent ensemble,
  • L'équipe ne se concentre pas seulement sur ce qui ne va pas, mais aussi sur les points positifs et sur l'optimisation des processus,
  • Non seulement les défis techniques, mais aussi la cohésion et l'humeur de l'équipe sont au premier plan.

Si un ou plusieurs de ces points ne sont pas atteints, l'équipe peut travailler ensemble sur le format, les outils, les processus décisionnels, l'implication de tou·te·s les participant·e·s, ou encore sur la modération. Dans d'autres cas, l'équipe détermine que certaines conditions préalables doivent d'abord être créées. Il peut s'agir, par exemple, d'uniformiser les processus de développement ou d'améliorer la communication ou la motivation au sein de l'entreprise.

Rétrospective de l'équipe

Cela nous amène à la deuxième fonction que peut avoir la rétrospective. En dehors des processus purement liés au projet ou complémentaires aux rétrospectives techniques, elles peuvent être utilisées pour renforcer la cohésion au sein de l'agence ou de l'entreprise. Aucune équipe ne peut se passer de conflits. Il est essentiel de les traiter de manière ouverte et orientée vers des solutions, afin que l'organisation ne soit pas seulement préoccupée par elle-même ou persiste à "travailler dans les règles".

Les rétrospectives d'équipe libres qui ne sont pas intégrées à Scrum ou à toute autre méthode répondent principalement aux trois questions suivantes :

  • Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Dans quels cas avons-nous bien travaillé ensemble, et pourquoi ?
  • Qu'est-ce qui n'a pas bien fonctionné ? Où peut-on améliorer la coopération ?
  • Qu'espérons-nous améliorer et quelles améliorations allons-nous essayer ? Qui s'occupera de la mise en œuvre et à quelle date ?

Dans ce cas, une rétrospective est moins rigidement organisée que dans Scrum. En principe, l'équipe est libre de déterminer le format dans lequel les questions qui viennent d'être énumérées sont clarifiées. Toutefois, un format régulier (comme une rétrospective tous les deux mois), une sélection représentative des participant·e·s, une documentation détaillée et des résultats écrits sont utiles, tout comme une personne qui prend en charge l'invitation, la modération et le traitement.

Les sujets des rétrospectives devraient venir des employé·e·s elles et eux-mêmes, nous y reviendrons dans un instant. Afin de lancer ce processus, il est logique de régulièrement recueillir des informations en retour au préalable, et par la même occasion apporter à la fois soutien et motivation, par exemple, dans le cadre d'enquêtes (éventuellement anonymes) ou grâce à un rôle particulier dans l'entreprise. Tu peux lire quelle forme cela peut concrètement avoir dans notre article sur la santé mentale dans les entreprises.

Les employé·e·s qui ont travaillé auparavant dans une entreprise très hiérarchisée ne sont pas habitué·e·s à apporter une contribution ouverte et courageuse à la culture d'entreprise. Quelque chose ne changera dans ton entreprise que s'il existe un cadre dans lequel chacun·e peut exprimer librement son opinion.

Mesures à prendre dans une rétrospective

Indépendamment de la nature de la rétrospective, qu'elle soit technique ou plus culturelle, il existe des conditions préalables ainsi que des outils qui contribuent au succès de la réunion :

  • Modération : dans la rétrospective du sprint, ce rôle est assumé par le ou la Scrum Master. Dans une rétrospective non formelle, cette tâche peut être déterminée librement, peut-être même dans le cadre d'une rotation.
  • Des hiérarchies plates : il est important que les animateur·rice·s dirigent la réunion en tant que participant·e·s égaux·ales, et non "du haut vers le bas". Il en va de même pour les membres de la direction ou d'autres cadres supérieur·e·s.
  • Définir un ensemble de règles : lorsque des malentendus ou des désaccords surviennent lors des rétrospectives, il est utile de rappeler aux gens les valeurs communes de l'agence ou de l'entreprise, non pas comme une liste d'interdictions, mais sous la forme d'exemples qui représentent une communication positive. Tu peux lire, par exemple, le code de conduite de RAIDBOXES.
  • Des accords contraignants : cela inclut l'inscription des résultats en quelques minutes, tout comme ne pas prendre de décision en l'absence de certain·e·s. En cas de doute, le groupe de participant·e·s doit être élargi ou, en fonction des sujets attendus, des invité·e·s d'autres services et équipes peuvent être invité·e·s.
  • Mesurer le succès : les mesures adoptées jusqu'à présent permettent-elles d'améliorer la situation ? Sinon, à quoi peut ressembler une conclusion plus concrète de la rétrospective ? Les succès peuvent-ils être vérifiés ou mesurés ? La charge de travail est-elle durablement réduite ou l'ambiance dans l'équipe s'améliore-t-elle ?

