Rendere la tua agenzia un'organizzazione agile

Come la trasformazione agile rende la tua agenzia flessibile e adatta al futuro

Le agenzie pubblicitarie e digitali agili possono adattarsi in modo rapido e flessibile alle novità. Anche la proattività è una parola chiave che ricorre spesso nella definizione di agilità. Tuttavia, ogni processo di cambiamento verso un'organizzazione agile solleva questioni importanti. Oliver Wüntsch spiega cosa sono e cosa è necessario per una trasformazione agile di successo nel seguente articolo.

Quali sono le sfide attuali per le agenzie pubblicitarie e digitali?

Indipendentemente dal settore, i dipendenti impegnati sono alla ricerca di aziende in cui possano realizzarsi e contribuire con le loro competenze a progetti interessanti. Ad esempio, i dipendenti moderni si aspettano risposte chiare a domande come "Perché vado a lavorare ogni giorno?" e "Qual è la nostra visione?

Per le aziende e i manager, si tratta quindi di soddisfare le crescenti aspettative dei loro dipendenti. D'altra parte, devono trovare sempre più rapidamente soluzioni creative per le esigenze in rapido cambiamento dei loro clienti. Perché si aspettano che un'agenzia conosca le ultime possibilità tecniche e i desideri dei consumatori nel rispettivo settore, che li capisca e che sia capace di sviluppare idee e concetti per loro.

Le aspettative dei clienti sulla qualità dei prodotti e dei servizi sono in costante aumento. Per questo motivo sono richieste idee intelligenti sulle nuove tecnologie e scenari applicativi innovativi, ad esempio nel campo della realtà aumentata o della stampa 3D. Inoltre, le agenzie devono essere in grado di attuare i progetti corrispondenti in modo tempestivo. 

La sfida per le agenzie è quella di adattarsi ai cicli di innovazione sempre più veloci. Coloro che non sono in grado di stare al passo con le nuove idee e modelli di business perderanno rapidamente - e con loro clienti preziosi. 

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Perché la trasformazione agile è un modo promettente per affrontare queste sfide?

Per rimanere competitive e consolidare il proprio successo, le agenzie devono reinventarsi continuamente e coprire sempre nuove aree di conoscenza. Una struttura agile e modalità di lavoro autonome possono essere molto utili in questo senso. Sebbene il termine "agile" abbia perso significato a causa del suo uso quasi inflazionato, i manager delle agenzie digitali e pubblicitarie dovrebbero comunque esaminare le possibilità dell'agilità per la loro attività. 

I metodi di lavoro agili consentono quindi un approccio estremamente adattabile alla pianificazione e all'implementazione dei progetti. Poiché i clienti - se lo desiderano - sono costantemente coinvolti nel processo di sviluppo del loro prodotto, l'orientamento al risultato e quindi la soddisfazione del cliente sono molto più elevati rispetto alle strutture di progetto convenzionali. Il risultato è un prodotto finale qualitativamente migliore, un minor numero di scadenze non rispettate e quindi clienti più soddisfatti. 

Grazie all'ampia autogestione dei dipendenti e dei team di progetto, si possono risparmiare tempo prezioso e capacità nelle agenzie, che i project manager possono utilizzare per progetti paralleli. Inoltre, la soddisfazione dei dipendenti aumenta. Grazie al principio di responsabilità personale e al potere decisionale associato, si identificano più fortemente con l'agenzia e sono più coinvolti. 

Nel mondo digitalizzato, la capacità di cambiare rappresenta un vantaggio competitivo significativo per le organizzazioni. Per le aziende è importante adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze, coinvolgere i dipendenti e integrare le innovazioni.

La classica gestione del cambiamento spesso non è più sufficiente. La trasformazione agile può aiutare le aziende ad adattarsi e migliorare continuamente le proprie strategie. 

Che cos'è l'Agile Change Management e quali sono i metodi agili?

