Dagli imprenditori alle agenzie specializzate, sempre più persone utilizzano strumenti di gestione pratici. Tuttavia, chi è molto motivato a iscriversi a decine di strumenti non diventa automaticamente più produttivo. Lea di elsch&fink, un'agenzia WordPress di Münster, ci offre uno spaccato della sua vita quotidiana e ci rivela quali sono gli strumenti che ci aiutano a tenere perfettamente sotto controllo l'attività.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack, Zenkit e così via: non si tratta né di gruppi musicali underground né di Pokémon, ma di app e strumenti di gestione progettati per semplificarci la vita.

L'organizzazione e la gestione sono importanti nei progetti web di qualsiasi dimensione. Ma gli strumenti da soli non possono fare miracoli. Infatti, solo chi ha a che fare con un nuovo strumento e lo integra nel flusso di lavoro naturale può utilizzarlo con profitto, risparmio di tempo e produttività.

Ecco perché oggi voglio dare un'occhiata alla nostra vita quotidiana in agenzia. elsch&fink e ti spieghiamo quali strumenti utilizziamo e come li utilizziamo per ...

• ...ispirazione e suggerimenti
• ...comunicazione interna
• ...la nostra gestione del progetto

... in modo efficiente e sensato.

1. raccogliere nuove idee e identificare le tendenze

Se progetti siti web che sembrano creati nel 1998, i clienti se ne andranno in massa. I designer e gli sviluppatori di concept devono creare i loro progetti con il polso del tempo, riconoscere le tendenze e allo stesso tempo distinguersi dalla massa. Soprattutto le persone che lavorano nel settore digitale vivono di stimoli costanti per sviluppare idee nuove e insolite.

Ma anche se sei responsabile della tecnologia, della programmazione o dell'usabilità, dovresti essere a conoscenza degli ultimi aggiornamenti di sicurezza, delle superfici di attacco di WordPress appena scoperte o degli ultimi risultati delle ricerche sugli utenti.

Uno strumento semplice e molto pratico per raccogliere articoli interessanti è Feedly. Anche nella versione gratuita, puoi seguire fino a 100 pubblicazioni e blog e creare feed di notizie specifici per ogni argomento. In questo modo, avrai sempre tutti i contenuti delle tue fonti preferite raggruppati insieme e consegnati in tempo reale.

Il punto è che se fai bene il tuo lavoro e stai al passo con i tempi, ti troverai di fronte a tonnellate di contenuti ogni giorno. Ma dove conservi ciò che ti è particolarmente utile?

Tieni sotto controllo il sovraccarico di informazioni con le app per appunti

Per molti imprenditori e professionisti del web, le app per prendere appunti come Evernote o OneNote hanno dimostrato la loro validità. Grazie a questi pratici strumenti, puoi organizzare e modificare direttamente le idee, gli appunti e i contenuti che trovi nelle newsletter, nei feed e simili. Grazie alla sincronizzazione tra tutti i tuoi dispositivi, puoi anche catturare idee e contatti spontanei in un unico posto centrale mentre sei in viaggio.

Per condividere contenuti interessanti in gruppi numerosi o con colleghi specifici, utilizziamo il nostro strumento di comunicazione interna all'agenzia, di cui parlerò tra poco.

In pratica, non importa che tu registri le tue scoperte e le tue idee in un'app, nei segnalibri del tuo browser o in un buon vecchio quaderno.

L'importante è che tu non solo tenga conto delle nuove intuizioni, ma che le elabori e le trasferisca alla tua attività.

Perché se non sei al passo con le tendenze e gli sviluppi del momento, puoi anche chiudere la tua attività in fretta e furia.

2. risparmiare tempo e nervi con una comunicazione efficiente

Soprattutto nel business digitale, è importante poter comunicare in modo rapido, flessibile e affidabile con il tuo team e i tuoi clienti. In molti casi, l'e-mail non è più in grado di farlo.

