Nel mio ultimo post sull'Holacracy, ti ho descritto i motivi per cui noi fondatori abbiamo deciso di concentrarci su un concetto di gestione completamente diverso. Oggi ti mostrerò i primi passi per introdurre facilmente l'Holacracy nella tua organizzazione. Per cominciare, ti spiegherò brevemente cos'è l'Holacracy e quali vantaggi può portare questo tipo di gestione alla tua organizzazione.
Olocrazia - Che cos'è?
L'Olocrazia è un sistema di gestione che distribuisce le responsabilità in modo trasparente all'interno dell'organizzazione e dà a tutti i membri l'opportunità di prendere decisioni autonome nel proprio settore. Abolisce l'autorità diretta dall'alto verso il basso.
Olocrazia - A cosa serve?
Sono andato in dettaglio sui benefici nell'ultimo articolo. Molto brevemente, l'olacrazia porta
- Un livello più alto di soddisfazione in azienda
- Più libertà per i dipendenti
- Più libertà per il capo
- Migliore scalabilità dell'azienda
- Maggiore agilità in azienda
- Una maggiore produttività.
Il cuore dell'olocrazia: fare il proprio lavoro e adattarsi!
In termini un po' semplificati, l'olocrazia consiste in due elementi centrali. Ruoli e riunioni mensili in cui i ruoli vengono regolati.
Fai il tuo lavoro! - Ruoli come descrizione del lavoro
Probabilmente tutti li hanno visti prima o poi: Una descrizione del lavoro. Molti probabilmente lo vedono per la prima e ultima volta nell'annuncio di lavoro. Con Holacracy, prende vita. Diventa parte del lavoro quotidiano come un ruolo e un punto di ancoraggio per la distribuzione dei compiti e la responsabilità. Ogni persona di solito ha più ruoli. I ruoli consistono nei seguenti elementi:
Scopo: ogni ruolo ha uno scopo ben preciso.
Responsabilità: Sono i compiti di ciascun ruolo. Riflettono anche le aspettative degli altri membri del team. Ovviamente, anche quelle di un "ex" capo. Le responsabilità possono comprendere dai 15 ai 20 punti.
Area di responsabilità: sono i diritti di ogni ruolo. Qui il ruolo è responsabile e gli altri devono chiedere il suo permesso per le azioni che rientrano nell'area di responsabilità del ruolo.
Esempio di rappresentazione del ruolo in forma breve
Ruolo Finanze
Compito/scopo: Garantire la liquidità dell'azienda
Responsabilità / risultati attesi dagli altri: Completare i bilanci annuali entro la fine di marzo
Autorità / area di responsabilità: Bilanci finanziari. Per le spese al di fuori dei budget stabiliti, è necessario chiedere al ruolo di Finanza.
I ruoli, a loro volta, possono essere raggruppati in dipartimenti. Nell'olocrazia, questi sono chiamati circoli. Il cerchio più grande è l'azienda stessa. Naturalmente, anche l'azienda stessa persegue uno scopo generale, che deve essere descritto in termini concreti. All'indirizzo Raidboxes , l'obiettivo è dare più libertà ai creativi.
Regolare! - Riunioni mensili di governance
Poiché le descrizioni dei ruoli raccolte non sono altro che una costituzione aziendale, le riunioni per regolare i ruoli sono chiamate "riunioni di governance". Queste riunioni servono a risolvere i conflitti (tensioni) minori e maggiori e a incorporarli nelle descrizioni dei ruoli.
Ma non preoccuparti dell'incontro extra! Attualmente le nostre riunioni durano tra i 30 e i 45 minuti. Le riunioni sono strettamente moderate. In ogni caso, il moderatore deve assicurarsi che venga seguita la procedura stabilita.
Qualsiasi ruolo può essere personalizzato, purché non danneggi l'azienda.
Questo dice quasi tutto. Naturalmente si potrebbero scrivere interi libri sull'olocausto. Fortunatamente, altri lo hanno già fatto, come Brian J. Robertson, il fondatore del movimento dell'olacrazia. Personalmente, ritengo che il libro di Robertson"Holacracy" sia purtroppo un po' asciutto e non renda giustizia al sistema. Tuttavia, è una lettura obbligata per chi introduce il sistema in azienda.
"*" indica i campi obbligatori
Fallo e basta! - La via verso una maggiore libertà
Molto più eccitante che entrare nei dettagli dell'holacracy è iniziare a provarla!