Le organizzazioni agili e i team agili sono quelli che agiscono in modo rapido e flessibile in un ambiente incerto e in costante cambiamento, creando valore aggiunto per i propri clienti. La mentalità del lavoro agile è definita sotto forma di quattro richieste nel cosiddetto"Manifesto Agile":

  • Le persone e la loro interazione sono più importanti dei processi e degli strumenti.
  • Un software funzionante è più importante della documentazione
  • La cooperazione con i clienti è più importante della negoziazione dei contratti
  • Reagire al cambiamento è più importante che attenersi al piano

Approcci, principi e metodi agili possono essere usati in molti modi nei processi di cambiamento delle agenzie. Un coach adeguatamente qualificato può aiutarvi a convertire tutte le strutture della vostra azienda all'agile. Di seguito, tre metodi sono descritti come esempi che si basano su principi agili e possono essere usati con profitto nelle agenzie.

Kanban

Il metodo agileKanban è caratterizzato dalla sua alta trasparenza nella collaborazione. In questo processo, tutti i pacchetti di compiti del team - indipendentemente dal fatto che siano quelli dei manager o del resto del team - così come il loro stato sono resi visibili su una scheda Kanban comune. L'obiettivo è un flusso di lavoro coerente in cui i compiti sono prioritari ed elaborati.

Scrum

Scrum è particolarmente adatto ai team chiusi che lavorano su un progetto. Il team Scrum lavora in fasi limitate nel tempo, i cosiddetti sprint. Dopo ogni sprint, c'è una versione completamente funzionale del prodotto, che viene migliorata e ampliata ad ogni sprint. 

pensiero snello

I principi e i metodi della gestione snella mirano a organizzare i processi in modo più efficiente, cioè con il minor sforzo e spreco possibile. L'obiettivo è quello di ridurre i costi e accorciare i processi - per esempio, eliminando la burocrazia inutile o gli errori nei flussi di processo. Allo stesso tempo, l'obiettivo è quello di ottenere la migliore qualità possibile. Questo processo di miglioramento continuo è sempre incentrato sul cliente. Ciò significa che i loro bisogni determinano ciò che deve essere migliorato. L'obiettivo è sempre quello di ottimizzare la qualità del prodotto e del servizio e di aumentare la soddisfazione del cliente.

Come può l'Agile Change Management aiutare a rendere la trasformazione agile di successo?

Nella missione di rendere un'agenzia più agile e quindi più flessibile e orientata al cliente, possono essere applicati sia i metodi di gestione del cambiamento classici che quelli agili. Ovviamente è sensato dare la preferenza agli approcci agili, ma i metodi di "cambiamento classico" non devono essere lasciati fuori. 

Poiché ogni azienda è unica, non c'è un solo percorso per il successo agile. Invece, conviene imparare da altre organizzazioni e adattare il loro approccio alla propria situazione. Questo è il modo in cui ogni agenzia può riuscire a promuovere il cambiamento incrementale e la cultura del miglioramento continuo.

È anche importante non intendere il cambiamento come qualcosa che si completa dopo un certo tempo. I cambiamenti avvengono continuamente e i metodi agili sono associati all'esigenza di provarli e adattarli continuamente.

Per non lavorare alla cieca, ma per riconoscere i successi e scartare gli errori, è importante effettuare misurazioni quantitative del proprio lavoro. Per esempio, i manager responsabili possono determinare in anticipo il successo e il fallimento delle singole pietre miliari utilizzando una scala. Questo può essere usato per valutare in retrospettiva se i singoli pacchetti di lavoro e i loro risultati hanno soddisfatto o meno le aspettative. Il successo e il fallimento nel marketing possono essere misurati, per esempio, dalla portata delle campagne o dal numero di risposte a una campagna di mailing. I dati raccolti in questo modo forniscono alle agenzie preziose intuizioni su dove le misure di miglioramento devono essere implementate.

La gestione agile del cambiamento con l'obiettivo di trasformare l'azienda in modo agile ha successo quando tutti i dipendenti hanno il coraggio di comunicare le potenzialità del cambiamento ai loro manager. I dipendenti che indossano costantemente il "cappello agile" ed esprimono pensieri su quali processi potrebbero essere migliorati contribuiscono efficacemente al successo dell'azienda. 

