Les entreprises virtuelles : Comment votre équipe réussit sans bureau

Jan Tissler
9 Min.
Entreprises virtuelles

Certains prêchent depuis de nombreuses années que le travail à distance n'est pas seulement une solution provisoire pour des cas exceptionnels. Prenez Matt Mullenweg, co-fondateur de WordPress . Se passer complètement de bureaux peut être une occasion de travailler de manière productive et fructueuse. Qu'est-ce qui se cache derrière des mots à la mode comme "entreprises virtuelles" ou "entreprises distribuées" ? Et que devez-vous garder à l'esprit ?

L'année 2020 a vu l'introduction de nouveaux acronymes comme "WFH" (Work From Home). Beaucoup d'entreprises ont été soudainement confrontées à un problème jusqu'alors ignoré : Il a dû travailler sans bureaux. Ceux qui n'étaient pas préparés à cela sont, sans surprise, tombés dans une profonde vallée de productivité.

Moins de micro-gestion

Cela s'est produit simplement parce que les bases n'étaient même pas là : Les outils nécessaires manquaient complètement ou s'avéraient insuffisants. Mais ce n'est pas seulement une question de bons outils. La façon de travailler doit changer fondamentalement pour les entreprises virtuelles. La manière dont les tâches sont planifiées et réparties entre les employés fonctionne différemment. La soi-disant direction à distance des agences et des entreprises a besoin de plus de liberté ainsi que de plus de confiance - et de beaucoup moins de microgestion.

Certaines de ces entreprises (et leurs dirigeants) attendent sûrement le jour où elles pourront revenir à leur "activité habituelle". Peut-être que le bureau à domicile (occasionnel !) restera alors comme un bonus dont on pourra se vanter dans les annonces d'emploi. Dans la pratique, cependant, ces organisations continueront à se concentrer et à être optimisées pour le bureau et la présence physique.

Le travail à distance n'est pas une alternative reconnue, ni même le modèle le plus durable à l'heure actuelle, mais l'exception et est considéré comme une copie à moitié cuite du "vrai travail" sur place. En même temps, on prétend que le "vrai travail" et la collaboration ne sont possibles que si tout le monde est dans la même pièce ou au moins dans le même bâtiment à des heures fixes.

Il ne leur vient même pas à l'esprit que le travail à distance pourrait avoir ses propres avantages. Ou que le modèle est la meilleure option pour certaines tâches et professions. Il semble alors absurde que des entreprises puissent tirer profit du fait d'être une "entreprise distribuée".

Exemple d'automate : à distance par conviction

D'autant plus étonnant que les entreprises qui réussissent n'ont jamais été organisées différemment. Parfois, c'est par nécessité, car au départ, il n'y avait pas de budget pour un bureau. Mais le modèle est resté parce qu'il avait fait ses preuves.

Le meilleur exemple parmi tant d'autres est celui de l'entreprise à l'origine WordPress .com et WooCommerce: Automatique. Le fondateur Matt Mullenweg aime parler de la façon dont les "experts" ont essayé de lui faire comprendre que ce modèle ne fonctionnerait jamais avec plus d'une ou deux douzaines d'employés. Aujourd'hui, Automattic compte près de 1 300 employés - et toujours pas de bureaux permanents.

WordPress  Équipe automatique
L'équipe Automattic - distribuée dans le monde entier

En fait, il n'y a pas si longtemps encore, l'entreprise disposait même d'un espace de co-travail interne à San Francisco : vous pouviez vous y rendre pour faire votre travail et rencontrer vos collègues. Mais il a été de moins en moins utilisé. Automattic a donc sauvé ces espaces.

Matt Mullenweg pourrait se sentir justifié cette année dans ce qu'il prêche depuis si longtemps : l'avenir de nombreuses entreprises est une structure décentralisée sans bureaux. "L'illusion que les bureaux concernent le travail a été brisée à jamais", écrit-il dans un article de blog. En fin de compte, les bureaux sont plus une affaire de contrôle que de création d'un environnement de travail utile et favorable.

