Gestione dei progetti per le agenzie: il giusto flusso di lavoro e più efficienza

Gestione dei progetti per le agenzie: il giusto flusso di lavoro e più efficienza

Per te, lavorare con più progetti di clienti significa essere adattabile e comunicativo in ogni momento. In che modo i flussi di lavoro ti aiutano a mantenere una visione d'insieme? E come può la tua gestione del progetto diventare più flessibile? I nostri migliori consigli per agenzie e freelance.

Nel mercato globale di oggi, un servizio clienti che sia all'altezza degli attributi "flessibile" e "comunicativo" è una priorità assoluta. Perché ottenere nuovi clienti e poi mantenerli è una sfida. Soprattutto se si considera quante agenzie creano siti web con WordPress e WooCommerce ogni giorno.

Serie di articoli e e-book sulla gestione dei progetti con WordPress

Questa è la seconda parte della nostra serie sulla gestione dei progetti. Puoi anche scaricare la serie completa come e-book qui. Nella prima parte, puoi leggere di più sulle basi: WordPress Pianificare i progetti in modo mirato. Tutte le altre parti saranno collegate qui dopo la pubblicazione.

È ancora più difficile assicurare che questi clienti siano soddisfatti dei progetti completati con successo. Eppure tale soddisfazione aumenta direttamente il vostro fatturato, come hanno dimostrato numerosi studi. La connessione potrebbe non essere così chiara come nel caso di un business al dettaglio o di un negozio online. Eppure, le agenzie e i freelance che danno particolare valore a un completamento pulito del progetto riferiscono continuamente di come questo aumenti le loro entrate a medio e lungo termine. Per esempio, dai referral, dal marketing di affiliazione, ma anche dall'up- e cross-selling.

Per alcune persone che lavorano nel campo creativo, può essere un cambiamento concentrarsi principalmente sui bisogni del cliente - piuttosto che direttamente sullo sviluppo o sul design. Si riconosce in questo? Forse chiedi regolarmente ai clienti stretti un feedback dettagliato e onesto per diventare gradualmente più centrato sul cliente. Questo può anche essere chiesto in modo strutturato, per esempio sotto forma di piccoli sondaggi.

L'importanza dei flussi di lavoro

Una cosa che WordPress agenzie e sviluppatori hanno in comune con altre industrie: alla fine della giornata, sono i tuoi clienti che pagano il tuo stipendio. Migliorare i processi di lavoro per incorporare maggiormente le esigenze dei clienti è particolarmente efficiente. La comunicazione costruttiva gioca un ruolo chiave in questo. Non c'è niente di peggio che firmare un contratto con un appaltatore entusiasta ed esuberante per poi sperimentare il silenzio radio.

Certo, contatta i tuoi clienti. Ma, mano sul cuore, lo fai con la stessa cura e la stessa intensità con cui ti occupi dell'acquisizione stessa? Se è così, allora stai facendo molto bene. Perché così ascolterai con più attenzione la pianificazione del progetto e farai promesse realistiche (!). Realistico in termini di ciò che è tecnicamente possibile con il budget disponibile, ma anche in termini di durata del progetto.

Raidboxes Messa in scena
Raidboxes ti supporta anche nei flussi di lavoro, come lo staging.

Quindi il primo passo per rendere felici i tuoi clienti è semplice: ascoltali attentamente - dopotutto si tratta del loro progetto. Organizza incontri regolari online o di persona come parte del tuo piano generale. Assicurati che tutte le domande abbiano una risposta. Rimani in contatto e la tua controparte sarà felice. Questo vale soprattutto quando si presentano difficoltà e ritardi. I tuoi clienti di solito riescono a gestire queste brutte notizie meglio di quanto tu possa pensare. Ma solo se le spieghi in modo dettagliato e coerente. E se mostri anche come il problema può essere risolto.

Un altro punto importante è la vostra adattabilità alle diverse esigenze e gusti dei diversi clienti. Naturalmente, quando scegliete i progetti, dovete assicurarvi che corrispondano ai tuoi valori. E non devi accettare un lavoro che è estremamente difficile da comunicare fin dall'inizio. Ma bisogna avere un certo grado di flessibilità se si vuole sopravvivere sul mercato a lungo termine. Dopo tutto, questa flessibilità è richiesta anche in qualsiasi pianificazione di progetto. Soprattutto se non si lavora come un combattente solitario, ma come parte di una squadra.