Anche la visualizzazione del lavoro è essenziale. Questo serve a fornire a tutti i partecipanti una panoramica dello stato delle attività. È anche utile documentare i processi in una lista di controllo, che viene gradualmente ampliata. In questa lista di controllo, vengono fatte note di supporto su come affrontare certe situazioni - per esempio, l'induzione di nuovi dipendenti, la divisione del lavoro durante i periodi di punta o la pianificazione della continuità. In questo modo, il valore di queste informazioni per l'organizzazione non va perso. 

Maggiori informazioni su come implementare con successo l'Agile Change Management nella vostra azienda possono essere trovate in questo articolo del blog. Se non volete accontentarvi solo di informarvi, potete anche assumere un coach agile che vi sostenga nella trasformazione in un'organizzazione agile.

Cosa distingue le aziende agili?

Usare Scrum o Kanban da soli non fa un'agenzia agile. Invece, tutti gli approcci agili richiedono un esame critico e un'implementazione passo dopo passo. Inoltre, il percorso verso l'agilità non inizia con gli approcci e i metodi, ma con il fondamento del lavoro agile: la cultura del lavoro e del pensiero. Dopo tutto, agile è una cultura e una mentalità completa, e la sua implementazione richiede una comprensione unificata di agile tra tutte le parti interessate.

Le agenzie che adottano una gestione agile hanno la capacità di rispondere in modo flessibile, proattivo e adattivo ai cambiamenti, o di farlo per introdurre i cambiamenti necessari. In questo modo, i modelli agili aiutano le aziende a trovare la loro strada e a mettersi alla prova in un mondo economico sempre più complesso. In molte di queste aziende sono diffusi metodi di lavoro agili, che hanno lo scopo di abbattere le strutture "incrostate". Questo vale per la gestione dei progetti, ma anche per l'intero management dell'azienda, cioè per i dirigenti. Invece di rifiutare il cambiamento, lo accolgono e creano spazio per processi rapidi ed efficienti. I cambiamenti non vengono avviati dal livello dirigenziale, ma dai dipendenti. A livello di progetto, Scrum o Kanban sono utilizzati a questo scopo.

Le organizzazioni agili sono dinamiche nella loro organizzazione aziendale, non statiche. Sono soggetti a processi di cambiamento costante e si adattano in modo flessibile alle esigenze interne ed esterne. La struttura aziendale è caratterizzata da gerarchie piatte e auto-organizzazione, oltre che da una particolare vicinanza ai clienti e da processi iterativi. 

Quali sono i vantaggi dell'Agile Change Management rispetto al Change Management classico? 

Per far fronte alle richieste sempre più rapide dei mercati e dei prodotti, nonché alle crescenti esigenze dei clienti, le agenzie devono avere la capacità di adattarsi in modo flessibile ad esse. Sebbene il cambiamento sia anche l'obiettivo del classico change management, esso avviene in un contesto di stabilità e prevedibilità. Il cambiamento è visto come qualcosa da superare il più rapidamente possibile. Il compito di questo tipo di gestione del cambiamento è quello di rendere la fase instabile tra lo stato iniziale e lo stato obiettivo il più breve possibile.

L'approccio agile, d'altra parte, non conosce stabilità duratura. Questo viene sostituito da uno stato di test costante e di prove ed errori. La nuova normalità è un processo permanente di adattamento all'ambiente incerto.

Il processo di cambiamento agile ideale

Fase 1: Comunicazione ai dipendenti

Una volta che le pietre miliari di una storia di cambiamento sono state sviluppate, è importante avvicinarsi ai dipendenti dell'agenzia con essa. Per fare questo, si dovrebbe prima pensare attentamente al modo in cui questo dovrebbe essere comunicato. Per esempio, è importante considerare se è sufficiente che i manager presentino il messaggio o se un workshop congiunto di kick-off avrebbe più senso. In ogni caso, dovrebbe esserci un chiaro segnale di partenza con un effetto wow. I dipendenti dovrebbero avere la sensazione di intraprendere insieme un viaggio emozionante. 

