I migliori strumenti che i liberi professionisti e i lavoratori autonomi dovrebbero conoscere

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Ci sono quasi tanti strumenti e applicazioni per i freelancer quanti sono WordPress -Plugins. La sfida è anche quella di trovare gli strumenti giusti per le vostre esigenze. Vi presento i miei preferiti dal punto di vista di un web designer indipendente dalla posizione.

Risparmia tempo: I migliori strumenti per i freelancer

Ogni lavoratore autonomo ha bisogno di determinati strumenti per lavorare in modo efficiente. Completamente chiaro. Tuttavia, si dovrebbe fare in modo che alla fine si dedichi ancora più tempo al lavoro effettivo sui progetti invece di investirlo nell'alimentazione degli strumenti.

Per questo motivo è molto importante per me ricordare che io uso solo strumenti che generano un elevato beneficio per me. Potrei certamente utilizzare altri servizi, ma il valore aggiunto sarebbe allora, a mio avviso, ad un certo punto, limitato. Come già detto, voglio dedicare il minor tempo possibile all'alimentazione degli strumenti con i miei dati.

Mi affido principalmente a software di qualità superiore, cioè senza strumenti gratuiti. I fornitori gratuiti sono certamente buoni e utili per iniziare. Ma ho notato relativamente rapidamente che o la protezione dei dati non è molto importante o semplicemente mancavano le caratteristiche.

Quindi veniamo ai consigli concreti che vi ho dato (da non confondere con un Tooltipma il suo utilizzo richiede un'attenta considerazione in ogni caso).

Acquisizione e offerte

L'acquisizione del cliente è l'elemento fondamentale per ogni freelance. Senza clienti nessun ordine - e senza ordini nessun guadagno. Non uso software separati per questo, ma ultimamente sono stato un po' più riservato quando si tratta di acquisizione a freddo. Se, allora faccio l'acquisizione con i contatti esistenti direttamente su LinkedIn.

Cerco di fare in modo che il potenziale cliente non si senta sotto pressione. In questo caso, di solito procedo guardando il relativo sito web WordPress e poi do consigli concreti su ciò che migliorerei. Completamente gratuito.

Le mie raccomandazioni per migliorare il sito web contengono per lo più aspetti tecnici, di cui un operatore del sito web spesso non è a conoscenza.

Vantaggi LinkedIn- Acquisizione

  • I potenziali clienti mi conoscono già, perché sono nella loro rete
  • Contatto molto facile
  • Per lo più feedback molto veloce

Svantaggi LinkedIn-acquisizione

  • Può venire come proposta di vendita
  • Non è chiaro se ce n'è bisogno o meno
  • Il destinatario semplicemente inoltra i miei consigli al webmaster esistente e non ho niente o poco da guadagnare dando via una mancia gratuita

Per le citazioni io stesso uso il buon vecchio Microsoft Word, nel mio caso per macOS. Naturalmente ci sono alcune alternative, ma vado incredibilmente d'accordo con questo strumento. Lo so, non è così per tutti...

Quello che mi piace è anche il modello di Office in versione completa. A differenza di Office 365, io installo il software completamente sul mio portatile, lo pago una volta all'inizio e poi mai più. Sono inclusi gli aggiornamenti, che trovo fantastici.

Vantaggi Microsoft Word

  • Nessun modello di abbonamento e quindi nessun costo fisso mensile
  • docx un formato molto conosciuto
  • Esportazione facile in PDF possibile

 Svantaggi di Microsoft Word

  • Alcune persone hanno difficoltà con l'operazione, ad esempio quando si muovono le immagini

Infine, converto la mia offerta in Word in un PDF, che è anche molto semplice e veloce.

Per i file PDF utilizzo il mio strumento: Esperto in PDF. Ciò che apprezzo molto è la possibilità di inserire le firme, di modificare il PDF se necessario e di aggiungere commenti. Anche in questo caso giudico molto buono il rapporto prezzo/prestazioni. 

Vantaggi PDF Expert

  • I file PDF possono essere modificati
  • Inserire le firme o crearne di nuove direttamente
  • Buon prezzo e costi di acquisto una tantum

 Svantaggi PDF Expert

  • nessuno

Gestione del progetto

Per i progetti più piccoli uso principalmente la posta elettronica per la comunicazione e la registrazione. Finora, questo funziona meravigliosamente con il mio principio "Inbox Zero".

