Holocrazia in azione: in 5 passi verso una squadra ad alte prestazioni

Johannes Benz Ultimo aggiornamento il 24.01.2020
6 Min.
Holocrazia in azione
Ultimo aggiornamento il 24.01.2020

Nel mio ultimo contributo a Holocrazia Vi ho descritto i motivi per cui noi, in qualità di fondatori, abbiamo deciso di affidarci a un concetto di gestione completamente diverso. Oggi vi mostrerò i primi passi di come potete introdurre facilmente l'Holocrazia nella vostra organizzazione. Per i promotori dell'olocrazia c'è il nostro Starter Kit.

Per cominciare, vi spiegherò brevemente cos'è l'olocrazia (chiamata anche holacracy) e quali vantaggi questo tipo di gestione può portare alla vostra organizzazione.

Holocrazia - Che cos'è?

L'Holocrazia è un sistema di gestione che distribuisce in modo trasparente la responsabilità all'interno dell'organizzazione e dà a ciascuno la possibilità di prendere le proprie decisioni nella propria area. Abolisce l'autorità diretta dall'alto verso il basso.

Holocrazia - Che cosa porta?

Nell'ultimo articolo sono entrato nel dettaglio dei benefici. Molto brevemente, Holocrazia

  •       una maggiore soddisfazione in azienda
  •       più libertà per il singolo dipendente
  •       più libertà per il capo
  •       migliore scalabilità dell'azienda
  •       una maggiore agilità in azienda
  •       maggiore produttività.
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Il nucleo della Holocrazia - Fate il vostro lavoro e adattatevi!

In parole povere, l'olocrazia consiste di due elementi centrali. Ruoli e riunioni mensili in cui i ruoli vengono adeguati.

Fate il vostro lavoro! - Ruoli come descrizione del lavoro

Probabilmente tutti li hanno visti ad un certo punto: Una descrizione del lavoro. Molte persone probabilmente lo vedono per la prima e ultima volta nel loro annuncio di lavoro. Con l'Holocrazia questo viene portato in vita. Come ruolo, diventa parte del lavoro quotidiano e punto di ancoraggio per la distribuzione dei compiti e delle responsabilità. Ogni persona di solito ha diversi ruoli. I ruoli sono costituiti dai seguenti elementi:

Scopo: Ogni ruolo ha uno scopo ben preciso.

Responsabilità: Questi sono i doveri di ogni ruolo. Riflettono anche le aspettative degli altri membri del team. Naturalmente anche quelle di un "ex" capo. Le responsabilità possono comprendere anche 15-20 punti.

Area di responsabilità: Questi sono i diritti di ogni ruolo. Qui, il ruolo è in carica e gli altri hanno il permesso di chiedere il permesso di agire nell'area di responsabilità del ruolo.

RAIDBOXES Ruolo finanziario 1
Esempio di una visualizzazione dei ruoli in forma abbreviata

I ruoli a loro volta possono essere combinati in reparti. Nell'olocrazia questi circoli sono chiamati Il cerchio più grande è la società stessa. Naturalmente, la società stessa persegue anche uno scopo prioritario, che dovrebbe essere registrato anche in termini concreti. Lo scopo RAIDBOXES è quello di dare più libertà ai creativi.

Regolare! - Riunioni mensili sulla governance

Poiché le descrizioni dei ruoli raccolte non sono altro che una costituzione aziendale, le riunioni per l'adeguamento dei ruoli sono chiamate "riunioni di governance". Gli incontri servono a trattare i conflitti minori e maggiori (tensioni) e a incorporarli nelle descrizioni dei ruoli. 

Ma non preoccupatevi per l'incontro extra! Con noi questi incontri attualmente durano tra i 30 e i 45 minuti. Le riunioni sono strettamente moderate. In ogni caso, il moderatore deve assicurarsi che venga seguita la procedura stabilita. Questo sarà spiegato nel nostro Starter Kit mostrato nella diapositiva 12 della presentazione iniziale.

Ogni ruolo può essere adattato, a condizione che ciò non danneggi l'azienda.

Questo dice quasi tutto. Naturalmente si possono ancora scrivere interi libri sull'olocrazia. Fortunatamente, altri lo hanno già fatto, come Brian J. Robertson, il fondatore del movimento Holocratico. Personalmente penso che il libro di Robertson "Holocrazia"è purtroppo un po' arido e non rende giustizia al sistema. Tuttavia, è una lettura obbligata per chi introduce il sistema in azienda.

Fallo e basta! - La via verso una maggiore libertà

Molto più emozionante che entrare in ogni dettaglio dell'Holocrazia è cominciare a provarla!

Test & Start al posto di Plan & Wait

Si tratta di una raccomandazione fondamentale per la gestione del cambiamento che si è dimostrata assolutamente vincente con noi. La procedura è la seguente: Decidere prima una fase di test invece di decidere l'implementazione finale. È importante non insistere strettamente su ogni dettaglio durante l'introduzione. Il concetto generale dovrebbe essere adattato alla rispettiva organizzazione. Tuttavia, i due punti superiori "documento di ruolo" e "riunione di governance" sono inevitabili e indispensabili.

