Entreprises virtuelles

Les entreprises virtuelles : Comment votre équipe réussit sans bureau

Certains prêchent depuis de nombreuses années que le travail à distance n'est pas seulement une solution de secours pour des cas exceptionnels. C'est le cas de Matt Mullenweg, cofondateur de WordPress. Renoncer complètement aux bureaux peut être une chance de travailler de manière productive et avec succès. Que se cache-t-il derrière des mots clés tels que "virtual companies" ou "distributed companies" ? Et à quoi dois-tu faire attention ?

L'année 2020 a fait connaître de nouvelles abréviations comme "WFH" aka Work From Home. Plus d'une entreprise s'est soudainement retrouvée confrontée à un sujet qui avait été ignoré jusque-là : Il fallait aussi pouvoir se passer de bureaux. Celles qui n'y étaient pas préparées sont tombées, sans surprise, dans une profonde vallée de productivité.

Moins de microgestion

Cela s'est produit pour la simple raison que même les bases n'étaient pas disponibles : les outils nécessaires faisaient complètement défaut ou s'avéraient insuffisants. Mais il ne s'agit pas seulement d'avoir les bons outils. La manière de travailler doit changer radicalement pour les entreprises virtuelles. La manière dont les tâches sont planifiées et réparties entre les collaborateurs fonctionne différemment. Ce que l'on appelle le "remote leadership" pour les agences et les entreprises a besoin de plus de liberté ainsi que de plus de confiance - et de nettement moins de micromanagement.

Certaines de ces entreprises (et leurs managers) attendent certainement avec impatience le jour où elles pourront revenir au "business as usual". Le travail à domicile (occasionnel !) restera peut-être un bonus dont on pourra se vanter dans les offres d'emploi. Mais dans la pratique, ces organisations resteront fixées et optimisées pour le bureau et la présence physique.

Le travail à distance, loin d'être une alternative reconnue ou même un modèle plus viable, est l'exception et est considéré comme une copie à demi-mot du "vrai travail" sur place. En même temps, on fait comme si le "vrai travail" et la collaboration n'étaient possibles que si toutes les personnes se trouvent à des heures fixes dans la même pièce ou au moins dans le même bâtiment.

Il n'est même pas question de penser que le travail à distance peut avoir ses propres avantages. Ou que ce modèle est une meilleure option pour certaines tâches et certains groupes professionnels. Il semble alors aberrant que les entreprises puissent tirer profit du fait d'être une "entreprise distribuée".

Exemple d'Automattic : à distance par conviction

L'étonnement est alors d'autant plus grand lorsque les entreprises qui réussissent n'ont jamais été organisées autrement. Parfois, cela est né d'une nécessité, car il n'y avait pas de budget pour un bureau au début. Mais le modèle a été maintenu parce qu'il avait fait ses preuves.

Le meilleur exemple parmi tant d'autres est l'entreprise derrière WordPress.com et WooCommerce: Automattic. Son fondateur, Matt Mullenweg, raconte volontiers comment des "spécialistes" lui ont fait comprendre que ce modèle ne fonctionnerait jamais avec plus d'une ou deux douzaines d'employés. Aujourd'hui, Automattic compte près de 1300 collaborateurs - et ne dispose toujours pas de bureaux fixes.

Équipe d'Automattic
L'équipe d'Automattic - répartie dans le monde entier

En fait, il n'y a pas si longtemps, l'entreprise disposait même d'une sorte d'espace de coworking interne à San Francisco : on pouvait s'y rendre pour faire son travail et rencontrer ses collègues. Mais il était de moins en moins utilisé. Automattic a donc décidé d'économiser ces espaces.

Cette année, Matt Mullenweg a pu se sentir confirmé dans ce qu'il prêche depuis si longtemps : l'avenir de nombreuses entreprises est une structure décentralisée sans bureaux. "L'illusion selon laquelle les bureaux concernent le travail est à jamais détruite", a-t-il écrit dans un blog. En fin de compte, il s'agit plus de contrôle que de création d'un environnement de travail utile et favorable.

