Migliorare la cultura del feedback

10 consigli per una migliore cultura del feedback  

Il feedback è in realtà una vecchia scarpa. Ciononostante, viene usato troppo spesso in modo improprio. Se hai mai lavorato in una cultura di feedback adeguata, sapete l'impatto trasformativo che può avere. Nel seguente articolo, vi darò dieci consigli su come voi e il vostro team potete migliorare la vostra cultura del feedback.

In qualche modo, tutti hanno già sentito un feedback e forse lo hanno anche dato o ricevuto. Io stesso sono entrato per la prima volta in contatto con una vera cultura del feedback nella mia organizzazione studentesca AIESEC. Per me è stata un'illuminazione. Un feedback aperto e onesto mi ha aiutato di più di tutte le formazioni personali e professionali.

In Raidboxes , il feedback è diventato parte integrante della cultura aziendale. Nel seguente articolo ti darò dieci consigli su come migliorare ulteriormente la tua cultura del feedback.

Perché il feedback?

Il feedback è un evento obbligatorio in molte aziende. Una volta all'anno arriva la riunione di valutazione, almeno se il supervisore non ha niente di più importante da fare. Usata correttamente, una cultura del feedback porta i seguenti vantaggi:

  • I conflitti personali possono essere risolti più velocemente e più efficacemente
  • L'aggressività viene ridotta da chi dà il feedback prima che si intensifichi.
  • Chi riceve il feedback conosce molto meglio i propri punti di forza e di debolezza.
  • Il destinatario del feedback si fa indicare il suo "punto cieco"(finestra di Johari)
Finestre di Johari
Il cosiddetto "punto cieco" è l'area di cui gli altri sono consapevoli, ma di cui non si è consapevoli.

Suggerimento per il feedback #1: prendi appunti in anticipo

Questo è spesso trascurato o considerato non necessario. Naturalmente, è possibile dare spontaneamente dei punti di feedback a una persona. Soprattutto se in realtà vuoi solo sbarazzarti delle tue critiche.

Per un feedback appropriato ed equilibrato, tuttavia, dovresti prenderti almeno dieci minuti e annotare sia gli aspetti positivi che quelli da migliorare. Rimarrai stupito da ciò che potrai inventare.

Suggerimento per il feedback #2: il Power Burger

L'aspetto più importante del feedback è la struttura e il modo in cui viene dato. Famoso è il power burger.

Feedback Power Burger
Un metodo di feedback molto conosciuto è il "power burger", noto anche come "strategia del panino".

Con un hamburger, prima ci sono i panini che racchiudono la carne (la critica). All'inizio dovresti dire al destinatario del tuo feedback cosa apprezzi di lui e quali aspetti positivi dovrebbero essere enfatizzati in lui. Questa prima introduzione serve ad aprire la mente dell'altra persona e a farla sentire più a tuo agio con il feedback che segue.

Soprattutto se tu stesso sei turbato per qualche motivo e ti sei concentrato molto sugli aspetti negativi, ricorda: ci sono sempre aspetti positivi in una persona. Se non ti viene in mente nessun punto su due piedi, dovresti sederti e pensarci.

Ora arriva la critica, ovvero la carne nell'hamburger del feedback. I due suggerimenti che seguono ti daranno consigli ancora più precisi su come formularli al meglio.

Ultimo ma non meno importante, finite con qualcosa di positivo. Questo è l'ultimo panino dell'hamburger e completa la conversazione. Entrambe le parti escono dalla conversazione sentendosi meglio. Esempio:

"Tuttavia, sono molto felice di averti come membro della squadra e sono e sono molto fiducioso che farai molto bene qui".

Suggerimento di feedback #3: Critica sempre dal punto di vista della prima persona

Con il feedback, si condivide solo la propria prospettiva soggettiva con qualcuno. Qui non c'è verità oggettiva di per sé, ma al massimo intersoggettività (diverse persone percepiscono gli stessi fatti).

Pertanto, è molto importante che la critica sia formulata dalla prospettiva della prima persona. Soprattutto se non hai ancora dato un feedback frequentemente, questo non è affatto evidente. Nella nostra vita quotidiana, di solito comunichiamo nella forma "tu".

