Le feedback est en fait une vieille chaussure. Pourtant, il est trop souvent mal utilisé. Celui qui a déjà travaillé dans une vraie culture du feedback connaît l'effet transformateur. Dans l'article suivant, je te donne dix conseils pour développer une culture du feedback positive au sein de ton équipe.

Le feedback, tout le monde en a entendu parler au moins une fois. La plupart d'entre nous se sont déjà retrouvés dans la situation de donner ou de recevoir un feedback. Pour ma part, c'est dans mon organisation étudiante AIESEC que j'ai été confrontée pour la première fois à une véritable culture du feedback. Pour moi, ce fut une révélation. De toutes les formations personnelles et professionnelles, c'est le feedback ouvert et honnête qui m'a le plus fait progresser.

Chez Raidboxes , le feedback fait partie intégrante de la culture d'entreprise. Avant que je ne te dise dans les dix conseils comment tu peux encore améliorer ta culture du feedback, jetons un coup d'œil rapide sur ce qu'est une bonne culture du feedback en général et quels en sont les avantages.

Pourquoi un feedback ? Aperçu des avantages

Le feedback est un passage obligé dans de nombreuses entreprises. Une fois par an, les collaborateurs sont invités à un entretien d'évaluation, du moins si le supérieur n'a rien de plus important à faire. Mais si tu gères le feedback de cette manière, c'est du potentiel gaspillé.

Bien utilisée, une forte culture du feedback apporte les avantages suivants :

• Les conflits personnels peuvent être résolus plus rapidement et plus efficacement.
• Les malentendus dans la communication peuvent être résolus plus rapidement.
• L'agressivité et la frustration sont réduites chez le donneur de feedback avant qu'elles ne dégénèrent.
• La personne qui reçoit le feedback apprend à mieux connaître ses forces et ses faiblesses. Ainsi, les opportunités de développement deviennent claires.
• La perception des autres et la perception de soi sont comparées. La personne qui reçoit le feedback se voit montrer son "point aveugle"(fenêtre de Johari).
• Les attentes mutuelles sont clairement communiquées. Tout le monde sait à quoi s'en tenir. Cela permet de s'orienter et de se sentir en sécurité dans le travail quotidien.
• La collaboration se déroule plus facilement lorsque les facteurs perturbateurs ont été éliminés lors de l'entretien de feedback.

Dans l'ensemble, une culture positive du feedback au sein de l'équipe pose les bases d'une bonne et efficace collaboration. Elle favorise une communication ouverte et crée un espace pour les idées. Dans le meilleur des cas, une relation d'estime s'établit entre celui qui donne le feedback et celui qui le reçoit.

De plus, une forte culture du feedback permet à ton équipe de se développer. L'échange ouvert révèle les points faibles ou, au contraire, montre que tu es sur la bonne voie avec ton équipe.

Qu'est-ce qui fait une bonne culture du feedback ?

L'ouverture et la confiance sont les deux éléments les plus importants si tu veux développer une bonne culture du feedback au sein de ton équipe. Ces deux aspects, tout comme le fait de donner un feedback, doivent être fermement ancrés dans la culture de l'entreprise.

Il ne s'agit pas seulement de confiance au sein des équipes, mais aussi entre les différentes hiérarchies. Le feedback devrait être possible aussi bien horizontalement (c'est-à-dire entre collègues) que verticalement entre les différents niveaux de l'entreprise.

Il est également important que le feedback soit donné en continu - se réunir une fois par an ne fait pas une culture du feedback (voir aussi le conseil 8).

Conseil de feedback #1 : prendre des notes avant de commencer

Ce point est souvent négligé ou considéré comme inutile. Bien sûr, tu peux donner spontanément quelques points de feedback à une personne. Surtout si tu ne veux que faire une critique.

Toutefois, pour obtenir un retour d'information approprié et équilibré, vous devez prendre au moins dix minutes pour noter les aspects positifs et ceux qui doivent être améliorés. Vous serez étonné de ce que vous pourrez trouver.

Conseil de feedback #2 : Le Power Burger

L'aspect le plus important pour donner un feedback est la structure et la manière de le donner. Il existe de nombreuses méthodes. Le Power Burger est particulièrement célèbre.

Dans le cas d'un hamburger, il y a d'abord les petits pains qui enveloppent la viande (la critique). Au début, vous devez dire au destinataire de votre commentaire ce que vous appréciez chez lui et quels sont les aspects positifs à souligner chez lui. Cette première introduction sert à ouvrir l'esprit de l'autre personne et à la mettre plus à l'aise avec les réactions qui suivent.

Surtout si tu es toi-même contrarié pour une raison ou une autre et que tu te concentres beaucoup sur les aspects négatifs, rappelle-toi qu'il y a toujours des commentaires positifs sur une personne. Si aucun point ne te vient spontanément à l'esprit, tu devrais t'asseoir tranquillement et y réfléchir.