La procedura raccomandata ha il vantaggio di essere effettivamente avviata invece di limitarsi a parlarne. Allo stesso tempo, porta quasi sempre il campione a diventare rapidamente qualcosa di costante quando si ottengono i primi successi. È più facile aggiungere ad un sistema funzionante che introdurre un sistema completamente.

Fase 1 - Identificazione dei discepoli di Holocrazia

Ci dovrebbe essere una persona che ha già lavorato con Job Descriptions in precedenza. Questa persona è anche il moderatore degli incontri e la persona di contatto per le domande. Questa persona dovrebbe avere un certo "potere" o influenza nell'organizzazione. In caso di dubbio, deve difendere il concetto di fronte ai dirigenti esistenti o avere l'autorità e stare di fronte agli altri dipendenti. Questa persona deve essere anche la persona di Robertson "Holocrazia"leggere e lavorare. L'esperienza della moderazione è un vantaggio.

Fase 2 - Prendere una decisione per l'olocrazia

E' imperativo che il team dei dirigenti senior prenda la decisione di utilizzare un test di olografia. A questo scopo il discepolo di Holocrazia deve preparare un briefing e spiegarne le conseguenze. La conseguenza più importante è che in certe situazioni l'autorità viene data e sostituita da altri elementi di leadership.

Fase 3 - Officina per il calcio d'inizio di Holocrazia

Nel workshop di avvio il concetto viene spiegato e avvicinato agli altri membri del team. In una seconda parte ogni membro del team dovrebbe iniziare a scrivere i propri ruoli. Per il workshop di avvio devono essere riservate da 3 a 4 ore. Potete scaricare qui il nostro starter kit. Come parte del Kit di avviamento Holocrazia riceverete le nostre diapositive di avvio come Powerpoint.

Fase 4 - Elaborare e adattare ulteriormente i ruoli

Al momento della prima riunione di governance, i ruoli dovrebbero essere completati e ulteriormente elaborati. Le riunioni di governance dovrebbero inizialmente tenersi ogni due settimane. I circoli (vedi sopra) dovrebbero svolgere da soli il loro ruolo. Questa parte è in realtà la più elaborata. Per un periodo di due mesi, probabilmente devono essere programmate 20 ore a persona. Durante questo periodo, i ruoli vengono abbandonati, aggiunti e modificati fino a quando non emerge una versione finale.

Per rendere l'inizio il più facile possibile per voi, abbiamo integrato il nostro Holocrazia Starter Kit un estratto del nostro documento sul gioco di ruolo nella vita reale. Così si ha una prima struttura di base e un'idea più chiara di come dovrebbe essere una cosa del genere.

Estrarre i ruoli di marketing di Holocrazia RB
Un estratto del nostro RAIDBOXES documento di ruolo. Per la documentazione utilizziamo Google Docs.

Un consiglio pratico:

Esiste uno strumento di olocrazia chiamato GlassFrog. Purtroppo l'interfaccia utente dello strumento non ci è piaciuta molto. Poiché utilizziamo Google Docs a livello aziendale, abbiamo semplicemente creato un documento "Holocracy Roles". Elenca i nostri circa 50 ruoli diversi. Google Docs ha anche il vantaggio che ogni membro del team può inserire cambiamenti di ruolo nella modalità proposta, che vengono poi discussi e approvati nella riunione mensile di governance.

È possibile scaricare un estratto del documento qui.

Fase 5 - Cuscinetto e tensione di lavorazione

In sostanza, l'olocrazia è ora attuata. Se non fosse per l'abitudine e la natura umana. L'abitudine porta al fatto che i vecchi capi vogliono effettivamente continuare ad essere capi e dare istruzioni o bloccare le decisioni. Al contrario, i nuovi capi (i singoli dipendenti) devono capire che essere capo non significa solo prendere decisioni libere, ma anche responsabilità e soprattutto essere un modello per gli altri. Qui è importante che il discepolo olocratico riconosca tali sviluppi indesiderati e li discuta e li risolva con ogni individuo e nel gruppo di conseguenza.

Pronti! - Felici Squadre ad alte prestazioni

Per comprendere correttamente l'effetto dell'olocrazia, aiuta a comprendere la  Modello di fase del team Tuckman da usare. Ogni squadra passa attraverso fasi di formazione, assalto, standardizzazione ed esecuzione. La fase finale della Holocrazia è la fase di esecuzione.

Come nel calcio, a fine stagione un 1° FC Kaiserslautern batte il grande FC Bayern e diventa campione di calcio tedesco. La squadra ha funzionato perfettamente, tutti sapevano cosa fare e alla fine avete fatto la storia.

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