"Sei pigro". (Tu-persona)

"Mi sembra che potresti aumentare il tuo carico di lavoro". (prospettiva in prima persona)

Le formulazioni dal punto di vista della prima persona contengono spesso le seguenti frasi:

"Io percepisco questo..."
"Dalla mia prospettiva..."
"Mi sembra che...!"
"Mi sento..."
"Mi sembra che..."

Se la tua controparte inizia a discutere con te, è una buona indicazione che sei scivolato nella prospettiva del "tu". Soprattutto le frasi "tu" sono spesso prese come un attacco.

Suggerimento per il feedback #4: dare suggerimenti costruttivi

Dire all'altra persona quello che non ti piace è un primo passo. Tuttavia, questo dovrebbe essere seguito da un'indicazione concreta di ciò che vorreste vedere migliorato. Solo allora il destinatario del feedback può davvero cambiare qualcosa e soddisfare le vostre aspettative in futuro.

Esempio: "Vorrei che fossi in ufficio almeno dalle 9 alle 18".

Suggerimento per il feedback #5: chiedi l'altra prospettiva

Le discussioni dovrebbero essere evitate a tutti i costi nel vostro feedback. Non hanno posto in una conversazione di feedback, perché chi dà il feedback condivide solo la sua percezione soggettiva.

Tuttavia, la seguente domanda ha senso alla fine di una conversazione:

"Cosa ne pensi?"

In questo modo dai alla tua controparte l'opportunità di condividere la sua prospettiva. Nel migliore dei casi - e questo accade abbastanza spesso - lui la vede allo stesso modo. Se il destinatario del feedback non è d'accordo, va benissimo. Sta a voi rispettare la loro percezione.

dare un feedback
Il ricevitore di feedback ha tre possibilità per gestire il feedback:
1. regolare la comunicazione

Dal suo punto di vista, il feedback potrebbe essere sbagliato. Per lui può significare che deve migliorare alcuni aspetti della sua comunicazione per creare una percezione diversa nell'altra persona.

L'addetto al feedback, per esempio, arriva in ufficio ogni mattina alle sette, ma se ne va tra le 4:30 e le 5:00. Il fornitore di feedback viene sempre in ufficio alle nove. Per evitare malintesi, il destinatario del feedback potrebbe ora assicurarsi di comunicare chiaramente che è spesso in ufficio molto presto. Un esempio di risposta appropriata:

"Capisco che si sia creata questa impressione e ci presterò attenzione, per comunicare più chiaramente che in realtà sto già lavorando molto di più".

2. Ancepire e avviare il miglioramento

In alcune circostanze, chi riceve il feedback condivide la critica. Adatta il suo comportamento di conseguenza per migliorare le sue prestazioni in futuro.

"Posso capire che qui si richiede un carico di lavoro più pesante e Sarò presto più coinvolto".

3. non adattano la percezione e il comportamento

Il destinatario del feedback non condivide le critiche e non vuole modificare ulteriormente il suo comportamento. Anche questo è legittimo, ma può avere conseguenze negative nel lungo periodo.

"Dal mio punto di vista, ottengo ottimi risultati in poco tempo e quindi considero il mio carico di lavoro è adeguato".

Suggerimento per il feedback #6: chiedi tu stesso un feedback

Come si stabilisce una corretta cultura del feedback nell'azienda? Una cultura in cui i colleghi si danno anche un feedback a vicenda e non è sempre il capo a criticare i tuoi dipendenti.  

Dal momento che siamo a Raidboxes Olocrazia l'idea di riservare uno spazio per le discussioni sul feedback durante le riunioni mensili di governance era ovvia. Tuttavia, questo non ha portato a ulteriori feedback.

L'obiettivo dovrebbe essere che tutti abbiano dato e ricevuto un feedback. Preferibilmente più volte e di propria iniziativa.