Acquisizione di clienti per progetti WordPress

Solo chi agisce professionalmente - e questo è esattamente ciò che la disciplina del project management rappresenta - sarà raccomandato agli altri. Vuoi trasformare i progetti esistenti in nuovi ordini? Il nostro e-book sull'acquisizione di clienti per WordPress agenzie e freelance ti dice esattamente come funziona.

Fare domande scomode

Finora abbiamo parlato solo della comunicazione che arriva facilmente. Ma quando si tratta di un lavoro a progetto, farai anche domande ai tuoi clienti che sono scomode per entrambe le parti.

Perché per gestire o portare avanti un progetto, devi conoscere il più possibile i processi, l'organizzazione, le politiche aziendali, i budget, i valori, le relazioni di potere e gli attori del cliente. Ha senso porre alcune di queste domande delicate proprio all'inizio. In questo modo i fronti si liberano e tu puoi iniziare a lavorare con maggiore tranquillità. Ecco alcuni esempi di domande per il tuo briefing:

  • Qual è esattamente lo scopo del progetto? Piccoli aggiustamenti e cambiamenti sono ovviamente inevitabili in un progetto così ampio come la creazione di un sito web completamente nuovo WordPress - o la revisione di uno esistente. Tuttavia, se i clienti aggiungono nuovi componenti durante il corso del progetto che aumentano significativamente il vostro carico di lavoro, dovete essere in grado di fare riferimento all'accordo originale. In caso di dubbio, questo significa dire un "no" gentile ma chiaro. O almeno rinegoziare il prezzo.
  • Quali sono le scadenze del progetto? Questo punto può sembrare ovvio, ma è assolutamente importante che tutte le scadenze e i termini siano confermati per iscritto. Soprattutto quelli che dipendono dalle prestazioni del cliente. Se i singoli membri del team del tuo cliente non sono all'altezza, questo non dovrebbe comportare svantaggi per te.
  • Quali sono le dipendenze? Un'altra domanda a cui dovresti trovare risposta: Ci sono fattori esterni che influenzano le singole tappe o la durata dello sviluppo del progetto? Ad esempio, importanti conferenze imminenti, decisioni a livello di consiglio di amministrazione, il lancio di una campagna pubblicitaria centrale e così via?
  • Chi è responsabile del rilascio finale? Chi è il "proprietario" del progetto? Come si regola la responsabilità in caso di danni? È anche importante sapere esattamente chi è responsabile di quale area di contenuto sul lato client. Lavorare in squadra è fantastico. Ma lavorare con un team in cui tutti pensano di essere la figura chiave centrale è un incubo.
  • Ci sono parti interessate sconosciute? Chi non è presente al briefing ma che dovresti conoscere? Stiamo parlando del temuto management assente che irrompe all'ultimo minuto con una serie di "proposte" alle quali nessuno dei suoi interlocutori è in grado di dire "no". Se hai già vissuto situazioni del genere, ti preparerai ancora meglio e con ancora più domande in futuro.

Ecco qualche altro consiglio per rendere il vostro briefing il più dettagliato possibile. Perché quanto sarà buono il tuo piano di progetto finale dipende da questo uno a uno:

  • Bozza di progetto: la prima fase della presentazione di una proposta di progetto consiste nel porre quante più domande e raccogliere quante più informazioni possibili. Una volta che hai un'idea precisa del tipo di attività e del tipo di sito web richiesto, metti insieme una bozza o una proposta di design. Assicurati di includere anche i seguenti punti.
  • Proponi una sitemap: Creare una bozza di sitemap basata sulle esigenze dei tuoi clienti è importante prima di iniziare. Assicurati di comprendere tutte le gerarchie di pagine che desideri e di posizionarle nel punto più logico. Per i siti esistenti, sia Yoast che Google dispongono di strumenti che consentono di creare una sitemap XML. Questo può essere utilizzato come punto di partenza per la struttura futura.
  • Controlla la strategia SEO del cliente: collabora con il tuo cliente alla definizione di una strategia per le parole chiave. Cerca il volume delle parole chiave e il loro grado di difficoltà. Consulta la nostra guida alla SEO per parole chiave e alla verifica SEO. Crea una tabella corrispondente in cui sono elencati questi termini. Successivamente, esamina i contenuti esistenti del tuo cliente per la SEO e nota dove devi recuperare. Non sai nulla di SEO? Allora sii onesto e chiama altri esperti o liberi professionisti.
  • Testare i contenuti esistenti e svilupparne di nuovi: Esaminare tutti i contenuti web esistenti e creare un piano per lo sviluppo di nuovi contenuti che si adattino al pubblico e agli obiettivi del sito web. Consulta il nostro tutorial sul content marketing per le agenzie.
  • Crea un mockup del sito web: si tratta di uno schizzo di come potrebbe apparire il sito web proposto in termini di interfaccia utente, colori, design ecc. Ma si tratta di un modello piuttosto statico. Creare un mockup di questo tipo è un ottimo modo per convincere il cliente delle tue proposte. Perché permette di avere un'idea tangibile di come potrebbe apparire e funzionare il prodotto finale. Allo stesso tempo, lo sforzo per creare un mockup di un sito web è gestibile. Almeno se nel tuo team c'è qualcuno che ha un'attitudine al design e alla creatività.
  • Non dimenticare di fare dei test: Utilizzando la tabella di marcia sviluppata sopra, puoi aggiungere le pagine di cui hai bisogno a una copia iniziale di WordPress installata su un host locale o su un server di prova. Vedi anche la messa in scena particolarmente conveniente di Raidboxes.

Se tutto va come hai immaginato, è il momento di organizzare un incontro con il cliente. In questo modo potrai discutere le bozze in anticipo, prima che inizi l'implementazione vera e propria.

Gestione semplice di WordPress

Volete rendere l'implementazione tecnica in WordPress il più semplice possibile? Senza dover eseguire gli stessi passaggi manuali più e più volte? Vi diremo come risparmiare un sacco di tempo. Usa la conoscenza del nostro e-book WordPress per impostare e gestire i progetti in modo efficiente.

Aumenta l'efficienza

I team di progetto lavorano sempre più spesso in modo distribuito. Per questo è fondamentale utilizzare strumenti di collaborazione online. Al giorno d'oggi, puoi condividere facilmente informazioni con persone in tutti i continenti del mondo senza dover uscire di casa. Questo vale molto. Tuttavia, la crescente velocità con cui comunichiamo tra noi sui progetti crea anche aspettative e nuove pressioni.

Perché qui devi essere in grado di tenere il passo con le altre agenzie, ad esempio quando acquistano capacità di sviluppo a basso costo all'estero. Non stiamo dicendo che tu debba fare lo stesso: dopo tutto, i tuoi clienti apprezzano il fatto che il tuo team abbia una sede locale e conosca le attività del posto. Ma anche all'interno del tuo paese o continente, lavorerai sempre più spesso con team esterni e freelance. Per non parlare delle opportunità che ti si aprono quando affronti i tuoi primi progetti internazionali.

La vecchia email e la videochiamata sono ovviamente strumenti di comunicazione ancora utili. Ma immagina che i tuoi team siano sempre più grandi e distribuiti. Allora avrai bisogno di un aiuto in più per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. E non perdere la visione d'insieme.

Comunicazione, collaborazione e produttività

Non è una sorpresa: La maggior parte del tempo che trascorriamo al lavoro consiste in attività inefficienti. Secondo uno studio McKinsey sull'efficienza del posto di lavoro, dedichiamo oltre il 60% della giornata lavorativa alle seguenti tre attività:

  • Rispondi alle e-mail
  • Ricerca e raccolta di informazioni
  • Comunicazione e cooperazione interna

Secondo lo studio, la produttività dei dipendenti potrebbe aumentare del 20-25% semplicemente ottimizzando la comunicazione e la collaborazione. E con l'aiuto di strumenti online facilmente accessibili. Per saperne di più su questo aspetto, ti invito a leggere il documento.

