Il feedback è in realtà una scarpa vecchia. Tuttavia, troppo spesso viene utilizzato in modo scorretto. Chiunque abbia lavorato in una corretta cultura del feedback ne conosce l'effetto trasformativo. Nel seguente articolo ti fornisco dieci consigli su come sviluppare una cultura del feedback positivo nel tuo team.

In qualche modo, tutti hanno già sentito parlare di feedback. Molti di noi si sono anche trovati nella situazione di dare o ricevere un feedback. Io stesso sono entrato in contatto con una vera e propria cultura del feedback per la prima volta nella mia organizzazione studentesca AIESEC. È stata un'epifania per me. Un feedback aperto e onesto è quello che mi ha aiutato di più in tutti i programmi di sviluppo personale e professionale.

Su Raidboxes , il feedback è diventato parte integrante della cultura aziendale. Prima di spiegarti come migliorare ulteriormente la tua cultura del feedback con i dieci consigli, diamo una rapida occhiata a cosa rende una buona cultura del feedback e quali sono i suoi vantaggi.

Perché il feedback? I vantaggi in sintesi

Il feedback è un evento obbligatorio in molte aziende. Ai dipendenti viene chiesto di partecipare a un incontro di valutazione una volta all'anno, almeno se il loro manager di riferimento non ha nulla di più importante da fare. Tuttavia, se il feedback viene gestito in questo modo, si tratta di un potenziale sprecato.

Se usata correttamente, una forte cultura del feedback presenta i seguenti vantaggi:

• I conflitti personali possono essere risolti in modo più rapido ed efficace.
• I malintesi nella comunicazione possono essere chiariti più rapidamente.
• L'aggressività e la frustrazione vengono ridotte dal fornitore di feedback prima che si aggravino.
• Chi riceve il feedback conosce molto meglio i propri punti di forza e di debolezza. Questo rivela anche le opportunità di sviluppo.
• Vengono confrontate la percezione esterna e quella di sé. Al destinatario del feedback viene mostrato il suo "punto cieco"(finestra di Johari).
• Le aspettative reciproche sono comunicate chiaramente. Ognuno sa qual è la sua posizione. Questo fornisce orientamento e sicurezza nella vita lavorativa di tutti i giorni.
• La collaborazione funziona meglio quando i fattori di disturbo sono stati eliminati nel dialogo di feedback.

In generale, una cultura del feedback positivo nel team getta le basi per una collaborazione efficace e proficua. Promuove una comunicazione aperta e crea spazio per le idee. Nel migliore dei casi, si crea una relazione tra chi dà il feedback e chi lo riceve caratterizzata dall'apprezzamento.

Una forte cultura del feedback garantisce anche che il tuo team continui a svilupparsi. Il dialogo aperto porta alla luce i punti deboli o, al contrario, dimostra che tu e il tuo team siete sulla strada giusta.

Cosa rende una buona cultura del feedback?

L'apertura e la fiducia sono i due elementi più importanti per sviluppare una buona cultura del feedback nel team. Entrambi devono essere saldamente ancorati nella cultura aziendale, proprio come il feedback stesso.

Non si tratta solo di fiducia all'interno dei team, ma anche tra le gerarchie. Il feedback dovrebbe essere possibile sia a livello orizzontale (cioè tra colleghi) sia a livello verticale tra i diversi livelli dell'organizzazione.

È inoltre importante che il feedback venga fornito in modo continuativo: una riunione una volta all'anno non crea una cultura del feedback (vedi anche il suggerimento 8).

Suggerimento per il feedback #1: prendi appunti in anticipo

Spesso questo aspetto viene trascurato o considerato superfluo. Naturalmente, puoi dare spontaneamente dei punti di feedback a una persona. Soprattutto se vuoi dare solo la tua critica.

Per un feedback appropriato ed equilibrato, tuttavia, dovresti prenderti almeno dieci minuti e annotare sia gli aspetti positivi che quelli da migliorare. Rimarrai stupito da ciò che potrai inventare.

Suggerimento per il feedback #2: l'hamburger del potere

L'aspetto più importante del feedback è la struttura e il modo in cui viene dato. Esistono numerosi metodi in questo senso. Il Power Burger è particolarmente famoso.

Con un hamburger, prima ci sono i panini che racchiudono la carne (la critica). All'inizio dovresti dire al destinatario del tuo feedback cosa apprezzi di lui e quali aspetti positivi dovrebbero essere enfatizzati in lui. Questa prima introduzione serve ad aprire la mente dell'altra persona e a farla sentire più a tuo agio con il feedback che segue.

Soprattutto se sei arrabbiato per qualche motivo e ti concentri molto sugli aspetti negativi, ricorda che ci sono sempre dei feedback positivi su una persona. Se non ti viene in mente nessun aspetto positivo, siediti e pensaci su.

