Vivre ensemble chez Raidboxes: Santé mentale & Communication non violente

De plus en plus d'entreprises encouragent la santé mentale et physique de leurs employés. Chez Raidboxes , plusieurs équipes s'en occupent, dont "Mental Health". Comment nous voulons assurer une plus grande satisfaction au travail - et pourquoi cela est si important pour nous.

Pas de doute : beaucoup de choses fonctionnent très bien chez Raidboxes . Le concept de rôle innovant de l'holocratie favorise les hiérarchies plates et un maximum de responsabilité personnelle. Chaque membre de l'équipe peut ainsi trouver des domaines de travail qu'il juge particulièrement utiles - et qui correspondent aux points forts de chacun. Et pourtant, nous sommes conscients que dans une entreprise, les facteurs de stress sont également présents.

Personnellement, j'aime beaucoup travailler chez Raidboxes. Non pas parce que nous n'avons pas de conflits. Mais parce que nous voulons utiliser des méthodes et établir une culture ouverte pour gérer ces facteurs de stress. Dans cet article, je présente deux de ces méthodes. Mais tout d'abord : quelles peuvent être les causes possibles de conflits et de stress dans les entreprises ? Entre autres :

• Une lourde charge de travail due à la multiplicité des projets.
• La forte croissance de l'équipe conduit à de nouvelles structures et de nouveaux processus. Ces derniers peuvent initialement faire plus de travail qu'ils n'en compensent.
• Même lorsque les rôles et donc les responsabilités sont définis entre eux, des conflits surviennent.
• Raidboxes devient plus diversifiée. C'est merveilleux, mais il y a aussi des défis à relever. Par exemple, en ce qui concerne les différentes valeurs ou une communication attentive où personne ne se sent exclu.

Nous voulons nous attaquer à temps au mécontentement naissant et avoir une influence positive durable sur l'atmosphère de travail. Ceci est assuré par tout un ensemble de mesures :

la santé mentale

Sur Raidboxes , il existe un rôle spécifique ou une petite équipe appelée "Mental Health". Cela montre à quel point ce sujet tient à cœur à nos directeurs Torben et Johannes. La santé mentale a été introduite pour la simple raison que les employés de Raidboxes doivent être plus heureux. Au travail, mais aussi au-delà si nécessaire. Les tâches de notre équipe sont, entre autres, les suivantes

• Reconnaissance des signes de conditions psychologiques critiques chez les employés et les équipes.
• Personne de contact en cas de surcharge due à des difficultés professionnelles ou privées.
• Formation à la prise en compte d'une équipe diversifiée et de nouveaux collègues, à la culture de communication attentive au bureau et dans le bureau. Slack (car nous travaillons en grande partie à distance).
• Protection contre le harcèlement. Heureusement, cela n'a pas encore été nécessaire, mais nous voulons l'empêcher dès le départ.
• Porter une attention particulière aux besoins introvertis et assurer des possibilités de retraite, par exemple pour un travail concentré.
• Soutien à la réalisation d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Ensemble, nous avons développé plusieurs méthodes pour atteindre ces objectifs :

• Point de contact anonyme : cela s'applique aux problèmes de toute nature, qu'ils surviennent au travail ou dans la vie privée (et ont donc aussi une influence sur la situation professionnelle).
• Confidentialité: Nous sommes des contacts informels pour tous les employés pour toutes les questions qui ne doivent pas être adressées directement à la direction/aux chefs d'équipe/collègues. Nous demandons toujours à l'avance aux personnes qui viennent nous voir avant de nous tourner vers quelqu'un d'autre pour lui faire part de leurs préoccupations. Par exemple, pour aider à résoudre le conflit.
• Médiation et supervision : si nécessaire, nous assurons une médiation neutre dans les situations de conflit entre les employés, les équipes ou entre les employés et la direction.
• Responsabilité personnelle : En même temps, nous commençons toujours par faire appel à la responsabilité personnelle des personnes concernées. Cela signifie que nous leur fournissons des conseils et des méthodes pour aborder eux-mêmes le conflit dans un premier temps - nous y reviendrons dans un instant. Nous faisons cela pour que la culture d'équipe devienne plus ouverte et plus transparente à long terme. Ce n'est que lorsque cela n'est pas possible - pour quelque raison que ce soit - que les autres méthodes entrent en vigueur.
• Il y a des situations où il est utile de sedécharger de certaines choses. Selon la devise "Les perturbations ont la priorité".
• Les enquêtes (anonymes) : elles servent à enregistrer l'état d'esprit de l'équipe. Nous nous appuyons ici sur l'outil Echomètre. Cela nous permet de mesurer le développement des employés et des équipes individuelles selon différents critères.
• Organisation d'ateliers : Par exemple, sur les causes et les stratégies d'adaptation au stress mental, mais aussi sur la communication consciente. Plus d'informations à ce sujet dans un instant.

