Attacchi di produttività: svolgere più compiti con meno stress

Jan Tissler Aggiornato il 23.09.2020
7 Min.
essere più produttivi
Ultimo aggiornamento il 23.09.2020

Ci sono persone che completano instancabilmente e inarrestabilmente un compito dopo l'altro. Le loro giornate sembrano avere più di 24 ore. Hanno venduto le loro anime al diavolo? O semplicemente sanno qualcosa che io non so? I miei migliori consigli per aiutarti ad essere più produttivo.

In un modo o nell'altro mi passa per la mente quando vedo persone altamente produttive. E tutte le cose che riescono fare. Nel frattempo ho imparato molto di più su ciò che mi rende più produttivo - e ciò che non lo fa. Qualche cosa vorrei dirtela qui. Conosci altri trucchi? Che bello, ne discuto volentieri con te nei commenti.

Produttività vs. operosità

Questo ti sembrerà familiare: sei stato "impegnato" tutto il giorno, ma alla fine ti sembra di non aver fatto nulla. Ricordi a malapena a cosa stavi lavorando. Alcuni lavori sono proprio così. Poi hai molti compiti che non sono mai veramente finiti. Così non si ha la sensazione soddisfacente di aver completato qualcosa.

O forse sei stato occupato, ma non con cose importanti. E questa è la differenza tra la produttività e l'operosità: in un caso riusciamo a fare le cose e a completare i progetti. Nell'altro, guardiamo soprattutto che abbiamo qualcosa da fare - per sentirci meglio o per poter mostrare qualcosa.

Pertanto chiediti consapevolmente nel corso della giornata se hai utilizzato l'ultima mezz'ora in modo produttivo, ovvero se hai lavorato su progetti e compiti importanti. O ti sei davvero assicurato che il tuo cervello avesse qualcosa da fare? Una chiave per una maggiore produttività è la consapevolezza che alcuni compiti sono importanti ma non urgenti. Altri sono importanti e urgenti. E altri ancora non sono né l'uno né l'altro.

Definizione delle priorità dei progetti
È inoltre possibile fissare le priorità in modo semplice e veloce in un calendario.

Dovresti pianificare il tuo tempo di conseguenza. E se ti distrai facilmente, dovresti eliminare consapevolmente le solite distrazioni. Ad esempio, impostando lo smartphone su "non disturbare". Vedi anche i nostri Consigli per lavorare da remoto.

Fissare le priorità: il primo grande ostacolo

A volte ci sono compiti importanti e urgenti, ma che non si vogliono fare. La dichiarazione dei redditi appartiene a questa categoria per alcune persone.

Ho trovato un semplice trucco per me: quanto maggiore è la mia resistenza a un compito, tanto prima devo completarlo. Perché abbiamo solo una scorta limitata di resistenza e un "morso" al giorno. Al mattino siamo ancora freschi e pieni di energia. Nel pomeriggio, le cose potrebbero essere molto diverse.

Se svolgo subito compiti sgradevoli, si avranno due vantaggi:

  • Poiché sono ancora mentalmente fresco, mi rivolgo a questi "to-do" con la massima energia. In questo modo li completo molto più velocemente che nel pomeriggio. Perché lì il mio cervello è costantemente alla ricerca di scuse per essere occupato con qualcos'altro.
  • Ho subito un senso di realizzazione durante il giorno, perché ho superato con successo lo scansafatiche che è in me. Idealmente, questo slancio mi aiuta con gli altri "to-do" della giornata.

Progetti lunghi, sprint brevi

Molti dei miei compiti sono gestibili. Si misurano in ore o giorni, ma raramente in settimane o addirittura in mesi. Una volta che ho un progetto a lungo termine, programmo un periodo di tempo chiaramente definito per ogni giorno lavorativo.

Quando c'è bisogno di tutta la mia attenzione e creatività, il momento migliore è al mattino. Se si tratta di un lavoro dove devo essere più diligente e meno creativo, lo faccio nel pomeriggio. Ma in entrambi i casi è importante: cerco di mantenere costanti il tempo e la durata del lavoro. È sempre sorprendente quanto posso ottenere se ci lavoro costantemente per un'ora ogni giorno.

