Les réunions en ligne, les conférences virtuelles et les ateliers numériques sont devenus indispensables. Par rapport aux événements hors ligne, il est souvent plus difficile pour les participant·e·s de créer un espace chaleureux et de participer aux discussions dans un cadre virtuel. Oliver Wüntsch, coach en agilité, a donc concocté onze méthodes brise-glace qui facilitent le démarrage des événements numériques et favorisent l'interaction. Amuse-toi bien à les essayer !
En particulier dans les réunions numériques via Zoom et autres, il y a un risque que les participant·e·s se déconnectent mentalement. Un bon atelier numérique est en revanche axé sur l'interaction et l'échange. Il est donc important de parler clairement et de formuler des phrases courtes et de varier le contenu le plus possible. Rien n'est pire pour l'attention qu'une voix monotone qui lit les diapositives de la présentation. Des exemples pratiques et des questions aux participant·e·s aident contribuent à créer une atmosphère détendue. Prévoie des brise-glace où tou·te·s les participant·e·s peuvent devenir actives et actifs elles et eux-mêmes et apporter leur point de vue. Tu verras, l'enthousiasme est contagieux, tout comme l'humour et la joie.
Les ateliers numériques ne permettant pas d'interaction sociale directe, tu devrais planifier l'ensemble de la réunion à l'avance. En as-tu assez que les participant·e·s à tes ateliers ne participent guère et se cachent derrière des caméras éteintes ? Afin d'augmenter la participation et l'engagement de tou·te·s les participant·e·s et de maintenir l'attention, je présente ci-dessous onze méthodes pour briser la glace :
- Breakout sessions (sessions en petits groupes) pour des échanges en petit comité
- Chat Waterfall pour les idées, les questions et les remarques
- Renommer, pour obtenir plus d'informations
- Jeu des trois hashtags pour des présentations rapides
- Round Robin pour plus de fluidité dans les rondes de retours et de commentaires
- Closed Eyes pour de véritables images d'humeur
- Speed dating, pour un plus d'adrénaline
- Gymnastique à distance pour une meilleure circulation sanguine
- Des dessins rapides pour plus de plaisir
- L'appareil le plus fou comme exercice d'assouplissement
- De brefs exercices de respiration pour retrouver le calme
1. Breakout sessions
Les breakout rooms permettent de changer la donne pour les ateliers particulièrement interactifs. Il s'agit de petits groupes de travail indépendants qui peuvent être créés de manière dynamique par le ou la modérateur·rice. Dans les salles de groupe, les participant·e·s ont la possibilité d'échanger de manière ciblée sur des sujets spécifiques. Le grand avantage des breakout sessions est que le travail virtuel en petits groupes permet d'animer ta réunion en ligne et de stimuler la participation des participant·e·s.
L'affectation des participant·e·s à un espace de groupe dépend des paramètres par défaut de l'outil concerné. Soit tu laisses le hasard décider, soit tu la laisses aux visiteur·euse·s de l'événement. Une fois le temps prédéfini pour le travail en groupe écoulé, tout le monde retourne automatiquement en mode plénum.
2. Chat Waterfall
Souvent, le tout début d'une réunion détermine la volonté des participant·e·s d'écouter attentivement et de participer. Les gens s'engagent davantage lorsqu'iels se sentent lié·e·s à une cause. Il est donc important d'entraîner tout le monde dès le début et de créer un sentiment de communauté.
La Chat Waterfall, littéralement traduite comme cascade de chat, permet d'attirer l'attention de ton public virtuel dès le début. Avec cette méthode, tou·te·s les participant·e·s sont invité·e·s à répondre à une question en envoyant de courts messages dans le chat. Chaque participant·e n'envoie sa réponse que lorsque le ou la modérateur·rice leur demande. Par exemple, la question sur l'expérience antérieure avec le sujet en question convient aux rondes d'introduction.
Toutefois, en fonction de la composition du groupe, une introduction pleine d'esprit peut également être utile. Les questions possibles sont les suivantes : Quel objet peux-tu regarder lorsque tu lèves les yeux de ton PC ? Sur une échelle de 1 à 10, de combien dirais-tu être éveillé en ce moment ?
Une Chat Waterfall ne se contente pas de secouer les participant·e·s, elle se présente aussi sans obstacle. Les pensées de chacun·e se concentrent sur un sujet spécifique, et chaque personne du chat peut exprimer une idée. En tant que modérateur·rice, tu peux lire les réponses à haute voix et répondre à certaines d'entre elles si nécessaire. Cela permet d'activer et de connecter le groupe dès le départ.
3. Renommer
Cette méthode est utilisée pour mieux se connaître dans le groupe ou pour élaborer certains regroupements. Le fonctionnement est très simple : demande aux participant·e·s de changer leur nom dans les paramètres de l'outil. Par exemple, les noms et prénoms peuvent être transformés en surnoms, ou bien tu demandes à chacun·e d'indiquer non seulement son nom, mais aussi la ville où iel se trouve. En regardant les nouveaux noms par la suite, on peut faire des comparaisons et identifier des similarités. Cette petite activité brise-glace est non seulement amusante, mais elle favorise également le sens de la communauté.
