Mise en conformité des sites WooCommerce : exigences légales pour l'Europe

WooCommerce est orienté vers le marché américain. Dans l'Union européenne, il existe de nombreuses exigences légales, notamment en Allemagne et en Autriche. Tu dois les prendre en compte lors de la planification et de l'exploitation courante - sinon tu risques de recevoir des avertissements. Nous te présentons les principales directives et les plugins WordPress pour ta boutique en ligne.

Il est tout sauf facile de gérer une boutique en ligne sur le marché germanophone. Peu importe que ce soit avec WordPress ou avec un autre système. Un mauvais réglage et il y a le danger tout à fait réaliste d'un avertissement - par les concurrents, les associations de concurrence ou les autorités. C'est particulièrement vrai si :

1. Le siège social de votre boutique en ligne se trouve dans l'UE ou
2. Si vous vendez à partir de votre magasin dans des pays de l'UE

Dans les deux cas, vous ne pouvez pas gérer WooCommerce de manièrestandard. Vous devrez effectuer vous-même les changements nécessaires, ou utiliser les outils appropriés pour le faire. Vous trouverez ci-dessous quelques indications sur ce qui est nécessaire. Et nous vous présentons le site Plugins , qui vous permettra d'économiser beaucoup de travail.

Textes juridiques pour WooCommerce

L'élément central d'une boutique aussi sûre que possible sur le plan juridique - car une sécurité à 100% n'existe bien sûr jamais - sont tes textes juridiques. Par exemple, les mentions légales ou les conditions générales de vente (CGV), la déclaration de protection des données et, dans certains pays, les informations nécessaires sur la rétractation/le retour et la livraison. Tu as besoin de ces textes juridiques sur les sous-pages appropriées de ta boutique en ligne, parfois aussi comme informations dans les e-mails envoyés à tes clients. Ils doivent être facilement accessibles et confirmés ou reliés à des points importants du processus de commande.

Que faut-il exactement mentionner dans les différents textes juridiques ? Cela dépend de nombreuses spécifications. Entre autres choses :

• Quelle est votre forme juridique, quels biens vendez-vous, expédiez-vous ou sont-ils purement virtuels (musique, téléchargements) ?
• Quelles données de tes clients sont stockées et traitées par toi et comment (adresses IP, données de base, utilisation de cookies et autres solutions de suivi) ?
• Quels services externes utilisez-vous pour traiter les paiements ou expédier vos produits ?
• Quels prestataires de services utilisez-vous pour la comptabilité, le calcul et le traitement des taxes, la gestion de vos clients (CRM) ou la gestion des marchandises ?
• Si tu utilises des services cloud pour stocker les données de tes clients, dans quel pays sont-elles stockées ?
• Quels outils utilisez-vous pour analyser le comportement des utilisateurs (Google Analytics, Piwik/Matomo, etc.) ?
• Envoyez-vous des courriers électroniques à vos clients à l'adresse newsletter et à d'autres adresses ?
• Utilisez-vous les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, etc. pour votre boutique en ligne, comment sont-ils techniquement intégrés ?

Pour la plupart des pays et des langues, il existe désormais des services en ligne gratuits ou peu coûteux pour créer des modèles adaptés. Voir par exemple le générateur de protection des données de Thomas Schwenke pour l'Allemagne, ou l'article Créer des conditions générales de vente sur le blog de sevDesk. Cependant, avec de tels modèles de textes, tu n'as aucune garantie qu'ils soient vraiment valables pour ton utilisation. Les documents créés individuellement par un cabinet d'avocats sont certes coûteux, mais généralement plus sûrs pour une utilisation professionnelle.