Dans certains cas, l'équipe de santé mentale possède déjà le bagage professionnel nécessaire, par exemple grâce à des emplois et des formations antérieurs. Dans tous les autres cas, nous nous formons - là encore avec le soutien financier de Raidboxes.

Renforcer la responsabilité personnelle

Un domaine comme la santé mentale - ou quel que soit le nom que vous lui donnez - nécessite la participation de tous les employés en même temps. Donc, bien sûr, nous ne pouvons pas avoir nos yeux et nos oreilles partout, surtout pas aux moments de Corona et de travail à distance. Nous dépendons des personnes qui ont besoin de nous parler, de nous signaler les surcharges de travail dans les équipes individuelles ou, si nécessaire, de nous dire qu'un autre collègue ne se sent pas bien.

Le point "responsabilité personnelle" est d'une importance capitale. Un canal comme Mental Health ne peut toujours être que la première étape. Il est bon et juste que les collaborateurs se tournent vers nous avant de "ravaler" leur colère. Ou avant qu'une culture de "réprimande par derrière" ne se développe. Mais l'étape suivante consiste à motiver chaque membre de l'équipe à s'exprimer dès qu'un conflit survient. Au sein de l'équipe, mais aussi vis-à-vis des dirigeants.

Sans appropriation, des méthodes comme la santé mentale conduisent à des conflits nommés (anonymement) mais non résolus de manière adéquate. Dans le pire des cas, des collègues insatisfaits se cachent derrière le canal, tandis que d'autres mettent en doute son utilité. L'acceptation de la procédure en souffrirait, notamment.

Comme nous l'avons déjà mentionné, nous renforçons la responsabilité personnelle en fournissant aux employés les méthodes nécessaires pour réfléchir sur eux-mêmes et pour aborder directement les conflits. Cela s'étend à de petites séances de coaching individuel au cours desquelles nous développons des options d'action possibles avec les personnes concernées - de manière très pratique et sur la base de cas spécifiques.

Communication non violente (GfK)

Une atmosphère de travail détendue a beaucoup à voir avec le niveau de communication au sein de l'entreprise. L'idéal est de résoudre les conflits de manière constructive et en commun. Et non par des attaques personnelles ou en s'évitant mutuellement en cas de désaccord. Parce que les deux conduisent à l'insatisfaction et à une croissance moindre.

Il existe une approche méthodologique pour résoudre les conflits dans les équipes (et dans la vie privée), appelée Communication non violente - fondée par le psychologue américain Marshall B. Rosenberg. Raidboxes parraine des ateliers mensuels de Communication non violente pour ses employés, ainsi que des cours d'introduction associés (l'image date de l'époque pré-Corona) :

La formatrice Marianne Oshege vient régulièrement à notre bureau pour nous présenter le modèle. La communication selon le modèle GfK se déroule en quatre étapes :

1. Observation : "Quand j'entends/vois/conduit..."
2. Nommer les sentiments : "alors je me sens..."
3. Exprimer le besoin : "J'ai le besoin/c'est pourquoi j'ai besoin de..."
4. Formuler une demande concrète : "Peux-tu, s'il te plaît, ..."

