Holocracy in azione: 5 passi per un team ad alte prestazioni

Johannes Benz  Ultimo aggiornamento 24.01.2020
6 Min.
Olocrazia in azione
Ultimo aggiornamento 24.01.2020

Nel mio ultimo post su Holacracy Ho descritto le ragioni per cui noi, come fondatori, abbiamo deciso di concentrarci su un concetto di gestione completamente diverso. Oggi vi mostrerò i primi passi su come potete facilmente introdurre Holacracy nella vostra organizzazione. Per i promotori di Holacracy, controlla il nostro Starter Kit.

Per iniziare, spiegherò brevemente cos'è l'olacrazia e quali benefici può portare alla vostra organizzazione.

Olocrazia - Che cos'è?

Holocracy è un sistema di gestione che distribuisce la responsabilità in modo trasparente all'interno dell'organizzazione e dà a tutti la possibilità di prendere le proprie decisioni nella propria area. Abolisce l'autorità diretta dall'alto.

Olocrazia - Qual è il punto?

Sono andato in dettaglio sui benefici nell'ultimo articolo. Molto brevemente, l'olacrazia porta

  •       un più alto livello di soddisfazione nell'azienda
  •       più libertà per il singolo dipendente
  •       più libertà per il capo
  •       migliore scalabilità dell'azienda
  •       maggiore agilità nell'azienda
  •       maggiore produttività.
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Il nucleo dell'olocrazia - Fai il tuo lavoro e regolati!

In termini un po' semplificati, l'olacrazia consiste in due elementi centrali. Ruoli e riunioni mensili in cui i ruoli vengono regolati.

Fate il vostro lavoro! - Ruoli come descrizione del lavoro

Probabilmente tutti li hanno visti prima o poi: Una descrizione del lavoro. Molti probabilmente lo vedono per la prima e ultima volta nell'annuncio di lavoro. Con Holacracy, prende vita. Diventa parte del lavoro quotidiano come un ruolo e un punto di ancoraggio per la distribuzione dei compiti e la responsabilità. Ogni persona di solito ha più ruoli. I ruoli consistono nei seguenti elementi:

Scopo: Ogni ruolo serve uno scopo molto specifico.

Responsabilità: Questi sono i compiti di ogni ruolo. Allo stesso tempo, riflettono le aspettative degli altri membri del team. Certo, anche quelli di un "ex" capo. Le responsabilità possono includere 15-20 punti.

Area di responsabilità: Questi sono i diritti di ogni ruolo. Qui il ruolo è in carica e gli altri devono chiedere il permesso per le azioni nell'area di responsabilità del ruolo.

Ruolo Finanza RAIDBOXES 1
Esempio di rappresentazione di un ruolo in forma breve

I ruoli a loro volta possono essere combinati in reparti. Nell'olocrazia questi circoli sono chiamati Il cerchio più grande è la società stessa. Naturalmente, la società stessa persegue anche uno scopo prioritario, che dovrebbe essere registrato anche in termini concreti. Lo scopo RAIDBOXES è quello di dare più libertà ai creativi.

Regolare. - Riunioni mensili di governance

Poiché le descrizioni dei ruoli raccolte non sono altro che una costituzione aziendale, le riunioni per adattare i ruoli sono chiamate "riunioni di governance". Le riunioni servono per elaborare i conflitti minori e maggiori (tensioni) e per incorporarli nelle descrizioni dei ruoli. 

Ma non preoccupatevi della riunione extra! Nella nostra azienda queste riunioni durano attualmente tra i 30 e i 45 minuti. Le riunioni sono strettamente moderate. In ogni caso, il moderatore deve assicurarsi che venga seguita la procedura stabilita. Questo è illustrato nel nostro starter kit nella diapositiva 12 della presentazione iniziale.

Qualsiasi ruolo può essere personalizzato, purché non danneggi l'azienda.

Con questo, quasi tutto è detto. Naturalmente, si potrebbero scrivere interi libri sull'olacrazia. Fortunatamente, altri lo hanno già fatto, come Brian J. Robertson, il fondatore del movimento Holacracy. Personalmente, penso che il libro di Robertson "Holacracy"Purtroppo è un po' secco e non rende giustizia al sistema. Tuttavia, è una lettura obbligatoria per la persona che implementa il sistema nell'azienda.

Fallo e basta! - La via verso una maggiore libertà

Molto più eccitante che entrare in ogni dettaglio di holacracy è iniziare e provare!

Testare e iniziare invece di pianificare e aspettare

Questa è una raccomandazione di base per la gestione del cambiamento che ha assolutamente funzionato per noi. La procedura è la seguente: Decidete innanzitutto una fase di test invece di un'introduzione finale. È importante non insistere su ogni dettaglio durante l'introduzione. Il concetto generale dovrebbe essere adattato alla rispettiva organizzazione. Tuttavia, i due punti superiori "documento di ruolo" e "riunione di governance" sono inevitabili e indispensabili.

