Gestione dei progetti per le agenzie: il giusto flusso di lavoro e più efficienza

Gestione dei progetti per le agenzie: il giusto flusso di lavoro e più efficienza

Per te, lavorare con più progetti di clienti significa essere adattabile e comunicativo in ogni momento. In che modo i flussi di lavoro vi aiutano a mantenere una visione d'insieme? E come può la vostra gestione dei progetti diventare più flessibile? I nostri migliori consigli per agenzie e freelance.

Nel mercato globale di oggi, un servizio clienti che sia effettivamente all'altezza degli attributi "flessibile" e "comunicativo" è una priorità assoluta. Perché ottenere nuovi clienti e poi mantenerli è una sfida. Soprattutto se si considera quante agenzie là fuori creano siti web ogni giorno con WordPress e WooCommerce .

Serie di articoli e e-book sulla gestione dei progetti con WordPress

Questa è la seconda parte della nostra serie sulla gestione dei progetti. Puoi anche scaricare la serie completa come e-book qui. Nella prima parte, puoi leggere di più sulle basi: WordPress Pianificare i progetti in modo mirato. Tutte le altre parti saranno collegate qui dopo la pubblicazione.

È ancora più difficile assicurare che questi clienti siano soddisfatti dei progetti completati con successo. Eppure tale soddisfazione aumenta direttamente il vostro fatturato, come hanno dimostrato numerosi studi. La connessione potrebbe non essere così chiara come nel caso di un business al dettaglio o di un negozio online. Eppure, le agenzie e i freelance che danno particolare valore a un completamento pulito del progetto riferiscono continuamente di come questo aumenti le loro entrate a medio e lungo termine. Per esempio, dai referral, dal marketing di affiliazione, ma anche dall'up- e cross-selling.

Per alcune persone che lavorano nel campo creativo, può essere un cambiamento concentrarsi principalmente sui bisogni del cliente - piuttosto che direttamente sullo sviluppo o sul design. Si riconosce in questo? Forse chiedi regolarmente ai clienti stretti un feedback dettagliato e onesto per diventare gradualmente più centrato sul cliente. Questo può anche essere chiesto in modo strutturato, per esempio sotto forma di piccoli sondaggi.

L'importanza dei flussi di lavoro

Una cosa che WordPress agenzie e sviluppatori hanno in comune con altre industrie: alla fine della giornata, sono i tuoi clienti che pagano il tuo stipendio. Migliorare i processi di lavoro per incorporare maggiormente le esigenze dei clienti è particolarmente efficiente. La comunicazione costruttiva gioca un ruolo chiave in questo. Non c'è niente di peggio che firmare un contratto con un appaltatore entusiasta ed esuberante per poi sperimentare il silenzio radio.

Certo, contattate i tuoi clienti. Ma mano sul cuore: lo fate con la stessa cura e la stessa intensità con cui fate l'acquisizione stessa? Se è così, allora state facendo molto bene. Perché allora ascolterai anche con più attenzione la pianificazione del progetto e farai promesse realistiche (!). Realistico in termini di ciò che è tecnicamente possibile con il budget disponibile, ma anche in termini di durata del progetto.

Raidboxes Mettere in scena
Raidboxes vi supporta anche attraverso i flussi di lavoro, per esempio attraverso lo staging.

Quindi il primo passo per rendere felici i tuoi clienti è semplice: ascoltateli attentamente - è il loro progetto, dopo tutto. Organizza incontri regolari online o di persona come parte del tuo piano generale. Assicuratevi che tutte le domande abbiano una risposta. Rimanete in contatto e la vostra controparte sarà felice. Questo è particolarmente vero quando sorgono difficoltà e ritardi. I tuoi clienti di solito riescono a gestire queste cattive notizie meglio di quanto pensiate. Ma solo se li spiega in modo dettagliato e coerente. E se allo stesso tempo si mostra come il problema può essere risolto.

Un altro punto importante è la vostra adattabilità alle diverse esigenze e gusti dei diversi clienti. Naturalmente, quando scegliete i progetti, dovete assicurarvi che corrispondano ai tuoi valori. E non devi accettare un lavoro che è estremamente difficile da comunicare fin dall'inizio. Ma bisogna avere un certo grado di flessibilità se si vuole sopravvivere sul mercato a lungo termine. Dopo tutto, questa flessibilità è richiesta anche in qualsiasi pianificazione di progetto. Soprattutto se non si lavora come un combattente solitario, ma come parte di una squadra.

