Lavora da remoto: vantaggi e svantaggi per i dipendenti e le aziende

Michael Firnkes Ultimo aggiornamento 10/26/2020
13 Min.
Michael Firnkes Presentazione intervista
Ultimo aggiornamento 10/26/2020

Per nove anni ho lavorato completamente da casa. Prima come lavoratore autonomo, poi come dipendente part-time. Personalmente, non potrei tornare in un ufficio. Allo stesso tempo, conosco le sfide del lavoro da remote o del lavoro da casa temporaneo. Un resoconto per i dipendenti, le agenzie e le aziende.

Sono con RAIDBOXES da aprile 2019. Naturalmente, sono attratto dal compito, dal lavoro indipendente nel modello di olocrazia, dal team giovane (io stesso non sono più il più giovane) e dal carattere di start-up. Tuttavia, ho preso la decisione di unirmi all'azienda per un altro motivo: RAIDBOXES mi permette di lavorare quasi completamente da casa. E lo faccio part-time. Molti uomini sono ancora guardati in modo strano quando esprimono questo desiderio.

Per Torben e Johannes di RAIDBOXES , niente di tutto questo è stato un problema, anche se anche loro sono sicuramente consapevoli delle sfide del lavoro a distanza. Più tardi. Ci sono diverse ragioni per cui i dipendenti e le aziende scelgono l'home office come luogo di lavoro:

  • il team non riesce a trovare specialisti adatti sul posto o nelle immediate vicinanze.
  • vuoi deliberatamente lavorare da casa. Perché lì, ad esempio, ci si può concentrare meglio o si è più flessibili in termini di tempo.
  • questo è l'unico modo per conciliare la vita privata e quella professionale. Ad esempio con bambini piccoli o con un viaggio di lavoro che richiedono molto tempo.
  • la società non ha un grande ufficio in loco, è completamente in modalità remota o gestita dall'estero.

Naturalmente non tutte le postazioni di lavoro sono adatte al modello da remoto. Ma soprattutto in settori come il marketing (online), lo sviluppo di software, il supporto o anche le vendite, la maggior parte dei lavori può essere fatta bene da casa - a condizione che tutti gli interessati abbiano un po' di creatività. Ecco i vantaggi e gli svantaggi del moderno lavoro da casa. Ti interessa questo argomento? Allora dai un'occhiata agli altri nostri articoli:

Suggerimento: stiamo ancora cercando un rinforzo. Diventa parte del team di RAIDBOXES- sia a Münster che nell'home office. Dai un'occhiata alle nostre attuali offerte di lavoro.

I miei vantaggi

Ciò che apprezzo di più è la flessibilità che mi offre il lavoro da remoto. Non volevo rinunciare completamente alla mia indipendenza. Ora lo faccio come freelance accanto al mio lavoro part-time. Per il mio secondo lavoro (tengo seminari nel campo del marketing online) devo spesso viaggiare. Allo stesso tempo, ho una figlia piccola di cui mi prendo cura in momenti diversi. Entrambi non sarebbero possibili con un classico lavoro d'ufficio dalle nove alle cinque.

posto di lavoro remoto
Il mio ufficio a casa

Inoltre, lavoro in un ambiente molto speciale. Le aziende che si concentrano su WordPress non sono dietro ogni angolo. Il modello remoto mi dà l'opportunità di lavorare nell'ambiente che preferisco. E allo stesso tempo, posso conciliare la mia vita privata e professionale.

