Ci sono quasi tanti strumenti e app per i freelance quanti sono i WordPress -plugin. Di nuovo, la sfida è trovare gli strumenti giusti per le vostre esigenze. Vi presento i miei preferiti dal punto di vista di un web designer indipendente dal luogo.

Risparmia tempo: I migliori strumenti per i freelance

Ogni lavoratore autonomo ha bisogno di alcuni strumenti per poter lavorare in modo efficiente. Assolutamente chiaro. Tuttavia, devi assicurarti che alla fine tu dedichi più tempo al lavoro vero e proprio sui progetti invece di investirlo nell'alimentazione degli strumenti.

Per questo motivo, è molto importante per me menzionare che uso solo strumenti che generano un alto beneficio per me. Potrei certamente utilizzare altri servizi, ma il valore aggiunto sarebbe poi limitato dal mio punto di vista. Come detto, voglio passare il minor tempo possibile ad alimentare gli strumenti con i miei dati.

Mi rivolgo principalmente a software premium, il che significa niente strumenti gratuiti. I fornitori gratuiti sono certamente buoni e utili per iniziare. Tuttavia, ho notato relativamente presto che allora o la privacy non ha un alto valore o semplicemente le caratteristiche erano mancanti.

Quindi passiamo ai suggerimenti concreti degli strumenti da parte mia (da non confondere con un tooltip, ma il tuo uso vuole essere ben pensato in entrambi i casi).

Acquisizioni e offerte

L'acquisizione di clienti è la cosa più importante per ogni freelance. Senza clienti, non ci sono ordini - e senza ordini, non c'è reddito. Non uso nessun software separato per questo, ma recentemente mi sono trattenuto un po' di più quando si tratta di chiamare a freddo. Se lo faccio, allora faccio acquisizioni con i contatti esistenti direttamente su LinkedIn.

Cerco di fare in modo che il potenziale cliente non si senta sotto pressione. In questo caso, di solito procedo in modo tale che guardo il sito WordPress corrispondente e poi do consigli concreti su ciò che migliorerei. Completamente gratuito.

Le mie raccomandazioni per il miglioramento di un sito web di solito includono aspetti tecnici di cui il proprietario di un sito web spesso non è consapevole.

Vantaggi LinkedIn-acquisizione

• I potenziali clienti mi conoscono già perché faccio parte della loro rete di contatti.
• Contatto molto facile
• Feedback per lo più molto rapido

Svantaggi LinkedIn-Akquise

• Può apparire come un'offerta di vendita
• Non è chiaro se ce ne sia bisogno
• Il destinatario inoltra semplicemente i miei consigli al webmaster esistente e io guadagno poco o niente dal dare via un consiglio gratuito

Per le citazioni uso il buon vecchio Microsoft Word, nel mio caso per macOS. Naturalmente ci sono delle alternative, ma mi trovo incredibilmente bene con questo strumento. So che non è il caso di tutti...

Quello che mi piace è anche il modello di versione completa di Office. A differenza di Office 365, installo il software completamente sul mio portatile, lo pago una volta all'inizio e poi mai più. Gli aggiornamenti sono inclusi, il che penso sia fantastico.

Vantaggi Microsoft Word

• Nessun modello di abbonamento e quindi nessun costo mensile fisso
• docx un formato molto conosciuto
• Possibilità di esportare facilmente in PDF

 Svantaggi Microsoft Word

• Alcune persone hanno difficoltà con l'operazione, ad esempio quando si tratta di immagini in movimento.

Infine, converto la mia offerta in Word in un PDF, che è anche molto semplice e veloce.

Per i file PDF stessi uso il mio strumento: Esperto PDF. Ciò che mi piace particolarmente è la possibilità di aggiungere firme e di poter modificare e annotare il PDF se necessario. Anche qui, considero il rapporto prezzo/prestazioni molto buono. 

