L'agenda perfetta per il tuo prossimo workshop online

Oliver Wüntsch  Ultimo aggiornamento 16.08.2021
8 Min.
L'agenda perfetta del workshop
Ultimo aggiornamento 16.08.2021

Vuoi progettare workshop online che non siano solo informativi, ma creativi e coinvolgenti? Vuoi che la tua riunione a distanza abbia un valore aggiunto e sia divertente? Qui imparerete come condurre riunioni in piccoli circoli così come eventi con grandi gruppi in modo tale che tutti i partecipanti siano entusiasti.

Non c'è niente di peggio di un workshop online mal pianificato. Per mantenere alta la motivazione dei partecipanti, avete bisogno di un'agenda del workshop ben studiata e dinamica. I metodi per un workshop a distanza sono paragonabili a un workshop in loco. Solo l'esecuzione deve essere adattata agli strumenti digitali. Allo stesso tempo, i workshop online sono molto diversi dai tradizionali eventi in loco per diversi aspetti. Pertanto, prendetevi abbastanza tempo per familiarizzare sia con il contenuto che con le tecniche che volete usare per trasmetterlo.

Per rendere la tua prossima riunione online un successo, ti darò strategie e strumenti per pianificare la perfetta agenda online. Ci sono vari metodi per progettare e condurre in modo creativo laboratori digitali.

Cosa imparerai in questo post:

  1. Gli elementi giusti per il tuo workshop online
  2. Stabilire e comunicare accordi di lavoro
  3. Progettazione del riscaldamento e della messa in rete dei partecipanti
  4. La giusta introduzione all'argomento
  5. Presentazione divertente della sua conferenza
  6. Promuovere la cooperazione tra i partecipanti 
  7. Suggerimenti per più energia e interazione
  8. Moderazione finale

Un'agenda dinamica - l'essenza e la fine del tuo workshop online

Un'agenda dinamica è ancora più importante online che offline. L'agenda online deve soddisfare requisiti molto speciali - proprio perché l'attenzione dei partecipanti è più difficile da mantenere nello spazio digitale. 

Quindi, come si fa ad avere un meeting online di successo che sia produttivo e divertente, e che stimoli anche la collaborazione tra i partecipanti? La risposta è una varietà di metodi. L'agenda del tuo workshop online beneficia di un mix di conferenze, discussioni, sessioni di domande e risposte ed esercizi.

Mantenere le fasi di ingresso brevi. Non importa se il vostro workshop online dura due ore o due giorni, il tempo puro di presentazione non dovrebbe superare i 15 minuti alla volta. Questo è seguito da un compito o da un lavoro di gruppo che chiede ai partecipanti di diventare attivi. 

La probabilità che la vostra riunione sia ben accolta aumenta quanto più fasi di gruppo programmate. Questi possono essere organizzati molto bene con dei breakout. Durante queste sessioni, i partecipanti hanno l'opportunità di parlare tra loro in piccoli gruppi - non solo a livello tecnico, ma forse anche a livello personale. Si può essere sicuri: Questo è molto probabile che aumenti l'impegno individuale. 

Con la lunghezza del workshop online, aumenta anche la necessità di esercizi variati, fasi di gruppo e turni di discussione emozionanti. Preparate un numero corrispondente di compiti che richiedano ai partecipanti di partecipare attivamente, individualmente o in gruppo.

È molto importante fare delle pause. È qui che i workshop online differiscono fondamentalmente dagli eventi faccia a faccia. Ogni 60 minuti, si dovrebbe fare una pausa di almeno dieci minuti, in modo che tutti i partecipanti possano riprendere fiato e avere il tempo per i bisogni primari. Se il workshop online si estende per un giorno intero o anche di più, dovreste pianificare più pause. 

Gli elementi giusti per il tuo workshop online

I metodi per un workshop remoto non sono molto diversi da quelli di un workshop online che si svolge in loco. Fondamentalmente, ci sono cinque elementi che si possono usare per tutti i tipi di eventi. Nel caso di un workshop online, solo l'implementazione deve essere adattata agli strumenti digitali disponibili. 

