Certains prêchent depuis de nombreuses années que le travail à distance n'est pas seulement une solution de secours pour les cas exceptionnels. Par exemple Matt Mullenweg, le cofondateur de WordPress. Se passer complètement de bureaux peut être une chance de travailler de manière productive et avec succès. Que se cache-t-il derrière les mots clés comme "entreprises virtuelles" ou "entreprises distribuées" ? Et à quoi dois-tu faire attention ?

L'année 2020 a fait connaître de nouvelles abréviations comme "WFH" aka Work From Home. Plus d'une entreprise s'est soudainement retrouvée confrontée à un sujet qui avait été ignoré jusque-là : Il fallait aussi pouvoir se passer de bureaux. Celles qui n'y étaient pas préparées sont tombées, sans surprise, dans une profonde vallée de productivité.

Moins de microgestion

Cela s'est produit pour la simple raison que même les bases n'étaient pas disponibles : les outils nécessaires faisaient complètement défaut ou s'avéraient insuffisants. Mais il ne s'agit pas seulement d'avoir les bons outils. La manière de travailler doit changer radicalement pour les entreprises virtuelles. La manière dont les tâches sont planifiées et réparties entre les collaborateurs fonctionne différemment. Ce que l'on appelle le "remote leadership" pour les agences et les entreprises a besoin de plus de liberté ainsi que de plus de confiance - et de nettement moins de micromanagement.

Certaines de ces entreprises (et leurs managers) attendent certainement avec impatience le jour où elles pourront revenir au "business as usual". Peut-être que le bureau à domicile (occasionnel !) restera un bonus dont on pourra se vanter dans les annonces d'emploi. Mais dans la pratique, ces organisations resteront fixées et optimisées pour le bureau et la présence physique.

Le travail à distance, loin d'être une alternative reconnue ou même un modèle plus viable, est l'exception et est considéré comme une copie à demi-mot du "vrai travail" sur place. En même temps, on fait comme si le "vrai travail" et la collaboration n'étaient possibles que si toutes les personnes se trouvent dans la même pièce ou au moins dans le même bâtiment à des heures fixes.

Il n'est même pas question de penser que le travail à distance peut avoir ses propres avantages. Ou que le modèle est une meilleure option pour certaines tâches et groupes professionnels. Il semble alors absurde que les entreprises puissent profiter du fait d'être une "entreprise distribuée".

Exemple d'Automattic : à distance par conviction

La surprise est alors d'autant plus grande lorsque les entreprises qui réussissent n'ont jamais été organisées autrement. Parfois, cela est né d'une nécessité, car il n'y avait pas de budget pour un bureau au début. Mais le modèle est ensuite resté parce qu'il avait fait ses preuves.

Le meilleur exemple parmi tant d'autres est la société derrière WordPress.com et. WooCommerceAutomattic. Le fondateur Matt Mullenweg aime parler de la manière dont les "spécialistes" lui ont fait comprendre que ce modèle ne fonctionnerait jamais avec plus d'une ou deux douzaines d'employés. Aujourd'hui, Automattic compte près de 1300 employés - et n'a toujours pas de bureaux fixes.

En fait, il n'y a pas si longtemps, l'entreprise avait même ce qui ressemblait à un espace de coworking interne à San Francisco : tu pouvais y aller pour faire ton travail et rencontrer tes collègues. Mais il était de moins en moins utilisé. Automattic a donc décidé d'économiser ces espaces.

Cette année, Matt Mullenweg a pu se sentir confirmé dans ce qu'il prêche depuis si longtemps : l'avenir de nombreuses entreprises est une structure décentralisée sans bureaux. "L'illusion que les bureaux concernent le travail est à jamais détruite", écrit-il dans un blog. En fin de compte, il s'agit plus de contrôle que de création d'un environnement de travail utile et favorable.

Les 5 étapes des entreprises distribuées

Il a établi un modèle pour les entreprises distribuées ou virtuelles, qui s'inspire des étapes pour les véhicules autonomes. Il se présente comme suit :

Niveau 0 : La distance n'est pas une option

Le travail à distance n'est pas possible, car il faut obligatoirement être présent en personne pour la tâche. On pense ici aux artisans, aux vendeurs ou aux pompiers. Bien sûr, il peut y avoir des situations et des développements futurs qui changeront cela, du moins en partie. Pense aux robots télécommandés ou semi-autonomes qui aident à combattre les incendies. Mais en l'état actuel des choses, ce n'est pas possible.

Niveau 1 : A distance, c'est seulement en cas d'urgence

De nombreuses entreprises se sont retrouvées à ce niveau avant la pandémie du coronavirus. Le travail à distance serait théoriquement possible, mais il n'y a aucun soutien pour cela. En cas d'urgence, les collaborateurs peuvent travailler un ou deux jours en dehors du bureau. Mais la plupart du temps, le travail reste en grande partie en suspens. Cela est également dû au fait que même les outils de base comme le compte e-mail ou le calendrier sont difficilement accessibles dès que l'on n'est plus dans le réseau interne du bureau.