Le dernier point est particulièrement important : seuls les résultats positifs ancrent la rétrospective de manière permanente et sont acceptés par tou·te·s. En effet, pas tou·te·s les membres de ton équipe comprendront dès le départ la signification des rétrospectives. Le prétexte "C'est inutile de toute façon" ne peut être réfuté que si les succès deviennent visibles et si tu soutiens régulièrement tous les rôles dans l'entreprise.

À ne pas faire dans une rétrospective

Les points à ne pas faire découlent en partie des points ci-dessus. Des risques se présentent cependant aussi au-delà de ces points si les rétrospectives ne sont pas bien pensées, ou sont guidées maladroitement :

Cercle inefficace de participant·e·s

L'ouverture d'esprit et parfois le tact sont ici nécessaires. Cela nuit au travail lorsque les membres de l'équipe ne se sentent pas inclus·e·s. D'autre part, les cercles trop grands, ou avec un mélange thématique trop important, deviennent rapidement inefficaces. Si des sujets individuels ne peuvent pas être clarifiés dans le groupe au grand complet, ils peuvent être transmis aux équipes de rétrospective plus petites si nécessaire.

Trop peu de transparence

Si d'autres départements estiment ne pas avoir connaissance des résultats d'une rétrospective, des troubles ou des frustrations surgissent rapidement. Ici, des protocoles visibles publiquement ou la présentation régulière des résultats à tou·te·s peuvent aider. Cela s'applique également à la mesure du succès des points approuvés.

Un cadre protégé

En même temps, la rétrospective elle-même devrait être un lieu protégé afin qu'il n'y ait aucune réserve quant à l'expression de critiques en son sein. Certain·e·s ne font que parler ouvertement de ce qui doit être amélioré dans un tel cadre, par exemple, au sein de leur propre équipe ou dans l'absence de la direction. Si nécessaire, les rétrospectives peuvent être fractionnées afin de trouver le juste équilibre entre la transparence et le besoin de protection.

Des spécifications trop strictes

Ce sont toujours les mêmes participant·e·s qui prennent la parole lors d'une rétrospective ? Les suggestions sont-elles rapidement rejetées ? Ou bien les résultats individuels sont déjà connus à l'avance ? Cela ne peut pas marcher. Les rétrospectives ne conviennent qu'aux agences et aux entreprises dans lesquelles existe une culture d'ouverture d'esprit.

Les tâches sont définies de façon imprécise ou ne font pas l'objet d'un suivi

La question de "qui fait quoi et quand" est extrêmement importante. Les rétrospectives exigent que le cercle définisse les responsabilités et les délais pour chaque idée à mettre en œuvre.

Au sujet de la durabilité des mesures, il est utile de s'appuyer sur un outil de gestion de projet dans lequel les différentes tâches sont saisies. Tu peux ainsi toujours voir en un coup d'œil dans quels domaines une rétrospective se déroule bien et dans lesquels elle doit être améliorée. As-tu plusieurs rétrospectives dans ton entreprise ? Elles peuvent alors se mesurer les unes aux autres ou échanger des idées.

Pure technologie, aucune culture

Peu importe qu'il s'agisse d'une rétrospective de sprint ou de toute autre variante : il ne s'agit pas exclusivement d'énumérer et de résoudre des problèmes purement techniques. L'interaction sociale et culturelle au sein de l'équipe doit également être examinée. En effet, l'un (le travail efficace) ne fonctionne pas sans l'autre (l'esprit d'équipe). Les équipes de développement ont parfois du mal à combiner les deux. Dans ce cas, des formations adaptées peuvent aider, comme le démontre par exemple notre article de blog sur la communication non violente.

Étapes de la communication non violente
Les quatre étapes de la communication non violente (rédigés en allemand)

Une structure floue

Les rétrospectives doivent créer l'espace nécessaire pour pouvoir parler librement de sujets conflictuels. Néanmoins, ils ont besoin d'un cadre clair et d'une structure fixe. Cela comprend des pierres angulaires telles qu'une exécution régulière, le rôle de modérateur·rice, si nécessaire un rôle séparé pour la documentation ou le protocole, la gestion du temps et - si souhaité - l'utilisation d'outils spéciaux pour la rétrospective. Nous aborderons ce sujet dans un instant. Les cinq phases d'une rétrospective (que tu peux ci-dessus) t'aideront à respecter cette structure.

