Scrum Retro pour les agences et les entreprises

Rétrospectives pour les agences et les entreprises : plus d'efficacité et de satisfaction

Qu'est-ce qui fonctionne bien dans l'équipe et dans le projet ? Et qu'est-ce qui ne l'est pas ? Quelles mesures peuvent en être déduites ? Les rétrospectives sont un moyen parfait pour apporter de la motivation et de l'élan à ton entreprise ou ton agence. Nous te montrons comment mettre en place une rétro et quels sont les Dos and Don'ts.

Une rétrospective (en abrégé : Retro) est une sorte de rétrospective pour déterminer ensemble, dans un groupe, une équipe ou pour une organisation complète, quels ont été les succès obtenus au cours d'une période définie. Tu peux ainsi faire le point sur ta gestion de projet ou le développement agile de logiciels, mais aussi sur tout autre domaine de ton entreprise. En même temps, les réunions rétro éclaircissent la question de savoir si la collaboration au sein des équipes fonctionne vraiment sans problème - et si tes collaborateurs sont satisfaits.

Les règles de base

Les rétros sont particulièrement efficaces. Car chaque unité offre suffisamment d'espace pour des propositions d'amélioration qui sont immédiatement transformées en projets concrets. C'est ce qui rend les rétrospectives si précieuses et durables. Les rétros, si elles sont bien menées, se déroulent d'une manière qui

  1. Permettre à chaque membre du groupe ou de l'équipe de s'exprimer
  2. offre un espace pour différentes formes de feedback, sans les évaluer immédiatement
  3. Constructif, tourné vers l'avenir, respectueux et transparent est

Les rétrospectives ne conviennent pas seulement aux entreprises ou aux agences, mais aussi aux ONG, aux associations, aux groupes de bénévoles, aux initiatives open source ou aux projets sociaux et politiques. L'environnement de l'Open Source ou de WordPress apprécie particulièrement les boucles de feedback qui s'inspirent des rétrospectives. Finalement, l'équipe de développement entière est impliquée et les processus de décision sont ouverts.

Les rétros conviennent aussi bien aux projets techniques qu'à l'amélioration de la culture d'entreprise. Voici tout d'abord un petit aperçu des deux variantes :

Rétrospective Scrum

Les rétrospectives sont classiquement connues dans la méthode de gestion de projet Scrum. Ce sont surtout les équipes de développement de logiciels ou de design web qui utilisent Scrum, car il offre un contrepoids aux projets organisés de manière hiérarchique classique du type "je te dis ce que tu dois faire et quand". Dans une certaine mesure, les développeurs s'organisent eux-mêmes dans Scrum. Il existe néanmoins des structures fixes (comme le Scrum Board) et des périodes de temps déterminées ("sprint"). Les sous-tâches rendent le tout particulièrement flexible et donc agile. La rétro se déroule en cinq phases :

  1. Intro : c'est ici que l'on prépare l'équipe à la rétro, que l'on fixe les objectifs de la réunion, que l'on explique à nouveau le déroulement de l'organisation ou que l'on introduit de nouveaux participants.
  2. Collecter des données : Cette étape sert à rassembler les sujets qui seront mis en lumière dans la rétro. C'est-à-dire les points qui ont bien fonctionné. Mais aussi ceux que l'on souhaiterait optimiser ou qui sont source de conflits. Ici, toutes les contributions sont permises - la priorisation commune ne se fait que par la suite.
  3. Gagner en perspicacité : Les points enregistrés sont discutés ensemble. Quelles sont les causes des évolutions positives mais aussi des évolutions à optimiser ? Quelles conclusions peut-on en tirer pour les autres projets ou pour la collaboration au sein de l'équipe ?
  4. Déduire les mesures à prendre : Le groupe décide ensemble des mesures d'amélioration à appliquer pour les sprints suivants. Ces mesures doivent être formulées le plus concrètement possible ("qui fait quoi jusqu'à quand") et être consignées par écrit.
  5. Conclusion de la rétrospective : tu peux ici résumer les résultats, clarifier les dernières questions en suspens, aller chercher tous les participants et faire quasiment une courte "rétro de la rétro".