Ici encore, sous forme de graphique :

Exemple :

"Si je n'obtiens pas de réponse de ta part par Slack, je ne me sens pas pris au sérieux/perdu/frustré. J'ai besoin d'efficacité/de soutien/de valorisation. C'est pourquoi je te demande à l'avenir de me faire savoir brièvement si tu as lu mon message et jusqu'à quand tu peux y répondre.

Il existe d'autres règles simples de communication consciente :

• Évitez de juger votre interlocuteur ou son comportement. Restez plutôt avec vous-même.
• Une aide pour cela : Ne t'adresse pas à toi en utilisant des messages à toi ("tu as fait ça et ça"), mais en utilisant des messages à moi ("je trouve que..."). Ainsi, la conversation reste constructive.
• La formulation "nous sommes d'accord" est rarement utile. D'une part, tu ne peux pas toujours supposer un consensus dans l'équipe, d'autre part, tu t'éloignes du niveau authentique. Ou alors tu caches ton opinion personnelle que tu n'aimes pas dévoiler.

Pour beaucoup, l'approche de la communication non violente est inhabituelle au début. D'une part, on n'aime pas parler de ses sentiments dans le contexte de l'entreprise, d'autre part, s'adresser concrètement à quelqu'un demande de l'ouverture et du courage. Il n'est pas rare que les personnalités plutôt introverties soient confrontées à un grand défi. Certains caractères "offensifs" sourient au début des approches psychologiques qui sont indéniablement contenues dans les quatre étapes.

Les sessions d'exercices avec Marianne Oshege nous aident à surmonter les réticences des deux côtés. Car nous apprenons, à l'aide d'exemples concrets tirés de la vie quotidienne de l'équipe, comment les conflits peuvent être identifiés plus rapidement grâce à la GfK, comment les aborder au mieux et comment les résoudre. Personnellement (Message Moi 😉 ), je constate que ma communication devient ainsi plus honnête, plus orientée vers les solutions, plus réfléchie et plus courageuse.

Attention aux entreprises

De plus en plus d'entreprises et d'agences ont affaire à des structures attentives dans lesquelles les besoins de tous les employés sont continuellement reflétés et pris en compte. Mais pourquoi la connaissance de la communication consciente est-elle nécessaire dans un contexte professionnel ?

Marianne Oshege voit la raison suivante : dans un monde du travail de plus en plus complexe et en évolution rapide, les entreprises choisissent des formes d'auto-organisation avec des structures décisionnelles décentralisées afin de relever ces défis. Les décisions qui étaient auparavant prises par la structure et la hiérarchie sont donc de plus en plus souvent prises par l'individu.

Selon Marianne, cela signifie que de plus en plus d'exigences en matière de compétences sont transférées à l'individu. Ils sont donc confrontés à la situation de devoir agir et travailler de manière indépendante et flexible. En d'autres termes, les employés ont besoin d'une orientation plus forte pour les décisions et les actions qu'ils prennent de leur propre initiative que ce n'est le cas dans les entreprises à hiérarchie classique. Ici, chaque personne de l'équipe est mise au défi de développer une boussole intérieure qui lui donne une direction et une orientation. Et plus encore :

Je suis convaincu que les entreprises ont besoin d'une communication attentive pour fonctionner avec succès. La pleine conscience nous aide à répondre de manière appropriée aux impulsions du monde extérieur. Il nous aide à être en contact avec nous-mêmes de manière à être clair : de quoi avons-nous besoin ? Et comment voulons-nous gérer ce que nous rencontrons ? Nous trouvons l'orientation là où elle nous fait défaut à l'extérieur.

En même temps, la pleine conscience et la communication consciente aident à communiquer ce processus intérieur et nos intentions d'agir à l'extérieur de manière appréciative et coopérative. Il est ainsi possible pour l'équipe de travailler ensemble, de faire face à la diversité et de résoudre ou de supporter les tensions.

