Fare di più con meno stress: questi strumenti rendono la vita facile ai professionisti di WP

Leefke Krönke Ultimo aggiornamento 23.01.2020
7 Min.
Strumenti

Dagli imprenditori alle agenzie esperte, sempre più persone adottano strumenti di gestione pratica. Tuttavia, coloro che sono fortemente motivati a iscriversi a decine di strumenti non diventano automaticamente più produttivi come risultato. Lea di elsch&fink, un'agenzia di WordPress di Münster, offre uno sguardo alla sua vita quotidiana e rivela quali strumenti aiutano a mantenere il business perfettamente sotto controllo.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack , Zenkit e Co.: Queste non sono né band underground né Pokémon, ma app e strumenti di gestione che dovrebbero semplificarci la vita.

L'organizzazione e la gestione sono importanti nei progetti web di qualsiasi dimensione. Ma gli strumenti da soli non possono fare miracoli. Perché solo chi si occupa ampiamente di un nuovo strumento e lo integra nel flusso di lavoro naturale può usarlo con profitto, risparmiando tempo e producendo.

Ecco perché oggi vi darò un'idea della nostra vita quotidiana in agenzia a elsch&fink e dirvi quali strumenti usiamo per ...

  • ...ispirazione e input
  • ...comunicazione interna
  • ...la nostra gestione del progetto

... in modo efficiente e sensato.

1. raccogliere nuove idee e identificare le tendenze

Mani che disegnano una mappa mentale su un pezzo di carta con penne colorate.

Se progettate siti web che sembrano creati nel 1998, i clienti se ne andranno in massa. I designer e gli sviluppatori di concetti devono creare i loro progetti con il dito sul polso del tempo, riconoscere le tendenze e allo stesso tempo distinguersi dalla folla. Soprattutto le persone dell'industria digitale vivono di input costanti per sviluppare idee insolite e nuove.

Ma anche se siete responsabili della tecnologia, della programmazione o dell'usabilità, dovreste essere al corrente degli ultimi aggiornamenti di sicurezza, delle superfici di attacco appena scoperte di WordPress o degli ultimi risultati della ricerca sugli utenti.

Uno strumento semplice ed enormemente pratico per raccogliere articoli interessanti è Feedly. Anche nella versione gratuita, è possibile seguire fino a 100 pubblicazioni e blog e creare feed di notizie specifiche per argomento. In questo modo, avrete sempre tutti i contenuti delle vostre fonti preferite in bundle e consegnati in tempo reale.

La linea di fondo è: se fai bene il tuo lavoro e rimani sulla palla, ti troverai di fronte a tonnellate di contenuti ogni giorno. Ma dove tenete quello che trovate particolarmente utile?

Gestisci il sovraccarico di informazioni con le app per le note

Per molti imprenditori e professionisti del web, le app per prendere appunti come Evernote o OneNote hanno dimostrato il loro valore. Con questi pratici strumenti, è possibile organizzare e modificare direttamente le idee, le note e i contenuti che si incontrano nelle newsletter, nei feed e simili. Sincronizzando tra tutti i tuoi dispositivi, puoi anche catturare idee spontanee e contatti in un posto centrale mentre sei in movimento.

Per condividere contenuti interessanti in grandi gruppi o con colleghi specifici, usiamo il nostro strumento di comunicazione interna all'agenzia, di cui parlerò tra un momento.

Fondamentalmente, non importa se catturi le tue scoperte e idee in un'app, nei segnalibri del tuo browser o in un buon vecchio quaderno.

L'importante è che tu non solo tenga la conoscenza appena acquisita, ma che la elabori e la trasferisca al tuo business.

Perché se si perde la barca sulle tendenze e gli sviluppi attuali, si potrebbe finire per appendere il tuo business molto presto.

2. risparmiare tempo e nervi con una comunicazione efficiente

Una cassetta della posta piena di giornali.

Soprattutto nel business digitale, è importante essere in grado di comunicare in modo rapido, flessibile e affidabile con il proprio team e i propri clienti. In molti casi, l'email non può più fare questo.