4. Les trois hashtags (3#s)
Cette méthode est utilisée pour présenter les participant·e·s les un·e·s aux autres et pour apprendre à se connaître, et elle fonctionne également pour les grands groupes. Chaque participant·e est autorisé·e à utiliser trois hashtags (ou mots-clés) pour se présenter aux autres. Les hashtags servent à se décrire et peuvent être, par exemple, des caractéristiques ou des hobbies. En particulier avec les nouveaux groupes, ce brise-glace permet de rendre les participant·e·s plus tangibles. Bien entendu, la méthode peut également être appliquée à d'autres sujets.
5. Round Robin
Le Round Robin apporte plus de dynamique dans le brainstorming ainsi que dans les rondes d'accueil et de retours. Il s'agit d'une variante spéciale du brainstorming. Elle commence par une question ou un problème auquel répond un·e participant·e. Immédiatement après, cette personne nomme la personne suivante qui a la parole, qui reprend le contenu de ce qui a été dit auparavant. Cela crée un flux dans lequel tou·te·s les membres de l'équipe ont leur mot à dire. L'objectif est de faire participer tout le monde, de générer et d'améliorer les idées et d'apporter une dynamique positive dans la conversation.
6. Closed Eyes
Demande aux participant·e·s de fermer les yeux et de répondre à une question uniquement par "oui" ou "non". Pour un "oui", les participant·e·s lèvent leur main, le pouce tourné vers la caméra. Un pouce pointé vers le bas signifie "non". Cette méthode te permet de recueillir rapidement des réactions authentiques. Il convient également pour un contrôle rapide de l'humeur : "Je comprends clairement quelles sont les prochaines étapes ?" C'est aussi un bon moyen de s'interroger sur les besoins actuels : "J'ai vraiment besoin d'une pause."
7. Speed dating
Avec cette méthode, deux personnes se réunissent pendant un court moment (par exemple trois minutes) dans une session de breakout. Ensuite, l'attribution des salles change, de sorte que chacun a la possibilité de faire connaissance avec les autres participants "en tête-à-tête". L'accent est mis sur la communication, le thème n'a qu'une importance secondaire. Pour rendre les conversations aussi amusantes que possible, les questions créatives sont idéales : Aujourd'hui, j'ai été particulièrement heureux de... ? Tu préfères être extrêmement intelligent ou extrêmement doué pour les relations humaines ? Si un robot pouvait faire une seule activité pour toi, laquelle serait-ce ?
8. Gymnastique à distance
Des exercices de gymnastique divertissants maintiennent l'attention et libèrent les tensions physiques après des heures passées en position assise. En ligne, par exemple sur YouTube, on trouve de nombreux exercices qui peuvent être réalisés à tout moment, au bureau comme à la maison. Le mouvement partagé favorise également l'esprit de communauté. Par exemple, demande aux participant·e·s de marcher autour de la chaise, active le groupe pour faire des exercices simples de yoga ou d'étirement pour le cou et la nuque, ou demande aux participant·e·s de montrer leur humeur actuelle par des gestes.
9. Dessins rapides
De petites tâches de dessin peuvent être utilisées pour vérifier l'humeur et la motivation des participant·e·s. En outre, ils offrent la possibilité de poser aux participant·e·s des questions liées au thème de l'atelier. Les résultats peuvent ensuite être partagés en présentant les dessins à la webcam. Ici, tu dois dire aux participant·e·s de prendre un stylo et du papier, ou iels peuvent dessiner sur leur appareil numérique et le partager plus tard via le partage d'écran.
10. L'appareil le plus fou
Dans cette méthode, les participant·e·s ont une minute pour apporter l'appareil le plus insolite de leur maison devant la caméra. Si nécessaire, tu peux prolonger l'exercice en demandant aux participant·e·s de présenter leur appareil à une autre personne lors de sessions en petits groupes, sans montrer l'appareil au préalable. L'autre personne doit deviner de quel appareil il s'agit en se fondant sur les indices.
11. Courts exercices de respiration
Des pauses régulières, courtes et actives, augmentent les performances et aident à se concentrer. Les courts exercices de méditation ou de respiration sont un véritable "énergisant". Ils permettent aux participants de se calmer de temps en temps et de se déconnecter pendant un court moment. Tu trouveras ici quelques exemples d'exercices de respiration.
Conclusion : des ateliers en ligne réussis grâce aux éléments interactifs
Tout comme la collaboration en salle de réunion, la collaboration numérique depuis ton fauteuil de bureau à la maison a ses avantages et ses inconvénients. Les éléments brise-glace décrits ici t'aideront à rendre ton prochain atelier en ligne interactif et à créer une atmosphère de travail productive. Il est important de laisser tou·te·s les participant·e·s s'exprimer dès le début de l'atelier. Des sessions en petits groupes, des discussions en petits groupes et des exercices d'activation t'aideront à connecter le groupe et à le maintenir engagé.