A seconda della vostra situazione personale, ci sono altri vantaggi:

  • Lavoro concentrato: Per me, come copywriter creativo, questo è estremamente importante. Di tanto in tanto mi reco nel nostro ufficio di Münster. Ci lavora una squadra molto impegnata e vivace. Ciò che alcune persone amano, a volte è un inferno per me. Ho bisogno di un silenzio quasi totale per scrivere un blog o fare content marketing. Anche le cuffie e simili non aiutano. L'home office può anche essere una benedizione per le persone molto sensibili o per i dipendenti con tratti autistici.
  • Nessun pendolarismo: ti risparmi il pendolarismo. In alcuni casi facevo il pendolare di due ore per andare e tornare dal lavoro. Sono 10 ore di tempo libero in più a settimana (convertite in un lavoro a tempo pieno).
  • Tempo per la famiglia: l'asilo chiude alle 16 e il tuo partner non può sostituirti? Sei un genitore single o vedi i tuoi figli solo quotidianamente? Avete animali domestici? Questo è spesso più facile da conciliare con un lavoro a distanza che con un lavoro d'ufficio tradizionale.
  • Appuntamenti privati: Il postino non suona due volte? Prendersi mezza giornata di ferie perché si legge il contatore dell'acqua o si consegna la lavatrice? Un giro veloce dal parrucchiere durante la pausa? Tutto questo è più facile da fare da casa. Ma naturalmente non deve sfuggire di mano e deve essere ben concordato con il suo datore di lavoro. Su RAIDBOXES , abbiamo un canale che i nostri colleghi remoti usano per connettersi e disconnettersi per queste brevi pause dallo schermo. Più tardi si parlerà di questo.
  • Risparmio di costi: si può risparmiare il costoso abbonamento al trasporto pubblico o gli innumerevoli chilometri in macchina se si lavora nel modello remoto. D'altra parte, ci sono naturalmente dei costi aggiuntivi per l'home office che non devono essere sottovalutati (elettricità, acqua, riscaldamento, internet veloce). Potete dedurre alcune delle vostre spese di viaggio dalle vostre tasse, e in certe circostanze potete anche dedurre l'home office. Oppure potete ottenere un'indennità dal vostro datore di lavoro.

L'ultimo punto in particolare richiede un calcolo esatto. In generale, si dovrebbero valutare attentamente i pro e i contro. Perché mentre alcuni accolgono con favore l'isolamento dell'ufficio a casa (migliore concentrazione), altri hanno bisogno dello scambio con i colleghi. Solo così possono lavorare in modo creativo.

Suggerimento: il lavoro a distanza non deve essere fatto da un ufficio a casa. Se vuoi approfittare del modello senza perdere il contatto con i tuoi simili, puoi anche affittare tutto o parte di uno spazio di coworking. Ora ci sono spazi di coworking in tutte le principali città e paesi.

Sfide per i dipendenti

"Lavorare da casa? Non potrei mai farlo!". Sento questa frase in quasi tutte le discussioni con amici e conoscenti. E' chiaro: non tutti sono adatti al modello. D'altra parte, ci si può abituare a lavorare da casa. Soprattutto se

  • ci sono orari di presenza regolari in azienda
  • Per il tuo lavoro devi spesso recarti presso clienti, fornitori, congressi, corsi di formazione, ecc.
  • hai una compensazione tramite un secondo lavoro o un lavoro secondario in cui sei socialmente più attivo

Questo vale anche per me, anche se tendo ad essere più solitario. Senza i seminari, dove vengo a contatto con molte persone diverse, al lavoro mi sentirei troppo solo. E mi sentirei così senza i giorni nell'ufficio di RAIDBOXES a Münster.

Per un certo periodo ho lavorato in un'azienda completamente da remoto. Quindi vedevo i miei colleghi solo due volte l'anno - chiaramente troppo poco per me.

Piccolo suggerimento: devi scoprire da solo dove si trova la tua soglia del dolore. Ideale sarebbe trovare lavoro in un'azienda che ti dia un certo margine di manovra in termini di numero di giorni trascorsi in ufficio. Almeno fino a quando non si trova il giusto equilibrio.

Naturalmente è utile se non si deve viaggiare nel tuo paese o addirittura all'estero per raggiungere il proprio datore di lavoro. Troppa vicinanza locale aumenta la tentazione o la pressione di doversi trovare sul posto più spesso di quanto si vorrebbe. Ecco quindi: dovresti lentamente considerare un lavoro da remoto. Tanto più che le tue esigenze cambiano nel corso degli anni.