Tutti conosciamo il problema delle caselle di posta completamente stracolme in cui le mail importanti si perdono irrimediabilmente tra spam, newsletter e circolari della lista di distribuzione interna.

La soluzione: uno strumento di chat per la comunicazione interna. Specialmente per brevi richieste, cambiamenti spontanei o informazioni per team specifici, uno strumento di comunicazione offre un enorme valore aggiunto.

Canali di comunicazione brevi e veloci grazie a Slack

Nell'agenzia usiamo per la comunicazione interna esclusivamente lo strumento di messaggistica Slack . Anche nel WordPress comunità tutti gli accordi, le riunioni e i progetti sono gestiti completamente tramite Slack . Allo stesso modo, il messaggero si è già dimostrato con grandi aziende, agenzie e freelancer provato.

I vantaggi di Slack in sintesi:

  • La casella di posta rimane libera per le e-mail importanti dei clienti e dei partner di cooperazione.
  • Tutti i messaggi sono documentati a livello centrale. Per esempio, abbiamo preso l'abitudine di pubblicare brevi verbali dopo le riunioni sul corrispondente canale Slack .
  • In modo ottimale, attraverso canali di chat specifici per argomento, tutti ricevono solo messaggi rilevanti e sono meno distratti dal lavoro.
  • Video sciocchi, GIF e altro sono raggruppati in un solo posto: il "Leisure Channel".

Anche uno strumento di chat ha delle insidie per la produttività

Con un messaggero come Slack , un team può essere veloce e flessibile solo quanto lo permette il membro più lento del team. Per questo motivo, l'introduzione di un nuovo strumento dovrebbe essere ben pianificata e concordata con tutto il team.

Trovare il numero ottimale di canali Slack è un'altra sfida. Se ci sono troppi canali, c'è il rischio che molte cose vengano discusse due volte e che la comunicazione non sia molto più efficiente che con le e-mail. Troppi pochi canali, d'altra parte, vi porteranno ad essere distratti da molti messaggi che non sono rilevanti per voi.

Per evitare questi errori, l'intera struttura di comunicazione dovrebbe essere valutata e regolata regolarmente.

3. come domiamo la bestia della gestione dei progetti con solo due strumenti

Un sacco di post-it su una lavagna bianca.

Potremmo riempire interi libri per cercare di gestire la nostra gestione dei progetti come un'agenzia in fase di avvio. La gestione dei progetti è estremamente ampia e costituisce un campo di competenza a sé stante.

Lo scopo di uno strumento di gestione dei progetti è sempre quello di centralizzare la pianificazione e l'organizzazione dei compiti.

Affinché la squadra lavori in modo efficiente, ogni membro ha bisogno della visione d'insieme: a che punto è il progetto? Cosa bisogna fare e chi è responsabile? Siamo ancora nel budget? Specialmente per progetti con diverse pagine WordPress , raggiungerete rapidamente i vostri limiti senza uno strumento.

Non troverai lo strumento perfetto da un giorno all'altro

Oltre a strumenti completi e molto complessi come Redbooth e Basecamp ci sono anche alternative più magre sul mercato, tra cui Trello, Hygger e simili. Questi, in particolare, sono ottimi se non volete pasticciare con funzioni complesse o evitare una ripida curva di apprendimento.

Per i requisiti molto elementari, uno strumento che permette la definizione dei compiti, la fissazione delle scadenze e l'assegnazione delle persone responsabili, per esempio sotto forma di liste di controllo, è solitamente sufficiente. Inoltre, tutti i membri del team dovrebbero essere in grado di accedervi localmente e mobile contemporaneamente.

Abbiamo iniziato con il sistema di note analogiche, ci siamo persi nel caos, abbiamo provato vari strumenti (Jira troppo complicato, Asana troppo semplice in quel momento, Basecamp in qualche modo non è la nostra cosa, ActiveCollab buono, ma non abbastanza buono) e alla fine si sono stabiliti su una combinazione di Trello e Moco è finito.

Moco aiuta con l'acquisizione, il monitoraggio del tempo e la fatturazione

Usiamo Moco come...