Conosciamo tutti il problema delle caselle di posta completamente stracolme, in cui le mail importanti si perdono irrimediabilmente tra lo spam, le newsletter e le circolari della lista di distribuzione interna.

La soluzione: uno strumento di chat per la comunicazione interna. Soprattutto per richieste brevi, cambiamenti spontanei o informazioni per team specifici, uno strumento di comunicazione offre un enorme valore aggiunto.

Canali di comunicazione brevi e veloci grazie a Slack

In agenzia utilizziamo lo strumento di messaggistica Slack esclusivamente per la comunicazione interna. Slack. Anche nel La comunità di WordPress tutti gli accordi, le riunioni e i progetti sono gestiti interamente tramite Slack. Il messaggero si è già affermato anche in grandi aziende, agenzie e liberi professionisti provata.

I vantaggi di Slack in sintesi:

• La casella di posta rimane libera per le e-mail importanti dei clienti e dei partner di cooperazione.
• Tutti i messaggi sono documentati a livello centrale. Ad esempio, abbiamo preso l'abitudine di pubblicare brevi verbali dopo le riunioni nel canale Slack corrispondente.
• Grazie ai canali di chat specifici per ogni argomento, tutti ricevono in modo ottimale solo i messaggi pertinenti e si distraggono meno dal lavoro.
• Video sciocchi, GIF e simili sono riuniti in un unico posto: il "Canale del tempo libero".

Anche uno strumento di chat ha delle insidie per la produttività

Con un messenger come Slack, un team può essere veloce e flessibile solo quanto lo permette il membro più lento del team. Per questo motivo, l'introduzione di un nuovo strumento deve essere ben pianificata e concordata con tutto il team.

Trovare il numero ottimale di canali Slack è un'altra sfida. Se ci sono troppi canali, c'è il rischio che molte cose vengano discusse due volte e la comunicazione non sarà molto più efficiente che con le e-mail. Troppi pochi canali, invece, ti porteranno a essere distratto da molti messaggi che non sono rilevanti per te.

Per evitare questi errori, l'intera struttura di comunicazione deve essere valutata e adattata regolarmente.

3. come domare la bestia della gestione dei progetti con due soli strumenti

Potremmo riempire interi libri sul tentativo di gestire i nostri progetti come agenzia in fase di avviamento. La gestione dei progetti è estremamente vasta e costituisce un campo di competenza a sé stante.

Lo scopo di uno strumento di gestione dei progetti è sempre quello di centralizzare la pianificazione e l'organizzazione dei compiti.

Affinché il team lavori in modo efficiente, ogni membro deve avere una visione d'insieme: a che punto è il progetto? Cosa bisogna fare e chi è responsabile? Siamo ancora in linea con il budget? Soprattutto per progetti con diversi siti WordPress, raggiungerai rapidamente i tuoi limiti senza uno strumento.

Non troverai lo strumento perfetto da un giorno all'altro

Oltre a strumenti completi e altamente complessi come Redbooth e Basecamp esistono anche alternative più snelle sul mercato, come ad esempio Trello, Hygger e simili. Questi sono particolarmente adatti se non vuoi lottare con funzioni complesse o evitare una curva di apprendimento ripida.

Per i requisiti più elementari, di solito è sufficiente uno strumento che permetta di definire i compiti, fissare le scadenze e assegnare i responsabili, ad esempio sotto forma di liste di controllo. Inoltre, tutti i membri del team devono essere in grado di accedervi in locale e in mobilità.

Abbiamo iniziato con il sistema di note analogiche, ci siamo persi nel caos, abbiamo testato vari strumenti (Jira troppo complicato, Asana troppo semplice all'epoca, Basecamp in qualche modo non faceva per noi, ActiveCollab buono, ma non abbastanza) e alla fine ci siamo accordati su una combinazione di Trello e Moco è finita.

Moco aiuta nell'acquisizione, nel tracciamento del tempo e nella fatturazione

Utilizziamo Moco come...