Per i progetti più grandi che personalmente mi piacciono Trello. A mio parere, l'organizzazione in tegole e colonne rende molto facile mantenere la visione d'insieme. Se lavorate in un team, potete assegnare ogni compito a un membro del team, aggiungere una descrizione, immagini e link. Una data definita per ogni attività (scadenza) e promemoria rendono facile mantenere il progetto nei tempi previsti.

Vantaggi Trello

  • Chiaramente organizzato
  • Usabilità
  • Gratuito fino a 10 tavole di squadra

 Svantaggi Trello

  • Le notifiche e-mail predefinite per le attività che devono essere eseguite a breve possono essere snervanti

Registrazione del tempo

Recentemente, il seguente strumento mi ha aiutato nella registrazione del tempo ValueTime. La web app è stata sviluppata principalmente da Jonas Kamber, UX Designer di Lucerna (Svizzera). Lo noto subito: l'UX e l'esperienza dell'utente è impressionante. Le funzioni e gli elementi di design sono disposti in modo chiaro e logico.

Per poter utilizzare lo strumento basato sul web, mi sono semplicemente registrato e all'inizio ho stabilito quante ore lavorative settimanali lavoro in media, quanti giorni di vacanza prendo all'anno e la mia tariffa oraria.

Allora può già iniziare. I progetti, il tempo per progetto, le spese (ad esempio per Plugins) e naturalmente le fatture possono essere facilmente visualizzate. La gestione e la creazione delle fatture e la registrazione del tempo sono infatti molto semplici. 

Lo strumento diventa sempre più preciso nel tempo e mostra i seguenti valori, che sono di grande interesse per qualsiasi lavoratore autonomo con reddito irregolare:

  • Fatturato nel periodo selezionato
  • Tempo speso in ore
  • Tasso orario effettivo in EUR, CHF o nella valuta selezionata
  • Ore fatturabili in percentuale (purtroppo, di solito non è il 100%)
  • Fatturato per giorno lavorativo
  • Tempo trascorso al giorno lavorativo

Ma il punto culminante per me rimane la modalità oscura, che lo strumento offre anche. Mi piace semplicemente leggere bianco su nero e non il contrario.

Vantaggi ValueTime

  • Versione di prova gratuita (7 giorni)
  • Esperienza utente ingegnosa
  • Prezzo equo per tutte le caratteristiche
  •  Posizione dei dati in Svizzera e crittografia SSL completa

 Svantaggi ValueTime

  • La panoramica standard può essere temporaneamente regolata, ma nella vista torna sempre agli ultimi 30 giorni
  • Nessun sollecito quando una fattura emessa è in ritardo
I migliori strumenti che i liberi professionisti e i lavoratori autonomi dovrebbero conoscere

Contabilità

Dato che io stesso non impiego personale, tengo la contabilità il più semplice possibile. Per le mie esigenze Banana completamente spenta. Inoltre, voglio investire solo il tempo necessario, perché questo argomento non è stato per me motivo di gioia per molto tempo.

Vantaggi Banana Contabilità

  • Perfetto per lavoratori autonomi e liberi professionisti
  •  Contabilità a doppia entrata possibile
  • Nessun abbonamento, risparmia il budget

Svantaggi Banana Contabilità

  •  Non adatto a una contabilità complessa
Software di contabilità a confronto

Quando un software di contabilità è utile per la gestione delle vostre finanze e quali altri fornitori gratuiti e a pagamento ci sono, vi dice Sven Scheuerle nel suo articolo.

Comunicazione

Un argomento noioso? Per niente. Senza i giusti canali di comunicazione, sarà difficile affermarsi sul mercato. È importante che sia piacevole e facile per voi come freelance e per i vostri partner e clienti comunicare con voi.

Personalmente attribuisco grande importanza all'efficienza e a una comunicazione chiara. Questo per evitare che si creino malintesi. Perché chiarirli è molto dispendioso in termini di tempo, cosa che in molti casi si può evitare direttamente.

Il mio strumento di comunicazione più importante, vecchio ma d'oro, è la posta elettronica. Da alcuni anni utilizzo una soluzione a pagamento e criptata, ovvero ProtonMail. Ma ci sono anche buone alternative dalla Germania, come ad esempio Tutanota.

In sostanza, preferisco la comunicazione scritta, perché così trovo automaticamente un protocollo nella conversazione via e-mail. Naturalmente questo funziona solo se la comunicazione è ben strutturata e se è chiaro quali sono i passi successivi.

