5 étapes pour démarrer l'holacratie

L'holocratie en action : en 5 étapes vers une équipe haute performance

Dans mon dernier article sur l'holocratie, je t'ai décrit les raisons pour lesquelles nous avons décidé, en tant que fondateurs, de miser sur un concept de gestion totalement différent. Aujourd'hui, je te montre les premières étapes pour introduire facilement l'holocratie dans ton organisation. Pour commencer, je t'explique brièvement ce qu'est l'holocratie (également appelée holacratie ou holacracy) et les avantages que ce type de gestion peut apporter à ton organisation.

Holocratie - Qu'est-ce que c'est ?

L'holocratie est un système de gestion qui répartit les responsabilités de manière transparente au sein de l'organisation et qui permet à tous les membres de prendre leurs propres décisions dans leur domaine. Elle supprime l'autorité directe du haut vers le bas.

Holocratie - Quel est l'intérêt ?

J'ai détaillé les avantages dans le dernier article. Très brièvement, la holacratie apporte

  •       Une plus grande satisfaction dans l'entreprise
  •       Plus de liberté pour les employés
  •       Plus de liberté pour le patron
  •       Meilleure évolutivité de l'entreprise
  •       Une plus grande agilité dans l'entreprise
  •       Une meilleure productivité.

Le cœur de l'holocratie - Faites votre travail et ajustez-vous !

En termes quelque peu simplifiés, la holacratie se compose de deux éléments centraux. Rôles et réunions mensuelles au cours desquelles les rôles sont adaptés.

Faites votre travail ! - Rôles en tant que description de poste

Tout le monde les a probablement déjà vus à un moment donné : Une description de poste. Beaucoup le voient probablement pour la première et la dernière fois dans leur annonce d'emploi. Avec l'Holacratie, elle prend vie. Elle fait partie du travail quotidien en tant que rôle et point d'ancrage pour la répartition des tâches et des responsabilités. Chaque personne a généralement plusieurs rôles. Les rôles se composent des éléments suivants :

Objectif : chaque rôle remplit un objectif bien spécifique.

Les responsabilités : Ce sont les obligations de chaque rôle. Elles reflètent en même temps les attentes des autres membres de l'équipe. Et bien sûr aussi celles d'un "ancien" chef. Les responsabilités peuvent tout à fait comprendre 15 à 20 points.

Domaine de responsabilité : ce sont les droits de chaque rôle. C'est là que le rôle est responsable et que les autres doivent demander leur permission pour les actions dans la zone de responsabilité du rôle.

Exemple de représentation de rôle sous forme abrégée

Rôle de la finance

Mission / objectif : assurer la liquidité de l'entreprise

Responsabilité / résultats attendus des autres : Finaliser les comptes annuels avant fin mars

Autorité / domaine de responsabilité : budgets financiers. Pour les dépenses en dehors des budgets définis, il faut demander au rôle Finances.

Les rôles peuvent à leur tour être regroupés en départements. Dans l'holocratie, on les appelle des cercles. Le plus grand cercle est l'entreprise elle-même. L'entreprise elle-même a bien sûr un objectif supérieur qui doit être défini. Pour Raidboxes , l'objectif est de donner plus de liberté aux créatifs.

Adjust ! - Réunions mensuelles de gouvernance

Comme les descriptions de rôles rassemblées ne sont rien d'autre qu'une constitution d'entreprise, les réunions d'ajustement des rôles sont appelées "réunions de gouvernance". Ces réunions servent à traiter les petits et grands conflits (tensions) et à les intégrer dans les descriptions de rôles. 

Mais ne t'inquiète pas pour la réunion supplémentaire ! Chez nous, ces réunions durent actuellement entre 30 et 45 minutes. Les réunions sont animées de manière stricte. L'animateur doit absolument veiller à ce que la procédure définie soit respectée.

Tout rôle peut être personnalisé tant qu'il ne porte pas préjudice à l'entreprise.

C'est à peu près tout ce qu'il y a à dire. Bien sûr, des livres entiers peuvent être écrits sur l'holocratie. Heureusement, d'autres l'ont déjà fait, comme Brian J. Robertson, le fondateur du mouvement Holocratie. Personnellement, je trouve que le livre de Robertson "Holacratie" est malheureusement un peu sec et ne rend pas justice au système. Néanmoins, c'est un must read pour la personne qui introduit le système dans l'entreprise.

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Lance-toi ! - La voie vers plus de liberté

Il est bien plus passionnant que d'entrer dans les moindres détails de la holacratie, c'est de commencer et d'essayer !

Tester et commencer au lieu de planifier et attendre

Il s'agit d'une recommandation fondamentale de gestion du changement qui a absolument fait ses preuves chez nous. La procédure est la suivante : Décide d'abord d'une phase de test plutôt que d'une introduction finale. Il est important de ne pas insister sur chaque détail lors de l'introduction. Le concept global doit être adapté à chaque organisation. Les deux points supérieurs "Document de rôle" et "Réunion de gouvernance" sont toutefois incontournables et indispensables.