WooCommerce et les RGPD

Dans l'Union européenne, c'est surtout le règlement général sur la protection des données (RGPD) qui donne du fil à retordre aux propriétaires de boutiques. WooCommerce y a apporté sa propre mise à jour pour poser les bases essentielles de la conformité au règlement :

• Création plus facile d'extraits de données si vos clients le demandent. Vous êtes tenu de fournir ces déclarations sur demande dans le cadre du site RGPD .
• Processus de validation intégré pour pouvoir vérifier l'autorisation des demandes de données entrantes (selon la procédure dite de double opt-in).
• Fonction de suppression des données personnelles à la demande du client.
• L'anonymisation facultative des commandes.
• Fixer des délais de conservation de certaines données sur WooCommerce.

Les plugins gratuits tels que WP RGPD Tools (GDPR) ou Borlabs Cookie se chargent de tâches supplémentaires, comme l'intégration des informations sur les cookies conformes à RGPD. Tu devrais également les faire vérifier par un avocat. Des directives spéciales s'appliquent aux solutions de suivi comme Google Analytics ou Facebook Pixel. Tu trouveras des instructions spécifiques dans les magazines et blogs spécialisés dans le droit en ligne. Pour l'Allemagne, l'Autriche et la Suisse, je te recommande le blog de Thomas Schwenke.

Dans tous les cas, tu as besoin d'une déclaration de confidentialité étendue avec RGPD . Celle-ci contient, entre autres, des informations détaillées sur le type de traitement des données dans ton entreprise et chez les prestataires de services associés. Le cas échéant, tes clients doivent accepter le traitement des données par des tiers, via des cases à cocher spéciales dans le processus de commande. Il peut s'agir par exemple de prestataires de services d'expédition auxquels tu transmets des informations sur l'adresse de tes clients et sur la commande.

Si vous travaillez avec des entreprises externes, vous pouvez avoir besoin de contrats de traitement des commandes. Il s'agit d'accords spéciaux avec lesquels vos partenaires commerciaux garantissent que les données de vos clients seront traitées conformément aux règles de protection des données. Dans certains pays, vous devez créer un concept de protection des données et nommer des responsables de la protection des données. La Commission européenne a mis en place un portail d'information pour toutes ces exigences, les textes sont disponibles en plusieurs langues :

En fonction de la sévérité et de la fréquence des changements des directives dans ton pays, le respect de ces dernières peut vite te dépasser - et gâcher le plaisir de ta boutique en ligne. Tu devrais alors externaliser cette tâche, nous y reviendrons plus tard. Veille également à ce que ton hébergement WordPress soit conforme à RGPD.

D'autres exigences pour la sécurité juridique

Pour les commerçants qui livrent certaines marchandises numériques dans les pays de l'UE, des règles particulières s'appliquent à la TVA de l'UE ou à la taxe sur le chiffre d'affaires, du moins dans le domaine B2C. Le montant de la taxe dépend alors du lieu de résidence du client. Cette règle s'applique dans le monde entier, indépendamment du siège social de la boutique. Si tu es concerné par ces directives, tu dois garantir des prix finaux uniformes dans ta boutique en ligne - même en cas de taux d'imposition du destinataire multiples.

Le calcul complexe de la TVA européenne ne peut généralement être résolu qu'avec des plugins supplémentaires. Sous le mot-clé "WooCommerce EU VAT ", tu trouveras sur wordpress.org différentes extensions à cet effet, nous y reviendrons dans un instant.

Selon l'emplacement de votre boutique en ligne, le secteur d'activité, mais aussi pour les différents pays cibles de vos commandes, il peut y avoir des exigences supplémentaires. Obtenez de bons conseils pour savoir lesquels sont pertinents pour vous :