Per far partire una vera cultura del feedback, si raccomanda quanto segue:

  • Anche come capo chiedete ai dipendenti le loro domande di feedback. La conversazione di feedback può essere progettata fin dall'inizio per essere reciproca.
  • Dai regolarmente un feedback a te stesso. Se qualcuno capisce che il feedback non è una cosa negativa e fa parte di una cultura aperta, è più probabile che sia lui stesso a dare un feedback.
  • Conduci sempre le discussioni in modo aperto. Se nulla viene nascosto nemmeno nelle discussioni concrete, anche nelle relazioni personali esiste una cultura della comunicazione aperta.
  • Parlare pubblicamente contro la blasfemia. La bestemmia non ha posto in una società. Se qualcuno ha problemi con una persona, la conversazione di feedback dovrebbe essere cercata il prima possibile. Questo dovrebbe essere chiarito direttamente in pubblico alle prime tendenze di blasfemia.

Suggerimento per il feedback #7: Coinvolgi i mediatori

A volte può capitare che sorgano conflitti particolarmente gravi. In questi casi, dovrebbe esserci un ruolo di mediatore all'interno dell'azienda che moderi il processo di feedback e presti attenzione ai punti sopra citati.  

Se possibile, il mediatore dovrebbe avere esperienza di moderazione e di feedback e non dovrebbe far parte della direzione. In questo modo, può garantire un equilibrio di potere anche su questioni critiche.

Suggerimento per il feedback #8: dai feedback anche spontaneamente

Un grosso errore è quando la cultura del feedback degenera in un'azione formale. Nel peggiore dei casi, le persone si riuniscono una volta all'anno e lavorano su una lista di controllo senza parlare apertamente e onestamente tra loro. Molti punti nel corso dell'anno sono già stati dimenticati e non ci sono esempi concreti per suggerimenti di miglioramento. Alcune opinioni sui colleghi si sono già radicate perché non hanno avuto la possibilità di correggere il loro comportamento.

Per questo motivo, su Raidboxes è abbastanza comune che una persona riceva feedback più volte al trimestre o che lo richieda attivamente.

Cultura del feedback

Suggerimento per il feedback #9: Il feedback può anche essere solo positivo.

Spesso si crede che il feedback debba essere di per sé negativo o che contenga sempre delle critiche. A mio parere, non è questo il caso. I dipendenti particolarmente bravi spesso fanno tutto bene e ispirano le persone superando le aspettative e senza bisogno di parlare molto.

Tuttavia, dovreste sedervi brevemente con i tuoi colleghi almeno una volta ogni sei mesi e dire loro quanto apprezzate il loro lavoro. Specialmente se ci sono stati punti di critica in passato, è particolarmente bello apprendere che questi non sono più percepiti come tali e che il proprio ulteriore sviluppo è apprezzato.

Suggerimento per il feedback #10: dai un feedback mirato

Soprattutto quando ci sono già state molte discussioni di feedback, possono verificarsi situazioni in cui non c'è nulla di nuovo da dirsi. Pertanto, è importante includere il feedback nello sviluppo del personale.

Alla fine, non serve a niente rinfacciare costantemente i punti di forza e le debolezze di un collega. L'obiettivo dovrebbe essere che ognuno lavori secondo la sua personalità individuale in aree che corrispondono ai tuoi punti di forza. Le discussioni di feedback dovrebbero quindi essere anche un'opportunità per cambiare le descrizioni del lavoro.

Il feedback è meglio basato su un profilo dei punti di forza di ciò che ogni collega raggiunge in modo ottimale. Questo può essere diviso in competenza professionale, sociale, strategica, metodica e personale. Le promozioni appropriate possono essere collegate al raggiungimento delle competenze. In questo modo, c'è un'ampia trasparenza nell'azienda su ciò che ci si aspetta. Attraverso le discussioni di feedback, ogni individuo sa dove si trova attualmente, senza essere costantemente messo al corrente dei deficit.

Conclusione - Il feedback deve essere praticato

Spero che abbiate potuto prendere uno o due punti per migliorare ulteriormente la vostra cultura del feedback (o quella del vostro team). Dare e ricevere un feedback costruttivo può sembrare facile all'inizio - in realtà, però, richiede sensibilità e pratica, soprattutto quando si tratta di critiche negative.

Come hai visto, ci sono diversi aspetti da considerare quando si tratta di feedback. Con questo in mente, divertitevi a praticare!

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