Acquisizione di clienti per progetti WordPress

Solo chi agisce professionalmente - e questo è esattamente ciò che la disciplina del project management rappresenta - sarà raccomandato agli altri. Vuoi trasformare i progetti esistenti in nuovi ordini? Il nostro e-book sull'acquisizione di clienti per WordPress agenzie e freelance ti dice esattamente come funziona.

Fare domande scomode

Finora abbiamo parlato solo della comunicazione che arriva facilmente. Ma quando si tratta di un lavoro a progetto, farete anche domande ai tuoi clienti che sono scomode per entrambe le parti.

Perché per gestire o portare avanti un progetto, è necessario conoscere il più possibile i processi, l'organizzazione, le politiche aziendali, i budget, i valori, le relazioni di potere e gli attori sul lato cliente. Ha senso fare alcune di queste domande delicate proprio all'inizio. Poi i fronti sono liberati e si può iniziare più serenamente. Ecco alcuni esempi di domande per il tuo briefing:

  • Qual è esattamente lo scopo del progetto? Piccoli aggiustamenti e cambiamenti sono ovviamente inevitabili in un progetto così ampio come la creazione di un sito web completamente nuovo WordPress - o la revisione di uno esistente. Tuttavia, se i clienti aggiungono nuovi componenti durante il corso del progetto che aumentano significativamente il vostro carico di lavoro, dovete essere in grado di fare riferimento all'accordo originale. In caso di dubbio, questo significa dire un "no" gentile ma chiaro. O almeno rinegoziare il prezzo.
  • Quali sono le scadenze del progetto? Questo punto può sembrare ovvio, ma è assolutamente importante che tutte le scadenze e i limiti di tempo siano confermati per iscritto. Soprattutto quelli che dipendono dalle prestazioni del cliente. Se singoli membri del team del vostro cliente non consegnano, questo non dovrebbe portare a svantaggi per voi.
  • Quali sono le dipendenze? Un'altra domanda a cui dovresti dare una risposta: Ci sono fattori esterni che influenzano le singole pietre miliari o la durata dello sviluppo del progetto? Per esempio, importanti conferenze imminenti, decisioni a livello di consiglio, il lancio di una campagna pubblicitaria centrale, ecc.
  • Chi si occupa dell'approvazione finale? Chi è il "proprietario:in" del progetto? Come si regola la responsabilità in caso di danni? È anche importante sapere esattamente chi è responsabile di quale area di contenuto sul lato client. Lavorare in una squadra è fantastico. Ma lavorare con una squadra in cui tutti pensano di essere la figura chiave centrale è un incubo.
  • Ci sono parti interessate sconosciute? Quelli che non sono presenti al briefing ma di cui dovreste sapere? Stiamo parlando della temuta gestione assente che irrompe all'ultimo minuto con una serie di "proposte" a cui nessuno dalla sua parte è in grado di dire "no". Se hai già vissuto queste situazioni, ti preparerai ancora meglio e con ancora più domande in futuro.

Ecco qualche altro consiglio per rendere il vostro briefing il più dettagliato possibile. Perché quanto sarà buono il tuo piano di progetto finale dipende da questo uno a uno:

  • Bozza di design: la prima fase della presentazione di una proposta di design consiste nel fare più domande e raccogliere più informazioni possibili. Una volta che hai una solida idea di che tipo di business e che tipo di sito web è richiesto, mettete insieme una bozza o una proposta di design. Assicuratevi che siano inclusi anche i seguenti punti.
  • Proporre una mappa del sito: Creare una bozza di sitemap basata sulle esigenze dei tuoi clienti è importante prima di iniziare. Assicuratevi di capire tutte le gerarchie di pagina che volete e posizionatele dove appartengono logicamente. Per i siti esistenti, Yoast e Google hanno entrambi strumenti che permettono di creare una sitemap XML. Questo può essere usato come punto di partenza per la futura struttura.
  • Controlla la strategia SEO dal lato del cliente: lavora insieme al tuo cliente su una strategia di parole chiave. Cerca il rispettivo volume di parole chiave e il loro grado di difficoltà. Vedi la nostra guida alle parole chiave SEO e all'audit SEO. Crea una tabella corrispondente che elenchi questi termini. Successivamente, rivedete il contenuto esistente del vostro cliente per il SEO e notate dove è necessario recuperare. Non sai niente di SEO? Allora sii onesto e chiama altri esperti o freelance.
  • Testare i contenuti esistenti e svilupparne di nuovi: Rivedere tutti i contenuti web esistenti e creare un piano per sviluppare nuovi contenuti che si adattino al pubblico e agli obiettivi del sito web. Vedi il nostro tutorial sul content marketing per le agenzie.
  • Creare un mockup del sito web: questo è uno schizzo di come potrebbe essere il sito web proposto in termini di interfaccia utente, colori, design, ecc. Ma è un modello piuttosto statico. Creare un tale mockup è un ottimo modo per convincere il lato cliente delle vostre proposte. Perché permette un'idea tangibile di come il prodotto finale potrebbe apparire e funzionare. Allo stesso tempo, lo sforzo per creare un mockup di un sito web è gestibile. Almeno se hai qualcuno nel tuo team che ha un talento per il design e la creatività.
  • Non dimenticare di fare dei test: Usando la tabella di marcia sviluppata sopra, puoi aggiungere le pagine di cui hai bisogno a una copia iniziale di WordPress installata su un host locale o un server di prova. Vedi anche la messa in scena particolarmente conveniente di Raidboxes.

Se tutto va come hai immaginato, è il momento di organizzare un incontro con il cliente. Lì potete discutere le bozze in anticipo prima che inizi l'implementazione vera e propria.

Semplice gestione di WordPress

Volete rendere l'implementazione tecnica in WordPress il più semplice possibile? Senza dover eseguire gli stessi passaggi manuali più e più volte? Vi diremo come risparmiare un sacco di tempo. Usa la conoscenza del nostro e-book WordPress per impostare e gestire i progetti in modo efficiente.

Aumentare l'efficienza

I team di progetto lavorano sempre più spesso in modo distribuito. Questo rende essenziale l'uso di strumenti di collaborazione online. Al giorno d'oggi, è possibile condividere facilmente informazioni con persone in tutti i continenti del mondo senza dover lasciare la propria casa. Questo vale molto. Tuttavia, la crescente velocità con cui comunichiamo tra di noi sui progetti crea anche aspettative e nuove pressioni.

Perché qui bisogna essere in grado di tenere il passo con le altre agenzie, per esempio quando comprano capacità di sviluppo a basso costo all'estero. Non stiamo dicendo che dovresti fare lo stesso - dopo tutto, i tuoi clienti apprezzano quando il tuo team è basato localmente e conosce il business locale. Ma anche all'interno del vostro paese o continente, lavorerete sempre più spesso con team esterni e freelance. Per non parlare delle opportunità che si aprono quando si intraprendono i primi progetti internazionali.

La vecchia email e anche la (video)chiamata sono naturalmente ancora strumenti utili per la comunicazione. Ma immaginate che i tuoi team siano sempre più grandi e distribuiti. Allora avrete bisogno di un aiuto extra per mantenere tutti sulla stessa pagina. E non perdere la visione d'insieme da solo.

Comunicazione, collaborazione e produttività

Non può essere una sorpresa: La maggior parte del tempo che passiamo al lavoro consiste in attività inefficienti. Secondo uno studio McKinsey sull'efficienza del posto di lavoro, passiamo oltre il 60% della giornata lavorativa nei seguenti tre compiti:

  • Rispondere alle e-mail
  • Ricerca e raccolta di informazioni
  • Comunicazione interna e cooperazione

Secondo lo studio, la produttività dei dipendenti potrebbe essere aumentata dal 20 al 25 per cento semplicemente ottimizzando la comunicazione e la collaborazione. E con l'aiuto di strumenti online facilmente accessibili. Più su questo tra un momento.

Non è assolutamente il caso che le aziende e le agenzie non abbiano gli strumenti giusti o la giusta tecnologia. Ma le possibilità di questi strumenti sono anche sfruttate in modo mirato? Nella maggior parte dei casi non è così, almeno secondo i risultati dello studio.