• Les taxes pour les services supplémentaires, par exemple les frais d'expédition ou les frais supplémentaires, doivent être calculées proportionnellement en Europe, entre autres. Cela dépend des marchandises et des taux d'imposition dans le panier. Cette procédure est appelée "split tax".
• Lorsque vos visiteurs ajoutent des produits au panier, WooCommerce estime les taxes applicables et les frais d'expédition jusqu'à ce que les clients fournissent leur adresse. Il est parfois obligatoire de le signaler.
• S'il existe dans ton pays des allègements fiscaux pour les petites et jeunes entreprises, il se peut que tu doives les intégrer dans WooCommerce (en Allemagne : "Kleinunternehmerregelung").
• Pour les produits vendus au poids, à la mesure ou au volume, certains pays exigent l'affichage du prix par unité de mesure ou d'un prix de base.
• Vous vendez des aliments, des appareils médicaux ou des logiciels ? Ici aussi, les exigences diffèrent selon le pays cible en ce qui concerne les informations sur le produit qui doivent être incluses, à quel endroit et sous quelle forme. Par exemple, des informations sur la compatibilité des logiciels et des livres électroniques, ou sur les valeurs nutritionnelles, les ingrédients, les allergènes, la teneur en alcool, le type d'emballage, les labels de qualité et biologiques, etc. pour d'autres marchandises.
• La procédure de double opt-in est souvent obligatoire, non seulement pour les e-mails sortants, mais aussi pour l'enregistrement initial des clients.

Souvent, vous devez également ajouter certaines informations supplémentaires aux prix figurant sur les pages de vos produits et à la caisse, y compris en Europe. C'est possible :

• La taxe due
• Le délai de livraison
• Notes sur les frais d'expédition
• Informations sur le prix de base et le prix à l'unité

Dans certains marchés cibles, certains noms sont même obligatoires pour le bouton Acheter. Il en va de même pour les factures, les bons de livraison, les annulations et les bons de retour, qui sont généralement créés directement à partir de WooCommerce . Là aussi, il existe des directives obligatoires.

Certaines lois t'obligent à gérer ta boutique en ligne avec une connexion sécurisée via SSL. Mais cela devrait aller de soi pour un portail sérieux. De plus, cela minimise les risques pour ton entreprise. Google préfère également les portails qui disposent d'un certificat SSL. Les forfaits de Raidboxes incluent toujours un tel certificat.

WooCommerce Plugins pour l'Allemagne et l'UE

Comme vous pouvez déjà le constater, les exigences légales dans l'UE sont particulièrement strictes, surtout en Allemagne et en Autriche. Vous devez également faire face à ce problème si vous ne livrez que sur ces marchés cibles ou si votre magasin y est disponible. Pour le marché germanophone, il existe deux sites spéciaux WooCommerce Plugins , qui permettent de rendre votre boutique en ligne aussi conforme que possible à la législation, sans trop d'efforts : German Market de MarketPress et germanisé de Vendidero.

Les extensions mettent en œuvre les fonctions suivantes, par exemple, avec peu d'efforts de configuration :

• Des modèles de textes juridiques dans lesquels tu n'ajoutes que tes propres informations, par exemple ton adresse. Grâce aux mises à jour du plugin, tu reçois à chaque fois de nouvelles versions des textes que tu dois remplacer toi-même. Il est également possible de se connecter à des services comme Protected Shops, nous y reviendrons plus tard.
• Les informations secondaires nécessaires telles que les taxes, les délais de livraison, les frais d'expédition ainsi que l'indication du "prix par unité" sont affichées à tous les endroits légalement pertinents. La disposition dans le checkout est également conforme aux exigences légales.
• Le Plugins adapte votre boutique en ligne au RGPD , entre autres avec des cases à cocher appropriées.
• Soutien à la taxe fractionnée, par exemple pour les frais d'expédition ou les droits facturés, ainsi que les numéros de facture séquentiels automatiques.
• Support double opt-in pour l'enregistrement des clients.
• Vérification de l'âge pour les biens qui ne peuvent être vendus qu'à partir d'un certain âge minimum, comme l'alcool ou les supports individuels.
• Cartographie de la TVA de l'UE et vérification du numéro d'identification de la TVA de l'UE (EU UST ID).

Le paiement par prélèvement SEPA (prélèvement automatique) et l'achat sur facture sont également pris en charge par les plugins. Tu peux également créer des factures PDF personnalisées, des bons de livraison ou de retour. Ils ont non seulement un aspect plus professionnel que les e-mails de WooCommerce, mais ils sont également conformes à la législation.