In alcuni casi, tuttavia, è ovviamente necessario comunicare oralmente. Per le videochiamate mi piace usare Dove si trovauno strumento dalla Norvegia. È sicuro e dal mio punto di vista è molto meglio dello zoom più conosciuto.

Ora probabilmente vi starete chiedendo: "Parlate mai al telefono con i vostri clienti?". Si', a volte lo faccio. Ma non in senso classico, meglio. Qualche tempo fa, un mio caro amico mi ha consigliato numero locale Skype da creare. Questo è quello che ho fatto. Piuttosto ingegnosamente risolto, a mio parere.

Posso comunque lavorare ovunque mi trovi e ricevere chiamate gratuite sul mio smartphone (tramite l'applicazione Skype) o direttamente sul mio portatile.

A proposito, ciò è stato innescato da un'e-mail della stessa Google, che mi ha fatto notare che il 90% dei consumatori è più propenso a contattarmi se un numero di telefono è memorizzato su Google My Business. Google si riferisce a uno studio, l'ho cercato, ma purtroppo non l'ho trovato. Non ho altra scelta che credere a queste cifre. Anche se la fede è una facoltà diversa.

I migliori strumenti che i liberi professionisti e i lavoratori autonomi dovrebbero conoscere

Importante anche per la comunicazione e soprattutto per l'organizzazione personale: il calendario. Utilizzo semplicemente l'applicazione calendario Apple sul mio notebook e smartphone. Si sincronizza (quasi) perfettamente.

Per i progetti più grandi uso anche Slack per la comunicazione. La genialità di esso è che le chat 1:1 sono possibili così come i canali diversificati. Sei già membro del Slack -Comunità di RAIDBOXES? Lo consiglio vivamente.

Come web designer il mio pane quotidiano nella comunicazione è naturalmente il browser. Per molto tempo ho usato Firefox, ma ora ho deciso di usare Brave, che si basa su Google Chrome (ma senza il tracciamento degli annunci tramite i pixel di Facebook e Co.) In altre parole, Brave blocca molte sceneggiature esterne, il che è molto importante per me.

Backup, archiviazione dei file e cloud

No, non Dropbox o Google Drive, mi dispiace. Uso Vaultanche una soluzione che funziona completamente criptata. Una volta sono anche riuscito ad hackerare me stesso. Se volete sapere come è possibile, lasciate un commento qui sotto. La storia è un po' più lunga, ma più è imbarazzante.

Recensioni e testimonianze

I migliori strumenti che i liberi professionisti e i lavoratori autonomi dovrebbero conoscere

A mio parere, questo è chiaramente lo strumento più importante per le valutazioni: Google My Business. A volte trovo utile, anche per i ristoranti e altre istituzioni culturali, leggere prima le recensioni. Al giorno d'oggi, (purtroppo) praticamente tutto è valutato, il che non sempre ha dei vantaggi. 

Conclusione

Raccomando la stessa procedura per gli strumenti freelance come per WordPress -Plugins: il maggior numero possibile, il minor numero possibile.

Gli strumenti dovrebbero sostenervi nel vostro lavoro e, se possibile, in modo tale da non incorrere in spese aggiuntive sproporzionate dovute al loro utilizzo. Ciononostante, con l'aiuto dei vari strumenti desiderate ricevere dati che vi saranno utili o che potrete utilizzare nuovamente in un secondo momento (modello per un'offerta in Microsoft Word o una sofisticata strategia di backup).

Ora spero che questo articolo vi abbia dato una piccola ma entusiasmante visione di quegli strumenti software che ritengo utili.

I migliori strumenti per i freelancer: Le vostre domande

Quali strumenti utilizzate? Dal suo punto di vista, manca uno strumento che dovrei assolutamente provare? È possibile utilizzare la funzione di commento. Volete essere informati sui nuovi articoli per agenzie e liberi professionisti? Poi seguiteci su TwitterFacebook o nella nostra Newsletter.



Michael Hörnlimannnato nel 1991 a Zurigo, ama la natura e la buona cucina. Da aprile 2018 lavora esclusivamente in modo indipendente e crea siti WordPress web per conto dei clienti. Da allora ha unito il lavoro alla sua grande passione, viaggiando in paesi e culture straniere. Vive e lavora indipendentemente dalla posizione, a volte in montagna, a volte al mare.

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