Les 5 niveaux d'entreprises distribuées

Il a mis en place un modèle d'entreprises distribuées ou virtuelles qui s'inspire des scènes pour les véhicules autonomes. Il est le suivant :

Niveau 0 : La distance n'est pas une option

Le travail à distance n'est pas possible, car vous devez être présent en personne pour la tâche. On pense ici aux artisans, aux vendeurs ou même aux pompiers. Bien sûr, il peut y avoir des situations et des développements futurs qui changent cela, au moins en partie. On pense à des robots télécommandés ou semi-autonomes qui aident à combattre les incendies. Mais à ce jour, ce n'est pas possible.

Niveau 1 : L'accès à distance est réservé aux situations d'urgence

De nombreuses entreprises se sont retrouvées à ce niveau avant la pandémie de coronavirus. Le travail à distance serait théoriquement possible, mais il n'y a pas de soutien pour cela. En cas d'urgence, les employés peuvent être en mesure de travailler en dehors du bureau pendant un jour ou deux. Mais c'est à ce moment-là que la plupart des travaux s'écroulent. Cela est également dû au fait que même les outils de base tels que son propre compte de courrier électronique ou son calendrier ne sont accessibles qu'avec difficulté dès que l'on n'est plus dans le réseau interne du bureau.

Étape 2 : L'éloignement est possible, mais seulement dans des cas exceptionnels

Nombreuses sont les entreprises qui ont dû se hisser à ce niveau en raison de la pandémie : elles ont été contraintes d'accepter qu'un grand nombre ou la totalité de leurs employés travaillent à distance pendant une période prolongée. À cette fin, les bases techniques appropriées ont été créées et de nouveaux outils tels que Zoom ou Microsoft Teams ont été introduits.

Les processus et les modèles de pensée n'ont cependant pas encore changé. Au lieu de cela, ils essaient de transférer les anciennes méthodes de travail dans le monde numérique. Cela fonctionne à peu près aussi bien que la version "e-paper" d'un quotidien sur un smartphone : cela fonctionne avec des efforts, mais pas vraiment bien.

Dans le cas d'un travail à distance à ce niveau, cela signifie que tout continue à se dérouler de manière synchrone et que vous êtes constamment interrompu. Les superviseurs sont préoccupés par la productivité de leurs équipes, mais ne modifient pas les conditions limites pour cette raison. Au lieu de cela, le logiciel est censé garantir que les employés ne travaillent réellement que sur leurs projets, ou vous devez prouver que vous êtes réellement "présent" via une webcam constamment allumée.

Étape 3 : L'éloignement comme opportunité

Désormais, le travail en dehors d'un bureau n'est plus considéré comme une solution provisoire présentant de nombreux inconvénients, mais (aussi) comme une opportunité. Vous créez un meilleur environnement de travail à la maison ou dans un espace de co-travail et l'entreprise reconnaît la valeur que peut avoir le travail asynchrone. La communication se fait davantage par écrit. La composante personnelle joue également un rôle important (sans restrictions liées à la pandémie) : les équipes se réunissent une ou deux semaines par an.

Étape 4 : La distance est la nouvelle norme

Une fois ici, les processus deviennent constamment asynchrones. Les performances professionnelles sont évaluées sur la base des résultats et non sur la présence ou non des employés dans un lieu donné et sur la durée de cette présence. La confiance se développe et devient la base de la coopération. Non seulement les "haut-parleurs" extravertis sont entendus avec leur opinion, mais tout le monde, car il existe de nombreuses façons de participer aux discussions.

Les entreprises peuvent attirer des employés talentueux qui n'habitent pas à proximité des bureaux ou qui sont prêts à déménager. Les bureaux à domicile des employés sont généralement mieux équipés et beaucoup plus axés sur les besoins individuels que le bureau moyen. Les réunions en temps réel sont bien préparées. La diversité est également renforcée parce que chacun peut faire son travail d'une manière qui lui convient.