Fondamentalmente, più varietà c'è, più interessante (ed efficace) è il workshop online. Nel contesto di un evento online, ognuno degli elementi qui elencati dovrebbe quindi durare non più di 15 minuti:

  • Conferenze per il trasferimento delle conoscenze (idealmente all'inizio o come elemento centrale del workshop online) 
  • Discussioni in piccoli gruppi: Scambio su un argomento o una domanda specifica 
  • Esercizi: Sviluppo e presentazione di contenuti concreti da parte dei partecipanti.
  • Valutazioni: Discussione di uno scenario o caso di studio da parte dei partecipanti.
  • Domande e risposte (in grandi gruppi, in piccoli gruppi o nel lavoro individuale)

Stabilire e comunicare accordi di lavoro

I tuoi partecipanti non hanno ancora familiarità con il servizio di videochiamata che usi? Allora dovreste familiarizzare con le funzioni tecniche più importanti all'inizio della vostra riunione. Inoltre, comunicare le regole del gioco e le regole di comportamento che devono essere osservate durante la riunione.

Questo include informazioni importanti come gli orari delle riunioni e l'organizzazione delle pause o le vostre aspettative riguardo alla partecipazione attiva. È anche utile spiegare cosa vi aspettate dal workshop online e quali risultati di apprendimento sperate per i partecipanti. Inoltre, dovreste dire al vostro pubblico se e dove renderete il contenuto delle vostre presentazioni generalmente disponibile. 

Lista di controllo per le videochiamate

Una lista di controllo estremamente utile per le videochiamate può essere trovata qui. Puoi inoltrare le istruzioni spiritose ai tuoi partecipanti prima della chiamata - o usarle per controllare il tuo setup.

Progettazione del riscaldamento e della messa in rete dei partecipanti

Per rompere il proverbiale ghiaccio, i partecipanti agli eventi di presenza spesso si riuniscono in anticipo per scambiare idee davanti a un caffè o per iniziare una conversazione personale. Oppure il moderatore inizia la riunione con un'attività di teambuilding. In un workshop a distanza, d'altra parte, non è solo importante arrivare nel gruppo, ma anche trovare la strada per lo strumento. Queste circostanze richiedono un po' di pianificazione in modo che l'umore non si rovesci subito all'inizio. 

Di regola, l'inizio del workshop online decide già se i partecipanti sono disposti a darvi la loro attenzione o meno. È importante non sopraffare nessuno - e allo stesso tempo coinvolgere ogni individuo. Come per i workshop offline, si tratta fondamentalmente di sviluppare lo spirito di squadra e di mettere in rete i partecipanti tra loro.

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Un modo promettente per creare un senso di comunità per le persone coinvolte fin dall'inizio: Programmare un check-in. Questa è una domanda introduttiva che sveglia i partecipanti e li incoraggia a interagire. Nei gruppi che lavorano insieme da molto tempo, questa domanda funziona come una raccolta mattutina. 

Quanto personale debba essere il check-in dipende dal tessuto sociale. È una squadra i cui membri sono interdipendenti? O è un gruppo i cui membri difficilmente si rivedranno? Nel primo caso, il legame della squadra è più intenso e il check-in può sentirsi libero di diventare un po' personale. Nell'altro caso, si tratta spesso di conoscersi prima - i controlli personali o emotivi tendono ad essere fuori luogo qui. Un consiglio: se il tempo è poco, il check-in può avvenire anche in una chat. Fai una domanda e lascia che i partecipanti rispondano contemporaneamente. Le risposte possono poi essere lette insieme. 

La giusta introduzione all'argomento

Per rendere i partecipanti entusiasti di un nuovo argomento il più rapidamente possibile, si possono usare vari metodi:

  • Domande a scala: in un grafico - per esempio, sulla base di una scala da poca conoscenza preliminare a molta conoscenza preliminare - i partecipanti possono rendere visibile la loro conoscenza preliminare. 
  • Cyberstorming: Questo metodo virtuale di brainstorming è usato per essere creativi e trovare idee. Tutti i partecipanti associano liberamente un gran numero di idee su un argomento specifico e le scambiano nella chat. L'obiettivo è quello di raccogliere idee insolite e di lasciarsi alle spalle i sentieri di pensiero ben battuti.
  • Mindmapping: con una mappa mentale puoi scoprire quali termini o sotto-argomenti sono già conosciuti. Dopo che i partecipanti hanno annotato i loro termini sulla lavagna, ognuno commenta brevemente la sua nota. Gli argomenti sconosciuti che devono essere trattati nel corso dell'evento possono essere marcati a colori.