Les 5 niveaux de l'entreprise distribuée

Il a établi un modèle pour les entreprises distribuées ou virtuelles, qui s'inspire des étapes pour les véhicules autonomes. Il se présente comme suit :

Niveau 0 : la prise en main à distance n'est pas une option

Le travail à distance n'est pas possible, car il faut impérativement être présent en personne pour effectuer la tâche. On pense ici aux artisans, aux vendeurs ou encore aux pompiers. Bien sûr, il peut y avoir des situations et des développements futurs qui changent cela, du moins en partie. On pense aux robots télécommandés ou semi-autonomes qui aident à lutter contre les incendies. Mais en l'état actuel des choses, ce n'est pas possible.

Niveau 1 : à distance uniquement en cas d'urgence

De nombreuses entreprises se sont retrouvées à ce niveau avant la pandémie de coronavirus. Le travail à distance serait certes théoriquement possible, mais il n'y a aucun soutien pour cela. En cas d'urgence, les collaborateurs peuvent travailler un jour ou deux en dehors du bureau. Mais la plupart du temps, le travail reste alors en grande partie en suspens. Cela s'explique aussi par le fait que même les outils de base comme le propre compte e-mail ou le calendrier ne sont que difficilement accessibles dès que l'on ne se trouve plus dans le réseau interne du bureau.

Niveau 2 : à distance, c'est possible, mais seulement à titre exceptionnel

Plus d'une entreprise a dû se hisser à ce niveau à cause de la pandémie : elle a été contrainte d'accepter que de nombreux ou tous ses employés travaillent à distance pendant une période prolongée. Pour ce faire, elles ont créé les bases techniques nécessaires et introduit de nouveaux outils comme Zoom ou Microsoft Teams.

Mais les processus et les modèles de pensée n'ont pas encore changé. Au lieu de cela, on essaie de transposer les méthodes de travail actuelles dans le monde numérique. Cela fonctionne à peu près aussi bien que la version "e-paper" d'un quotidien sur un smartphone : cela fonctionne avec difficulté, mais pas vraiment bien.

Dans le cas du travail à distance à ce niveau, cela signifie que tout continue à se dérouler de manière synchrone et que l'on est constamment interrompu. Les supérieurs se soucient de la productivité de leurs équipes, mais ne modifient pas pour autant les conditions cadres. Au lieu de cela, un logiciel doit garantir que les collaborateurs ne travaillent effectivement que sur leurs projets ou que l'on doit prouver, via une webcam constamment allumée, que l'on est effectivement "présent".

Étape 3 : La distance comme opportunité

À partir de là, le travail en dehors d'un bureau n'est plus considéré comme une solution de secours présentant de nombreux inconvénients, mais (aussi) comme une opportunité. On se crée un meilleur environnement de travail à la maison ou dans un espace de coworking et l'entreprise reconnaît la valeur du travail asynchrone. La communication se fait davantage par écrit. L'aspect personnel joue également un rôle important (sans restrictions dues à une pandémie) : les équipes se rencontrent pendant une ou deux semaines par an.

Niveau 4 : Le distant est la nouvelle norme

Une fois sur place, les processus sont systématiquement asynchrones. La performance du travail est évaluée en fonction des résultats et non pas en fonction de la présence ou non des collaborateurs à un endroit et du temps qu'ils y passent. La confiance se développe et devient la base de la collaboration. Ce ne sont pas seulement les "haut-parleurs" extravertis qui sont écoutés avec leur opinion, mais tout le monde, car il existe de nombreuses façons de participer aux discussions.

Les entreprises peuvent attirer des collaborateurs talentueux qui n'habitent pas par hasard à proximité de leurs bureaux ou qui ne sont pas prêts à migrer. Les bureaux à domicile des collaborateurs sont généralement mieux équipés et bien plus axés sur les besoins individuels qu'un bureau moyen. Les réunions en temps réel sont bien préparées. La diversité est également renforcée, car chaque personne peut effectuer son travail de la manière qui lui convient le mieux.