Alcune domande dovrebbero essere chiarite in anticipo:

  • Responsabilità personale: sai da lavori o progetti precedenti che puoi concentrarti su un modo di lavorare molto indipendente? O, al contrario, avete bisogno di qualcuno al vostro fianco che vi dia continuamente le fasi di lavoro e i compiti?
  • Sviluppo professionale: Sei "visto" abbastanza come lavoratore a distanza? Puoi andare avanti senza il discorso del pavimento? Se hai piani ambiziosi per la tua carriera, questo potrebbe essere un problema.
  • Condivisione dei compiti: sei bravo con i briefing via telefono, chat o e-mail?
  • Infrastruttura: Hai gli strumenti necessari e un'area separata per il tuo home office? Più su questo tra un momento.
  • Cultura aziendale: i suoi colleghi e superiori hanno già esperienza con i dipendenti a distanza? È già chiaro quali strumenti verranno utilizzati? Vi presenterò alcuni di loro più tardi.
  • Accordi finanziari: Chi pagherà i costi aggiuntivi sostenuti da un ufficio a domicilio? Questo è incluso nel salario (più alto)? C'è un budget di viaggio a cui puoi attingere per raggiungere regolarmente la sede dell'azienda? E per pernottare nelle vicinanze?

Un altro punto molto importante: prendi i tuoi contatti sociali dal tuo ambiente professionale? O meglio, la tua rete privata è abbastanza forte? Il tuo partner ti dà abbastanza libertà per lavorare in una casa condivisa? Molti lavoratori da casa sottovalutano all'inizio quanto tale lavoro influisca sulla loro vita personale quotidiana.

Suggerimento: Alcuni lavoratori a distanza lavorano completamente indipendenti dal luogo, come i cosiddetti nomadi digitali. Leggi la nostra intervista con Michael Hörnlimann . Cita i vantaggi e gli ostacoli di questo modo di lavorare.

spazio di coworking
Si può lavorare da qualsiasi luogo. O in un ufficio di coworking.

Delimitazione tra lavoro e vita privata

Ho sempre mantenuto la mia vita professionale e privata il più strettamente possibile separate. Nell'ufficio a casa, questo avviene continuamente - sia che si lavori a casa tutto il tempo o di tanto in tanto. Solo con questa separazione si può fare il proprio lavoro. E solo così non si corre il rischio di accendere il computer a tarda sera o nei giorni di riposo "giusto un attimo", o di essere costantemente a disposizione del proprio datore di lavoro. Soprattutto, fai attenzione a quanto segue:

  • Comunicazione: separate i vostri canali. Non usare il tuo computer privato e il tuo smartphone per la comunicazione professionale.
  • Latua scrivania: lo stesso vale per i tuoi documenti: i documenti di lavoro e le fatture personali volano selvaggiamente sulla tua scrivania? Non è una buona idea.
  • Orario di lavoro: Concorda con il tuo datore di lavoro quando sei disponibile e come, e quando non lo sei. Avete bisogno di tempi e spazi nel vostro ambiente privato dove voi e la vostra famiglia non siete disturbati.
  • Disponibilità: Allo stesso tempo, assicuratevi di poter essere effettivamente contattati durante le ore di lavoro concordate. Altrimenti dovresti "disconnetterti". I datori di lavoro che non hanno esperienza a distanza altrimenti diventano rapidamente sospettosi.
  • Non ora: tuttavia, di solito hai bisogno di slot fissi in cui puoi lavorare in modo concentrato. Oppure puoi segnalare in strumenti come Slack che sei occupato. Vedere la sezione pertinente qui sotto.

Le videoconferenze ecc. consentono una profonda conoscenza della tua privacy. Anche qui, un'area separata all'interno delle quattro mura ha perfettamente senso.