Passo 2: Creare una conoscenza di base della trasformazione agile

Tutti nell'azienda dovrebbero avere una conoscenza di base di cosa sono i principi e i metodi agili, perché sono importanti e come funziona l'agilità. Per diffondere questa conoscenza e la sensazione di ciò che è in gioco nell'implementazione quotidiana, si possono usare i concetti di blended learning, per esempio.

Passo 3: diffondere la mentalità agile

Un prerequisito per il successo dei metodi agili è una mentalità agile in azienda. Dopotutto, dovrebbe già esistere una buona cultura dell 'errore e del feedback quando si tratta di lavorare con i prototipi. Questo può essere realizzato anche in parallelo: Durante il lavoro agile, si sviluppa gradualmente una mentalità agile.

Passo 4: Convertire i singoli progetti in metodi agili

Per implementare metodi agili a livello di progetto, è importante considerare in anticipo quali compiti sono adatti a lavorare con metodi agili. Questo include attività meno routinarie dei compiti con carattere di progetto, i cui requisiti non sono ancora chiari e per i quali la metodologia da utilizzare deve ancora essere chiarita. 

Fase 5: Implementare gli strumenti e i metodi Agile in tutti i team

Questo passo non consiste nel convertire tutti i progetti al 100% in agile. Invece, dovreste cercare di applicare almeno singoli elementi agili ovunque. L'obiettivo è che tutti i dipendenti in tutte le aree dell'agenzia sviluppino la sensazione che il modo di lavorare stia cambiando a lungo termine.

Passo 6: Introdurre strutture agili

Le strutture agili sono caratterizzate dal loro orientamento al progetto e al cliente. Gli impiegati e i team di lavoro non sono più controllati dall'alto verso il basso, ma sono collegati tra loro come una rete. I team sono interdisciplinari e così i dipendenti con diverse competenze lavorano insieme su un progetto o un cliente - anche se provengono da responsabilità diverse. 

Passo 7: Creare reti

Affinché la mentalità agile si affermi ulteriormente, è importante mettere in rete le persone nell'organizzazione. L'effetto positivo: il flusso di informazioni e il lavoro a vista sono migliorati e gli impiegati si assumono più responsabilità personali. Per esempio, può avere senso riunire persone di diversi dipartimenti che vedono un certo bisogno di azione (per esempio, la necessità di un nuovo processo) in un gruppo di lavoro auto-organizzato.

Passo 8: sviluppare una strategia del personale adeguata

Soprattutto se l'azienda era abituata a seguire gerarchie e regole chiare, è importante che anche il dipartimento delle risorse umane riconosca le esigenze di un cambiamento agile. Si tratta di cercare attivamente nuovi dipendenti che già pensano in modo agile e hanno esperienza con l'auto-organizzazione. 

Fase 9: Rendi visibili e celebra i successi ottenuti

Per tenere aggiornati i dipendenti, dovreste chiedervi come e dove potete raggiungerli al meglio. Dove il team e i clienti possono vedere che i cambiamenti verso il lavoro agile stanno avvenendo nell'azienda e che stanno andando bene? Sia tramite LinkedIn, Facebook, un hub di contenuti o la propria intranet aziendale - le possibilità sono molte.

Quali requisiti (prontezza) devono essere soddisfatti?

Indispensabili per i processi di cambiamento agile sono la sensibilizzazione interna per l'argomento e la volontà di cambiare. Anche se il primo richiede il secondo, entrambi sono necessari per portare avanti tutti i dipendenti. È indispensabile anche una cultura di fiducia reciproca, all'interno della quale c'è spazio per la creatività e l'iniziativa del singolo, così come per gli errori. 

I fattori decisivi per il successo agile sono quindi i manager che vogliono il cambiamento e che si fidano dei loro dipendenti, che permettono la libertà per gli esperimenti di cambiamento e che danno supporto al loro team nei momenti critici. Il secondo passo dipende dai dipendenti. Devono essere curiosi e disposti a sperimentare, pensare fuori dagli schemi e anche avere resistenza e una certa tolleranza alla frustrazione. L'ideale sono le persone che vogliono sviluppare ulteriormente le idee e sono capaci di trasformarle in realtà in un laborioso processo di prove ed errori. 

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