Il feedback è in realtà una vecchia scarpa. Ciononostante, viene usato troppo spesso in modo improprio. Se hai mai lavorato in una cultura di feedback adeguata, sapete l'impatto trasformativo che può avere. Nel seguente articolo, vi darò dieci consigli su come voi e il vostro team potete migliorare la vostra cultura del feedback.

In qualche modo, tutti hanno già sentito un feedback e forse lo hanno anche dato o ricevuto. Io stesso sono entrato per la prima volta in contatto con una vera cultura del feedback nella mia organizzazione studentesca AIESEC. Per me è stata un'illuminazione. Un feedback aperto e onesto mi ha aiutato di più di tutte le formazioni personali e professionali.

In Raidboxes , il feedback è diventato parte integrante della cultura aziendale. Nel seguente articolo ti darò dieci consigli su come migliorare ulteriormente la tua cultura del feedback.

Perché il feedback?

Il feedback è un evento obbligatorio in molte aziende. Una volta all'anno arriva la riunione di valutazione, almeno se il supervisore non ha niente di più importante da fare. Usata correttamente, una cultura del feedback porta i seguenti vantaggi:

• I conflitti personali possono essere risolti più velocemente e più efficacemente
• L'aggressività viene ridotta dal fornitore di feedback prima che si intensifichi.
• Il destinatario del feedback conosce meglio i suoi punti di forza e le sue debolezze.
• Il destinatario del feedback si fa indicare il suo "punto cieco"(finestra di Johari)

Suggerimento per il feedback #1: prendi appunti in anticipo

Spesso questo aspetto viene trascurato o considerato superfluo. Naturalmente, puoi dare spontaneamente dei punti di feedback a una persona. Soprattutto se vuoi dare solo la tua critica.

Per un feedback appropriato ed equilibrato, tuttavia, dovresti prenderti almeno dieci minuti e annotare sia gli aspetti positivi che quelli da migliorare. Rimarrai stupito da ciò che potrai inventare.

Suggerimento per il feedback #2: l'hamburger del potere

L'aspetto più importante del feedback è la struttura e il modo in cui viene dato. Il Power Burger è famoso in questo caso.

Con un hamburger, prima ci sono i panini che racchiudono la carne (la critica). All'inizio dovresti dire al destinatario del tuo feedback cosa apprezzi di lui e quali aspetti positivi dovrebbero essere enfatizzati in lui. Questa prima introduzione serve ad aprire la mente dell'altra persona e a farla sentire più a tuo agio con il feedback che segue.

Soprattutto se tu stesso sei turbato per qualche motivo e ti sei concentrato molto sugli aspetti negativi, ricorda: ci sono sempre aspetti positivi in una persona. Se non ti viene in mente nessun punto su due piedi, dovresti sederti e pensarci.

Ora arriva la critica, cioè la carne dell'hamburger di feedback. I due consigli che seguono ti daranno indicazioni ancora più precise su come formularla al meglio.

Infine, ma non meno importante, dovresti concludere con una nota positiva. Questo è l'ultimo panino e conclude la conversazione. Entrambe le parti lasciano la conversazione con una sensazione migliore. Esempio:

"Ciononostante, sono molto felice di averti come membro del team e confido che tu possa migliorare in modo significativo in quell'area".

Suggerimento per il feedback #3: Critica sempre dal punto di vista della prima persona

Con il feedback, si condivide solo la propria prospettiva soggettiva con qualcuno. Qui non c'è verità oggettiva di per sé, ma al massimo intersoggettività (diverse persone percepiscono gli stessi fatti).

Pertanto, è molto importante che la critica sia formulata dalla prospettiva della prima persona. Soprattutto se non hai ancora dato un feedback frequentemente, questo non è affatto evidente. Nella nostra vita quotidiana, di solito comunichiamo nella forma "tu".