Non è affatto detto che le aziende e le agenzie non dispongano degli strumenti o delle tecnologie giuste. Ma le possibilità di questi strumenti vengono sfruttate in modo mirato? Nella maggior parte dei casi non è così, almeno secondo i risultati dello studio.

Cosa fanno gli strumenti di collaborazione online?

Gli strumenti di collaborazione online sono applicazioni che aiutano a coordinare i flussi di lavoro tra i singoli dipendenti e i team. E lo fanno attraverso diversi fusi orari, media e distanze. Queste app permettono di creare un flusso di lavoro più coordinato fornendo una piattaforma unificata per la collaborazione e la comunicazione. Su questa piattaforma, tutte le informazioni e i compiti relativi a un progetto specifico sono raggruppati insieme, in un unico luogo. A seconda dello strumento, questo include, per esempio:

  • Tutte le comunicazioni, che si tratti di messaggistica, discussioni di gruppo o anche video e registri delle riunioni
  • Condivisione di file
  • Scambio e archiviazione di documenti
  • Accesso a dati di base e WIKI
  • Assegnazione e documentazione delle fasi di lavoro
  • Monitoraggio in tempo reale delle attività e dello stato dei progetti
  • Collaborazione di progetto in tempo reale

In pratica, gli strumenti di collaborazione online sono un modo per riunire tutti i dati di un determinato progetto sotto un unico tetto. Quindi tutte le tue e-mail, le chat, le riunioni, le ricerche, i dati e i risultati del lavoro. Pratico, vero? 

Efficienza e flussi di lavoro migliorati

I principali vantaggi dell'utilizzo di questi strumenti sono uno scambio di informazioni più chiaro tra i membri del team e una riduzione degli errori. Se ti è mai capitato di inviare ai clienti una versione non aggiornata dello stato di avanzamento di un progetto o di dimenticare di comunicare a un membro del team un'informazione importante ricevuta al telefono, allora comprendi il valore degli strumenti di collaborazione online. Questo perché queste applicazioni stravolgono il modo in cui vengono gestiti i progetti con più contatti.

Cominciamo con una buona vecchia conoscenza degli strumenti online che probabilmente tutti conosciamo e che è ancora molto utile oggi: Google Docs. L'app permette ai team distribuiti di accedere, modificare e aggiornare i documenti in tempo reale in tutto il mondo. La maggior parte di noi usa Google Docs, e forse Microsoft OneDrive. E la maggior parte di noi probabilmente ha a che fare con fili di e-mail scoordinati e sovrapposti che risultano dal loro utilizzo.

Altri strumenti di collaborazione online ti permettono di combinare molte di queste funzioni sotto lo stesso tetto. E questo con un flusso di lavoro il più snello possibile, senza dover accedere a diverse applicazioni o addirittura ai media.

Funzioni che contano

Tuttavia, come un'agenzia WordPress o un freelance:in, non dovresti essere scoraggiato dall'abbondanza di strumenti online disponibili. Quando si tratta di scegliere lo strumento giusto per voi e il vostro team, sono necessari pazienza e tentativi ed errori. Potete porvi le seguenti domande:

Lo strumento è adatto alle mie esigenze?

Tutti noi che lavoriamo nella sfera digitale siamo forse particolarmente suscettibili alla prima impressione di fantasia che un nuovo software solitamente suscita. Senza chiederci se abbiamo davvero bisogno di tutte le comodità. Se un programma non ti aiuta davvero a fare ciò che ti aspetti, allora ti sta ostacolando. Questa formula può sembrare ovvia, ma raramente viene presa in considerazione al momento della scelta. Quindi, per prima cosa, poniti la seguente domanda banale: quale problema vuoi che lo strumento risolva?

Se Slack e Google Docs funzionano bene per il tuo piccolo team che ha bisogno di padroneggiare solo uno o due progetti alla volta, allora attieniti a loro. Ma quando le cose diventano più complesse, si dovrebbero cercare delle alternative. Trello, per esempio, permette di coordinare una grande squadra che lavora su decine di compiti diversi. Altri giurano su strumenti simili come Asana. Daremo un'occhiata più da vicino a questi e altri strumenti tra un momento.