Pour certaines équipes, agences et entreprises, cette forme d'échange très ouverte demande au début un temps d'adaptation. Il se peut alors qu'il y ait peu de feedback au début, voire même des conflits et des reproches mutuels. Cela peut être évité, mais voici quelques conseils à ce sujet.

echometer scrum retro
Une rétro basée sur un logiciel, ici avec un échomètre

Cependant, à plus ou moins long terme, les rétrospectives devraient déboucher sur les améliorations suivantes :

  • Les calendriers de développement de logiciels ou de projets peuvent être mieux planifiés, les obstacles limitatifs sont éliminés.
  • L'entreprise crée les ressources nécessaires, qu'elles soient techniques, structurelles ou humaines, pour pouvoir travailler correctement.
  • Les employés abordent les conflits plus ouvertement et les résolvent ensemble.
  • L'équipe ne se concentre pas seulement sur ce qui ne va pas, mais sur les points positifs et sur l'optimisation des processus.
  • Les défis techniques ne sont pas les seuls à être mis en avant, mais aussi les relations et les ambiances au sein de l'équipe.

Si un ou plusieurs de ces points ne sont pas atteints, on peut travailler ensemble sur le format, les outils, les processus de décision, l'implication de tous les participants ou la modération. Ou bien l'équipe constate qu'il faut d'abord créer certaines conditions préalables. Il peut s'agir de processus de développement uniformes ou d'une meilleure communication ou motivation au sein de l'entreprise.

Équipe Rétro

Cela nous amène à la deuxième fonction que peuvent avoir les rétrospectives. En dehors des processus purement liés aux projets ou en complément des rétrospectives techniques, elles peuvent être utilisées pour renforcer la cohésion au sein de l'agence ou de l'entreprise. Aucune équipe ne peut se passer de conflits. Il est essentiel de les gérer de manière ouverte et orientée vers les solutions, afin que l'organisation ne soit pas uniquement préoccupée par elle-même ou qu'elle ne s'enlise pas dans le "travail selon les règles".

Les retros d'équipe libres qui ne sont pas impliqués dans Scrum ou une autre méthode utilisent principalement les trois questions suivantes :

  • Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Dans quels cas avons-nous bien travaillé ensemble et pourquoi ?
  • Qu'est-ce qui n'a pas bien fonctionné ? Où peut-on améliorer quelque chose dans la collaboration ?
  • Qu'est-ce que nous espérons améliorer et que nous allons essayer ? Qui s'occupe de la mise en œuvre et jusqu'à quand ?

Dans ce cas, une rétrospective est organisée de manière moins rigide que Scrum. En principe, l'équipe peut décider librement du format dans lequel les questions mentionnées ci-dessus seront abordées. Cependant, un format régulier (par exemple une rétrospective tous les deux mois), une sélection représentative de participants, une documentation détaillée et des résultats écrits sont utiles. Il faut également désigner une personne qui se chargera de l'invitation, de la modération et de la rédaction.

Les thèmes des rétros devraient venir des collaborateurs eux-mêmes, nous y reviendrons plus tard. Pour lancer ce processus, il est judicieux de recueillir régulièrement des commentaires avant. Et fournir à la fois une aide et une motivation. Par exemple dans le cadre d'enquêtes (éventuellement anonymes) ou en jouant un rôle particulier dans l'entreprise. Tu peux lire à quoi cela ressemble dans notre article sur la santé mentale en entreprise.

En effet, les collaborateurs qui ont travaillé auparavant dans une entreprise très hiérarchisée ne sont pas habitués à apporter des contributions ouvertes et même courageuses à la culture d'entreprise. Les choses ne changeront dans ton entreprise que s'il existe un cadre dans lequel chacun peut s'exprimer librement.