• ... un sistema molto semplice per il CRM per memorizzare gli indirizzi e collegarli ai progetti.
• ... strumento di acquisizione per creare e gestire le offerte. Questo ci permette di tenere traccia dei progressi dei nostri processi di acquisizione.
• ... strumento di monitoraggio per i nostri progetti: Questo ci permette di tenere sempre sotto controllo il budget dei singoli progetti.

L'utilizzo di Moco è relativamente semplice e richiede una formazione minima. Con Trello, invece, è un po' diverso.

Trello aiuta a gestire le attività

Trello è fondamentalmente uno strumento per le liste di cose da fare, la cui struttura è come una raccolta di grandi bacheche: ogni bacheca (chiamata "board" in Trello) è un progetto. Gli elenchi con le singole carte sono appesi. Su ogni scheda c'è un compito per il quale puoi fissare una scadenza e assegnarlo a un membro del team.

Il segreto di Trello: il principio Kanban

Proprio come Hygger, Trello si basa sul sistema Kanban, nato in Giappone. "Kanban" significa qualcosa come "scudo, scheda". Lo scopo di tutto ciò è quello di mantenere i processi il più possibile snelli, agili e veloci.

L'idea alla base è piuttosto semplice:

1. Mappe: Un progetto è suddiviso in attività. Viene creata una mappa per ogni singola attività.
2. Elenchi: Sulla lavagna del progetto vengono creati degli elenchi, solitamente chiamati "Da fare", "In corso" e "Fatto". Il sistema può ovviamente essere integrato, ad esempio con un elenco "In attesa di feedback".
3. EditingI team e i membri dello staff possono ora estrarre in modo indipendente le schede da "Da fare", spostarle in "In corso" e, dopo il completamento del pacchetto di lavoro, in "Fatto".

Questo modo di lavorare significa che tutti i soggetti coinvolti hanno sempre una visione d'insieme dello stato attuale di un progetto. L'alto livello di responsabilità personale mantiene inoltre i membri del team motivati.

Per evitare la congestione del processo, tutti possono lavorare solo su un numero limitato di compiti. Quando i colli di bottiglia diventano evidenti, è necessaria una ristrutturazione flessibile. Riunioni periodiche sullo stato di avanzamento dei lavori supportano la comunicazione all'interno del team.

Trello va bene anche senza Kanban

Il sistema Kanban è particolarmente adatto per i progetti più piccoli. Quando creiamo siti web WordPress grandi e complessi, una sola scheda non ci basta. Sarebbero necessarie così tante schede diverse che i singoli team non avrebbero più una visione d'insieme. E se avessimo una scheda separata per ogni team, nessuno sarebbe in grado di tenere d'occhio il progetto nel suo complesso.

Infatti, è per questo che non usiamo Trello secondo il principio Kanban, ma creiamo liste per aree di lavoro, ad esempio design, architettura dell'informazione, testi, tecnologia e gestione del progetto. Ci scambiamo i lavori in corso durante le riunioni periodiche.

Non importa in che modo utilizzerai Trello: Concorda con il tuo team un modo coerente di utilizzarlo. Se un collega in un progetto crea elenchi secondo il sistema Kanban e l'altro fa un cross-pin di compiti specifici per argomento, nessuno viene aiutato. Trello ha un valore aggiunto solo se tutti seguono lo stesso sistema.

Conclusione: l'applicazione giusta è fondamentale

Quello che non devi fare ora è correre a iscriverti a Moco, Trello, Slack solo perché hai letto questo. Questi strumenti sono utili solo se li usi con criterio. In altre parole, uno strumento deve aiutarti a risparmiare tempo o a migliorare significativamente un processo perché il suo utilizzo sia utile.

Alcune cose, come l'utilizzo di uno strumento di chat interno, funzionano in modo relativamente chiaro. Altri strumenti richiedono all'utente la conoscenza di processi e metodi di base. Devi sempre soppesare questo sforzo rispetto ai benefici. Hai qualche consiglio sull'uso di strumenti di gestione come Trello e simili? Attendo con ansia i tuoi commenti!