Presentazione divertente della sua conferenza

Molti relatori ancora inesperti con la moderazione online temono che impartire conoscenze tramite Zoom e simili sia più difficile da fare che offline. Posso rassicurarvi: Questo non è affatto il caso. È solo importante presentare il contenuto in una forma adeguata e non sommergere il pubblico con troppi input. Usa pochi contenuti concisi e un design accattivante - entrambi manterranno l'attenzione del tuo pubblico. A proposito: lo stesso vale per gli eventi faccia a faccia. 

Molte persone trovano difficile suddividere le lezioni o le presentazioni all'essenziale. Rendi questo importante passo più facile per te e tieni presente che i partecipanti al workshop online vedranno principalmente le tue diapositive. Tu come oratore (almeno in modalità lezione) puoi essere visto solo in modo molto piccolo. Potrebbero anche esserci persone che partecipano al tuo evento solo tramite smartphone o tablet. Le tue diapositive dovrebbero quindi essere ben strutturate e coprire solo i punti più importanti.

È molto pratico raccogliere le domande che sorgono durante la presentazione nella chat. Questa procedura protegge il vostro input ed evita lunghe interruzioni durante le quali alcuni ascoltatori si spengono rapidamente. Importante: Comunicare questa regola in anticipo, idealmente con gli altri accordi di lavoro. 

Un altro consiglio: se possibile, dovresti stare in piedi durante la fase di presentazione. Questo favorisce la risonanza della vostra voce e quindi la vostra presenza nella stanza (virtuale).

Promuovere la cooperazione tra i partecipanti 

Poiché le fasi di scambio frequenti e intense tra i partecipanti aumentano enormemente l'attenzione, la promozione dell'interazione è probabilmente l'elemento più importante di ogni workshop online di successo. Se non approfittate di questa opportunità, i partecipanti potrebbero semplicemente ascoltare una registrazione della vostra presentazione invece di un workshop dal vivo. Dopo tutto, vuoi offrire un valore aggiunto con il tuo seminario online. 

I seguenti strumenti sono utili per stimolare l'interazione sotto forma di fasi di gruppo:

  • Le sessioni di breakout promuovono la discussione e lo scambio in piccoli gruppi
  • I sondaggi d'opinione ti permettono di fare domande su un particolare argomento e ottenere un'opinione (per esempio, su Mentimetro o Ecometro)
  • Chat Waterfall e Round Robin sono utilizzati per raccogliere rapidamente il feedback e consentire i round di brainstorming.
  • Le lavagne digitali (per esempio FigJam, Concept Board, Miro o Mural) e altri strumenti collaborativi (per esempio Google Suite) supportano la creazione collaborativa di schizzi e testi così come l'annotazione di documenti.
  • Qui troverete centinaia di strumenti per collaborare in team distribuiti.
Strumenti per l'home office e il lavoro a distanza

Lavori in un'agenzia o come freelance in un ufficio a domicilio o remoto? E state ancora cercando l'infrastruttura giusta? Poi leggi i nostri consigli sugli strumenti di home office come Slack , riunioni online, Aircall, Zoho, Google Cloud ecc.

Suggerimenti per più energia e interazione

Tutti lo sanno: stare seduti davanti allo schermo per ore e ore porta inevitabilmente a un calo di attenzione. Non preoccupatevi - questo è completamente normale. Affinché l'energia non sparisca completamente dalla stanza virtuale, potete includere piccoli giochi di movimento nell'agenda del vostro workshop. Questi non solo alleggeriscono l'umore, ma migliorano anche la condizione fisica dei partecipanti. Allentano i muscoli tesi e si attivano per il prossimo turno. 