Dos dans une rétro

Indépendamment de la rétro technique ou plutôt culturelle, il existe quelques conditions et aussi des outils qui contribuent au succès de la réunion :

  • Modération : dans le cas d'une rétrospective de sprint, c'est le Scrum Master qui joue ce rôle. Dans le cas d'une rétro non formelle, cette tâche peut être déterminée librement, peut-être même dans le cadre d'une rotation.
  • Des hiérarchies plates : Il est important que les animateurs dirigent la réunion en tant que participants égaux, et non pas "d'en haut". Il en va de même pour les personnes de la direction ou d'autres cadres supérieurs.
  • Définir un ensemble de règles : Si des malentendus ou des disputes surviennent lors de la réalisation de rétros, le rappel des valeurs communes de l'agence ou de l'entreprise peut aider. Non pas sous la forme d'une liste d'interdictions, mais sous la forme d'exemples qui représentent une communication positive. Par exemple, le code de conduite de Raidboxes.
  • Des accords contraignants : Cela implique de consigner les résultats dans un procès-verbal. Mais aussi de ne pas prendre de décisions à la tête des personnes absentes. En cas de doute, il faut élargir le cercle des participants. Ou alors, en fonction des thèmes attendus, on invite des personnes d'autres départements et équipes.
  • Mesure du succès : les mesures adoptées jusqu'à présent entraînent-elles des améliorations ? Si non, à quoi peut ressembler une conclusion plus concrète de la rétro ? Les succès peuvent-ils être prouvés ou mesurés ? La charge de travail est-elle durablement réduite ou l'ambiance au sein de l'équipe s'améliore-t-elle ?

Le dernier point surtout est important : ce n'est qu'avec des résultats positifs que la rétro s'ancre durablement et est acceptée par tous. En effet, tous les membres de ton équipe ne comprendront pas dès le début le sens des rétrospectives. Le prétexte "ça ne sert à rien de toute façon" ne peut être réfuté que si les succès sont visibles. Et si tu vas régulièrement chercher tous les rôles dans l'entreprise.

Don'ts d'une rétro

Les choses à ne pas faire découlent en partie des points mentionnés ci-dessus. Mais il y a aussi des risques au-delà de cela, si les rétrospectives ne sont pas bien pensées ou si elles sont guidées de manière floue :

Cercle improductif des participants

Il faut ici faire preuve d'ouverture et parfois de tact. Il est dommageable que certains membres de l'équipe ne se sentent pas impliqués. En revanche, les tables rondes trop grandes - ou avec un trop grand mélange de thèmes - deviennent rapidement improductives. Si certains thèmes ne peuvent pas être clarifiés dans la grande ronde, on peut éventuellement les donner aux petites rétrospectives d'équipe.

Pas assez de transparence

Si d'autres départements ont l'impression de ne pas avoir un aperçu des résultats d'une rétro, l'inquiétude ou la frustration s'installent rapidement. Dans ce cas, des protocoles accessibles au public ou la présentation régulière des résultats à tous peuvent aider. Cela vaut également pour la mesure du succès des points adoptés.

Cadre protégé

En même temps, la rétrospective elle-même devrait être un lieu protégé, de sorte qu'il n'y ait pas de réticence à y exprimer des critiques. Certains ne parlent ouvertement de ce qui doit être amélioré que dans un tel cadre. Par exemple au sein de leur propre équipe ou sans la direction. Le cas échéant, les rétros peuvent être divisées afin de trouver le bon équilibre entre transparence et besoin de protection.

Des directives trop strictes

Ce sont toujours les mêmes participants qui s'expriment lors d'une rétrospective ? Les propositions sont rapidement rejetées ? Ou bien les résultats sont déjà connus à l'avance ? Cela ne peut pas fonctionner. Les rétrospectives ne conviennent qu'aux agences et aux entreprises qui ont une culture ouverte.

Les tâches sont mal définies ou ne sont pas suivies

La question "qui fait quoi jusqu'à quand" est extrêmement importante. Les rétrospectives exigent que le cercle définisse les responsabilités et les délais pour chaque idée à mettre en œuvre.

En ce qui concerne la durabilité des actions: Il vaut la peine de miser sur un outil de gestion de projet dans lequel les différentes tâches sont enregistrées. Tu peux ainsi voir à tout moment dans quels domaines une rétro se déroule bien et où il faut apporter des améliorations. Il y a plusieurs rétrospectives dans ton entreprise ? Elles peuvent alors se mesurer les unes aux autres ou échanger des idées.

La technique pure, pas la culture

Qu'il s'agisse d'un Sprint Retro ou d'une autre variante : Il ne s'agit pas seulement d'énumérer et de résoudre les défis purement techniques. L'interaction sociale et culturelle au sein de l'équipe doit également être prise en compte. Car l'un (le travail efficace) ne fonctionne pas sans l'autre (l'esprit d'équipe). Les services de développement ont parfois du mal à combiner les deux. Dans ce cas, des formations appropriées sont utiles, voir par exemple notre article sur la communication non violente.