Niveau 5 : Le nirvana à distance

Matt Mullenweg y voit le "stade du nirvana" qui pourrait ne pas être atteint. Il s'agit plutôt d'une incitation. À ce niveau, les entreprises distribuées sont toujours meilleures, plus performantes et plus productives que leurs concurrents disposant de bureaux. La satisfaction des employés est maximale.

La boîte de dépôt devient "virtuelle d'abord".

En général, les entreprises comme Automattic, Buffer ou Doist ont plus de facilité parce qu'elles se sont appuyées sur des équipes distribuées dès le début. Ils ont dû s'assurer que leur modèle fonctionnait toujours avec une équipe en pleine expansion. Mais les modes de pensée et d'action de base étaient déjà en place.

C'est plus difficile pour les entreprises qui doivent s'adapter, comme cela s'est produit à la suite de la pandémie de coronavirus. D'une part, ils ont souvent constaté que le travail à distance n'était pas aussi mauvais qu'ils l'avaient toujours pensé. D'autre part, cette expérience forcée a également plu à de nombreux employés.

Dropbox, par exemple, a révélé dans une déclaration officielle que 90 % de ses 2 800 employés se sentaient productifs à la maison et ne voulaient pas revenir à une semaine de travail stricte de cinq jours au bureau. Bien sûr, ils ont aussi vu des inconvénients à travailler à distance. "Vidéoconférence sans arrêt, notifications constantes et isolement social" y sont cités en exemple.

Blog de la boîte de dépôt
Dropbox est également un pionnier du blog sur le thème de la "culture du travail".

Cependant, Matt Mullenweg souligne que Dropbox n'a qu'à oser passer au niveau suivant. Ces "contre" sont le signe que l'esprit de bureau a été transféré tel quel dans le monde lointain.

Il semble que Dropbox veuille travailler exactement sur ce point. Il y aura des bureaux appelés "Dropbox Studios" partout dans le monde. Cela inclut des lieux précédents tels que San Francisco, Seattle, Austin ou Dublin. Mais il doit aussi y avoir des "espaces à la demande pour les réunions d'équipe" ailleurs. L'annonce précise :

En conséquence, la Dropbox devrait connaître une plus grande répartition géographique au fil du temps, et les équipes auront plus de liberté pour choisir leur lieu de résidence, de travail et trouver de nouveaux collaborateurs

La société entend adapter dynamiquement l'emplacement de ces "studios" en fonction de la demande.

Mais comme l'explique le modèle à plusieurs niveaux ci-dessus, les changements organisationnels font également partie du nouveau monde du travail, indépendant du lieu. Dropbox parle ici de "journées de travail non linéaires". À l'avenir, la société ne désignera que les "temps de collaboration de base" où les fuseaux horaires se chevauchent. Elle encourage ses employés à concevoir leurs propres horaires en dehors de cela. "Dropbox veut donner la priorité à l'impact et aux résultats de cette façon plutôt qu'aux heures travaillées". On dirait presque que quelqu'un là-bas a fait preuve d'intelligence avec Matt Mullenweg ....

La boîte de dépôt n'est que le dernier exemple en date de l'industrie technologique. Twitter et Square avaient déjà annoncé qu'ils autoriseraient des bureaux à domicile temporaires pour une durée indéterminée comme alternative. Et Mark Zuckerberg, de Facebook, a prédit que 50 % de ses employés travailleront à distance au cours de la prochaine décennie.

8 conseils pour les entreprises virtuelles

Mais comment s'orienter dans le nouveau monde du travail distribué ? L'entreprise à l'origine de l'application Todo Todoist a rassemblé huit conseils utiles dans un billet de blog pour améliorer le travail à distance :

1. trouver vos propres solutions

Ce n'est pas parce qu'une autre entreprise réussit avec un certain outil ou une certaine façon de travailler que cela signifie qu'elle est adaptée à votre entreprise. Il faut toujours examiner le problème fondamental et chercher ensuite une solution qui lui corresponde. Exemple dans le courrier : L'entreprise a testé Slack comme canal de communication, parce que beaucoup l'utilisaient. Cependant, Doist a trouvé que ce n'était pas une bonne solution pour son équipe mondiale.