Qui troverete una grande collezione di giochi di laboratorio per una maggiore creatività per la vostra squadra. Puoi mostrare un po' di coraggio nella tua scelta, perché l'esperienza dimostra che i partecipanti di solito accettano un'offerta del genere. Se avete già esperienza nella facilitazione di workshop a distanza, potete naturalmente utilizzare i metodi in modo spontaneo. 

Excursus: Lavoro a distanza e leadership a distanza

Leadershipa distanza - cioè guidare indipendentemente dal luogo in cui ci si trova: Come si può rimanere ancora vicini ai propri dipendenti? E percepire gli umori nell'azienda o nell'agenzia?

Moderazione finale

Alla fine di ogni formazione online, ricapitola ciò che hai imparato. Dai ai partecipanti una breve panoramica del contenuto, dei metodi e delle attività utilizzate e assicurati che non ci siano domande senza risposta.

Un buon check-out dà al gruppo spazio e tempo per riflettere su ciò che ha imparato. Per questo, puoi usare la chat un'ultima volta e fare domande ai partecipanti su cosa è più importante, cosa hanno imparato e quali domande, se ce ne sono, sono ancora nella loro mente. Istruite i partecipanti a inviare le loro risposte nello stesso momento, in modo che tutti i messaggi possano essere letti allo stesso tempo.

Il check-out può anche assumere la forma di un round finale in cui ogni persona a turno dice la sua. Per non perdere la cognizione del tempo, è utile (soprattutto con gruppi più grandi) limitare ogni contributo - per esempio a un massimo di tre parole.

Esempio di agenda per un workshop online

Probabilmente la regola più importante per qualsiasi agenda online è quella di alternare regolarmente le fasi di lezione e di interazione. 

CompitoPosizione
Benvenuto, introduzione tecnica, check-inPlenum
Conoscersi/riscaldarsi (presentazione dei partecipanti e prima dichiarazione sull'argomento)Sale di breakout, poi sintesi in plenaria o chat Waterfall
Introduzione all'argomento Plenaria, completata da domande in scala o mappa mentale
Lezione/Input (impartire conoscenze)Plenaria, condividere selettivamente lo schermo se necessario
Fase(i) di discussione/lavoroSale di pausa e lavagne digitali
risultati del presente lavoroPlenaria, condividere lo schermo se necessario
ottenere un feedbackStrumento di sondaggio e/o Chat Waterfall
Conclusione, check-out, fineadozione plenaria

quäntchen + glück ha sviluppato una guida utile per le officine remote. Qui troverete preziosi suggerimenti e idee per la preparazione e il follow-up di workshop e incontri online.

Conclusione sui workshop online

Un punto molto importante per il successo degli eventi online è se e quanta esperienza hanno i partecipanti con la tecnologia corrispondente. I partecipanti con una sufficiente conoscenza precedente hanno un tempo più facile per concentrarsi sul contenuto. Se, d'altra parte, il gruppo non ha mai lavorato con lo strumento utilizzato, il seminario non dovrebbe sovraccaricare i partecipanti con funzioni speciali.

Non importa se i partecipanti sono seduti davanti ai loro computer portatili a casa o ai loro PC in ufficio: Ricordatevi di tenerli impegnati. Gli strumenti appropriati sono turni di voto o sessioni di breakout, un breve scambio (verbale o via chat) o esercizi creativi sulla lavagna. Come moderatore, puoi leggere le reazioni dei partecipanti per vedere come è la loro attenzione - e se necessario, contrastarla con un'attivazione mirata.

Le vostre domande sull'agenda del workshop online

Quali domande hai sull'agenda del workshop online? O potete raccomandare altri metodi e strumenti? Aspettiamo il suo commento. Sei interessato a WordPress e al marketing online? Poi segui RAIDBOXES su Twitter, Facebook, LinkedIn o tramite la nostra newsletter.

Oliver Wüntsch è un esperto in gestione del cambiamento agile. Dal 2008, come business coach e consulente di processo, ha supportato con successo agenzie pubblicitarie e digitali, dirigenti creativi e fondatori di startup in processi di cambiamento impegnativi e situazioni decisionali complesse. Il pensiero agile e i principi del lean working sono per lui le risposte più efficaci alla crescente digitalizzazione dei mercati.

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