Ora arriva la critica costruttiva, cioè la carne dell'hamburger di feedback. I due consigli che seguono ti daranno indicazioni ancora più precise su come formularle al meglio.

Infine, ma non meno importante, dovresti concludere con una nota positiva. Questo è l'ultimo panino e conclude la conversazione. Entrambe le parti lasciano la conversazione con una sensazione migliore. Esempio:

"Ciononostante, sono molto felice di averti come membro del team e confido che tu possa migliorare in modo significativo in quell'area".

Suggerimento per il feedback #3: Critica sempre dal punto di vista della prima persona

Con il feedback, condividi solo la tua prospettiva soggettiva con qualcun altro. Non esiste una verità oggettiva in sé, ma al massimo un'intersoggettività (più persone percepiscono gli stessi fatti).

Pertanto, è molto importante che la critica sia formulata dalla prospettiva della prima persona. Soprattutto se non hai ancora dato un feedback frequentemente, questo non è affatto evidente. Nella nostra vita quotidiana, di solito comunichiamo nella forma "tu".

"Lavori in modo approssimativo". (Tu-persona)

"Mi sembra che tu possa ancora lavorare sull'accuratezza con cui svolgi i compiti". (prospettiva in prima persona)

Le formulazioni dal punto di vista della prima persona contengono spesso le seguenti frasi:

"Percepisco questo ..."
"Dal mio punto di vista ..."
"Mi sembra che ...!"
"Sento ..."
"Mi sembra che ..."

Se la tua controparte inizia a discutere con te, è una buona indicazione che sei scivolato nella prospettiva del "tu". Soprattutto le frasi "tu" sono spesso prese come un attacco.

Suggerimento di feedback #4: Dai suggerimenti costruttivi

Dire all'altra persona cosa non ti piace è un primo passo. Tuttavia, a questo dovrebbe seguire un'indicazione concreta di ciò che vorresti vedere migliorato. Solo in questo modo il destinatario del feedback potrà davvero cambiare qualcosa e soddisfare le tue aspettative in futuro.

Esempio: "Vorrei che mi lasciassi controllare il tuo lavoro nelle prossime settimane per verificarne la completezza".

Suggerimento per il feedback #5: chiedi l'altra prospettiva

Le discussioni devono essere evitate a tutti i costi nel tuo feedback. Non c'è posto in una discussione sul feedback, perché la persona che lo fornisce sta solo condividendo la sua percezione soggettiva.

Tuttavia, la seguente domanda ha senso alla fine di una conversazione:

"Cosa ne pensi?"

Questo dà alla tua controparte l'opportunità di condividere la sua prospettiva. Nel migliore dei casi - e questo accade molto spesso - la vede allo stesso modo. Se la persona che riceve il feedback ha un'opinione diversa, va benissimo. Sta a te rispettare la sua percezione.

Il destinatario del feedback ha tre modi per gestire il feedback:

1. regolare la comunicazione

Dal suo punto di vista, il feedback potrebbe essere sbagliato. Per lui può significare che deve migliorare alcuni aspetti della sua comunicazione per creare una percezione diversa nell'altra persona.

Ad esempio, la persona che riceve il feedback rivede il suo lavoro dopo che è stato completato per verificare che gli altri possano capirlo. La persona che riceve il feedback potrebbe essere l'unica a trovare il suo lavoro poco chiaro. Per evitare fraintendimenti, chi riceve il feedback potrebbe fare attenzione a comunicare chiaramente che sta già facendo un controllo supplementare e che gli altri trovano il lavoro chiaro. Un esempio di risposta appropriata:

"Posso capire il motivo di questa impressione e farò attenzione a strutturare i risultati in modo più consono al tuo stile, se sono rilevanti per te".

2. accettaree avviare un miglioramento

In determinate circostanze, chi riceve il feedback condivide la critica. Adatta il suo comportamento di conseguenza per migliorare i suoi risultati in futuro.

"Capisco perché qui è necessaria una struttura diversa e valuterò come cambiarla".

3. non adattano la percezione e il comportamento

Chi riceve il feedback non condivide la critica e non vuole modificare ulteriormente il proprio comportamento. Anche questo è legittimo, ma può avere conseguenze negative a lungo termine.

"Dal mio punto di vista, è chiaro e penso che sia appropriato; anche altre persone dovrebbero essere in grado di lavorarci ".

Suggerimento per il feedback #6: chiedi tu stesso un feedback

Come si stabilisce una corretta cultura del feedback in azienda? Una cultura in cui anche i colleghi si danno feedback reciproci e non è sempre il manager a criticare gli altri.  