Vantaggi PDF Expert

• I file PDF possono essere modificati
• Inserisci firme o creane di nuove direttamente
• Buon prezzo e costi di acquisizione una tantum

 Svantaggi PDF Expert

• nessuno

Gestione del progetto

Per i progetti più piccoli, uso principalmente l'e-mail per comunicare e registrare. Finora ha funzionato a meraviglia con il mio principio "Inbox Zero".

Per i progetti più grandi, personalmente preferisco Trello. L'organizzazione in piastrelle e colonne rende molto semplice tenere traccia di tutto. Se lavori in team, puoi assegnare ogni compito a un membro del team, aggiungere una descrizione, immagini e link. Una data definita per ogni attività (scadenza) e i promemoria rendono più facile mantenere il progetto in orario.

Vantaggi Trello

• Chiaramente
• Facilità d'uso
• Fino a 10 schede di squadra gratuite

 Svantaggi Trello

• Le notifiche e-mail predefinite per i compiti che devono essere completati a breve possono essere snervanti.

Registrazione del tempo

Recentemente, lo strumento ValueTime mi sta aiutando con il monitoraggio del tempo. La web app è stata sviluppata principalmente da Jonas Kamber, UX designer di Lucerna (Svizzera). Lo noto subito: l'UX o l'esperienza utente è impressionantemente buona. Le funzioni e gli elementi di design sono disposti in modo chiaro e logico.

Per usare lo strumento basato sul web, mi sono semplicemente registrato e ho iniziato specificando quante ore lavoro in media a settimana, quanti giorni di vacanza prendo all'anno e la mia tariffa oraria.

Allora puoi già iniziare. I progetti, il tempo per progetto, le spese (per esempio per plugin) e naturalmente le fatture sono facilmente visibili. La gestione e la creazione di fatture e la registrazione del tempo sono davvero molto facili. 

Lo strumento diventa sempre più preciso con il passare del tempo e mostra i seguenti valori, che sono di grande interesse per ogni lavoratore autonomo con reddito irregolare:

• Fatturato nel periodo selezionato
• Tempo necessario in ore
• Tariffa oraria effettiva in EUR, CHF o nella valuta selezionata
• Ore fatturabili in percentuale (purtroppo questo non è di solito il 100%)
• Fatturato per giorno lavorativo
• Tempo richiesto per ogni giorno lavorativo

Tuttavia, il punto culminante per me rimane la Dark Mode, che lo strumento offre anche. Mi piace leggere il bianco sul nero e non viceversa.

Vantaggi ValueTime

• Prova gratuita (7 giorni)
• Esperienza utente ingegnosa
• Prezzo giusto per tutte le caratteristiche
•  Posizione dei dati in Svizzera e crittografia SSL completa

 Svantaggi ValoreTempo

• La panoramica standard può essere regolata temporaneamente, ma la vista torna sempre agli ultimi 30 giorni.
• Nessun sollecito quando una fattura emessa diventa scaduta

Contabilità

Dato che non ho personale, mantengo la contabilità il più semplice possibile. La banana è completamente sufficiente per le mie esigenze. Inoltre, voglio investire solo il tempo necessario, dato che questo argomento non mi ha fatto fare salti di gioia per molto tempo.

Vantaggi Banana Contabilità

• Perfetto per i lavoratori autonomi e i freelance
•  Possibilità di tenere la contabilità in partita doppia
• Nessun abbonamento, facile per il budget

Svantaggi Banana Contabilità

•  Non adatto a una contabilità complessa

Comunicazione

Un argomento noioso? Niente affatto. Senza i giusti canali di comunicazione per te, sarà difficile mantenere la tua posizione sul mercato. È importante che sia piacevole e facile comunicare con te come freelance e con i tuoi partner e clienti.

Personalmente, attribuisco grande importanza all'efficienza e alla massima chiarezza nella comunicazione. Questo per evitare che si creino dei malintesi. Perché chiarirli è sempre molto dispendioso in termini di tempo, cosa che in molti casi puoi evitare direttamente.