L'avantage de l'approche recommandée est qu'elle permet de commencer réellement plutôt que d'en parler. En même temps, elle permet presque toujours de transformer rapidement l'essai en quelque chose de constant lorsque les premiers succès apparaissent. Il est plus facile de compléter un système qui fonctionne que de mettre en place un système complet.

Étape 1 - Définir les disciples de l'holocratie

Il devrait y avoir une personne qui a déjà travaillé avec des descriptions de tâches, par exemple. Cette personne est en même temps modérateur lors des réunions et interlocuteur pour les questions. Cette personne doit avoir un certain "pouvoir" ou influence dans l'organisation. En cas de doute, elle doit défendre le concept face aux dirigeants existants ou avoir l'autorité et se placer devant les autres collaborateurs. Cette personne doit aussi impérativement lire et étudier "Holacracy" de Robertson. Une expérience de modération est un avantage.

Étape 2 - Prendre une décision en faveur de l'holocratie

Il est impératif que l'équipe dirigeante suprême prenne la décision de faire un test d'holocratie. Pour cela, le disciple de l'holocratie doit préparer un briefing et expliquer les conséquences. La conséquence la plus importante est que dans certaines situations, le pouvoir de direction est abandonné et remplacé par d'autres éléments de direction.

Étape 3 - Organiser un atelier de lancement de l'holocratie

Lors de l'atelier Kick Off, le concept est expliqué et présenté aux autres membres de l'équipe. Dans une deuxième partie, chaque membre de l'équipe devrait commencer à écrire ses rôles. Il faut réserver 3 à 4 heures pour l'atelier Kick Off.

Étape 4 - Élaborer et ajuster les rôles

Jusqu'à la première réunion de gouvernance, les rôles doivent être complétés et affinés. Les réunions de gouvernance devraient avoir lieu toutes les deux semaines au début. Les cercles devraient élaborer leurs rôles pour eux-mêmes. Cette partie est en effet la plus laborieuse. Sur une durée de deux mois, il faut probablement prévoir 20 heures par personne. Pendant ce temps, les rôles sont supprimés, ajoutés et modifiés jusqu'à ce qu'une version finale se dessine.

Conseil pratique

Il existe un outil d'holocratie appelé GlassFrog. Malheureusement, l'interface utilisateur de cet outil ne nous a pas vraiment plu. Comme nous utilisons Google Docs dans toute l'entreprise, nous avons simplement créé un document "Rôles de l'holocratie" à la place. Nos 50 rôles différents y sont répertoriés. Google Docs a aussi l'avantage de permettre à chaque membre de l'équipe de proposer des changements de rôle qui sont ensuite discutés et approuvés lors de la réunion de gouvernance mensuelle.

Étape 5 - Endurer et traiter les tensions

En principe, l'holocratie est maintenant implémentée. Si ce n'était pas l'habitude et la nature humaine. L'habitude fait que les anciens dirigeants veulent continuer à être des dirigeants et à donner des instructions ou à bloquer les décisions. A l'inverse, les nouveaux leaders (les collaborateurs individuels) doivent comprendre qu'être leader ne signifie pas seulement prendre des décisions librement, mais aussi assumer des responsabilités et surtout servir de modèle aux autres. Il est important que le disciple de l'holocratie reconnaisse de tels dysfonctionnements et qu'il les thématise et les résolve en conséquence avec chaque individu et dans le groupe.

Pour bien comprendre l'effet de l'holocratie, il est utile de se référer au modèle des phases d'équipe de Tuckman. Ici, chaque équipe passe par des phases de formation, de normalisation et de perfectionnement. La dernière phase de l'holocratie est la phase Performing.

Terminé : des équipes High Performance heureuses

Comme en football, à la fin de la saison, un 1er FC Kaiserslautern bat le grand FC Bayern et devient champion d'Allemagne de football. L'équipe a parfaitement fonctionné, tout le monde savait quoi faire et au final, ils sont entrés dans l'histoire.

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Un commentaire sur "L'holocratie en action : en 5 étapes vers une équipe de haute performance".

  1. En abolissant totalement l’ancien modèle hiérarchique, l’holacratie entraine aussi des effets pervers liés à un stress et une anxiété dus à la hausse des responsabilités et de l’autonomie, des risques individuels liés à l’excès d’implication et d’engagement : ” Les risques psychosociaux des nouvelles structures organisationnelles des entreprises ” : https://www.officiel-prevention.com/dossier/protections-collectives-organisation-ergonomie/ergonomie-au-poste-de-travail/les-risques-psychosociaux-des-nouvelles-structures-organisationnelles-des-entreprises

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