Olocrazia in azione

Olocrazia in azione: 5 passi per un team ad alte prestazioni

Nel mio ultimo post su Holacracy, ho descritto i motivi per cui noi fondatori abbiamo deciso di concentrarci su un concetto di gestione completamente diverso. Oggi ti mostrerò i primi passi per introdurre facilmente l'olocrazia nella tua organizzazione. Per cominciare, ti spiegherò brevemente cos'è l'olocrazia e quali vantaggi può portare questo tipo di gestione alla tua organizzazione.

Olocrazia - Che cos'è?

L'Olocrazia è un sistema di gestione che distribuisce le responsabilità in modo trasparente all'interno dell'organizzazione e dà a tutti i membri l'opportunità di prendere le proprie decisioni nel proprio ambito. Abolisce l'autorità diretta dall'alto verso il basso.

Olocrazia - A cosa serve?

Sono andato in dettaglio sui benefici nell'ultimo articolo. Molto brevemente, l'olacrazia porta

  •       un più alto livello di soddisfazione nell'azienda
  •       maggiore libertà per il singolo dipendente
  •       più libertà per il capo
  •       migliore scalabilità dell'azienda
  •       maggiore agilità in azienda
  •       una maggiore produttività.

Il cuore dell'olocrazia: fare il proprio lavoro e adattarsi!

In termini un po' semplificati, l'olocrazia consiste in due elementi centrali. Ruoli e riunioni mensili in cui i ruoli vengono regolati.

Fai il tuo lavoro! - Ruoli come descrizione del lavoro

Probabilmente tutti li hanno visti prima o poi: Una descrizione del lavoro. Molti probabilmente lo vedono per la prima e ultima volta nell'annuncio di lavoro. Con Holacracy, prende vita. Diventa parte del lavoro quotidiano come un ruolo e un punto di ancoraggio per la distribuzione dei compiti e la responsabilità. Ogni persona di solito ha più ruoli. I ruoli consistono nei seguenti elementi:

Scopo: ogni ruolo ha uno scopo ben preciso.

Responsabilità: Questi sono i compiti di ciascun ruolo. Riflettono anche le aspettative degli altri membri del team. Ovviamente anche quelli di un "ex" capo. Le responsabilità possono includere 15-20 punti.

Area di responsabilità: sono i diritti di ciascun ruolo. In questo caso il ruolo è responsabile e gli altri devono chiedere il permesso per le azioni che rientrano nell'area di responsabilità del ruolo.

Ruolo Finanze Raidboxes 1
Esempio di rappresentazione del ruolo in forma breve

I ruoli, a loro volta, possono essere raggruppati in dipartimenti. Nell'olocrazia, questi sono chiamati cerchi. Il cerchio più grande è l'azienda stessa. Naturalmente, anche l'azienda stessa persegue un obiettivo generale, che dovrebbe essere registrato in termini concreti. L'obiettivo di Raidboxes è quello di dare maggiore libertà ai creativi.

Regolare. - Riunioni mensili di governance

Poiché le descrizioni dei ruoli raccolte non sono altro che una costituzione aziendale, le riunioni per adattare i ruoli sono chiamate "riunioni di governance". Le riunioni servono per elaborare i conflitti minori e maggiori (tensioni) e per incorporarli nelle descrizioni dei ruoli. 

Ma non preoccuparti dell'incontro extra! Attualmente le nostre riunioni durano tra i 30 e i 45 minuti. Le riunioni sono strettamente moderate. In ogni caso, il moderatore deve assicurarsi che venga seguita la procedura stabilita.

Qualsiasi ruolo può essere personalizzato, purché non danneggi l'azienda.

Questo dice quasi tutto. Naturalmente si potrebbero scrivere interi libri sull'olocrazia. Fortunatamente, altri lo hanno già fatto, come Brian J. Robertson, il fondatore del movimento dell'olocrazia. Personalmente, credo che il libro di Robertson"Holocracy" sia purtroppo un po' arido e non renda giustizia al sistema. Tuttavia, è una lettura obbligata per chi introduce il sistema in azienda.

Fallo e basta! - La via verso una maggiore libertà

Molto più eccitante che entrare nei dettagli dell'holacracy è iniziare a provarla!