Niveau 2 : A distance, c'est possible, mais seulement à titre exceptionnel

De nombreuses entreprises ont dû se hisser à ce niveau à cause de la pandémie : elles ont été forcées d'accepter que de nombreux employés, voire tous, travaillent à distance pendant une période prolongée. Pour cela, les bases techniques ont été créées et de nouveaux outils comme Zoom ou Microsoft Teams ont été introduits.

Mais les processus et les modèles de pensée n'ont pas encore changé. Au lieu de cela, on essaie de transposer les méthodes de travail actuelles dans le monde numérique. Cela fonctionne à peu près aussi bien que la version "e-paper" d'un journal quotidien sur un smartphone : cela fonctionne avec difficulté, mais pas vraiment bien.

Dans le cas du travail à distance à ce niveau, cela signifie que tout continue à se dérouler de manière synchrone et que l'on est constamment interrompu. Les supérieurs s'inquiètent de la productivité de leurs équipes, mais ne changent pas les conditions. Au lieu de cela, le logiciel doit garantir que les collaborateurs ne travaillent que sur leurs projets, ou alors il faut prouver que l'on est vraiment "présent" via une webcam allumée en permanence.

Étape 3 : À distance comme opportunité

A partir de là, le travail en dehors d'un bureau n'est plus considéré comme une solution de secours avec de nombreux inconvénients, mais (aussi) comme une opportunité. On se crée un meilleur environnement de travail à la maison ou dans un espace de coworking et l'entreprise reconnaît la valeur du travail asynchrone. La communication se fait davantage par écrit. L'aspect personnel joue également un rôle important (sans restrictions dues à une pandémie) : les équipes se rencontrent pendant une ou deux semaines par an.

Étape 4 : La distance est la nouvelle norme

Une fois arrivés, les processus sont systématiquement asynchrones. Le travail est évalué sur la base des résultats et non pas sur le fait de savoir si les collaborateurs sont présents au même endroit et pendant combien de temps. La confiance se développe et devient la base de la collaboration. Ce ne sont pas seulement les "haut-parleurs" extravertis qui sont écoutés avec leur opinion, mais tout le monde, car il existe de nombreuses façons de participer aux discussions.

Les entreprises peuvent attirer des collaborateurs talentueux qui n'habitent pas par hasard à proximité de leurs bureaux ou qui ne sont pas prêts à migrer. Les bureaux à domicile des collaborateurs sont généralement mieux équipés et bien plus axés sur les besoins individuels qu'un bureau moyen. Les réunions en temps réel sont bien préparées. La diversité est également renforcée, car chaque personne peut effectuer son travail de la manière qui lui convient le mieux.

Niveau 5 : Nirvana à distance

Matt Mullenweg considère cela comme le "niveau nirvana", qui ne peut éventuellement pas être atteint. Il s'agit plutôt d'un encouragement. A ce niveau, les entreprises distribuées sont toujours meilleures, plus prospères et plus productives que leurs concurrentes avec des bureaux. La satisfaction des collaborateurs est maximale.

Dropbox devient "Virtual First

En général, les entreprises comme Automattic, Buffer ou Doist ont la vie plus facile parce qu'elles ont misé dès le début sur des équipes réparties. Elles devaient certes veiller à ce que leur modèle fonctionne toujours avec une équipe croissante. Mais les modes de pensée et d'action de base étaient déjà en place.

La situation est plus difficile pour les entreprises qui doivent s'adapter - comme cela s'est produit lors de la pandémie du coronavirus. D'une part, elles se sont souvent rendu compte que le travail à distance n'était pas aussi mauvais qu'elles le pensaient. D'autre part, cette expérience forcée a aussi beaucoup plu à certains employés.

Par exemple, Dropbox a déclaré dans un communiqué officiel que 90% des 2800 employés se sentaient productifs à la maison et ne voulaient plus revenir à une semaine stricte de cinq jours au bureau. Certes, ils voyaient aussi des inconvénients au travail à distance. "Les vidéoconférences sans pause, les notifications permanentes et l'isolement social" sont cités comme exemples.

Mais Matt Mullenweg ferait remarquer que Dropbox devrait justement oser passer à l'étape suivante. Ces "inconvénients" sont des signes que la façon de penser du bureau a été transposée telle quelle dans le monde à distance.

Il semblerait que Dropbox veuille travailler sur ce point. Il y aura des bureaux appelés "Dropbox Studios" dans le monde entier. Il s'agit de lieux comme San Francisco, Seattle, Austin ou Dublin. Mais il y aura aussi des "locaux à la demande pour les réunions d'équipe". Le communiqué dit :

En conséquence, on s'attend à ce que Dropbox s'étende géographiquement au fil du temps et à ce que les équipes aient plus de liberté pour choisir où vivre, travailler et trouver de nouveaux collaborateurs.

L'entreprise souhaite adapter de manière dynamique les endroits où ces "studios" sont disponibles en fonction des besoins.