2. régler d'abord à distance

Dans les organisations qui reposent sur un modèle hybride, les travailleurs à distance passent rapidement entre les mailles du filet. Ils sont oubliés dans les communications ainsi que dans les promotions. Au lieu de se contenter de permettre le travail à distance, il faut l'encourager activement. Elle devrait devenir la nouvelle norme.

3. utiliser une communication asynchrone

Son exemple tourne principalement autour des équipes internationales. Mais même les personnes qui n'habitent pas à l'autre bout du monde ont leur propre "fuseau horaire". Certaines personnes commencent tôt dans la journée, d'autres préfèrent travailler le soir. Certains ont besoin de plusieurs heures de concentration ininterrompue, d'autres travaillent par brèves salves.

4. utiliser la communication synchrone de manière très sélective

Personne ne prétend que chaque question, chaque problème, chaque défi peut être résolu via le chat. Mais au lieu de considérer la communication synchrone comme une norme, comme les réunions, elles devraient être un outil bien planifié et préparé pour les moments particuliers. Cela s'applique, par exemple, aux questions complexes, aux situations d'urgence, ou même pour que les membres de l'équipe puissent mieux se connaître.

5. documenter les processus et les règles de travail

Mieux vous enregistrez la manière dont une action doit être menée, moins il y aura de questions. Une bonne documentation permet également de réduire les malentendus et les conflits au sein de l'agence ou de l'entreprise.

6. être prudent avec les nouvelles embauches

Tout le monde n'est pas bien adapté à un environnement de travail éloigné. Vous devez être capable de gérer la planification de votre propre travail et d'avoir plus de responsabilités. Les compétences en matière de communication doivent également être solides (surtout à l'écrit). Matt Mullenweg, par exemple, a déclaré qu'ils ne font pas d'interviews à Automattic, mais des chats d'interviews.

7. la confiance est la base de tout

C'est un point particulièrement difficile pour beaucoup de dirigeants. La productivité ne se manifeste pas lorsque quelqu'un a l'air occupé (assis à un bureau, par exemple), mais lorsque des résultats sont obtenus. Il faut avoir confiance dans le fait que les employés travaillent au mieux de leurs capacités.

8. n'ignorez pas les aspects négatifs du travail à distance

Car il est tout aussi évident que de telles expériences ont échoué dans le passé. Pensez à des exemples marquants comme Yahoo et IBM. Vous ne devez donc en aucun cas supposer que cette question est une évidence. Vous devez plutôt examiner ce qui a mal tourné dans de tels cas et comment vous pouvez y remédier. Il est également important que toutes les personnes concernées soient conscientes des avantages et des inconvénients qu'elles peuvent en retirer personnellement.

Ma conclusion pour les agences et les entreprises

Ce que beaucoup ne comprennent toujours pas : Une plus grande liberté de création ne réduit pas la productivité, mais l'augmente au contraire. Comme l'ont montré diverses études, "plus d'argent" comme récompense ne fonctionne que pour des tâches très simples. Dès que les gens doivent fournir ne serait-ce qu'un petit effort intellectuel et créatif, cet attrait se transforme en leur contraire : Plus la récompense est importante, plus le résultat est mauvais. Voir cette version animée d'un discours de Dan Pink :

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D'une manière générale : Les gens veulent faire du bon travail, ils veulent se développer et ils veulent vivre une vie autodéterminée. Si le travail à distance est correctement mis en œuvre, il peut donner un coup de fouet à la productivité, à la satisfaction et à la santé des employés. Et comme mentionné plus haut, ces modèles de travail flexibles ouvrent les portes des entreprises à des candidats qui n'auraient pas été pris en considération dans le passé.

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Contribution à la photo : Olia Danilevich

Jan est un journaliste en ligne et un spécialiste de l'édition numérique, avec plus de 20 ans d'expérience professionnelle à son arc. Les entreprises le recrutent comme auteur, consultant ou rédacteur en chef. Il est également le fondateur et l'un des rédacteurs du magazine UPLOAD. Photographe de l'image d'auteur : Patrick Lux.

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