"Lavori in modo approssimativo". (Tu-persona)

"Mi sembra che tu possa ancora lavorare sull'accuratezza con cui svolgi i compiti". (prospettiva in prima persona)

Le formulazioni dal punto di vista della prima persona contengono spesso le seguenti frasi:

"Percepisco questo ..."
"Dal mio punto di vista ..."
"Mi sembra che ...!"
"Sento ..."
"Mi sembra che ..."

Se la tua controparte inizia a discutere con te, è una buona indicazione che sei scivolato nella prospettiva del "tu". Soprattutto le frasi "tu" sono spesso prese come un attacco.

Suggerimento di feedback #4: Dai suggerimenti costruttivi

Dire all'altra persona cosa non ti piace è un primo passo. Tuttavia, a questo dovrebbe seguire un'indicazione concreta di ciò che vorresti vedere migliorato. Solo in questo modo il destinatario del feedback potrà davvero cambiare qualcosa e soddisfare le tue aspettative in futuro.

Esempio: "Vorrei che mi lasciassi controllare il tuo lavoro nelle prossime settimane per verificarne la completezza".

Suggerimento per il feedback #5: chiedi l'altra prospettiva

Le discussioni devono essere evitate a tutti i costi nel tuo feedback. Non c'è posto in una discussione sul feedback, perché la persona che lo fornisce sta solo condividendo la sua percezione soggettiva.

Tuttavia, la seguente domanda ha senso alla fine di una conversazione:

"Cosa ne pensi?"

Questo dà alla tua controparte l'opportunità di condividere la sua prospettiva. Nel migliore dei casi - e questo accade molto spesso - la vede allo stesso modo. Se la persona che riceve il feedback ha un'opinione diversa, va benissimo. Sta a te rispettare la sua percezione.

Il destinatario del feedback ha tre modi per gestire il feedback:

1. regolare la comunicazione

Dal suo punto di vista, il feedback potrebbe essere sbagliato. Per lui può significare che deve migliorare alcuni aspetti della sua comunicazione per creare una percezione diversa nell'altra persona.

Ad esempio, la persona che riceve il feedback rivede il suo lavoro dopo che è stato completato per verificare che gli altri possano capirlo. La persona che riceve il feedback potrebbe essere l'unica a trovare il suo lavoro poco chiaro. Per evitare fraintendimenti, chi riceve il feedback potrebbe fare attenzione a comunicare chiaramente che sta già facendo un controllo supplementare e che gli altri trovano il lavoro chiaro. Un esempio di risposta appropriata:

"Posso capire il motivo di questa impressione e farò attenzione a strutturare i risultati in modo più consono al tuo stile, se sono rilevanti per te".

2. accettaree avviare un miglioramento

In determinate circostanze, chi riceve il feedback condivide la critica. Adatta il suo comportamento di conseguenza per migliorare i suoi risultati in futuro.

"Capisco perché qui è necessaria una struttura diversa e valuterò come cambiarla".

3. non adattano la percezione e il comportamento

Chi riceve il feedback non condivide la critica e non vuole modificare ulteriormente il proprio comportamento. Anche questo è legittimo, ma può avere conseguenze negative a lungo termine.

"Dal mio punto di vista è chiaro e penso che sia appropriato, anche altre persone dovrebbero lavorare con esso essere in grado di lavorarci".

Suggerimento per il feedback #6: chiedi tu stesso un feedback

Come si stabilisce una corretta cultura del feedback in azienda? Una cultura in cui anche i colleghi si danno feedback a vicenda e non è sempre il manager a criticare gli altri.  

Poiché in Raidboxes utilizziamo l'olocrazia, l'idea di riservare uno spazio per le discussioni sul feedback durante le riunioni mensili di governance era ovvia. Tuttavia, questo non ha portato a un maggior numero di feedback.

L'obiettivo dovrebbe essere che tutti abbiano dato e ricevuto un feedback. Preferibilmente più volte e di propria iniziativa.