Cosa fanno gli strumenti di collaborazione online?

Gli strumenti di collaborazione online sono applicazioni che aiutano a coordinare i flussi di lavoro tra i singoli dipendenti e i team. E lo fanno attraverso diversi fusi orari, media e distanze. Queste app permettono di creare un flusso di lavoro più coordinato fornendo una piattaforma unificata per la collaborazione e la comunicazione. Su questa piattaforma, tutte le informazioni e i compiti relativi a un progetto specifico sono raggruppati insieme, in un unico luogo. A seconda dello strumento, questo include, per esempio:

  • Tutte le comunicazioni, che siano messaggi, discussioni di gruppo o anche video e registri delle riunioni
  • Condivisioni di file
  • Lo scambio e l'archiviazione di documenti
  • Accesso a dati di base e WIKI
  • Assegnazioni e documentazione delle fasi di lavoro
  • Monitoraggio in tempo reale dei compiti e dello stato dei progetti
  • Collaborazione al progetto in tempo reale

Fondamentalmente, gli strumenti di collaborazione online sono un modo per riunire tutti i dati di un particolare progetto sotto lo stesso tetto. Quindi tutte le tue email, chat, riunioni, ricerche, dati e risultati di lavoro. Pratico, vero? 

Efficienza e flussi di lavoro migliorati

I principali vantaggi dell'uso di questi strumenti sono uno scambio di informazioni più chiaro tra i membri del team e una riduzione degli errori. Se hai mai inviato una versione obsoleta dello stato di un progetto ai tuoi clienti o hai dimenticato di dire a un membro del team un'informazione importante che hai ricevuto al telefono, allora capisci il valore degli strumenti di collaborazione online. Questo perché queste applicazioni capovolgono il modo di gestire i progetti con contatti multipli.

Cominciamo con una buona vecchia conoscenza degli strumenti online che probabilmente tutti conosciamo e che è ancora molto utile oggi: Google Docs. L'app permette ai team distribuiti di accedere, modificare e aggiornare i documenti in tempo reale in tutto il mondo. La maggior parte di noi usa Google Docs, e forse Microsoft OneDrive. E la maggior parte di noi probabilmente ha a che fare con fili di e-mail scoordinati e sovrapposti che risultano dal loro utilizzo.

Altri strumenti di collaborazione online permettono di combinare molte di queste funzioni sotto lo stesso tetto. E questo con un flusso di lavoro il più snello possibile, senza dover accedere a diverse applicazioni o addirittura ai media.

Funzioni che contano

Tuttavia, come un'agenzia WordPress o un freelance:in, non dovresti essere scoraggiato dall'abbondanza di strumenti online disponibili. Quando si tratta di scegliere lo strumento giusto per voi e il vostro team, sono necessari pazienza e tentativi ed errori. Potete porvi le seguenti domande:

Lo strumento è adatto alle mie esigenze?

Tutti noi che lavoriamo nella sfera digitale siamo forse particolarmente suscettibili alla prima impressione di fantasia che un nuovo software di solito fa. Senza chiederci se abbiamo davvero bisogno di tutte le campane e i fischietti. Se un programma non ti aiuta davvero a fare ciò da cui ti aspetti sollievo, allora ti sta ostacolando. Questa formula può sembrare ovvia, ma raramente viene presa in considerazione quando si fa una scelta. Quindi, per prima cosa ponetevi la seguente domanda banale: quale problema volete che lo strumento risolva?

Se Slack e Google Docs funzionano bene per il tuo piccolo team che ha bisogno di padroneggiare solo uno o due progetti alla volta, allora attieniti a loro. Ma quando le cose diventano più complesse, si dovrebbero cercare delle alternative. Trello, per esempio, permette di coordinare una grande squadra che lavora su decine di compiti diversi. Altri giurano su strumenti simili come Asana. Daremo un'occhiata più da vicino a questi e altri strumenti tra un momento.

È facile da usare?