Niveau 5 : Nirvana à distance

Matt Mullenweg considère qu'il s'agit du "niveau nirvana", éventuellement impossible à atteindre. Il est plutôt conçu comme un encouragement. À ce niveau, les entreprises distribuées sont toujours meilleures, plus performantes et plus productives que leurs concurrentes avec des bureaux. La satisfaction des collaborateurs est maximale.

Dropbox devient "Virtual First

De manière générale, des entreprises comme Automattic, Buffer ou Doist ont eu la vie plus facile parce qu'elles ont misé dès le départ sur des équipes réparties. Elles ont certes dû veiller à ce que leur modèle continue de fonctionner même avec une équipe croissante. Mais les modes de pensée et d'action de base étaient déjà en place.

La situation est plus difficile pour les entreprises qui doivent s'adapter - comme cela s'est produit lors de la pandémie du coronavirus. D'une part, elles ont souvent constaté que le travail à distance n'était pas aussi mauvais qu'elles l'avaient toujours pensé. D'autre part, cette expérience forcée a aussi beaucoup plu à certains employés.

Dropbox, par exemple, a indiqué dans un communiqué officiel que 90% de ses 2800 collaborateurs se sentaient productifs à domicile et ne voulaient plus revenir à une semaine stricte de cinq jours au bureau. Certes, ils voyaient aussi des inconvénients au travail à distance. "Les vidéoconférences sans pause, les notifications permanentes et l'isolement social" y sont cités comme exemples.

Blog Dropbox
Sur son blog également, Dropbox est un précurseur en matière de "Work Culture".

Matt Mullenweg ferait toutefois remarquer que Dropbox devrait justement oser passer à l'étape suivante. Ces "inconvénients" sont des signes que la manière de penser du bureau a été transposée telle quelle dans le monde à distance.

Il semble que Dropbox veuille justement travailler dans ce sens. Ainsi, des bureaux appelés "Dropbox Studios" devraient voir le jour dans le monde entier. Il s'agit de sites comme San Francisco, Seattle, Austin ou Dublin. Mais il y aura également des "locaux à la demande pour les réunions d'équipe" ailleurs. Le communiqué précise

En conséquence, on s'attend à ce que Dropbox s'étende géographiquement au fil du temps et à ce que les équipes aient plus de liberté pour choisir où vivre, travailler et trouver de nouveaux collaborateurs.

L'entreprise souhaite adapter de manière dynamique l'emplacement de ces "studios" en fonction des besoins.

Mais comme l'explique le modèle par étapes ci-dessus, les changements organisationnels font également partie du nouveau monde du travail indépendant du lieu. Dropbox parle ici de "journées de travail non linéaires". L'entreprise ne détermine à l'avenir que des "heures centrales de collaboration", où les fuseaux horaires se chevauchent. Elle encourage ses employés à concevoir leurs propres horaires en dehors de ces zones. "Dropbox souhaite ainsi donner la priorité à l'impact et aux résultats plutôt qu'aux heures effectuées". On dirait presque que quelqu'un s'est renseigné auprès de Matt Mullenweg...

De plus, Dropbox n'est que le dernier exemple en date dans le secteur de la technologie. Twitter et Square avaient déjà annoncé qu'ils autoriseraient indéfiniment les bureaux à domicile temporaires comme alternative. Et Mark Zuckerberg de Facebook a prédit que 50 % de ses employés travailleraient à distance au cours des dix prochaines années.

8 conseils pour les entreprises virtuelles

Mais comment s'y retrouver dans le nouveau monde du travail distribué ? L'entreprise derrière l'application Todoist a réuni dans un blogpost huit conseils utiles pour que le travail à distance fonctionne mieux :

1. trouve tes propres solutions

Ce n'est pas parce qu'une autre entreprise réussit avec un certain outil ou une certaine méthode de travail que cela doit être adapté à toi et à ton entreprise. Regarde toujours quel est le problème de base et cherche ensuite une solution qui s'y adapte. Exemple dans le post : L'entreprise a testé Slack comme canal de communication parce que beaucoup l'utilisent. Doist a toutefois constaté qu'il n'était pas bien adapté à son équipe internationale.