Quels progrès l'équipe de Raidboxes fait-elle depuis que nous nous intéressons à la communication non violente et à l'action attentive ? C'est ce que dit Marianne :

Je vois un progrès dans le fait que de plus en plus d'employés s'échauffent sur le sujet de la communication consciente et non violente. Ils sont prêts à travailler sur eux-mêmes pour une autre façon de vivre ensemble et à y investir du temps.

Plus loin :

Pour moi, quelque chose a changé dans la conscience de Raidboxes . J'ai l'impression que les employés se rendent compte que la façon dont ils parlent et se comportent avec leurs collègues fait une grande différence. Et qu'il est nécessaire de changer de comportement.

Le désir d'une collaboration authentique et respectueuse est palpable. Le processus qui peut rendre cela possible est définitivement en marche chez Raidboxes, selon la formatrice.

Encourager la pleine conscience

La santé mentale et la communication non violente ne sont que deux des mesures avec lesquelles Raidboxes promeut plus de vigilance. Au sein de l'équipe, mais aussi vis-à-vis de nos clients et de la société. Voici une sélection de différents domaines :

• Promotion sociale et de la santé : elle est faite pour tous les employés. Par exemple, par le biais des régimes de retraite des entreprises, des budgets des employés, des budgets pour la formation continue personnelle, la remise en forme, etc.
• Égalité des rôles : Le domaine de responsabilité comprend, entre autres, le respect et le maintien de l'égalité de tous les sexes. Les points tels que l'égalité des chances dans l'entreprise, la compatibilité de la famille et du travail, la diversité culturelle/religieuse et sexuelle (LGBTQI+) ainsi que les mesures contre la discrimination personnelle et structurelle.
• Rôle Happy Management : l'équipe de Raidboxes se réunit régulièrement pour des événements communs. Actuellement, bien sûr, malheureusement freinée par la situation actuelle. Le Happy Management s'occupe de l'organisation de ces événements, ainsi que du bien-être au bureau et en dehors. Le terme est bien connu dans le milieu des startups et du nouveau travail, on l'appelle parfois aussi Feelgood Management.
• Aide à la couronne : Nous soutenons les clients des industries qui ont été particulièrement touchées par les conséquences de la pandémie : Culture, gastronomie, hôtels et événements. En savoir plus sur notre programme.
• Action #supportyourlocals : Corona est une crise pour les détaillants locaux, alors que des plateformes comme Amazon engrangent de gros bénéfices. C'est une autre raison pour laquelle nous soutenons l'action #supportyourlocal avec un hébergement gratuit pour les portails qui connectent numériquement les entreprises locales.
• Code de conduite : Le code de conduite de Raidboxes est un code de conduite, appelé aussi accord d'équipe dans certaines entreprises. Il contient des directives sur la manière dont nous voulons organiser ensemble les relations et la communication au sein de l'équipe - sur une base respectueuse. Il donne ainsi une structure durable à nos actions. Plus d'informations à ce sujet dans un article séparé (n'hésite pas à t'abonner aux commentaires si tu veux en être informé).

Bien entendu, cela inclut également notre hébergement écologique. Avec de nombreuses initiatives sur le sujet de la durabilité, qui indirectement permettent aussi une interaction sociale et consciente.

Porter le message

Raidboxes C'est donc déjà pas mal. Et pourtant, il y a des domaines dans lesquels nous voulons encore nous améliorer. Nous veillons déjà en partie à travailler avec des fournisseurs qui travaillent eux-mêmes de manière durable. Mais qu'en est-il des modèles de travail précaires et de la surveillance des employés ? Par exemple avec les nombreux services de livraison en ligne qui se développent actuellement et qui font l'objet de critiques? Ou chez Amazon, comme l'a récemment montré le magazine VICE ?

D'autres tâches nous attendent ici, mais il y a déjà des plans pour celles-ci aussi. Par exemple, dans le cadre d'un rôle nouveau ou élargi en matière de durabilité. Nous sommes conscients que notre approche entraînera une augmentation des dépenses financières en interne. Ou que la commodité en souffrira à un endroit ou à un autre. Mais nous acceptons cela. Afin de jouer notre rôle en tant qu'équipe dans la création d'un meilleur environnement de travail.