Inoltre, assicurati di essere a casa da solo quando lavori. Di tanto in tanto è inevitabile che il tuo partner o i tuoi figli siano presenti, ad esempio quando sono malati. Qui è necessaria una buona coordinazione ma anche una separazione dello spazio coerente, in modo da poter lavorare in modo ragionevole. Almeno questa è la mia esperienza.

Altri consigli per la vita di tutti i giorni come lavoratore da remoto:

  • Prendi l'abitudine di una regolare routine di lavoro con orari fissi, come se dovessi andare ufficio. Ti aiuterà a concentrarti sul lavoro.
  • Non è necessario allestire un proprio studio. Ma per il tuo lavoro avrai bisogno di una tua area e di una vera e propria scrivania. Proprio come il tuo datore di lavoro, anche tu dovresti prestare attenzione all'ergonomia.
  • Lavorare in un ambiente ordinato. Dovresti sentirti a tuo agio, ma non troppo. Il divano non è adatto come posto per lavorare da casa.
  • Sposta il tuo smartphone privato in un'altra stanza. Ti distrarrà troppo. Fai delle pause regolari.
Lavoro a casa
Non metterti troppo comodo. Lavorare dal divano non è una buona idea.

Vantaggi per le aziende

Conosco molte aziende che hanno una struttura moderna, ma che si rifiutano di lavorare da remoto. Arriverò tra un attimo alle ragioni di questo. Il modello presenta diversi vantaggi:

  • Reclutamento: Specialmente nell'ambiente tecnico, probabilmente non c'è azienda che non sia alla disperata ricerca di lavoratori qualificati. L'apertura a distanza aumenta enormemente il bacino di utenza. Soprattutto per le aziende nelle zone rurali.
  • Meno sforzo: i nuovi dipendenti non devono più trasferirsi se vogliono lavorare per la tua azienda. Questo permette anche di testare prima una collaborazione.
  • Modello di lavoroeconomico: il lavoro a distanza può farvi risparmiare molti soldi. Non c'è bisogno di allestire postazioni di lavoro aggiuntive o persino di cercare un nuovo ufficio quando i nuovi assunti lavorano da casa.
  • Vicinanza al cliente: se l'azienda opera in tutta la Germania o in Europa: I lavoratori remoti possono essere situati molto più vicino ai singoli clienti, ai fornitori e ai nuovi mercati. Potete approfittarne.
  • Espansione: a lungo termine, anche nuove filiali possono essere stabilite in questo modo.

La carenza di lavoratori qualificati è probabilmente la questione più importante. Le piccole imprese e le start-up, in particolare, si stanno aprendo sempre più al lavoro da remoto, perché altrimenti non avrebbero alcuna possibilità di coprire tutti i posti vacanti. Da RAIDBOXES è abbastanza simile. Abbiamo trovato più velocemente i dipendenti per le posizioni importanti.

Suggerimento: Mantenere buoni collaboratori è quasi sempre più importante e spesso viene trascurato dalle aziende. Una nostra stimatissima collega si è trasferita da Münster ad Amburgo per motivi privati. Senza il lavoro da remoto l'avremmo certamente persa.

Sfide per le aziende

Naturalmente il modello da remoto non è sempre facile - soprattutto all'inizio. Può anche fallire se l'azienda o i dipendenti non sono ancora pronti. Probabilmente la sfida più grande è mantenere i contatti con i colleghi che lavorano da remoto:

  • devono sentirsi integrati nella squadra. Non è così facile quando non c'è il contatto personale quotidiano.
  • anche l'azienda o il management devono avere un buon rapporto e soprattutto molta fiducia.

I lavoratori da remoto percepiscono istintivamente se c'è questo concetto di fiducia o no. Inoltre, percepiscono se sono pienamente accettati dal team locale, se sono considerati dipendenti di seconda classe o se c'è addirittura invidia nei loro confronti. Dopotutto, si gode di privilegi nel lavorare da casa che non si applicano in ufficio. È qui che la direzione deve essere molto attenta ma anche fornire informazioni. Bisogna comunicare bene i vantaggi del modello ai lavoratori da casa e al team.