Mais comme l'explique le modèle par étapes ci-dessus, les changements organisationnels font également partie du nouveau monde du travail indépendant du lieu. Dropbox parle ici de "journées de travail non linéaires". A l'avenir, l'entreprise ne définira que des "heures de collaboration" où les fuseaux horaires se chevauchent. Elle encourage ses employés à concevoir leurs propres horaires en dehors de cela. "Dropbox souhaite ainsi donner la priorité à l'impact et aux résultats plutôt qu'aux heures de travail". On dirait presque que quelqu'un s'est renseigné auprès de Matt Mullenweg...

Dropbox n'est en outre que le dernier exemple en date dans le secteur de la technologie. Twitter et Square ont déjà annoncé que les bureaux à domicile temporaires seraient autorisés sans limite comme alternative. Et Mark Zuckerberg de Facebook a prédit que 50% de ses employés travailleront à distance au cours des dix prochaines années.

8 conseils pour les entreprises virtuelles

Mais comment s'y retrouver dans le nouveau monde du travail distribué ? L'entreprise derrière l'application Todoist a rassemblé dans un billet de blog huit conseils utiles pour que le travail à distance fonctionne mieux :

1. trouve tes propres solutions

Ce n'est pas parce qu'une autre entreprise réussit avec un certain outil ou une certaine méthode de travail que cela doit correspondre à toi et à ton entreprise. Regarde toujours quel est le problème de base et cherche ensuite une solution qui s'y adapte. Exemple dans le post : L'entreprise a testé Slack comme canal de communication parce que beaucoup l'utilisent. Mais Doist a constaté qu'il n'était pas adapté à son équipe mondiale.

2. mise sur Remote First

Dans les organisations qui misent sur un modèle hybride, les travailleurs à distance passent rapidement à la trappe. Ils sont oubliés dans la communication et dans les promotions. Au lieu de permettre le travail à distance, il faut l'encourager activement. Il devrait devenir la nouvelle norme.

3. utilise la communication asynchrone

Son exemple tourne surtout autour des équipes internationales. Mais les personnes qui ne vivent pas aux quatre coins du monde ont aussi leurs propres "fuseaux horaires". Certaines personnes commencent tôt la journée, d'autres préfèrent travailler le soir. Certains ont besoin de plusieurs heures de concentration ininterrompue, d'autres travaillent par petites touches.

4. utilise la communication synchrone de manière très ciblée

Personne ne prétend que chaque question, chaque problème, chaque défi peut être résolu via le chat. Mais au lieu de considérer la communication synchrone comme une norme, comme les réunions, elle devrait être un outil bien planifié et préparé pour des moments particuliers. Cela vaut par exemple pour les questions complexes, les situations d'urgence ou pour que les membres de l'équipe apprennent à mieux se connaître.

5. documente les processus de travail et les règles

Plus tu expliques clairement à tout le monde comment quelque chose doit être fait, moins il y aura de questions. Une bonne documentation permet également de réduire les malentendus et les conflits au sein de l'agence ou de l'entreprise.

6. fais attention aux nouvelles embauches

Toutes les personnes ne sont pas bien adaptées à un environnement de travail à distance. Tu dois être capable de planifier toi-même ton travail et d'assumer plus de responsabilités. Les compétences en communication doivent également être développées (surtout par écrit). Matt Mullenweg, par exemple, a expliqué que chez Automattic, ils ne font pas d'entretiens d'embauche, mais des chats d'embauche.

7. la confiance est la base de tout

C'est un point particulièrement difficile pour certains dirigeants. La productivité, ce n'est pas quand quelqu'un a l'air occupé (assis à son bureau, par exemple), mais quand des résultats sont obtenus. Il faut avoir confiance dans le fait que les collaborateurs travaillent de leur mieux sur leurs tâches.

8. n'ignore pas les aspects négatifs du travail à distance

Car il est tout aussi clair que de telles expériences ont échoué dans le passé. Pense à des exemples célèbres comme Yahoo et IBM. Tu ne dois donc pas t'attendre à ce que ce sujet soit un succès. Tu dois plutôt examiner ce qui a mal tourné dans de tels cas et comment tu peux y remédier. Il est également important que tous les participants soient conscients des avantages et des inconvénients pour eux personnellement.

Ma conclusion pour les agences et les entreprises

Ce que beaucoup ne comprennent pas encore : Avec plus de liberté de conception, la productivité ne diminue pas, elle augmente. Comme l'ont montré diverses études, "plus d'argent" comme récompense ne fonctionne que pour des tâches très simples. Dès que les gens doivent fournir ne serait-ce qu'un peu d'effort intellectuel et créatif, cet appât se retourne contre eux : Plus la récompense est grande, plus le résultat est mauvais. Voir à ce sujet cette version animée d'une conférence de Dan Pink :

D'une manière générale : Les gens veulent faire du bon travail, ils veulent se développer et ils veulent vivre de manière autonome. Si le travail à distance est correctement mis en œuvre, il peut donner un coup de pouce positif à la productivité, à la satisfaction et à la santé des employés. Et comme mentionné plus haut, ces modèles de travail flexibles ouvrent les entreprises à des candidats qui n'auraient pas été pris en considération auparavant.

Image de contribution : Olia Danilevich