Il lavoro richiede tutto il tempo che gli si dà

In generale, è una buona idea pensare a quanto tempo ci si vuole dedicare prima di iniziare a fare qualcosa. Sono sicuro che l'hai già sperimentato: un compito di solito richiede un'ora, ma se hai solo mezz'ora per farlo, la farai.

Suggerimento: lavori come freelance? Allora ci sono una serie di fattori di stress che non devono necessariamente esserlo. Come si evitano i tipici errori dei freelance, te lo dirò in questo articolo.

Qui, naturalmente, è importante stabilire le giuste priorità: Si tratta di limitare chiaramente proprio quei compiti che contribuiscono poco alla nostra produttività. O che non sono veramente importanti.

Il meraviglioso mondo del tenere traccia del tempo

Questo include anche imparare di più su ciò con cui si passa effettivamente il tempo. Il tema sul monitoraggio del tempo è qualcosa contro cui alcuni combattono con le unghie e con i denti. Per questo ci sono Strumentima a volte basta una semplice elenco con trattini.

tenendo traccia del tempo, è possibile apprendere rapidamente e chiaramente in quali buchi neri sta scomparendo la tua produttività. Dopotutto, siamo circondati da molte distrazioni. E molti dispositivi e servizi digitali utilizzano deliberatamente gli stessi trucchi dei casinò. Stiamo già guardando la nostra casella di posta elettronica o andando "per un attimo" su Twitter. Spesso non ne siamo consapevoli.

Non c'è tensione senza rilassamento

In tal senso, non diventerai più produttivo concentrandoti esclusivamente sul lavoro senza pause o distrazioni. Anche il tuo cervello ha bisogno di momenti di relax. A volte abbiamo bisogno di ricaricare le batterie. La noia è preziosa!

L'importante è che tutto abbia il suo tempo. Come si dice: c'è un tempo e un posto per ogni cosa. Quindi: porta a termine il tuo compito e poi ricompensati consapevolmente con una pausa.

Il "flow" quasi magico

A volte avrai sperimentato di lavorare in modo produttivo e come il tempo vola. Stai volando incontro al tuo obiettivo nel warp tunnel. In altre parole, siete "nel flusso". Questa sensazione nasce quando possiamo dedicarci indisturbati a un compito che ci interessa e ci mette alla prova.

Ogni tanto questo flusso ha bisogno di una piccola spinta. Un consiglio che per me funziona bene: dai a questo compito da fare una quantità limitata di tempo prima, tipo 30 minuti. Con un po' di fortuna sarò nel flusso prima. E poi potrei riuscire a finire in un'ora quello che ho rimandato per giorni. E se non è così, ci ho lavorato per almeno 30 minuti - meglio di niente!

Ben pianificato è a metà dell'opera

Spesso si raccomanda di pianificare il giorno lavorativo successivo in anticipo - alla fine della giornata lavorativa in corso o la sera. L'argomentazione: la mattina sai subito cosa devi fare. E tu usa immediatamente la tua energia fresca per un lavoro produttivo.

kanban board
Pianificazione nel consiglio di progetto

Un altro punto: mai programmare l'intera giornata lavorativa. Può saltare sempre fuori qualcos'altro. Oppure i tuoi compiti possono richiedere più tempo di quanto pensavi inizialmente. Se riesci ogni giorno a fare molto meno di quanto avevi pianificato, ti sentirai frustrato. La regola generale è: puoi pianificare due terzi del tuo tempo con sicurezza, ma non di più.

Suggerimento bonus: la "tecnica del pomodoro".

Come avrai notato, in questo articolo non esamino nessun sistema di produttività come Getting Things Done (GTD). Alcuni ci giurano. Per me non funziona così bene: mi sento come se stessi gestendo e smistando le cose che devo fare più di quanto non faccia in realtà. Naturalmente, questo può essere molto diverso per te.