2. mise sur Remote First

Dans les organisations qui misent sur un modèle hybride, les travailleurs à distance passent rapidement à la trappe. Ils sont oubliés dans la communication comme dans les promotions. Au lieu de simplement permettre le travail à distance, il faudrait l'encourager activement. Il devrait devenir la nouvelle norme.

3. utiliser la communication asynchrone

Votre exemple concerne surtout les équipes internationales. Mais même les personnes qui ne vivent pas aux quatre coins du monde ont leurs propres "fuseaux horaires". Certaines personnes commencent tôt la journée, d'autres préfèrent travailler le soir. Certains ont besoin de plusieurs heures de concentration ininterrompue, d'autres travaillent par petites touches.

4. utiliser la communication synchrone de manière très ciblée

Personne ne prétend que chaque question, chaque problème, chaque défi peut être résolu via le chat. Mais plutôt que de considérer la communication synchrone comme une norme, comme les réunions, elle devrait être un outil bien planifié et préparé pour des moments particuliers. Cela vaut par exemple pour les questions complexes, les situations d'urgence ou pour que les membres d'une équipe apprennent à mieux se connaître.

5. documenter les processus de travail et les règles

Plus tu consignes de manière compréhensible pour tous la manière dont quelque chose doit être fait, moins il y aura de questions. Une bonne documentation permet en outre de réduire les malentendus et les conflits au sein de l'agence ou de l'entreprise.

6. fais attention lorsque tu embauches

Tout le monde n'est pas fait pour travailler dans un environnement à distance. Il faut être capable de planifier soi-même son travail et d'assumer davantage de responsabilités. Il faut également avoir de bonnes compétences en communication (surtout par écrit). Matt Mullenweg, par exemple, a expliqué que chez Automattic, ils n'organisent pas d'entretiens d'embauche, mais des chats de recrutement.

7. la confiance est la base de tout

C'est un point particulièrement difficile pour certains dirigeants. La productivité, ce n'est pas quand quelqu'un a l'air occupé (assis à son bureau, par exemple), mais quand des résultats sont obtenus. Il faut avoir confiance dans le fait que les collaborateurs travaillent de leur mieux à leurs tâches.

8. n'ignore pas les aspects négatifs du travail à distance

Car il est tout aussi clair que de telles expériences ont échoué par le passé. Il suffit de penser à des exemples éminents comme Yahoo et IBM. Tu ne dois donc en aucun cas partir du principe que ce sujet est un acquis. Tu dois au contraire regarder ce qui a mal tourné dans de tels cas et comment tu peux y faire face. Il est également important que tous les participants soient conscients des avantages et des inconvénients pour eux personnellement.

Ma conclusion pour les agences et les entreprises

Ce que beaucoup ne comprennent pas encore : Une plus grande liberté d'organisation ne diminue pas la productivité, mais l'augmente. Comme l'ont montré diverses études, "plus d'argent" comme récompense ne fonctionne que pour des tâches très simples. Dès que les gens doivent fournir ne serait-ce qu'un peu d'effort intellectuel et créatif, cet appât se retourne contre eux : Plus la récompense est grande, plus le résultat est mauvais. Voir à ce sujet cette version animée d'une conférence de Dan Pink :

D'une manière générale : Les gens veulent faire du bon travail, ils veulent se développer et ils veulent vivre de manière autonome. Si le travail à distance est correctement mis en œuvre, il peut donner un coup de pouce positif à la productivité, à la satisfaction et à la santé des collaborateurs. Et comme nous l'avons déjà mentionné plus haut, ces modèles de travail flexibles ouvrent les portes des entreprises à des candidats qui n'auraient pas été pris en considération auparavant.

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Image de contribution : Olia Danilevich

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