  • ... sistema molto semplice per CRM per memorizzare gli indirizzi e collegarli ai progetti.
  • ... strumento di acquisizione per creare e gestire offerte. In questo modo teniamo traccia del progresso dei nostri processi di acquisizione.
  • ... strumento di monitoraggio per i nostri progetti: Questo ci permette di tenere sempre d'occhio il budget dei singoli progetti.

L'uso di Moco è relativamente autoesplicativo e richiede poca formazione. Con Trello, tuttavia, è un po' diverso.

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Trello aiuta nella gestione dei compiti

Trello è fondamentalmente uno strumento per liste di cose da fare, la cui struttura è come una collezione di grandi bacheche: ogni bacheca (chiamata "board" in Trello) è un progetto. Su di esso sono appese liste con schede individuali. Su ogni carta c'è un compito a cui puoi assegnare una scadenza e un membro del team.

Il segreto di Trello: il principio Kanban

Proprio come Hygger, Trello è basato sul sistema Kanban, che ha avuto origine in Giappone. "Kanban" significa qualcosa come "scudo, carta". Lo scopo di tutto ciò è mantenere i processi il più possibile snelli, agili e veloci.

L'idea alla base è abbastanza semplice:

  1. Mappe: Un progetto è suddiviso in compiti. Viene creata una mappa per ogni singolo compito.
  2. Liste: Le liste sono create sulla scheda del progetto, di solito chiamate "To Do", "In Progress" e "Done". Il sistema può naturalmente essere integrato, per esempio con una lista "In attesa di feedback".
  3. Modifica diLe squadre e gli impiegati ora trascinano indipendentemente le carte da "Da fare", le spostano su "In corso" e dopo il completamento del pacchetto di lavoro su "Fatto".

Questo modo di lavorare significa che tutte le persone coinvolte hanno sempre una visione d'insieme dello stato attuale di un progetto. L'alto livello di responsabilità personale mantiene anche i membri del team motivati.

Per evitare la congestione del processo, ognuno può lavorare solo su un numero limitato di compiti. Quando i colli di bottiglia diventano evidenti, è necessaria una ristrutturazione flessibile. Riunioni regolari sullo stato di avanzamento supportano la comunicazione all'interno del team.

Trello è adatto anche senza Kanban

Il sistema Kanban è particolarmente adatto ai progetti più piccoli. Quando creiamo siti web WordPress grandi e complessi, una singola scheda non è sufficiente per noi. Qui sarebbero necessarie così tante schede diverse che i singoli team non avrebbero più una visione d'insieme. E se avessimo una scheda separata per ogni squadra, nessuno sarebbe in grado di tenere traccia dell'intero progetto.

Infatti, questo è il motivo per cui non usiamo Trello secondo il principio Kanban, ma creiamo invece liste per area di lavoro, per esempio design, architettura dell'informazione, testo, tecnologia e gestione del progetto. Ci scambiamo ciò su cui si sta lavorando in riunioni regolari.

Non importa come si finisce per usare Trello: Concorda con la tua squadra un modo coerente di usarlo. Se un collega in un progetto crea delle liste secondo il sistema Kanban e l'altro incrocia i compiti specifici dell'argomento, nessuno viene aiutato. Trello ha un valore aggiunto solo se tutti seguono lo stesso sistema.

Conclusione: l'applicazione giusta è fondamentale

Quello che non dovresti fare ora è correre a iscriverti a Moco, Trello, Slack solo perché hai letto questo. Tali strumenti sono utili solo se li si usa saggiamente. Significato: uno strumento deve aiutarvi a risparmiare tempo o a migliorare significativamente un processo per rendere il suo uso utile.

Alcune cose, come l'uso di uno strumento di chat interno, funzionano in modo relativamente univoco. Altri strumenti richiedono che l'utente conosca i processi e i metodi rilevanti in background. Bisogna sempre soppesare questo sforzo rispetto al beneficio. Hai altri consigli per l'uso di strumenti di gestione, come Trello e simili? Aspetto con ansia i vostri commenti!

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