In questo modo, sarai in grado di mantenere i contatti con i tuoi colleghi in loco:

  • Tempi di presenza: Chi lavora a casa dovrebbe anche presentarsi in ufficio per qualche giorno di tanto in tanto. La rotazione può essere fatta dipendere da quanto tempo richiede il viaggio.
  • Attività sociali: RAIDBOXES organizza regolarmente eventi di squadra comuni. Lo sforzo di coinvolgere noi remoti qui non è insignificante. Ma Johannes e Torben hanno capito che questo è molto importante per l'integrazione.
  • Cicli di feedback: i lavoratori remoti non ricevono le vibrazioni dell'ufficio. Hanno anche una minore percezione di se e come il loro lavoro viene ricevuto. È qui che un buon feedback è importante. Vedi i nostri 10 consigli per una migliore cultura del feedback.
  • Infrastruttura: Quali tecniche e strumenti sono necessari per far funzionare la collaborazione? Si va dai sistemi per le videoconferenze alla registrazione opzionale del tempo.

La cosa più importante per i lavoratori da remoto è l'accesso alle informazioni. Non seguo le discussioni dei miei colleghi al lavoro, nella cucina del caffè o durante le pause pranzo. Rapidamente si spiega o si concorda qualcosa che dovrei sapere. All'interno dell'azienda devono esistere un ruolo o processi che filtrino e documentino le informazioni importanti e le inseriscano in canali generalmente accessibili. È qui che serve l'aiuto di chi lavora da remoto. Sanno subito riconoscere in quali punti si perdono informazioni importanti.

Questo richiede tempo, ma alla fine tutti i dipendenti ne beneficiano. Infine, viene creata una documentazione completa lungo il percorso. RAIDBOXES risolve questo punto con un wiki interno e gruppi specializzati in Slack . Vedi la sezione "Strumenti e riunioni".

Nota: Le aziende devono fissare per iscritto i punti importanti della collaborazione con i professionisti da remoto. Ad esempio nel contratto di lavoro. Questo include punti come diritti e doveri, orari di lavoro, ma anche la questione della protezione dei dati e l'accesso ai dati dei clienti.

I dipendenti da remoto lavorano di meno?

Il lavoro da remoto è rifiutato da molte aziende. Perché non può essere controllato come i dipendenti in loco. In alcuni posti ci si preoccupa molto dei lavoratori da remoto, che "si girano i pollici". Allo stesso tempo, ci sono studi che dicono che i lavoratori da remoto possono fare ancora di più. Perché a casa la gente ama anche passare le serate a lavorare a progetti di professionali.

La verità dovrebbe stare da qualche parte nel mezzo. A casa sono tentato di portare un po' a spasso il cane o di appendere il bucato - ecco a cosa servono le pause. D'altra parte, la distrazione al lavoro da parte di altri colleghi scompare. Un punto che per esperienza non bisogna sottovalutare. Quasi tutte le discussioni tecniche a un certo punto scivolano in battute private. E se qualcuno mi interrompe alla mia scrivania, ricomincio sempre dall'inizio. I lavoratori da remoto possono creare qui un'impostazione più protetta.

Lavorare in ufficio
Solo sciocchezze nella tua testa? Questo funziona anche in ufficio.

Secondo me, la discussione su dove si lavora di più o di meno non è centrale. Ciò che conta è se i miei dipendenti sono motivati - indipendentemente da dove lavorano. Perché anche in ufficio si può sgattaiolare via e "prendersela comoda". In definitiva, è una questione di cultura aziendale. Anche qui, modelli come l'olocrazia aiutano a promuovere un'azione indipendente.

I rimorchiatori che hanno un lavoro appagante e apprezzato saranno altrettanto dediti. I lavoratori a distanza sono spesso dipendenti molto fedeli. Perché apprezzano ciò che l'azienda offre loro.