Prova e inizia invece di pianificare e aspettare
Si tratta di una raccomandazione di base per la gestione del cambiamento che per noi si è rivelata assolutamente vincente. La procedura è la seguente: Per prima cosa decidi una fase di test invece di una presentazione finale. È importante non insistere su ogni dettaglio durante l'introduzione. Il concetto generale deve essere adattato alla rispettiva organizzazione. Tuttavia, i due punti superiori "documento di ruolo" e "riunione di governance" sono inevitabili e indispensabili.
La procedura consigliata ha il vantaggio di essere effettivamente avviata, anziché solo discussa. Allo stesso tempo, quasi sempre il processo si trasforma rapidamente in qualcosa di costante quando si ottengono i primi successi. È più facile integrare un sistema che funziona piuttosto che introdurlo completamente.
Passo 1 - Determinare i discepoli di Holocracy
Dovrebbe esserci una persona che ha già lavorato con le descrizioni delle mansioni. Questa persona è anche un moderatore delle riunioni e una persona di riferimento per le domande. Questa persona deve avere un certo "potere" o influenza nell'organizzazione. In caso di dubbio, deve difendere il concetto con i manager esistenti o avere l'autorità di presentarsi di fronte agli altri dipendenti. È inoltre indispensabile che questa persona legga e lavori su"Holacracy"di Robertson. L'esperienza di facilitazione costituisce un vantaggio.
Passo 2 - Prendere una decisione per l'olocrazia
È indispensabile che il gruppo dirigente prenda la decisione di effettuare il test di olocrazia. Per questo, il discepolo dell'olocrazia deve preparare un briefing e spiegare le conseguenze. La conseguenza più importante è che in alcune situazioni l'autorità di impartire direttive viene abbandonata e sostituita da altri elementi della leadership.
Fase 3 - Organizzare un seminario di avvio di Holacracy
Nel workshop di avvio, il concetto viene spiegato e presentato agli altri membri del team. In una seconda parte, ogni membro del team deve iniziare a scrivere i propri ruoli. Al workshop di avvio dovrebbero essere riservate dalle 3 alle 4 ore.
Fase 4 - Elaborare ulteriormente e aggiustare i ruoli
I ruoli dovrebbero essere completati e ulteriormente elaborati entro la prima riunione di governance. All'inizio le riunioni di governance dovrebbero svolgersi ogni due settimane. I circoli dovrebbero elaborare i propri ruoli da soli. Questa parte è quella che richiede più tempo. In un periodo di due mesi, è necessario pianificare circa 20 ore per persona. Durante questo periodo, i ruoli vengono eliminati, aggiunti e modificati finché non emerge una versione finale.
Suggerimento pratico
Esiste uno strumento di olocrazia chiamato GlassFrog. Purtroppo non ci è piaciuta molto l'interfaccia utente di questo strumento. Dal momento che utilizziamo Google Docs in tutta l'azienda, abbiamo semplicemente creato un documento "Holocracy Roles". I nostri circa 50 ruoli diversi sono elencati lì. Google Docs ha anche il vantaggio che ogni membro del team può inserire modifiche ai ruoli nella modalità di suggerimento, che vengono poi discusse e approvate durante la riunione mensile di governance.
Passo 5 - Sopportare ed elaborare le tensioni
In linea di principio, l'olocrazia è stata implementata. Se non fosse per l'abitudine e la natura umana. L'abitudine porta i vecchi leader a voler continuare a fare i leader e a dare istruzioni o bloccare le decisioni. Al contrario, i nuovi leader (i singoli dipendenti) devono capire che essere un leader non significa solo libertà decisionale, ma anche responsabilità e, soprattutto, essere un modello per gli altri. In questo caso è importante che il discepolo dell'olocrazia riconosca questi sviluppi indesiderati e li affronti e risolva di conseguenza con ogni singolo individuo e nel gruppo.
Per capire bene l'effetto dell'olocrazia, è utile fare riferimento al modello delle fasi del team di Tuckman. Qui ogni team passa attraverso le fasi di Forming, Storming, Norming e Performing. L'ultima fase dell'olocrazia è la fase di esecuzione.
Fatto: team felici e performanti
Come nel calcio, alla fine della stagione un 1° FC Kaiserslautern batte il grande FC Bayern e diventa campione di calcio tedesco. La squadra ha lavorato perfettamente, tutti sapevano cosa fare e alla fine hanno fatto la storia.