Se stai coinvolgendo persone di diversi team con diverse competenze e background nel tuo progetto, è importante pensare alla curva di apprendimento quando scegli uno strumento di collaborazione online. Dovete creare un progetto a lungo termine solo per insegnare alla vostra gente come usare uno strumento che dovrebbe far risparmiare tempo? È abbastanza facile da usare? C'è qualcuno nel team che ha familiarità con l'applicazione e può aiutare i nuovi arrivati a prendere velocità? Le risposte a queste domande determineranno, tra le altre cose, se il vostro team accetterà o meno il nuovo software.

Cosa significa il cambiamento?

Se non usi gli strumenti in modo estensivo e finisci per tornare con i file memorizzati localmente, non varrà l'investimento. Dovreste quindi essere pronti a cambiare effettivamente i tuoi processi nel team. Questo è insolito all'inizio e può anche essere più faticoso all'inizio. Ma alla fine, non puoi immaginare di tornare al vecchio modo di lavorare. Tuttavia, assicuratevi che la volontà di cambiare sia effettivamente presente, non solo in voi stessi ma anche nel vostro team.

Come gli strumenti migliorano l'efficienza e il tuo flusso di lavoro

Ci sono molte aree in cui le applicazioni di collaborazione online possono ottimizzare i tuoi processi:

  • Stato uniforme dei documenti: Probabilmente il vantaggio più ovvio degli strumenti di collaborazione online è il fatto che tutti stanno lavorando sulla stessa copia di un particolare documento o compito. Non dovete più preoccuparvi di quale versione dovete adattare o presentare. O quale sia ora il più aggiornato. I cambiamenti - e chi li ha fatti - possono anche essere facilmente tracciati.
  • Condividere e condividere i file: Quando si lavora insieme su un progetto, può essere noioso e dispendioso in termini di tempo condividere dati e documenti di base. Con uno strumento adatto, si ha un deposito per tutti i dati rilevanti a cui tutti i partecipanti possono accedere quando necessario.
  • Trasparenza: Con tali applicazioni, tutti nel team possono facilmente vedere a che punto sono gli altri con le loro parti del progetto. Le scadenze e le dipendenze possono essere definite chiaramente. Ci sono meno domande su ciò che deve accadere prima di poter fare il passo successivo.
  • Monitoraggio e stato del progetto: tutti i compiti necessari per il completamento del progetto - o una sua pietra miliare - sono elencati. Elenca anche chi ne è responsabile. In questo modo si può sempre vedere esattamente a che punto è il progetto e dove è necessario intervenire.

Concentrati sui tuoi clienti

Con tutte queste informazioni, puoi preparare più facilmente le riunioni di stato con i tuoi clienti. Non è più necessario chiedere noiosamente a tutte le persone del team a che punto sono con il loro lavoro. O se hanno tutto ciò di cui hanno bisogno - a condizione che il software di gestione dei progetti sia adeguatamente mantenuto. Inoltre, è possibile avere certe notifiche inviate direttamente ai tuoi clienti, per esempio quando i compiti o le pietre miliari sono stati completati. Ma anche quando ci sono domande, è necessario un rilascio o quando bisogna scambiare dei documenti.

Alcuni strumenti permettono anche di tracciare quali ore sono state spese su quale parte del progetto. Questo facilita la fatturazione e l'emissione di bollette. Oppure potete usare gli strumenti per comunicare via chat o riunione online. Perché alcune cose possono essere chiarite più rapidamente in modo diretto che spingendo i commenti avanti e indietro nei singoli compiti.

Nel complesso, gli strumenti di collaborazione online servono a semplificare l'amministrazione dei tuoi progetti. Attraverso processi puliti e una comunicazione mirata. Questo non solo rende il vostro team più soddisfatto, ma anche i tuoi clienti. Nella prossima parte della nostra serie, vi presenteremo diversi strumenti per la gestione dei progetti. Ci collegheremo all'articolo qui non appena sarà pubblicato.

Le vostre domande sulla gestione dei progetti per le agenzie

Quali domande hai sulla gestione dei progetti WordPress? Aspettiamo i tuoi commenti. Sei interessato ad argomenti attuali su WordPress e WooCommerce? Poi segui Raidboxes su Twitter, Facebook, LinkedIn o tramite la nostra newsletter.

Ti è piaciuto l'articolo?

Con la tua valutazione ci aiuti a migliorare ancora di più il nostro contenuto.

Scrivi un commento

Il tuo indirizzo e-mail non sarà pubblicato.