Vient ensuite la critique constructive, c'est-à-dire la viande dans le burger de feedback. Les deux conseils suivants te donnent des indications encore plus précises sur la meilleure façon de les formuler.

Pour finir, tu devrais terminer par quelque chose de positif. C'est le dernier petit pain de burger et il complète la conversation. Les deux parties sortent de la conversation avec un meilleur sentiment. Exemple :

"Néanmoins, je suis très heureux de t'avoir comme membre de l'équipe et je suis très confiant dans ta capacité à t'améliorer considérablement dans ce domaine".

Conseil de feedback #3 : toujours critiquer à la première personne

Dans le cas du feedback, tu ne fais que partager ta propre perspective subjective avec quelqu'un. Ici, il n'y a pas de vérité objective en soi, mais tout au plus de l'intersubjectivité (plusieurs personnes perçoivent le même fait).

Il est donc très important que la critique soit formulée à la première personne. Cela ne va pas du tout de soi, surtout si vous n'avez pas encore donné fréquemment votre avis. Dans notre vie quotidienne, nous communiquons généralement sous la forme "vous".

"Tu travailles de manière bâclée". (Perspective du)

"Il me semble que tu peux encore améliorer ta minutie dans l'exécution des tâches". (Perspective à la première personne)

Les formulations à la première personne contiennent souvent les phrases suivantes :

"Je perçois ceci ..."
"De mon point de vue ..."
"Il me semble que ... !"
"Je me sens ..."
"Il me semble que ..."

Si votre interlocuteur commence à se disputer avec vous, c'est une bonne indication que vous vous êtes glissé dans la perspective du "vous". Les expressions "vous", en particulier, sont souvent prises comme une attaque.

Conseil de feedback #4 : Donner des suggestions constructives

Dire à l'autre ce que tu n'aimes pas est un premier pas. Mais il faut ensuite indiquer concrètement ce que tu souhaites voir s'améliorer. Ce n'est qu'ainsi que la personne qui reçoit le feedback pourra vraiment changer les choses et répondre à tes attentes à l'avenir.

Exemple : "J'aimerais que tu me laisses regarder ton travail les prochaines semaines pour vérifier la minutie".

Conseil de feedback #5 : Demander l'autre perspective

Lors de ton feedback, il faut absolument éviter les discussions. Elles n'ont pas leur place dans un entretien de feedback, car la personne qui donne le feedback ne fait que partager sa perception subjective.

Néanmoins, la question suivante a du sens à la fin d'une conversation :

"Qu'est-ce que tu en penses ?"

Tu donnes ainsi à ton interlocuteur la possibilité de partager son point de vue. Dans le meilleur des cas - et cela arrive souvent - il est d'accord avec toi. Si la personne qui reçoit le feedback n'est pas d'accord, c'est tout à fait normal. C'est à toi de respecter sa perception.

La personne qui reçoit un feedback a trois possibilités pour gérer le feedback :

1. ajuster la communication

De son point de vue, le retour d'information peut être erroné. Pour lui, cela peut signifier qu'il doit améliorer certains aspects de sa communication afin de créer une perception différente chez l'autre personne.

Par exemple, une fois le travail terminé, la personne qui reçoit le feedback examine tranquillement son travail pour vérifier si d'autres personnes peuvent le comprendre. Le donneur de feedback peut être le seul à trouver son travail confus. Pour éviter les malentendus, la personne qui reçoit le feed-back peut faire attention à communiquer clairement qu'elle vérifie déjà extra et que les autres personnes trouvent le travail clair. Un exemple de réaction appropriée :

"Je peux comprendre que cette impression se soit produite et je veillerai à structurer les résultats plutôt dans ton style s'ils sont pertinents pour toi".

2. accepteret commencer à s'améliorer

Il se peut que la personne qui reçoit le feedback partage la critique. Il adapte son comportement en conséquence afin d'améliorer ses résultats à l'avenir.

"Je peux comprendre qu'on demande une autre structure ici et je vais réfléchir à comment changer ça".

3. ne pas adapter sa perception et son comportement

La personne qui reçoit le feedback ne partage pas la critique et ne souhaite pas adapter davantage son comportement. C'est également légitime, mais cela peut avoir des conséquences négatives à long terme.

"De mon point de vue, c'est clair et je pense que c'est approprié, d'autres personnes devraient aussi pouvoir l'utiliser ".

Conseil feedback #6 : Demander soi-même un feedback

Comment établir une véritable culture du feedback dans l'entreprise ? Une culture dans laquelle les collègues se donnent aussi un feedback entre eux et où ce n'est pas toujours le manager qui critique les autres.  