In ogni caso, ha senso prendere elementi validi da tali sistemi che funzionano per te. Ad esempio, una delle idee di base di GTD è quella di creare un luogo fisso per i compiti e le idee, invece di voler tenere tutto in testa. Il vantaggio è: il cervello spende meno potenza di calcolo a non dimenticare le cose da fare. Invece, può concentrarsi su compiti importanti o rilassarsi senza vincoli. Per me questo ambiente di deposito è Todoist. Ci sono decine di alternative.

Un aiuto alla produttività da cui personalmente ho attinto molto è la "tecnica del pomodoro". Risale a Francesco Cirillo, che con una sveglia da cucina divideva il suo lavoro in fasce orarie chiare. L'idea di base: si lavora in sezioni di 25 minuti, seguite da una pausa di 5 minuti. Una volta completate quattro sezioni di questo tipo, si fa una pausa più lunga, ad esempio 20 minuti. Naturalmente è possibile regolare questi valori. Ma dovresti mantenere gli intervalli gestibili e avere pause regolari - perché è lì che sta il vero potere.

Altrettanto importante: ogni sezione è dedicata esattamente ad un singolo compito predefinito. Prendi nota delle distrazioni interne o esterne e spostale in una pausa o inseriscile nel tuo programma per un secondo momento.

All'inizio della giornata (o, come detto sopra, il giorno prima) si pianificano le tue cose da fare. Allo stesso tempo si definisce quanto tempo (quante sezioni/pomodori) si pianifica per ciascuna di esse. Dopo ogni sezione metti un segno di spunta al tuo compito e vedi quanto tempo ci hai lavorato.

Più struttura per i tuoi compiti

Questo approccio riunisce molti dei suggerimenti che ho scritto qui:

  • I compiti di grandi dimensioni sono suddivisi in sezioni più piccole, il che li rende più digeribili.
  • È più facile concentrarsi su un singolo compito per 25 minuti, anche se ci si distrae rapidamente.
  • Allo stesso tempo si impara contemporaneamente quanto tempo richiedono determinate attività. In questo modo è possibile ottimizzarle o almeno valutarle in modo più realistico. Tale Calcolo del tempo è particolarmente importante per i lavoratori autonomi, per i quali il tempo è letteralmente denaro.
  • Pianificando in anticipo e gestendo il tempo, ci si assicura di non prendere più di quanto si possa effettivamente gestire.
  • Infine, ma non meno importante, il sistema fa in modo che ci si prenda una pausa. Lo ammetto: ...a volte la ignoro quando sono nel flow.

In generale, anch'io non uso questa tecnica alla lettera, perché non mi si addice personalmente. Allo stesso tempo, però, molti elementi sono diventati nel tempo una seconda natura per me. Per esempio, ora ho automaticamente in testa quanto tempo voglio lavorare su un compito.

La mia conclusione

Una cosa che non ho quasi mai menzionato in questo articolo Strumenti. Naturalmente ci sono decine, centinaia di applicazioni e servizi che riguardano la produttività. Vedi il nostro articolo Tool per professionisti WordPress.

I tool possono essere molto utili. Ma sono anche un ottimo modo per distrarsi dalle cose importanti e urgenti. Sì, uso Todoist come detto sopra. Altri hanno un file di testo sul loro computer per lo stesso scopo. Alcuni usano le voci del calendario. Altri ancora usano carta e penna. O una whiteboard.

Tutto questo è secondario. Ciò che è importante è che prima di tutto ti sia chiaro cosa aiuta e cosa ostacola la tua produttività. Una volta fatto questo, troverai da soli gli strumenti e gli aiuti adatti.

Quali sono gli attacchi di produttività che conosci? Quali domande hai? Usa la funzione di commento. Vuoi avere altri consigli per i freelancer e le agenzie? Allora seguici su Twitter, Facebook o nella nostra Newsletter.

Immagini: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan è un giornalista online e specialista dell'editoria digitale con oltre 20 anni di esperienza professionale. Le aziende lo ingaggiano come autore, consulente o caporedattore. È anche il fondatore e uno dei redattori della rivista UPLOAD. Fotografo, autore della foto: Patrick Lux.

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