Il mio strumento di comunicazione più importante è, vecchio ma d'oro, l'e-mail. Ho usato una soluzione criptata per diversi anni, cioè ProtonMail. Ma ci sono anche buone alternative dalla Germania, come Tutanota.

Fondamentalmente, preferisco la comunicazione scritta, perché poi trovo automaticamente un protocollo nella conversazione via e-mail. Naturalmente, questo funziona solo se la comunicazione è ben strutturata ed è chiaro quali sono i prossimi passi.

In certi casi, tuttavia, è ovviamente necessario comunicare verbalmente. Per le videochiamate mi piace usare Whereby, uno strumento dalla Norvegia. È sicuro e, secondo me, molto meglio del più noto Zoom.

Ora potresti chiederti: "Parli con i tuoi clienti al telefono?" Sì, a volte lo faccio. Ma non in modo tradizionale, ma meglio. Un buon amico mi ha consigliato tempo fa di creare un numero locale di Skype. Così è quello che ho fatto. Una soluzione piuttosto ingegnosa, secondo me.

Posso ancora lavorare da qualsiasi luogo e rispondere gratuitamente alle chiamate sul mio smartphone (tramite l'applicazione Skype) o direttamente sul mio portatile.

A proposito, questo è stato innescato da un'e-mail di Google stesso, che mi ha fatto notare che il 90% dei consumatori sono più propensi a contattarmi se un numero di telefono è memorizzato in Google My Business. Google fa riferimento a uno studio, l'ho cercato, ma purtroppo non ho trovato nulla. Credo di non avere altra scelta che credere semplicemente a questi numeri. Anche se la fede è una facoltà diversa.

Importante anche per la comunicazione e soprattutto per l'organizzazione personale: il calendario. Uso semplicemente l'applicazione calendario di Apple sul mio notebook e sullo smartphone. Si sincronizza (quasi) perfettamente.

Per i progetti più grandi, mi piace usare Slack per comunicare. Il bello è che sono possibili sia le chat 1:1 che i canali diversificati. Sei già un membro della comunità Slack di Raidboxes? Non posso che consigliarlo.

Come web designer il mio pane quotidiano nella comunicazione è ovviamente il browser. Mi sono affidato a lungo a Firefox, ma ora ho deciso per Brave, che è basato su Google Chrome (ma senza il tracciamento pubblicitario tramite Facebook Pixel e Co.) Cioè, Brave blocca molti script esterni, il che è molto importante per me.

Backup, archiviazione file e cloud

No, né Dropbox né Google Drive, mi dispiace. Io uso Tresorit, che è anche una soluzione che funziona completamente criptata. Una volta sono anche riuscito ad hackerare me stesso. Se vuoi sapere come è possibile, sentiti libero di lasciare un commento qui sotto. La storia è un po' più lunga, ma tanto più imbarazzante.

Recensioni e testimonianze

Per le recensioni dal mio punto di vista chiaramente lo strumento più importante: Google My Business. Trovo che a volte sia utile, non ultimo con i ristoranti o altre istituzioni culturali, leggere prima le recensioni. Al giorno d'oggi (purtroppo) praticamente tutto è valutato, il che non sempre porta vantaggi. 

Conclusione

Raccomando lo stesso approccio con gli strumenti dei freelancer come con WordPress -plugin: tanti quanti sono necessari, pochi quanti sono possibili.

Gli strumenti dovrebbero sostenerti nel tuo lavoro e, se possibile, in modo tale che tu non debba sostenere uno sforzo aggiuntivo sproporzionato attraverso il loro uso. Tuttavia, con l'aiuto dei vari strumenti vuoi ottenere dei dati che ti aiuteranno o che potrai poi riutilizzare in un secondo momento (modello per un preventivo in Microsoft Word o una sofisticata strategia di backup).

Ora spero di avervi dato con questo contributo una piccola ma entusiasmante visione di quegli strumenti software, che considero utili.