La procedura raccomandata ha il vantaggio di essere effettivamente avviata invece di parlarne soltanto. Allo stesso tempo, porta quasi sempre la prova a diventare rapidamente qualcosa di costante quando si verificano i primi successi. È più facile integrare un sistema funzionante che introdurre completamente un sistema.

Passo 1 - Impostare i discepoli di Holacracy

Ci dovrebbe essere una persona che ha già lavorato con le descrizioni del lavoro. Questa persona è anche il moderatore delle riunioni e la persona di contatto per le domande. Questa persona dovrebbe avere un certo "potere" o influenza nell'organizzazione. In caso di dubbio, lui o lei deve difendere il concetto ai manager esistenti o avere l'autorità di stare di fronte ad altri dipendenti. È anche imperativo che questa persona legga e riveda"Holocracy" di Robertson. L'esperienza di facilitazione è un vantaggio.

Passo 2 - Prendere una decisione per l'olocrazia

È imperativo che il team di leadership senior prenda la decisione di testare l'olacrazia. Per questo, il discepolo di olacrazia deve preparare un briefing e spiegare le conseguenze. La conseguenza più importante è che in certe situazioni l'autorità di emettere direttive viene abbandonata e sostituita da altri elementi di leadership.

Passo 3 - Tenere un workshop di avvio di Holacracy

Nel workshop di kick-off, il concetto viene spiegato e presentato agli altri membri del team. In una seconda parte, ogni membro della squadra dovrebbe iniziare a scrivere i propri ruoli. Per il workshop di avvio si devono riservare da 3 a 4 ore. Sentitevi liberi di scaricare il nostro starter kit qui. Come parte dello Starter Kit di Holacracy riceverai le nostre diapositive del Kick-Off in Powerpoint.

Fase 4 - Elaborare ulteriormente e aggiustare i ruoli

I ruoli dovrebbero essere completati e ulteriormente elaborati entro la prima riunione di governance. Le riunioni di governance dovrebbero avere luogo ogni due settimane all'inizio. I circoli (vedi sopra) dovrebbero elaborare da soli i loro ruoli. Questa parte è in realtà la più dispendiosa in termini di tempo. Su un periodo di due mesi, probabilmente 20 ore per persona devono essere pianificate. Durante questo tempo, i ruoli vengono eliminati, aggiunti e cambiati fino a quando non emerge una versione finale.

Per renderti il più facile possibile iniziare, abbiamo incluso un estratto del nostro documento sul ruolo reale nel nostro Starter Kit di Holacracy. Così avete un primo quadro di base e un'idea più chiara di come dovrebbe essere una cosa del genere.

Estratto Holocracy Marketing Ruoli RB
Un estratto dal nostro documento RAIDBOXES roll. Per la documentazione usiamo Google Docs.

Suggerimento per la pratica:

C'è uno strumento di olocrazia chiamato GlassFrog. Purtroppo, non ci è piaciuta molto l'interfaccia dello strumento.... Dato che usiamo Google Docs a livello aziendale, abbiamo semplicemente creato un documento "Holacracy Roles". I nostri circa 50 ruoli diversi sono elencati lì. Google Docs ha anche il vantaggio che ogni membro del team può inserire cambiamenti di ruolo in modalità Suggest, che vengono poi discussi e approvati nella riunione mensile di governance.

Potete scaricare un estratto del documento qui.

Passo 5 - Sopportare ed elaborare le tensioni

Fondamentalmente, l'olocrazia è ora implementata. Se non fosse per l'abitudine e la natura umana. L'abitudine porta al fatto che i vecchi capi vogliono effettivamente continuare ad essere il capo e dare istruzioni o bloccare le decisioni. Al contrario, i nuovi capi (i singoli dipendenti) devono capire che essere un capo non significa solo libertà di decisione, ma anche responsabilità e, soprattutto, essere un modello per gli altri. Qui è importante che il discepolo dell'olocrazia riconosca tali sviluppi indesiderati e li affronti e risolva di conseguenza con ogni individuo e nel gruppo.

Fatto! - Squadre felici ad alte prestazioni

Per capire bene l'effetto dell'olocrazia, aiuta l'uso del modello a fasi di squadra di Tuckman modello. Qui, ogni squadra passa attraverso le fasi di Forming, Storming, Norming e Performing. L'ultima fase dell'olocrazia è la fase di esecuzione.

Come nel calcio, alla fine della stagione un 1° FC Kaiserslautern batte il grande FC Bayern e diventa campione di calcio tedesco. La squadra ha lavorato perfettamente, tutti sapevano cosa fare e alla fine hanno fatto la storia.

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