Prova e inizia invece di pianificare e aspettare

Questa è una raccomandazione di base per la gestione del cambiamento che ha assolutamente funzionato per noi. La procedura è la seguente: Decidete innanzitutto una fase di test invece di un'introduzione finale. È importante non insistere su ogni dettaglio durante l'introduzione. Il concetto generale dovrebbe essere adattato alla rispettiva organizzazione. Tuttavia, i due punti superiori "documento di ruolo" e "riunione di governance" sono inevitabili e indispensabili.

La procedura raccomandata ha il vantaggio di essere effettivamente avviata invece di parlarne soltanto. Allo stesso tempo, porta quasi sempre la prova a diventare rapidamente qualcosa di costante quando si verificano i primi successi. È più facile integrare un sistema funzionante che introdurre completamente un sistema.

Passo 1 - Impostare i discepoli di Holacracy

Ci dovrebbe essere una persona che ha già lavorato con le descrizioni del lavoro. Questa persona è anche il moderatore delle riunioni e la persona di contatto per le domande. Questa persona dovrebbe avere un certo "potere" o influenza nell'organizzazione. In caso di dubbio, lui o lei deve difendere il concetto ai manager esistenti o avere l'autorità di stare di fronte ad altri dipendenti. È anche imperativo che questa persona legga e riveda"Holocracy" di Robertson. L'esperienza di facilitazione è un vantaggio.

Passo 2 - Prendere una decisione per l'olocrazia

È imperativo che il team di leadership senior prenda la decisione di testare l'olacrazia. Per questo, il discepolo di olacrazia deve preparare un briefing e spiegare le conseguenze. La conseguenza più importante è che in certe situazioni l'autorità di emettere direttive viene abbandonata e sostituita da altri elementi di leadership.

Fase 3 - Organizzare il workshop di avvio di Holacracy

Nel workshop di avvio, il concetto viene spiegato e presentato agli altri membri del team. In una seconda parte, ogni membro del team dovrebbe iniziare a scrivere i propri ruoli. 3 o 4 ore dovrebbero essere riservate al workshop di avvio.

Fase 4 - Elaborare ulteriormente e aggiustare i ruoli

Entro la prima riunione di governance, i ruoli dovrebbero essere completati e ulteriormente elaborati. All'inizio le riunioni di governance dovrebbero svolgersi ogni due settimane. I circoli (vedi sopra) devono definire i propri ruoli. Questa parte è quella che richiede più tempo. In un periodo di due mesi, è necessario pianificare circa 20 ore per persona. Durante questo periodo, i ruoli vengono abbandonati, aggiunti e modificati fino ad arrivare alla versione finale.

Estratto Olocrazia Marketing Ruoli RB
Un estratto del nostro documento sul rotolo Raidboxes . Utilizziamo Google Docs per la documentazione.

Suggerimento per la pratica:

Esiste uno strumento di olocrazia chiamato GlassFrog. Purtroppo non ci è piaciuta molto l'interfaccia utente dello strumento.... Poiché utilizziamo Google Docs in tutta l'azienda, abbiamo semplicemente creato un documento "Holocracy Roles". I nostri circa 50 ruoli diversi sono elencati lì. Google Docs ha anche il vantaggio che ogni membro del team può inserire modifiche al ruolo in modalità di suggerimento, che vengono poi discusse e approvate nella riunione mensile di governance.

Passo 5 - Sopportare ed elaborare le tensioni

Fondamentalmente, l'olocrazia è ora implementata. Se non fosse per l'abitudine e la natura umana. L'abitudine porta al fatto che i vecchi capi vogliono effettivamente continuare ad essere il capo e dare istruzioni o bloccare le decisioni. Al contrario, i nuovi capi (i singoli dipendenti) devono capire che essere un capo non significa solo libertà di decisione, ma anche responsabilità e, soprattutto, essere un modello per gli altri. Qui è importante che il discepolo dell'olocrazia riconosca tali sviluppi indesiderati e li affronti e risolva di conseguenza con ogni individuo e nel gruppo.

Per capire bene l'effetto dell'olocrazia, è utile fare riferimento al modello delle fasi di squadra di Tuckman. Qui ogni team passa attraverso le fasi di Forming, Storming, Norming e Performing. L'ultima fase dell'olocrazia è la fase di esecuzione.

Pronto: Team felici ad alte prestazioni

Come nel calcio, alla fine della stagione un 1° FC Kaiserslautern batte il grande FC Bayern e diventa campione di calcio tedesco. La squadra ha lavorato perfettamente, tutti sapevano cosa fare e alla fine hanno fatto la storia.

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