Poiché in Raidboxes utilizziamo l'olocrazia, l'idea di riservare uno spazio per le discussioni sul feedback durante le riunioni mensili di governance era ovvia. Tuttavia, questo non ha portato a un maggior numero di feedback.

L'obiettivo dovrebbe essere che tutti abbiano dato e ricevuto un feedback. Preferibilmente più volte e di propria iniziativa.

Per far partire una vera cultura del feedback, si raccomanda quanto segue:

• Anche come manager, chiedi agli altri il loro feedback. Il dialogo sul feedback può essere progettato in modo da essere bidirezionale fin dall'inizio.
• Dai regolarmente il tuo feedback. Se qualcuno impara che il feedback non è una cosa negativa e fa parte di una cultura aperta, è più probabile che lo dia lui stesso.
• Conduci sempre le discussioni in modo aperto. Se nulla viene nascosto nemmeno nelle discussioni concrete, anche nelle relazioni personali esiste una cultura della comunicazione aperta.
• Parla pubblicamente contro la blasfemia. La blasfemia non ha posto in un'azienda. Se qualcuno ha problemi con una persona, è necessario chiedere un riscontro il prima possibile. Questo dovrebbe essere chiarito direttamente e pubblicamente alla prima tendenza alla blasfemia.

Suggerimento per il feedback #7: Coinvolgi i mediatori

A volte può capitare che nel team sorgano conflitti particolarmente gravi. In questi casi, l'azienda dovrebbe avere un ruolo di mediatore che moderi il processo di feedback e presti attenzione ai punti sopra citati.  

Se possibile, questa persona dovrebbe avere esperienza di moderazione e di feedback e non dovrebbe far parte della direzione. In questo modo, può anche garantire un equilibrio di potere sulle questioni critiche.

Suggerimento per il feedback #8: dai feedback anche spontaneamente

Un grosso errore è quando la cultura del feedback degenera in un'azione formale. Nel peggiore dei casi, le persone si riuniscono una volta all'anno e lavorano su una lista di controllo senza parlare apertamente e onestamente tra loro. Molti dei punti trattati nel corso dell'anno sono già stati dimenticati e non ci sono esempi concreti di suggerimenti per il miglioramento. Alcune opinioni su altre persone si sono già radicate perché non hanno avuto la possibilità di correggere il loro comportamento.

Per questo motivo, su Raidboxes è abbastanza comune che una persona riceva feedback più volte al trimestre o che lo richieda attivamente.

Suggerimento per il feedback #9: Anche il feedback può essere solo positivo.

Spesso si crede che il feedback debba essere di per sé negativo o contenere sempre delle critiche. A mio avviso, non è così. I dipendenti particolarmente bravi spesso fanno tutto bene e ispirano le persone superando le aspettative e senza bisogno di parlare molto.

Tuttavia, dovresti sederti con gli altri almeno una volta ogni sei mesi e far capire loro quanto apprezzi il loro lavoro. Soprattutto se in passato ci sono state delle critiche, è particolarmente piacevole ricevere un riscontro sul fatto che queste non sono più percepite come tali e che il tuo sviluppo è apprezzato.

Suggerimento per il feedback #10: Dai un feedback mirato

Soprattutto quando ci sono già stati molti incontri di feedback, possono verificarsi situazioni in cui non si ha più nulla di nuovo da dirsi. È quindi importante includere il feedback nello sviluppo del personale.

In definitiva, non serve a nulla rinfacciare costantemente a qualcuno i suoi punti di forza e di debolezza. L'obiettivo dovrebbe essere che ognuno lavori in base alla propria personalità nelle aree che corrispondono ai suoi punti di forza. Le riunioni di feedback dovrebbero quindi essere anche un'occasione per modificare le descrizioni delle mansioni.

Il feedback è basato su un profilo di punti di forza, che tutti raggiungono nel migliore dei casi. Questo può essere suddiviso in competenze professionali, sociali, strategiche, metodologiche e personali. Le promozioni possono essere legate al raggiungimento delle competenze. In questo modo, c'è un'ampia trasparenza in azienda su ciò che ci si aspetta. Attraverso le riunioni di feedback, ognuno sa a che punto è al momento, senza essere costantemente messo al corrente delle proprie carenze.

Conclusione - Il feedback deve essere praticato

Spero che abbiate potuto prendere uno o due punti per migliorare ulteriormente la vostra cultura del feedback (o quella del vostro team). Dare e ricevere un feedback costruttivo può sembrare facile all'inizio - in realtà, però, richiede sensibilità e pratica, soprattutto quando si tratta di critiche negative.

Come hai visto, ci sono diversi aspetti da considerare quando si tratta di feedback. Con questo in mente, divertitevi a praticare!