Comme nous utilisonsl'holocratie à Raidboxes , il était logique de réserver un créneau pour les discussions de feedback lors des réunions mensuelles de gouvernance. Mais cela n'a pas conduit à plus de feedback.

L'objectif devrait être que chacun ait à la fois donné et reçu un retour d'information. De préférence à plusieurs reprises et de leur propre initiative.

Pour mettre en place une véritable culture du retour d'information, il est recommandé de procéder comme suit :

• Même en tant que manager, demander aux autres leur feedback. L'entretien de feedback peut être bilatéral dès le départ.
• Donner soi-même un feedback régulier. Si quelqu'un apprend que le feedback n'est pas une mauvaise chose et qu'il fait partie d'une culture ouverte, il sera plus enclin à en donner lui-même.
• Toujours mener les discussions ouvertement. Si rien n'est caché, même dans les discussions factuelles, il existe aussi une culture de communication ouverte dans les relations personnelles.
• Se prononcer publiquement contre la médisance. La médisance n'a pas sa place dans une entreprise. Si quelqu'un a des problèmes avec une personne, il faut chercher à obtenir un feedback le plus rapidement possible. Il convient de le faire savoir publiquement dès les premières tendances à la médisance.

Conseil feedback #7 : Faire appel à des médiateurs

Parfois, il peut arriver que des conflits particulièrement graves surviennent au sein de l'équipe. Pour ces cas, il devrait y avoir un rôle de médiateur dans l'entreprise, qui modère alors le processus de feedback et veille aux points mentionnés ci-dessus.  

Cette personne devrait si possible avoir de l'expérience en matière de modération et de feedback et ne pas faire partie de la direction. Elle peut ainsi veiller à l'équilibre des pouvoirs, même sur des sujets critiques.

Conseil de feedback #8 : Donner un feedback même spontanément

La culture du feedback est une grave erreur lorsqu'elle se transforme en une action formelle. Dans le pire des cas, on se réunit une fois par an et on travaille sur une liste de contrôle sans se parler ouvertement et honnêtement. De nombreux points de l'année sont déjà oubliés et il manque des exemples concrets pour les propositions d'amélioration. Certaines opinions sur d'autres personnes sont déjà ancrées, car elles n'ont pas eu l'occasion de corriger leur comportement.

C'est pourquoi il n'est pas rare qu'une personne reçoive un feedback plusieurs fois par trimestre ou qu'elle le demande activement sur Raidboxes .

Astuce de feedback #9 : Le feedback peut aussi être positif.

On pense souvent que le feedback est mauvais en soi ou qu'il doit toujours contenir des critiques. Je ne pense pas que ce soit le cas. Les meilleurs employés font souvent tout ce qu'il faut et sont enthousiasmés par le fait qu'ils dépassent les attentes et qu'il n'y a pas besoin de beaucoup parler.

Néanmoins, tu devrais t'asseoir brièvement avec les autres au moins tous les six mois et leur dire à quel point tu apprécies leur travail. Surtout s'il y a eu des critiques dans le passé, c'est particulièrement agréable de recevoir le feedback que celles-ci ne sont plus perçues comme telles et que ton propre développement est apprécié.

Conseil feedback #10 : Donner un feedback ciblé

C'est justement lorsqu'il y a déjà eu beaucoup d'entretiens de feedback que peuvent apparaître des situations dans lesquelles on n'a plus rien de nouveau à se dire. Il est donc important d'inclure le feedback dans le développement du personnel.

En fin de compte, il ne sert à rien de reprocher constamment à quelqu'un ses points forts et ses points faibles. L'objectif devrait être que chacun travaille selon sa personnalité individuelle dans des domaines qui correspondent à ses points forts. Les entretiens de feedback devraient donc être l'occasion de modifier les descriptions de poste.

Il est préférable d'orienter le feedback sur un profil de forces que chacun atteint dans le meilleur des cas. Ce profil peut être divisé en compétences professionnelles, sociales, stratégiques, méthodologiques et personnelles. L'atteinte des compétences peut être liée à des promotions correspondantes. Ainsi, il y a une grande transparence dans l'entreprise sur ce qui est attendu. Grâce aux entretiens de feedback, chacun sait où il en est, sans être constamment mis en garde contre les lacunes.

Conclusion - Le retour d'information doit être pratiqué

J'espère que vous avez pu retirer un ou deux points pour améliorer encore votre culture du retour d'information (ou celle de votre équipe). Donner et recevoir un retour d'information constructif peut sembler facile au début - en réalité, cependant, cela demande de la sensibilité et de la pratique, surtout lorsqu'il s'agit de critiques négatives.

Comme vous l'avez vu, il y a plusieurs aspects à prendre en compte lorsqu'il s'agit de retour d'information. Dans cette optique, amusez-vous bien à vous entraîner !