Les étapes de la communication non violente
Les quatre étapes de la communication non violente

Structure peu claire

Les rétros doivent créer l'espace nécessaire pour pouvoir parler librement de sujets conflictuels. Néanmoins, ils ont besoin d'un cadre clair et d'une structure fixe. Cela comprend des points clés tels qu'un déroulement régulier, le rôle de modérateur, éventuellement un rôle séparé pour la documentation ou le procès-verbal, une gestion du temps et - si tu le souhaites - l'utilisation d'outils spéciaux pour les rétros. Une remarque à ce sujet. Les cinq phases d'une rétro (voir plus haut) t'aident à respecter la structure.

Pour tous les points mentionnés, tu peux demander de l'aide si ton agence ou ton entreprise ne dispose pas de suffisamment de connaissances jusqu'à présent. Par exemple en suivant des formations ou en faisant appel à des formateurs externes.

Retros @ Raidboxes

Chez Raidboxes , nous utilisons plusieurs formes de rétrospectives pour nous organiser. D'une part, les rétrospectives Scrum classiques de notre développement de produits, qui nous permettent aujourd'hui d'agir beaucoup plus rapidement. De plus, notre support - et bientôt nous aussi dans le marketing - utilisent des rétros au sein de l'équipe pour améliorer continuellement la qualité.

De plus, nous sommes en train d'établir un format qui implique tous les collègues sur Raidboxes . Nous en sommes encore à la phase de recherche. En raison de notre croissance actuelle, il n'est pas si facile de réunir tout le monde autour d'une table. Une idée que nous étudions : Chaque équipe envoie deux suppléants à la rétrospective de l'entreprise, en rotation. Ainsi, tout le monde aurait la possibilité de participer.

Retros et holocratie

Tout cela correspond bien à l'approche de l'holocratie mise en place par Raidboxes . Il s'agit d'une forme d'organisation qui permet de travailler de manière très autonome. Tu trouveras plus d'informations à ce sujet dans notre article de blog New Leadership avec Holocratie.

Thèmes pour la rétro

Les points positifs et les défis que nous intégrons dans ce format d'entreprise proviennent en partie de notre enquête auprès des employés. Nous la réalisons tous les six mois. L'ordre de priorité des thèmes est assez simple : nous pondérons entre autres en fonction de la fréquence ou de l'urgence d'un point dans le cadre de cette enquête.

Une autre approche peut être de rassembler des thèmes pour la rétro à l'avance en équipe. S'il y a trop de points pour une rétro, on vote : Lesquels souhaitons-nous discuter ? Toutes les autres entrées vont alors automatiquement dans un backlog pour la prochaine rétro.

Logiciel rétro : Echomètre

Il existe aujourd'hui quelques outils permettant de réaliser une rétrospective à l'aide d'un logiciel. Nous travaillons avec Echometer, une entreprise basée à Münster. Echometer est un outil qui aide à réaliser une rétrospective d'équipe de manière systématique. Pour saisir le potentiel et l'humeur de tes collaborateurs.

Il est possible de choisir parmi un pool de questions prédéfinies et sélectionnées selon des approches psychologiques, auxquelles les participants répondent. Il est également possible de soumettre ses propres questions. A partir de ce pool de réponses, Echometer guide ensuite ton équipe pas à pas à travers la rétrospective. Un avantage particulier : les résultats sont automatiquement documentés et peuvent être comparés entre eux. Ainsi, après quelques rétrospectives, tu peux savoir à tout moment où des améliorations ont eu lieu ou où des ajustements peuvent encore être apportés.

Tu veux introduire Retros ou Scrum dans ton agence ou ton entreprise ? Voici quelques sources complémentaires :

Retros et l'interaction en équipe : tes questions

Quelles sont tes questions sur les rétrospectives ou la contribution ? Comment améliores-tu l'interaction au sein de ton équipe ? N'hésite pas à nous faire part de tes commentaires. Tu veux plus de conseils sur les entreprises & la responsabilité sociale ? Alors suis-nous sur Twitter, Facebook ou via notre newsletter.

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