È facile da usare?

Se nel tuo progetto sono coinvolte persone di diversi team con competenze e background differenti, è importante pensare alla curva di apprendimento quando si sceglie uno strumento di collaborazione online. Devi creare un progetto a lungo termine solo per insegnare ai tuoi dipendenti come usare uno strumento che dovrebbe far risparmiare tempo? È abbastanza facile da usare? C'è qualcuno nel team che ha familiarità con l'applicazione e che può aiutare i nuovi arrivati a familiarizzare con l'applicazione? Le risposte a queste domande determineranno, tra le altre cose, se il tuo team accetterà o meno il nuovo software.

Cosa significa questo cambiamento?

Se non utilizzi gli strumenti in modo intensivo e ti ritrovi con i file archiviati in locale, l'investimento non vale la pena. Dovresti quindi essere pronto a cambiare i tuoi processi all'interno del team. Questo è insolito all'inizio e potrebbe anche essere più impegnativo all'inizio. Ma alla fine non si può pensare di tornare al vecchio modo di lavorare. Tuttavia, assicurati che la volontà di cambiare sia effettivamente presente, non solo in te stesso ma anche nel tuo team.

Come gli strumenti migliorano l'efficienza e il flusso di lavoro

Sono molte le aree in cui le applicazioni di collaborazione online possono ottimizzare i tuoi processi:

  • Stato uniforme dei documenti: Probabilmente il vantaggio più evidente degli strumenti di collaborazione online è il fatto che tutti lavorano sulla stessa copia di un particolare documento o compito. Non dovrai più preoccuparti di quale versione dovrai adattare o inviare. O quale sia il più aggiornato. Anche le modifiche, e chi le ha apportate, possono essere facilmente rintracciate.
  • Condividi e condividi i file: Quando si lavora insieme a un progetto, può essere noioso e dispendioso condividere dati e documenti di base. Con uno strumento adeguato, avrai un archivio di tutti i dati rilevanti a cui tutti i partecipanti potranno accedere quando necessario.
  • Trasparenza: con queste applicazioni, tutti i membri del team possono facilmente vedere a che punto sono gli altri con le loro parti del progetto. Le scadenze e le dipendenze possono essere definite chiaramente. Ci sono meno domande su ciò che deve accadere prima di poter fare il passo successivo.
  • Monitoraggio e stato del progetto: vengono elencati tutti i compiti necessari per il completamento del progetto o di una sua milestone. Inoltre, elenca i responsabili. In questo modo puoi sempre vedere esattamente a che punto è il progetto e dove devi intervenire.

Concentrati sui tuoi clienti

Con tutte queste informazioni, potrai preparare più facilmente le riunioni di stato con i tuoi clienti. Non dovrai più chiedere noiosamente a tutti i membri del team a che punto è il loro lavoro. Oppure se hanno tutto ciò che serve, a patto che il software di gestione dei progetti sia mantenuto correttamente. Inoltre, puoi far inviare alcune notifiche direttamente ai tuoi clienti, ad esempio quando vengono completati dei compiti o delle tappe fondamentali. Ma anche quando ci sono domande, è necessaria una liberatoria o lo scambio di documenti.

Alcuni strumenti ti permettono anche di tenere traccia delle ore lavorate su quale parte del progetto. In questo modo la fatturazione è più semplice. Oppure puoi utilizzare gli strumenti per comunicare tramite chat o riunioni online. Perché alcune cose possono essere chiarite più rapidamente in modo diretto rispetto al mandare avanti e indietro i commenti nelle singole attività.

In generale, gli strumenti di collaborazione online servono a semplificare l'amministrazione dei tuoi progetti. Attraverso processi puliti e una comunicazione mirata. Questo non solo rende il tuo team più soddisfatto, ma anche i tuoi clienti. Nella prossima parte della nostra serie, ti presenteremo diversi strumenti per la gestione dei progetti. Non appena l'articolo sarà pubblicato, lo linkeremo qui.

Le tue domande sulla gestione dei progetti per le agenzie

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