Tool e Meeting

Sono necessari gli strumenti giusti per coinvolgere i dipendenti locali nei processi di lavoro. Dipende dai tuoi processi e dal tuo panorama software esistente quali sono adatti a te. Ecco una piccola selezione:

  • Slack : Slack è una sorta di strumento di chat per le aziende, con cui i dipendenti e i team possono scambiare informazioni. Potete anche usarlo per inviare file, creare promemoria, fare chiamate di gruppo o impostare videoconferenze molto rapidamente. È adatto per la comunicazione veloce in ufficio, così come per lo scambio con i teledipendenti o gli specialisti esterni. Noi di RAIDBOXES lavoriamo con molto successo con Slack .
  • Videoconferenza: Usiamo Google Hangouts per la videoconferenza, nonostante Slack . Perché la qualità non è sempre molto buona su Slack . La nostra sala conferenze a Münster è dotata dell'attrezzatura appropriata in modo che possiamo vederci ma anche condividere gli schermi (telecamere, micro, airtame). In questo modo, se necessario, il remoter può partecipare a tutte le riunioni.
  • Sale riunioni virtuali: abbiamo creato sale virtuali in Google Hangouts per ogni località remota. Sono facilmente accessibili tramite un link nel nostro WordPress -dashboard . In questo modo puoi incontrare rapidamente uno o più rimorchiatori ad "Amburgo", "Magdeburgo" o "Friburgo".
  • Gestione dei progetti: un buon strumento di gestione dei progetti è importante per qualsiasi azienda che lavora in un ambiente tecnico e con squadre miste. Vi inserisco tutti i miei compiti. In questo modo, i miei colleghi sanno su cosa sto lavorando in ogni momento. E mi aiuta con l'auto-organizzazione. Attualmente lavoriamo con Zoho, ma ho avuto anche buone esperienze con Trello.
  • Pianificazione editoriale: i team di contenuti distribuiti in particolare devono essere ben organizzati. Il classico qui è ancora Excel - o Google Sheets come variante moderna. Si possono trovare innumerevoli modelli di piani editoriali sul web.

Ancora un paio di parole su Slac: i canali per i gruppi e gli argomenti sono uno strumento importante per evitare una crescita incontrollata. Abbiamo un canale, ad esempio, dove ci disconnettiamo e ci registriamo per le pause. E anche una "cucina per il caffè" per chiacchierare. O un canale puramente di marketing. Ognuno può decidere da solo dove vuole leggere.

Ci sono ora dei robot che permettono ai lavoratori remoti di spostarsi verso le postazioni di lavoro dei loro colleghi in loco e parlare con loro virtualmente. Vedere questo fornitore. Abbiamo considerato brevemente di acquistarne uno. Tuttavia, alcuni dipendenti hanno avuto problemi di privacy. In generale dovreste considerare questi, con tutti gli strumenti.

doppio corridoio
Il "Double" in azione. Immagine © Double Robotics

Conosci altri tool? Quanto sei soddisfatto di queste soluzioni? Sentiti libero di aggiungere le tue esperienze o suggerimenti nei commenti.

La mia conclusione

Il lavoro da remoto porta maggiore flessibilità sia per i dipendenti che per le aziende, se si considerano i seguenti consigli:

  • Ci vuole un po' di tempo prima che si arrivi a processi appropriati. All'inizio, i lavoratori da remoto e i team sul posto dovrebbero essere in costante scambio, cosa che può essere perfezionata. Le risorse necessarie devono essere disponibili.
  • Hai bisogno di buoni contatti sociali al di fuori del lavoro se lavori principalmente da casa.
  • Le informazioni nell'azienda devono essere liberamente accessibili a tutti.
  • I lavoratori da remoto dovrebbero incontrarsi regolarmente con i team dell'ufficio, oltre alle riunioni virtuali.
  • Il modello da remoto non è adatto alle personalità aziendali che amano il controllo.

Ti auguro buona fortuna e successo nel lavorare da remoto e nel creare un team adatto.

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Immagini: Alif Pratama, Shridhar Gupta, Damir Kopezhanov

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