Les deux solutions n'offrent pas une protection à 100% contre les avertissements. Mais elles te déchargent d'une grande partie du travail pour rendre ta boutique en ligne aussi sûre que possible. Une vérification finale par des avocats en ligne appropriés devrait donc être effectuée dans tous les cas.

Le German Market comprend également un calcul automatique du prix de base et un module pour l'ordonnance sur l'information alimentaire (LMIV). Ce dernier point est particulièrement important si vous devez fournir des informations sur les valeurs nutritionnelles ou calorifiques, les allergènes, les ingrédients, les vitamines, les minéraux, le poids ou d'autres informations pour vos produits :

La connexion à des systèmes de comptabilité comme lexoffice, sevDesk, la comptabilité en ligne 1&1 ainsi qu'au système de gestion des marchandises Billbee est en outre particulièrement pratique. En règle générale, tu auras tôt ou tard besoin de ces systèmes pour gérer tes finances et tes processus. Une connexion automatisée permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs lors du transfert.

Prestataire de services pour la sécurité juridique

Pour certains pays européens et certaines langues, il existe des services comme Protected Shops, Händlerbund ou IT Recht Kanzlei. Ils mettent à disposition des textes juridiques actualisés en permanence, ce qui rend ta boutique en ligne encore plus résistante aux avertissements. Particulièrement pratique : les fournisseurs disposent d'interfaces vers WooCommerce, de sorte que les textes juridiques sont automatiquement mis à jour en cas de modifications de la loi. Cela minimise considérablement ton travail administratif.

Les textes sont en partie disponibles dans différentes langues et pour différents États européens, même si les services sont basés en Allemagne, comme ici le Händlerbund:

Le multilinguisme des textes juridiques est particulièrement utile si vous souhaitez proposer votre boutique à l'international. Ou si vous vendez dans l'UE à partir d'autres pays.

Chez certains de ces fournisseurs, tu peux réserver des forfaits supplémentaires qui incluent par exemple un conseil juridique ou une aide en cas d'avertissement. Cela peut être une alternative à l'embauche d'un cabinet d'avocats, et pas seulement pour les petites boutiques en ligne. Dans ce cas, tu dois toutefois t'assurer des services exacts fournis par les prestataires de services. Vérifient-ils par exemple que les pages de ta boutique sont conformes à la loi ? Ou l'adéquation juridique des plugins WordPress ? Les grandes boutiques ont souvent une double approche : elles réservent un service (moins cher) pour les processus standardisables, puis elles font appel à un cabinet d'avocats spécialisé en ligne pour les questions plus pointues.

Conclusion et aide

Il existe aujourd'hui de bonnes extensions qui rendent ta boutique WooCommerce aussi sûre que possible sur le plan juridique - personne ne peut t'offrir une protection à 100%. Cependant, tu devrais demander de l'aide à des avocats spécialisés, surtout au début. Ils sont les seuls à pouvoir évaluer quelles mesures supplémentaires sont nécessaires pour ton modèle commercial.

Nous te recommandons d'inclure le facteur "sécurité juridique" dans le calcul des coûts de ta boutique en ligne. Surtout si tu ne peux pas mettre en œuvre toi-même tous les points mentionnés. Une fois que tu as pris en compte ton propre temps de travail, tu devras rapidement débourser une somme à cinq chiffres avant de pouvoir lancer la première version de ta boutique en ligne. Et la maintenance continue est également très coûteuse. Tu trouveras plus d'informations à ce sujet dans l'article Coûts de WooCommerce.

Tu trouveras d'autres conseils sur WooCommerce dans notre e-book de 70+ pages WooCommerce pour les pros : Boutiques en ligne avec WordPress. Il s'adresse aux freelances, aux agences, aux professionnels WP mais aussi aux débutants.

Contribution à la photo : Samuel Zeller