Pour tous les points cités ci-dessus, tu peux obtenir de l'aide si les connaissances disponibles dans ton agence ou ton entreprise sont insuffisantes, par exemple par le biais de cours de formation ou de formateur·rice·s externes.

Rétrospectives chez RAIDBOXES

Chez RAIDBOXES, nous utilisons plusieurs formes de rétrospectives pour nous organiser. D'une part, nous utilisons les rétrospectives classiques de Scrum sur le développement de nos produits, grâce auxquelles nous pouvons désormais agir beaucoup plus rapidement. En outre, notre équipe d'assistance (bientôt nous en ferons de même dans le département marketing) utilise des rétrospectives internes à l'équipe pour améliorer continuellement la qualité.

En outre, nous sommes en train d'établir un format qui implique tou·te·s les collègues chez RAIDBOXES. Nous sommes encore en phase de découverte. En raison de notre croissance actuelle, il n'est plus facile de réunir tout le monde autour d'une même table. Une idée que nous testons est que chaque équipe envoie deux adjoint·e·s à la rétrospective de l'entreprise à tour de rôle. Cela donnerait à chacun·e la possibilité de contribuer.

Rétrospectives et holacratie

Tout cela s'inscrit bien dans l'approche holacratique que RAIDBOXES a mise en place. Cette approche est une forme d'organisation qui permet un travail très autonome. Tu peux trouver plus d'informations à ce sujet dans notre article de blog intitulé Nouveau leadership avec l'holacratie".

Sujets pour la rétrospective

Les points positifs tout comme les défis que nous apportons à ce format à l'échelle de l'entreprise proviennent en partie de notre enquête auprès des employé·e·s. Nous procédons à cette opération tous les six mois. La priorisation des sujets est assez simple : nous les évaluons en fonction de la fréquence ou de l'urgence avec laquelle un point a été attribué dans le cadre de cette enquête.

Une autre approche peut consister à recueillir des sujets pour la rétrospective à l'avance dans l'équipe. S'il y a trop de points pour une rétrospective, un vote est effectué pour identifier lequel de ces sujets nous voulons aborder. Toutes les autres entrées sont alors automatiquement mises en attente pour la prochaine rétrospective.

Logiciel de rétrospective : Echometer

Il existe désormais un certain nombre d'outils permettant de réaliser une rétrospective assistée par logiciel. Nous travaillons nous-mêmes avec Echometer, qui est également basé à Münster. Echometer est un outil qui permet de mener systématiquement une rétrospective d'équipe afin de comprendre les potentiels et les humeurs de tes employé·e·s.

Tu peux choisir parmi un ensemble de questions prédéfinies, sélectionnées selon des approches psychologiques, auxquelles les participant·e·s répondent. Tu peux également soumettre tes propres questions. À partir de cet ensemble de réponses, Echometer guide ensuite ton équipe pas à pas tout le long de la rétrospective. Un avantage particulier est que les résultats sont automatiquement documentés et peuvent être comparés entre eux. Après quelques rétrospectives, tu peux toujours voir où des améliorations ont été apportées, ou où des ajustements peuvent être faits.

Sources et liens supplémentaires

Tu cherches à mettre en place des rétrospectives ou Scrum dans ton agence ou entreprise ? Voici quelques sources pour approfondir le sujet :

Rétrospectives et travail d'équipe : tes questions

Quelles sont tes questions au sujet des rétrospectives ou de l'article ? Comment améliorer le travail d'équipe au sein de ton équipe ? Nous avons hâte de lire tes commentaires. Tu souhaites plus de conseils sur la responsabilité sociale des entreprises ? Alors suis-nous sur Twitter, Facebook ou via notre newsletter.

Michael est responsable de contenu et de la santé mentale sur le site RAIDBOXES. Il est actif dans la communauté des blogueur·euse·s et de WordPress depuis 2007, entre autres en tant que co-organisateur des événements WordPress, auteur de livres et formateur de blogs d'entreprise. Il aime énormément les blogs, tant sur le plan professionnel que personnel. Michael travaille et écrit à distance depuis la ville ensoleillée de Fribourg.

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