Per far partire una vera cultura del feedback, si raccomanda quanto segue:

• Come leader, chiedi anche agli altri il loro feedback. La conversazione sul feedback può essere progettata fin dall'inizio in modo da essere bidirezionale.
• Dai regolarmente il tuo feedback. Se qualcuno impara che il feedback non è una cosa negativa e fa parte di una cultura aperta, è più probabile che lo dia lui stesso.
• Conduci sempre le discussioni in modo aperto. Se nulla viene nascosto nemmeno nelle discussioni concrete, anche nelle relazioni personali esiste una cultura della comunicazione aperta.
• Parla pubblicamente contro la blasfemia. La blasfemia non ha posto in un'azienda. Se qualcuno ha problemi con una persona, è necessario chiedere un riscontro il prima possibile. Questo dovrebbe essere chiarito direttamente e pubblicamente alla prima tendenza alla blasfemia.

Suggerimento per il feedback #7: Coinvolgi i mediatori

A volte può capitare che si verifichino conflitti particolarmente gravi. In questi casi, in azienda dovrebbe esserci un ruolo di mediatore che modera il processo di feedback e presta attenzione ai punti sopra citati.  

Se possibile, questa persona dovrebbe avere esperienza di moderazione e di feedback e non dovrebbe far parte della direzione. In questo modo, può anche garantire un equilibrio di potere sulle questioni critiche.

Suggerimento per il feedback #8: dai feedback anche spontaneamente

Un grosso errore è quando la cultura del feedback degenera in un'azione formale. Nel peggiore dei casi, le persone si riuniscono una volta all'anno e lavorano su una lista di controllo senza parlare apertamente e onestamente tra loro. Molti dei punti trattati nel corso dell'anno sono già stati dimenticati e non ci sono esempi concreti di suggerimenti per il miglioramento. Alcune opinioni su altre persone si sono già radicate perché non hanno avuto la possibilità di correggere il loro comportamento.

Per questo motivo, su Raidboxes è abbastanza comune che una persona riceva feedback più volte al trimestre o che lo richieda attivamente.

Suggerimento per il feedback #9: Anche il feedback può essere solo positivo.

Spesso si crede che il feedback debba essere di per sé negativo o contenere sempre delle critiche. A mio avviso, non è così. I dipendenti particolarmente bravi spesso fanno tutto bene e ispirano le persone superando le aspettative e senza bisogno di parlare molto.

Tuttavia, dovresti sederti brevemente con gli altri almeno una volta ogni sei mesi e dire loro quanto apprezzi il loro lavoro. Soprattutto se in passato ci sono state delle critiche, è bello sapere che non sono più percepite come tali e che il tuo sviluppo è apprezzato.

Suggerimento per il feedback #10: Dai un feedback mirato

Soprattutto quando ci sono già state molte discussioni sul feedback, possono verificarsi situazioni in cui non c'è nulla di nuovo da dirsi. Per questo motivo è importante includere il feedback nello sviluppo del personale.

In definitiva, non serve a nulla rinfacciare costantemente a qualcuno i suoi punti di forza e di debolezza. L'obiettivo dovrebbe essere che ognuno lavori in base alla propria personalità nelle aree che corrispondono ai suoi punti di forza. Le riunioni di feedback dovrebbero quindi essere anche un'occasione per modificare le descrizioni delle mansioni.

Il feedback è basato su un profilo di punti di forza, che tutti raggiungono nel migliore dei casi. Questo può essere suddiviso in competenze professionali, sociali, strategiche, metodologiche e personali. Le promozioni possono essere legate al raggiungimento delle competenze. In questo modo, c'è un'ampia trasparenza in azienda su ciò che ci si aspetta. Attraverso le riunioni di feedback, ognuno sa a che punto è al momento, senza essere costantemente messo al corrente delle proprie carenze.

Conclusione - Il feedback deve essere praticato

Spero che abbiate potuto prendere uno o due punti per migliorare ulteriormente la vostra cultura del feedback (o quella del vostro team). Dare e ricevere un feedback costruttivo può sembrare facile all'inizio - in realtà, però, richiede sensibilità e pratica, soprattutto quando si tratta di critiche negative.

Come hai visto, ci sono diversi aspetti da considerare quando si dà un feedback. Con queste premesse, divertiti ad esercitarti!